ARCHIWUM  ZAKŁADOWE,  JAKO  KOMÓRKA  ORGANIZACYJNA 
ZAKŁADU I MIEJSCE PRZECHOWYWANIA AKT 

                                                                                                                            
 

1.DEFINICJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO. 

ARCHIWUM  ZAKŁADOWE  to  komórka  organizacyjna  powoływana  w  jednostkach 

organizacyjnych,  w  których  wytwarzane  są  materiały  archiwalne  (akta  kategorii  „A”).  Do 

jego zadań należy: 

-przyjmowanie  dokumentacji  i  innych  źródeł  informacji  nieprzydatnych  do  bieżącego 

działania, 

-czasowego przechowywania akt, 

-udostępniania akt, 

-brakowania akt, 

-przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego. 

2.  POWOŁYWANIE  ARCHIWUM  ZAKŁADOWEGO  I 

NADZÓR NAD NIMI. 

Archiwa  zakładowe  w  jednostkach  i  instytucjach  centralnych,  które  obejmują 

zasięgiem terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. 

W  instytucjach,  które  obejmują  zakresem  swojego  działania  teren  mniejszy  niż  terytorium 

państwa  archiwa  zakładowe  powoływane  są  przez  dyrektorów  właściwych  archiwów 

państwowych.  Natomiast  zakłady  pracy,  w  których  powołane  zostały  archiwa  zakładowe 

otrzymały  odpowiednie  akty  erekcyjne  podpisane  przez  Naczelnego  Dyrektora  Archiwów 

Państwowych, lub przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych. 

W  przedsiębiorstwie  zazwyczaj  archiwum  zakładowe  podlega  działowi 

administracyjno-gospodarczemu.  Jednak  z  uwagi  na  funkcję,  jaką  pełni  należy  dążyć  do 

powołania,  jako  samodzielnej  komórki  organizacyjnej.  Dotyczy  to  szczególnie  dużych 

zakładów,  które  dysponują  obszernym  a  także  często  wykorzystywanym  zasobem 

archiwalnym. 

Wszędzie tam gdzie gromadzone są materiały archiwalne lub duża ilość dokumentacji 

niearchiwalnej  należy  zatrudnić  stałego  archiwistę,  który  sprawuje  stałą  opiekę  nad 

zgromadzonym zasobem archiwalnym.  

Ilość osób zatrudnionych w archiwum zależy od : 

- wielkości zgromadzonych w nim dokumentów,  

- stopnia ich opracowania, 

- częstotliwości i przekazywania z poszczególnych działów do archiwum, 

- częstotliwości i  wykorzystywania.  

 

3. POMIESZCZENIE ARCHIWUM WYMOGI

. 

Powołując  archiwum  zakładowe  należy  przeznaczyć  dla  niego  odpowiednie 

pomieszczenie.  Trzeba  jednak  pamiętać,  aby  wielkość  pomieszczenia  była  adekwatna  do 

ilości wytwarzanych dokumentów. Przyjmuje się że, lokal archiwum zakładowego powinien 

odpowiadać potrzebom przechowywania wszystkich akt wytworzonych w zakładzie pracy w 

okresie 8-10lat. 

3.1 LOKALIZACJA ARCHIWUM. 

Pomieszczenia  archiwum  powinny  znajdować  się  w  budynku  administracyjno 

biurowym.  Najlepiej  żeby  były  usytuowane  w  jego  północnej  części.  Jeżeli  archiwum 

znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę to, aby stropy miały odpowiednią nośność (w 

przypadku  regałów  stacjonarnych  1200kg/m

2

,  a  w  przypadku  regałów  kompaktowych 

1700kg/m

2

) .  

W  pomieszczeniach  zaadoptowanych  na  potrzeby  archiwum  należy  zadbać  o  to,  aby 

były  one  odpowiednio  ogrzewane  miały  sprawną  wentylację.  Pomieszczenia  takie  trzeba 

zabezpieczyć przed zalaniem a także przed nadmierną penetracją promieni słonecznych. Oba 

te czynniki wpływają niekorzystnie na stan gromadzonych zasobów archiwalnych. 

3.2 POMIESZCZENIA W ARCHIWUM I ICH WYPOSAŻENIE 

W lokalu archiwum powinny być wydzielone następujące pomieszczenia:

 

 

A.  Pomieszczenie  dla  personelu  powinno  być  wyposażone  w  niezbędny  sprzęt,  który 

umożliwi  odpowiednie  warunki  pracy.  Warunki  te  powinny  odpowiadać  wszelkim 

zawartym  normom  w  przepisach,  do  których  przestrzegania  obowiązuje  pracodawcę 

kodeks  pracy.  Ponadto  każdy  pracownik  archiwum  powinien  posiadać  sprzęt 

ochronny  tj.  fartuch,  rękawiczki.  Wszystkie  zalecenia  znajdują  się  w  stanowiskowej 

instrukcji pracy. 

B.  Magazyn do składowania akt powinien być wyposażony w  

-  regały  stacjonarne  muszą  one  być  odpowiednio  zakonserwowane  przy  użyciu 

specjalistycznych farb do metali regały mogą mieć półki metalowe jak również półki 

drewniane, jeżeli półki wykonane są z drewna należy je zaimpregnować substancjami 

przeciw owadom.  

W  przypadku  akt  o  nietypowych  rozmiarach  należy  pamiętać,  aby 

odpowiednio  rozmieścić  półki.  Regały  stacjonarne  należy  odpowiednio  rozmieścić  i 

oznakować tak, aby był do nich łatwy i szybki dostęp. 

-regały  kompaktowe  to  regały,  które  można  przesuwać  w  płaszczyźnie  poziomej. 

Pozwalają one na gromadzenie większej ilości akt. 

-szafy  są  przeznaczone  do  przechowywania  map,  planów,  rysunków  oraz  innych 

materiałów o nietypowych formatach. 

-urządzenia  do  odczytu  i  reprodukcji  są  to  urządzenia  do  odczytu  mikrofilmów, 

mikrofisz. 

          C. Pomieszczenie do udostępniania akt.  

 

3.3 ZABEZPIECZENIE ARCHIWUM PRZED WŁAMANIEM 

Każde  pomieszczenie  archiwum  musi  być  odpowiednio  zabezpieczone  przed 

włamaniem.  Jeżeli  pomieszczanie  archiwum  znajduje  się  na  parterze  w  oknach  muszą  być 

zainstalowane kraty. Drzwi archiwum muszą być masywne i obite blachą oraz zaopatrzone w 

zamki. Po zakończonej pracy drzwi archiwum muszą być zamknięte i oplombowane. 

3.4 ZABEZPIECZENIE PRZECIW POŻAROWE 

W każdym pomieszczeniu archiwum musi znajdować się sprzęt przeciwpożarowy tj. 

gaśnice  proszkowe,  koce  gaśnicze  i  worki  ewakuacyjne.  Sprzęt  przeciwpożarowy  musi  być 

oznakowany i zlokalizowany w łatwo dostępnym miejscu.  

W pomieszczeniach archiwum powinny być także wyznaczone i opisane drogi ewakuacyjne 

na wypadek pożaru. Wszystkie te zalecenia powinny być opisane w instrukcji archiwalnej a 

także instrukcji przeciwpożarowej.  

Jeżeli jest taka możliwość archiwum można wyposażyć w sygnalizację alarmowa na 

wypadek pożaru, z możliwością powiadamiania najbliższej jednostki straży pożarnej.  

3.5 INNE WYMOGI 

Innym  ważnym  aspektem  w  archiwum  zakładowym  jest  utrzymanie  w 

pomieszczeniach 

archiwalnych 

odpowiedniej 

temperatury 

i 

wilgotności. 

Dlatego 

pomieszczenia  te  powinny  być  wyposażone  w  termometry  do  pomiaru  temperatury  oraz 

higrometry do pomiaru wilgotności. Czynniki te także wpływają na kondycję gromadzonych 

tam dokumentów. 

Jeżeli  jest  taka  możliwość  archiwum  można  wyposażyć  w  klimatyzację,  która  w 

znaczny sposób wpływa na stan przechowywanych akt. 

4.LITERATURA. 

 
Eugeniusz  Borodij  Stowarzyszenie  Archiwistów  Polskich  Kancelaria  i  archiwum  zakładowe 

Podręcznik  

Andrzej Dziedzic Instrukcja BHP w archiwum 

www.bhpdziedzic.pl 

Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173

 

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym 

i archiwach.

 

Dz.  U.  Nr  92  poz.  460

 

Rozporządzenie  Ministra  Spraw  Wewnętrznych  z  dnia  3  listopada 

1992  r.  w  sprawie  ochrony  przeciwpożarowej  budynków,  innych  obiektów  budowlanych  i 

terenów. 

Tadeusz  Dzwonkowski,  Krzysztof  Stryjkowski  (1998)  Zachodnie  Centrum  Organizacji  w 

Zielonej Górze Praktyczny poradnik kancelaryjno-archiwalny. 

http://archivarius.republika.pl/html/archiwum.htm

   Archiwum zakładowe.