5.3. Zasady redagowania pism
Przy redagowaniu pism obowiązują określone zasady i wymogi. Ich przestrzeganie pozwoli na zredagowanie pisma logicznego i zwięzłego.
Wyróżnia się dwie metody redagowania treści pism: indukcyjną i dedukcyjną.
Metoda indukcyjna, polega na przechodzeniu od stwierdzeń szczegółowych do ogólnych.
Metoda dedukcyjna, od ogólnego naświetlenia sprawy, do stwierdzeń szczegółowych
Wybór metody zależy od osoby redagującej pismo.
W korespondencji przedsiębiorstw powszechnie przyjętą formą określania w tekście nadawcy i odbiorcy jest forma „My”, „Wy”.
W korespondencji urzędów i instytucji państwowych używa się form: „Ministerstwo Spraw Zagranicznych zwraca się z uprzejmą prośbą.....”; „Referat Podatków Urzędu Miejskiego w ....... wyjaśnia.”
W korespondencji kierowanej do osób fizycznych używa się określenia „Pani”, „Pan”.
Styl pism urzędowych powinien odpowiadać następującym wymogom:
Zdania powinny być jasne, krótkie, pojedyncze, gdyż zbyt rozbudowane mogą powodować trudności w zrozumieniu treści pisma;
Pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły;
Pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie. Nie wolno używać słów obraźliwych i pogróżek. Dozwolone są sformułowania kategoryczne, groźby legalne, w których nadawca pisma odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów;
Pismo powinno być sformułowane zgodnie z zasadami pisowni polskiej;
Pismo powinno być sugestywne - treść powinna być przekonywująca dla odbiorcy. Właściwe sformułowanie części zasadniczej i uzasadnienia powinno spowodować reakcje odbiorcy oczekiwane przez nadawcę.
Pismo powinno być kompletne;
W piśmie dozwolone jest używanie skrótów;
Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy;
Szczególnie ważna treść pisma powinna być wyróżniona np. tłusty druk, pismo pochyłe,
Pismo powinno zawierać terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień;
Pismo powinno być przejrzyste graficznie. W korespondencji od osób fizycznych przy zmianie myśli należy stosować akapity. W korespondencji między osobami prawnymi stosuje się układ blokowy.