Koszty usług telekomunikacyjnych
Jednostka, która otrzyma fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w styczniu 2010 roku, a z wykazu rozmów
wynika, Ŝe dotyczy grudnia 2009 roku, powinna ująć koszty rozmów w księgach rachunkowych grudnia. Taki sposób
zarachowania kosztów zgodny będzie z zasadą memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), która zobowiązuje
jednostkę do ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich obciąŜających jednostkę kosztów związanych z osiągniętymi,
przypadającymi na rzecz jednostki przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich
zapłaty.
Zarachowanie kosztu usługi telekomunikacyjnej w cięŜar kosztów działalności operacyjnej jednostki nastąpi zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Podstawą dokonania zapisu w księgach roku 2009 będzie dowód "Polecenie księgowania - PK". Saldo konta 30
"Rozliczenie zakupu" oznacza dostawy niefakturowane (na dzień bilansowy nie ma faktury, a usługa została wykonana), które powinno zostać wykazane w pasywach bilansu sporządzonego za 2009 rok w wierszu B.III.2 lit. d) - jako
"Zobowiązanie krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług".
Rozliczenie salda nastąpi w księgach rachunkowych stycznia 2010 roku, na podstawie wystawionej przez operatora
faktury. Ewidencja w księgach roku 2010 wpływu faktury powinna wówczas przebiegać następująco:
1) wartość usługi telekomunikacyjnej w cenie nabycia:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
2) naliczony podatek VAT:
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
3) łączna kwota zobowiązania:
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
Uwaga: Faktura wystawiona w 2010 roku moŜe wpłynąć do jednostki w okresie umoŜliwiającym ujęcie faktury
w księgach okresu sprawozdawczego. Wówczas moŜe zostać zaksięgowana w księgach roku 2009 na zasadach ogólnych
(zarówno koszt rozmów, jak i rozliczenie zakupu zarachowane zostaną w księgach 2009 roku). Pamiętać jednak naleŜy
o prawie do obniŜenia kwoty podatku naleŜnego o podatek naliczony w fakturze za usługi telekomunikacyjne. Podatek
VAT z tych faktur będzie podlegał odliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności faktury, jeśli faktura zawiera dane, jakiego okresu dotyczy. JeŜeli podatnik odliczenia nie dokona w powyŜszym terminie, ma prawo to zrobić
w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (por. art. 86 ust. 10 pkt 3 oraz ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. nr 54, poz. 535; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2009 r. nr 116, poz. 979, zwanej dalej "ustawą o VAT").
•
Faktura dotycząca kilku miesięcy, wystawiona w styczniu 2010 r.
Jednostka, która otrzyma fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w styczniu 2010 roku, dokumentującą koszty usług telekomunikacyjnych obejmujące część grudnia 2009 roku, a takŜe część stycznia i lutego 2010 roku, co do zasady powinna przypisać koszty do miesiąca, którego dotyczą. ZwaŜywszy jednak na zasadę istotności, jeŜeli koszty usług
telekomunikacyjnych:
•
nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz
wynik finansowy jednostki - jednostka moŜe zastosować uproszczenie (uwzględniając art. 4 ust. 4 ustawy
o rachunkowości) i księgować koszty usług telekomunikacyjnych w koszty miesiąca np. którego dotyczy
większość rozmów; naleŜy jednak podkreślić, iŜ taki sposób ewidencji jednostka powinna stosować w sposób
ciągły;
•
są znaczące i w istotny sposób wpływają na wynik finansowy jednostki - jednostka powinna rozliczyć koszty
usługi telekomunikacyjnej w oparciu o fakturę i wykaz rozmów i odnieść w koszty poszczególnych miesięcy;
jeśli koszty dotyczą przyszłych okresów, jednostka dokonuje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Sposób rozliczania i ewidencji usług telekomunikacyjnych w jednostce powinien wynikać z dokumentacji opisującej
przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Przyjęty sposób powinien być stosowany w sposób ciągły.
W sytuacji jednostki, która dokonuje podziału kosztów usługi telekomunikacyjnej do poszczególnych miesięcy,
w oparciu o wykaz rozmów telefonicznych, moŜe okazać się, Ŝe wszystkie rozmowy dotyczące grudnia 2009 roku
opłacone zostały w ramach tzw. "darmowych minut" i koszty grudnia wynoszą zero. W tej sytuacji koszty rozmów wynikające z faktury zaksięgowane zostaną w całości w księgach stycznia 2010 roku, natomiast abonament moŜe zostać rozliczony proporcjonalnie (częściowo w koszty stycznia, częściowo w koszty lutego).
Ewidencja księgowa kosztów usługi telekomunikacyjnej na przełomie okresów sprawozdawczych moŜe przebiegać
w sposób przedstawiony na przykładzie.
Przykład
I. ZałoŜenia
1. Jednostka otrzymała w dniu 15 stycznia 2010 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w dniu 14 stycznia 2010 r. na łączną wartość netto: 10.000 zł. Podatek VAT wynosi: 2.220 zł. Z faktury wynikają następujące dane:
a) okres rozliczeniowy: 14.12.2009 r. - 13.01.2010 r.,
b) abonament za okres: 14.01.2010 r. - 13.02.2010 r.
2. W ocenie jednostki ww. koszty usług telekomunikacyjnych są znaczące. Zatem w oparciu o fakturę i wykaz rozmów
jednostka ustaliła:
a) koszty grudnia, tj. rozmowy, wyniosły: 7.000 zł,
b) koszty stycznia, tj. rozmowy i abonament, wyniosły: 2.500 zł,
c) koszty lutego, tj. abonament, wyniosły: 500 zł.
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko według rodzajów - na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
A. Zapisy w księgach grudnia 2009 roku
1. Faktura VAT za usługi telekomunikacyjne:
10.000 zł
a) wartość w cenie zakupu
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
b) naliczony podatek VAT - do odliczenia w terminie zgodnie z ustawą o VAT:
2.200 zł
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) łączna kwota zobowiązania:
12.200 zł
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
2. Zarachowanie w koszty rozmów telefonicznych i abonamentu:
10.000 zł
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Usługi obce),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
3. Zarachowanie w koszty czynnych rozliczeń międzyokresowych dotyczących kosztów stycznia i
3.000 zł
lutego 2010 r.: (2.500 zł + 500 zł) =
- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Uwaga: Na dzień bilansowy saldo debetowe na koncie 64 w kwocie: 3.000 zł oznacza stan czynnych rozliczeń
międzyokresowych kosztów, przypadających do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych. W bilansie
wykazane zostanie w wierszu B.IV - jako "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".
B. Zapisy w księgach stycznia 2010 roku
1. Rozliczenie kwoty usługi telekomunikacyjnej aktywowanej na rozliczeniach międzyokresowych
dotyczącej kosztów stycznia:
2.500 zł
- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".
C. Zapisy w księgach lutego 2010 roku
1. Rozliczenie kwoty usługi telekomunikacyjnej aktywowanej na rozliczeniach międzyokresowych
dotyczącej kosztów lutego:
500 zł
- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".
III. Księgowania:
A. Zapisy w księgach grudnia 2009 roku
B. Zapisy w księgach stycznia 2010 roku
C. Zapisy w księgach lutego 2010 roku