Audyt strony drugiej

1. Definicja audytu wewnętrznego

• (audit pierwszej strony) to ciągłe monitorowanie i badanie stopnia spełnienia oczekiwań klientów. Prowadzenie auditów wewnętzrnych jest to jednym z wymogów normy ISO 9001.

Audit wewnętrzny polega na tym, że osoba przeszkolona i posiadająca certyfikat audytora wewnętrznego, bada wybrane obszary Systemu Zarządzania Jakością, czyli np. sprawdza czy pracownicy postępują zgodnie z procedurami i instrukcjami stanowiskowymi, czy prowadzą odpowiednie zapisy.

Audit jest badaniem a nie kontrolą, dlatego też zawsze jest wcześniej zakomunikowany, a osoby auditowane są wcześniej informowane o czasie i zakresie auditu. Często i nieprawidłowo audit uznawany jest za kontrolę. Wzbudza to strach przed znalezieniem niezgodności, a przecież celem auditu jest właśnie znalezienie błędów czy niedociągnięć w procesie i ich poprawa - czyli doskonalenie systemu.
Obowiązkowi auditowania poddane są wszystkie procesy jakie zidentyfikujemy.Częstość takich badań zależna jest od zapotrzebowania, np. obsługę klienta można auditować raz na 4 miesiące, a magazyn raz na 6 miesięcy czy raz na rok.

2. Definicja audytu strony drugiej

Audyt strony drugiej

• (audit klientowski, audit klienta) - zleceniodawcą lub wykonawcą takiego auditu jest organizacja należąca do najbliższego otoczenia organizacji auditowanej. Celem takiego auditu jest najczęściej sprawdzenie, czy auditowany jest w stanie spełnić wymagania stawiane przez auditującego. Audit klientowski ma również zastosowanie w momencie, gdy po stronie auditowanego występują jakieś niezgodności. Jego celem jest wtedy identyfikacja przyczyn, i w konsekwencji ich likwidację.

• ma miejsce wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo występując w roli zamawiającego, przeprowadza audyt jakości u swoich aktualnych lub potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do tego najczęściej własny zespół audytorów lub zleca wykonanie audytów wyspecjalizowanej firmie. Szczególnego znaczenia audyty drugiej strony nabierają w przedsiębiorstwach, które posiadają wdrożony system zapewnienia jakości. Zgodnie z postanowieniami norm PN-ISO serii 9000, firma zobowiązana jest do pełnienia skutecznego nadzoru nad systemami jakości swoich podwykonawców. Może to być osiągnięte jedynie poprzez regularne audyty zewnętrzne, wykonywane przede wszystkim u podwykonawców nie posiadających certyfikowanych systemów jakości. Ponadto dzięki prowadzeniu audytów drugiej strony, przedsiębiorstwa mogą nie tylko dokonać wyboru najlepszych podwykonawców, ale także pomóc im w poprawie ich własnych systemów jakości. W rezultacie tego rodzaju audytów przedsiębiorstwo nabiera większego zaufania do swoich podwykonawców.

3. Dwa podstawowe typy audytu strony drugiej

• Audyt poddostawców: jest on przeprowadzany na zlecenie odbiorcy w firmie, która dostarcza usługi bądź produkty.

• Audyt sieci franchisingowej: audyty są zlecane przez licencjodawcę i przeprowadzane w placówkach sieci franchisingowych.

Audyty drugiej strony służą przede wszystkim zapewnieniu odpowiedniego poziomu usług. Ponadto przyczyniają się one do właściwego eksponowania i kształtowania wizerunku organizacji. Realizacja ich jest najczęściej zlecana zewnętrznym specjalistom posiadającym duże doświadczenie i praktykę w przeprowadzaniu tego typu usługi.

Audyt drugiej strony jest przeprowadzany zawsze w imieniu i na rzecz zamawiającego. W związku z powyższym kryteria i zakres audytu jest określany właśnie przez niego. Zazwyczaj obejmują one wymagania zawarte w kontrakcie pomiędzy zlecającym a jego partnerami. Mogą to być również specjalne wymagania zawarte w systemie zarządzania zlecającego i mogące obejmować obszary uregulowane wieloma normami (np. jakość, zarządzanie środowiskowe, ZKP, bezpieczeństwo informacji, bezpieczeństwo i higiena pracy, odpowiedzialność społeczna oraz inne).