Organizacja i zasady 

działania archiwów 

zakładowych i składnic

 

akt

• Archiwum zakładowe to komórka 

organizacyjna w urzędzie, instytucji, 

przedsiębiorstwie lub organizacji, 

zajmującą się przejmowaniem 

dokumentacji i innych źródeł 

informacji niepotrzebnych już do 

bieżącego urzędowania oraz 

czasowym ich przechowywaniem, 

ewidencjonowaniem, 

udostępnianiem, brakowaniem, a 

także przekazywaniem materiałów 

archiwalnych zasługujących na 

trwałe przechowywanie do 

właściwego archiwum państwowego.

 

• W jednostkach 

organizacyjnych, które nie 
wytwarzają materiałów 
archiwalnych 
„wyprodukowaną" 
dokumentację niearchiwalną 
(akta kategorii B) 
przechowują składnice akt 

• O utworzeniu archiwum 

zakładowego decydują:

- W odniesieniu do jednostek 

organizacyjnym o charakterze 
ogólnopolskim – Naczelny 
Dyrektor Archiwów 
Państwowych

- W odniesieniu do jednostek o 

charakterze lokalnym – właściwy 
terytorialnie dyrektor archiwum 
państwowego

•Cele i zadania archiwów 

zakładowych

 

• Archiwum zakładowe 

powinno gromadzić wszystkie 
akta wytworzone w instytucji 
bez względu na ich 
przynależność do 
określonych kategorii 
archiwalnych. 

• Archiwum zakładowe ma do 

spełnienia dwojaką rolę:

1/ odciąża poszczególne komórki 

organizacyjne od akt, które nie 
są już niezbędne do bieżącego 
urzędowania, lecz zgodnie z 
obowiązującymi przepisami 
muszą być jeszcze przez pewien 
czas zabezpieczone i 
przechowywane, 

2/ zabezpiecza i przechowuje, a w 

razie potrzeby porządkuje tą 
część akt (materiały archiwalne), 
która po określonym czasie 
winna być przekazana 
właściwemu archiwum 
państwowemu.

• Do sprawnego 

funkcjonowania każdego 
archiwum zakładowego 
niezbędne są określone 
działania kierownictwa 
zakładu pracy, które powinny 
sprowadzać się do:

1/ wprowadzenia i stosowania 

w praktyce uzgodnionych z 
państwową służbą archiwalną 
kompletu normatywów 
kancelaryjno-archiwalnych 
(instrukcja kancelaryjna, 
rzeczowy wykaz akt, 
instrukcja archiwalna)

 

2/ zorganizowania właściwego 

lokalu dla archiwum 
zakładowego oraz jego 
odpowiedniego wyposażenia,

3/ zatrudnienia stałego i 

posiadającego stosowne 
wykształcenie bądź 
przeszkolenie pracownika,

4/ systematycznego szkolenia 

personelu biurowego w zakresie 
właściwego tworzenia akt oraz 
ich odpowiedniego 
przygotowania do przekazania 
archiwum zakładowemu

 

• Cele i zadania archiwum 

zakładowego określa „Instrukcja 
w sprawie organizacji i zakresie 
działania archiwum 
zakładowego”, wprowadzania w 
życie zarządzeniem kierownika 
jednostki organizacyjnej, która 
powinna określać:

1/ współpracę z komórkami 

organizacyjnymi w zakresie 
prawidłowego tworzenia 
teczek spraw i ich 
przygotowaniem do 
przekazania archiwum 
zakładowemu

,

2/ tryb przejmowania 

dokumentacji z 
poszczególnych komórek 
organizacyjnych

 

3/ sposób przechowywanie, 

zabezpieczanie oraz 
ewidencjonowanie 
posiadanych i przejmowanej 
dokumentacji,

4/ porządkowanie (w razie 

potrzeby) dokumentacji 
niewłaściwie opracowanych

 

5/ udostępnianie dokumentacji 

do celów służbowych i 
innych,

 

6/ prowadzenie brakowania 

dokumentacji niearchiwalnej, 
której okres przechowywania 
już upłynął,

7/ dbałość o zachowanie 

dokumentacji w odpowiednim 
stanie fizycznym oraz 
prowadzenie w razie takiej 
konieczności niezbędnych 
prac konserwatorskich, 

8/ przekazywanie materiałów 

archiwalnych do archiwów 
państwowych, 

Zadania składnic akt: 
- przechowywać dokumentację 

o czasowym okresie 
przechowywania i jej 
brakowanie po ustaniu 
okresów jej przechowywania

Lokal archiwum 

zakładowego

• Już w trakcie prowadzenia 

prac nad dokumentacją 
techniczną dla 
projektowanych budynków 
administracyjnych należy 
zadbać o wydzielenie i 
przeznaczenie ich części na 
cele archiwalne.

• W budynkach już istniejącym, 

pomieszczenia archiwum 
zakładowego powinny 
znajdować się w budynku 
biurowym 
(administracyjnym).

 

• Lokal archiwum zakładowego 

należy umieścić w północnej 
części gmachu 

• Pamiętać należy by stropy 

pozwalały na ich obciążenie 
minimum 800 kg na metr 
kwadratowy (w przypadku 
stosowania w magazynach 
archiwalnych regałów 
stacjonarnych) lub 1400 kg 
(w przypadku regałów 
kompaktowych). 

• W pomieszczeniach, które zostały 

zaadaptowane na potrzeby 
magazynu archiwalnego, należy 
dążyć do zastosowania ogrzewania 
centralnego oraz ograniczyć do 
minimum możliwość ich penetracji 
przez promienie słoneczne, które 
niezwykle szkodliwie wpływają na 
stan fizyczny przechowywanych 
akt

 

• Innym wrogiem akt jest woda 

stąd też postulat zadbania o 
szczelność wszelkich 
instalacji wodnych oraz 
ograniczenie ich przebiegu 
przez lokale archiwalne do 
niezbędnego minimum

 

• Okna w pomieszczeniach 

magazynowych powinny być 
jak najmniejsze i zaopatrzone 
w przyciemnione lub 
zmatowione szyby oraz 
zasłonięte lnianymi 
zasłonami

• Drzwi do archiwum muszą 

być masywne i obite blachą, 
zaopatrzone w mocne zamki.

 

• Pomieszczenie archiwalne 

powinno być plombowane po 
zakończeniu pracy.

 

• Okna, szczególnie w 

przypadku ulokowania 
archiwum na parterze, 
powinny być okratowane 
oraz dodatkowo 
zabezpieczone siatką o 
drobnych oczkach.

•Wyposażenie archiwum 

zakładowego

• Podstawowym wyposażeniem 

każdego archiwum 
zakładowego są regały 
przeznaczone do 
przechowywania akt, 
najlepiej metalowe

• Regały powinny być 

ustawione prostopadle do 
okien

• W przypadkach koniecznych 

magazyny archiwalne należy też 
wyposażyć w specjalistyczne 
szafy przeznaczone do 
przechowywania map, planów, 
rysunków oraz innych 
materiałów o nietypowych 
formatach

 

• Regały w magazynach 

archiwalnych należy 
odpowiednio oznakować 
(regały cyfrą rzymską, półki 
cyfrą arabską). Oznaczenie 
regałów i półek ułatwia w 
razie potrzeby szybkie 
dotarcie do ułożonych na 
nich teczek aktowych i 
segregatorów.

• Odległość pomiędzy ciągami 

regałów powinna wynosić 80-
100 cm

• Półki należy instalować w 

odstępach 40 - 50 cm

. 

• Magazyny archiwalne powinny 

być także wyposażone w sprzęt 
służący do pomiaru 
temperatury i wilgotności czyli 
czynników wpływających 
najbardziej na stan fizyczny 
przechowywanej dokumentacji.

• Do niezbędnego wyposażenia 

każdego archiwum zakładowego 
należy także sprzęt 
przeciwpożarowy. W archiwum 
zakładowym wykorzystywać można 
jedynie gaśnice proszkowe. Do 
innego sprzętu przeciwpożarowego 
należy zaliczyć koce gaśnicze i 
worki ewakuacyjne 

•Przejmowanie akt z 

komórek 
organizacyjnych

 

• Do najważniejszych czynności 

każdego archiwum 
zakładowego należy 
przejmowanie dokumentacji z 
komórek organizacyjnych 
funkcjonujących w danym 
zakładzie pracy.

 

• Archiwum zakładowe powinno 

gromadzić dokumentację ze 
wszystkich komórek 
organizacyjnych zakładu pracy 

• W prawidłowo prowadzonym 

archiwum zakładowym powinna 
się znaleźć całość dokumentacji 
wytworzone przez zakład pracy, 
a niepotrzebne już do 
prowadzenia bieżącej 
działalności 

• Archiwum zakładowe powinno 

przejmować dokumentację 
jedynie w stanie 
uporządkowanym i tylko 
kompletnymi rocznikami. 

• Z porządkowaniem 

wewnętrznym będziemy mieć 
do czynienia przede 
wszystkim w przypadku 
przygotowywania do 
przekazania materiałów 
archiwalnych (akt kategorii 
A)

 

• Przez uporządkowanie tych akt 

należy rozumieć ułożenie pism w 
obrębie poszczególnych teczek 
zgodnie z instrukcją kancelaryjną 
i według spisu spraw 

•  

Sprawy najstarsze znaleźć się 

powinny pod okładką tytułową, 
natomiast sprawy najmłodsze na 
dole teczki. W obrębie 
poszczególnych spraw tworzące 
je pisma i dokumenty należy 
ułożyć chronologicznie, czyli w 
sposób umożliwiający 
odtworzenie toku ich załatwiania.

 

• Wszystkie pisma w danej 

sprawie należy ułożyć kolejno 
według dat ich 
wyekspediowania lub 
otrzymania 

• W podobny sposób należy 

ułożyć wszystkie sprawy 
występujące w teczce oraz 
nadać im porządek 
adekwatny do ich kolejności 
w spisie spraw

 

• W trakcie porządkowania 

wewnętrznego teczki aktowej 
należy usunąć z niej 
wszystkie części metalowe 
oraz brudnopisy i wtórniki 
pism pozostawionych (kopie)

• Materiały archiwalne czyli 

akta kategorii A powinny 
otrzymać po uporządkowaniu 
wewnętrznym nowe 
kartonowe okładki

 

• Uporządkowane wewnętrznie 

i zaopatrzone w nowe okładki 
akta kategorii A powinny być 
zszyte, sklejone lub 
oprawione introligatorsko 

• Wszystkie wymienione wyżej 

czynności spoczywają na 
komórkach organizacyjnych, 
które przekazują akta do 
archiwum zakładowego 

• Odpowiednie opisanie 

uformowanych teczek należy, 
obok ich właściwe go 
uporządkowania wewnętrznego, 
do najważniejszych czynności 
związanych z przekazywaniem 
akt ostatecznie zakończonych do 
archiwum zakładowego. 

• Ścisłego przestrzegania wymaga 

także zasada zachowywania w 
jednej teczce akt zaliczonych do 
tej samej kategorii archiwalnej 

• Opis jednostki archiwalnej

• Przy porządkowaniu akt 

zaliczonych do materiałów 
archiwalnych należy uważać, by 
grubość jednostki aktowej nie 
przekraczała 4-5 cm, co 
odpowiada około 400-500 
stronom papieru maszynowego 

• poszczególne komórki 

organizacyjne przekazują 
swoją dokumentację do 
archiwum zakładowego w 
terminach ustalonych przez 
obowiązującą w danym 
zakładzie pracy instrukcję 
kancelaryjną

 

• Przejmowanie akt przez 

archiwum zakładowe odbywa 
się na podstawie spi sów 
zdawczo-odbiorczych 
sporządzanych na drukach 
Pu-A-30,

 

• Komórki organizacyjne 

wypełniają następujące rubryki 
spisu zdawczo-odbiorczego: 

1 - liczba porządkowa, 2 - znak teczki 

lub tomu, 3 - tytuł teczki lub tomu, 4 
- daty skrajne, 5 - kategoria 
archiwalna akt, 6 - liczba teczek 

• Spisy takie sporządza się 

osobno dla materiałów 
archiwalnych (kategorii A w 
czterech egzemplarzach) i do 
kumentacji niearchiwalnej 
(kategorii B w trzech 
egzemplarzach) 

• Do zadań personelu archiwum 

zakładowego należy 
sprawdzenie, czy spisy zdawczo-
odbiorcze zostały prawidłowo 
sporządzone i czy wymienione na 
nich akta zostały odpowiednio 
przygotowane do przekazania

 

• Pracownik archiwum 

zakładowego, jeżeli nie stwierdzi 
żadnych uchy bień w spisach 
zdawczo-odbiorczych oraz 
przygotowanych do przekazania 
ak tach, przejmuje je i potwierdza 
ten fakt swoim podpisem 
umieszczonym na końcu spisu. 

• Od tej pory całkowita 

odpowiedzialność za stan akt 
oraz ich wła ściwe zabezpieczenie 
przechodzi na archiwum 
zakładowe oraz jego personel 

• Spisy zdawczo odbiorcze 

wpisywane są do wykazu spisów 

• zdawczo-odbiorczych 

sporządzonego na druku Pu-A-31 

• Dokumentacja przejęta do 

archiwum zakładowego 
oznaczone powinny być 
sygnaturą archiwalną. 

• Do jej utworzenia służy numer 

spisu zdawczo-odbiorczego 
łamany przez poszczególną 
pozycję danego spisu (liczba 
porządkowa stanowiąca numer 
teczki)

• Przykładowo jeżeli nadajemy 

sygnaturę aktom przekazanym 
wraz ze spisem,  który otrzymał 
numer 12, to teczka 
zarejestrowana pod liczbą 
porządkową 2 otrzyma sygnaturę 
archiwalną

 

12/2 

• Dokumentacja opatrzona 

sygnaturą archiwalną może 
być złożona w magazynach 
archiwalnych

• Po złożeniu dokumentacji w 

magazynach należy na spisy 
zdawczo-odbiorcze nanieść 
informację o miejscu jej 
przechowywania 

Przykład:  1/I/48

• Gdzie:
1 – numer magazynu
I – numer regału
15 – numer półki

 

Środki ewidencyjne archiwum 

zakładowego 

• Spisy zdawczo-odbiorcze akt 
• Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych 
• Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów 

archiwalnych przekazanych do archi 
wum państwowego 

• Kartoteka udostępniania 

dokumentacji 

• Protokoły o braku lub zniszczeniu akt 
• Spisy dokumentacji niearchiwalnej 

(aktowej) przeznaczonej na 
makulaturę lub zniszczenie 

• Wszystkie pomoce ewidencyjne 

prowadzone w archiwum 
zakładowym, oprócz 
wymienionych w punkcie 4 , 
należy traktować jako materiały 
archiwalne (akta kategorii A) 

•Udostępnianie 

dokumentacji 

• Dokumentację można 

udostępniać na miejscu lub 
wypożyczać komórek 
organizacyjnych lub na 
zewnątrz jednostki 
organizacyjnej.

• Dla potrzeb urzędowych 

dokumentację udostępnia się na 
podstawie karty udostępniania 
akt (wzór Pu-A- 32), wypełnionej 
przez osobę, która chce 
korzystać z akt oraz podpisanej 
przez kierownika komórki 
organizacyjnej, z której dane 
akta pochodzą 

• Wydawanie dokumentacji poza 

zakład pracy odbywać się 
powinno tylko w wyjątkowych 
sytuacjach. Każdorazowo winien 
wydawać na to zgodę kierownik 
jednostki organizacyjnej, na 
podstawie odpowiedniego 
pisemnego wniosku instytucji 
zainteresowanej o wypożyczenie 
akt na zewnątrz 

•Konserwacja dokumentacji

•  W przypadku archiwum 

zakładowego przez 
konserwację będziemy 
rozumieli zarówno 
działalność profilaktyczną jak 
i w mniejszym stopniu 
konserwację właściwą.

 

• Do działań profilaktycznych 

zaliczamy przede wszystkim 
stworzenie archiwaliom 
właściwych warunków 
przechowywania poprzez wybór 
odpowiedniego lokalu dla 
archiwum oraz jego właściwe 
wyposażenie w sprzęt 

• W pomieszczeniu archiwum 

należy utrzymywać 
odpowiednia temperaturę i 
wilgotność 

• Optymalna temperatura 

utrzymywana w 
pomieszczeniach 
archiwalnych powinna być 
zawarta w granicach od +16° 
do +18° C. Jej przekraczanie 
powoduje osłabianie papieru 
lub nawet jego zżółknięcie

. 

• Równie ważne jest zapewnienie 

właściwej wilgotności, którą 
należy utrzymywać w 
przedziale 55 - 65 % 
wilgotności względnej. 
Wilgotność wyższa niż 65 % wil 
gotności względnej powoduje 
rozwój bakterii i grzybów

• Prowadzenie konserwacji i 

właściwej możliwe jest w 
niewielu tylko archiwach 
zakładowych 

• W warunkach typowego 

archiwum zakładowego 
sprowadza się ona do 
podklejania uszkodzonych lub 
przedartych kart poszytów lub   
teczek aktowych 

• Pod żadnym pozorem nie wolno 

używać do klejenia akt 
popularnych przezroczystych 
taśm klejących (scotch), które 
powodują nieodwracalne często 
zniszczenia papieru 

• Przekazywanie materiałów 

archiwalnych do archiwów 
państwowych oraz 
brakowanie dokumentacji 
niearchiwalnej na następnych 
zajęciach