Paulina Ławniczak

- Toruń 2006 -

Zasady i tryb postępowania z dokumentacją niearchiwalną w przypadku ustania działalności lub likwidacji pracodawcy.

Dokumentacja osobowa i płacowa.

Sprawne funkcjonowanie instytucji związane jest z podejmowaniem decyzji, załatwianiem spraw, których efektem ubocznym jest różnego rodzaju dokumentacja: pisemna, obrazowa, elektroniczna, etc. W zależności od zakresu działania wystawcy, może ona częściowo wchodzić w skład materiałów archiwalnych przechowywanych wieczyście, ale
w większości będzie to dokumentacja niearchiwalna, czyli taka, która przechowywana tylko okresowo, z czasem zostanie przekazana na makulaturę.

W poniższym referacie autorka spróbuje przybliżyć problem właściwego postępowania z dokumentacją niearchiwalną, która powstaje w każdej instytucji, a związana jest z funkcjonowaniem dwóch komórek organizacyjnych - Kadry i Księgowość. W pierwszej powstaje dokumentacja osobowa pracowników, czyli dotycząca konkretnego pracownika (przebytych kursów, zdobytych nagród, etc). Czas przechowywania tejże, liczony jest od momentu ustania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Co za tym idzie, w toku działania instytucji co jakiś czas tylko pojedyncze teczki będą przekazywane, dość nieregularnie (za wyjątkiem zwolnień grupowych) do archiwum zakładowego lub składnicy akt, z symbolem kwalifikacyjnym B-50. W momencie likwidacji, całość dokumentacji znajdująca się wówczas w Kadrach otrzyma oznaczenie kategorii archiwalnej B-50. Druga, wspomniana wyżej komórka, odpowiada m.in. za powstawanie dokumentacji płacowej (odprowadzane składki, listy płac, wysokość wynagrodzenia, wykorzystane urlopy, etc.). Czasokres, analogicznie jak przy dokumentacji rachunkowej, uwarunkowany jest momentem jej powstania. Gdy podmiot jeszcze funkcjonuje, to regularnie z końcem każdego roku kalendarzowego, dokumentacja płacowa otrzymuje kat. B-50. Kiedy ustaje działalność, cała dokumentacja wytworzona
w roku zdarzenia, otrzymuje kat. B-50. Można wywnioskować, iż z chwilą ustania działalności pracodawcy, np. jesienią 2000 roku, objętość dokumentacji osobowej oznaczonej kategorią B-50, będzie nieproporcjonalnie większa w stosunku do roku poprzedniego. Z kolei objętość dokumentacji płacowej będzie porównywalna.

W związku z reformą systemu emerytalnego, wspomniana dokumentacja osobowa
i płacowa nabrała szczególnego znaczenia, ze względu na zawarte w niej informacje, przydatne konkretnej osobie, w przypadku naliczania kapitału początkowego i emerytury (konieczność przedłożenia w ZUS). Władze centralne opublikowały kilka aktów normatywnych, głównie rozporządzeń, których przedmiotem jest ta dokumentacja m. in.:

• Utworzenie Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej.

• Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej - wprowadzenie zmiany w ustawie archiwalnej (rozdział 4a).

• Określenie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji.

Autorka, chciałaby teraz zaprezentować losy dokumentacji, z chwilą ustania działalności lub likwidacją pracodawcy, w świetle obowiązujących z Polsce aktów prawnych.

Wszelkie rozważania należy rozpocząć od określenia znaczenia pojęcia „pracodawca”, gdyż od tego uzależnione jest miejsce, w którym znajdą się akta, z chwilą ustania jego działalności:

1. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne. Dokumentację, której 50-letni okres przechowywania jeszcze nie upłynął przejmuje organ lub jednostka organizacyjna przejmująca zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała. W przypadku, gdy nie ma następcy prawnego, dokumentacja ta, jest przekazywana rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

2. Organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne. W pierwszej kolejności dokumentacja przekazywana jest jednostce przejmującej funkcje i kompetencje, podobnie jak w przypadku państwowych organów. Gdy takiego następcy nie ma, wówczas dokumentacja niearchiwalna, wytworzona
   i zgromadzona przez te jednostki organizacyjne, zostaje przekazana odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. Likwidator jest zobowiązany zapewnić środki finansowe na ten cel.

3. Pracodawca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej. W momencie likwidacji wskazuje on podmiot, prowadzący działalność w zakresie przechowalnictwa, któremu zostanie przekazana jego dokumentacja osobowa i płacowa, na mocy zawartej umowy, z uwzględnieniem zapewnienia środków finansowych przez likwidowany podmiot. W sytuacji, gdy pracodawca nie będzie dysponował środkami, może złożyć odpowiedni wniosek do właściwego sądu rejestrowego, który po zasięgnięciu opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla pracodawcy o jego stanie majątkowym, może stwierdzić niemożność zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania. Wówczas dokumentację przejmuje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które ma swoją siedzibę w Milanówku (pow. Grodziski, woj. mazowieckie). Teoretycznie jest możliwe, że w Milanówku znajdzie się dokumentacja osobowa i płacowa np. jakiejś samorządowej jednostki organizacyjnej z województwa śląskiego.

3a. Należy zauważyć, iż jako pracodawcę w tym punkcie rozumie się także podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej innych, wcześniej zlikwidowanych jednostek. Jednak z tą różnicą, iż
w przypadku tego pracodawcy postawionego w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na ten cel na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowywania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. Gdy wskazanie nie nastąpi, przechowawcę wskazuje sąd rejestrowy.

Niezależnie od tego, do której z wyżej wymienionych trzech grup zaliczymy pracodawcę, dokumentacja po jego upadłości lub likwidacji, przed przekazaniem powinna być uporządkowana (dokumentacja osobowa: opisane teczki rzeczowe, tu: jedna osoba = jedna sprawa, a w ramach sprawy chronologicznie, najwcześniejsze pismo na spodzie) zgodnie
z właściwym rozporządzeniem, o którym mówi art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej.

Ze względu na ograniczenie objętościowe poniższej pracy, chciałabym teraz omówić zasady i tryb postępowania z dokumentacją osobową i płacową, ale tylko w odniesieniu do likwidacji pracodawców wymienionych w pierwszych dwóch grupach, ponieważ tylko w ich przypadku brakowanie następuje na podstawie zgody, którą udzielić może jednorazowo dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub generalnie dla części dokumentacji niearchiwalnej Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (tylko
w przypadku niektórych twórców materiałów archiwalnych). Powyższe składanie wniosku, w sytuacji likwidacji danej jednostki ma uzasadnienie, gdy dokumentację przejmuje spadkobierca kompetencyjny, gdyż będzie to także jednostka organizacyjna państwowa lub samorządowa będąca pod nadzorem archiwalnym.

Brakowanie dokumentacji osobowej i płacowej. W przypadku, gdy pracodawca przechowywał zewidencjonowaną dokumentację (np. spisy zdawczo-odbiorcze) w archiwum zakładowym, sprawniej odbędzie się brakowanie, gdyż zbędne będzie porządkowanie, tzn. spis dokumentacji przeznaczonej na makulaturę, będzie w zasadzie taki jak spis
zdawczo-odbiorczy. Z kolei w składnicy akt, gdzie nie była prowadzona ewidencja, z chwilą likwidacji pracodawcy trzeba będzie dopiero uporządkować dokumentację i sporządzić spisy zgodnie z rozporządzeniem, w związku z ubieganiem się o zgodę na brakowanie.
W celu otrzymania zgody na brakowanie należy także załączyć protokół oceny przydatności dokumentacji. Oba załączniki sporządza komisja powołana przez pracodawcę, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu. Tu zapewne obecna będzie główna księgowa lub osoba z działu kadr. Należy zwrócić uwagę,
iż część dokumentacji osobowej może być kontynuowana, dlatego ważną jest kontrola nad brakowaniem. Tak przedstawia się proces brakowania dokumentacji zlikwidowanej jednostki u jej spadkobiercy.

Los dokumentacji, jednostki samorządowej, która została przejęta przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie przechowalnictwa, wbrew pozorom nie odbiega tak bardzo od wcześniej omówionego, gdyż ustawodawca zwrócił uwagę, aby dokumentacja osobowa i płacowa niezależnie od miejsca znajdowania się traktowana była jednakowo. Przede wszystkim, u przedsiębiorcy dokumentacja przechowywana będzie zawsze nie dłużej niż 50 lat, gdyż całość ulegnie zamknięciu w momencie przejęcia, bez możliwości kontynuowania. Podmiot, o którym traktuje ustawa, został prawnie zobowiązany do spełnienia konkretnych warunków, aby prowadzić działalność:

• odpowiednia baza organizacyjno-techniczna, zapewniająca właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji; tzn. m.in., budynek musi być sytuowany na gruncie suchym, pomieszczenie nie może być zawilgocone oraz nie może być poprowadzona przez nie instalacja wodociągowa, kanalizacyjna i gazowa. Ponad to, jeśli dokumentacja jest na nośniku papierowym, to codziennie należy kontrolować i rejestrować temperaturę i wilgotność powietrza.

• udostępnienie w miejscu przyjmowania interesantów regulaminu dotyczącego świadczonych usług m.in.:

1. określenie zasad przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;

2. opisanie procedury brakowania i niszczenia dokumentacji;

3. wysokość opłat pobieranych za usługi; tzn. za sporządzenie odpisu (np. świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł) lub kopii
   (np. świadectwa pracy - 17 zł). Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

• zatrudnienie, do czynności związanych z obsługą dokumentacji, osób z odpowiednim wykształceniem i praktyką zawodową; tzn. absolwentów studiów wyższych ze specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną, szkół kształcących w zawodzie technik archiwista, innych studiów wyższych oraz dodatkowogo kursu kancelaryjno-archiwalnego, bądź szkoły średniej i kursu. Posiadanie praktyki potwierdzają: świadectwo pracy o zatrudnieniu na stanowisku archiwisty; zaświadczenie o wykonywaniu czynności archiwisty.

Podmiot zajmujący się przechowywaniem dokumentacji, przeprowadza także brakowanie akt, po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania. Za zgodą Składającego, przekazuje je na makulaturę lub do zniszczenia, zgodnie ze wspomnianymi wyżej przepisami.

Dokumentacja osobowa i płacowa, pomimo iż jest niearchiwalną zawiera bardzo ważne informacje dla osób, których one w jakikolwiek sposób dotyczą. Z tego względu przechowywana jest 50 lat, z uwzględnieniem regularnego, protokołowanego wybrakowywania przeterminowanej. Kilka lat temu dokumentacja płacowa przechowywana była tylko 12 lat. W związku z reformą emerytalną końca lat dziewięćdziesiątych, wyniknęły problemy z naliczaniem kapitału początkowego. Uświadomiono sobie długotrwałą przydatność dokumentacji, a celem centralnych organów państwowych, stało się zabezpieczanie akt zlikwidowanych pracodawców. Nawet w przypadku, gdy sąd orzeknie niemożność finansowania dalszego przechowywania, dokumentacja przekazuje się do Archiwum Państwowemu Dokumentacji Osobowej i Płacowej, gdzie w ostateczności koszty
z tym związane pokrywane są z budżetu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor AP prowadzi także ewidencję przechowawców akt osobowych
i płacowych, która jest dostępna jako baza on-line, na witrynie internetowej NDAP.
Na dzień dzisiejszy baza informuje o 1529 przedsiębiorcach.

Bibliografia

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dziennik Ustaw ( Dz. U.) 2002, nr 171, poz. 1396.

• Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. 2004, nr 173, poz. 1808.

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, Dz. U. 2005, nr 28, poz. 240.

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców, Dz. U. 2005, nr 68, poz. 596.

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375.

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, Dz. U. 2004, nr 142, poz. 1503.

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna), Dziennik Ustaw ( Dz. U.) 2002, nr 171, poz. 1396, art. 1.

Ibidem, art. 5 ust. 1.

Ibidem, art. 51u ust. 1.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej (dalej: rozp. o utworzeniu archiwum), Dz. U. 2004, nr 142, poz. 1503.

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: ustawa o działalności gospodarczej), Dz. U. 2004, nr 173, poz. 1808.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (dalej: rozp. o wysokości opłat), Dz. U. 2005, nr 28, poz. 240.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (dalej: rozp. tryb i zasady postępowania), Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375, § 11, ust. 1, pkt 2.

Ibidem, ust. 2.

Ibidem, ust. 3.

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 51u ust. 1.

Ibidem, ust. 4.

Ibidem, ust. 3.

Rozp. o utworzeniu archiwum, § 2-3.

Ustawa archiwalna, op. cit.,art. 51p, ust. 1.

Rozp. tryb i zasady postępowania, op. cit..

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 51u, ust. 6; por. ibidem, art. 51s.

Rozp. tryb i zasady postępowania, op. cit, § 4 ust. 3.

Ibidem, § 5 ust. 2.

Ibidem, ust. 3.

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 33.

Ibidem, art. 36 ust. 3.

Przez „uporządkowanie” należy rozumieć odpowiednie oznaczenie dokumentacji. W przypadku pracodawcy z systemu bezdziennikowego, będzie to jego wykaz akt (Rozp. tryb i zasady postępowania, op. cit, § 4 ust. 1), natomiast gdy będzie to system dziennikowy, należy skorzystać np. z opublikowanego aktu z jednolitorzeczowym wykazem akt typowych, który uwzględnia klasę Kadry oraz Księgowość.

Rozp. tryb i zasady postępowania, op. cit, § 7 ust. 1.

Ibidem, ust. 2.

Ustawa o działalności gospodarczej, op. cit., art. 5 ust. 2; por. ustawa archiwalna, op. cit., rozdział 4a.

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 51d; por. ibidem, art. 51m, art.. 51n, art. 51o.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284.

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 51k.

Rozp. o wysokości opłat, op. cit.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców, Dz. U. 2005, nr 68, poz. 596.

Ibidem, § 3.

Ustawa archiwalna, op. cit., art. 51p ust. 7.

Ibidem, art. 21 ust. 1 pkt 8.

http://ewidencja.archiwa.gov.pl/miejsca.php.

20 maja 2006 roku.

6

---