Proces wdrażania i monitoringu
strategii rozwoju
Proces wdrażania i monitoringu
strategii rozwoju
Proces realizacji strategii polega na
urzeczywistnieniu zaplanowanych
przedsięwzięć czyli przeprowadzeniu działań
przewidzianych dla poszczególnych projektów
przy pomocy niezbędnych środków
umożliwiających osiągnięcie założonych celów.
Etap ten, jako podsumowanie procedury
budowy strategii rozwoju społeczno-
gospodarczego, powinien dać odpowiedź na
pytanie czy zdefiniowane wcześniej cele
nadrzędne są rzeczywiście osiągalne.
Podstawą etapu realizacji strategii jest
dokonanie opisu poszczególnych działań,
wyznaczenie podmiotów odpowiedzialnych za
wdrożenie konkretnych zadań, a także
stworzenie
odpowiedniego systemu monitoringu. Istotne jest
tu zatem efektywne zarządzanie podmiotowym
układem realizacji przedsięwzięć.
Ponadto, o sukcesie procesu wdrażania decydować
może efektywność zarządzania przedmiotem i
zakresem realizowanych projektów, a także
prawidłowa alokacja środków i zasobów w układzie
zaplanowanych przedsięwzięć.
Funkcję głównego podmiotu wdrażającego
strategię rozwoju społeczno - gospodarczego może
pełnić specjalnie do tego powołany zespół bądź jedna z
komórek funkcjonujących w ramach z dotychczasowej
struktury organizacyjnej jednostki samorządu
terytorialnego.
Podstawowym czynnikiem skutecznego
wdrażania strategii jest sprawna i zharmonizowana
współpraca wszystkich podmiotów procesu rozwoju
lokalnego. Realizacja wizji, misji i celów strategicznych
nie może odbywać się bez kooperacji z odbiorcami
efektów danej strategii. Nie jest więc zaskakującym
fakt, że na etapie tym zachodzi najwięcej interakcji
między organami władz samorządowych, sterującymi
przebiegiem procesów wdrażania strategii a
podmiotami spoza ich kręgu.
W zbiorowym wysiłku na rzecz implementacji
ustaleń strategii uczestniczą więc także:
instytucje i organizacje sektora
społecznego,
podmioty i organizacje sektora
gospodarczego,
instytucje bankowe i finansowe,
partnerzy współpracy transgranicznej,
samorządy terytorialne znajdujące się w
otoczeniu danej jednostki.
Istotne jest przy tym precyzyjne określenie
ról i funkcji jakie mają do spełnienia wszyscy
uczestnicy procesu implementacji strategii oraz
ich świadome przejecie odpowiedzialności
za skutki podejmowanych działań.
Wśród efektów takiej współpracy można
wyróżnić m.in. możliwość pozyskania
dodatkowych środków rozwojowych oraz
wykorzystanie ich cennych doświadczeń w
zakresie tworzenia i realizowania koncepcji
dynamizujących rozwój społeczno-gospodarczy,
a także poprawę spójności i skuteczności
całego procesu wdrażania strategii.
Wdrażanie strategii jest procesem realizowanym w
zmiennych uwarunkowaniach wewnętrznych i
zewnętrznych, które wymuszać mogą daleko idące
zmiany w planach realizacyjnych samej strategii. Nie
wszystko można przewidzieć z dużym wyprzedzeniem
i szczegółowością.
Tym trudniej w dłuższej perspektywie
zaplanować wdrażanie poszczególnych
projektów i działań, a także wskazać dokładny czas
ich realizacji. Istotną role odgrywa tu więc umiejętnie
zarządzanie przedmiotem strategii, a precyzyjniej
określając zarządzanie poszczególnymi projektami
taktycznymi.
Każda koncepcja rozwoju społeczno -
gospodarczego może być rozpisana na wiele
szczegółowych projektów realizacyjnych,
które względem siebie będą mieć charakter
substytucyjny bądź komplementarny.
W aspekcie każdego z celów rozwoju
deklarowanego w strategii wyróżnić można
bowiem przedsięwzięcia, które mają
decydujące znaczenie dla ich osiągnięcia, jak i
przedsięwzięcia które można uznać w tej
mierze za nieodzowne, nie mniej jednak
jedynie komplementarne czy wspomagające.
Problem zarządzania projektami staje się
jeszcze bardziej złożony w aspekcie
odpowiedniego rozplanowania ich w czasie
oraz przypisania niezbędnych zasobów
służących ich realizacji.
Harmonogramy działań muszą być tak
skonstruowane, aby zakładane przedsięwzięcia
wykonywano w sposób logiczny i zorganizowany w
dłuższym okresie czasu. W celu zapewnienia
ciągłości procesów realizacji planów
strategicznych konieczne jest także
przedstawienie kompleksowych zestawień
opisujących wykorzystanie niezbędnych zasobów
finansowych, organizacyjnych i naturalnych.
Konieczne zatem wydaje się wypracowanie
odpowiedniego mechanizmu alokacji
opartego na kompetencjach i umiejętnościach w
zakresie skutecznego pozyskiwania i podziału
oraz efektywnego wykorzystania z natury
ograniczonych zasobów.
Istotne jest także aby mechanizm ten był
odporny na burzliwe uwarunkowania
polityczne, "obietnice strategiczne" i
populistyczne naciski konkurujących ze sobą
partii politycznych w okresach przedwyborczych.
Mechanizm ten powinien być także stabilny w
kontekście zmian politycznych będących
efektem kadencyjności sprawowanej władzy
przez odmienne opcje polityczne.
Strategie rozwoju lokalnego i
regionalnego to dokumenty o charakterze
politycznym, przygotowane i realizowane
przez przedstawicieli określonej partii lub
koalicji wyłonionej w demokratycznych
wyborach. Horyzont czasowy strategii wybiega
jednak poza kadencję władz samorządowych,
tym samym staje się ona wrażliwa na lokalne i
regionalne zmiany polityczne.
Wskutek tego dochodzi do swoistej gry
politycznej, której efektem mogą być
przeobrażania w koncepcjach rozwoju, w
sposobach finansowania wyznaczonych zadań,
czy też w czasie ich wdrażania.
Proces wdrażania strategii uzależniony jest od sprawnego
systemu monitorowania, którego główna funkcja polega na
ciągłym porównywaniu zgodności i stopnia realizacji
poszczególnych planów i projektów wykonawczych z treścią wizji
i strategicznych celów (rys.7). Ocena efektywności realizowanych
planów i projektów powinna opierać się na udzieleniu
odpowiedzi, czy:
zostały właściwie zdefiniowane i określone cele oraz czy prowadzi
się bieżącą ocenę realizacji i dokonuje stosownych korekt,
podjęte działania są efektywne i były właściwie korygowane i
modyfikowane,
działania są monitorowane i informacja o finansowej stronie
realizacji programu jest dostępna,
wszystko co powinno zostało włączone w rozwój lokalny,
miał miejsce proces uczenia się i że nauka płynąca z
doświadczeń została wykorzystana wszędzie tam, gdzie było to
możliwe oraz uzyskane efekty są upowszechnione.
Do podstawowych zadań systemu monitorowania
należy weryfikacja i aktualizacja
strategicznych planów rozwoju. Korekty
zapisów w tych planach powinny dotyczyć celów
operacyjnych, rozpisanych na szczegółowe
projekty wykonawcze, budżety oraz
harmonogramy zadań. Aktualizacja taka jest
naturalnym skutkiem zmian w uwarunkowaniach
wewnętrznych i zewnętrznych, a typowym
zjawiskiem w długookresowej perspektywie bywa
pojawienie się nowych okoliczności bądź nowych
przeszkód, których podczas procesu planowania
nie uwzględniono.
Monitoring wdrażania strategii to także stały i
ciągły proces obserwacji ilościowych i jakościowych
postępów w ramach konkretnych projektów
wykonawczych. W procesie tym istotny jest dobór
właściwych kryteriów pomiaru, a także użycie
odpowiedniego oprzyrządowania metodologicznego
odnoszącego się do głównych założeń strategii.
Porównanie przebiegu działań zamierzonych z
faktycznie przeprowadzanymi pozwala ocenić
rozbieżności między założeniami i rezultatami, a w
konsekwencji dostarcza informacje na temat
przyczyn wystąpienia tych rozbieżności i umożliwia
wprowadzenie działań interwencyjnych.
Przebieg procesu monitoringu uzależniony jest od
trzech podstawowych elementów, tj.
dobrze sporządzonego planu działania,
znajomości priorytetów programowych
oraz prawidłowego wyznaczenia kryteriów oceny.
Dobrze sporządzony plan działania powinien
zawierać szczegółowe wyliczenie wszystkich
działań w ramach poszczególnych projektów,
określenie zadań wraz z harmonogramem ich
realizacji, a także opis rezultatów, których
osiągniecie powinno być ostatecznym skutkiem w
ramach tych projektów.
Dobra znajomość priorytetów programów powinna
dotyczyć założeń będących podstawą ich wyznaczenia,
ram ekonomicznych, technicznych i organizacyjnych w
jakich zostały one skonstruowane, a także kontekstu
politycznego, w którym dane projekty mają funkcjonować.
Natomiast, prawidłowość wyznaczenia kryteriów i
mierników oceny skuteczności realizowanych działań
odnosi się do odpowiedniego doboru wskaźników.
Wskaźniki powinny być możliwie konkretne i łatwe do
zweryfikowania, np. poprzez to, że zawierać będą łatwo
mierzalne określenia ilościowe, a nie będą ograniczać się
tylko do opisów jakościowych.
Ukazywać powinny one dynamikę i strukturę spodziewanych
efektów bądź też bezpośrednio określać liczbowe rezultaty
wdrażanych projektów, a tym samym rezultaty danej
strategii.
Każdy system monitoringu opiera się na prawidłowo
prowadzonej sprawozdawczości. Bardzo ważne jest tu
określenie rodzaju potrzebnych informacji oraz
częstotliwości ich dostarczania, a także wyznaczenie
osób lub instytucji odpowiedzialnych za ich
przygotowanie.
W praktyce zastosowanie znajduje system różnego
rodzaju raportów. Obok regularnych sprawozdań
opisujących przebieg danego projektu sporządzanych
przez podmioty wdrażające (np. w kilkumiesięcznych
odstępach czasu), mogą znaleźć zastosowanie raporty
pisane przez niezależnych ekspertów (relacjonujące
przebieg podejmowanych działań przed rozpoczęciem
programu, w jego trakcie i po jego zakończeniu).
Reasumując można stwierdzić, że proces monitoringu obejmuje
następujące działania:
pozyskiwanie i opracowywanie danych ilościowych i jakościowych
dotyczących realizacji celów wyznaczonych w strategii,
opracowywanie okresowych sprawozdań i raportów
wskazujących etapy realizacji strategii,
prowadzenie analiz i studiów porównawczych,
ocenę osiągniętych rezultatów oraz określenie stopnia wykonania
przyjętych celów i działań,
analizę rozbieżności pomiędzy przyjętymi celami i zadaniami a
osiągniętymi rezultatami oraz określenie przyczyn ich
powstania,
aktualizację i dokonywanie korekt w celach, zadaniach oraz
projektach wykonawczych,
podejmowanie działań interwencyjnych w celu zachowania
ciągłości procesu wdrażania.
Konkludując należy stwierdzić, że wdrażanie
strategii jednostki samorządu lokalnego
(regionalnego) musi być ciągłym i konsekwentnym
procesem osiągania zamierzeń rozwojowych.
Zapewnia tym samym, że zobowiązania podjęte
przez uczestniczących w programowaniu rozwoju
będą faktycznie wypełniane. Wdrażanie strategii
to system oparty na zaangażowanym partnerstwie
władz samorządowych z przedstawicielami
lokalnych środowisk. Wymaga odpowiednich
warunków organizacyjnych, technicznych i
finansowych, a także precyzyjnego określenia ról i
funkcji jakie mają pełnić wszyscy uczestnicy etapu
realizacji zapisanych wcześniej planów.
Dziękuję za uwagę