5.7. Sporządzanie pism na papierze bez nadruku
Pismo na papierze bez nadruku powinno mieć takie same elementy składowe, jak pismo na blankiecie korespondencyjnym. Sporządzenie tych pism jest podobne do sporządzania pism na blankietach uproszczonych BU, które mają ograniczoną liczbę nadruków stałych. Przy sporządzaniu pism na blankietach BU i na papierze bez nadruku obowiązują następujące zasady:
adres nadawcy pisma umieszcza się z lewej strony w polu nagłówkowym
z prawej strony od górnej krawędzi pisze się miejscowość i datę
znak pisma nadawcy umieszcza się pod polem nagłówkowym
adres odbiorcy pisma umieszcza się w polu „A” w układzie blokowym
treść korespondencji rozpoczyna się od słowa „sprawa”
znak i datę pisma, na które odpisuje się, podaje się w treści korespondencji
treść korespondencji na stronie drugiej pisze się od górnej krawędzi arkusza, natomiast stronę pisze się od góry
marginesy na blankiecie BU
1. Pisanie daty, jest następujące: rok, miesiąc, dzień. Jej poszczególne elementy mogą być oddzielane znakiem graficznym łączącym lub dzielącym wyrazy np. : 1993 - 06 - 20. Datę można zapisywać również w ten sposób: 20 czerwca 1999r.
2. Rozpoczynanie pism obecnie coraz częściej wprowadza się zwroty do korespondencji biurowej uzupełniając je, dodatkowo, tytułami czy stanowiskami, np. „ Szanowna Pani Premier”
3. Sprawa, celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści tak, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma.
4. Akapit, to wyodrębniona część treści pisma. To wyodrębnienie dokonywane jest poprzez zastosowanie układu blokowego pisma lub układu a linea czyli z wcięciem.
5. Zwrot kończący pismo, do zwrotów tych zalicza się: „Z wyrazami szacunku”, „ Z poważaniem” czy ( rzadziej stosowane) „ Łączę wyrazy szacunku”. Po tych zwrotach stawia się przecinek.
6. Podpisywanie pism, z reguły, podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego, osobę ( prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Dane te umieszczane są dwa wiersze poniżej treści listu. Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby to ich podpisy umieszczone są w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyżej stojącej w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po prawej stronie.
7. Załączniki, zaznacza się go po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo. Np. w piśmie, do którego załączono zamówienie, potwierdzenie zamówienia i zgłoszenie reklamacji, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:
Załączniki: 3;
Załączniki:
Zamówienie
Potwierdzenie zamówienia
Zgłoszenie reklamacji
Gdy pismo podpisywane jest przez dwie osoby, informacja o załącznikach zapisywana jest dwa wiersze poniżej nazwisk osób podpisujących pisma.
8. „ Do wiadomości” w takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści, wpisuje się: „ Do wiadomości:” lub „ Otrzymują:”, a następnie - nazwę instytucji lub nazwisko osoby, która ma otrzymać kopię pisma. Gdy pismo podpisują dwie osoby, to rozmieszczenie podpisów i danych jest następujące:
Główny Księgowy Prezes
mgr Jan Kowalski mgr Jan Król
Do wiadomości:
Pani Maria Kwiatkowska
W przypadku, gdy pismo to posiada również
Załączniki, układ elementów pisma jest następujący:
Główny Księgowy Prezes
mgr Jan Kowalski mgr Jan Król
Załączniki: 3
Do wiadomości:
Pani Maria Kwiatkowska
Wyszukiwarka