KIERUNEK ADMINISTRACYJNY
Nurt badań skoncentrowany na naukowym opracowaniu zasad działalności administracyjnej i bardziej ogólnych zasad organizacji. rozwijał się na przełomie XIX i XX wieku. efekty badań prowadzonych przez Henri Fayola i Maxa Webera przedstawione zostały jako system zarządzania obejmujące swoim zasięgiem wyraźnie wyodrębnioną grupę urzędników administracji przemysłowej i tzw. administracji ogólnej.
Badacze administracji dążyli przede wszystkim do rozwiązania problemów, które można ująć następująco:
1. rozłączny podział pracy administracyjnej między szczególne stanowiska i wyraźna specjalizacja w sferze działań
2. rozgraniczenie ściśle określonych kompetencji, niezbędnych do pełnienia poszczególnych funkcji
3. budowa hierarchii funkcji i stanowisk oraz niesprzecznej sieci zależności między nimi.
4. utrzymanie dyscypliny w pracy administracji
5. podporządkowanie interesu osobistego urzędników wymogom sprawnego funkcjonowania całej organizacji.
Za twórcę kierunku administracyjnego uważany jest francuski inżynier górnik Henri Fayol. H. Fayol sformułował 14 zasad zarządzania, do który przywiązywał największe znaczenia
1. podział pracy
2. autorytet
3. dyscyplina
4. jedność rozkazodawstwa - polecenia od jednego kierownika
5. jednolitość kierownictwa - w jednym zespole tylko jeden kierownik i jeden plan realizowany
6. podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu
7. wynagrodzenia
8. centralizacja
9. hierarchia - istnieją przełożeni i poddani
10.ład
11.ludzkie traktowanie pracowników
12. stabilizacja personelu
13. inicjatywa
14. zgranie personelu
H. Fayol zwrócił uwagę na to, że sprawne funkcjonowanie firmy zależy nie tylko od przestrzegania wskazanych reguł, ale także od realizowania w sposób ciągły ściśle określonych czynności, pogrupował je w tzw. funkcje(czynności) przedsiębiorstwa:
1. techniczne( produkcja)
2. handlowe(kupno, sprzedaż, wymiana)
3. finansowe(poszukiwanie kapitałów, obrót nimi)
4. ubezpieczeniowe( ochrona majątku i osób)
5. rachunkowościowe(inwentaryzacja, bilanse, koszty, statystyka)
6. administracyjne
H. Fayol poświęcił również uwagę czynnościom administracyjnym. pogrupował je w następujące funkcje(subfunkcje w obrębie funkcji administracyjnej):
1. przewidywanie
2. organizowanie
3. rozkazywanie
4. koordynowanie
5. kontrolowanie
inny uczony - Graicunas określił zasadę rozpiętości kierowania, zgodnie z którą przełożony powinien kierować bezpośrednio ściśle określoną liczbą podwładnych. wykazał on, że głównym czynnikiem ograniczającym potencjalną rozpiętość kierowania jest konieczność bezpośredniego kontaktowania się z pracownikami oraz kontrolowanie wszystkich powiązań między nimi. Zależności te ujął w postaci wzorców matematycznych. Najogólniejszy wzór, pozwalający obliczyć maksymalną liczbę relacji, w które może być uwikłany kierownik, przedstawia się następująco:
F = n(2n /2+n-1)
gdzie:
F- liczba możliwych relacji
n- liczba podwładnych
czynniki, które pomogą ustalić potencjalną rozpiętość kierowania, są one ze sobą powiązane:
1. czynniki związane z zadaniami
2. czynniki związane z osobą kierownika
3. czynniki związane z podwładnymi
4. czynniki o charakterze techniczno-organizacyjnym.
kierunek administracyjny w teorii organizacji i zarządzania wiąże się również z badaniami niemieckiego uczonego socjologa, ekonomisty metodologa nauk społecznych Maxa Webera. kojarzy on się z koncepcją idealnego typu organizacji biurokratycznej. koncepcję tę określa się najczęściej mianem modelu instytucji biurokratycznej lub weberowskim modelem biurokracji. w ujęciu m. webera biurokracja jest pewnym typem porządku społecznego, instytucji zorganizowanej w "system biura" i nastawnej na bezosobowość, efektywność oraz pewność funkcjonowania. A oto główne założenia idealnej biurokracji w ujęciu R. Bendixa:
1. wykonanie czynności urzędowych jest działalnością stałą, której zakres jest określony i uregulowany przez przepisy prawne
2. w działalności tej panuje zasada kompetencji, która oznacza
a) stały podział czynności, polegający na wyraźnym rozgraniczeniu sfer uprawnień i obowiązków urzędowych
b)ściśle określony zakres prawa wydawania poleceń, rozkazów i stosowania środków przymusu oraz warunków prawomocności użycia tych środków'
c) wyposażenie w zespół wyżej wymienionych uprawnień i obowiązków osób, odznaczających się odpowiednimi kwalifikacjami.
3. w działalności tej obowiązuje zasada hierarchii urzędowej
4. w działalności jest realizowana zasada oddzielenia sztabu administracyjnego od własności środów administracji i środków utrzymania.
5. stanowiska służbowe są oddzielone od zajmujących je osób
6. czynności urzędowe nie są wykonywane jako praca dodatkowa
7. działalność urzędowa wymaga uzyskania określonego wykształcenia, zdobycia odpowiednich kwalifikacji zawodowych i specjalizacji w wykonywaniu powierzonych funkcji
8. działalność urzędowa oparta jest na zasadzie dokumentacji
9.dzialalnosc urzędowa jest wyznaczona przez utrwalone na piśmie formalne przepisy, regulujące zachowanie urzędników i nadające ich urzędowym poczynaniom piętno bezosobowości.
idealna biurokracja jest zatem przede wszystkim zorganizowanym, hierarchicznym systemem stanowisk. zajmujący je urzędnicy powinni tylko ściśle podporządkować się przepisom i działającym w granicach prawa zwierzchnikom, powinni dokładnie odgrywać przepisane im role organizacyjne. Weber podkreślał, że:
1. uczestnicy biurokracji są osobiście wolni, podlegają władzy tylko w zakresie określonym dobrowolna umowa o prace
2. podstawa selekcji kandydatów na urząd są ich kwalifikacje zawodowe, które mogą być sprawdzane przez stosowne egzaminy i dokumentowane odpowiednimi dyplomami.
3. urzędnicy są mianowani, a nie wybierani. kierownictwo organizacji ma prawo zwolnić urzędnika pod pewnymi warunkami, urzędnik zaś zawsze może zrezygnować ze stanowiska
4. osoby zajmujące stanowiska administracyjne są wynagradzane stosownie do pozycji zajmowanej w hierarchii organizacyjnej
5. urzędnicy podlegający systemowi awansowania, który uwzględnia staż i osiągnięcia w pracy, przy czym każdy awans, a zatem i kariera, zależy od uznania zwierzchników.
6. pracownicy biura są systematycznie kontrolowani w trakcie wykonania powierzonych zasad, podlegaja także ściślej dyscyplinie formalnej.
biurokracja w teorii M. Webera jest nie tylko idealnym typem instytucji, ale także sposobem sprawowania władzy organizacyjnej. Weber wyróżnił trzy idealne typy prawomocnej władzy organizacyjnej.
1. władza charyzmatyczna oparta na przekonaniu ulegających jej osob o szczegolnych, nadzwyczajnych cechach przywódcy i prawomocności ustanowionych przez niego norm
2. władza tradycyjna czyli taka która opiera się głownie na wierze w trwałość pewnego porządku i jego prawomocność.
3. władza racjonalna, która pochodzi z mianowania lub wyboru dokonanego na podstawie usankcjonowanych prawnie procedur.
jedynie władza racjonalna może być stosowana elastycznie. tylko ja można bez większych komplikacji nadawać, przekazywać i odbierać, zwiększać i uszczuplać. tylko ona wiec może być podstawą funkcjonowania współczesnych organizacji, co podkreślił Max Weber.
ELEMENTY KIERUNKU ADMINISTRACJI:
1. stosunki miedzy ludźmi w firmie powinny być ustalone formalnie, tak aby każdy znal swoja pozycje w zespole. inaczej koordynowanie rożnych działań będzie po prostu niemożliwe. brak koordynacji prowadzi do:
a) brak zgodność celów
b) niewłaściwego rozkładania czynności w czasie
c) nieodpowiednie działania
d)nadmiernych kosztów
2. w stosunkach miedzy dwiema osobami powinna dominować więź liniowa(hierarchiczna), w której każda osoba jest odpowiedzialna służbowo przed jednym bezpośrednim zwierzchnikiem.
3. w organizacji musza istnieć także więzi funkcjonalne i doradcze.
4. każde stanowisko, każdy pracownik administracji musi mięć wyraźnie i na piśmie określone zadania, uprawnienia i odpowiedzialność. ich zakresy powinny być ze sobą równe, co można wyrazić w postaci formuły:
zadania = uprawnienia = odpowiedzialność
5. jednym ze sposobów obciążenia kierowników jest delegowanie autorytetu formalnego(władzy formalnej) na stanowiska (osoby) znajdujące się niżej w hierarchii organizacyjnej.
W praktyce nie istnieje ani jedna taka organizacja, której funkcjonowanie byłoby oparte na zasadach Maxa Webera i która byłaby jednocześnie wolna od dysfunkcji i niesprawności. im bardziej realna instytucja zbliża się do idealnego modelu, tym więcej zamierzonych skutków negatywnych towarzyszy jej funkcjonowaniu i żadna organizacja biurokratyczna nie potrafi tych skutków wyeliminować