Microsoft Word - Technik_handlowiec_341[03]_Z4.05

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Recenzenci:
mgr Ewa Adamczyk
mgr Andrzej Kobylec

Opracowanie redakcyjne:
mgr Małgorzata Sienna

Konsultacja:
dr Bożena Zając

Korekta:

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[03].Z4.05
„Obsługa systemu finansowo-księgowego”

zawartego w modułowym programie nauczania

dla zawodu technik handlowiec.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

Wprowadzenie 3

Wymagania wstępne 5

Cele kształcenia 6

Materiał nauczania

4.1. Automatyczna instalacja i modyfikacja programu na potrzeby przedsiębiorstwa

handlowego 7

4.1.1. Materiał nauczania

4.1.2. Pytania sprawdzające 9
4.1.3. Ćwiczenia 9
4.1.4. Sprawdzian postępów 10

4.2. Kartoteki w programie finansowo-księgowym 11

4.2.1. Materiał nauczania

4.2.2. Pytania sprawdzające 12
4.2.3. Ćwiczenia 12
4.2.4. Sprawdzian postępów 13

4.3. Plan kont i bilans otwarcia

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.2. Pytania sprawdzające 15
4.3.3. Ćwiczenia 15
4.3.4. Sprawdzian postępów 17

4.4. Rejestry VAT

4.4.1. Materiał nauczania

4.4.2. Pytania sprawdzające 18
4.4.3. Ćwiczenia 19
4.4.4. Sprawdzian postępów 20

4.5. Dekretacja i księgowanie operacji gospodarczych

4.5.1. Materiał nauczania

4.5.2. Pytania sprawdzające 24
4.5.3. Ćwiczenia 24
4.5.4. Sprawdzian postępów 28

4.6. Zestawienia i sprawozdania programu finansowo-księgowego 29

4.6.1. Materiał nauczania

4.6.2. Pytania sprawdzające 30
4.6.3. Ćwiczenia 31
4.6.4. Sprawdzian postępów 32

4.7. Archiwizacja danych

4.7.1. Materiał nauczania

4.7.2. Pytania sprawdzające 33
4.7.3. Ćwiczenia 34
4.7.4. Sprawdzian postępów 34

4.8. Współpraca z innymi programami

4.8.1. Materiał nauczania

4.8.2. Pytania sprawdzające 35
4.8.3. Ćwiczenia 35
4.8.4. Sprawdzian postępów 37

Sprawdzian osiągnięć 38

Literatura 43

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy dotyczącej obsługi systemów

finansowo-księgowych, stosowanych w jednostkach handlowych.

W poradniku zamieszczono:

1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś

mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej.

2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej.
3. Materiał nauczania (rozdział 4), który umożliwia samodzielne przygotowanie się do

wykonania  ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy
wskazaną literaturę, system pomocy programu oraz inne źródła informacji. Materiał
nauczania obejmuje również ćwiczenia, które zawierają:
−  wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia,
−  pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia,
−  sprawdzian wiadomości.

4. Zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całej

jednostki. Zaliczenie tego ćwiczenia jest dowodem osiągnięcia umiejętności praktycznych
określonych w tej jednostce modułowej.

Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub

instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność.
Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej.

Do wykonania ćwiczeń możesz wykorzystać dowolny program komputerowy finansowo-

-księgowy. Każdy program jest dostarczony z plikiem pomocy dla użytkownika. Jest on
opatrzony spisem treści, indeksem, systemem wyszukiwania, a także odsyłaczami
hipertekstowymi. Jest to wygodne narzędzie, zawiera aktualne wyjaśnienia i wskazówki do
wykonania poszczególnych operacji. W czasie wykonywania ćwiczeń powinieneś korzystać
z pomocy w programie jak najczęściej.

Z uwagi na powiązania występujące w programach komputerowych ćwiczenia wykonuj

w kolejności podanej w poradniku. Stosuj numerację dokumentów proponowaną przez
program komputerowy, a daty występujące w ćwiczeniach dostosuj do daty systemowej.

BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów

bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju
wykonywanych prac. Przepisy te poznałeś w trakcie realizacji jednostki modułowej
zastosowanie programów magazynowo-sprzedażowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł

341[03].Z4

Finanse i rachunkowość

przedsiębiorstwa handlowego

341[03].Z4.01

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

341[03].Z4.02

Gospodarowanie zasobami

finansowymi

341[03].Z4.03

Ewidencja majątku przedsiębiorstwa

handlowego

341[03].Z4.04

Ustalanie wyniku finansowego

i sporządzanie sprawozdań

finansowych

341[03].Z4.05

Obsługa systemu finansowo-

-księgowego

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej „Obsługa systemu finansowo-

księgowego”, powinieneś umieć:
−  poruszać się w systemie operacyjnym Windows,
−  przełączać się w oknach otwartych aplikacji,
−  wypełniać pola okien dialogowych,
−  obsłużyć prosty kreator ułatwiający pracę, np. w aplikacjach Office,
−  korzystać z komputerowego systemu pomocy (helpu),
−  korzystać z różnych źródeł informacji, np. Internetu,
−  obsługiwać programy użytkowe z zakresu księgowości w małych przedsiębiorstwach

handlowych,

−  obsługiwać programy użytkowe magazynowo-sprzedażowe,
−  obsługiwać programy komputerowe kadrowo-płacowe,
−  określać uregulowania prawne dotyczące prowadzenia rachunkowości,
−  identyfikować składniki aktywów i pasywów,
−  interpretować i analizować typowe zdarzenia gospodarcze,
−  projektować zakładowy plan kont,
−  ewidencjonować typowe operacje gospodarcze,
−  prowadzić ewidencję syntetyczną i analityczną,
−  poprawiać błędy księgowe,
−  prowadzić księgi rachunkowe.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−  zastosować zasady ergonomii na stanowisku komputerowym,
−  zastosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku komputerowym,
−  wykonać czynności operatorskie podczas instalowania i obsługi programu,
−  skonfigurować program do pracy,
−  obsłużyć system finansowo-księgowy,
−  wprowadzić dane o kontrahentach jednostki gospodarczej,
−  zmodyfikować plan kont,
−  wprowadzić bilans otwarcia,
−  zaewidencjonować operacje gospodarcze w programie,
−  zdefiniować rejestry VAT,
−  skontrolować stan rozrachunków,
−  zamknąć rok obrachunkowy,
−  sporządzić sprawozdania finansowe,
−  sporządzić deklaracje VAT,
−  importować do programu dane z innych aplikacji,
−  utworzyć archiwum danych,
−  odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Automatyczna instalacja i modyfikacja programu na

potrzeby przedsiębiorstwa handlowego

4.1.1. Materiał nauczania

Instalacja programu magazynowo-sprzedażowego

Programy finansowo-księgowe są modułami zintegrowanych systemów zarządzania

firmą. Ich zadaniem jest wspomaganie pracy działu księgowości w firmach prowadzących
księgi handlowe. Programy pozwalają na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą
o rachunkowości oraz są dostosowane do wymogów Unii Europejskiej.

Zanim podejmiemy decyzję o zakupie koniecznie musimy zapoznać się z wymaganiami

sprzętowymi i sprawdzić, czy komputer przeznaczony do pracy z programem spełnia te
wymagania.

Instalację programu należy przeprowadzić zgodnie z instrukcją przebiegu instalacji

znajdującą się w dokumentacji zakupionego programu. Najczęściej instalacja rozpoczyna się
samoczynnie po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD. Otwiera się wówczas kreator
prowadzący nas przez proces instalacji krok po kroku. Jeżeli to nie nastąpi, należy uruchomić
kreator instalacyjny, wybierając z płyty plik instaluj.exe lub install.exe lub setup.exe.
Instalację programów finansowo-księgowych możemy podzielić:
− ze względu na ilość stacji roboczych na:

• jednostanowiskowe,
• sieciowe,

− ze względu na zastosowane oprogramowanie interfejsu do baz danych:

• instalacje typowe,
• instalacje specjalne.

Instalując oprogramowanie, należy wybrać typ instalacji oraz określić folder (katalog)

docelowy. Zaleca się, aby przed instalacją zakończyć pracę wszystkich programów
użytkowych i zapisać wszystkie otwarte dokumenty, ponieważ w czasie instalacji może
zostać wykonany automatyczny restart komputera.

Bardzo ważnym elementem instalacji oprogramowania jest akceptacja umowy

licencyjnej. Dzięki licencji na oprogramowanie możemy je w sposób legalny zainstalować.
Oprogramowanie jest specyficznym rodzajem produktu. Kupując oprogramowanie, nie
stajemy się jego właścicielami. Oprogramowanie stanowi własność intelektualną jego twórcy
lub producenta. My nabywamy prawo korzystania z oprogramowania – licencję.

Z każdym typem oprogramowania otrzymujemy dokumentację, która stanowi dowód

posiadania licencji. Należy pamiętać, że programy są chronione przez prawo autorskie. Ich
kopiowanie lub dystrybucja są zabronione i grożą odpowiedzialnością karną.

Rozpoczęcie pracy z programem

Przystępując do pracy z programem, należy wykonać następujące czynności:

−  uruchomić system operacyjny,
−  uruchomić program, korzystając ze skrótu na pulpicie,
lub w przypadku braku skrótu
−  wybrać z paska zadań Start i otworzyć program tak jak każdą aplikację Windowsa.

Pierwszym krokiem pracy z programem finansowo-księgowym jest założenie firmy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W tym celu należy wprowadzić następujące dane:
− informacje podstawowe o podmiocie gospodarczym: nazwa, adres, NIP, REGON, telefon,

faks,

− długość okresu obrachunkowego – datę początku i końca aktualnego okresu; program

zaproponuje domyślnie aktualny rok kalendarzowy; rok obrachunkowy nie musi
pokrywać się z rokiem kalendarzowym, ale powinien trwać kolejnych, pełnych 12
miesięcy; jest on podstawą do sporządzenia bilansu i rachunku zysków i strat,

− rachunek kosztów – wybieramy wariant ewidencji kosztów zgodnie z obowiązującymi

przepisami rachunkowości i decyzją jednostki gospodarczej, rachunku kosztów nie można
zmieniać w trakcie roku obrachunkowego,

− strukturę własności – określamy formę prawną jednostki gospodarczej,
− profil działalności – podajemy statutowy rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej,

np. handlowa, produkcyjna, usługowa lub profil mieszany.

Na podstawie wprowadzonych danych w programie zostanie utworzona nowa firma.

W czasie tworzenia firmy program zaproponuje utworzenie wzorcowego planu kont. Jeżeli
wybierzemy tę możliwość, wówczas na podstawie informacji dotyczących rachunku kosztów,
formy prawnej oraz rodzaju wykonywanej działalności program automatyczne wygeneruje
plan kont. Można go później modyfikować i dostosować do potrzeb jednostki gospodarczej.
Jeżeli zrezygnujemy z tworzenia planu kont, to program zarejestruje firmę bez planu kont.
W tym wariancie należy utworzyć plan kont indywidualnie i od początku.

Konfiguracja programu

Po założeniu firmy należy dostosować ustawienia i parametry pracy programu do

indywidualnych potrzeb jednostki gospodarczej. Należy przy tym pamiętać o obowiązujących
przepisach rachunkowości i przepisach podatkowych. Osobą konfigurującą program do pracy
jest administrator. Jest to użytkownik o najwyższych uprawnieniach. Przeprowadza on
dodawanie nowych użytkowników i nadawanie im uprawnień, stosownie do wykonywanych
przez nich operacji. Każdy użytkownik zabezpiecza swój dostęp do programu hasłem. System
haseł ma za zadnie chronić przed osobami nieupoważnionymi dane dostępne w programie.
Poza wprowadzeniem użytkowników, konfigurując program należy:
− zdefiniować dokumenty, które będą podstawą wprowadzania danych do programu,

powinny być one zgodne ze sposobem prowadzenia dokumentacji księgowej w firmie;

− zdefiniować stawki VAT i rejestry VAT – są to przede wszystkim rejestry zakupu

i rejestry sprzedaży VAT;

− zdefiniować parametry księgowań – określamy głównie sposób ewidencji kosztów, czy

księgujemy zapisami zbiorczymi, jak rozliczać różnice kursowe;

− zdefiniować konta specjalne – wykorzystywane one są do księgowań automatycznych,

tzn. związanych z ewidencją różnic kursowych, przeszacowaniem walut;

−  określić zaokrąglenia – podajemy dokładność obliczeń;
−  zdefiniować naliczanie odsetek – podajemy stawkę rocznego oprocentowania;
−  skonfigurować drukarki i ustalić parametry wydruku – drukarki odpowiadają za

prawidłowe formatowanie wydruków, aby ustawić parametry wydruku, wystarczy
drukarka domyślna, zainstalowana na naszym komputerze, jest ona niezbędna do
generowania podglądu wydruku;

− uzupełnić kartoteki – należy wprowadzić dane identyfikacyjne kontrahentów,

pracowników, urzędów, zdefiniować rodzaje walut i ich kursy;

− wprowadzić bilans otwarcia – wprowadzamy salda początkowe kont bilansowych;
− wprowadzić obroty rozpoczęcia – wprowadzenia obrotów rozpoczęcia dokonujemy

w przypadku, gdy praca z programem została rozpoczęta w trakcie roku obrachunkowego

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

i nie chcemy wprowadzać wszystkich dokumentów źródłowych, nie wszystkie programy
mają taką możliwość, wówczas należy wprowadzić wszystkie dokumenty źródłowe.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie zasady obowiązują przy instalacji programów w środowisku Windows?
2.  W jaki sposób możemy obsługiwać programy w środowisku Windows?
3.  Co to jest licencja i do czego służy?
4.  Jakie czynności należy wykonać, aby rozpocząć pracę z programem finansowo-

księgowym?

5. Na czym polega rejestracja firmy w programie finansowo-księgowym?
6. Jakie czynności należy wykonać, aby dostosować parametry pracy programu do potrzeb

firmy?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zainstaluj dowolny program finansowo-księgowy na swoim stanowisku pracy. Po

zakończeniu procesu instalacyjnego uruchom program.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  uruchomić komputer,
2)  sprawdzić, czy komputer spełnia wymagania sprzętowe programu,
3)  włożyć płytę instalacyjną do napędu, poczekać na autostart lub w oknie „Mój Komputer”

otworzyć stację CD, a następnie plik startowy setup.exe lub instaluj.exe lub install.exe.

4)  przeprowadzić instalację za pomocą kreatora instalacji,
5)  zakończyć proces instalacji programu i opróżnić stację CD,
6)  uruchomić program, klikając myszką na pulpicie skrót do programu lub wybierając

program z Menu Start.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe,
− płyta z programem finansowo-księgowym.

Ćwiczenie 2

Utwórz w zainstalowanym programie finansowo-księgowym firmę o następujących

danych:

Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe „BIG” Spółka Akcyjna,
NIP 725-144-35-78, REGON 478743290,
91-723 Łódź, ul. Kąkolowa 46, woj. łódzkie,
tel./faks 0-42 671-23-15,
Rok obrachunkowy od 2006-01-01 do 2006-12-31.
PHU „BIG” ewidencjonuje koszty tylko w układzie rodzajowym. Statutową
działalnością jednostki gospodarczej jest handel i usługi.
Plan kont wygeneruj automatycznie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  rozpocząć pracę z programem finansowo-księgowym,
2)  wybrać opcję pozwalającą na rejestrację nowej firmy,
3)  wprowadzić dane identyfikacyjne firmy do odpowiednich pól,
4)  zapisać wprowadzone dane,
5)  automatycznie utworzyć plan kont,
6)  rozpocząć pracę z nową firmą.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym.

Ćwiczenie 3

Dostosuj program finansowo-księgowy do specyfiki działalności firmy „BIG”:

− skonfiguruj konto administratora programu, dopisując swoje imię i nazwisko,

identyfikator (podaj swoje inicjały), podaj hasło BIG (nie wprowadzaj swojego hasła),

−  skonfiguruj drukarkę do wydruku graficznego,
−  wprowadź stopę procentową odsetek ustawowych wg stanu na dzień 2006-01-01 – 11,5%,
−  ustaw metodę rozliczania VAT – zasady ogólne,
−  ustaw parametry kont specjalnych, korzystając z wygenerowanego planu kont.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą „BIG”,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję zmiany parametrów pracy programu,
3)  wprowadzić podane parametry do odpowiednich okien programu,
4)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą „BIG”

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) zainstalować dowolny program finansowo-księgowy?

2) uruchomić program finansowo-księgowy?

3) utworzyć nową firmę w programie finansowo-księgowym?

4) ustawić parametry pracy programu finansowo-księgowego?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Kartoteki w programie finansowo-księgowym

4.2.1. Materiał nauczania

Kartoteki służą do ewidencjonowania i zarządzania informacjami o partnerach

handlowych przedsiębiorstwa, o urzędach i pracownikach, a także o numerach rachunków
bankowych firmy i środkach trwałych. Ułatwiają one szybkie wyszukiwanie informacji,
niezbędnych w czasie pracy działu księgowości. Raz wprowadzone dane mogą być
wykorzystywane wielokrotnie, bez potrzeby ponownego wpisywania. Kartoteki pozwalają na
automatyczne wykonanie operacji gospodarczych związanych z rozrachunkami.

Kartoteka kontrahentów zawiera informacje o odbiorcach i dostawcach jednostki

gospodarczej, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Kontrahentem może być również
pożyczkodawca i pożyczkobiorca. Karta kontrahenta składa się z różnych zakładek, do
których wprowadzamy następujące informacje:
− kod (symbol) kontrahenta, np. nazwa skrócona – powinna być to informacja unikalna,

pozwalająca zidentyfikować kontrahenta bezbłędnie,

− dane adresowe kontrahenta,
− NIP – numer identyfikacji podatkowej wprowadzamy w formacie xxx-xxx-xx-xx lub

w xxx-xx-xx-xxx, możemy również podać przedrostek PL wówczas wprowadzamy NIP
bez myślników,

−  numery rachunków bankowych,
−  informacje, w jaki sposób kontaktować się z kontrahentem,
−  adres strony internetowej kontrahenta – istnieje możliwość wywołania strony WWW

z poziomu kartoteki,

− adres email – możliwość wysyłania poczty z poziomu kartoteki, aby skorzystać z tej

możliwości musimy skonfigurować program Outlook,

− określenie powiązań z kontami analitycznymi.

Kartoteka pracowników przechowuje informacje o osobach zatrudnionych w danej

jednostce gospodarczej. Do tej kartoteki wprowadzamy:
−  dane osobowe pracowników,
−  adres zamieszkania,
−  numery rachunków bankowych,
−  informacje o urzędach skarbowych pracowników.

Kartoteki urzędów przechowują dane urzędów skarbowych i zakładów ubezpieczeń

społecznych oraz innych instytucji publicznoprawnych. Kartoteki urzędów zawierają
następujące informacje:
−  nazwę urzędów,
−  dane adresowe urzędów,
−  numery rachunków bankowych urzędów.

Kartoteki w programach komputerowych są wyposażone w tzw. filtry (wyszukiwarki),

które ułatwiają identyfikację danej pozycji w systemie. Szukanie może odbywać się wg
różnych kryteriów wyszukiwania, wg nazwy, kodu, NIP-u, adresu, imienia i nazwiska
w przypadku pracowników.

Dane w kartotekach programu finansowo-księgowego są powiązane z planem kont.

Tworzą one konta analityczne do kont rozrachunkowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jaką funkcję pełnią kartoteki w programie finansowo-księgowym?
2.  Jakie informacje przechowywane są w kartotekach programu finansowo-księgowego?
3.  W jaki sposób możemy wyszukać w kartotece określonego kontrahenta jednostki

gospodarczej?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wprowadź do kartoteki kontrahentów, w programie finansowo-księgowym dane

opisujące kontrahentów PHU „BIG” S.A.:
1) Przedsiębiorstwo Produkcyjne „OMEGA”, 90-200 Pabianice, ul. Krochmalna 7,tel./faks

0-42 654-32-32, www.omega.pl, email omega@onet.pl NIP 845-765-23-12, REGON
470982341, rachunek w banku KB 45 6789 7890 0000 0002 8760 0022,

2) Hurtownia Artykułów Chemicznych „ADAR”, 91-725 Łódź, ul. Krótka 21, tel. 0-42 634-

45-78, faks 0-42 634-46-79, email adar@interia.pl, NIP 729-67-98-432, REGON
479843275, rachunek w banku BZ WBK 42 9845 0002 5678 0000 0034 2343

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) uruchomić program finansowo-księgowy i otworzyć firmę PHU „BIG” S.A.,
2) przeczytać w pomocy programu instrukcję dopisywania danych do kartotek

kontrahentów,

3)  otworzyć kartotekę kontrahentów,
4)  wprowadzić dane identyfikacyjne kontrahentów,
5)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 2

Wprowadź do kartoteki urzędów, w programie finansowo-księgowym dane dotyczące

urzędów skarbowych i ZUS:
1) Pierwszy Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty, ul. Zachodnia 47, 91-066 Łódź, konto bankowe

dotyczące CIT w NBP O/O Łódź 21 1010 1371 0000 4222 2100 0000.

2) Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty, ul. Św. Teresy 105, 91-222 Łódź, konto bankowe

w NBP O/O Łódź 85 1010 1371 0000 5522 2300 0000

3) Zakład Ubezpieczeń Społecznych, 90-431 Łódź, ul Zamenhofa 2, konto bankowe w NBP

O/O Łódź 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować w programie finansowo-księgowym, z firmą PHU „BIG” S.A.,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję dopisywania danych do kartotek urzędów,
3)  otworzyć kartotekę urzędów,
4)  wprowadzić dane identyfikacyjne urzędów,
5)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 3

Wprowadź do kartoteki pracowników w programie finansowo-księgowym dane opisujące

pracowników PHU „BIG” S.A.
1) Jan Jacek Kowalski, syn Ryszarda i Marii, urodzony w Poznaniu 1950-03-15, PESEL

50031506735, NIP 727-671-34-12, tel. 0-42 617-25-11, zamieszkały w Łodzi 90-543,
ul. Słoneczna 6 m. 11, Drugi Urząd Skarbowy w Łodzi, pracownik posiada rachunek
w PKO S.A. III O/Łódź 43 1234 5677 0001 4421 0002 0003

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję dopisywania danych do kartotek pracowników,
3)  otworzyć kartotekę pracowników,
4)  wprowadzić dane identyfikacyjne pracowników,
5)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) wpisać dane pracowników do kartotek programu finansowo-księgowego?

2) dane kontrahentów do kartotek programu finansowo-księgowego?

3) wprowadzać dane urzędów do kartotek programu finansowo-księgowego?

4) odszukać informacje w kartotekach programu finansowo-księgowego?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Plan kont i bilans otwarcia

4.3.1. Materiał nauczania

Plan kont obejmuje wykaz kont syntetycznych oraz kont analitycznych. Na kontach

syntetycznych ujmuje się operacje dotyczące środków gospodarczych oraz źródeł ich
finansowania. Z kont syntetycznych wynikają informacje, które wykazywane są w bilansie
jednostki gospodarczej. Konta syntetyczne są kontami nadrzędnymi. Do wybranych kont
syntetycznych mogą być prowadzone konta szczegółowe – konta analityczne. Na kontach
analitycznych obowiązuje tzw. zapis powtarzany, który polega na tym, że księgowanie na
koncie analitycznym jest dokonywane po tej samej stronie, w tej samej kwocie, na podstawie
tego samego dowodu, co na koncie syntetycznym, dla którego jest prowadzona analityka.

W komputerowych programach finansowo-księgowych istnieje wzorcowy plan kont.

Można go wybrać podczas rejestrowania w programie nowego podmiotu gospodarczego.
Będzie on utworzony na podstawie informacji dotyczących formy własności, rodzaju
działalności oraz stosowanego rachunku kosztów w jednostce gospodarczej. Wybrany
wzorzec może podlegać modyfikacji, tzn. poprawianiu, usuwaniu, dodawaniu nowych kont,
w celu dostosowania go do potrzeb firmy i przyjętych przez firmę zasad rachunkowości.
Jeżeli zrezygnujemy z opcji automatycznego generowania planu kont, to będziemy musieli
tworzyć go samodzielnie.

Konta w planie kont opisane są przez następujące parametry:

− numer konta – konta syntetyczne mają numery 3-cyfrowe i są podzielone na zespoły;

pierwsza cyfra numeru danego konta wskazuje, do jakiego zespołu należy dane konto,

− nazwę konta – wskazuje rodzaj operacji gospodarczej ewidencjonowanej na danym

koncie,

− typ konta:

• bilansowe – są uwzględniane w bilansie, salda tych kont zmieniają stan aktywów

lub pasywów jednostki gospodarczej,

• wynikowe – są uwzględniane w rachunku zysków i strat, służą do ewidencjonowania

przychodów i kosztów jednostki gospodarczej,

• pozabilansowe – nie są ujmowane w bilansie i rachunku zysków i strat, charakteryzują

się zapisem jednostronnym,

• rozrachunkowe – służą do ewidencji należności i zobowiązań, mogą wykazywać dwa

salda, z których jedno wchodzi do aktywów bilansu, a drugie do pasywów bilansu.

W planie kont można wykonać następujące operacje:

− dodać konto syntetyczne – można utworzyć je w dowolnym momencie pracy

z programem,

− dodać konto analityczne – możemy je dodać do wskazanego konta syntetycznego, nie

można dodawać kont analitycznych do kont, na których istnieją zapisy księgowe, do kont
analitycznych można przyłączyć dane z kartotek lub samodzielnie wprowadzić numer
i nazwę konta,

− usunąć konto – program pozwoli na usunięcie konta, na którym nie było zapisów

księgowych,

− sprawdzić obroty danego konta.

Po dodaniu nowego konta bilansowego i rozrachunkowego do planu kont należy

wskazać, w jakiej pozycji bilansu ma być ujmowane jego saldo. W przypadku kont
wynikowych przypisujemy saldo konta do pozycji rachunku zysków i strat.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Bilans otwarcia

Księgowanie operacji gospodarczych należy rozpocząć od wprowadzenia bilansu

otwarcia. Zawiera on salda kont na początek roku obrotowego. Ręcznie wprowadzamy bilans
otwarcia w pierwszym roku pracy z programem finansowo-księgowym. W kolejnych latach
bilans otwarcia możemy wygenerować automatycznie przy otwieraniu nowego roku
obrotowego. Zgodnie z zasadą ciągłości bilansowej, bilans zamknięcia poprzedniego roku
zostanie przeniesiony jako bilans otwarcia nowego roku obrotowego.

Okno bilansu wyświetla wszystkie konta bilansowe zawarte w planie kont. Należy

wprowadzić wartości tylko na te konta, które wykazują salda początkowe. W przypadku kont
analitycznych wprowadzamy salda na konta najniższego poziomu analityki. Program sam
oblicza salda kont nadrzędnych. Szczególnym rodzajem kont są konta rozrachunkowe. Ich
salda początkowe są sumą nierozliczonych na początek roku obrotowego należności
i zobowiązań. Przy wprowadzaniu sald na konta rozrachunkowe musimy wskazać typ
rozrachunków, tzn. jakim saldem wprowadzić je do bilansu otwarcia (należności saldem Wn,
zobowiązania saldem Ma).

Po wprowadzeniu sald początkowych bilans otwarcia należy sprawdzić. Musi wystąpić

zasada równowagi bilansowej, tzn. suma aktywów musi być równa sumie pasywów. Dopiero
wówczas będzie możliwe zaksięgowanie bilansu otwarcia. Bilans otwarcia można
wprowadzać i poprawiać aż do momentu jego zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu bilansu można
jedynie przeglądać, dokonanie poprawek jest niemożliwe.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jaką rolę w ewidencji księgowej pełni plan kont?
2.  Jakie grupy kont zawiera plan kont?
3.  W jakim celu stosujemy konta analityczne?
4.  W jaki sposób tworzymy plan kont w programie finansowo-księgowym?
5.  Jakie informacje są niezbędne, aby automatycznie wygenerować plan kont w programie

księgowym?

6. Jakie informacje zawiera bilans otwarcia?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zmodyfikuj plan kont PHU „BIG” S.A. Dopisz konta analityczne do konta „Usługi

obce”:

−  usługi transportowe,
−  usługi remontowe,
−  usługi bankowe,
−  pozostałe usługi.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat modyfikowania planu kont,
3)  otworzyć plan kont,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4) dodać konta analityczne,
5) zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 2

Wprowadź bilans otwarcia PHU „BIG” S.A.

Bilans sporządzony na dzień 01-01-2006 roku

Aktywa Kwota

Pasywa Kwota

Środki trwałe
−  budynki i lokale
−  środki transportu
Kasa
Rachunek bieżący
Rozrachunki z odbiorcami
−  należność od ADAR
Materiały
−  materiały biurowe
Towary

330 000,00
150 000,00
180 000,00

11 350,00

160 000,00

4 000,00
4 000,00
2 000,00
2 000,00

64 700,00

Kapitał zakładowy
Wynik finansowy
Rozrachunki z
dostawcami
− zobowiązanie wobec

OMEGA

500 000,00

70 000,00

2 050,00

Razem

572 050,00

Razem

572 050,00

W bilansie otwarcia występują rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, które powstały

w poprzednim roku obrotowym. Wprowadź rozrachunki do bilansu otwarcia, podając
następujące informacje:
− dla rozrachunków z odbiorcami:

•  data płatności 2006-01-15,
•  data dokumentu 2005-12-29,
•  rozrachunki powstały na podstawie faktury VAT nr 126/2005,
•  odsetki ustawowe,

− dla rozrachunków z dostawcami:

•  data płatności 2006-01-20,
•  data dokumentu 2005-12-20,
•  rozrachunki powstały na podstawie faktury VAT nr 214/2005,
•  odsetki ustawowe.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat wprowadzania bilansu otwarcia,
3)  otworzyć okno bilansu otwarcia,
4)  wpisać salda początkowe podanych kont,
5)  zapisać wprowadzone dane.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) dopisać do planu kont konto analityczne?

2) wymienić czynniki kształtujące budowę planu kont w programie księgowym?

3) wprowadzić bilans otwarcia do programu księgowego?

4) wprowadzić rozrachunki w bilansie otwarcia?

5) zaksięgować bilans otwarcia?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Rejestry VAT

4.4.1. Materiał nauczania

Rejestry VAT związane są z podatkiem od towarów i usług. Są one pomocne przy

rejestrowaniu dokumentów księgowych zawierających podatek VAT oraz pomagają
kontrolować sposób naliczania podatku VAT.

Programy finansowo-księgowe pozwalają prowadzić wiele rejestrów VAT. Typowe

rejestry VAT możemy podzielić na:

− rejestry zakupu,

− rejestry sprzedaży,

− rejestry importu,

− rejestry eksportu.

Użytkownik może tworzyć dowolną ilość rejestrów, zależnie od przyjętych zasad

ewidencji w jednostce gospodarczej. Informacje przechowywane w rejestrach VAT są
wykorzystywane przy tworzeniu deklaracji VAT. Program podczas tworzenia deklaracji
uwzględnia wszystkie prowadzone rejestry VAT. Ze względu na informacje niezbędne do
wypełnienia deklaracji VAT-7, wśród ewidencji zakupu należy wyodrębnić rejestr zakupu
środków trwałych. Będzie on gromadził kwoty podatku od zakupionych środków trwałych,
w przypadku braku oddzielnego rejestru zakup środków trwałych będzie traktowany jako
pozostałe zakupy i deklaracja VAT-7 zostanie sporządzona błędnie.

Rejestry VAT pozwalają ewidencjonować dokumenty w podziale na stawki podatku

VAT. Podczas wprowadzenia danych do rejestru program automatycznie nalicza kwoty
podatku VAT oraz wartość brutto, stosując zaokrąglenia podane w ustawieniach programu.
W rejestrach VAT wprowadzone dokumenty będą widoczne dopiero po ich zaksięgowaniu.
Z rejestrem VAT powiązane są faktury zakupu i sprzedaży oraz faktury korygujące.
Wprowadzając do rejestrów dane z faktur korygujących, należy przyjąć jednolity sposób
wprowadzania kwot. Kwoty podwyższające wartość faktury należy wpisać ze znakiem „+”,
a kwoty obniżające ze znakiem „-”.

Definiując nowy rejestr w programie finansowo-księgowym, musimy określić

następujące parametry:

− nazwę rejestru – wpisujemy pełną nazwę, np. faktury VAT (sprzedaż),

− typ rejestru – wybieramy rejestr zakupu lub rejestr sprzedaży,

− rodzaj dokumentowanej transakcji – np. zakup środków trwałych,

− ewidencja korygująca – zaznaczenie tego pola decyduje o tym, czy rejestr ma pojawiać

się przy wypełnianiu dokumentów korygujących.

Operację dodawania rejestrów VAT w programie finansowo-księgowym należy

dokładnie przemyśleć, gdyż zmiany definicji są niemożliwe po wprowadzeniu pozycji
dokumentów do rejestrów. Zapisy wprowadzamy do rejestru z pozycji dodawania dokumentu
zakupu lub sprzedaży. W oknie dokumentu będzie aktywna zakładka „Rejestr” lub „VAT”.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jaki jest cel prowadzenia rejestrów VAT w programie finansowo-księgowym?
2.  Jakie typy rejestrów można wyróżnić w programie finansowo-księgowym?
3.  Jakie informacje należy podać definiując w programie finansowo-księgowym rejestr

VAT?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. Dlaczego wśród rejestrów zakupów VAT należy wyodrębnić rejestr zakupu środków

trwałych?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zdefiniuj w firmie PHU „BIG” S.A. rejestry zakupów VAT:

− towarów krajowych,
− środków trwałych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat definiowania rejestrów VAT,
3)  otworzyć kartotekę rejestrów,
4)  dodać nowe rejestry,
5)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 2

Zdefiniuj w firmie PHU „BIG” S.A. rejestry zakupów VAT dla faktur korygujących

dotyczących zakupów towarów krajowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  otworzyć kartotekę rejestrów,
3)  dodać nowe rejestry, zaznaczając opcję dotyczącą korekty,
4)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 3

Zdefiniuj w firmie PHU „BIG” S.A. rejestry sprzedaży VAT dla faktur zwykłych

i korygujących.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  otworzyć kartotekę rejestrów,
3)  dodać nowe rejestry,
4)  zapisać wprowadzone dane.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) sklasyfikować rejestry VAT?

2) wskazać cel stosowania rejestrów VAT?

3) zdefiniować zwykły rejestr zakupów VAT?

4) zdefiniować rejestr sprzedaży VAT?

5) zdefiniować rejestry VAT dla dokumentów korygujących?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Dekretacja i księgowanie operacji gospodarczych

4.5.1. Materiał nauczania

Ewidencja operacji gospodarczych prowadzona jest na podstawie dokumentów

księgowych dotyczących wykonanych przez jednostkę operacji gospodarczych. Podstawą
zapisów w programie komputerowym są dokumenty papierowe. Do programu finansowo-
księgowego wprowadzamy je tylko jeden raz, a program automatycznie zapisuje je we
wszystkich odpowiednich ewidencjach. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi
rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które tworzą:
−  dziennik,
−  księgę główną,
−  księgi pomocnicze,
−  zestawienia obrotów i sald,
−  wykaz składników aktywów i pasywów.

Przy prowadzeniu ewidencji przy użyciu komputera za księgi rachunkowe uważa się

odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych
komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu
na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem jest, aby jednostka gospodarcza
posiadała oprogramowanie, które umożliwi dokonywanie zapisów w wymienionych wyżej
księgach rachunkowych oraz ich wydrukowanie.

Programy finansowo-księgowe zawierają zdefiniowane formularze podstawowych

dokumentów księgowych. Na bazie dokumentów predefiniowanych możemy utworzyć
własne dokumenty występujące w jednostce gospodarczej. W dokumentach wprowadzanych
do systemu finansowo-księgowego możemy wyróżnić:
−  część opisową,
−  zapis (dekret),
−  rejestr,
−  rozrachunki.

Część opisowa dokumentu to informacje ogólne o dokumencie, pozwalające go

zidentyfikować w systemie. Zaliczmy tu następujące pozycje:
− symbol dokumentu i jego numer ewidencyjny – program w ten sposób identyfikuje

dokumenty wprowadzane do systemu,

− dokument źródłowy – przepisujemy symbol i numer z dokumentu księgowego, który jest

podstawą zapisu w programie,

− data ujęcia w księgach – data ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, wskazuje

okres sprawozdawczy, do którego będzie przyporządkowany dokument,

− data operacji – przepisujemy ją z dokumentu źródłowego, program podpowiada datę

bieżącą, którą możemy zmienić,

− treść operacji gospodarczej – to tekst opisujący dany dokument, określający jego

kategorię i wskazujący na charakter księgowanej operacji.

Część zapis obejmuje kwoty operacji oraz konta księgowe. Jest odpowiednikiem

typowych zapisów księgowych. Dekretacja prowadzona jest w ujęciu wartościowym. Dla
każdego dokumentu odpowiednie konto możemy wskazać na kilka sposobów:
−  wpisać numer konta bezpośrednio do pola edycyjnego,
−  wskazać przycisk konto i wprowadzić numer konta z otwartego w ten sposób planu kont,
−  wpisać pierwsze cyfry numeru konta i wyświetlić tzw. listę instynktową kont lub plan kont.

Wskazując konto księgowe dla danej operacji gospodarczej, musimy podawać konta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

o najniższym poziomie analityki. Program sprawdza, czy wybrane konto nie posiada kont
podrzędnych i czy występuje ono w planie kont. Dekretowanie operacji gospodarczych
możemy przeprowadzić zapisem prostym lub zapisem złożonym. Program umożliwia
rozbijanie wybranych kwot ogólnych na dowolną liczbę kwot cząstkowych oraz właściwą ich
dekretację. Rozksięgować kwoty można tylko po jednej stronie, albo po stronie Wn, albo Ma.
Programy finansowo-księgowe kontrolują poprawność wykonywanych operacji, ale to
użytkownik wskazuje konta do dekretacji. Jeżeli wskażemy niewłaściwe konta, ale zgodnie
z zasadą podwójnego zapisu, program uzna dekretację za prawidłową. Tak samo postąpi
w przypadku każdego błędu, który nie narusza zasady podwójnego zapisu.

Dokumenty zakupu i sprzedaży będą ewidencjonowane w rejestrach VAT. Są one

niezbędne do określenia wysokości VAT naliczonego i należnego oraz do sporządzenia
deklaracji VAT. Jeżeli na dokumencie mamy różne rodzaje zakupów i sprzedaży, to należy
dokonać kilku wpisów w rejestrze.

W przypadku ewidencji dokumentów zakupu lub sprzedaży konieczne jest również

określenie kontrahenta. Program umożliwia wybranie danych z kartoteki programu.
W przypadku powiązania kartoteki kontrahenta z planem kont, numer kontrahenta
w kartotece jest jednocześnie numerem konta analitycznego. Księgowanie na kontach
rozrachunkowych uaktywni w oknie dokumentu pole rozrachunki, które pozwoli rejestrować
płatności.

Prowadzenie rozrachunków

Rozrachunki dotyczą rozliczeń z kontrahentami, pracownikami, urzędami, a także

pozostałych kont zdefiniowanych jako rozrachunkowe. Prowadzenie rozrachunków możliwe
jest z poziomu wprowadzania dokumentów. Po wskazaniu konta rozrachunkowego możliwe
jest otwarcie okna edycji rozrachunków. W przypadku dekretacji dokumentów otwierających
transakcję, w oknie rozrachunków zaznaczamy opcję nowa transakcja i podajemy termin
płatności. Możemy również podać stopę procentową odsetek w przypadku regulowania
płatności nieterminowo. Ewidencjonując dokument potwierdzający zapłatę, rozrachunki
należy rozliczyć, czyli zmniejszyć należności lub zobowiązania.

Wprowadzone w dokumencie rozrachunki są przechowywane w kartotece rozrachunków.

Umożliwia ona przeglądanie rozrachunków i zarządzanie nierozliczonymi rozrachunkami.
Rozrachunki można przeglądać w przekroju należności i zobowiązań. Kartoteki przechowują
informacje o należnościach i zobowiązaniach terminowych, przeterminowanych
i rozliczonych. Kartoteki rozrachunków pozwalają wykonać następujące operacje:
−  prowadzić historię rozliczeń z danym kontrahentem, pracownikiem lub urzędem,
−  rozliczać rozrachunki,
−  korygować rozrachunki,
−  wystawiać noty odsetkowe do należności przeterminowanych,
−  wystawiać monity dla kontrahentów zalegających z zapłatą,
−  wystawiać polecenia przelewu,
−  kompensować rozrachunki w przypadku dwukierunkowych rozliczeń z danym

kontrahentem,

− wystawiać potwierdzenie salda z kontrahentem na koniec okresu sprawozdawczego.

Księgowanie dokumentów

Wprowadzone do programu dokumenty przed zaksięgowaniem najlepiej jest zapisać

w pamięci programu. Niezaksięgowane dokumenty można poprawiać w dowolny sposób. Po
zaksięgowaniu korekta możliwa jest tylko poprzez wprowadzenie dokumentów stornujących.
Wykorzystując do poprawy błędów storno czerwone, wprowadzamy dokument ze znakiem „–”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Po wybraniu polecenia „Księguj” zostanie utworzony dziennik księgowań. Zgodnie
z przepisami ustawy o rachunkowości dokumentom zostanie przypisany kolejny numer
dziennika księgowań, kolejny numer pozycji w dzienniku i data księgowania, pozwalająca na
kontrolę chronologii zapisów na kontach. Programy finansowo-księgowe zapamiętują
informację, kto zaksięgował dokument. Na wydruku dziennika jest widoczny identyfikator
użytkownika, który zaksięgował dokument (to także jest wymóg ustawy o rachunkowości).

Księgowanie kosztów

Zakładając w programie nowy podmiot gospodarczy musimy wybrać wariant rachunku

kosztów. Zgodnie z przepisami rachunkowości koszty mogą być księgowane:
−  tylko na kontach zespołu 4,
−  tylko na kontach zespołu 5,
−  na kontach zespołu 4 i przeksięgowane na konta zespołu 5.

W przypadku wyboru wariantu trzeciego występują księgowania równoległe.

programie wprowadzenie dekretu na konto zespołu 4 powoduje automatyczne

wygenerowanie dodatkowego zapisu. Program podpowiada wartość i opis operacji oraz
numer konta Ma – „490 – Rozliczenie kosztów”, konto Wn użytkownik musi wprowadzić
sam. Księgowania równoległe mogą być prowadzone:
− zbiorczo – w danym dokumencie wszystkie zapisy na konta zespołu 4 są sumowane

i jedną kwotą wprowadzane na konto 490 po stronie Ma, kwotę można rozbić tylko po
stronie Wn na kontach zespołu 5,

− po każdym zapisie – w danym dokumencie zapis równoległy powstaje bezpośrednio po

zapisie na konto zespołu 4, z kwotą przeniesioną z tego zapisu.

Przeksięgowania – zamknięcie roku obrotowego

Programy finansowo-księgowe pracują w ujęciu rocznym, tzn. że ewidencja operacji

gospodarczych prowadzona jest w podziale na lata obrotowe. Informacje mogą być
przenoszone pomiędzy latami obrotowymi poprzez system zamykania i otwierania roku
obrotowego. Zamknięcie roku jest operacją księgową. Polega na przeksięgowaniu obrotów
kont wynikowych na konto wynik finansowy, sporządzeniu rachunku zysków i strat
i sporządzeniu bilansu zamknięcia. Zamknięcia roku można dokonać w okresie od 01 stycznia
do 30 marca roku następnego. Właściwość ta nie wynika z możliwości programów
finansowo-księgowych, lecz z przepisów ustawy o rachunkowości, które dopuszczają
zamykanie ksiąg rachunkowych w okresie trzech miesięcy od dnia:
−  kończącego rok obrotowy,
−  zakończenia działalności,
−  zmiany formy prawnej,
−  postawienia w stan likwidacji lub upadłości.

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej

działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania
finansowego za rok obrotowy.

W programach finansowo-księgowych operacje zamykania i otwierania roku sporządzane

są automatycznie, po wybraniu odpowiedniego polecenia. O wykonaniu tej operacji decyduje
użytkownik programu. Po zamknięciu okresu w danym roku obrotowym nie można
poprawiać istniejących ani dopisywać nowych dokumentów księgowych. Zamknięcie roku
jest operacją nieodwracalną. Systemy finansowo-księgowe wymagają potwierdzenia
wykonania tej operacji, a niektóre z nich zatwierdzenia zamknięcia roku.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie przepisy regulują prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera?
2.  Jakie elementy zawiera formularz dokumentu w programie finansowo-księgowym?
3.  Jakie dokumenty księgowe wprowadzamy do rejestrów VAT?
4.  Kiedy w oknie wprowadzania dokumentu wypełniamy rozrachunki?
5.  Na czym polega dekretowanie operacji gospodarczych?
6.  W jaki sposób możemy rozksięgować kwoty operacji gospodarczych?
7.  W jaki sposób wskazujemy konto księgowe w programie finansowo-księgowym?
8.  Jakie operacje możemy wykonać w kartotece rozrachunków?
9.  Kiedy powstają księgowania równoległe?
10. Na czym polega zamknięcie ksiąg rachunkowych?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sprawdź, czy kartoteka dokumentów programu finansowo-księgowego zawiera

następujące rodzaje dokumentów: PK, WZ, PZ, RW, LP. W przypadku braku wymienionych
dokumentów, zdefiniuj odpowiednie formularze.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat definiowania dokumentów,
3)  dodać w kartotece dokumentów nowe pozycje,
4)  zapisać wprowadzone dane.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 2

Dokonaj ewidencji operacji gospodarczych, które wystąpiły w PHU „BIG” S.A.

w styczniu (styczeń należy traktować jako cały rok działalności). Wprowadź dane do bufora
programu:

1. Faktura VAT nr 14/2006 – zakupiono towary od dostawcy OMEGA, zapłata przelewem

w ciągu 14 dni:

− wartość netto zakupionych towarów

6 000,00

− VAT 22%

1 320,00

− wartość brutto

7 320,00

2. PZ 1/2006 – przyjęto zakupione towary do magazynu w cenie zakupu netto

.............

3. Faktura VAT nr 36/2006 – zakupiono towary od nowego dostawcy END (dane

kontrahenta wpisz dowolnie), zapłata przelewem w ciągu 7 dni:

− wartość netto

7 500,00

− VAT 22%

1 650,00

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

− wartość brutto

9 150,00

4. PZ 2/2006 – przyjęto zakupione towary do magazynu w cenie zakupu netto

.............

5. Faktura VAT nr 1/2006 – sprzedaż towarów odbiorcy ADAR, zapłata przelewem 7 dni:
− wartość netto

9 000,00

− VAT 22%

1 980,00

− wartość brutto

10 980,00

6. WZ 1/2006 – wydanie sprzedanych towarów w cenie ewidencyjnej

6 300,00

7. WB 1 – odbiorca ADAR uregulował należność z tytułu faktury 1/2006

.............

8. RK 1/2006 (KW 1/2006) – wypłacono pracownikowi J. Kowalskiemu zaliczkę na zakup

środków czystości

500,00

9.  Rozliczenie zaliczki:
−  zakupione materiały przekazano do zużycia 420,00
−  zwrot do kasy niewykorzystanej zaliczki z operacji 5

.............

10. Faktura VAT nr 87/2006 – zakupiono od dostawcy COMP (dane identyfikacyjne wpisz

dowolnie) zestaw komputerowy, płatność przelewem w ciągu 7 dni. Zestaw przyjęto do
użytkowania w dziale księgowości:

− wartość netto

5 400,00

− VAT 22%

1 188,00

− wartość brutto

6 588,00

11. LP nr 1/2006 – lista płac za miesiąc styczeń:
− wynagrodzenie brutto

19 000,00

− ubezpieczenia społeczne 18,71%

.............

− ubezpieczenia zdrowotne 8,75%

.............

− podatek dochodowy

1 737,00

− do wypłaty .............
12. WB 2 – wypłacono pracownikom wynagrodzenia na konta osobiste

.............

13. PK 1/2006 – naliczono składki ZUS pracodawcy 20,79%

.............

14. WB 3 – uregulowano zobowiązanie wobec dostawców:
− OMEGA z tytułu faktury nr 214/2006

2 050,00

− COMP z tytułu faktury nr 87/2006

6 588,00

15. PK 2/2006 – naliczono amortyzację środków trwałych za bieżący miesiąc
− budynki i lokale

312,50

− środki transportu

3 000,00

16. Faktura VAT nr 14/2006 – zakupiono towary od dostawcy OMEGA, zapłata przelewem

w ciągu 14 dni:

− wartość netto zakupionych towarów

4 500,00

− VAT 22%

990,00

− wartość brutto

5 490,00

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat wprowadzania nowych dokumentów,
3)  dodać w kartotece kontrahentów nowe pozycje,
4)  obliczyć brakujące kwoty operacji,
5)  zadekretować podane operacje gospodarcze,
6)  wypełnić rejestry VAT zakupu i sprzedaży na podstawie wprowadzanych faktur,
7)  zapisać wprowadzone transakcje w rozrachunkach,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8) zapisać wprowadzone informacje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 3

Przeanalizuj stan należności i zobowiązań w firmie PHU „BIG” S.A. Wystaw wezwanie

do zapłaty i zaksięguj notę odsetkową dla odbiorcy ADAR z tytułu faktury 126/2006
(rozrachunki z bilansu otwarcia).

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować w programie finansowo-księgowym z firmą

PHU „BIG” S.A,

2)  otworzyć kartotekę rozrachunki wg kontrahentów,
3)  przeanalizować stan należności od odbiorców,
4)  wystawić monit dla należności przeterminowanych,
5)  wystawić notę odsetkową dla należności przeterminowanych,
6)  zapisać wystawione dokumenty.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 4

Wystaw polecenie przelewu dla dostawcy END tytułem zapłaty za fakturę VAT 36/2006.

Zadekretuj sporządzony dokument w programie finansowo-księgowym, zakładając, że
operacja ta została potwierdzona wyciągiem bankowym nr 4.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A

2)  otworzyć kartotekę rozrachunki wg kontrahentów,
3)  odszukać pozycję zobowiązania z tytułu wymienionej faktury,
4)  wystawić polecenie przelewu,
5)  zadekretować polecenie przelewu,
6)  zapisać wprowadzone zmiany.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.,

− druki polecenia przelewu w przypadku braku możliwości sporządzenia go z poziomu

programu finansowo-księgowego.

Ćwiczenie 5

Wydrukuj na koniec stycznia potwierdzenie sald dla kontrahentów firmy PHU „BIG” S.A.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować w programie finansowo-księgowym z firmą

PHU „BIG” S.A.,

2)  otworzyć kartotekę rozrachunki wg kontrahentów,
3)  wybrać okres rozliczeniowy,
4)  wystawić potwierdzenie sald,
5)  wydrukować raport.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.,

− drukarka.

Ćwiczenie 6

Zaksięguj dokumenty PHU „BIG” S.A. (z ćwiczenia 2, 3 i 4), dotyczące operacji

przeprowadzonych w styczniu.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat księgowania dokumentów,
3)  zaznaczyć w buforze programu pozycje przeznaczone do księgowania,
4)  wydać polecenie „Księguj”.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 7

Wykonaj przeksięgowania obrotów kont wynikowych na wynik finansowy. Operację

wykonaj automatycznie, wybierając polecenie zamknięcia roku obrotowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat zamykania roku obrotowego,
3)  wybrać polecenie zamykające rok obrotowy,
4)  zamknąć rok obrotowy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) zdefiniować w programie finansowo-księgowym nowe typy dokumentów?

2) dekretować operacje gospodarcze?

3) ewidencjonować faktury VAT w rejestrach?

4) wprowadzać rozrachunki z poziomu ewidencji dokumentu?

5) kontrolować stan należności i zobowiązań firmy?

6) wystawiać monity i noty odsetkowe?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Zestawienia i sprawozdania programu finansowo-księgowego

4.6.1. Materiał nauczania

Zestawienia są zbiorem informacji o działalności jednostki gospodarczej, prezentowanym

w różnych przekrojach. Są one tworzone na podstawie danych zgromadzonych na kontach.

Programy finansowo-księgowe zawierają wzory sprawozdań zgodnych z przepisami

ustawy o rachunkowości. Pozwalają na wydrukowanie sprawozdań miesięcznych, rocznych,
rejestrów VAT i innych zestawień wykorzystywanych przez dział księgowości. Przed
wydrukowaniem zestawień możemy je oglądać na ekranie monitora (podgląd wydruku). W
tym celu konieczne jest zainstalowanie w systemie operacyjnym sterownika drukarki
(drukarka nie musi być podłączona do komputera). Istnieje także możliwość zdefiniowania
własnych zestawień użytkownika.

Zestawienia i sprawozdania programu finansowo-księgowego dotyczą przede wszystkim:

−  zapisów na kontach,
−  obrotów miesięcznych kont syntetycznych i analitycznych,
−  dziennika księgowań,
−  zestawienia obrotów i sald,
−  bilansu,
−  rachunku zysków i strat,
−  deklaracji podatku dochodowego,
−  deklaracji podatku od towarów i usług.

Zestawienia związane z zapisami na kontach

Obroty konta są sumą zapisów dokonanych na koncie po stronie Wn i po stronie Ma. Aby

wykonać w programie komputerowym raport obroty konta, należy w oknie zestawień podać
numer konta księgowego. Możemy wpisać go z klawiatury lub wybrać z planu kont. Raport
zawiera obroty wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące roku obrotowego.

Zapisy na koncie dotyczą określonego okresu sprawozdawczego. Możemy przeglądać

zapisy na kontach syntetycznych i analitycznych. Aby wykonać w programie komputerowym
raport zapisy konta, należy w oknie zestawień podać numer konta księgowego. Raport podaje
informacje na temat daty księgowania, dowodu na podstawie, którego dokonano zapisów,
kwoty Wn i kwoty Ma oraz konto przeciwstawne.

Zestawienie obrotów i sald jest urządzeniem ewidencji księgowej sporządzanym na

koniec każdego okresu sprawozdawczego. Obroty zestawienia powinny być zgodne
z obrotami dziennika księgowań.

Dziennik księgowań zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym

okresie sprawozdawczym. Powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno
numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania
zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi
i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości zapis księgowy
w programie komputerowym powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod
którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby
odpowiedzialnej za treść zapisu. Zestawienie możemy wykonać tylko dla zaksięgowanych
dokumentów.

Raporty można wykonywać pojedynczo lub grupowo. Opcja ta pozwala wykonać kilka

wybranych raportów jednocześnie, bez konieczności uruchamiania każdego raportu z osobna.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Deklaracje podatkowe

Program umożliwia automatyczne wypełnienie i wygenerowanie formularza deklaracji

podatku dochodowego i podatku od towarów i usług VAT. Formularze są zgodne ze wzorem
określonym przez ministra finansów.

Podstawową deklaracją podatkową VAT, przeznaczoną dla podatników rozliczających

się za okresy miesięczne, jest VAT-7. Podatnicy, którzy wybrali metodę kasową bądź
zdecydowali się na kwartalne rozliczenia VAT, wypełniają deklarację VAT-7K. Dane do
deklaracji program pobiera z rejestrów VAT. Deklaracje podatku VAT sporządzają jednostki
gospodarcze, które są podatnikami podatku od towarów i usług.

Deklaracje podatku dochodowego możemy podzielić na dwie grupy, dla osób prawnych

i osób fizycznych. Wybór zależy od formy prowadzenia działalności. Osoby prawne składają
deklarację o wysokości osiągniętego dochodu na formularzu oznaczonym symbolem CIT-2.
Osoby fizyczne składają deklarację o zaliczkach na podatek dochodowy na formularzu PIT-5
lub PIT-5/L w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym. Dane do deklaracji podatku
dochodowego pobierane są ze sprawozdań finansowych.

Sprawozdania finansowe

Bilans jest elementem sprawozdania finansowego sporządzanym na dzień zamknięcia

roku obrotowego. Prezentuje on stan aktywów i pasywów na początek i koniec roku
obrotowego. Jest generowany automatycznie po wybraniu odpowiedniego polecenia
w programie finansowo-księgowym. Jego wartości są obliczane na podstawie zapisów na
kontach księgowych. Jeżeli w planie kont użytkownik dodał nowe konto bilansowe, to musi
je przyporządkować do odpowiedniej pozycji bilansu. W przeciwnym razie wartości
zaksięgowane na tym koncie nie zostaną uwzględnione w sprawozdaniu finansowym.

Rachunek zysków i strat jest, oprócz bilansu, najważniejszym elementem sprawozdania

finansowego. Informuje o wielkości i strukturze wyniku finansowego oraz o czynnikach,
które na niego wpłynęły. Ma on dwustronny układ – po jednej stronie znajdują się przychody
i zyski po drugiej – koszty i straty. Zgodnie z ustawą o rachunkowości może on być
wykonany w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym. Wyboru dokonuje kierownik
jednostki gospodarczej. Wybór uzależniony jest od stosowanego wariantu ewidencji kosztów.
Kwoty wykazywane w rachunku zysków i strat naliczane są na podstawie zapisów
dokonanych na kontach wynikowych. Jeżeli w planie kont użytkownik dodał nowe konto
wynikowe, to musi je przyporządkować do odpowiedniej pozycji rachunku zysków i strat. W
przeciwnym razie wartości zaksięgowane na tym koncie nie zostaną uwzględnione w
sprawozdaniu finansowym.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie zestawienia związane z kontami księgowymi można wykonać w programie

finansowo-księgowym?

2.  Jakie elementy powinien zawierać dziennik księgowań?
3.  Jakie deklaracje możemy wystawić w programie finansowo-księgowym?
4.  Od czego uzależniony jest wybór odpowiedniego formularza deklaracji podatkowych?
5.  Jakie sprawozdania finansowe sporządzamy na koniec roku obrotowego?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź raport zapisy konta „Rozliczenie zakupu towarów”. Zinterpretuj saldo konta.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  przeczytać w pomocy programu instrukcję na temat wykonywania raportów i zestawień,
3)  wybrać polecenie wykonujące raport „Zapisy konta”,
4)  przeanalizować zapisy na koncie,
5)  zinterpretować saldo końcowe.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 2

Sporządź zestawienie obrotów i sald oraz dziennik księgowań za styczeń w firmie PHU

„BIG” S.A. Uzgodnij obroty kont z zestawienia z obrotami wykazanymi w dzienniku
księgowań.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  wybrać polecenie wykonujące zestawienie „Dziennik księgowań”,
3)  wybrać polecenie wykonujące zestawienie obrotów i sald,
4)  wygenerować podgląd wydruku wybranych zestawień,
5)  przeanalizować obroty Wn i MA.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 3

Sporządź wydruki bilansu zamknięcia oraz rachunek zysków i strat dla PHU „BIG” S.A.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  wybrać polecenie wykonujące sprawozdania finansowe,
3)  wygenerować podgląd wydruku wybranych zestawień,
4)  wydrukować sprawozdania.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.,

− drukarka.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 4

Sporządź wydruki rejestrów VAT za styczeń dla PHU „BIG” S.A.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  otworzyć kartotekę rejestry VAT,
3)  wybrać polecenie generujące wydruk rejestrów VAT,
4)  wybrać okres sprawozdawczy,
5)  wygenerować podgląd wydruku rejestrów VAT,
6)  przeanalizować zawartość poszczególnych rubryk rejestrów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.

Ćwiczenie 5

Sporządź wydruki deklaracji podatkowych VAT-7 i CIT-2 za styczeń dla PHU „BIG”

S.A.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować w programie finansowo-księgowym z firmą PHU „BIG” S.A.,
2)  wybrać polecenie wykonujące deklaracje podatkowe,
3)  wybrać okres sprawozdawczy,
4)  obliczyć wartości poszczególnych pól deklaracji,
5)  wygenerować podgląd wydruku sporządzonych deklaracji,
6)  sprawdzić zawartość deklaracji,
7)  wydrukować deklaracje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i zarejestrowaną firmą PHU „BIG” S.A.,

− drukarka.

4.6.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) sprawdzić w programie finansowo-księgowym obroty i zapisy na kontach?

2) sporządzić zestawienie obrotów i sald?

3) sporządzić dziennik księgowań?

4) sporządzić sprawozdania finansowe?

5) sporządzić deklaracje podatkowe?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.7. Archiwizacja danych

4.7.1. Materiał nauczania

Archiwizacja danych (backup) to proces, w wyniku którego powstaje kopia zapasowa.

Zarchiwizowane dane powinny być przechowywane na trwałych nośnikach, innych niż dysk
roboczy. Kopię bezpieczeństwa tworzymy, aby umożliwić odtworzenie danych w przypadku
awarii sprzętu lub błędu w strukturze danych.

Programy finansowo-księgowe zawierają wbudowane mechanizmy, umożliwiające

wykonanie kopii bezpieczeństwa danych. Przypominają one o potrzebie zachowania danych
przed zakończeniem pracy. Wykonanie kopii bezpieczeństwa należy do obowiązków
użytkownika. Powinien on dokonywać archiwizacji systematycznie, a kopie bezpieczeństwa
przechowywać w bezpiecznym miejscu.

Przeprowadzając archiwizację, musimy określić następujące parametry:

− lokalizacja – należy wskazać miejsce zapisu danych, np. a:\nazwa pliku lub d:\nazwa

pliku,

− nazwa archiwum – pod jaką nazwą zachować plik,

− hasło – należy je wprowadzić w celu zabezpieczenia danych.

Elementem procesu archiwizacji jest weryfikacja archiwum, czyli sprawdzenie kopii pod

względem poprawności. Weryfikację możemy pominąć, ale należy pamiętać, że proces
archiwizacji mógł przebiegać nieprawidłowo i nasze archiwum będzie bezużyteczne. Zaleca
się więc weryfikację utworzonego archiwum.

Operacją odwrotną do archiwizacji jest dearchiwizacja, czyli przeniesienie uprzednio

zarchiwizowanych danych na dysk twardy komputera. W procesie odtwarzania danych
z kopii bezpieczeństwa musimy podać:

− położenie pliku archiwum – musi to być pełna ścieżka dostępu,

− nazwę archiwum,

− hasło – jeżeli przy tworzeniu archiwum zostało ono nadane.

Konieczność tworzenia kopii bezpieczeństwa danych w systemach finansowo-

-księgowych wynika z przepisów ustawy o rachunkowości. Mówią one, że w razie
prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać
na:

− stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

− doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,

− systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach

komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu
rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg
rachunkowych,

− zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego

rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych
i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

4.7.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jak się zabezpieczyć przed utratą danych?
2.  Na czym polega archiwizacja danych?
3.  Na czym polega dearchiwizacja danych?
4.  Jakie przepisy nakładają obowiązek archiwizacji danych księgowych?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.7.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wykonaj archiwizację danych firmy PHU „BIG” S.A.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować z programem finansowo-księgowym,
2)  wybrać nośnik, na którym zapiszesz dane,
3)  umieścić nośnik we właściwym napędzie,
4)  przeprowadzić proces archiwizacji,
5)  zweryfikować utworzone archiwum.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym,
− nośniki danych: dyskietki, płyty CD.

Ćwiczenie 2

Odtwórz dane firmy PHU „BIG” S.A. z kopii bezpieczeństwa.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować z programem finansowo-księgowym,
2)  umieścić nośnik z archiwum we właściwym napędzie,
3)  przeprowadzić proces dearchiwizacji,
4)  sprawdzić poprawność wykonanej operacji.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym,
− kopia bezpieczeństwa.

4.7.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) zarchiwizować dane firmy w programie finansowo-księgowym?

2) odtworzyć dane z kopii zapasowej?

3) określić czynniki wpływające na częstotliwość wykonywania archiwizacji?

4) wyjaśnić znaczenie archiwizacji?

5) wskazać przepisy nakładające obowiązek archiwizacji?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.8. Współpraca z innymi programami

4.8.1. Materiał nauczania

Programy finansowo-księgowe współpracują z innymi modułami programów tego

samego producenta. Współpraca między programami polega na automatycznym dekretowaniu
wystawionych w innych programach dokumentów, przekazywaniu danych opisujących
kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są przekazywane w postaci plików
tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Programy finansowo-księgowe
współpracują między innymi z programami: magazynowo-sprzedażowymi i kadrowo-
płacowymi. Sposoby wymiany informacji zależą od środowiska, w jakim pracują wymienione
programy. W przypadku instalacji programów w różnych sieciach komputerowych wymiana
danych pomiędzy programami odbywa się na zasadzie wymiany plików tekstowych.
Przesyłanie danych odbywa się w kierunku od programu magazynowo-sprzedażowego lub
kadrowo-płacowego do programu finansowo-księgowego. Wymiana danych polega na
eksporcie danych do pliku i imporcie danych z pliku wykonanym w programie finansowo-
księgowym. Np. jeżeli uzupełnimy dane kartotekowe kontrahentów w programie
magazynowo-sprzedażowym, to możemy je wczytać poprzez polecenie importu w programie
finansowo-księgowym. Unikniemy w ten sposób ponownego wpisywania danych w kolejnym
programie.

Programy finansowo-księgowe wspomagane są również przez dodatkowe narzędzia

przesyłania danych. Umożliwiają one pełną synchronizację danych, gdy programy są
zainstalowane w tej samej sieci komputerowej. Synchronizacja danych przeprowadzana jest
z poziomu programu handlowego lub kadrowego.

Wymiana danych możliwa jest tylko na poziomie tych samych firm, tzn. że każdy

z programów obsługuje dane tej samej firmy. Dane firmy muszą być widoczne pod tą samą
ścieżką dla wszystkich programów.

4.8.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Z jakimi programami współpracują programy finansowo-księgowe?
2. Na czym polega wymiana danych między programem magazynowo-sprzedażowym,

a programem finansowo-księgowym?

3. Od czego zależą sposoby wymiany danych między programami?

4.8.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Utwórz w programie finansowo-księgowym firmę obsługiwaną w programie

magazynowo-sprzedażowym. Dane firmy:

Hurtownia Artykułów Chemicznych „MagChem”,
NIP 726-147-84-23; REGON 476523182,
91-852 Łódź, ul. Papierowa 26, woj. łódzkie,
bank: BZ WBK II O/Łódź nr rachunku: 42 1090 1304 0000 0001 0378 2897
tel. /faks 0-42 674-25-15, email: magchem@strefa.pl.
Hurtownia ewidencjonuje koszty tylko w układzie rodzajowym. Statutową
działalnością jednostki gospodarczej jest handel. Plan kont wygeneruj automatycznie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  pracować z programem finansowo-księgowym,
2)  wybrać opcję pozwalającą na rejestrację nowej firmy,
3)  wprowadzić dane identyfikacyjne firmy do odpowiednich pól okien programu,
4)  zapisać wprowadzone dane,
5)  automatycznie utworzyć plan kont,
6)  rozpocząć pracę z nową firmą.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym.

Ćwiczenie 2

Uzgodnij kartoteki programu magazynowo-sprzedażowego z kartotekami programu

finansowo-księgowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować z programem magazynowo-sprzedażowym w firmie „MagChem”,
2) wykonać w programie magazynowo-sprzedażowym operację eksportu danych z kartotek

lub operację synchronizacji danych,

3)  otworzyć w programie finansowo-księgowym firmę „MagChem”,
4)  wykonać w programie finansowo-księgowym operację importu danych,
5)  sprawdzić zawartość kartotek w obu programach.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i magazynowo-sprzedażowym,

− kopie bezpieczeństwa firmy „MagChem” wykonane w programie magazynowo-

sprzedażowym.

Ćwiczenie 3

Importuj dokumenty handlowe i magazynowe wystawione w hurtowni „MagChem”

z programu magazynowo-sprzedażowego do programu finansowo-księgowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) pracować z programem magazynowo-sprzedażowym w firmie „MagChem”,
2) wykonać w programie magazynowo-sprzedażowym operację eksportu danych z kartotek

zakupu, sprzedaży i magazynowych lub wykorzystać program integracji danych,

3) otworzyć w programie finansowo-księgowym firmę „MagChem”,
4) wykonać w programie finansowo-księgowym operację importu danych.

Wyposażenie stanowiska pracy:

− stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym

i magazynowo-sprzedażowym,

− kopie bezpieczeństwa firmy „MagChem” wykonane w programie magazynowo-

-sprzedażowym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.8.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) uzgodnić kartoteki z programu magazynowo-sprzedażowego z kartotekami

programu finansowo-księgowego?

2) eksportować dane z programu magazynowo-sprzedażowego do programu

finansowo-księgowego?

3) importować dane z programu magazynowo-sprzedażowego do programu

finansowo-księgowego?

4) wyjaśnić, na czym polega współpraca programu finansowo-księgowego z

programem magazynowo-sprzedażowym?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.  Przeczytaj uważnie instrukcję.
2.  Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3.  Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4.  Test zawiera 22 zadania o różnym stopniu trudności. Są to zadnia wielokrotnego wyboru.
5.  Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej rubryce

znak X. Tylko jedna odpowiedź jest prawidłowa.

6. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź otoczyć kółkiem, a następnie ponownie

zakreślić prawidłową odpowiedź.

7. Na rozwiązanie testu masz 45 minut.
8. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.

Powodzenia!

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Zakładanie firmy w programie finansowo-księgowym polega na:

a) wpisaniu do elektronicznej karty aktywacyjnej danych firmy, która zakupiła

oprogramowanie,

b) wpisaniu do systemu danych identyfikacyjnych jednostki gospodarczej obsługiwanej

przez program,

c) wpisaniu do systemu danych identyfikacyjnych biura rachunkowego, prowadzącego

nasze rozliczenia,

d) wpisaniu do systemu danych identyfikacyjnych podmiotów współpracujących z naszą

jednostką.

2. Kartoteki kontrahentów służą do:

a) ewidencjonowania i zarządzania informacjami o partnerach handlowych

przedsiębiorstwa,

b) ewidencjonowania i zarządzania informacjami o urzędach i instytucjach,
c) ewidencjonowania i zarządzania informacjami o pracownikach przedsiębiorstwa,
d) ewidencjonowania i zarządzania informacjami o dostawcach towarów.

3. Archiwizacja danych zawartych w programie komputerowym jest:

a) procesem przechowywania dokumentów,
b) procesem dołączania danych firmy,
c) procesem odtwarzania danych firmy,
d) procesem tworzenia kopii zapasowej.

4. Deklaracja podatkowa VAT-7 tworzona jest na podstawie zapisów w:

a) rejestrze zakupów i sprzedaży VAT,
b) podatkowej księdze przychodów i rozchodów,
c) ewidencji przychodów i kosztów,
d) kartotece towarów i usług.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Warunkiem legalnego użytkowania programu finansowo-księgowego jest posiadanie:

a) koncesji,
b) licencji,
c) zezwolenia,
d) paragonu.

6. Kartoteki urzędów w programie finansowo-księgowym stanowią ewidencję analityczną

do konta:

a) rozrachunki z pracownikami,
b) rozrachunki publicznoprawne,
c) rozrachunki z odbiorcami,
d) rozrachunki z dostawcami.

7. Konfigurując program finansowo-księgowy do pracy, należy między innymi wprowadzić:

a) zestawienie obrotów i sald,
b) dziennik księgowań,
c) bilans otwarcia,
d) bilans próbny.

8. Program finansowo-księgowy zapewnia księgowanie dokumentów w ujęciu:

a) wartościowym,
b) ilościowym,
c) ilościowo-wartościowym,
d) jakościowo-wartościowym.

9. Programy finansowo-księgowe umożliwiają prowadzenie:

a) podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
b) karty wynagrodzeń pracowników,
c) ksiąg handlowych,
d) uproszczonych form ewidencji.

10. W programie finansowo-księgowym błędy w zaksięgowanych dokumentach możemy

poprawiać w następujący sposób:

a) edytować dokument i poprawić błędny zapis,
b) usunąć błędny dokument i wprowadzić go ponownie,
c) zaksięgować nowy dokument stornujący,
d) skorygować błąd na wydruku.

11. Program finansowo-księgowy umożliwia wystawienie monitu tylko do:

a) zobowiązania przeterminowanego,
b) należności przeterminowanej,
c) zobowiązania rozliczonego,
d) należności rozliczonej.

12. Rozrachunki w dokumencie wprowadzamy wtedy, gdy operacje gospodarcze księgujemy

na kontach:

a) zespołu 4,
b) zespołu 1,
c) zespołu 7,
d) zespołu 2.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13. Program finansowo-księgowy umożliwia sporządzenie deklaracji podatku dochodowego:

a) NIP-1,
b) PIT-11,
c) CIT-2,
d) PIT-37.

14. W programie finansowo-księgowym konto „Wynik finansowy” jest:

a) naliczane przez program i odnoszone do rachunku zysków i strat automatycznie,
b) naliczane przez program i odnoszone do deklaracji podatku dochodowego,
c) naliczane przez użytkownika i odnoszone do rachunku przepływów pieniężnych,
d) naliczane przez użytkownika i odnoszone do rachunku zysków i strat.

15. Automatyczne księgowanie równoległe wystąpi w przypadku ewidencji kosztów:

a) tylko w zespole 4,
b) tylko w zespole 5,
c) w zespole 4 i 5 jednocześnie,
d) w zespole 4 i 7 jednocześnie.

16. Do raportów programu finansowo-księgowego związanych z zapisami na kontach

zaliczamy:

a) zestawienie obrotów i sald,
b) deklaracje podatkowe,
c) plan kont,
d) informacja dodatkowa.

17. Konta specjalne w programie finansowo-księgowym służą do:

a) rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powstałych podczas rozliczania stanu

magazynu,

b) rozliczania różnic kursowych powstających podczas rozliczania rozrachunków

z kontrahentami krajowymi,

c) rozliczania różnic kursowych powstających podczas rozliczania rozrachunków

walutowych,

d) rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powstałych w kasie jednostki gospodarczej.

18. Faktura VAT dotycząca sprzedanych towarów – płatność przelewem może mieć

następujące dekretowanie:

a) Wn „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma „Sprzedaż towarów”, Ma „VAT należny”,
b) Wn „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma „Sprzedaż towarów”, Ma „VAT naliczony”,
c) Wn „Rozrachunki z dostawcami”, Ma „Sprzedaż towarów”, Ma „VAT należny”,
d) Wn „Rozrachunki z dostawcami”, Ma „Sprzedaż towarów”, Ma „VAT naliczony”.

19. Dokument WZ – rozchód z magazynu sprzedanych towarów zaksięgujemy:

a) Wn „Wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu”, Ma „Towary”,
b) Wn „Towary”, Ma „Wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu”,
c) Wn „Rozliczenie zakupu towarów”, Ma „Towary”,
d) Wn „Towary”, Ma „Rozliczenie zakupu towarów”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20. Konta analityczne w programie finansowo-księgowym możemy dodać do wskazanego

konta syntetycznego, tylko wtedy gdy:

a) konto syntetyczne zawiera zapisy księgowe,
b) konto syntetyczne nie zawiera zapisów księgowych,
c) konto syntetyczne jest zamknięte,
d) konto syntetyczne ma przypisany okres sprawozdawczy.

21. Dodając w planie kont konto wynikowe, należy określić jego miejsce w:

a) bilansie jednostki gospodarczej,
b) rachunku zysków i strat,
c) rachunku przepływów pieniężnych,
d) informacji dodatkowej.

22. Fakturę VAT zakupu towarów – płatność przelewem zadekretujemy w następujący

sposób:

a)  Wn „Rozliczenie zakupu towarów”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami”,
b)  Wn „Rozliczenie zakupu towarów”, Wn „VAT należny”, Ma „Rozrachunki z dostawcami”,
c)  Wn „Rozliczenie zakupu towarów”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z odbiorcami”,
d)  Wn „Rozliczenie zakupu materiałów”, Wn „VAT należny”, Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ......................................................................................................................

Obsługa systemu finansowo-księgowego

Zaznacz poprawną odpowiedź, w odpowiednią kratkę wstaw znak X.

zadania

Odpowiedź Punktacja

a b c d

Razem

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

1. Kuczyńska-Cesarz A., Cesarz T.: Rachunkowość zbiór zadań z rozwiązaniami. Difin,

Warszawa 2004

2. Tomczak M.: Symfonia rachunkowość komputerowa. Mikom, Warszawa 2001
3. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., z późniejszymi zmianami. Dz.U.

Nr 76 z 2002 r., poz.694

4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami.

Dz.U. nr 54 z 2004 r., poz. 535