WDRAŻANIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W FIRMIE

WDRAŻANIE SYSTEMU

INFORMATYCZNEGO

W FIRMIE

Na przykładzie systemu

SYMFONIA

Systemy ERP – definicja i cele

ERP to z ang. Enterprise Resource Planning = Planowanie

Zasobów Przedsiębiorstwa są to systemy informatyczne, na

które składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji

(modułów) integrujących działania danego przedsiębiorstwa

na wszystkich szczeblach i obszarach zarządzania.

Zadania:
• optymalne wykorzystanie zasobów
• uporządkowanie zachodzących w przedsiębiorstwie

procesów

• dostarczenie kierownictwu informacji niezbędnych do

podejmowania decyzji

Głównym celem wdrożenia systemu ERP powinien być wzrost

efektywności działania firmy (a więc dochodowości) oraz

zwiększenie satysfakcji klientów.

Dla kogo i gdzie?

Oprogramowanie ERP przeznaczone są dla firm produkcyjnych,

usługowych, handlowych. Obejmuje całość procesów

zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży, dystrybucji i

księgowości.

Obecnie coraz więcej małych firm dostrzega sens wdrożenia

systemu informatycznego.

Obszary działania systemów ERP:
 Magazyn
 Sprzedaż
 Produkcja
 Serwis
 Księga rachunkowa
 Analizy i raportowanie
 Kontrola jakości

Statystyki

Liczba przedsiębiorstw ogółem [w tys.]

3,8 (sektor publiczny) 2,5 (własność państwowa)54 (sektor prywatny)

Użytkowanie systemów ERP

wśród 500 największych firm

w Polsce, 2002r.

(14%) Nie posiada i nie

planuje

(19%) Nie posiada lecz

planuje wdrożenie

(8%) W trakcie wdrożenia

(51%) Posiada

(8%) brak odpowiedzi lub

odmowa

Bariery rozwoju IT

(19%) Brak potwierdzenia korzyści

(17%) Koszty wdrożenia

(13%) Niedojrzałość technologiczna

(10%) Brak przygotowania

partnerów

(8%) Brak standardów

(5%) Brak potrzeby

(8%) Opór użytkowników

(2%) Opór działu IT

(8%) Inne powody

(11%) Brak barier

Aspekty wdrażania

 Dopasowanie do potrzeb
 Skalowalność systemu
 Koszt wdrożenia (miarą jest wskaźnik TCO)
 Czas wdrożenia (od kilku tygodni do 1 roku)

Ważną cechą systemów ERP jest ich integralność

(operacje i informacje gospodarcze są wprowadzane
do systemu tylko jeden raz).

Etapy wdrażania

Wdrażanie systemu informatycznego jest procesem

wieloetapowym.

1. Określenie potrzeb firmy-przyszłego użytkownika systemu
2. Zebranie informacji niezbędnych do optymalnej konfiguracji

systemu
->Lista informacji niezbędnych do konfiguracji systemu
->Propozycja listy danych oraz sposobu wprowadzenia ich
do systemu
->Lista osób korzystających z oprogramowania

3. Dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika

->Możliwości w zakresie rozbudowy i konfiguracji systemu

4. Instalacja i przygotowanie systemu do pracy
5. Szkolenie użytkowników

Producent i dostawca systemu

Prace nad systemem Symfonia rozpoczęła firma Matrix.pl

i to ona była przez długi czas dostawca tego
oprogramowania. Przychody firmy w 2006 r. osiągnęły
102,9

mln. zł, a liczba Klientów sięgnęła 161 000.

Obecnie prawnym następcą Matrix.pl w zakresie rozwoju

oprogramowania i świadczeniu usług zakresu Symfonii
jest spółka SageSymfonia.Obecnie jest ona wiodącym
w Polsce dostawcą oprogramowania i usług
informatycznych wspomagających zarządzanie. Firma
należy do grupy SAGE - światowego lidera obecnego w
21 krajach, posiadającego 4.5 mln klientów.

System SYMFONIA

• Był pierwszym w Polsce systemem wspomagającym

zarządzanie dedykowanym do środowiska Windows

• Początki sięgają roku 1993
• Systemy SYMFONIA tworzy rodzina produktów

wspierających zarządzanie i podejmowanie decyzji w
małych i średnich firmach o dowolnym profilu działalności.

• Oferta obejmuje trzy linie produktów dostosowane do

różnych, wynikających z wielkości firmy i skali
prowadzonej działalności, potrzeb biznesowych Klientów

Linie produktów

• SYMFONIA® Forte - rozwiązanie klasy ERP, pozwalające na

zarządzanie złożoną organizacją, elastyczne i łatwe w

dostosowaniu do indywidualnych potrzeb (10 - 500

użytkowników).

• SYMFONIA® Premium - przyjazny i elastyczny system

wspomagający zarządzanie o modułowej budowie, przeznaczony

dla małych i średnich firm (1- 50 użytkowników).

• SYMFONIA® Start - łatwy w obsłudze system w wersji

jednostanowiskowej, przeznaczony dla małych firm lub osób

fizycznych prowadzących działalność gospodarczą

(1-3 użytkowników).

SYMFONIA® Start

Start to linia programów w wersji jednostanowiskowej,

przeznaczona specjalnie dla małych firm - niezależnie
od rodzaju prowadzonej przez nie działalności
gospodarczej.

Zawiera moduły:
• Mała Księgowość Start
• Handel Start
• Faktura i Kasa Start

SYMFONIA® Premium

Premium to zintegrowany pakiet wspomagający

zarządzanie w małych i średnich firmach napisany

specjalnie dla środowiska Windows. System ten w

pełni wspomaga zarządzanie wspierając zarówno

codzienną działalność firmy, jak również umożliwiając

uzyskanie informacji do podejmowania

najważniejszych decyzji.

Moduły wchodzące w skład SYMFONII® Premium:

• Finanse i Księgowość

• Analizy Finansowe

• Środki Trwałe

• Kadry i Płace

• Płace

• Handel

• Faktura Premium

• Mała Księgowość

SYMFONIA® Forte

Forte to linia produktów przeznaczona dla większych firm

o dużych potrzebach w zakresie dopasowania
oprogramowania do indywidualnych potrzeb; oparta
na motorze bazy danych Microsoft SQL Server 2000.

Obejmuje następujące obszary zarządzania:
• Finanse
• Zarządzanie zasobami ludzkimi
• Sprzedaż i marketing
• Analizy i zarządzanie informacją
• Integracja IT

Cennik SymfoniaStart

10 powodów, by wybrać SYMFONIĘ® start:
->pełna obsługa małej firmy
->zgodność z obowiązującymi przepisami
->prosta instalacja
->brak ukrytych kosztów
->przyjazny sposób komunikowania się programu z

Użytkownikiem

->duża oszczędność czasu
->bezpieczeństwo
->możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym momencie
->małe wymagania sprzętowe
->pewność i ochrona inwestycji

Charakterystyka firmy

METAL-FACH to firma produkująca maszyny i urządzenia

rolnicze oraz kotły centralnego ogrzewania. Firma

istnieje od 1989 roku.

W swojej ofercie produkcyjnej posiada następujące

maszyny i urządzenia:

• Wozy paszowe

• Prasy zwijąjące

• Owijarki bel (stacjonarne i samozaładowcze z

załadunkiem tylnym oraz bocznym)

• Przetrząsacze karuzelowe

• Chwytaki bel

• Ładowacze czołowe wraz z osprzętem

• Skrzynki zawieszane

• Kotły centralnego ogrzewania

Wdrożenie

 Zdecydowano się na pakiet SymfoniaPremium
 System wdrożono we wrześniu 2003 roku
 Wdrożenie trwało ok. 1 miesiąca
 Dostawcą była spółka SageSymfonia
 Przeprowadzono jednorazowe szkolenie (8 godzin) dla

przyszłych użytkowników

Wymagania

• Platforma bazy danych

Oprogramowanie opiera się na dwóch platformach

bazodanowych - Btrieve/Pervasive dla części Symfonia i

MS SQL dla części DATEV. Decyzja o przeniesieniu

Symfonii na platformę SQL jest decyzją dotyczącą

produktów firmy Matrix.pl S.A. i uzależniona jest od

rozwoju tego oprogramowania.

• Środowiska pracy

Program pracuje w środowisku Microsoft Windows Me,

2000, XP.

• Wymagania sprzętowe

Do efektywnego, optymalnego działania wymagany jest

komputer z procesorem Intel Celeron 1,2 GHz, 256 MB

RAM i 20 GB HDD

Liczba stanowisk

• Od roku 2002 firma się bardzo rozrosła (od ok. 30

pracowników)

• Ogólnie w firmie jest zatrudnionych 273 pracowników
• Obecnie system Symfonia jest użytkowany na 27

stanowiskach:

• Ok. 5-7 stanowisk komputerowych nie ma dostępu do

Symfonii

• Ciągle są dokupywane dodatkowe licencje

Handel Premium

-> Wspomaga sprzedaż i gospodarkę magazynową (pełna

ewidencja stanów magazynowych).

-> Możliwość tworzenia zestawień towarów, które

przekroczyły stany minimalne lub maksymalne.

-> Umożliwia wystawianie dokumentów: sprzedaży, zaliczek,

magazynowych, zakupu i płatności(faktur VAT, paragonów,

faktur zaliczkowych, faktur wewnętrznych, rachunków, ).

-> Obsługuje firmy wielooddziałowe.
-> Pozwala prowadzić określoną politykę sprzedaży.
-> Możliwość określenia warunków sprzedaży: sposobu i

terminu płatności, cen sprzedaży, wysokości rabatu,

wielkości kredytu w kartotece kontrahentów (dla

kontrahenta, grupy kontrahentów).

-> Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz

czytnikami kodów kreskowych.

-> Możliwość tworzenia własnych raportów za pomocą

narzędzi wbudowanych w program

Finanse i Księgowość Premium

-> Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe
-> Budowanie planu kont i łatwe księgowania dokumentów
-> Automatyczny bilans zamknięcia
-> Pełne rozrachunki i rozliczenia
-> Gotowe lub zdefiniowane przez Użytkownika zestawienia i

sprawozdania.

-> Tworzenie słowników - kartotek pełniących rolę grup kont

analitycznych

-> Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego

przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów.

-> Możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane

z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i

urzędami

-> Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz

wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych

miejscach

Kadry i Płace Premium

-> Wspomaga zarządzanie płacami oraz danymi kadrowymi

pracowników.

-> Automatyzuje obliczanie płac, planowanie i ewidencję czasu

pracy.

-> Umożliwia prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej.
->Wspomaga rozliczenia z Urzędami Skarbowymi i ZUS.
-> Program jest zgodny z obowiązującym prawem pracy.
-> Możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym momencie roku
->Definiowanie dowolnego systemu wynagrodzeń oraz możliwość

jego modyfikacji indywidualnie, dla grup pracowników lub dla

całej firmy.

-> Możliwość ewidencji danych dotyczących przebiegu

zatrudnienia

-> Wydruki PIT, raporty dla NFZ, Możliwość wydruku: umowy o

pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia o zarobkach i

zatrudnieniu,

-> Dostęp do informacji uzależniony od uprawnień Użytkownika -

pełny dostęp dla szefów firmy oraz ograniczony dla innych

pracowników

Środki Trwałe Premium

-> Ułatwia ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i

umarzanie środków trwałych, niskocennych składników

majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych.

-> Prowadzi ewidencję miejsc użytkowania środków i ich

części składowych.

-> Gwarantuje kontrolę środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych przedsiębiorstwa poprzez

możliwość rozpoczęcia pracy z programem w dowolnym

momencie roku oraz pełny dostęp do odpisów i

przeszacowań w ujęciu historycznym.

-> Automatycznie wyznacza odpisy amortyzacyjne.
-> Zapewnia możliwość grupowej lub indywidualnej

aktualizacji wartości środków trwałych.

-> Dokonuje automatycznego doboru odpowiedniej wartości

współczynnika aktualizacji dla każdego środka, według

wprowadzanej Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych.

Analizy finansowe Premium

-> Wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-

ekonomicznych w firmie.

-> Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych

zaewidencjonowanych w programie Finanse i Księgowość.

-> Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz

kalkulacyjny MS Excel.

-> Przygotowywanie zestawień kosztów w różnych układach,

np.: według zużycia poszczególnych rodzajów materiałów,

miejsc powstania kosztów

-> Przygotowywanie raportów, zawierających ocenę zdolności

kredytowej firmy, dla banków, inwestorów i innych instytucji

-> Przeprowadzanie symulacji (np. wzrostu płac) na podstawie

rzeczywistych danych i analizowanie ich wpływu na

oczekiwane wyniki przedsiębiorstwa

-> Możliwość zdefiniowania wzorców wspomagających

rozliczanie produkcji

-> Możliwość tworzenia budżetu oraz analizowania jego

realizacji

Plusy i minusy wdrożenia

+ usprawnienie pracy
+ mniejsza liczba

niezbędnych
pracowników
administracji

+ prosty i przystępny

program

+ zabezpieczenie danych
+ szybszy dostęp do

informacji

+ zestawienia i raporty
+ koszty

- przekwalifikowanie

doświadczonych
pracowników

- zakup oprogramowania i

stanowisk
komputerowych

- sam program mógłby

wzbogacony o
dodatkowe funkcje
(analizy)

- koszty

Gdzie szukać informacji i

programu?

•

jmp.com.pl/system_symfonia.htm

•

Document Outline