Teoria i metodyka archiwalna

„Polski słownik archiwalny” (1974r. Reprint 1980r. s. 47)

“Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego- oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów przez instruktaż i nadzór w celu zabezpieczania materiałów archiwalnych o wartości trwałej.”

okres po 1945r-> odzyskane ziemie-> systematyzacja archiwaliów

Kształtowanie n.z.a. odbywa się na przedpolu archiwalnym (dalszym <kancelaria/biurowość> i bliższym <archiwa zakładowe/składnice akt >)

-do trwałego przechowywania wybiera się 20%-40% materiałów

Powiedzmy sobie jasno, że ogromny wpływ na to co zostanie zakwalifikowane do materiałów archiwalnych mają archiwiści, stąd uwaga, iż:

-XX lecie m.w. istniały szkoły kształcące kancelistów,

-po 1945r: „archiwisci” powoływani z klucza partyjnego,

-obecnie na zachodzie istnieją bardziej zaawansowane standardy.

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego dotyczy oczywiście tylko narastającego zasobu archiwalnego (w archiwum mówimy już tylko o opracowaniu).

Inne formy kształtowania n.z.a.:

1. rozbudowane, wynikające z nowych potrzeb:

• selekcja,

• nadzór nad kancelarią (uzgadnianie przepisów kanc. i arch.),

• nadzór nad brakowaniem,

wynikające z wcześniejszej definicji:

• nadzór nad archiwami bieżącymi (wizytacje, kontrole),

• doradztwo (dawniej: instruktaż, szkolenie )

- szkolenie.

Selekcja archiwalna jest ciągłym i powtarzalnym (dokonuje się na każdym etapie tworzenia dokumentacji) procesem naukowej oceny wartości źródłowej dokumentacji, przy zastosowaniu metod naukowych (narzędzi i procedur).

Selekcja:

-w biurze jak i w archiwum historycznym i bieżącym,

-naukowość oceny; musi mieć naukowe podstawy i naukowe metody (kwerenda, naukowa weryfikacja, kilka źródeł jako podstawę),

-zawsze zaczynamy od przepisów regulujących.

ang. - appraisal, archival sampling,

franc- tri, (triage-wybieranie, sortowanie), evaluation,

niem.-wertung, bewertung.

selekcja: naukowa ocena wartości + brakowanie (usuwanie dokumentacji bezwartościowej)

Periodyzacja selekcji

I Okres żywiołowego brakowania akt, by zrobić miejsce na nowonarastające akta, - od wydzielenia administracji z całej produkcji; początkowo istniało tylko jedno kryterium (przydatne/nieprzydatne, zaś zapłata była wprost proporcjonalna do ilości usuniętej dokumentacji)

II. okres prób uporządkowania brakowania (1914-1918): pierwsze archiwum historyczne powstaje we Francji (nie doszło do brakowania cennych dokumentów) polskie archiwa historyczne z początku XIX wieku nie obejmowały całej dokumentacji, jest to wiec okres funkcjonowanie arch. his. w całej Europie. W końcu XIX w. okiełznano akcje brakowania a duża jest w tym zasługa Rosji i Niemiec: stworzono zespół ludzi i metody uporządkowania; to co wówczas opracowali archiwiści dzisiaj jest tylko poszerzane.

III. okres współczesny uregulowanej przepisami selekcji, nie tylko brakowania; wprowadzenie zasad selekcji; odbywa się na przedpolu archiwalnym.

3 cele selekcji:

1. sposób na masowość narastającej dokumentacji, która zmusza do uwolnienia się od materiałów bez wartości źródła prawnego, historycznego czy dowodowego dla państwa i obywateli; reguła: im więcej dokumentacji, typu tej najcenniejszej coraz mniej- aby wydobyć trzeba usunąć tę dokumentacje bez przynajmniej 2 tych wartości,

2. ekonomia; nie ma na świecie tak bogatego państwa, które mogłoby przechowywać całość dokumentacji; raczej ekonomiczne względy racjonalnego gospodarowania kosztami,

3. interes badacza; zachowanie oryginalnych i najbardziej wartościowych źródeł, kompletnych i niepowtarzalnych, ale jednocześnie możliwych do objęcia badaniami.

3 zasady selekcji:

1. Dwustopniowość selekcji:

1. etap: wybór twórców państwowego zasobu archiwalnego (to tylko jedna, mniejsza część państwowego zasobu archiwalnego); dotąd najlepsze metody zarządzania zas. Arch. wypracowali archiwiści państwowi;

2. etap: wybór najbardziej wartościowych materiałów tworzonych u wybranych w I etapie twórców. Dyrektor NDAP tworzy listę twórców; tworzy się merytoryczną stronę wyboru; wybiera się instytucje typowe dla danego czasu, terytorium, działalności; wybrane jednostki (ok. 10 tys. tylko, w tym samorządy)(są na liście-> APP i te uzupełniają twórcami ważnymi w regionie, o lokalnym charakterze, reprezentacyjne dla regionu, np. tor „Pierniki”- dopiero w tych wybranych przeprowadza się selekcję wytworzonych tam materiałów; wybierane jest ok. 20%-40% <nawet 50%> co nie jest odpowiednie- optymalnie powinno to być 5%-10%) trzeba dokonywać selekcji wg różnych kryteriów.

2. Selekcja ma charakter ciągły, permanentny, wieloetapowy i systematyczny, zaczyna się w biurze a kończy w arch. his. lub w arch. bieżącym. To nie jednorazowa akcja. Selekcja zaczyna się w biurze (luźne kartki, notatki i inne bez znaczenia dla merytorycznego załatwienia sprawy-to informacja „manipulacyjna usuwana po zakończeniu sprawy”); w arch. bież. 2 selekcja, 3 w arch. hist.

3. Selekcja ma charakter kompleksowy, tzn. obejmuje zasięgiem badań jednostki nadrzędne i podległe, a także inne współpracujące z ocenianym twórcą; nie badamy jednej instytucji w oderwaniu od reszty (np. powiązania UMK z innymi instytucjami).

Metody i narzędzia selekcji

Selekcja- powinna być prowadzona przy pomocy naukowych metod (narzędzi i procedur).

1. Metoda organizacyjno- funkcjonalna (dotyczy dokumentacji).

Obejmuje badanie:

• funkcji merytorycznych i funkcjonalnych aktotwórcy (makrofunkcji)

• szczegółowych zadań (mikrofunkcji)

• powiązań hierarchicznych z innymi instytucjami danego szczebla,

• wynikających z powyższego powiązań służbowych,

• wewnętrznej struktury organizacyjnej,

• ustalanie wszystkich wytwarzanych rodzajów, typów i treści dokumentów,

• analiza i opis wymienionych typów i rodzajów, ustalanie powtarzalności treści, form, typów i rodzajów.

2. Metoda systemowa (dotyczy informacji)

Bada przepływ informacji w większych strukturach i sposób, stopień i technikę jej utrwalania w dokumentacji (czasem uznaje się tę metodę za udoskonaloną met.1-> posługuje się tymi samymi punktami co met. 1, tylko bada informacje-> jak przebiega wykonywanie funkcji).

3. Metoda statystyczna

Stosowana dla akt masowych (dowody, nadania na poczcie, skargi, wnioski etc.)

Kryteria selekcji (narzędzia selekcji):

• znaczenie twórcy zespołu lub autora; kryterium to pojawiło się najwcześniej, stosowane od XIX w.; zwrócono uwagę na jednostki na bardzo wysokim poziomie zarządzania, władze wysokiego szczebla (władze państwowe na szczeblu ministerialnym), zaś z czasem również na nieco niższym szczeblu-> twórcy o najwyższej władzy gospodarczej oraz na twórców niższych poziomów (równie ważnych); z różnych szczebli zarządzania mających znaczenie dla środowiska regionalnego, powiatowego, wojewódzkiego i całego państwa; kryterium to ewaluowało z różnych szczebli zarządzania; „lub autora”- spuścizny, zasłużenie,

• historyczne znaczenie twórcy zespołu lub autora (czasu i miejsca powstania),; udział twórcy w faktach historycznych;

• wartość informacyjna dokumentacji; najważniejszą wartość informacyjną u każdego wytwórcy, autora ma ta dokumentacja która powstała w wyniku sprawowania funkcji, wykonywania przez niego funkcji merytorycznych i zadań terytorialnych,

• niepowtarzalność informacji,

• niepowtarzalność formy i tekstu,

• typowość; reprezentatywność

• unikatowość,

• dawność; im starszy tym ważniejszy (np., wszystkie dokumenty powstałe przed 1801r. zaliczamy a priori do materiałów archiwalnych),

• stopień zachowania materiałów archiwalnych (kompletność i stan fizyczny), (nie poddajemy selekcji tych zespołów które nie zachowały się w 100%),

• wartość zastępcza dokumentacji ( wymiana międzyarchiwalna i międzyzespołowa ) (dokumenty same w sobie są bez wartości ale można zapełnić nimi powstałe luki),

• forma dyplomatyczna,

• pisma (druk, ręka),

• tradycja (lokalna, regionalna, narodowa),

• wartość dowodowa (cała dokumentacja materialna, własnościowa, spadkowa),

• wartość paleograficzna, językowa, artystyczna.

Zasada: przy ocenie naukowej posługujemy się przynajmniej dwoma kryteriami, a ich zastosowanie powinno dać jednoznaczną odpowiedź na pytanie (czy do kat. A czy do B).

Skutkiem selekcji jest: podział dokumentacji na kat. arch.

Kat. arch. nazywamy wartość dokumentacji: A,B

1. 20%-40%, które uzyskuje status materiałów archiwalnych. Większość jednak jest z krótkim okresem przechowywania (Bc, do roku), B...- grupa akt zakwalifikowanych wstępnie do materiałów o wartości czasowej, ale istnieje podejrzenie, że mogą przyjąć kat A. lub B (autor selekcji nie mógł rozstrzygnąć, jaką kat. nadać. Wymaga powtórnej oceny).

Narodowy zasób archiwalny- wg Robotki: za nza należy uznać wszelkie archiwalia (materiały rchiwalne), niezależnie od techniki, zapisu i nośnika, uznane za dobro kultury narodowej i przeznaczone do wieczystego przechowywania.

Nza- państwowy, niepaństwowy. Obie części nza są nierówno traktowane; ustawa bardzo szczegółowo wypowiada się na temat państwowej części (dzieli ją na ewidencjonowaną i nieewidencjonowaną), zaś o niepaństwowym zaledwie wspomina.

Państwowy zasób archiwalny- wszystko to, co w wyniku selekcji zostało uznane za materiały archiwalne, źródła historyczne, mające służyć w przyszłości badaniom naukowym lub bronić interesu państwa, obywatela, mające wartość dowodową.

Powstaje tylko w państwowych jednostkach organizacyjnych. Chociaż do 1990r. niemal całość, wszystko było państwowe i siłą rzeczy było „wciągane” przez archiwa. Od 2000r. archiwa państwowe mają prawo przejmować również materiały powstające w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Państwowy zasób archiwalny to wszystko, co wytwarzają jednostki organizacyjne państwowe i samorządowe; to całość materiałów archiwalnych przechowywanych w archiwach państwowych, będących we władaniu państwa.

Państwowy zasób archiwalny przechowywany jest w siec archiwów państwowych.

Państwowa sieć archiwalna:

1. archiwa państwowe,

2. archiwa bieżące:

1. zakładowe; (mat. arch.)

2. składnice akt; (nie ma kat. A.)

3. wyodrębnione; (mają dużą niezależność; archiwa władz państwowych i najwyższego szczebla: premier, prezydent, ministerstwo, MSWiA, Policja, Straż, Sąd, CBA, ABW, Sejmu, Senatu; łączą w sobie funkcje arch. bież. I historycznego; mają znaczenie polityczne),

4. z powierzonym zasobem; (na podstawie umowy między archiwami a władzą archiwalną; status podobny do wyodrębnionych, ale nieco mniejsza autonomia).

Archiwa bieżące (ok. 10 tys.):

1. państwowe jednostki organizacyjne:

1. archiwa zakładowe:

- archiwa wyodrębnione,

- archiwa z powierzonym zasobem

2. składnice akt.

Niepaństwowy zasób archiwalny- nikt nie przeprowadza selekcji w tym sektorze (np. archiwa kościelne, partyjne), nie ma wykazów akt. „niepaństwowy sektor archiwalny rządzi się własnymi prawami, wg wiedzy prowadzących archiwistów”.

Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym

-nadzór nad kancelarią tj. nad przedpolem archiwalnym dalszym

kancelaria (biuro, sekretariat)- zbiór czynności związany z obiegiem dokumentacji w jedn. org. (aż do rozwiązania sprawy)

Nadzór nad kancelarią (tylko w pań. jed. org.) jest bardzo ograniczony. W państwowych jed. org. państwowe archiwa mogą wpływać poprzez uzgadnianie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt.

Opracowanie instrukcji kancelaryjnej należy do obowiązków pracowników kancelarii. Instrukcja kancelaryjna jest aktem prawnym i winna mieć postać aktu normatywnego.

5 etapów opracowania instrukcji kancelaryjnej.

• powinna jako jedyna funkcjonować przez cały okres funkcjonowania instytucji, jednostki organizacyjnej.

I etap:

1. zgromadzenie materiałów archiwalnych (z komórek organizacyjnych całej isntytucji);

2. zgromadzenie wszystkich aktów prawnych dotyczących jed. org.;

3. zgromadzenie materiału: zakres (przydział) czynności dla poszczególnych pracowników.

II etap: przygotowanie tekstu instrukcji (projektu), zgodnie ze zgromadzonymi ustawami- wzór z lat 70 można rozszerzyć o własne pomysły.

III etap: rozesłać do komórek organizacyjnych z prośbą o uwagi- korekta projektu;

IV etap: ostateczna redakcja;

V etap: przesłanie instrukcji do dyrekcji AP- szef instytucji wprowadza do stosowania własnym, wewnętrznym rozporządzeniem

Wizytacje

• d 1918 r. (dekret o archiwach państwowych i o rodzajach wizytacji; powoływał tzw. archiwistów objazdowych do wizytacji);

• rozwój dopiero po 1945 r.: 1953 r. pierwsze uregulowania prawne; regularne wizytacje podległych archiwów zakładowych („składnica akt” do 1983r. stanowiła synonim archiwum zakładowego),

• do 70 XX w. wielokrotnie wydawane rozporządzenia,

• obecnie: decyzja, rozporządzenia Ministra Kultury z 16 IX 2002r.; archiwa posiadają też wewnętrzne zarządzenia (decyzja nr 8 NDAP)

Wizytacje to rodzaj kontroli. Wyróżnia się: kontrolę kompleksową, lustrację, kontrolę wycinkową. Lub/ kontrola pierwsza i kolejne. Kontrola ma walory sprawdzające.

Do pierwszej wizytacji konieczne jest gruntowne przygotowanie- przy kolejnych wykazuje się tylko zmiany.

4 etapy wizytacji:

1 etap:

• zorientować się, czy dana jednostka administracyjna jest na liście twórców narodowego/państwowego zasobu archiwalnego,

• co dzieje się na terytorium podległym archiwiście: gdy powstaje nowa jednostka regionalna- czy nie powinna znaleźć się na tej liście- jeśli tak to wystąpić z wnioskiem do NDAP o wpisanie na listę,

• stworzyć harmonogram (plan) wizytacji, wzbogacony kolejnymi datami:

1. data kontroli- cykliczność kontroli (co jakiś czas)- ewentualne uprawnienia do powierzenia zasobu; cykliczność zależy od stanu prowadzenia archiwum: czy prowadzi je wykwalifikowany pracownik, czy są dobre warunki lokalowe, sposób przekazywania do archiwum-> jeśli kontrole odbywają się regularnie to należy wydłużyć okres miedzy kontrolami.

• założenie po 3 teczki dla każdej jednostki wizytowanej:

1. teczka: protokoły powizytacyjne i wszystkie materiały związane z wizytacją (korespondencja, monity etc.),

2. teczka: podstawowe przepisy prawne dotyczące wizytowanej jednostki (statuty, regulaminy, zarządzenia etc.) i wszystkie instrukcje kancelaryjne i archiwalne

3. teczka: nadzór nad brakowaniem

Każda teczka: numer, sygnatura z listy w AP. Gdy jest to kolejna wizytacja kontynułujemy istniejące teczki.

2 etap:

• przygotowanie do wizytacji:

1. znajomość krótkiej historii wizytowanej instytucji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych, oraz jaką ma strukturę organizacyjną.

2. znajomość poprzedników tej instytucji (czy funkcjonuje na bazie wcześniejszych zespołów <prostych/złożonych>),

3. ustalenie stanu przepisów kancelaryjno- archiwalnych (czy jest instrukcja kancelaryjna o organizacji archiwum zakładowego),

4. zaznajomienie się z przepisami archiwalnymi,

5. umówienie się na kontrolę

3 etap

• wizytacja:

1. gdy kolejna: sprawdza stan zaleceń protokółowych,

2. gdy pierwsza: wypełnia się 4-stronicowy formularz protokołu,

3. szczególną uwagę zwraca się na: lokal archiwum, usytuowanie lokalu, wyposażenie w meble i sprzęt, zabezpieczenia przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe, osoby zatrudnione <wykształcenie, przygotowanie>, warunki pracy archiwisty,

4. kontrola ewidencji zasobu (kat A), ewidencji dokumentacji niearchiwalnej (kat B), ewidencji wypożyczeń materiałów i dokumentacji niearchiwalnej, procedur związanych z brakowaniem,

5. sprawdzanie systematyczności przekazywania do archiwum państwowego dokumentacji i wszelkich w tym względzie zaległości.

4 etap

• protokół powizytacyjny

1. powinien powstać na miejscu w obecności osób odpowiedzialnych za archiwum zakładowe- wydrukować: 1 egz. zostaje w archiwum zakładowym, zaś 2 dwa archiwista przekazuje do archiwum państwowego

Narodowy Zasób Archiwalny- wyselekcjonowana część narastającej dokumentacji i zarchiwizowane już materiały, zawierające ważne informacje o wszelkich przejawach życia narodu w przeszłości i obecnie, zakwalifikowane do wieczystego przechowywania w archiwum.

Archiwum bieżące- komórka organizacyjna lub samodzielna jednostka, zajmująca się gromadzeniem, zwykle czasowym przechowywaniem oraz porządkowaniem i zabezpieczaniem dokumentacji zbędnej do bieżącej działalności.

Ang.- current records, semi-current records,

Franc.- archives curantes, archives en formation,

Niem.- laufende Akten, lebende Registratur, Zwischenarchiw.

Rodzaje (typy) archiwum bieżącego w Polsce:

• archiwum przejściowe: samodzielna instytucja powołana do czasowego przechowywania dokumentacji zbędnej do bieżącej działalności,

• archiwum wielozakładowe (zbiorcze): powołane do czasowego przechowywania dokumentacji zbędnej do bieżącej działalności, wytwarzanej przez wielu aktotwórców,

• archiwum zakładowe: komórka organizacyjna z funkcjami j.w. władz i jednostek organizacyjnych z sektora państwowego i samorządowego, tworzących materiały archiwalne,

• składnica akt: komórka organizacyjna z funkcjami j.w. z sektora państwowego i samorządowego nie tworzących materiałów archiwalnych.

Archiwum bieżące

• Archiwum bieżące wyodrębnione, (czyli władz i adm. Szczebla najwyższego)

• Archiwum bieżące z powierzonym zasobem archiwalnym, (czyli archiwa zakładowe)

Najczęściej są to archiwa zakładowe, czyli A. Państwowe te, które NDAP zcedowała swoje funkcje na zasadzie umowy; tu nalezą archiwa PAN (W-wa i oddziały - cała sieć AA) i archiwa państw. Szkół wyższych

SCHEMAT PODZIAŁU ARCHIWÓW BIEŻĄCYCH

1. Archiwa bieżące

1. Archiwa państwowych i samorządowych j.o.

1. Archiwa zakładowe

2. Składnice akt

2. Archiwa niepaństwowych j.o.

1. Brak

Kancelaria (biuro)

• Funkcje (rola i zadania)

• „narodziny” dokumentacji i zespołu

• Tworzenie struktury wewnętrznej registratury i relacji miedzy elementami struktury rola pomocy kancelaryjnych: instrukcji, wykazu akt, kwalifikatorów archiwalnych, norm)

• PR, marketing

Definicje:

• Kancelarią nazywamy czynności związane z przyjmowaniem, rejestracją, załatwieniem spraw oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych, wykonywane przez urzędników

• Kancelarią nazywamy czasami urząd

• Kancelarią nazywamy niekiedy komórki organizacyjne (sekretariat), zajmujące się przyjmowaniem i rejestrowaniem pism, informowaniem interesantów …

Zakres instrukcji kancelaryjnej

• Reguluje strukturę, tryb i zasady

• Ustala wzory formularzy i pieczątek (pewna standaryzacja - oryginał)

• Obejmuje reguły dotyczące wszystkich form i postaci dokumentacji (foto., kart., techn.., elektroniczną, druki ulotne, afisze, rejestry i inwentarze)

Budowa formalna instrukcji kancelaryjnej

• Podstawy prawne

• Ustalenie typu kancelarii

• Określenie systemu kancelarii

• Zasady postępowania z dokumentacją (omówienie poszczególnych czynności)

• Postępowanie w przypadku

• Odejścia referenta z pracy,

• Przekazania dokumentacji innemu referentowi

• Likwidacji całej komórki organizacyjnej

• Załączniki (wzory formularzy, pieczątek, nieraz też Wykaz Akt)

Definicja wykazu Akt:

Usystematyzowany zbiór haseł wg, których:

• Rejestruje się dokumentację (sprawy)

• Łączy się je w sprawy

• Sprawy łączy się w grupy

• A grupy w jednostki fizyczne (m.in. teczki)

• Układa akta podręczne (registraturę)

• Układa dokumentację w archiwum bieżącym

• I wg którego odtwarza się układ pierwotny w archiwach historycznych (w trakcie archiwizacji)!!!

• Jest to gotowy schemat układu zespołu

Wykaz Akt

Rola

• Rejestracja

• Nadawanie sygnatury archiwalnej

• Klasyfikacja rzeczowa lub inna (strukturalno-rzeczowa, strukturalno-chronologiczna)

• Zakładanie teczek

• Schemat układania teczek u referenta (akta podręczne)

• Schemat układania akt w archiwum bieżącym

• Podstawa odtwarzania układu pierwotnego w archiwum historycznym

Budowa

• Tabelaryczna postać

• Symbolika

• Hasła klasyfikacyjne (rzeczowe)

• Oznaczenie komórek organizacyjnych (macierzystych, zasadniczych i innych)

• Kwalifikacja archiwalna (w kancelarii macierzystej i innej)

• Uwagi

Instrukcja o organizacji i zasadach działania archiwum bieżącego

Rola

• Ustala organizacje i wew. strukturę

• Określa obsadę

• Określa kompetencje (współpracę z komórkami, nadzór nad kancelaria, przejmowanie, przechowywanie, brakowanie, przekazywanie do archiwum historycznego)

• Ustala postępowanie w przypadkach całkowitej lub częściowej likwidacji aktotwórcy)

• Zawiera wzory formularzy

>> Zasady rozmieszczenia zasobu <<

W 1815 r. Bertold Geogr. Neibhur na podst. Głownie traktatów okresu ponapoleońskiego zaproponował aksjomat: niezbędne jest przekazanie cesjonariuszom materiałów archiwalnych dotyczących przynależnych im terytoriów.

Jest to pierwsza próba sformułowania zasady rządzącej rozmieszczeniem (podziałem, cesją) zasobu w wymianie międzynarodowej.

Zasada pertynencji terytorialnej: „akta wytworzone na danym terytorium lub powstałe poza nim w trybie wykonywania nad nim władzy, do tegoż terytorium przynależą”

Zasada ta działa tylko RAZ, w momencie archiwizacji zasobu!!! - czyli w momencie decyzji, że cały musi trafić do archiwum

Rozwiązuje to kłopot: rozmieszczenia wewnątrz państwa jak i w stosunkach międzynarodowych. Od 1983 roku jest zasadą regulującą dotyczącą podziałów miedzy państwami.

>> Rozmieszczenie zasobu w granicach kraju <<

Zasady wewnętrzne

• Pertynencji terytorialnej

• Poszanowania historycznie zgromadzonego zasobu (wspiera 1) - materiały raz zgromadzone nie powinny ulegać podziałom czy przemieszczeniom

• Zasada funkcjonalna

• Międzynarodowa i wspólnego dziedzictwa (~własności)

Jednostki administracji terytorialnej - to one się odnoszą d zasady przynależności. Najczęściej gromadzi pod sobą województwo. Województwo kujawsko-pomorskie: Bydgoszcz i Toruń: każde z nich gromadzi osobno z dwóch dawnych województw: bydgoskiego i toruńskiego. Wszystko zapisane w statucie, z jakiego terytorium. Zasada, więc dotyczy jednostek administracji terytorialnej. W statucie też zawarte są informacje o tym, co gromadzą oddziały i ekspozytury.

Pojęcie „sieć archiwów”

• Dowolnie rozmieszczone na jakimś terytorium archiwa, niewchodzące ze sobą w relacje

• Archiwa rozmieszczone na dowolnym obszarze, powiązane ze sobą wspólnymi zadaniami, określonymi we wspólnym akcie prawnym

W Polsce jest kilka sieci, rozbudowanych i nie: - sieć archiwów państwowych - podległa NDAP, zapoczątkowania po odzyskaniu niepodległości; rozwinęła się po 1945 roku; w ciągu kolejnych lat przechodzi mutacje: raz jest więcej, a raz mniej (100 => dziś około 80).

• Kolejna sieć - archiwa administracji kościelnej: parafialne, dekanalne, diecezjalne,

Archidiecezjalne, metropolitalne; niezależnie od nich funkcjonują archiwa zakonów.

• Sieć archiwów wojskowych; dawniej bardziej rozbudowana, dziś tylko dwa okręgi; tu

wchodzą też archiwa poszczególnych typów wojsk (marynarki wojennej itp.)

Typy sieci archiwów

• Sieć scentralizowana (najczęściej zbudowana hierarchicznie, z jednym, centralnym ośrodkiem)

• Sieć archiwów państwowych, na czele NDAP (zarządza tylko sprawami merytorycznymi)

• Sieć rozproszona (bez jednego, wspólnego centrum; zalicza się tu archiwa kościelne: na czele nie ma żadnych władz kościelnych, podlegają tylko biskupowi itd.)

>> Metody opracowania zespołu <<

Metoda pertynencji rzeczowej Metoda rekonstrukcji zespołu archiwalnego

(najstarsza) (młodsza: stosunkowo od XVIII w.

w polskich AA: do dziś)

Narodziła się w konflikcie z pierwszą metodą, związanym z kłopotem w poszukiwaniach dokumentów dotyczących wąskich spraw.

Ważniejsze daty:

1. XVII w. Mabillon (przedstawiciel krytycznej szkoły historycznej) - zaproponował, aby akta były układane wg twórców

2. 1776r: Clement de Boissy - napisał pierwszy podręcznik do Archiwistyki

3. 1838r Natalis de Wailly - Zasada poszanowania zespołu. W tym, czasie następowały wielkie przemieszczenia zasobu, powstawały archiwa historyczne, we Francji w 1841 roku wprowadzono tę zasadę, stopniowo rozprzestrzeniała się, wewnątrz zespołów nadal stosowano układ rzeczowy

4. 1898r Johan Feith, Robert Fruin i Samuel Muller (holenderscy archiwiści) - w swoim podręczniku rozwinęli tę zasadę. Sformułowano zasadę proweniencji - to rozwiniecie i zdefiniowanie zasady Wailly'ego wchodzi głębiej w pojecie zespołu archiwalnego. Inaczej: zasada przynależności zespołowej.

„Zasada proweniencji” - „każdy akt winien być umieszczony w zespole i w serii tego zespołu, w której znajdował się, gdy zespół był jeszcze żywym organizmem”

[To najstarsza definicja tego pojęcia => dziś uległa lekki modyfikacjom, uaktualnieniom, unowocześnieniu]

5. 1910r: Pierwszy Międzynarodowy Kongres Archiwistów Archiwistów bibliotekarzy - Bruksela: pełne upowszechnienie zasady proweniencji; otrzymała ona rekomendację do stosowania we wszystkich archiwach

6. 1930r Karl Weibull: obie metody powinny być równorzędne (a wyboru powinien dokonywać archiwista) -

7. Początek lat 50 XX wieku - Adolf Brenneke - zasada wolnej proweniencji (stosować te struktury, które są zbieżne z organizacją wewnętrzną i funkcjami twórcy zespołu) [to pewna odmiana zasady proweniencji, odtwarzać ale tylko wtedy, gdy … <= jak ktos ma dokończenie to dac znać]

8. 1925r IV Powszechny Zjazd Historyków w Poznaniu: wprowadzono zasadę proweniencji (Paczkowski) [to I Zjazd, na którym obradowali archiwiści]

9. 1925r IV Powszechny Zjazd Historyków: Ryszard Przelaskowski: zasada dziedziczenia; Przelaskowski wskazywał , że część zespołów nie ma prostej budowy, że na jeden zespół składa się działalność kilku aktotworców => trafniej, jeśli zachowamy wszystkie układy, w takiej formie, w jakiej narastały; ma ona swą podstawę zasadzie proweniencji, ale stosuje się ją przy skomplikowanej budowie wewnętrznej; to przetrwało do dziś i jest receptą na zespoły o skomplikowanej budowie wewnętrznej, w wyniku np. sukcesji).

Schemat postępowania w metodzie odtwarzania układu pierwotnego

Postępowanie tradycyjne	Metoda komputerowego porządkowania
Studia wstępne Wyodrębnienie i/lub scalenie zespołu Brakowanie archiwalne Wybór metody porządkowania Porządkowanie właściwe (realizacja wybranej metody + porządkowanie wewnętrzne jednostek archiwalnych + nadanie sygnatury archiwalnej Inwentaryzacja (opracowanie ewidencji i informacji o zawartości zespołu) Opracowanie wstępu do inwentarza książkowego Sporządzenie innych pomocy archiwalnych	Studia wstępne Wyodrębnienie i/lub scalenie zespołu Brakowanie archiwalne Wybór metody porządkowania Porządkowanie właściwe (realizacja wybranej metody + porządkowanie wewnętrzne jednostek archiwalnych + nadanie sygnatury archiwalnej Wybór poziomu opisu i standardu Sporządzenie opisu archiwalnego Ewentualne raporty z baz danych

Ad. 1 Studia wstępne

Naukowe badanie historii twórcy i jego akt;

2 Etapy

1. Etap I: Zarys historii twórcy, podstawowe fakty:

1. Geneza powstania, okoliczności powstania

2. Dokładna data (DD-MM-RR) powstania jednostki - ta data jest datą początkową zespołu archiwalnego (akt powołujący jednostkę do życia)

3. Ustalić akt prawny, na podst., którego aktotwórca powołany do życia (ustawa, dekret, rozporządzenie, …)

4. Ustalić, gdzie ten akt jest dostępny (czy publikowany i gdzie) - znaleźć tekst i najlepiej zachować u siebie wciągu kolejnych etapów opracowania (tekst mówi o kompetencjach, strukturze itp.)

5. Odtworzenie podst. informacji o kompetencjach rzeczowych i terytorialnych - terytorialnych. (na jakim terenie działał i do jakich spraw powołany).

6. Jak wyglądała struktura wewnętrzna, czyli podział na komórki organizacyjne

7. Wszystkie kolejne zmiany w zakresie struktury, kompetencji terytorialnych, merytorycznych -dynamicznie, czyli z uwzględnieniem wszystkich zmian zachodzących w czasie - najlepiej graficzne przedstawienie, bardzo pomocne.

8. Okoliczności zamknięcia - geneza zlikwidowania aktotwórcy: data zamknięcia zespołu archiwalnego + akt prawny, na mocy, którego uległ likwidacji - najlepiej mieć go u siebie bo tam napisane, kto kontynuował działalność, komu wraz z kompetencjami przekazał akta

• Informacje o sukcesobiorcy (b. często nie mamy całej dokumentacji)

Etap I da nam literaturę historyczną i ustrojową (fiszki rzeczowe, wykresy, ksero pomocy i aktów prawnych; literaturę metodyczną, archiwalną - powstaje warsztat naukowy archiwisty)

2. Etap II: Dotyczy badania samych akt (tylko archiwista może to wykonać)

1. (najważniejszy) ustalenie losu od momentu wyjścia z archiwum własnego do momentu wejścia do archiwum historycznego - droga z registratury własnej do Arch. Hist.

2. Jaka była kancelaria (w przepisach, aktach prawnych mówiących o kancelarii i dotyczących archiwum bieżącego) - zrekonstruowanie głównych funkcji kancelarii i archiwum bieżącego, tu pierwszorzędnym źródłem: przepisy kancelaryjno-prawne, (wszystkie instrukcje kancelaryjne, wykazy akt od początku do końca funkcjonowania jednostki - mówiące o strukturze wewnętrznej - wiemy co i jak mamy odtwarzać);

Ustalamy strukturę pierwotną i zachodzące w niej zmiany + ustalamy typy i rodzaje dokumentacji archiwalnej tam wytwarzane - ustalamy sposób postępowania z dokumentacją (np. inaczej z foto., inaczej z filmową);

3. (w literaturze archiwalnej) zorientować się, czy nie obowiązują jakieś normy postępowania, czyli archiwalne instrukcje metodyczne, które dają gotowe rozwiązania (AIM - zbiór przepisów archiwalnych 1952-2000, W-wa 2001: tak wszystkie, które zachowały swą moc obowiązującą; pozostałe na WWW.archiwa.gov.pl)

4. Zorientować się w literaturze, ktoś już się wypowiadał na temat zespołu; wykorzystać wskazówki, czyjeś doświadczenie

5. Zbieramy wszystkie pomoce ewidencyjno-informacyjne już kiedys sporządzone przez kogoś do tefo zespołu, wszystko, co dotad było opracowane w zakresie pomocy

6. Ustalenie typu kancelarii - sposób organizowania pracy kancelarii; typ/organizacja kancelarii

7. Ustalenie systemu kancelaryjnego - sposób rejestracji, łączenia pism w sprawy, spraw w teczki i nadawania teczkom układu (uwarunkowane systemem kancelaryjnym)

Ad.2 Wyodrębnienie i/lub scalenie zespołu archiwalnego

Przedmiot opracowania:

• Przedmiotem opracowania jest zespól archiwalny [każdy oddzielnie opracowany]

• Prosty (pojedynczy) [pojedynczego aktotwórcy]

• Kompletny

• Zamknięty

Kompletny, tzn. musi zawierać 100% materiałów uznanych za warte wieczystego przechowywania; komplet materiałów kategorii A, musi być wszystko!, nie 100% wytwarzanej - to nie może być nawet połowa! (20-40%)

Zamkniety, czyli jego aktotwórca już nie istnieje, został zlikwidowany. Są wyjątki: np. zespół nieprosty (wytwór kilku aktotwórców); zespół złożony (wytwór więcej niż jednej jednostki organizacyjnej) - i tak jest raczej w większości przypadków. Są również w praktyce zespoły otwarte takie, gdzie aktotwórca jeszcze wciąż działa, po 25 latach materiały się archiwizują, a część jeszcze w registraturze funkcjonującego nadal aktotwórcy. Jest systematyczna archiwizacja, przepływ. Wówczas te otwarte również bywają porządkowane, poszczególne części, partie traktowane samodzielnie, ale jednocześnie jako jedność i kontynuację.

Cel opracowania

1. Zachowanie lub rekonstrukcja układu pierwotnego oraz jego ustabilizowanie

2. Opracowanie narzędzi informacyjno-wyszukiwawczych (czyli pomocy archiwalnych)

Pojęcie „Zespół archiwalny” wczoraj i dziś

- z 1898 r.

§ 1 - „archief” to całokształt akt powstałych w wyniku działalności urzędu (to wszystko wynika z zasady proweniencji)

§ 2 - „archief” jest organiczna całością

§ 16 - porządek (struktura), nadany przez twórcę, jest oryginalnym, wewnętrznym układem akt w zespole

Ale to nie całokształt, obecnie jest selekcja. Bardzo ważny § 2: niepodzielna integralna całość. § 16: porządek (struktura) jest organicznym i pierwotnym układem akt zespołu. Układ nadany jest w jakimś celu, jest jednym z najbardziej wygodnych, optymalnych. Twórca jest autorem układu - szacunek dla niego + wygoda dla nas - najlepiej zachować lub odtworzyć + stworzyć pomoce do niego - tu kompetencje archiwisty, tu może on się wykazać.

- z 1925 r.

Grupa akt, stanowiąca organiczna całość i będąca zarchiwizowaną w całości lub części registraturą jakiegoś urzędu (R. Przelaskowski).

Całość akt wytworzonych przez ustrojowo wydzieloną władzę lub urząd (J. Siemieński)

*Przelaskowski: mówi ona o zespole zamkniętym i otwartym oraz, że w archiwum możemy mieć zespoły kompletne i nie.

Są dwie części zespołu nie kompletnego:

1. szczątkowy (gdy z poszczególnych grup rzeczowych/komórek organizacyjnych zachowały się fragmenty)

2. fragmentaryczny (zachowały się kompletne akta jednej komórki, a reszty brak)

A więc zespół niekompletny, gdy nie zachowało się więcej niż 5%

*Siemieński: zaproponował definicję bardzo podobną do holenderskiej

- definicja współczesna (ta nas obowiązuje w stosowaniu)

Zespołem archiwalnym nazywamy wyselekcjonowaną część dokumentacji aktotwórcy lub aktotwórców, powstałą w wyniku jego (ich) działalności.

Granice zespołu (rozważone w trzech aspektach)

• kancelaryjna - najstarsza (=kto wytwarzał)

• chronologiczna - inaczej polityczna (= jaka była wówczas przynależność państwowa)

• ustrojowa (=gdzie były granice samodzielności ustrojowej)

Ad. 3

Dotyczy to takich ciał kolegialnych, jak komitety, komisje. Np. komisja na poziomie gminy, miasta, powiatu, województwa, parlamentu, sejmowa. Komisje stałe i doradcze; np. zdrowia, służb specjalnych - obie ten sam status = zespół ludzi do rozwiązywania/monitorowania konkretnego problemu. One też tworzą dokumentację: materiały zbierane i protokoły, uchwały, wytyczne, wskazówki, rekomendacje, raporty. Też komisje wyborcze - granice kancelaryjne: jeśli do tego samego szczebla zarządzania/administrowania, to wydziela się jako komórki, ale jako całość z innymi.

*obsługuje administrację danego szczebla i to decyduje.

Ale też komisje ze statusem samodzielnej instytucji były oddzielnymi urzędami i tworzyły zespół samodzielnie.

Ad. 2

Granica chronologiczna, np. po rozbiorach, po 1920, 1939, 1945, 1989 - zamknięcie każdorazowo całej administracji i granice chronologiczne się zamykają i otwierają się nowe (np. niemiecka, rosyjska, polska). Wiąże się ona z sytuacją polityczną, ale nie tylko np. zmiany administracyjne (też mogły być powodem zamknięcia zespołu):

1945-1950 UW, SP, UG/UM - likwidacja tej, która kontynuacją przedwojennej; powołanie prezydium pod…..

1950 - 1973/5 PRN

1973/5 - 1989 wraca to z 1945 - 1950

1980

Rodzaje zespołów:

- złożony - powstał w wyniku działalności więcej niż jednego twórcy i w związku z tym zawiera archiwalia obce (sukcesję czynną), powiązane z nową registraturą w sposób uniemożliwiający ich rozdzielenie (podział na zespoły proste).

- prosty - wytworzony przez jednego, ustrojowo odrębnego twórcę, który - ze względu na wartość naukową lub dowodową - wszedł do zasobu archiwalnego.

Przykład: 1990 - powstały urzędy rejonowe (nie było powiatów tylko UR) ich władzy podlegała administracja gruntów, rejestracja pojazdów i wydawanie praw jazdy; przejęły one część kompetencji z dowolnych urzędów wojewódzkich UW i z urzędów miejskich i gminnych UM,UG; SMUG na bazie tych powstały UR+część, które same wytwarzały - akta składające się z trzech aktotworców.























Potem przekazały starostwom powiatowym SP, a część zwróciły UW, UM, UG.

W tej sytuacji (te czarne i szare kwadraciki to sukcesja - odziedziczenie funkcji wraz z aktami).

Są to zespoły złożone. Te sukcesje mają dwojaki charakter: sukcesja bierna i sukcesja czynna.

Sukcesja czynna to tzw. zrośnięcie zespołów.

Sukcesja - zjawisko przejmowania akt, głównie jako skutek przejęcia merytorycznych i/lub terytorialnych. Przejęte materiały bywają kontynuowane przez nowego dysponenta, co zwykle przyjmuje postać włączania do dawnych teczek akt nowych spraw, nadawania nowych registraturalnych, kancelaryjnych sygnatur, ujmowania we własnej ewidencji itp. Skutkiem są zespoły złożone zawierające materiały różnych aktotworców, ale stanowiące mocno powiązane.

Podział registratur (sukcesja - dziedziczenie)

• sukcesja czynna (żywa) - są to akta przejęte od poprzednika i w mniejszym lub większym zakresie kontynuowane przez nowego dysponenta

• sukcesja bierna (martwa) - są to akta przejęte od poprzednika, ale nie podlegające procedurom włączania do nowej registratury; nowy dysponent swoje starania ograniczał do zapewnienia dobrych warunków przechowywania i opieki na czas pozostawania w archiwum bieżącym.

Przykład:

• Olsztyn: pełnomocnik rządu RP na okręg WM 1946

• Szczecin: pełnomocnik rządu RP na okręg Pomorski

Obaj mieli ten sam zakres działania te same procedury, obu dość szybko udało się zorganizować, ale powstałe zespoły różnie potraktowane.

• Olsztyn: pełnomocnik równocześnie wojewodą - zrośnięcie zespołu pełnomocnika z zespołem wojewody i nie wydzielenie 2 odrębnych zespołów w archiwum (bo ten sam budynek, osoba, obsada).

• Szczecin: 2 różne osoby skończyły osobno działalność i osobno zamknęły akta - powstały 2 zespoły



Zamkniecie zespołu najczęściej w wyniku przemian ustrojowych.

Anteriora - materiały, zwykle odziedziczone, wyprzedzające oficjalną datę powołania twórcy z.a., przejęte od jednostki organ. wcześniej działającej, w celu zapewnienia ciągłości administrowania.

Posteriora - materiały wytworzone po oficjalnej dacie ustania działalności jednostki organ., zwykle wytworzone przez inne jednostki, mające status likwidatora lub sukcesora funkcji.

Starostwo Powiatowe w Toruniu

[1990-97] 1998-2007 [2008-2009]

Takie oznaczenie w archiwum w pomocach archiwalnych, tu mamy sukcesje, zespoły złożone, kompilacje zespołu.

Przykład I


Główna Komisja Badania Zbrodni Niemieckiej w Polsce

Główna Komisja Badania Zbrodni Hitlerowskiej Polsce

Główna Komisja Badania Zbrodni Hitlerowskiej w Polsce - IPN

Główna Komisja Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - IPN




IPN - Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu

= zespół złożony, składa się na niego działalność kilku aktotworców (tu: komisji) w czasie zmiana nazwy i charakteru.

Przykład II

Przed archiwizacją (Urząd) Po archiwizacji


Pełnomocnik Rządu na Pełnomocnik Rządu na

O. Warm.-Maz.

Okręg Warmińsko-Mazurski Olsztyński Urząd


Wojewódzki

= Sukcesje czynne, ograniczające się do przejęcia i w mniejszym lub większym zakresie kontynuowania przez nowego właściciela - w praktyce: włączanie nowopowstającej dokumentacji do teczek z poprzedniej registratury, przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich innych dawnych elementów (sygn. Teczki, opis na obwolucie …). Kontynuacja może też mieć bardziej ogólną postać (czyli zmiana sygnatury czyli miejsca w registraturze nowego właściciela).

Przykład III

Przed archiwizacją Po archiwizacji


Pełnomocnik Rządu na Pełnomocnik Rządu na

Okręg Pomorza Zachodniego O. POM. Zach.





Szczeciński Urząd Wojewódzki

Tylko część przekazał nowo powołanemu

urzędowi wojewody.

Przykład IV: Likwidacja wskutek włączenia do innej jednostki organizacyjnej

Administracja oświaty

Prezydia Powszechnych Rad Narod.


- Inspektoraty


i

- Kuratoria

Prezydia Wojew. Rad Narodowych




Samodzielnie funkcjonujące, po 1950 likwidacja, a funkcje kuratorów i inspektorów przejęły; to były zespoły proste.

Przykład V: Tworzenie nowych wskutek odstąpienia kompetencji

Po 1990 r. utworzono administrację na 3 szczeblach zarządzania, w tym rejonie do 1997r. - likwidacja, a funkcje przejęły starostwa.


Urzędy rejonowe


Starostwa Powiatowe Urzędy miejskie




Urzędy wojewódzkie

Po 1990: miedzy rejonowe powstały w wyniku odebrania części funkcji:





Urzędy wojewódzkie


Urzędy rejonowe


Urzędy miejskie (gminne)

=> na zespól składa się najczęściej działalność więcej niż jednego aktotwórcy, co wówczas robić? Można je rozbić na zespoły proste, ale później może się pojawić problem, gdzie je przenieść.

Dyrektywa: tam, gdzie jest to możliwe, dzielimy na proste (czyli tam, gdzie sukcesja bierna, pod warunkiem, że w wyniku tego zespół nie będzie miał luk informacyjnych przez to). Jeśli zaś zespól jest wytworem sukcesji czynnej, to wówczas należy poszanować taki wariant, jaki się zarchiwizował.

Też zaliczyć do anteriorów i posteriorów, gdy dokumentacja nie mieści się w granicach chronologicznych aktotwórcy.

1. Likwidacja aktotwórcy i jednoczesne przekazanie funkcji i akt następcy

A B

2. Gdy likwidacja aktotwórcy i jednoczesne przekazanie funkcji i akt następcom



A

B C

3. Powstaje nowy aktotwórca i przejmuje od istniejących część funkcji i akt


A



B D

C

To są najczęściej występujące komplikacje - one powstają dopiero w archiwum, z nimi archiwista styka się dopiero po 25 latach.

Scalenie idealne - czyli informacyjne, nie fizyczne - w zespole „X” jest informacja, odsyłacz do zespołu „Y”, sygnatury teczek pochodzących, przejętych od zespołu „X”, które zostały przekazane przez ”X” i znalazły się w registraturze „Y” wraz z przekazaniem funkcji (np. gimnazjum)

=> info., gdzie są części zespołu, który był obiektem sukcesji

Akta muszą podążać za zmianami, są „produktem ubocznym” w urzędzie. Wszędzie, gdzie można (gdzie sukcesja bierna = bez kontynuacji),dzielimy na proste = gdzie tylko 1 aktotwórca.

>> Brakowanie archiwalne <<

(20-40% to za dużo) (kategoria BE => do A lub B)

To ostatni etap selekcji archiwalnej. Po wizytacji - 2 komplety protokołów do archiwum wraz całą dokumentacją. Jeden egzemplarz, komplet w archiwum bieżącym, a drugi - do archiwum państwowego i ten właśnie otrzymuje kat. A, a pierwszy to dokumentacja powtarzalna. Dopiero po archiwizacji znany jest stan zespołu i dopiero wtedy można ocenić zespół.

Są dok., komplety dokumentacji powtarzalne w treści, niekoniecznie w formie, np. sprawozdania przesyłane od niższych w hierarchii urzędów (pow.- woj. - min.).

Katem. A: U wojewody materiały starościńskie to kat. B, a własne to A.

Archiwista ma dostęp do tych wszystkich materiałów i może on je brakować miedzyzespołowo.

Brakowanie - ostateczne usuniecie z zespołów archiwalnych materiałów powtarzalnych, co do treści i formy. I to jest zadanie naczelne. Archiwista pozbywa się tez „makulatury” z wnętrza teczek (kolejne kopie pism, odpowiedzi, notatki, info.) bo zabierają dużo miejsca na polce, a żadnej wartości informacyjnej (tzw. brakowanie metodyczne).

Co stosujemy:

• Ocena powtarzalności treści i formy

• Kryterium typowości (kryt. Reprezentatywne)

• Tylko grupy dokumentacji najbardziej typowej dla danego aktotwórcy; wybór losowy, innymi metodami socjologicznymi

• Kryterium unikatowości (żadna/mała wartość info.)

• Itd. - 15 kryteriów (też kryt. Dawności)

>> Wybór metody opracowania <<

Wybór metody porządkowania (schematu układu)

1. Metoda odtworzenia układu pierwotnego/registraturalna/kancelaryjna [2 inne nazwy] (ścisła i korygowana, strukturalna)

2. Metoda funkcyjna lub metoda organizacyjno-strukturalna, albo schematyczno-rzeczowa (dedukcyjna i indukcyjna)

Tę stosujemy, gdy nie możemy zastosować 1 metody


Zasady wyboru metody

1. Obligacja: zespoły z utrwalonym układem pierwotnym podlegają wiernej rekonstrukcji tego układu lub korekcie

2. Do zespołów niekompletnie zachowanych w/w norma nie obowiązuje

3. Po stwierdzeniu niemożności rekonstrukcji, można wybrać jedną z pozostałych metod

4. W zespołach złożonych z innych niż aktowe materiałów, można stosować równocześnie różne (inne) metody.

Co jest układem pierwotnym zespołu? To, co stworzył aktotwórca, który miał koncepcje, która realizowała jego pomysł na szybki dostęp, wyszukiwanie materiałów, sposób na przechowywanie, uproszczenia. On podporządkował zasadom zarządzania cały ten układ pierwotny - i powinniśmy go uszanować.

Od 1963r. (I jednolity RWA) mamy akta narastające, ułożone u aktotwórcy wg wykazu akt. To norma obowiązująca we wszystkich jednostkach administracji państwowej i samorządowej. Do połowy lat 80, ta zasada obowiązywała wszędzie (wszystko było państwowe). Od 1990r, zaczęło się wszystko różnicować.

Do 1963r. również obowiązywał wykaz akt, ale strukturalno-rzeczowy. Strukturalno-chronologiczny. Tzn. wykaz akt był opracowany oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej. Suma wykazów akt stwarzała wykaz akt dla całej jednostki organizacyjnej. Wewnątrz komórki akta były układane rożnie (Kartograf./Chronolog./Rzeczowy układ).

Czyli dwie grupy wykazów akt: strukturalne i jednolite rzeczowe. Ale nie jest to związane ze sposobem sygnowania (dziesiętny również w strukturalnym). Wykazy Akt nie zawierały kwalifikacji archiwalnej - to ostatnie wzbogacenie wykazów akt, ale nie rzutuje na wykaz akt.

Wykaz Akt jest usystematyzowanym wykazem haseł, wg którego akta są rejestrowane, łączone w sprawy, a potem w grupy spraw (teczki, segregatory, księgi, …), wg których układa się jednostki (teczki, segregatory, wziązki, …) w aktach podręcznych [=instytucja] w archiwach zakładowych, wg czego rekonstruuje się układ pierwotny w archiwach historycznych.

=> Układ akt w kancelarii powinien być identyczny z układem akt w archiwum historycznym. Wykaz akt powinien mieć charakter stabilny; ewentualne zmiany związane z rozszerzeniem, rozbudowaniem dotychczas stosowanego wykazu akt.

16 IX 2002r. Rozporządzenie Ministra Kultury: instytucje przekazujące zasób do archiwum historycznego są odpowiedzialne za ułożenie akt. Akta podlegające przekazaniu z A. zakładowego do A. państwowego winny być ułożone wg komórek organizacyjnych - potem dopiero w ramach komórek organizacyjnych - zgodnie z symboliką wykazu akt. W ty samym rozporządzeniu - załącznik jednolitego rzeczowego wykazu akt => do A. historycznego trafia układzie strukturalnym. Archiwista w A. historycznym musi wrócić do układu pierwotnego, zgodnego z RWA. Spisy zdawczo-odbiorcze winny być pomocą i ułatwiać udostępnianie zasobu, ale przy przekazaniu go z A. zakładowego (jako w komplecie z zespołem) staje się nieprzydatny i należy zrobić nowy.

Przyjmujemy zasób w takiej formie, w jakiej się zarchiwizował! I wówczas często nie da się zrekonstruować - tedy ścisła. Rekonstrukcja w wersji korygowanej - rzadko można ją stosować. Gdy zdekonstruujemy - nie da się odtworzyć.

Obok akt występuje też dokumentacja nieaktowa, elektroniczna; rejestry, dokumentacja z USC => wymaga różnych metod.

Należy zawsze zorientować, czy da się zrekonstruować układ pierwotny.

Warunki rekonstrukcji układu pierwotnego

1. Zespół w kompletnym stanie zachowania

2. Utrwalony układ pierwotny poprzez:

1. Sygnatury

2. Spisy Akt (ewidencje lub inne pomoce)

3. Zachowane pomoce kancelaryjne i archiwalne lub możliwość ich odtworzenia

4. Wysiłek włożony w rekonstrukcję jest ekonomiczny

Przepisy metodyczne dotyczące metod:

1. Zespołów wytworzonych przez administracje państw. samorząd. I i II instancji (1961, 1981, 1984, pruska 1982)

2. Zespołów otwartych (1967)

3. Sądów (1952, 1991)

4. Akta prokuratur (2005)

5. Akta podworskie (1953, 1983)

6. Archiwa rodzinne i rodzinno-majątkowe (zw. Podworskimi) (1953, 1955)

7. Akta gminnych rad narodowych (1954)

8. Akta gminnych rad narodowych i ich prezydiów (954, 1981, 1984)

9. Akta bankowe(1954)

10. Fotografie (1969, 1998, 2006)

11. Nagrania (od 1972)

12. Dokumenty papierowe i pergaminowe (1981)

13. Akta miejskie okresu księgi wpisów (1981)

14. Akta partyjne (1992)

15. Akta notarialne

Efekt wyboru metody - schemat układu zespołu

1. Wydzielenie większych grup, - czyli podzespołów lub dużych serii

2. Podział wewnętrzny każdej z grup na mniejsze części, - czyli serie lub podserie

3. Ustalenie podziału w każdej serii lub podserii - czyli klas

4. Ustalenie układu wewnętrznego każdej serii (może być różny układ)

2

20

200

2001

2010

20011

Porządkowanie właściwe

Inwentaryzacja

Inwentaryzacją nazywamy wszelkie czynności prowadzące do zewidencjonowania zespołu archiwalnego oraz przygotowania da każdej jednostki opisu informacyjnego [czyli info. o zawartości].

2 etapy inwentaryzacji tradycyjnej

1. Inwentaryzacja kartkowa

2. Inwentaryzacja książkowa

Inwentarz archiwalny - spis zachowanych w archiwum materiałów danego zespołu czy zbioru ostatecznie usystematyzowanych w jednostki inwentarzowe, wg przyjętego układu, zawierającym elementy rozpoznawcze.

IZA - program inwentarzowy wymaga hasła osob., przedm., … (= słowa kluczowego)

(ang. - inventory; niem. - Finbuch; ros. - opis dziel; franc. -inventaire, reportaire)

To podstawowa pomoc archiwalna [spisy zdawczo-odbiorcze uznaje się dzis za wystarczającą pomoc archiwalną]. Wariant komputerowy (IZA): powinien spełniać funkcje inwentarza:

1. Wewnętrzny układ inwentarza identyczny jak nadany aktom w trakcie opracowania

2. Spisanie całości zespołu (=>funkcje ewidencyjne; numer (sygnatura, numeracja) biezacy od 1 do + ∞; nie można każdej komorki numerować oddzielnie!)

3. Inwentarz obejmuje jeden zespół (nie ma 1 inwentarza dla X zespołów!)

• Inwentarz archiwalny => funkcja ewidencyjna zarazem informacyjna (inne pomoce mają albo funkcje ewidencyjne albo funkcje informacyjne).

Typy inwentarza



INWENTARZE





Idealny i historyczno- sumaryczny i książkowy i

Realny ustrojowy analityczny kartkowy

1. Idealny - realnie materiałów nie ma w zespole, ale informacja gdzie są realny - inwentarz mat. Arch. Obecnych na półce

2. Grupy zespołów, miedzyzespolowe, zespoły wyższego rzędu

3. Sumaryczny - tytuł teczki i daty skrajne _ słowa kluczowe (w Polsce popularny)

4. Analityczny - słowa kluczowe/i hasła i regest = streszczenie treści; duża głębia informacyjna; b. popularny na zachodzie)

Ze względu na głębię informacyjną - pkt. 3

Ze względu na to, czy w danym archiwum cały zespół czy nie - pkt. 1

Pkt. 2 - ta forma raczej się nie przyjęła; dla grupy zespołów, gł. zdekompletowanych, nie zachowanych w całości; ale każdy zespół numerację od 1 do + ∞ , choć w 1 książce.

NDAP - 3 nr karty inwentarzowej i jej numery

Inwentarz kartkowy		Inwentarz książkowy
Rubryki 1 i 2		Karta tytułowa
Rubryka 3		Rubryka 1
Rubryka 4		Rubryka 2
Rubryka 5		Rubryka 3
Rubryka 6		Rubryka 4
Rubryka 7		Rubryka 5
Rubryka 8		Rubryka 6
Rubryka 9		Do bibliografii i indeksów

Wstęp do inwentarza książkowego (winien mieć charakter naukowy, u podstaw studiów wstępnych; + przypisy i aparat naukowy)

1. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu

2. Dzieje zespołu

3. Charakterystyka archiwalna zespołu

4. Zawartość zespołu

5. Analiza metod opracowania

6. Bibliografia

Inne pomoce archiwalne

• Przewodniki archiwalne: kartkowy przewodnik po zasobie, zwany kartoteką zespołów i zbiorów oraz przewodniki książkowe

• Przewodniki archiwalne: naukowe i informacyjne

• Przewodniki archiwalne: po zespole (grupie zespołów) zespołów po zasobie

• Katalogi

• Skorowidze: indeksy, repertoria, sumariusze

UW

UR

UM

UG

SP

PRP

Instytucje

UW

Instytucja

UW i PRP

Zespół

UW

Instytucja

Olsztyn

Utworzone 2 zespoły złożone, weszły w całości, 100%

Zarządzanie majątkiem

Sprawy komunikacji + zarządzanie majątkiem

---