Horus

Serwis 2.0

INSTRUKCJA OBSŁUGI

* 1989-1999 Infoelektronika-Bis

Spis treści

1. Informacje o programie

1. Informacje o programie

Horus Serwis 2.0

Twórcą programu jest firma:

Horus S.C.

Dystrybucja i pomoc techniczna :

INFOELEKTRONIKA-BIS

Ul Św. Cyryla i Metodego 3

65-533 Zielona Góra

E-mail: [e-mail]

WWW: http://www.infoelektronika.home.pl

tel./fax. [phone]

tel./fax. [phone]

Uwaga:

Program Horus Serwis jest chroniony przez prawo autorskie. Nieautoryzowane kopiowanie lub dystrybucja tego programu lub jego części grozi odpowiedzialnością karną.

2. Instalacja programu

Instalację programu „Horus Serwis” przeprowadza się poprzez uruchomienie programu „instaluj.exe” znajdującego się na 1-szej dyskietce instalacyjnej.

Po uruchomieniu wymagane jest podanie numeru licencji, który można odnaleźć na umowie licencyjnej lub na instrukcji obsługi. Następnie należy wpisać imię i nazwisko właściciela oraz nazwę firmy, która będzie wykorzystywała program „Horus Serwis”. Kolejną czynnością jest wskazanie lokalizacji, gdzie ma zostać wykonana instalacja (domyślnie „c:\serwis”). Po zaakceptowaniu wszystkie niezbędne pliki zostaną skopiowane do podanego katalogu.

Uwaga:

Druga dyskietka instalacyjna zawiera oprogramowanie, które mogło zostać zainstalowane w systemie wcześniej przez inny program. W takim przypadku program instalacyjny nie będzie w ogóle korzystał z tej dyskietki.

3. Instalacja stanowiska sieciowego

Program „Horus Serwis” może pracować w sieci komputerowej na kilku stanowiskach jednocześnie.

Zgodnie z umową licencyjną, producent zezwala na instalację programu na pojedynczym stanowisku. Instalacja programu na kolejnych stanowiskach jest możliwa po dokupieniu dodatkowych licencji.

Instalację sieciową należy rozpocząć od przeprowadzenia standardowej instalacji przy pomocy programu „instaluj.exe” z pierwszej dyskietki instalacyjnej (pełna instalacja wg opisu w poprzednim rozdziale). Istnieją dwa warianty tej instalacji:

• Instalacja w sieci z dedykowanym serwerem plików (np. Novell Netware, Microsoft Windows NT Server);

• Instalacja w sieci bez dedykowanego serwera plików (np. Novell Light, Microsoft Network oparta na Windows 95 lub Windows NT Workstation).

W pierwszym przypadku instalacja standardowa powinna zostać wykonana na dysk sieciowy, znajdujący się w serwerze plików. Do katalogu, w którym program został zainstalowany, należy nadać uprawnienia do czytania i pisania wszystkim innym potencjalnym użytkownikom programu.

W drugim przypadku, instalacji standardowej dokonuje się lokalnie na wybranym komputerze. Należy pamiętać, że praca innych stanowisk będzie w późniejszym czasie możliwa wyłącznie po uruchomieniu tego komputera. Następnie należy udostępnić dany dysk (lub katalog) innym użytkownikom w sieci z prawami do czytania i pisania.

Instalację kolejnych stanowisk wykonuje się przy pomocy programu „instaluj.exe”, znajdującego się na dyskietce instalacyjnej otrzymywanej przy zakupie nowej licencji (inna dyskietka dla każdego stanowiska). Druga dyskietka instalacyjna jest identyczna (należy więc korzystać z dyskietki otrzymanej w trakcie zakupu programu).

Po uruchomieniu Instalatora stanowiska sieciowego wymagane jest podanie numeru licencji, który można odnaleźć na kopercie dyskietki. Następnie należy wpisać imię i nazwisko właściciela oraz nazwę firmy, która będzie wykorzystywała program „Horus Serwis”. Kolejną czynnością jest wskazanie lokalizacji, gdzie została wykonana instalacja standardowa (na dysku sieciowym lub udostępnianym) oraz lokalizacji, gdzie ma zostać wykonana instalacja stanowiska sieciowego (domyślnie „c:\serwis”). Po zaakceptowaniu wszystkie niezbędne pliki zostaną skopiowane do podanego katalogu.

Uwaga:

W zależności od posiadanego środowiska sieciowego może okazać się konieczne uruchomienie programu „share.exe”. Najlepiej jest dodać dodatkową linię w pliku „autoexec.bat”. Program „share.exe” jest standardowo dostarczany z systemem operacyjnym DOS.

W przypadku pracy w sieci Novell Netware w środowisku Windows 3.1x lub Windows 95 musi zostać zainstalowany „Klient sieci Novell” (odpowiednio 16-to lub 32-u bitowy). To umożliwi poprawną współpracę środowiska Windows z siecią.

4. Rozpoczęcie pracy z programem

Programu „Horus Serwis” jest chroniony przed dostępem przez osoby nieupoważnione. Uruchomienie wymaga podania inicjałów pracownika oraz odpowiedniego hasła. Po wejściu do programu nazwisko pracownika będzie wyświetlane na pasku statusu w dolnej części głównego okna programu. Dodatkowo nazwisko to będzie się pojawiało na drukowanych dokumentach sprzedaży oraz innych dokumentach serwisowych i magazynowych.

W pierwszym momencie po zainstalowaniu programu należy podać inicjały „$$” (dwa symbole dolara) oraz hasło „abc”. W trakcie wprowadzania hasła na ekranie są widoczne jedynie symbole #, aby ukryć wprowadzane znaki. W haśle nie są rozróżniane małe i duże litery, tak więc hasła „abc” i „ABC” są identyczne. Hasło administratora (użytkownik „$$”) powinno dla bezpieczeństwa zostać zmienione w trakcie pierwszego uruchomienia programu.

Zmiana pracownika jest możliwa w dowolnej chwili działania programu, poprzez wybranie z menu opcji: „Program” | „Zmiana pracownika”. Program wyświetli wtedy okno autoryzacji. W stanie tym kontynuacja pracy z programem wymaga ponownego wprowadzenia inicjałów i hasła. Jest więc to dobra metoda na zablokowanie dostępu programu przez osoby niepowołane.

Po zainstalowaniu programu należy podjąć następujące kroki:

• zdefiniować „Parametry programu” (nazwa serwisu, ilość stanowisk, rodzaje dokumentów itd.);

• zdefiniować pracowników w „Wykazie pracowników”

• zdefiniować operacje serwisowe i materiały w „Wykazie operacji” i „Wykazie materiałów”.

Po wykonaniu tych czynności program jest gotowy do pracy.

Warto jest pamiętać o następujących zasadach obowiązujących w programie, a dotyczących obsługi przy pomocy klawiatury:

• klawisz „Escape” na klawiaturze jest odpowiednikiem klawisza „Anuluj” lub „Zamknij” i umożliwia wycofanie się z jakiejś operacji lub po prostu zamknięcie aktualnego okna;

• klawisz funkcyjny „F1” umożliwia dostęp do pomocy kontekstowej (tzn. dotyczącej aktualnie wykonywanej operacji);

• klawisz funkcyjny „F9” jest odpowiednikiem klawisza „OK” i oznacza akceptację aktualnie wykonywanej operacji.

• klawisz funkcyjny „F12” jest odpowiednikiem klawisza poszukiwania danych (klawisz oznaczony lupą);

• klawisz „Insert” na klawiaturze oznacza dodawanie elementów do wyświetlanej listy;

• klawisz „Delete” na klawiaturze oznacza usuwanie elementów z wyświetlanej listy;

• klawisz „Enter” pozwala na wybór elementu z wyświetlanej listy lub wygodne przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami edycyjnymi w obrębie okna.

Uwaga:

Odesłanie „Karty Rejestracyjnej Oprogramowania”, znajdującej się wewnątrz pudełka, umożliwi w przyszłości zakup kolejnych wersji programu „Horus Serwis” po promocyjnych cenach oraz dostęp do informacji na ich temat.

5. Program

1. Terminarz

Terminarz służy do planowania w czasie prac wykonywanych na poszczególnych stanowiskach serwisowych.

Po prawej stronie okna wyświetlany jest kalendarz. Obejmuje on okres 5-ciu tygodni - bieżący oraz 4-ry po nim następujące. Poprzez kliknięcie myszą na kalendarz można wybrać interesujący nas dzień. Dla wybranego dnia w oknie zostaną wyświetlone informacje dotyczące zaplanowanych prac na poszczególnych stanowiskach.

Główna część terminarza jest zorganizowana w postaci tabeli, gdzie kolumny związane są z poszczególnymi stanowiskami serwisowymi, natomiast rzędy oznaczają kolejne godziny pracy. W każdym z pól tabeli można dokonywać zapisów, które oznaczają, że na danym stanowisku o danej godzinie mają zostać wykonane opisane prace. Możliwe jest więc dokonywanie „rezerwacji” stanowisk serwisowych na konkretną godzinę np. dla zgłoszeń przyjmowanych przez telefon. W polach tabeli można wprowadzać dowolny tekst zawierający np. orientacyjny opis zlecenia.

Klawisz „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze zamyka okno.

Ilość stanowisk serwisowych (a zarazem ilość kolumn tabeli) można zmieniać w „Parametrach programu”.

2. Notes

Notes umożliwia dokonywanie dowolnych notatek, do których będzie można dotrzeć w późniejszym czasie.

Utworzenie nowej notatki jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub „Insert” na klawiaturze. Wprowadzony tekst należy zaakceptować poprzez wciśnięcie klawisza „OK”. Klawisz „Edytuj” pozwala na zmianę treści notatki, natomiast klawisz „Usuń” lub „Delete” na klawiaturze pozwala na usunięcie bieżącej notatki.

Przeglądanie notatek jest możliwe dzięki klawiszom ze strzałkami, które kolejno oznaczają: do pierwszej, do poprzedniej, do następnej oraz do ostatniej.

Możliwe jest także szybkie odszukanie interesującej nas notatki. Należy w tym celu wcisnąć klawisz „Szukaj pocz.”, a następnie w wyświetlonym okienku dialogowym wpisać początek notatki (początkowe litery lub wyrazy). Jeżeli notatka zostanie odnaleziona to zostanie ona wyświetlona w okienku. W analogiczny sposób wyszukiwanie notatki może odbywać się według fragmentu tekstu, znajdującego wewnątrz notatki. W tym celu operację należy rozpocząć od wciśnięcia klawisza „Szukaj”.

Klawisz „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze zamyka okno.

3. Zmiana pracownika

Opcja ta pozwala na zmianę aktualnego pracownika bez potrzeby wychodzenia z programu. Dodatkowo opcję tę można wykorzystywać, aby zabezpieczyć się przed dostępem do programu osób nieupoważnionych. Po wyświetleniu okienka dialogowego wymagane jest podanie inicjałów oraz hasła. W przeciwnym przypadku praca w programie nie będzie możliwa.

Klawisz „OK” lub „Enter” na klawiaturze oznacza akceptację wprowadzonych inicjałów i hasła.

Definiowanie pracowników, określanie ich uprawnień oraz zmiana haseł jest możliwa w „Wykazie pracowników”.

4. Koniec pracy

Opcja ta umożliwia opuszczenie programu.

Przy wyjściu program zapamiętuje, które okna są aktualnie otwarte i w którym miejscu ekranu. Przy następnym wejściu do programu, wygląd pulpitu zostanie przywrócony.

6. Serwis

1. Karty serwisowe

Okno to umożliwia dodawanie nowych lub edycję kart serwisowych. Karta serwisowa zawiera podstawowe dane dotyczące urządzenia takie jak numer seryjny, rodzaj, marka i typ czy dane właściciela.

Dodanie nowej karty jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub „Insert” na klawiaturze. Na ekranie zostanie wyświetlone okno „Karta serwisowa” (opisane dalej) gdzie możemy wprowadzić podstawowe dane urządzenia i jego właściciela. Zmiana danych jest możliwa natomiast po wpisaniu w polu edycyjnym wybranego numeru charakteryzującego interesujące nas urządzenie (seryjny lub serwisowy) i wciśnięciu klawisza „Edytuj” lub „Enter” na klawiaturze. Jeżeli urządzenie zostanie odnalezione, to zostanie wyświetlona jego karta.

Klawisz „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze zamyka okno.

***

Okno „Karta serwisowa” umożliwia wprowadzanie podstawowych danych dotyczących urządzenia i jego właściciela.

Przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami edycyjnymi jest możliwe dzięki klawiszom „Enter” lub „Tab” na klawiaturze.

Zaakceptowanie wprowadzonych danych odbywa się przez wciśnięcie klawisza „OK” lub „F9” na klawiaturze. Rezygnacja z zapisu jest możliwa przez wciśnięcie klawisza „Anuluj” lub „Escape” na klawiaturze.

2. Otwarte zlecenia

Okno o nazwie „Otwarte zlecenia” jest właściwie centrum obsługi w programie. Można tutaj otwierać nowe zlecenia, obsługiwać bieżące zlecenia oraz je zamykać.

Z lewej strony okna wyświetlana jest lista, na której znajdują się numery zleceń, rodzaje, marki i numery seryjne urządzeń aktualnie znajdujących się w serwisie.

Otwieranie zlecenia rozpoczyna się od wciśnięcia klawisza „Nowe zlecenie” lub klawisza „Insert” na klawiaturze. Zostanie wtedy wyświetlona „Karta nowego zlecenia” (opisana dalej), gdzie należy podać dane dotyczące urządzenia i jego właściciela oraz opis samego zlecenia. Po otwarciu, na liście otwartych zleceń pojawi się nowa linia.

„Karta zlecenia” wypełniana w trakcie jego otwierania może zostać z powrotem przywołana poprzez zaznaczenie na liście interesującego nas urządzenia i wciśnięcie klawisza „Karta zlecenia”.

Przejście do trybu pracy na rachunku jest możliwe poprzez zaznaczenie na liście interesującego nas urządzenia i wciśnięcie klawisza „Obsługa zlecenia”. Można to także uzyskać poprzez wciśnięcie klawisza „Enter” na klawiaturze lub też dwukrotne kliknięcie myszą. Zostanie wtedy wyświetlone okno „Obsługa zlecenia” (opisane dalej).

Operację zamknięcia wybranego zlecenia można zainicjować poprzez wciśnięcie klawisza „Zamknięcie zlecenia” lub też wciśnięcie klawisza „Delete” na klawiaturze. Po dodatkowym potwierdzeniu operacji, zostanie wyświetlone okno „Dokument sprzedaży” (opisane dalej), gdzie należy określić rodzaj wystawianego dokumentu. Zamknięcie zlecenia spowoduje usunięcie odpowiedniej linii na liście otwartych zleceń.

Klawisz „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze zamyka to okno.

***

Na „Karcie nowego zlecenia” znajdują się pola edycyjne, pozwalające określić takie cechy przyjmowanego urządzenia jak numer seryjny, numer serwisowy, marka, typ, rodzaj oraz dane dotyczące właściciela takie jak nazwa, adres czy numer NIP. Pole „Uwagi” umożliwia wprowadzenie tekstu dotyczącego danego urządzenia.

Na dole okna znajduje się pole „Opis zlecenia”, gdzie można wprowadzić tekst, opisujący zgłoszone usterki, objawy czy zlecone prace serwisowe.

W oknie „Karta zlecenia” istnieje możliwość odszukania danych urządzenia (jeżeli już zostały wcześniej wprowadzone). Odszukanie może odbywać się po numerze seryjnym lub serwisowym. Operacja ta polega na wypełnieniu danego pola edycyjnego (wpisaniu numeru) i wciśnięciu klawisza ze znaczkiem lupy lub klawisza funkcyjnego „F12”. Jeżeli dane urządzenie zostanie odnalezione, to wszelkie pola edycyjne dotyczące zarówno urządzenia, jak i jego właściciela zostaną automatycznie wypełnione. W przeciwnym przypadku zostanie jedynie wysłany sygnał dźwiękowy.

W oknie „Karta zlecenia” istnieje możliwość przyspieszonego wypełnienia pól takich jak „Marka i typ”, czy „Rodzaj” urządzenia. Można to wykonać poprzez wciśnięcie klawisza z lupą znajdującego się obok danego pola lub klawisza „F12” na klawiaturze. Na ekranie zostanie wtedy wyświetlona „Lista marek i typów” lub „Lista rodzajów”, z której możemy wybrać interesującą nas nazwę. W przypadku korzystania z listy oferowanej przez program można zmniejszyć ilość wyświetlanych nazw poprzez wprowadzenie jednej lub kilku początkowych liter poszukiwanej nazwy. W takim przypadku na liście znajdą się jedynie te nazwy, które pasują do podanego wzorca. Oznacza to, że jeżeli np. wpiszemy litery „ab” i zażądamy wyświetlenia listy, to zostaną wyświetlone jedynie nazwy rozpoczynające się od liter tych liter. Jeżeli nie zostanie odnaleziona żadna nazwa, to usłyszymy sygnał dźwiękowy.

Na karcie zlecenia istnieje także możliwość automatycznego wypełnienia pól z danymi właściciela. Po wciśnięciu odpowiedniego klawisza z lupą lub funkcyjnego „F12” zostanie wyświetlona „Lista właścicieli”. W tym przypadku także możemy ograniczyć ilość nazw wyświetlanych na liście w sposób analogiczny do opisanego powyżej.

W oknie „Karta zlecenia” znajdują się także dwa pola wyboru: „Drukuj przewodnik” oraz „Drukuj potwierdzenie”. Zaznaczenie danego pola krzyżykiem będzie oznaczało, że po otwarciu zlecenia ma zostać automatycznie wydrukowany przewodnik serwisowy i/lub potwierdzenie przyjęcia zlecenia. Domyślne ustawienie tych pól może zostać określone w oknie w oknie „Parametry programu”.

Ostatecznym zatwierdzeniem otwarcia jest wciśnięcie klawisza „Otwórz zlecenie” (lub funkcyjnego „F9”). Spowoduje to powrót do okna „Otwarte zlecenia”.

W przypadku ponownego przywołania karty zlecenia, można dokonać uzupełnienia lub edycji wcześniej wprowadzonych danych. Istnieje także możliwość wydruku przewodnika serwisowego lub potwierdzenia przyjęcia poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru. Aby dane zostały uaktualnione należy wcisnąć klawisz „OK” (lub funkcyjny „F9”). Spowoduje to także powrót do okna „Otwarte zlecenia”.

***

W oknie „Obsługa zlecenia” znajdują się dwie tabelki. Pierwsza dotyczy wykonanych operacji serwisowych, druga zużytych materiałów. Obsługa dla obu tabelek jest analogiczna i zostanie omówiona na podstawie tej pierwszej.

W pierwszej kolumnie tabelki należy wpisać inicjały pracownika, który wykonał daną operację. Można także wcisnąć klawisz „Pracownicy” lub funkcyjny „F12”. Zostanie wtedy wyświetlona „Lista pracowników”, gdzie można wskazać interesującą nas osobę.

W drugiej kolumnie tabelki należy wpisać nazwę operacji, ale o wiele szybszą metodą jest z reguły wciśnięcie klawisza „Operacje” lub funkcyjnego „F12”. Zostanie wtedy wyświetlona „Lista operacji”, gdzie w prosty sposób można wskazać interesującą nas nazwę. Jednocześnie zostanie wypełnione pole z ceną jednostkową wybranej operacji.

Możliwe jest także wyświetlenie zawężonej listy operacji. Należy w takim przypadku wprowadzić początek nazwy, a dopiero następnie wywołać wyświetlenie listy. Na liście znajdą się wtedy jedynie nazwy pasujące do podanego klucza (rozpoczynające się od podanych liter).

Trzecia i czwarta kolumna tabelki służą do wprowadzenia ilości oraz ceny jednostkowej netto (jeżeli pola te nie zostały wypełnione wcześniej samoczynnie).

Po wypełnieniu całej linii tabelki, jeśli chcemy dopisać kolejną operację, należy wcisnąć klawisz „Dodaj” lub po prostu wcisnąć klawisz kursora „↓” na klawiaturze. Nowa linia zostanie dodana na dole tabelki. Jeżeli jakaś linia została wypełniona pomyłkowo, to można ją usunąć poprzez wciśnięcie klawisza „Usuń”.

W oknie tym możliwe jest wprowadzenie inicjałów pracownika, który nie występuje w wykazie. Program wyświetli wtedy pytanie o ich poprawność. Jeżeli poprawność zostanie potwierdzona, to program umożliwi automatyczne dopisanie nowego pracownika do wykazu. Właściwość ta pozwala więc tworzyć ten wykaz na bieżąco.

Podobna sytuacja dotyczy nowych nazw operacji. Można więc na bieżąco rozbudowywać także wykaz operacji serwisowych. Dodatkowo, jeżeli nazwa operacji już występuje w wykazie, natomiast została zmieniona jej cena jednostkowa, to program umożliwi automatyczne uaktualnienie tej ceny w wykazie.

Uzupełnianie wykazu materiałów na bieżąco (analogiczne do opisanego powyżej) nie jest możliwe, jeżeli jest aktywny moduł magazynowy.

Ostateczne zaakceptowanie wprowadzonych danych odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”. Spowoduje to zamknięcie aktualnego i powrót do okna „Otwarte zlecenia”.

***

Powyższe okno pozwala wybrać rodzaj dokumentu sprzedaży, który ma zostać wystawiony dla zamykanego zlecenia.

Możliwe jest tu także określenie wysokości rabatu. W tym celu należy zaznaczyć pole „Udziel rabatu” i podać wysokość tego rabatu zarówno dla robocizny jak i materiałów. Ceny określone w trakcie obsługi zlecenia zostaną odpowiednio zmniejszone, a informacja o rabacie zostanie wydrukowana na dokumencie sprzedaży.

Akceptacja jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Wybór dostępnych dokumentów sprzedaży, a także modyfikacja ich cech jest dostępna w oknie „Parametry programu”.

3. Przywracanie zlecenia

W programie „Horus Serwis” istnieje możliwość przywołania zamkniętego zlecenia. Jest to przydatne w przypadku, gdy rachunek był niekompletny, zawierał błędy lub został wystawiony błędny dokument sprzedaży.

W polu edycyjnym należy podać numer dokumentu sprzedaży, który powstał na podstawie interesującego nas zlecenia. W przypadku wystawienia faktury VAT lub rachunku uproszczonego chodzi właśnie o numer tego dokumentu. W przypadku paragonu fiskalnego należy podać numer znajdujący się na paragonie po napisie „Nr dokumentu:”. Akceptacja jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Przywracanie zlecenia jest możliwe w okresie do 30 dni od momentu jego zamknięcia. Operacja przywrócenia spowoduje anulowanie danych dotyczących operacji serwisowych oraz materiałów, których to zlecenie dotyczyło (dane te zostaną automatycznie usunięte).

Przy ponownym zamykaniu przywróconego zlecenia program umożliwi wystawienie dokumentu sprzedaży z takim samym numerem jak poprzednio (jeżeli nie zmienił się rodzaj dokumentu).

4. Anulowanie zlecenia

W programie „Horus Serwis” istnieje możliwość anulowania zamkniętego zlecenia.

W polu edycyjnym należy podać numer dokumentu sprzedaży, który powstał na podstawie interesującego nas zlecenia. W przypadku wystawienia faktury VAT lub rachunku uproszczonego chodzi właśnie o numer tego dokumentu. W przypadku paragonu fiskalnego należy podać numer znajdujący się na paragonie po napisie „Nr dokumentu:”. Akceptacja jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Anulowanie zlecenia jest możliwe w okresie do 30 dni od momentu jego zamknięcia. Operacja spowoduje anulowanie danych dotyczących operacji serwisowych oraz materiałów, których to zlecenie dotyczyło (dane te zostaną usunięte).

7. Magazyn

1. Wykaz dostawców

W oknie tym wyświetlana jest lista wszystkich aktualnie zdefiniowanych dostawców (indeksy oraz nazwy). Mogą tu zostać wykonane podstawowe operacje takie jak dodawanie, edycja czy usuwanie danego dostawcy.

Utworzenie nowego dostawcy jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub „Insert” na klawiaturze. Wyświetlone zostanie wtedy okno „Karta dostawcy” (opisane dalej), gdzie należy określić takie dane jak nazwa, adres czy telefony nowego dostawcy.

Edycja danych wybranego dostawcy (podświetlonego na liście) jest możliwa po wciśnięciu klawisza „Edytuj” lub „Enter” na klawiaturze. Wyświetlone zostanie wtedy okno pomocnicze identyczne jak w poprzednim przypadku.

Usunięcie wybranego dostawcy jest wykonywane poprzez wciśnięcie klawisza „Usuń” lub „Delete” na klawiaturze. Operacja wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Wciśnięcie klawisza „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze spowoduje zamknięcie okna.

***

Powyższe okno służy do definiowania dostawców. Należy tu określić takie dane jak nazwa, adres czy telefony dostawcy. Przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami edycyjnymi jest możliwe poprzez wciskanie klawisza „Enter” lub „Tab” na klawiaturze.

Program wymaga, aby indeks oraz nazwa była unikalna.

Akceptacja wprowadzonych danych jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

2. Przyjęcie zewnętrzne (Zakup)

Okno to pozwala na przeprowadzenie operacji wprowadzenia na stan magazynu zakupionych materiałów.

W górnej części okna musi zostać określony dostawca materiałów. Wystarczy podać tylko jego indeks lub nazwę. Interesującego nas dostawcę możemy także wybrać z listy, która zostanie wyświetlona po wciśnięciu klawisza z lupą lub funkcyjnego „F12” (odpowiednio „Lista indeksów” lub „Lista nazw dostawców”). Ilość wyświetlanych na liście nazw możemy ograniczyć przez wpisanie początku poszukiwanej nazwy. Na liście znajdą się wtedy tylko nazwy pasujące do podanego klucza.

Kolejnym etapem jest określenie nazw, ilości i cen zakupionych materiałów w tabelce. Nazwa materiału może zostać wybrana z „Listy materiałów”, która zostanie wyświetlona po wciśnięciu klawisza „Materiały” lub funkcyjnego „F12”. Ilość wyświetlanych nazw na liście może zostać ograniczona poprzez wpisanie wcześniej w tabelce początku poszukiwanej nazwy.

Dodanie nowej linii w tabelce jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub klawisza kursora „↓” na klawiaturze w przypadku gdy kursor znajduje się w ostatniej linii tabelki. Usuniecie zbędnej linii jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Usuń”.

Ostateczne zaakceptowanie operacji jest możliwe po wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9” na klawiaturze.

W trakcie operacji istnieje możliwość zdefiniowania nowego dostawcy. W tym celu należy wpisać indeks opisujący tego dostawcę. Po zaakceptowaniu całej operacji program zaproponuje dodanie nowej pozycji w wykazie dostawców. Po potwierdzeniu zostanie wyświetlona „Karta dostawcy”, gdzie można wprowadzić dane takie jak nazwa, adres czy telefon dostawcy.

W oknie istnieje także możliwość zdefiniowania nowego materiału. Program po wykryciu nieistniejącej w wykazie nazwy materiału zaproponuje uzupełnienie tego wykazu. Po potwierdzeniu zostanie wyświetlona „Karta materiału”, gdzie należy podać dane definiujące nowy materiał.

Wydruk dokumentu magazynowego (i jego kopii) jest uzależniony od ustawień w „Parametrach programu”.

3. Przyjęcie wewnętrzne

Okno to pozwala na przeprowadzenie operacji wprowadzenia na stan magazynu materiałów z magazynu podręcznego pracownika. Pracownik zostaje określony na początku poprzez wybór z „Listy pracowników”.

Kolejnym etapem jest określenie nazw i ilości materiałów w tabelce. Nazwa materiału może zostać wybrana z „Listy materiałów”, która zostanie wyświetlona po wciśnięciu klawisza „Materiały” lub funkcyjnego „F12”. Ilość wyświetlanych nazw na liście może zostać ograniczona poprzez wpisanie wcześniej w tabelce początku poszukiwanej nazwy.

Dodanie nowej linii w tabelce jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub klawisza kursora „↓” na klawiaturze w przypadku gdy kursor znajduje się w ostatniej linii tabelki. Usuniecie zbędnej linii jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Usuń”.

Ostateczne zaakceptowanie operacji jest możliwe po wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9” na klawiaturze.

Wydruk dokumentu magazynowego (i jego kopii) jest uzależniony od ustawień w „Parametrach programu”.

4. Wydanie zewnętrzne (Sprzedaż)

Okno to pozwala na przeprowadzenie operacji wydania z magazynu materiałów w celu ich sprzedaży.

Operacja polega na określeniu nazw i ilości materiałów w tabelce. Nazwa materiału może zostać wybrana z „Listy materiałów”, która zostanie wyświetlona po wciśnięciu klawisza „Materiały” lub funkcyjnego „F12”. Ilość wyświetlanych nazw na liście może zostać ograniczona poprzez wpisanie wcześniej w tabelce początku poszukiwanej nazwy.

Dodanie nowej linii w tabelce jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub klawisza kursora „↓” na klawiaturze w przypadku gdy kursor znajduje się w ostatniej linii tabelki. Usuniecie zbędnej linii jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Usuń”.

Ostateczne zaakceptowanie operacji jest możliwe po wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9” na klawiaturze.

Wydruk dokumentu magazynowego (i jego kopii) jest uzależniony od ustawień w „Parametrach programu”.

Przy operacji wydania zewnętrznego istnieje możliwość jednoczesnego wystawienia dokumentu sprzedaży (ustawienie w „Parametrach programu). W takim przypadku, po zaakceptowaniu operacji zostanie wyświetlone okno „Dokument sprzedaży” (opisane dalej). W oknie tym należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu. Dodatkowo można tam udzielić rabatu poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola i wpisaniu (w procentach) wysokości tego rabatu. Ceny materiałów pobrane z „Wykazu materiałów” zostaną wtedy odpowiednio zmniejszone, a informacja o rabacie pojawi się na dokumencie sprzedaży. Ostatnią czynnością jest podanie danych nabywcy na „Karcie nabywcy” (opisanej dalej).

***

W oknie tym należy wybrać rodzaj dokumentu sprzedaży, który ma zostać wystawiony dla wydania zewnętrznego.

Możliwe jest tu także określenie wysokości rabatu. W tym celu należy zaznaczyć pole „Udziel rabatu” i podać jego wysokość (w procentach). Ceny pobrane z „Wykazu artykułów” zostaną odpowiednio zmniejszone, a informacja o rabacie zostanie wydrukowana na dokumencie sprzedaży.

Akceptacja jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Wybór dostępnych dokumentów sprzedaży, a także modyfikacja ich cech jest dostępna w oknie „Parametry programu”.

***

Okno to służy do określenia danych nabywcy takich jak nazwa, adres i numer NIP. Dane te są niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży.

Akceptacja wprowadzonych danych odbywa się przez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

5. Rozchód wewnętrzny

Okno to pozwala na przeprowadzenie operacji wydania z magazynu materiałów do magazynu podręcznego pracownika. Pracownik zostaje określony na początku poprzez wybór z „Listy pracowników”.

Kolejnym etapem jest określenie nazw i ilości materiałów w tabelce. Nazwa materiału może zostać wybrana z „Listy materiałów”, która zostanie wyświetlona po wciśnięciu klawisza „Materiały” lub funkcyjnego „F12”. Ilość wyświetlanych nazw na liście może zostać ograniczona poprzez wpisanie wcześniej w tabelce początku poszukiwanej nazwy.

Dodanie nowej linii w tabelce jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub klawisza kursora „↓” na klawiaturze w przypadku gdy kursor znajduje się w ostatniej linii tabelki. Usuniecie zbędnej linii jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Usuń”.

Ostateczne zaakceptowanie operacji jest możliwe po wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9” na klawiaturze.

Wydruk dokumentu magazynowego (i jego kopii) jest uzależniony od ustawień w „Parametrach programu”.

6. Przywracanie operacji Wydania Zewnętrznego

Opcja ta umożliwia przywrócenie operacji Wydania Zewnętrznego. Oznacza to, że operacja pobrania materiałów z magazynu zostanie uznana za niebyłą (materiały z powrotem znajdą się w magazynie). Dodatkowo zostanie anulowany dokument sprzedaży, który został dla tej operacji wystawiony. Opcja ta przywołuje okno „Wydania Zewnętrznego”, gdzie zostają ponownie umieszczone dane (materiały i ilości) odpowiadające przywracanej operacji.

Operacja przywracania odbywa się po wpisaniu numeru dokumentu sprzedaży i wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”. Jeżeli wystawianie dokumentów sprzedaży w module magazynowym jest wyłączone, wtedy należy podać numer dokumentu magazynowego WZ.

7. Anulowanie operacji Wydania Zewnętrznego

Opcja ta umożliwia anulowanie operacji Wydania Zewnętrznego. Oznacza to, że operacja pobrania materiałów z magazynu zostanie uznana za niebyłą (materiały z powrotem znajdą się w magazynie). Dodatkowo zostanie anulowany dokument sprzedaży, który został dla tej operacji wystawiony.

Operacja anulacji odbywa się po wpisaniu numeru dokumentu sprzedaży i wciśnięciu klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”. Jeżeli wystawianie dokumentów sprzedaży w module magazynowym jest wyłączone, wtedy należy podać numer dokumentu magazynowego WZ.

8. Wydruk arkusza spisu z natury

Opcja ta pozwala na wydruk arkusza spisu z natury dla celów przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie. Arkusz zawiera nazwy i jednostki miary wszystkich materiałów zdefiniowanych w „Wykazie materiałów”.

9. Inwentaryzacja

Okno to służy do przeprowadzania inwentaryzacji w magazynie. Podstawą do tej operacji jest wypełniony „Arkusz spisu z natury”.

W oknie znajduje się tabela, zawierająca nazwy i jednostki miary wszystkich materiałów zdefiniowanych w „Wykazie materiałów”. Trzecia kolumna tabeli początkowo zawiera ilość danego materiału, jaka wynika z obliczeń programu (stan spodziewany). Kolumna ta może być edytowana. W przypadku stwierdzenia różnicy ilości wyświetlanej w oknie z ilością zastaną w magazynie („Arkusz spisu z natury”) należy dokonać edycji tej ilości w tabeli.

Operacja inwentaryzacji może przynieść dwa efekty: utworzenie raportu różnic inwentaryzacyjnych i/lub uwzględnienie zmian stanów magazynowych. To co zostanie wykonane jest zależne od zaznaczenia odpowiednich pól w dolnej części okna.

Raport różnic inwentaryzacyjnych zawiera informacje na temat niedoborów oraz nadwyżek materiałów występujących w magazynie (ilościowo i wartościowo). Raport ten jest tworzony w oddzielnym oknie i może zostać wydrukowany.

Uwzględnienie zmian stanów magazynowych oznacza, że stany poszczególnych materiałów w magazynie zostaną ustawione na takie, jakie zostały stwierdzone, a więc wpisane w tabeli.

Akceptacja jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub klawisza funkcyjnego „F9”.

8. Administracja

1. Wykaz operacji serwisowych

Wykaz ten jest listą wszystkich aktualnie zdefiniowanych w programie operacji serwisowych. Mogą tu zostać wykonane podstawowe czynności związane z wykazem, takie jak tworzenie, edycja czy usuwanie operacji.

Dla usystematyzowania poszczególnych operacji oraz skrócenia czasu odszukania każdej z nich, została wprowadzona możliwość podziału operacji na grupy tematyczne. Dana grupa może zawierać parę grup podrzędnych. Praktycznie nie występuje ograniczenie na ilość „zagłębień” grupa w grupie. Nazwy grup są rozróżniane na liście od nazw operacji poprzez umieszczony przed nimi symbol „[+]”.

W danym momencie w okienku wyświetlane są nazwy grup oraz nazwy operacji znajdujące się wewnątrz bieżącej grupy, tzn. takiej, której nazwa jest wyświetlana na panelu w górnej części okna. Początkowo grupą bieżącą jest grupa główna, która nie posiada nazwy (nic nie jest wyświetlane na panelu). Zmiana bieżącej grupy jest możliwa poprzez podświetlenie nazwy grupy do której chcemy się przenieść i wciśnięcie „Enter” na klawiaturze, lub też poprzez dwukrotne kliknięcie na nią myszką. Nazwa wybranej grupy pojawi się na górnym panelu, a lista nazw podgrup oraz operacji serwisowych zostanie zaktualizowana. Przejście do grupy nadrzędnej (cofnięcie się o jeden poziom) jest możliwe poprzez wybranie grupy oznaczonej dwoma kropkami („..”) lub też poprzez wciśnięcie klawisza „Backspace” na klawiaturze.

Utworzenie grupy jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Utwórz grupę”. Zostanie wtedy wyświetlone pomocnicze okno „Nazwa grupy” (opisane dalej). Grupa o podanej tam nazwie zostanie utworzona wewnątrz grupy bieżącej.

Zdefiniowanie nowej operacji jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Utwórz operację” lub też poprzez wciśnięcie klawisza „Insert” na klawiaturze. Pojawi się wtedy pomocnicze okno „Karta operacji” (opisane dalej), w którym należy wprowadzić dane takie jak nazwa, cena jednostkowa, jednostka miary, kod usługi oraz stawka podatku VAT. Zdefiniowana operacja zostanie umieszczona wewnątrz bieżącej grupy.

Program wymaga, aby nazwa operacji była niepowtarzalna (w obrębie wszystkich grup). Jeżeli chcemy zdefiniować takie same operacje, ale dotyczące różnych typów urządzeń, dobrą metodą jest rozpoczynanie (lub kończenie) nazw operacji od liter opisujących wybrany typ (np. „Przegląd - video”, „Przegląd - TV”).

Możliwe jest przeprowadzenie edycji wcześniej zdefiniowanej grupy lub operacji. Dokonuje się tego poprzez podświetlenie interesującej nas nazwy i wciśnięcie klawisza „Edytuj”. Przejście w tryb edycji w przypadku operacji jest możliwe także poprzez wciśnięcie klawisza „Enter” na klawiaturze lub dwukrotne kliknięcie myszą na daną nazwę. W trybie edycji wyświetlane są identyczne okienka, jak w przypadku definiowania nowej grupy czy operacji.

Jak zostało wcześniej powiedziane, operacje serwisowe dla porządku mogą być podzielone na grupy. Wybrana operacja (tzn. podświetlona) może zostać przesunięta z jednej grupy do drugiej. Dokonuje się tego poprzez wciśnięcie klawisza „Przesuń”. Wyświetlona zostanie wtedy „Lista grup” (opisana dalej), na której należy wskazać nazwę grupy docelowej.

Możliwe jest także skasowanie wybranej grupy lub operacji. Wykonuje się to poprzez wciśnięcie klawisza „Usuń” lub klawisza „Delete” na klawiaturze. Operacja ta wymaga dodatkowego potwierdzenia. Usunięcie grupy nie jest możliwe w przypadku, gdy grupa nie jest pusta.

Wciśnięcie klawisza „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze spowoduje zamknięcie okna.

***

Okno to służy do definiowania nazwy grupy operacji. Zatwierdzenie wprowadzonej w polu edycyjnym nazwy odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Wymagane jest, aby nazwa grupy była unikalna.

***

Okno to służy do określenia takich danych jak nazwa operacji, cena jednostkowa netto, jednostka miary, kod usługi oraz stawka podatku VAT. Przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami umożliwia klawisz „Enter” lub „Tab” na klawiaturze.

Wymagane jest, aby nazwa operacji była unikalna.

Istnieje możliwość przeliczenia ceny brutto na cenę netto. W tym celu należy w polu ceny wpisać cenę brutto a następnie wcisnąć klawisz „Brutto na netto”.

Akceptacja wprowadzonych danych jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub też funkcyjnego „F9”.

***

Powyższa lista pozwala na wskazanie grupy, do której ma zostać przesunięta wybrana wcześniej operacja.

Nazwa aktualnej grupy jest wyświetlana na panelu w górnej części okna, z wyjątkiem, gdy jest to grupa główna, która nie posiada nazwy. Na liście wyświetlane są nazwy grup, znajdujących się wewnątrz aktualnej grupy. Wejście do wybranej (zaznaczonej) grupy jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Enter” lub też poprzez dwukrotne kliknięcie na nią myszą. Cofnięcie się o jeden poziom (tzn. wyjście z grupy) jest możliwe poprzez wybranie grupy nadrzędnej, oznaczonej dwoma kropkami lub poprzez wciśnięcie klawisza „Backspace” na klawiaturze.

Gdy na górnym panelu zostanie wyświetlona nazwa interesującej nas grupy docelowej należy wcisnąć klawisz „OK” lub funkcyjny „F9”.

2. Wykaz materiałów

Wykaz ten jest listą wszystkich aktualnie zdefiniowanych w programie materiałów. Mogą tu zostać wykonane podstawowe czynności związane z wykazem, takie jak tworzenie, edycja czy usuwanie materiału.

Dla usystematyzowania poszczególnych materiałów oraz skrócenia czasu odszukania każdego z nich, została wprowadzona możliwość podziału materiałów na grupy tematyczne. Dana grupa może zawierać parę grup podrzędnych. Praktycznie nie występuje ograniczenie na ilość „zagłębień” grupa w grupie. Nazwy grup są rozróżniane na liście od nazw materiałów poprzez umieszczony przed nimi symbol „[+]”.

W danym momencie w okienku wyświetlane są nazwy grup oraz nazwy materiałów znajdujące się wewnątrz bieżącej grupy, tzn. takiej, której nazwa jest wyświetlana na panelu w górnej części okna. Początkowo grupą bieżącą jest grupa główna, która nie posiada nazwy (nic nie jest wyświetlane na panelu). Zmiana bieżącej grupy jest możliwa poprzez podświetlenie nazwy grupy do której chcemy się przenieść i wciśnięcie „Enter” na klawiaturze, lub też poprzez dwukrotne kliknięcie na nią myszką. Nazwa wybranej grupy pojawi się na górnym panelu, a lista nazw podgrup oraz materiałów zostanie zaktualizowana. Przejście do grupy nadrzędnej (cofnięcie się o jeden poziom) jest możliwe poprzez wybranie grupy oznaczonej dwoma kropkami („..”) lub też poprzez wciśnięcie klawisza „Backspace” na klawiaturze.

Utworzenie grupy jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Utwórz grupę”. Zostanie wtedy wyświetlone pomocnicze okno „Nazwa grupy” (opisane dalej). Grupa o podanej tam nazwie zostanie utworzona wewnątrz grupy bieżącej.

Zdefiniowanie nowego materiału jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Utwórz materiał” lub też poprzez wciśnięcie klawisza „Insert” na klawiaturze. Pojawi się wtedy pomocnicze okno „Karta materiału” (opisane dalej), w którym należy wprowadzić dane takie jak nazwa, cena jednostkowa, jednostka miary, kod usługi oraz stawka podatku VAT. Zdefiniowany materiał zostanie umieszczony wewnątrz bieżącej grupy.

Program wymaga, aby nazwa materiału była niepowtarzalna (w obrębie wszystkich grup). Jeżeli chcemy zdefiniować takie same funkcjonalnie materiały, ale przeznaczone dla różnych typów urządzeń, dobrą metodą jest rozpoczynanie (lub kończenie) nazw materiałów od liter opisujących wybrany typ (np. „Silnik główny - KX632”, „Silnik główny - VV900”).

Możliwe jest przeprowadzenie edycji wcześniej zdefiniowanej grupy lub materiału. Dokonuje się tego poprzez podświetlenie interesującej nas nazwy i wciśnięcie klawisza „Edytuj”. Przejście w tryb edycji w przypadku materiału jest możliwe także poprzez wciśnięcie klawisza „Enter” na klawiaturze lub dwukrotne kliknięcie myszą na daną nazwę. W trybie edycji wyświetlane są identyczne okienka, jak w przypadku definiowania nowej grupy czy materiału.

Jak zostało wcześniej powiedziane, materiały dla porządku mogą być podzielone na grupy. Wybrany materiał (tzn. podświetlony) może zostać przesunięty z jednej grupy do drugiej. Dokonuje się tego poprzez wciśnięcie klawisza „Przesuń”. Wyświetlona zostanie wtedy „Lista grup” (opisana dalej), na której należy wskazać nazwę grupy docelowej.

Możliwe jest także skasowanie wybranej grupy lub materiału. Wykonuje się to poprzez wciśnięcie klawisza „Usuń” lub klawisza „Delete” na klawiaturze. Operacja ta wymaga dodatkowego potwierdzenia. Usunięcie grupy nie jest możliwe w przypadku, gdy grupa nie jest pusta.

Wciśnięcie klawisza „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze spowoduje zamknięcie okna.

***

Okno to służy do definiowania nazwy grupy materiałów. Zatwierdzenie wprowadzonej w polu edycyjnym nazwy odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

Wymagane jest, aby nazwa grupy była unikalna.

***

Okno to służy do określenia takich danych jak nazwa materiału, cena jednostkowa netto, jednostka miary, kod materiału oraz stawka podatku VAT. Przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami umożliwia klawisz „Enter” lub „Tab” na klawiaturze.

W oknie tym istnieje możliwość określenia, czy ilość danego materiału jest liczbą całkowitą czy ułamkową. W drugim przypadku będzie możliwe podawanie ilości z dokładnością do dwu miejsc po przecinku.

Wymagane jest, aby nazwa materiału była unikalna.

W przypadku, gdy jest aktywny moduł magazynowy, można dodatkowo określić stan minimalny i maksymalny w magazynie. Jest to informacja wykorzystywana przy generowaniu raportu „Stany alarmowe”. Stany alarmowe nie muszą zostać określone.

Istnieje możliwość przeliczenia ceny brutto na cenę netto. W tym celu należy w polu ceny wpisać cenę brutto a następnie wcisnąć klawisz „Brutto na netto”.

Akceptacja wprowadzonych danych jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub też funkcyjnego „F9”.

***

Powyższa lista pozwala na wskazanie grupy, do której ma zostać przesunięty wybrany wcześniej materiał.

Nazwa aktualnej grupy jest wyświetlana na panelu w górnej części okna, z wyjątkiem, gdy jest to grupa główna, która nie posiada nazwy. Na liście wyświetlane są nazwy grup, znajdujących się wewnątrz aktualnej grupy. Wejście do wybranej (zaznaczonej) grupy jest możliwe poprzez wciśnięcie klawisza „Enter” lub też poprzez dwukrotne kliknięcie na nią myszą. Cofnięcie się o jeden poziom (tzn. wyjście z grupy) jest możliwe poprzez wybranie grupy nadrzędnej, oznaczonej dwoma kropkami lub poprzez wciśnięcie klawisza „Backspace” na klawiaturze.

Gdy na górnym panelu zostanie wyświetlona nazwa interesującej nas grupy docelowej należy wcisnąć klawisz „OK” lub funkcyjny „F9”.

3. Wykaz pracowników

W oknie tym wyświetlana jest lista wszystkich aktualnie zdefiniowanych pracowników. Mogą tu zostać wykonane podstawowe operacje takie jak dodawanie, edycja czy usuwanie danego pracownika.

Utworzenie nowego pracownika jest możliwe po wciśnięciu klawisza „Dodaj” lub „Insert” na klawiaturze. Wyświetlone zostanie wtedy okno „Karta pracownika” (opisane dalej), gdzie należy określić inicjały, imię i nazwisko, hasło oraz uprawnienia nowego pracownika.

Edycja danych wybranego pracownika (podświetlonego na liście) jest możliwa po wciśnięciu klawisza „Edytuj” lub „Enter” na klawiaturze. Wyświetlone zostanie wtedy okno pomocnicze identyczne jak w poprzednim przypadku.

Usunięcie wybranego pracownika jest wykonywane poprzez wciśnięcie klawisza „Usuń” lub „Delete” na klawiaturze. Operacja wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Wciśnięcie klawisza „Zamknij” lub „Escape” na klawiaturze spowoduje zamknięcie okna.

***

Okno to służy do definiowania pracowników. Należy tu określić inicjały, imię i nazwisko, hasło oraz uprawnienia danego pracownika. Zaznaczenie krzyżykiem danego uprawnienia oznacza dostęp tego pracownika do wybranych funkcji programu. Przechodzenie pomiędzy kolejnymi polami edycyjnymi jest możliwe poprzez wciskanie klawisza „Enter” lub „Tab” na klawiaturze.

Program wymaga, aby inicjały były unikalne, bowiem według nich następuje identyfikacja poszczególnych pracowników. Hasło może być puste.

Akceptacja wprowadzonych danych jest możliwa poprzez wciśnięcie klawisza „OK” lub funkcyjnego „F9”.

4. Archiwizacja danych

Opcja ta ma na celu wykonanie kopii bezpieczeństwa wszystkich baz danych programu.

Użytkownik musi wskazać lokalizację archiwum (dysk i ewentualnie katalog). Po zaakceptowaniu klawiszem „OK” lub funkcyjnym „F9” w podanej lokalizacji zostanie utworzony plik „archiwum.lzh”, zawierający skompresowane bazy programu. Dane te można będzie odzyskać w późniejszym czasie wywołując opcję „Odtwarzanie danych”.

Uwaga: Archiwizacja powinna być wykonywana na fizycznie inny nośnik danych niż ten, na którym zainstalowany jest program. Awaria tego nośnika nie spowoduje wtedy bezpowrotnej utraty danych zgromadzonych w programie. Bardzo dobrą praktyką jest wykonywanie archiwizacji codziennie po zakończeniu pracy.

5. Odtwarzanie danych

Opcja ta umożliwia odtworzenie baz danych z kopii bezpieczeństwa wykonanej w opcji „Archiwizacja danych”.

Użytkownik musi wskazać lokalizację archiwum (dysk i ewentualnie katalog). Po zaakceptowaniu klawiszem „OK” lub funkcyjnym „F9” w podanej lokalizacji będzie poszukiwany plik „archiwum.lzh”, zawierający skompresowane bazy danych programu. Jeżeli plik ten zostanie odnaleziony, to po dodatkowym potwierdzeniu aktualne bazy programu zostaną zastąpione tymi pochodzącymi z archiwum.

6. Usuwanie starych danych

W celu ograniczenia rozmiaru przestrzeni dyskowej zajmowanej przez dane programu, można przeprowadzać operację usuwania starych danych.

W oknie dialogowym należy określić minimalny wiek danych przeznaczonych do usunięcia (pół roku, 1 rok lub 2 lata) oraz rodzaj danych. Wciśnięcie klawisza „Usuń” lub funkcyjnego „F9” rozpocznie proces usuwania danych według wybranego kryterium.

7. Parametry programu

Okno to służy do definiowania parametrów programu. Jest ono zorganizowane w postaci 6-ciu stron notatnika. Na każdej z nich można modyfikować zebrane tematyczne parametry. Przełączanie pomiędzy poszczególnymi stronami jest możliwe poprzez klikanie myszą na nagłówki zawierające tytuły stron.

Parametry wspólne są oznaczone kolorem czarnym, natomiast parametry lokalne są oznaczone kolorem niebieskim. Zmiana parametrów wspólnych będzie widoczna dla wszystkich komputerów pracujących w sieci. Parametry lokalne dotyczą natomiast tylko pojedynczego komputera (parametry te mogą być różne na różnych komputerach).

Dane firmy

Na stronie tej należy podać nazwę, adres, telefon oraz numer NIP własnej firmy. Dane te będą umieszczane na drukowanych dokumentach sprzedaży, serwisowych i magazynowych.

Moduł serwisowy

Na stronie tej można określić, czy przy otwieraniu nowego zlecenia ma automatycznie zostać wydrukowany dokument: „Przewodnik serwisowy” i/lub „Potwierdzenie przyjęcia zlecenia”. Mimo wyłączenia jednej lub obu opcji, wydruk tych dokumentów będzie i tak możliwy, ale po dodatkowym zatwierdzeniu na „Karcie zlecenia”.

Określenie ilości stanowisk ma wpływ na wymiary tabeli „Terminarza”, ponieważ dla każdego stanowiska jest tworzona oddzielna kolumna do zapisywania zaplanowanych czynności.

Moduł magazynowy

Na stronie tej można określić, czy moduł magazynowy ma być aktywny, czy nie (pole wyboru).

Pozostałe pola wyboru służą do wskazania:

• czy przy operacjach magazynowych mają być drukowane dokumenty magazynowe (PZ, PW, WZ, RW);

• czy ma być drukowana kopia tych dokumentów;

• czy w module magazynowym mają być wystawiane dokumenty sprzedaży (przy wydaniu zewnętrznym).

Rodzaje dokumentów sprzedaży

W programie występują następujące opcje wystawiania dokumentów sprzedaży:

• Paragon fiskalny

• Rachunek Uproszczony + Paragon fiskalny

• Rachunek Uproszczony

• Faktura VAT

To, które opcje będą dostępne, zależy od zaznaczenia odpowiednich pól wyboru.

Możliwość wystawiania paragonów istnieje jedynie w przypadku dołączenia drukarki fiskalnej. Należy w takim przypadku określić również port szeregowy COM, do którego drukarka ta jest dołączona.

Program współpracuje z drukarkami fiskalnymi firmy Posnet.

Numeracja dokumentów sprzedaży

Na stronie tej można określić sposób numeracji dokumentów sprzedaży takich jak faktury VAT czy rachunki uproszczone.

W przypadku pracy w sieci należy określić, czy dany komputer ma korzystać z numeracji dokumentów wspólnej dla wszystkich stanowisk (wspólny rejestr dokumentów), czy też ma posiadać numerację lokalną (oddzielny rejestr dokumentów).

Należy określić także cykl numeracji (miesięczny lub roczny). Ma to wpływ na format numeru w następujący sposób:

cykl miesięczny:

{nr kolejny} / {oznaczenie rejestru} / {miesiąc} / {rok}

np. 142/FV/4/98

cykl roczny:

{nr kolejny} / {oznaczenie rejestru} / {rok}

np. 673/FV/98

Numeracja jest całkowicie automatyczna. Oznacza to, że numer kolejny jest zwiększany o 1 po wystawieniu każdego dokumentu. Jednocześnie numer ten jest cofany do 1 na początku każdego nowego miesiąca lub roku (w zależności od wybranego cyklu).

Na stronie tej możemy także określić aktualne numery kolejne (startowe) oraz oznaczenia rejestrów (maks. 3 znaki). Wymaga się, aby oznaczenie rejestru dla obu typów dokumentów było inne. Jednocześnie, jeżeli wybrano numerację lokalną, to oznaczenia rejestrów muszą być inne niż oznaczenia rejestrów wspólnych.

Wydruk dokumentów sprzedaży

Na stronie tej określa się parametry związane z drukowaniem dokumentów sprzedaży.

Wybór, jaki napis ma się pojawiać w nagłówku dokumentów oraz czy ma być drukowana ich kopia zależy od tego, jaki papier stosujemy (pojedynczy, z kopią, czysty, z napisami oryginał / kopia na marginesie).

Istnieje możliwość umieszczenia własnego napisu w stopce dokumentów sprzedaży (np. zwrot grzecznościowy, godziny otwarcia czy numer konta).

9. Raporty

1. Stan materiału

Opcja ta umożliwia sprawdzenie aktualnego stanu wybranego materiału w magazynie. Na wyświetlonej liście należy wskazać interesujący nas materiał. Po tej czynności na ekranie zostanie wyświetlone okienko informacyjne z poszukiwaną informacją.

2. Okno raportu

Okno to służy do wyświetlenia na ekranie wybranego przez użytkownika raportu.

Klawisz „Szukaj” umożliwia odszukanie dowolnego tekstu w wyświetlanym raporcie. Jeżeli poszukiwany tekst zostanie odnaleziony, to linia raportu go zawierająca zostanie zaznaczona. Przy poszukiwaniu nie są uwzględniane duże i małe litery.

Klawisz „Drukuj” umożliwia wydruk raportu na drukarce.

Klawisz „Zamknij” zamyka okno raportu.

Dostępne raporty:

• Historia napraw - zestawienie wszystkich wykonanych operacji serwisowych oraz zużytych materiałów dla wybranego urządzenia (ilościowo i wartościowo).

• Raport dostaw - okresowe zestawienie dostaw dowolnego materiału od dowolnego dostawcy (ilościowo i wartościowo).

• Dostawy materiału - okresowe zestawienie dostaw wybranego materiału od dowolnego dostawcy (ilościowo i wartościowo).

• Dostawy od dostawcy - okresowe zestawienie dostaw dowolnego materiału od wybranego dostawcy (ilościowo i wartościowo).

• Stany magazynowe - stany magazynowe wszystkich zdefiniowanych materiałów (ilościowo).

• Stany magazynowe szczegóły - stany magazynowe wszystkich zdefiniowanych materiałów w rozbiciu na ich ceny zakupu (ilościowo i wartościowo).

• Zmiany stanów magazynowych - okresowe zestawienie zmian stanów magazynowych dla poszczególnych materiałów (ilościowo).

• Stany alarmowe - zestawienie materiałów, dla których został przekroczony stan alarmowy minimalny lub maksymalny (ilościowo).

• Magazyny podręczne - stany magazynów podręcznych dla poszczególnych pracowników (ilościowo).

• Magazyny podręczne szczegóły - stany magazynów podręcznych dla poszczególnych pracowników w rozbiciu na ceny zakupu poszczególnych materiałów (ilościowo i wartościowo).

• Raport sprzedaży - okresowe zestawienie sprzedanych usług i materiałów (ilościowo i wartościowo).

• Raport pracownika - okresowe zestawienie sprzedanych usług i materiałów dla wybranego pracownika (ilościowo i wartościowo).

• Wykaz operacji serwisowych - wykaz wszystkich zdefiniowanych w programie operacji serwisowych.

• Wykaz materiałów - wykaz wszystkich zdefiniowanych w programie materiałów.

49

---