Piotr Nowak
(II rok kierunku archiwistyki i zarządzania dokumentacją, gr.1)
Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi
Według ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983 r., podstawowym akcie prawnym w tej dziedzinie - materiałami archiwalnymi są „wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne oraz inna dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego”. Przede wszystkim, o czym mówi już pierwszy rozdział ustawy, materiały archiwalne przechowuje się wieczyście. Z kwestią merytoryczną tematu pracy wiąże się już rozdział 2. tejże ustawy, zatytułowany: „postępowanie z materiałami archiwalnymi”.
Na wstępie artykuł 5. wyjaśnia nam na jaką dokumentację składają się materiały archiwalne i która z nich kwalifikuje się do wybrakowania, a którą przekazuje się do archiwum. Kwalifikacje te, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ustala minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Poprawki do ustawy naniesione i wprowadzone w życie w listopadzie 2005 r., mówią o kwalifikowaniu na podobnych warunkach dokumentacji elektronicznej, sposobie postępowania z nimi (zasady ewidencjonowania i ich brakowania, uwzględniając przy tym potrzebę zapewnienia integralności i przechowywania) przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Ustala on także zarówno format zapisu jak i nośniki danych potrzebnej do przechowywania dokumentacji elektronicznej (cyfrowej). Jest to wynik nieustającego i nieodwracalnego procesu postępującej komputeryzacji w dziedzinie rozwoju myśli naukowej, a więc także archiwalnej. Zapis cyfrowy dźwięku, obrazu (ruchomego i nieruchomego) staje się na tyle powszechny, że bez problemu daje się zastosować jako najnowszy środek udostępniania, gromadzenia, przechowywania dokumentacji za pomocą głównie sieci internetowej. Obok tradycyjnego przeznaczenia Archiwów Państwowych ogromną rolę odgrywają tzw. Archiwa i Biblioteki Cyfrowe, czyli zbiór materiałów archiwalnych przekonwertowanych na zapis cyfrowy, przez co są łatwiej dostępne dla osób postronnych. Ponieważ nauka archiwalna coraz bardziej zmierza w tym właśnie kierunku, wkrótce niewątpliwie pociągnie to za sobą ustosunkowania prawne i uściślenie przepisów. Ustęp 3. określa odpowiednie jednostki regulujące powyższe przepisy w archiwach wyodrębnionych.
Odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej dokumentacji, mają obowiązek zapewnić organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne. W tychże organach i jednostkach organizacyjnych, obowiązująca instrukcja kancelaryjna musi być zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Określa to dokładnie kolejny, 6. artykuł. Jeśli chodzi o niepaństwowe jednostki organizacyjne jak partie polityczne, spółdzielcze, i inne organizacje społeczne, a także kościoły i związki wyznaniowe, regulują one powyższe czynności we własnym zakresie. To samo tyczy się czynności wymienionych w ustępie 1. artykułu 5. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane i przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż należącym do państwowej sieci archiwalnej. Podobnie sprawa ma się z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do ewidencjonowanego, niepaństwowego zasobu archiwalnego. Stają się one własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego z chwilą ustania działalności partii, czy organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych. Podlegają przekazaniu właściwemu archiwum po decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i mogą być przekazywane w depozyt archiwom państwowym. Odwrotnie jest z materiałami archiwalnymi należącymi do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego - te mogą być zbywane, często na drodze umowy kupno/sprzedaż. W tym wypadku archiwum państwowe lub archiwum państwowe wyodrębnione, ma „palmę pierwszeństwa” czyli tzw. prawo pierwokupu. Nie jest ono uwzględniane, jeżeli w grę wchodzą takie jednostki organizacyjne jak państwowa biblioteka czy muzeum. Określają to dokładnie artykuły 7-9. oraz Kodeks Karny.
W razie przekazania nieodpłatnie materiałów archiwalnych, wchodzących do niepaństwowego zasobu archiwalnego, jednostkom państwowej sieci archiwalnej, może być wypłacany odpowiedni ekwiwalent za nakłady związane z przechowywaniem, zabezpieczeniem i konserwacją tych materiałów. Tryb ustalania oraz wypłaty ekwiwalentu określa Minister Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego na drodze rozporządzenia, uwzględniając przy tym koszty powyższych czynności.
Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mają także przywilej przyjmowania na przechowanie materiałów archiwalnych będących własnością (lub pozostające w posiadaniu) niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych. Właściciele bądź posiadacze materiałów wpisanych do rejestru są zobowiązane zapewnić im należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów. Przez właścicieli ustawa precyzuje - „organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe”, no i osoby prywatne.
Ostatni artykuł rozdziału poświęconego zasadom i trybowi postępowania z materiałami archiwalnymi, porusza bardzo ważne kwestie natury ogólnopaństwowej. Zabrania wywozu za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny. W gestii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest zezwolenie na czasowy wywóz materiałów archiwalnych za granicę (co ważne - jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes społeczny lub indywidualny, jak np. użyczenie archiwaliów zagranicznym muzeom, w celu promocji wiedzy o historii i kulturze Polski). Wywóz za granicę archiwaliów niewchodzących do narodowego zasobu archiwalnego jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego charakteru przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W przypadku gdy materiały archiwalne przywiezione są do kraju z zastrzeżeniem ich zwrotu, powyższe dyrektywy nie są brane pod uwagę.
Do zwrotu, znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wywiezionych niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, materiałów archiwalnych, od wytworzenia których upłynęło więcej niż 50 lat (50 lat lub mniej, jeżeli stanowią państwowy zasób archiwalny), stosuje się odpowiednio przepisy Ustawy ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, z tym że prowadzącym postępowanie dotyczące zwrotu materiałów archiwalnych jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Nie wyklucza się możliwości dochodzenia przez państwo Rzeczpospolitej Polski zwrotu, na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych, wywiezionych niezgodnie z prawem polskim z terytorium kraju materiałów archiwalnych.
Podsumowując - składający się z dziesięciu artykułów rozdział II tzw. „ustawy archiwalnej”, najobszerniej podejmuje temat pracy. Stał się on głównym oparciem dla referatu. Oczywiście można by ustosunkować się do wszelkich rozporządzeń, czy ustępów innych ustaw odnoszących się do tematu, co znacznie wydłużyło by pracę, lecz intencją autora było przedstawienie problemu w perspektywie ogólnej.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art.1.
Ibidem, art. 3.
Ibidem, art. 5; Chodzi głównie o organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne.
Ibidem, art. 5, ust. 2.
Dokładnie opisują to ustępy 2a-2c, Dz.U. 2005, Nr 64, poz. 656.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art.5, ust. 3.
Określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją tworzącą materiały archiwalne.
Ibidem, art. 6.
Ibidem, art. 13.
Te wymienione zostały w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art.22; Chodzi o archiwa państwowe, archiwa państwowe wyodrębnione, archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych, archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, biblioteki państwowe i muzea.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art.44.
Ibidem, art. 22, ust. 2, pkt 2.
Zob. przypis 9.
Ibidem, art. 10; chodzi o przechowywanie, zabezpieczeniem przed zniszczeniem i utratą oraz konserwacją materiałów archiwalnych.
Ibidem, art. 11 i 12.
Państwowe i niepaństwowe jednostki organizacyjne.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art. 14, ust. 1-4.
Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, Dz.U. 2003, Nr 162, poz. 1568 oraz Dz.U. 2004 r. Nr 96, poz. 959, rozdział 6.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2002, Nr 171, poz. 1396, art. 14a i 14b.
1