PRZETWARZANIE INFORMACJI
W PROCESIE DECYZYJNYM
PRZETWARZANIE INFORMACJI
W PROCESIE DECYZYJNYM
Podejmowanie decyzji jest podstawową czynnością
kierowniczą, wykonywaną bez względu na szczebel
czy rodzaj działalności.
Decyzja jest świadomym wyborem dokonywanym
przez kierownika, a dotyczącym na przykład
kierunków czy metod działania
Typowe decyzje podejmowane przez kierowników
różnych szczebli w przedsiębiorstwach to:
kształtowanie struktury sprzedaży
wybór dostawcy
wybór technologii produkcji
PROCES DECYZYJNY
Warunkiem podejmowania decyzji jest istnienie kilku
możliwości
(wariantów)
rozwiązania
sprawy.
Możliwości te różnią się między sobą efektywnością
ekonomiczną.
Zadaniem
kierownika
jest
wybór
wariantu
optymalnego, czyli najbardziej opłacalnego. W tym
celu posługuje się on rachunkiem ekonomicznym,
porównując przewidywane efekty z przewidywanymi
kosztami poszczególnych wariantów. Zasadnicza
trudność w podejmowaniu decyzji polega na tym, że
kierownik nie jest w stanie przewidzieć wszystkich
możliwych wariantów, a wśród tych, z których
dokonuje wyboru, często nie znajduje wariantu
optymalnego
… jeżeli istnieje dwóch producentów określonego
towaru, przy czym jeden z nich oferuje towar po
niższych cenach, mimo że warunki zakupu i
jakość oferowanych towarów są takie same, to
wybór jest łatwy.
Natomiast w sytuacji, gdy warunki różnią się
między sobą bardzo, wybór będzie trudniejszy,
szczególnie wtedy, gdy kryteria wyboru są
niemierzalne.
Bez względu jednak na sposób podejmowania
decyzji podstawą podejmowania decyzji jest
zawsze informacja.
Przykład
Informacja to wiadomość o zdarzeniach czy o określonym stanie rzeczy. Ma
ona formę pisemną, rzadziej ustną. Informacja jest niezbędnym warunkiem
podjęcia prawidłowej decyzji.
PRZYKŁAD
Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest
decyzją podejmowaną na podstawie następujących
informacji:
uprawnienia pracownika do urlopu, wynikające z Kodeksu
pracy;
dotychczasowe wykorzystanie urlopu za dany rok;
czy okres, w którym pracownik chce wykorzystać urlop,
jest okresem spiętrzonych prac w komórce zatrudniającej
pracownika;
kto zastąpi urlopowanego pracownika.
Łatwo można sobie wyobrazić, co
nastąpi w wypadku korzystania przy
podejmowaniu decyzji z niewłaściwych
informacji – decyzja taka nie będzie
słuszna. Przez niewłaściwe informacje
należy rozumieć te, które nie są
kompletne, wiarygodne, terminowe oraz
dokładne.
Kolejnymi elementami procesu decyzyjnego są: polecenie, działanie i
kontrola (rys. 1.). Kontrola jest często źródłem informacji
ułatwiających podejmowanie decyzji, a działanie jest konsekwencją
polecenia wydanego na podstawie decyzji.
Kontrola
Informacja
Decyzja
Polecenie
Działanie
aktualność
rzetelność
dokładność
kompletność
łatwy i szybki dostęp
poprawność w zakresie przetworzenia,
opłacalność ekonomiczna
Warunkiem wykorzystania informacji w procesie decyzyjnym
jest spełnienie przez nią następujących wymagań:
Wymienione cechy informacji mają bardzo duże znaczenie.
Każda z nich jest na tyle ważna, że bez niej informacje tracą
swą wartość dla osoby podejmującej decyzje.
Na przykład, jeżeli informacja nie będzie kompletna lub też
zostanie źle przetworzona, jej wykorzystanie będzie niemożliwe.
Podobnie z kosztami jej gromadzenia i przetwarzania – nie
mogą być one wyższe niż przewidywane efekty działań, które w
wyniku tej informacji zostaną podjęte.
Skuteczne zarządzanie na każdym szczeblu przedsiębiorstwa
powoduje duże zapotrzebowanie na informację ekonomiczną. To
zapotrzebowanie jest naturalnie tym większe, im większa jest
samodzielność przedsiębiorstwa. W warunkach samodzielnych
przedsiębiorstw zapotrzebowanie to może zaspokoić jedynie
sprawny system informacyjny.
System informacyjny to tworzący całość,
skoordynowany układ wielu elementów
przeznaczony do zbierania,
magazynowania, przetwarzania i
wyszukiwania informacji.
Struktura organizacyjna to
wyodrębnione na skutek podziału pracy
komórki organizacyjne przedsiębiorstwa
wraz z zachodzącymi między tymi
komórkami zależnościami hierarchicznymi.
ustalenie zapotrzebowania na informację;
ustalenie źródeł informacji;
weryfikacja informacji (np. sprawdzenie, czy dysponujemy
aktualną wersją przepisu);
ustalenie metod gromadzenia informacji, czyli określenie
sposobu gromadzenia (kartoteki, rejestry, bazy danych);
ustalenie zakresu i form informacji przekazywanych
podejmującemu decyzje;
określenie dróg przebiegu informacji;
określenie terminów gromadzenia i przekazywania informacji.
System informacyjny przedsiębiorstwa obejmuje: ewidencję
operatywną, statystykę, analizę ekonomiczną, planowanie i
rachunkowość.
Tworzenie lub doskonalenie istniejącego
systemu informacji następuje w kilku
etapach:
W ramach ewidencji operatywnej rejestruje się (ewidencjonuje) w
jednostkach naturalnych, a także wartościowo, wiele zjawisk i
procesów, takich jak: wykonanie wielkości produkcji,
sprzedaży czy usług
stan zapasów
wielkość ubytków
wielkość zakupu
ilość opakowań
stan zatrudnienia
poziom płac i wiele innych
Informacje o tych zjawiskach są rejestrowane w poszczególnych
komórkach organizacyjnych, a następnie przetwarzane przez te
komórki i dostarczane kierownictwu.
Ewidencja operatywna
Statystyka
Pozwala na obliczenie wskaźników
charakteryzujących zjawiska i procesy
zarejestrowane w przedsiębiorstwie
Miary statystyczne oraz właściwe
metody prezentacji umożliwiają takie
przetwarzanie i zaprezentowanie
informacji, które spełni oczekiwania
kierownictwa.
To postępowanie polegające na rozkładaniu złożonych
zjawisk i procesów na proste elementy, a następnie
dokonywanie oceny tych zjawisk i procesów oraz
formułowanie wniosków na przyszłość.
Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie dla
kierownictwa informacji ekonomicznej, wynikającej z
zapoznania się z poszczególnymi zjawiskami, procesami i
faktami. Analizowane zjawiska, procesy czy fakty zostają
poddane ocenie. Jeżeli ocena ta jest negatywna, to z
analizy powinny wynikać sposoby usprawnień, a także
ewentualne ich skutki, co bardzo ułatwia podejmowanie
właściwej decyzji.
Analiza ekonomiczna
Wytyczanie zadań i środków niezbędnych
do ich realizacji.
Planowanie jest więc źródłem wielu
różnorodnych informacji na temat
przyszłości przedsiębiorstwa. Informacje te
będą wykorzystywane przy podejmowaniu
decyzji dotyczących przyszłości.
Planowanie
Rachunkowość
System gromadzenia i przetwarzania
danych o zdarzeniach gospodarczych w
celu dostarczenia kierownictwu
informacji niezbędnych do
podejmowania decyzji. To gromadzenie i
przetwarzanie danych prowadzone jest w
sposób kompletny, logiczny i
systematyczny.
System informacyjny przedsiębiorstwa najczęściej jest
systemem opartym na elektronicznej technice obliczeniowej.
Taki system informacyjny, którego podstawą jest informatyka,
nazywamy systemem informatycznym
Informatyka jest dyscypliną naukową i gałęzią wiedzy
dotyczącą przetwarzania informacji przy użyciu
elektronicznych maszyn cyfrowych, zwanych potocznie
komputerami.
Komputery są urządzeniami, które pozwalają na
wprowadzenie, przetworzenie i dostarczenie w odpowiedniej
formie (wyświetlenie na ekranie, wydruk na papierze,
przesyłanie wiadomości do innego komputera) informacji
dostosowanych do potrzeb ich użytkowników.
Informatyka odgrywa dużą rolę w
zarządzaniu
Zapewnia ona szybkie i łatwe
przetwarzanie informacji stosownie do
potrzeb podejmującego decyzję.
Należy przy tym pamiętać, że tu także
powinna obowiązywać zasada rachunku
ekonomicznego – wprowadzenie systemu
informatycznego w przedsiębiorstwie
musi być opłacalne.
Rachunek ekonomiczny
Polega na porównywaniu nakładów i efektów wielu różnych
wariantów rozwiązań, a następnie na wyborze wariantu
(rozwiązania) optymalnego, czyli najkorzystniejszego z
punktu widzenia korzyści gospodarczych.
To porównywanie poprzedzone jest obliczaniem
przewidywanych efektów i nakładów dla każdego wariantu.
W wyniku porównania wszystkich wariantów można
dokonać wyboru najlepszego z nich. Rachunek
ekonomiczny jest więc koniecznym warunkiem
podejmowania decyzji kierowniczych na każdym szczeblu
przedsiębiorstwa.
Rachunek ekonomiczny jest przeprowadzany według
następującego trybu:
ustalenie liczby możliwych rozwiązań
(wariantów) na podstawie informacji
gromadzonych w ramach systemu
informacyjnego
wykonanie obliczeń w celu porównania
przewidywanych efektów z przewidywanymi
kosztami dla każdego wariantu osobno
dokonanie wyboru optymalnego (najlepszego)
wariantu – podjęcie decyzji
PRZYKŁAD
Przedsiębiorstwo Handlowe „Merkury” w Krakowie przystąpiło do prac
w zakresie ustalenia wielkości i źródła zakupu koszy wiklinowych na
2003 r. Należy podjąć decyzję na temat ilości koszy, jakie mają być
kupione, a także wybrać dostawcę.
ROZWIĄZANIE
Podejmujący decyzję zażądał następujących informacji:
ilu jest producentów tego typu koszy;
po jakich cenach oferują oni swe wyroby (cena i marża);
na jakich warunkach może być dokonana transakcja (transport);
jaką wielkość sprzedaży tego typu koszy zanotowano w ciągu
ostatnich 5 lat i jakie tendencje w tym zakresie przewiduje się na
rok przyszły?
Dane, jakie uzyskał, zestawiono w tabeli 1.
Producent
Cena
w zł
Marża w
%
Transport
Koszt
transportu w zł
Przewidywana sprzedaż w
zależności od ceny w szt.
A
50,-
20
odbiorcy
200,-
1 000
B
70,-
22
dostawcy
–
800
C
55,-
21
odbiorcy
150,-
1 000
Tabela 1. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji o
wyborze dostawcy
Po dokonaniu niezbędnych obliczeń wyniki zestawiono w tabeli 2.
Tabela 2. Wyniki obliczeń niezbędnych do podjęcia decyzji o
wyborze dostawcy
Produc
ent
Cena
w zł
Marża
w %
Przewidyw
ana
sprzedaż w
szt.
Wartość
przewidywa
nej
sprzedaży w
zł
Przewidywana
wartość
zrealizowanyc
h marż w zł
Koszt
transpor
tu
Różnice między
zrealizowaną marżą
a kosztami
transportu
w zł
A
50,-
20
1 000
50 000,-
10 000,-
200,-
9 800,-
B
70,-
22
800
56 000,-
12 320,-
–
12 320,-
C
55,-
21
1 000
55 000,-
11 550,-
150,-
11 400,-
WNIOSKI
Najbardziej opłacalnym wariantem zakupu jest
zakup u producenta B. Najmniej korzystnym
zakupem byłby natomiast zakup u producenta A.
Podejmowanie decyzji o zakupie wymaga
uwzględnienia jeszcze wielu innych informacji:
jakości towaru
przebieg dotychczasowej współpracy z
poszczególnymi producentami
warunki zakupu
Dziękujemy za uwagę