Audyt strony drugiej i wewnętrzne audyty jakości

Audyt strony drugiej i

wewnętrzne audyty

jakości

Audit

Kontrola

audit- monitoruje
mechanizmy kontroli
wewnętrznej oraz pozwala
doskonalić efektywność
zarządzania. Jest działaniem
niezależnym,
opiniotwórczym, doradczym.

kontrola- to sprawdzenie
określonego obszaru w
celu wykrycia niezgodności
i zastosowania określonych
skutków prawnych.
Kontrola w firmie może być
przeprowadzona przez
kierownictwo lub
wyspecjalizowane służby
np. Urząd Skarbowy.

Rodzaje auditów



Audit wewnętrzny

pierwszej strony



Audit zewnętrzny

drugiej strony

trzeciej strony

Audyt wewnętrzny



(audit pierwszej strony)

to ciągłe

monitorowanie i badanie stopnia

spełnienia oczekiwań klientów.

Prowadzenie auditów wewnętrzrnych

jest to jednym z wymogów normy ISO

9001.

Cele audytu wewnętrznego



Ocena zgodności procesów z celami

organizacji

Optymalizacja procesów

Przywrócenie odpowiednich

priorytetów zadań

Ograniczenie zjawiska „przesunięcia

celów”



Psychologiczne bariery auditu-

zapobiegania

Audit nie służy „zwalczaniu”

kogokolwiek

Audit to nie kontrola

Audit ma pomóc, nie przeszkadzać

Audit strony drugiej



(audit klientowski, audit klienta)

zleceniodawcą lub wykonawcą takiego

auditu jest organizacja należąca do

najbliższego otoczenia organizacji

auditowanej. Celem takiego auditu jest

najczęściej sprawdzenie, czy auditowany

jest w stanie spełnić wymagania stawiane

przez auditującego. Audit klientowski ma

również zastosowanie w momencie, gdy

po stronie auditowanego występują jakieś

niezgodności. Jego celem jest wtedy

identyfikacja przyczyn, i w konsekwencji

ich likwidację.

Audit strony drugiej c.d.



ma miejsce wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo

występując w roli zamawiającego, przeprowadza

audyt jakości u swoich aktualnych lub

potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do

tego najczęściej własny zespół audytorów lub

zleca wykonanie audytów wyspecjalizowanej

firmie. Szczególnego znaczenia audyty drugiej

strony nabierają w przedsiębiorstwach, które

posiadają wdrożony system zapewnienia jakości.

Dwa podstawowe typy auditu

strony drugiej:



Audyt poddostawców: jest on

przeprowadzany na zlecenie odbiorcy

w firmie, która dostarcza usługi bądź

produkty.



Audyt sieci franchisingowej: audyty

są zlecane przez licencjodawcę i

przeprowadzane w placówkach sieci

franchisingowych.

Istotne cechy auditu



Ograniczony do zdefiniowanego

zakresu

Brak oceny obiektu który nie jest przedmiotem auditu



Ograniczony do punktu odniesienia

Brak oceny obiektów wg kryteriów nie ujętych w liście

kontrolnej



Brak gwarancji „ ogólnego

bezpieczeństwa”

Produkt lub proces pozytywnie zauditowany nadal może

mieć istotne podatności

Planowanie zadań

auditowych



Ustalenia przed auditem



Plan auditu

Audit powinien przebiegać zgodnie z

opracowanym planem, ale nie powinien zakłócić

funkcjonowania firmy. Pisząc program auditu

należy wziąć pod uwagę wyniki poprzednich

auditów ( jeżeli były przeprowadzone). Należy

określić zakres jaki obejmie audit oraz metody

jego przeprowadzenia i przygotować formularze

do sporządzenia dokumentacji i notowania

spostrzeżeń.

Ocena procedur kontrolnych



Określane jest, jakie obszary ma ocenić

audytor w trakcie wykonywania swoich

zadań. Może też zostać opracowana lista

zagadnień, na które odpowiedzi ma zebrać

audytor. Po dokonaniu i akceptacji ustaleń

odnośnie zakresu zadań, przeprowadzona

zostaje wizja lokalna, podczas której

audytor ogólnie poznaje przedsiębiorstwo

oraz zapoznaje się z funkcjonalną i

organizacyjną stroną firmy, pracownikami i

stosowaną w nim dokumentacją.

Testowanie badanego

obszaru



W trakcie audytu zbierane są informacje i

dokumentowane spostrzeżenia oraz

przeprowadzana jest ocena zadań

realizowanych w badanym procesie,

funkcjonującej w nim dokumentacji i

procedur. Aby sprawnie przeprowadzić

audyt i zebrać wszystkie niezbędne

informacje, audytor powinien przygotować

odpowiednie formularze. Formularze

powinny być adekwatne do zakresu

wyznaczonych zadań. Muszą być zgodne z

ustaleniami poczynionymi przed

rozpoczęciem audytu.

Raportowanie



Proces raportowania i wnioskowania

obejmuje przede wszystkim ocenę

zgodności zastanej praktyki z

obowiązującymi procedurami

wewnętrznymi i przepisami prawnymi oraz

ocenę, czy opracowane są mechanizmy

kontrolne, czy są stosowane i czy dobrze

działają. Wyniki audytu powinny być

udokumentowane w formie pisemnej lub

elektronicznej i przedstawione

kierownictwu firmy, odpowiedzialnemu za

obszar podlegający auditowi.

Wyniki auditu



Istotnym elementem każdego auditu jest spisanie

spostrzeżeń i niezgodności, zaobserwowanych w

badanym obszarze oraz przedstawienie wyników

auditu zleceniodawcy.

Pierwszym elementem po zakończeniu auditu jest

spotkanie zamykające audit, na którym audytor

dokonuje krótkiego podsumowania swoich działań

i przedstawia pierwszą, wstępną ocenę z audytu.

Kierownictwo musi mieć możliwość zapoznania

się z wynikami, aby móc podjąć działania

naprawcze.

Następnie w uzgodnionym terminie, najczęściej 10-

14 dni roboczych, audytor przedstawia

kierownictwu pełny raport. Raport ten musi

zawierać pełną analizę sytuacji w badanym

obszarze. Odnosi się do całości zadań

wykonanych przez audytora. Przedstawia wyniki

audytu, opisuje pozytywne i negatywne

spostrzeżenia audytora.

Raport opiera się na wypełnionych formularzach

oraz rozmowach z pracownikami. Raport z audytu

to opisana zebranych podczas jego trwania

danych i informacji. Powinien dać zarządowi firmy

gruntowną wiedzę o stanie ich przedsiębiorstwa.

Wdrożenie zaleceń

Wynikiem audytu powinno być

uruchomienie przez zarząd

przedsiębiorstwa, pewnych,

skutecznych mechanizmów

prawnych, wdrażających w życie

decyzje podjęte po zapoznaniu się z

raportem z audytu.

Weryfikacja podjętych

działań

Podjęte w następstwie audytu działania

naprawcze i korygujące oraz doskonalące

procesy przebiegające w firmie powinny

być poddane weryfikacji. Aby zalecenia

były wdrożone należy wyznaczyć zakres

prac do realizacji, termin zakończenia i

osoby odpowiedzialne za poszczególne

etapy oraz za nadzór nad całością prac./ w

wyznaczonym terminie powinno odbyć się

rozliczenie z wykonanych zadań.

Wnioski

Firma osiąga korzyści z auditu poprzez ocenę

jej procedur i poprawę funkcjonowania,

czyli w efekcie audit pozwala na bardziej

optymalne wykorzystanie jej zasobów i

skuteczniejsze nim zarządzanie.

Ważnym elementem są wskazówki audytora,

który sugeruje, jakie kroki należy podjąć

aby zlikwidować słabe punkty systemu,

podnieść bezpieczeństwo, dokonać

niezbędnych modernizacji i ulepszeń.

Document Outline