Organizacja i zarządzanie

Kontrola



za pomocą kontroli mierzy się postęp w
realizacji celów, co umożliwia kierownikom
wykrycie dostatecznie wcześnie odchyleń
od planu, dla podjęcia działań korygujących



kontrola to proces działania kierownictwa
organizacji, którego celem jest regulowanie
i korygowanie wszelkich czynności dla
zapewnienia ich przyszłej sprawności i
skuteczności

Cel kontroli



stworzenie kierownikom możliwości oceny
pozycji organizacji w świetle jej zamierzeń



usprawnienie działalności przedsiębiorstwa
i podniesienie jego efektywności



kontrola wykrywa wszelkie
nieprawidłowości, identyfikuje ich źródło i
przyczynia się do ich usunięcia

Uwarunkowania kontroli:

zmieniające się otoczenie

rosnąca złożoność organizacji

błędy pracowników

potrzeba delegowania władzy przez
kierowników

1. Zmieniające się otoczenie:



we współczesnym świecie praktycznie
każde przedsiębiorstwo działa w
otoczeniu zmiennym;



dzięki funkcji kontroli możliwe jest
szybkie wykrycie zmian na rynku i
dostosowanie organizacji do
wynikających z tych zmian szans bądź
zagrożeń

2. Rosnąca złożoność organizacji:



współczesne organizacje to w dużej mierze
ogromne, zdywersyfikowane
przedsiębiorstwa, w których
zapotrzebowanie na sformalizowany system
kontroli jest wysokie;



na złożoność współczesnych organizacji
składa się również decentralizacja, gdzie
szczególnie ważną okazuje się być kontrola
na poziomie strategicznych jednostek
biznesu

3. Błędy pracowników:



system kontroli pozwala na
wykrywanie takich błędów zanim
wystąpią niekorzystne konsekwencje

4. Potrzeba delegowania władzy
przez kierowników:



kiedy kierownicy delegują swoje

uprawnienia na podwładnych, nie

obniża to odpowiedzialności tych

kierowników przed swoimi

przełożonymi;



tylko za pomocą instrumentów

kontroli kierownicy mogą stwierdzić,

czy podwładni wykonują delegowane

im zadania

Etapy procesu kontroli

ustalanie norm

mierzenie wyników

porównanie wyników z normami

reakcja:



utrzymanie status quo



korekta odchyleń



zmiana norm

1. Ustalanie norm:



norma jest metodą mierzenia stopnia

realizacji celu, stąd musi być

wyrażona w mierzalnych kategoriach,

określona w sposób zrozumiały i

akceptowany przez

zainteresowanych, oraz w możliwy

sposób dokładna;



punkty wybrane do kontrolowania

powinny mieć znaczenie strategiczne

2. Mierzenie wyników



trwały, powtarzalny proces, którego

częstotliwość zależy od rodzaju mierzonej

działalności;



mierzenie wykonywania złożonych zadań

powinno być tak realizowane, aby

odchylenia można było wykrywać z

wyprzedzeniem i aby dało się ich uniknąć

przez odpowiednio szybkie użycie czynności

dostosowawczych



Sposób mierzenia wyników – automatyczny

lub przy udziale człowieka – może znacznie

wpływać na koszty i wiarygodność kontroli

3. Porównanie wyników z normami



porównanie zmierzonych w drugim
etapie wyników z normami
ustanowionymi w etapie pierwszym;



porównania należy dokonywać tak
często, jak to wynika z charakteru
mierzonych wielkości

4. Ocena wyników działania i reakcja



na tym etapie należy najpierw
oszacować wielkość ewentualnych
odchyleń od norm, zmierzonych w
etapie trzecim



Jeśli wielkość odchyleń przekracza
zakres tolerancji, należy podjąć
działania korygujące

Rodzaje działań korygujących:



utrzymanie status quo – jeśli odchylenia
mieszczą się w zakresie tolerancji



korekta odchyleń – zmiana sposobu
wykonywania zadań, tak aby osiągnąć cel
lub przynajmniej zmniejszyć odchylenie
wykonania od norm



zmiana norm – stosowane głównie, gdy
przyjęte normy zostaną uznane za
niewykonalne lub niecelowe (niekorzystne)

Klasyfikacja ze względu na podmiot
kontrolujący:



kontrola przez każdego wykonawcę



kontrola przez każdego kierownika



kontrola przez zawodowych
kontrolerów

Klasyfikacja ze względu na okres
objęty kontrolą:



kontrola wstępna



kontrola sterująca



kontrola akceptująca bądź
odrzucająca



kontrola końcowa

Kontrola wstępna:



ma charakter prewencyjny i ma na
celu zapobieżenie przyszłym,
potencjalnym odstępstwom od
przyjętych celów

Kontrola sterująca:



ma wykrywać odchylenia od normy i

umożliwić dokonanie korekt przed

zakończeniem określonej sekwencji

działań;



jest skuteczna jedynie wtedy, gdy

kierownik uzyska informację o

występujących odchyleniach w

odpowiednim czasie, pozwalającym

na podjęcie działań korygujących

Kontrola akceptująca bądź
odrzucająca:



jest wbudowana w węzłowe punkty
procesu realizacji celu;



system zawierający ten rodzaj kontroli
jest w ten sposób skonstruowany, że
niemożliwym jest przejście do kolejnego
etapu realizacji zadania bez uzyskania
akceptacji organu kontrolnego;

Kontrola końcowa:



mierzy wyniki zakończonego
działania, wskazując przyczyny
odchyleń od planu, stanowiąc punkt
wyjścia dla przyszłych procesów
planistycznych,



jest również podstawą nagradzania i
motywowania pracowników

Klasyfikacja ze względu na tryb
podejmowania kontroli:



kontrola planowa



kontrola doraźna

Kontrola planowa:



odbywa się zgodnie z ustalonym
harmonogramem lub wynika ze
sformalizowanego systemu kontroli,
przewidującego periodyczne
przeprowadzanie określonych działań
kontrolnych

Kontrola doraźna:



jest przeważnie działaniem
wymuszonym przez sytuację, często
jest prowadzona przez wynajętą do
tego celu firmę consultingową bądź
do tego celu powołany zespół
pracowników przedsiębiorstwa

Funkcje kontroli:



funkcja ochronna: chroni przedsiębiorstwo

przed stratami w sferze materialnej i

niematerialnej



funkcja kreatywna: pobudza innowacyjność

i działania podnoszące sprawność

organizacji



funkcja informacyjna: polega na

dostarczaniu organom decyzyjnym

informacji niezbędnych do prawidłowej

oceny sytuacji i podejmowania decyzji oraz

na informowaniu kierownictwa o wszelkich

nieprawidłowościach i odstępstwach od

planu i przyjętych norm



funkcja instruktażowa: realizowana jest

przez udzielanie porad i wskazówek oraz

interpretowanie przepisów, przyczynia się

do humanizacji stosunków na linii kontroler

– kontrolowany



funkcja pobudzająca: przejawia się w

stosowaniu środków stymulujących, które

można konstruktywnie wykorzystać w

usprawnieniu pracy i motywowaniu

pracowników



funkcja profilaktyczna: to zapobieganie

niekorzystnym zjawiskom

Skutki nadmiernej kontroli:



zabija inicjatywę



tłumi twórczość



obniża efektywność organizacji

Skutki niedostatecznej kontroli:



marnotrawstwo zasobów



utrudnienie realizacji celów
organizacji



powszechna niepewność i niemożność
przewidywania

Cechy skutecznych systemów
kontroli:



ścisłość: nieścisłe dane mogą spowodować

podjęcie działań niekorzystnych dla

przedsiębiorstwa lub zbędnych, tj.

marnotrawiących rzadkie zasoby



aktualność: informacja musi być zbierana i

dostarczana w czasie pozwalającym na podjęcie

decyzji, im bardziej niepewne i niestabilne jest

otoczenie przedsiębiorstwa, tym częstsze muszą

być pomiary)



obiektywność i zrozumiałość: trudny do

zrozumienia i bardzo subiektywny system kontroli

może powodować podejmowanie błędnych decyzji i

wywoływać niepotrzebne zamieszanie i frustrację

pracowników



koncentracja na strategicznych punktach kontroli:

system kontrolny musi skupiać się na obszarach,

na których istnieje największe

prawdopodobieństwo wystąpienia odchyleń od

norm, odchylenia te mogą wywołać najwięcej

szkody a kontrolowalność działań jest najwyższa



integracja z planowaniem: im bardziej wyraźne i

konkretne jest powiązanie planowania z kontrolą,

tym skuteczniejszy jest system kontrolny



realizm ekonomiczny: koszt wdrożenia systemu

kontroli musi być niższy od korzyści z niego

płynących



realizm organizacyjny: system kontroli musi

odpowiadać realiom organizacyjnym, struktura

przedsiębiorstwa ze swoimi powiązaniami pionowymi i

poziomymi oraz kanałami informacyjnymi musi być w

stanie realizować założone działania kontrolne



koordynacja: informacja kontrolna powinna docierać

do wszystkich osób, którym jest niezbędna; musi być

także skoordynowana z procesami operacyjnymi

przedsiębiorstwa, jako że każdy jego etap może

przesądzać o powodzeniu planu i osiąganiu celów)



elastyczność: system kontrolny musi być na tyle

elastyczny, aby mógł się przystosować do zmian

zachodzących tak w otoczeniu, jak i wewnątrz

organizacji



normatywność i operatywność: skuteczny

system kontrolny po wykryciu odchylenia

od zakładanych norm powinien dostarczać

sugestie co do sposobu naprawy sytuacji i

koniecznych działań korygujących;

informacja docierająca do osoby

podejmującej decyzje powinna mieć postać

możliwą do wykorzystania w praktyce



akceptacja przez członków organizacji: dla

osiągnięcia tego warunku ważnym jest, by

kontrola wiązała się z ważnymi i

akceptowanymi celami

Document Outline