Wykłady 6 - 7 Podstawy Bil (3)

Temat 6: Ewidencja materiałów bibliotecznych.

1. Zasady ewidencji zbiorów.

2. Rodzaje ewidencji: sumaryczna i jednostkowa (szczegółowa), finansowo-księgowa

3. Ewidencja wydawnictw periodycznych

4. Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum)

Ad 1)

Zasady ewidencji materiałów bibliotecznych są ustalone w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5.11.1999 r., w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. „Dziennik Ustaw” 1999

Nr 93 poz.1077.

Ewidencja materiałów polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu oraz zachodzących w nim zmian . Stosuje się :

• sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów,

• szczegółową ewidencję wpływów,

• szczegółową i sumaryczną (wstępną) ewidencję ubytków,

• finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.

Ad 2) Rodzaje ewidencji:

Ewidencja sumaryczna polega na zbiorczym rejestrze poszczególnych dowodów wpływów, np. rachunków z zakupu, protokołów darów, pism przekazujących książki w ramach wymiany. Prowadzona jest w rejestrze przybytków lub rejestrze akcesji.

Ewidencja uproszczona jest formą ewidencji sumarycznej polega na rejestrowaniu materiałów bibliotecznych o krótkim okresie użytkowania, wymagającym stałej aktualizacji i gromadzenia w większej liczbie egzemplarzy, np. broszur, skryptów i podręczników. Polega na zapisywaniu wszystkich egzemplarzy w jednym dowodzie wpływu tego samego tytułu pod jednym numerem w księdze inwentarzowej.

W ten sposób prowadzi się także ewidencję dokumentów życia społecznego, norm i patentów.

Ewidencja jednostkowa (szczegółowa) wpływów w księdze inwentarzowej, która stanowi podstawowy dokument stwierdzający stan liczbowy i wartościowy zbiorów bibliotecznych.

Szczegółowej ewidencji wpływów podlegają materiały zakwalifikowane do zbiorów użytkowych lub archiwalnych-z wyjątkiem tych, które mają bieżącą, krótkotrwałą wartość i ze względu na to podlegają ewidencji uproszczonej.

W osobnych księgach inwentarzowych rejestruje się wydawnictwa zwarte (książki) i czasopisma oraz zbiory specjalne.

Według obowiązującego w Polsce systemu ewidencji materiałów bibliotecznych, jednostką ewidencyjną (inwentarzową) dla wydawnictw zwartych i periodycznych jest wolumen.

Wolumin jest jednostką introligatorską, objętą wspólną okładką.

- Systemy ewidencji: amerykański i europejski. W systemie amerykańskim, obowiązującym w polskich bibliotekach, każdy wolumin, niezależnie od tego, czy stanowi zamkniętą całość piśmienniczą, czy też część dzieła wielotomowego, jest odrębną jednostką inwentarzową.

W systemie europejskim , który obowiązywał w polskich bibliotekach naukowych do 1973 roku, podstawą ewidencji było pełne zakończone wydawnictwo zwarte jednotomowe lub wielotomowe oraz niezależnie od tego, czy biblioteka otrzymała od razu w całości, czy też poszczególne tomy były nabywane stopniowo.

- Znaki ewidencyjne książek. Każda jednostka ewidencyjna otrzymuje znak własnościowy, stwierdzający przynależność do danej biblioteki. Rolę tę pełni pieczęć biblioteki, umieszczona na drugiej stronie tytułowej, ostatniej stronie zawierającej tekst, wewnątrz tekstu na umownej stronie w każdej bibliotece , innej.

Pod znakiem własności biblioteki umieszcza się sygnaturę, tj. znak miejsca dokumentu w zbiorach określający kolejność ustawienia.

Sygnaturę stanowi nr inwentarzowy wydawnictwa zwartego. Wspólna sygnatura jest numerem inwentarzowym pierwszego tomu dzieła wielotomowego, wpisanego po raz pierwszy, np. sygnatura 2143/I nr inw. 4560, 2143/II (nr inw. T.2-2143), 2143/III (nr inw.2144).

- Każdy dowód wpływu stanowi odrębną podstawę wpisu do księgi inwentarzowej sumarycznej i jednostkowej. Obowiązuje ta sama kolejność wpisu zgodna z dowodem wpływu.

Ewidencja finansowo-księgowa

Zbiory włączone na stałe do zasobu bibliotecznego i objęte szczegółową ewidencją wpływów, z wyjątkiem rejestrowanych w sposób uproszczony, stanowią majątek biblioteki i podlegają ewidencji finansowo-księgowej.

Celem ewidencji finansowo-księgowej jest sporządzanie zestawień materiałów bibliotecznych zainwentaryzowanych w danym okresie czasu, podając ich liczbę i wartość.

Ewidencja sumaryczna i szczegółowa ubytków obejmuje materiały wyłączone ze zbiorów:

Podstawę ubytków stanowią dowody ubytków zaakceptowane przez kierownika (dyrektora) biblioteki.

a) Dowodami ubytków są:

1) protokół ubytków dla książek niezwróconych przez czytelników, za które biblioteka otrzymała ekwiwalent lub zapłatę,

2) protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów niezwróconych, wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezionych w trakcie spisu (skontrum).

b) Zasady ewidencji ubytków

1) ewidencję ubytków prowadzi się oddzielnie dla każdej grupy zbiorów objętych odrębną księgą inwentarzową.

2) ubytki materiałów inwentaryzowanych w sposób uproszczony ujmuje się w oddzielnych protokołach i odnotowuje w oddzielnym rejestrze ubytków z uproszczoną ewidencją.

- Księga inwentarzowa dla ubytków jest rejestrem sumarycznym, w którym, w każdej pozycji wpisuje się grupę materiałów objętych jednym dowodem ubytku.

3) ewidencję szczegółową stanowią protokoły ubytków. Sporządza się je dla każdej grupy dokumentów wyłączonych ze zbioru z określonej przyczyny.

4) w protokołach jest opisana każda jednostka inwentarzowa.

5) dla ubytków prowadzi się również zestawienie finansowo-księgowe, podając liczbę i wartość materiałów wpisanych do rejestru ubytków w danym okresie.

6) dla każdej księgi inwentarzowej według rodzajów zbiorów prowadzi się odrębne rejestry ubytków oraz sporządza się odrębne zestawienia materiałów wycofanych.

7) w razie stwierdzenia niezgodności zapisów w księgach

ewidencyjnych ze stanem wykazanym, należy sporządzić zestawienie różnic.

Ad 3) Ewidencja czasopism

Na zakończenie roku kalendarzowego dokonuje się ewidencji sumarycznej i jednostkowej pełnego tomu (rocznika) czasopism.

Bieżącą kontrolę wpływów czasopism prowadzi się w kartach akcesyjnych, w których wpisuje się wpływy z poszczególnych części wydawnictw periodycznych.

• Jednostkę ewidencyjną dla czasopism jest wolumen oprawiony lub stanowiący kompletny rocznik. Woluminem może być rocznik, półrocznik w zależności od tego czy zeszyty czasopisma, stanowiące kompletny rocznik, są oprawione w jeden, dwa, trzy lub cztery tomy.

• Do księgi inwentarzowej szczegółowej wpisuje się również zdekompletowane roczniki czasopism, jeżeli przedstawiają dla biblioteki wartość dokumentacyjną lub informacyjną.

• Na zakończenie każdego roku kalendarzowego podaje się również zestawienie finansowo-księgowe wydawnictw periodycznych podając informację, że w danym okresie czasu wpisano do księgi inwentarzowej wydawnictw periodycznych od nr inw... do nr inw... jednostek inwentarzowych... za zł...

Ewidencja analityczna polega na analizie wszystkich zmian wartości majątkowej wszystkich zbiorów bibliotecznych wskutek wpływów i ubytków. Prowadzona jest w formie kartotek lub bazy danych.

Ad 4) Inwentaryzacja materiałów bibliotecznych (skontrum).

1. Rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych określa zasady przeprowadzania spisu inwentarzowego zbiorów bibliotecznych.

Skontrum materiałów polega na: 1) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów, 2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków.

Podstawą przeprowadzenia skontrum mogą być zapisy inwentarzowe z ksiąg inwentarzowych, komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych poza bibliotekę - karty książki, karty czytelników, rewersy.

• Skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat.

• W bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat.

• Skontrum można także przeprowadzać częściami w odniesieniu do wybranych materiałów.

• W bibliotekach o innym systemie udostępniania, w których zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, prowadzi się kontrolę materiałów w sposób ciągły.

• Skontrum przeprowadza komisja skontrowa. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki. Komisja działa na podstawie regulaminu nadanego przez kierownika biblioteki i sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli zbiorów.

• Kierownik (dyrektor) biblioteki ustala tryb przeprowadzenia kontroli, a szczegółowy jej sposób określa przewodniczący komisji skontrowej.

• Na czas trwania skontrum biblioteka powinna być zamknięta, a w większych - odpowiednia część zbiorów powinna być wyłączona z udostępniania.

• Przedmiotem skontrum są materiały znajdujące się w bibliotece i /lub wypożyczone.

2. Sposób realizacji skontrum

• Po spisaniu na kartach skontrowych: braków ustalonych w poprzednim skontrum, ubytków zarejestrowanych w księdze inwentarzowej, stanu księgozbioru na półkach, ustala się braki względne i braki bezwzględne. Do protokołu komisji skontrowej dołącza się wykazy braków bezwzględnych i względnych.

• Materiały nieodnalezione po raz pierwszy uznaje się za braki względne, a przy ponownym skontrum - za braki bezwzględne.

• Materiały uznane za braki bezwzględne wpisuje się do rejestru ubytków.

• Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół komisji, który powinien zawierać: 1) wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów wraz z uzasadnieniem, 2) określenie wartości materiałów.

• Jeżeli materiały uznane za braki bezwzględne i zarejestrowane jako ubytki zostaną odnalezione, należy je traktować jako nowe wpływy.

Temat 7 : Udostępnianie zbiorów.

1. Formy udostępniania zbiorów

2. Organizacja udostępniania zbiorów w czytelniach

3. Wolny dostęp do półek

Ad 1) Formy udostępniania zbiorów:

bezpośrednia (prezencyjna) - oznaczająca udostępnianie na miejscu, w czytelniach biblioteki,

udostępnianie poza bibliotekę, odbywa się w wypożyczalniach lub w czytelniach.

Ad 2) Organizacja udostępniania zbiorów w czytelniach:

• Czytelnie jako osobne pomieszczenia biblioteczne

przeznaczone do udostępniania części lub całości zbiorów biblioteki, powstały dopiero w XIX wieku. Leopoldo della Santa na początku XIX wieku uzasadnił potrzebę oddzielnych pomieszczeń dla czytelników, bibliotekarzy i zbiorów z trójdzielnością pomieszczeń bibliotecznych, bez łączenia magazynu-czytelni-pracowni bibliotecznej.

• Podział rodzajów czytelni: ze względu na różne kategorie użytkowników obsługiwanych przez poszczególne biblioteki, rodzaj i tematykę gromadzonych oraz udostępnianych zbiorów. Czytelnie ogólne przeznaczone są dla ogółu czytelników i udostępniany jest księgozbiór podręczny z wszystkich dziedzin, lecz w określonym wyborze, w zależności od rodzaju biblioteki oraz potrzeb użytkowników, a także wartości użytkowej księgozbioru, Czytelnie specjalne przeznaczone dla jednej kategorii użytkowników, np. dla dzieci i młodzieży, pracowników naukowych, profesorów przeznaczone dla czasopism bieżących, zbiorów specjalnych, zbiorów muzycznych, przeznaczone dla zbiorów z określonej dziedziny wiedzy, np. nauk przyrodniczych, nauk technicznych, zagadnień regionalnych,

• Zasady organizowania księgozbioru podręcznego w czytelniach:

1) definicja księgozbioru (zbioru) podręcznego - wydzielony zbiór materiałów bibliotecznych udostępniany w czytelni. Struktura tematyczna zbioru podręcznego zależy od :

• rodzaju biblioteki

• kategorii użytkowników.

2. cechą księgozbiorów podręcznych jest forma zbioru stale aktualizowanego i wymiennego,

3. skład księgozbioru podręcznego stanowią:

• wydawnictwa informacyjne ( encyklopedie ogólne i specjalne, słowniki językowe i rzeczowe), bibliografie ogólne i specjalne, bibliografie bieżące i retrospektywne,

• w zależności od typu biblioteki w księgozbiorach podręcznych mogą znajdować się :

1) poradniki i monografie z różnych dziedzin wiedzy,

2) dzieła zbiorowe poszczególnych autorów, np. teksty z filozofii, literatury,

3) biografie,

4) atlasy ogólne i narodowe,

5) wydawnictwa urzędowe - dzienniki ustaw, zbiory przepisów prawnych,

6) pojedyncze egzemplarze nowości wydawniczych, cenne książki,

• Cechą wyróżniającą księgozbiór podręczny od innych zbiorów materiałów bibliotecznych jest stosowany jeden rzeczowy sposób ułożenia księgozbioru według nazw działów, tj. w układzie działowym, wewnątrz działów zbiory porządkowane są według numerów bieżących ( numerus currens),

• Tradycyjne katalogi kartkowe czytelni powinny informować o układzie i zawartości tematycznej: 1) katalog alfabetyczny, umożliwiający wyszukanie ze zbioru podręcznego materiałów bibliotecznych według opisu cech formalnych (nazwisk autorów lub tytułów prac zbiorowych), 2) katalog rzeczowy ułożony według układu działowego księgozbioru podręcznego w czytelni,

Katalog alfabetyczny i rzeczowy są przeznaczone dla czytelników czytelni. Katalog topograficzny złożony z opisów katalogowych książek ma zastosowanie w stałej kontroli księgozbioru podręcznego czytelni. Karty katalogowe ułożone są w układzie działowym według nazw działów, identycznych ze sposobem ustawienia zbioru podręcznego, jako drugi stopień porządkowania kart, stosuje się system numerus currens ( według kolejności nr inwentarzowych) .

• Zasady organizacji udostępniania zbiorów w czytelni:

a) przejrzysty schemat podziału zbiorów podręcznych

b) wolny dostęp do półek,

c) racjonalne rozmieszczenie zbiorów : działy najczęściej wykorzystane powinny znajdować się w najbliższym zasięgu użytkowników,

d) katalogi powinny być opracowane według zastosowanego układu księgozbioru podręcznego z podaniem lokalizacji działów,

e) stała aktualizacja zbioru.

Wolny dostęp do półek polega na: dostępie do całości zbiorów, wówczas cały zasób

biblioteczny przechowywany jest w jednym dużym pomieszczeniu, dostępie do części wydzielonych zbiorów, pozostały zasób biblioteczny znajduje się w magazynach bibliotecznych, dostępie tylko do księgozbioru informacyjnego (podręcznego) w czytelni,

Zalety wolnego dostępu do półek:

1) umożliwia czytelnikom bezpośredni dostęp do zbiorów,

zwiększając samodzielność w wyborze lektur,

2) pozwala na wybór lektury nie tylko ze względu na elementy opisu katalogowego, ale także na podstawie elementów zewnętrznych (układu graficznego, formy druku, ilustracji),

3) oszczędza czas czytelnikowi i bibliotekarzowi,

zapewnia szybką informację o księgozbiorze bibliotecznym,

4) zbiory w wolnym dostępie do półek są lepiej wykorzystane.

Organizacja wolnego dostępu do półek:

1) dostęp do zbiorów dla każdego czytelnika,

2) wymaga więcej miejsca, należy zapewnić 100% więcej powierzchni niż w magazynowym udostępnianiu zbiorów,

3) należy zastosować rzeczowy układ zbiorów,

4) zbiory wydzielone w księgozbiorach z wolnym dostępem do półek powinny stanowić aktualne wydawnictwa, spełniające warunki gromadzenia zbiorów w danej bibliotece,

5) nie może eliminować katalogów bibliotecznych.

• Zasady organizacji udostępniania zbiorów bibliotecznych, umożliwiające funkcjonowanie wypożyczalni i czytelni:

1. Zasada celowych powiązań między oddziałami udostępniania polega na powiązaniach lokalowych między

czytelniami, wypożyczalniami i magazynami bibliotecznymi.

2.Zasada niekrzyżujących się dróg udostępniania materiałów bibliotecznych, czytelników, bibliotekarzy.

3.Zasada dostępności do zbiorów - polega na umieszczeniu czytelni i wypożyczalni przy wejściu do biblioteki.

4.Zasada minimalizacji czasu obsługi czytelników-stosowanie automatycznych systemów jednoczesnego dostarczania dokumentów, jednocześnie do wypożyczalni i czytelni.

• Sposób organizowania zbiorów bibliotecznych powinien być określony w regulaminie udostępniania z uwzględnieniem:

1) prawa korzystania ze zbiorów na miejscu i udostępnianych poza biblioteką,

czasu korzystania ze zbiorów udostępnianych poza biblioteką,

2) czasu otwarcia wypożyczalni i czytelni,

3)obowiązków czytelników z określeniem odpowiedzialności i form ekwiwalentu za uszkodzenie, zniszczenie bądź zagubienie materiałów bibliotecznych,

4) regulamin powinien być umieszczony przy wejściu do wypożyczalni i czytelni oraz przygotowany w formie ulotki, dostarczanej przy zapisie czytelników do biblioteki.

• Ewidencja udostępniania: a) czytelników, b) zbiorów

ad a) w celu ewidencji czytelników prowadzi się rejestr czytelników, zapisanych do biblioteki, aktualizowany i wykazujący liczbę stałych czytelników,

ad b) w celu ewidencji wypożyczeń stosuje się: karty czytelnika i karty książki,

rewersy, w zautomatyzowanych systemach bibliotecznych moduł udostępniania umożliwia automatyczną rejestrację wypożyczeń, kontrolę terminów zwrotu, statystykę udostępnianych zbiorów i liczenie kary pieniężnej łącznie z blokadą konta czytelnika.

Ewidencja i udostępnianie zbiorów

1

---