SYSTEMY FINANSOWO-KSIĘGOWE

1. Komputerowa pomoc dla księgowości.

Konieczność sprostania coraz silniejszej konkurencji stawia przed działami finansowymi nowe zadania, zwiększające znacznie ich rolę w firmie. Coraz częściej firmy próbują wykorzystywać elementy rachunkowości zarządczej czy też szeroko pojętego controlingu w celu śledzenia procesów biznesowych. Jakość i rzetelność tych prac zależy przede wszystkim od takich elementów, jak:

• Dostęp do jak największej ilości aktualnych informacji (np. wszystkie informacje o fakturach debetowych i kredytowych)

• Możliwość dowolnego zestawiania i przeglądania posiadanych informacji,

• Możliwość dokonywania dowolnych operacji na danych w celu przeprowadzenia np. analizy wskaźnikowej.

Na rynku funkcjonuje duża ilość systemów informatycznych, tzw. finansowo-księgowych, różniących się między sobą nie tylko możliwościami funkcjonalnymi, ale także ceną. Najprostsze systemy (a przez to najtańsze) pozwalają na działalność głównie archiwizacyjną z elementami operacyjnymi, np. proste systemy finansowo-księgowe, których głównym zadaniem jest prowadzenie ksiąg z możliwością zrobienia bilansu oraz podstawowych raportów.

2. Zadania.

Wykorzystując taki system możemy uzyskać tylko dane historyczne o sytuacji w przedsiębiorstwie i to przeważnie z dużym opóźnieniem. Na drugim końcu skali mamy duże zintegrowane systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem, klasy ERP (np. IFS Applications, R3, Triton), które w pełni wspomagają działalność operacyjną przedsiębiorstwa, jednocześnie pozwalając na pełne śledzenie bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa i to na wielu płaszczyznach: finansowej, kosztowej, zadaniowej etc.

Decydując się na zakup systemu informatycznego musimy dokładnie określić zadania, które ma spełnić system informatyczny. W związku z dużą rozpiętością funkcjonalną i cenową najlepiej jest podzielić wymagania na trzy kategorie: konieczne, pożądane, mile widziane.

Na przykład:

• Konieczne: możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych, generowania raportów na potrzeby zewnętrzne (np. deklaracja VAT-7),

• Pożądane: możliwość generowania raportów na potrzeby wewnętrzne (np. o niezapłaconych fakturach), całkowita dowolność w definiowaniu struktury planu kont, automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na następny rok kalendarzowy, automatyczne przeksięgowywanie kosztów, raportowanie giełdowe etc.,

• Mile widziane: możliwość analizy stanu rozliczeń z dostawcami i odbiorcami dla wybranych zakresów dat, kontrahentów, kont, pozycji księgowych, prowadzenie księgowości pozabilansowej, możliwość przeprowadzenia analizy wskaźnikowej.

Może się okazać, że w przedsiębiorstwie, gdzie są stosunkowo niewielkie przepływy pieniężne (liczone ilością dokumentów, a nie kwot) nie będzie potrzeby instalowania dużego systemu, mimo że wielkość przedsiębiorstwa mierzona wielkością obrotów czy też liczbą pracowników.

Z drugiej strony, średniej wielkości firma, o dużej dynamice wzrostu, na silnie konkurencyjnym rynku, przy bardzo dużym przepływie dokumentów (np. firma dystrybucyjna), może potrzebować wyrafinowanego narzędzia, który pozwoli na bieżące śledzenie sytuacji, a dzięki temu szybkie modelowanie biznesu.

3. Wdrażanie.

Jeżeli firma zdecydowała się na duży system informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem, musi jeszcze dokładnie wybrać firmę, która takie oprogramowanie wdroży w przedsiębiorstwie. Jest to kluczowy element dla powodzenia całej inwestycji. Firma wdrożeniowa powinna nie tylko zainstalować oprogramowanie i przeszkolić z jego użytkowania, ale powinna pomóc w takim zamodelowaniu przepływu informacji w przedsiębiorstwie, aby osiągnięty efekt był jak najlepszy.

Wdrażanie systemu informatycznego wymaga usystematyzowania wielu procesów, zwłaszcza w tych najbardziej newralgicznych punktach jak współpraca różnych działów. System finansowo-księgowy jest jądrem całego organizmu informatycznego, gdzie spływają informacje o zdarzeniach finansowych z całego przedsiębiorstwa.

Źle zaprogramowany przepływ informacji w przedsiębiorstwie może powodować nie tylko brak dostępu do danych, ale co jest groźniejsze, może generować przekłamania informacyjne rzutujące na podejmowane decyzje. Inny bardzo istotnym element w procesie wdrażania systemów informatycznych jest właściwe zamodelowanie planu kont.

Większość pracowników działów finansowych jest przyzwyczajona do płaskiego, sztywnego planu kont. Nowoczesne systemy informatyczne umożliwiają tworzenie tzw. wielowymiarowego planu kont umożliwiającego tworzenie dowolnych bloków będących elementami konta, np. faktura będzie dekretowana na różne elementy konta, np. MPK oraz Projekt. Dobrze zaprojektowany plan kont procentuje w przyszłości możliwością robienia dowolnych, przekrojowych analityk.

Konieczność stosowania najnowszej technologii informatycznej jest wymogiem niezbędnym do sprawnego zarządzania firmą. Decydując się na zakup oprogramowania należy mieć świadomość, że jest to decyzja strategiczna, rzutująca przez wiele lat na prace przedsiębiorstwa. Oszczędności na etapie zakupu systemu informatycznego będą się mścić w przyszłości. Zależność pomiędzy ceną a funkcjonalnością przejawia się nie w elemencie operacyjnym systemu, ale w jego możliwościach wspomagania pracy osób zarządzających.

4. Możliwości systemu finansowo-księgowego.

W zakresie wprowadzania danych:

• Wprowadzanie dokumentów księgowych bez konieczności sporządzania PK i zestawień;

• Pełna kontrola zgodności dekretów (bilansowania zapisów) po wprowadzeniu każdej operacji gospodarczej;

• Pełna kontrola wprowadzonych dekretów w zakresie tzw. kręgu kosztów, czyli w ramach kont 400-470, 490 i zespołu 5,6;

• Możliwości bieżącego korygowania (przed zaksięgowaniem) błędnych dekretów i wprowadzanych kwot;

• Przeglądanie wprowadzonych dekretów na ekranie monitora;

• System rejestruje kto i kiedy wprowadził lub modyfikował, przed zaksięgowaniem, dany dokument bądź jego pozycję oraz kto zlecił zapis, zarejestrował w dzienniku i zaksięgował dokument na kontach księgi głównej. Pozwala również na przydzielanie uprawnień do modyfikacji lub przeglądania dokumentów wprowadzonych przez innych operatorów, do rejestrowania w dzienniku i/lub księgowania;

• Wprowadzanie danych m-ca bieżącego nie jest uzależnione od zamknięcia miesiąca ubiegłego lub wprowadzenia danych bilansu otwarcia;

• Dokumenty mogą być wprowadzane według jednej z przyjętych zasad:

• Z podziałem na rodzaje np. bank, kasa, rozliczenia zakupu, podatki itd.

• W kolejności ich kompletowania w segregatorach

• Wprowadzanie dokumentów z dekretami odbywa się na najniższym poziomie analitycznym. Dla potrzeb zestawień, np. obrotów, sald, system zagreguje dane na dowolnym poziomie syntetyk, półsyntetyk, zakładów, wydziałów, rodzajów kosztów itd.;

• Ujawnienie błędów w dekrecie lub dokumencie nie powoduje wstrzymania pracy, błąd można skorygować w dowolnym momencie przed rejestracją w dzienniku operacji gospodarczych;

• Dwa formaty wprowadzania danych (pełny oraz tzw. konto Wn - konto Ma) pozwalają na dostosowanie pracy do indywidualnych potrzeb operatora;

• W wersji walutowej - wprowadzanie transakcji w walutach i automatyczne jej przeliczanie według wskazanej tabeli kursowej oraz rozliczanie różnic kursowych;

• Dostęp do skorowidza kont, także przy wprowadzaniu danych, w czterech różnych układach (numeru konta, nazwy kontrahenta, miejscowości i numeru NIP) z możliwością jego przeszukiwania;

• Na żądanie istnieje możliwość podglądu obrotów dowodu dla zadanego konta lub wzoru kont (np. konto 101 na raporcie kasowym);

• Możliwość przeglądu istniejących w systemie kont;

• Możliwość kwalifikowania dowodów do rejestru VAT podczas ich wprowadzania oraz tworzenia zestawień rejestrów VAT;

• Sprawdzanie kompletności wprowadzonych danych, dotyczących operacji gospodarczej, zgodnie z wymaganiami Ustawy o rachunkowości.

W zakresie prowadzenia dziennika operacji gospodarczych:

• Automatyczne nadawanie numerów operacjom gospodarczym rejestrowanym w dzienniku i przenoszenie tych numerów do zapisów w księgach rachunkowych;

• Przestrzeganie zgodności chronologii wprowadzanych operacji gospodarczych w dowodach księgowych i ich rejestracji w dziennikach częściowych.

W zakresie księgowania:

• System po wprowadzeniu dowolnej grupy dowodów lub wszystkich dowodów za dany okres czasu, po ich rejestracji w dzienniku i uporządkowaniu dokonuje księgowania do najniższego poziomu analityki. Podsumowanie obrotów i sald na wszystkich szczeblach pośrednich syntetyki odbywa się na żądanie użytkownika z możliwością natychmiastowego przejrzenia wyników na ekranie monitora lub tabulogramie;

• Możliwość księgowania dokumentów pojedynczo, bezpośrednio po ich wprowadzeniu i weryfikacji;

• System przestrzega zgodności obrotów Wn i Ma każdej wprowadzonej na konta bilansowe operacji gospodarczej

• Po zaksięgowaniu istnieje możliwość przeglądania wszystkich: operacji księgowych (dekretacji na konta) obrotów narastających, sald (rozwidlonych i per saldo);

• Księgowania dowodów miesiąca następnego można dokonywać mimo braku zamknięcia i uzgodnienia (np. BO) miesiąca (okresu) bieżącego;

W zakresie prezentowania danych i wydruków

• Wszystkie dane uzyskane w wyniku księgowania mogą być na bieżąco prezentowane na ekranie monitora oraz w formie wydruków w całości lub wybranych fragmentach również na dowolnych szczeblach agregacji;

• Wszystkie wykonywane wydruki i zestawienia mogą obejmować wybrany okres z zakresu roku obrachunkowego;

• Sporządzane zestawienia obrotów i sald spełniają wszystkie formalne wymogi rachunkowości z tzw. rozwidlaniem sald włącznie;

W zakresie funkcji dodatkowych:

• Selekcja sald np. na koncie kontrahenta z wszystkich zapisów Wn i Ma, wykaz zapisów niebilansujących się wzajemnie (nieuzgodnione salda, nieuregulowane należności);

• Na kontach kontrahentów wybór niezapłaconych sald na dany dzień oraz dla odbiorców - wydruk wezwań do zapłaty;

• Drukowanie wezwań do potwierdzenia sald;

• Naliczanie odsetek od nieterminowych wpływów należności i wydruk not odsetkowych;

• Drukowanie stanu zobowiązań i należności na dowolny dzień;

• Otwieranie nowych kont może się odbywać automatycznie po wprowadzeniu i zaksięgowaniu dowodu księgowego, co jest szczególnie korzystne przy wdrażaniu systemu;

• Księgowanie rozrachunków z kontrahentami może się odbywać:

• Na indywidualnych kontach dostawców i odbiorców;

• Na zbiorczym koncie odbiorców z określonym numerem faktury, szczególnie przydatne przy jednorazowej sprzedaży. W ramach selekcji sald system wykaże, za które faktury nie wpłynęła zapłata;

• Można stosować system mieszany np. odbiorcy doraźni na łącznym koncie, odbiorcy stali na indywidualnych kontach.

5. Charakterystyka modułów systemu finansowo-księgowego.

• Moduł podstawowy FK: główny moduł systemu zawierający podstawowe funkcje systemowe:

• Zakładanie kont analitycznych,

• Wprowadzanie i modyfikowanie dowodów księgowych,

• Rejestrowanie pozycji dowodów księgowych w dzienniku operacji gospodarczych,

• Księgowanie dowodów,

• Wykonywanie zestawień z kartoteki dowodów (w tym również dziennika i zestawień VAT),

• Wykonywanie zestawień z kartoteki kont (w tym również zestawienia obrotów i sald),

• Prowadzenie rozliczeń z kontrahentami,

• Wykonywanie zestawień dotyczących rozrachunków, czyli przeterminowanych należności, zobowiązań itp.

• Moduł ARCHIWUM: umożliwia przeglądanie dowodów zaksięgowanych w poprzednich miesiącach, przeglądanie dowodów z okresu poprzedzającego miesiąc bieżący, wykonywanie zestawień danych z okresów wcześniejszych

• Moduł KASA: umożliwia bieżące prowadzenie raportów kasowych, ich dekretowanie oraz przesyłanie zadekretowanych raportów kasowych do modułu FK oraz wydruk dowodów kasowych KP i KW

• Moduł NADZÓR: umożliwia on:

• Określenie stosowanych w systemie numerów kont syntetycznych i struktury wchodzących w ich skład kont analitycznych zakładanych w kartotece kont,

• Określenie stawek procentowych wykorzystywanych przy naliczaniu odsetek,

• Archiwizację bazy danych oraz zamykanie okresów (miesięcy i lat),

• Określenie stosowanych dzienników częściowych oraz stawek VAT,

• Zakładanie słowników dotyczących kas, grup kartotek kosztów, kartotek formuł itp.

• Moduł KONFIGURACJA: umożliwia ustawienie parametrów konfiguracyjnych systemu, w tym nadawanie uprawnień lub ich ograniczanie poszczególnym użytkownikom systemu

• Moduł KOSZTY: pozwala na automatyzację prac związanych z księgowaniem kosztów w przedsiębiorstwie, w tym na określenie sposobów rozliczania kosztów oraz tworzenie dowodów księgowych

• Moduł ANALIZY EKONOMICZNE: umożliwia prowadzenie wszechstronnych analiz według zaprojektowanych przez użytkownika algorytmów oraz prezentowanie wyników analiz w postaci diagramów i/lub zestawień liczbowych

• Moduł SPRAWOZDANIA: służy do tworzenia dowolnych zestawień definiowanych przez użytkownika na podstawie danych ewidencjonowanych w systemie i eksportowania danych

• Moduł WALUTOWY: umożliwia przeglądanie kartoteki kont, edytowanie tabeli kursów walutowych, wprowadzanie operacji walutowych, zestawienia obrotów w walutach, wykonywanie zestawień przeliczanych ze złotówek na walutę, wykonywanie zestawień w walutach — miesięcznych obrotów kont i wydruku tabel kursowych

• Moduł ODB: umożliwia odbiór danych z innych systemów, np. tworzenie kartotek kont kontrahentów na podstawie kartotek dostawców i odbiorców z systemu Fakturowanie oraz odbiór danych z systemów innych firm

• Moduł SKF: jest to system służący do kontroli i oceny kondycji finansowej przedsiębior­stwa. Na podstawie danych zgromadzonych w systemie FK oblicza wartości podstawowych wskaźników finansowych i umożliwia graficzną prezentację

1. Kryteria doboru użytkowych pakietów programowych w zakresie rachunkowości.

1. Ekonomiczne:

a)    cena systemu,

b)    cena sprzętu,

c)    koszty wdrożenia,

d)    koszty nadzoru i opieki informatycznej (serwisu),

e)    koszty ewentualnej modyfikacji.

2. Funkcjonalne:

a)    integracja modułów w ramach systemu informatycznego przedsiębiorstwa,

b)    przyjazność dla użytkownika,

c)     łatwość instalacji,

d)    warunki obsługi posprzedażnej (warunki gwarancji, pomoc w razie nagłych trudności, zasady dostawy nowszych wersji systemu)

e)    możliwość generowania wydruków zgodnie z życzeniami użytkownika,

f)     łatwość dostosowania systemu do zmieniających się uwarunkowań prawno finansowych,

g)    bezpieczeństwo i ochrona danych,

h)    niezawodność,

i)     kompletność i jakość dokumentacji systemu,

j)     możliwość importu i eksportu danych z i do innych programów.

3. Techniczne:

a)    nowoczesność technologii oprogramowania (języki, bazy danych),

b)    platforma systemowa,

c)    wymagania sprzętowe a istniejąca baza.

 Przegląd wybranych systemów finansowo-księgowych

1. System TETA_Finanse firmy TETA: spełnia wszystkie wymagania formalne określone przepisami o rachunkowości. Może być wykorzystywany przez wszystkie jednostki prowadzące działalność gospodarczą i pełne księgi rachunkowe. Uniwersalność tego systemu pozwala na prowadzenie ewidencji księgowej i rozliczeń finansowych w oparciu o indywidualne plany kont dla jednostek produkcyjnych, handlowych, budowlanych, projektowych oraz mieszanych. Jest systemem "wieloletnim" - pozwala na przeglądanie zapisów oraz tworzenie zestawień i sprawozdań z kilku lat obrotowych jednocześnie.

Ogólne możliwości systemu:

• ewidencja danych i księgowanie

• możliwość utworzenia planu kont z wielopoziomową analityką

• wprowadzanie dokumentów księgowych w dowolnej walucie w dwóch okresach jednocześnie

• kontrola zgodności dekretów, operacji gospodarczych, kręgu kosztów

• kojarzenie zapłat (w tym także częściowych) z fakturami

• automatyczne przeliczanie różnic kursowych

• możliwość prowadzenia rejestrów wstępnych i kompensat między kontrahentami

• ewidencja raportów kasowych

• rejestracja w dzienniku i księgowanie rejestrów z możliwością wcześniejszego sprawdzenia zapisów za pomocą próbnego księgowania

• kontrola rozrachunków z odbiorcami i dostawcami

• tworzy przelewy elektroniczne oraz importuje elektroniczne wyciągi bankowe

• automatyczne rozliczanie kosztów np. miesięcznych, przy użyciu kluczy podziałowych lub przeksięgowań rocznych

• równoległe prowadzenie zapisów na przełomie roku, bez konieczności zamknięcia roku ubiegłego, z automatycznym utworzeniem BO

2) System finansowo-księgowy CRON F-K firmy CRON: system Finansowo- Księgowy przeznaczony jest do obsługi przedsiębiorstw o dowolnym profilu działalności i dowolnej formie własności. Dzięki możliwości współpracy z innymi produktami firmy CRON pozwala na wielokrotne zwiększenie liczby księgowanych i rozliczanych dokumentów, przez co umożliwia uzyskanie na bieżąco pełnych informacji finansowo-księgowych.

System spełnia wymogi znowelizowanej Ustawy o rachunkowości z dnia 09.11.2000r.

System uzyskał pozytywną opinię Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

ZASTOSOWANIE SYSTEMU CRON FK UMOŻLIWIA:

• zestawienie zapisów na kontach w wybranym okresie

• zestawienie obrotów i sald wybranych kont za wybrany miesiąc;

• zestawienie sald - tzw. bilans zamknięcia

• obroty miesięczne (w tym Drill Down, tzn. zestawienie umożliwiające przejście od salda konta, przez zapisy na koncie, do konkretnego dokumentu) i rozliczenie miesiąca

• wyszukiwanie zapisów z podaną kwotą

• sumowanie zapisów na kontach wg podanego wzorca

• zestawienie kontrolne dowodów

• automatyczna kontrola należności i zobowiązań, naliczanie odsetek

• wykaz stanów rozrachunków

• drukowanie przelewów, not odsetkowych i monitów, potwierdzenie sald

• prowadzenie rozrachunków ręcznych i automatycznych

• generowanie wydruków wg projektu użytkownika

• automatyczne przeksięgowania

• parametryzację i kontrolę rozliczenia kosztów

• dowolny układ planu kont; definiowany przez użytkownika

3) System Finansowo-Księgowy SFINX: System SFINX jest sieciowym systemem użytkowym umożliwiającym prowadzenie komputerowej księgowości przedsiębiorstwa. System ma budowę modułową. Dołączanie kolejnych modułów umożliwia automatyczną dekretację rejestrowanych dokumentów, wspomaganą kontekstowymi podpowiedziami i kontrolą poprawności.Dane gromadzone w systemie dostępne są w każdej chwili, w wybranym stopniu szczegółowości obrotów i sald na kontach syntetycznych i analitycznych.

System Rozliczeń Finansowo-Księgowych SFINX to:

• elastyczna struktura planu kont

• możliwość definiowania list wyboru, automatycznych dekretów oraz algorytmów rozliczania

• szybka i aktualna informacja

• łatwy dostęp do danych bieżących i zamkniętych okresów obliczeniowych

• szeroki zakres przechowywanej informacji

• wysoki stopień automatyzacji

• prosta analiza w dowolnym przekroju

• moduł analizy finansowej

4) System Finansowo - Księgowy "WARAN": wielodostępny, wielofirmowy, wielowalutowy system finansowo-księgowy dla firm o rozbudowanej księgowości z dużą ilość operacji gospodarczych o szerokim zakresie informacji analitycznych. Zapewnia natychmiastową, aktualność po każdym wprowadzonym dowodzie, informację o stanach na kontach. Daleko posunięta parametryzacja pozwala na dostosowanie systemu do potrzeb firmy i indywidualnych upodobań każdego operatora.

Podstawowe funkcje systemu:

• Możliwość księgowania jednocześnie do trzech miesięcy, na przełomie roku do dwóch lat

• Rozwinięty system uprawnień operatorów do funkcji systemu i do danych.

• Pełna kontrola bilansowania się danych przy wprowadzaniu i akceptacji dekretów

• Możliwość definiowania automatów księgujących, łączność z systemami Obrót Towarowy, Płace

• Bogaty wybór raportów i generator raportów własnych

1

---