Wykorzystanie modelu
procesów biznesowych w
projektowaniu systemów
informatycznych
Wykorzystanie modelu
procesów biznesowych w
projektowaniu systemów
informatycznych
Zagadnienia w prezentacji
• IT w perspektywie organizacji
• Dlaczego warto wykorzystać wiedzę o procesach w
projektowaniu systemów informatycznych
Strategia
Wyniki
Procesy biznesowe - uwarunkowania
Uwarunkowa
nia prawne
Potrzeby
klientów
Uwarunkowa
nia rynkowe
Oczekiwani
a
udziałowcó
w
Procesy
Technologia
Kwalifikacje pracowników
Sposób
zarządzania
Struktura
organizacyjna
Kapitał
Wyposażenie
Komunikacja
ZARZĄDZANIE
PROCESAMI
Rola IT w procesach
Realizacja oraz
transformacja
procesów
• Automatyzacja
• Uproszczenie,
eliminacja,
standaryzacja działań
• Zmiana przebiegu
działań
Monitorowanie
procesów
• Monitorowanie
przebiegu procesów –
statusu poszczególnych
działań (systemy
workflow)
• Monitorowanie
efektywności procesów
(systemy
wspomagające ABC,
BSC)
Firmy uzyskują przewagę konkurencyjną przede
wszystkim
dzięki temu,
w jaki sposób
wykorzystują technologię
informacyjną,
a
nie jaką technologię
IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i
procesowej (1)
Organizacja
zorientowana
funkcyjnie
D
O
S
T
A
W
A
M
A
R
K
E
T
I
N
G
F
I
N
A
N
S
E
K
L
I
E
N
T
K
L
I
E
N
T
Sprzedaż
Przygotowywanie
oferty
Organizacja
zorientowana
procesowo
K
L
I
E
N
T
K
L
I
E
N
T
Obsługa po
sprzedaży
Sposób spojrzenia na organizację
przekłada się na kierunek
podejmowanych decyzji o inwestowaniu w zasoby, w tym w IT
•
Wdrożenie systemów najczęściej
powiązane z
usprawnieniami procesów
,
co zwiększa ich efektywność
•
Rozwiązania IT są
zintegrowane i
wspierają cały proces
•
Dane raz wprowadzone są
wykorzystywane
na wszystkich etapach
w procesie
•
Zapewniony
wysoki poziom spójności
informacji
•
Większa elastyczność
na zmiany
Organizacja zorientowana
funkcyjnie
Organizacja zorientowana
procesowo
•
Systemy wspomagają
nieefektywne procesy
•
Wdrażanie rozwiązań IT w
wycinkach procesu
bez oceny ich wpływu na całość procesu
•
Występowanie wysp informacyjnych -
systemów dostarczających
wycinkowe dane
•
Powielanie się danych
w różnych bazach, co
jest przyczyną:
– niespójności
danych,
– różnych definicji
tych samych obiektów
(sposobu interpretacji, dziedziny
wartości, reguł biznesowych)
•
Kosztowne i długotrwałe
wprowadzanie
zmian, bardziej złożone utrzymanie systemu
IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i
procesowej (2)
Wdrożenie rozwiązań IT pod kątem
wspomagania całych procesów
, a
nie ich wycinków
daje
większy zwrot z inwestycji w IT
• IT w perspektywie organizacji
• Dlaczego warto wykorzystać wiedzę o procesach w
projektowaniu systemów informatycznych
Zagadnienia w prezentacji cd ...
Analiza istniejących
procesów
Analiza istniejących
procesów
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Trendy i
benchmarking
Trendy i
benchmarking
Analiza kontekstu
biznesowego
Analiza kontekstu
biznesowego
Klasyfikacja
Klasyfikacja
procesów
procesów
Opis
Opis
procesów
procesów
Identyfikacja
Identyfikacja
usprawnień
usprawnień
Model
Model
wymagań
wymagań
biznesowych
biznesowych
Wybór
Wybór
kierunku
kierunku
rozwoju IT
rozwoju IT
System
System
„
„
z półki”
z półki”
Implemen-
Implemen-
tacja
tacja
Analiza kontekstu biznesowego
Obszar biznesu
Obszar IT
W jakim zakresie firma ma być
pionierem
a w jakim
naśladowcą
?
W jakim zakresie zastosowanie rozwiązań
IT powinno mieć
standardowy (rozwiązanie
‘z półki’)
, a w jakim
unikatowy (‘skrojony
na miarę’)
charakter?
W jakim zakresie poszczególne
obszary
działalności powinny być
zróżnicowane
ze względu
na
produkty
?
Jaki zakres
rozwiązań IT
powinien być
wspólny, a jaki
zróżnicowany na produkty
?
Czy obsługa i
wymiana informacji
z
klientami, dostawcami ma dokonywać
się w
sposób elektroniczny
?
Jakie są wymagane
standardy
bezpieczeństwa
oraz standardy
wymiany
danych
z ‘otoczeniem’?
Jaki
stopień dynamiki
oraz
zakres
zmian
przewidywany jest w
poszczególnych obszarach?
Jaki jest wymagany
zakres elastyczności
systemu na zmiany?
Na czym firma chce budować wartość,
co ma decydować o jej
przewadze
konkurencyjnej
?
- cena
- oferta produktowa
- jakość obsługi
Jakie są
priorytety wdrożenia
rozwiązań w
poszczególnych procesach?
Analiza kontekstu
biznesowego
Analiza kontekstu
biznesowego
Analiza istniejących
procesów
Analiza istniejących
procesów
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Analiza kontekstu
biznesowego
Analiza kontekstu
biznesowego
Klasyfikacja
Klasyfikacja
procesów
procesów
Opis
Opis
procesów
procesów
Identyfikacja
Identyfikacja
usprawnień
usprawnień
Model
wymagań
biznesowych
Model
wymagań
biznesowych
Wybór
kierunku
rozwoju IT
Wybór
kierunku
rozwoju IT
System
„z półki”
System
„z półki”
Implemen-
tacja
Implemen-
tacja
Trendy i
benchmarking
Trendy i
benchmarking
Klasyfikacja procesów
•
Podejście do klasyfikacji procesów:
– Top down
– wstępna klasyfikacja, przed rozpoczęciem
opracowania map procesów
– Bottom up
– klasyfikacja procesów po dokonaniu analizy
powiązań pomiędzy działaniami
•
Określenie
zdarzeń/podmiotów inicjujących procesy
oraz
końcowych
rezultatów/odbiorców produktów
•
Przełożenie zdarzeń/rezultatów na procesy - łączenie działań
wg ciągów przyczynowo-skutkowych
•
Zachowanie
rozłączności
procesów
•
Określenie
priorytetów
procesów
•
Dostosowanie poziomu
szczegółowości
opisu procesów do ich
priorytetów
oraz wymaganego
poziomu standaryzacji
•
Przyjęcie
kilku wzorcowych
(2-3) jednostek organizacyjnych
dla opracowania modelu
Klasyfikacja
Klasyfikacja
procesów
procesów
•
Wykorzystanie umownej
notacji
dla przedstawienia:
– zdarzeń inicjujących proces
– rezultatów procesu
– działań (zróżnicowanych na
manualne oraz zautomatyzowane
: dialogowe,
wsadowe)
– przebiegu procesu (z wyodrębnionym
elektronicznym przepływem danych
) z
uwzględnieniem wyjątków oraz alternatywnych ścieżek
•
Rozszerzenie
opisu działań
o następujące elementy:
– wymagane kontrole
– powiązania
z dokumentacją
wykorzystywaną w procesie
– powiązania
z jednostkami organizacyjnymi
, w których działania są realizowane
– powiązania z aktualnie wykorzystywanymi
systemami informatycznymi
•
Określenie
parametrów
procesów:
– czas realizacji
– koszt realizacji
– liczba zaangażowanych etatów
– częstotliwość zdarzeń w procesach
– liczba jednostek obsługiwanych w procesach
– liczba błędów występujących w procesach
Opis procesów
Opis
Opis
procesów
procesów
Identyfikacja usprawnień z wykorzystaniem
rozwiązań IT
• Ocena
‘jakości’
procesów biznesowych
• Określenie
przyczyn
, dla których procesy biznesowe nie dostarczają
oczekiwanych rezultatów
• Identyfikacja
słabych punktów
w procesach wynikających z braku bądź
nieefektywności rozwiązań IT
• Określenie usprawnień, których wdrożenie jest możliwe dzięki rozwiązaniom IT
• Wyodrębnienie w modelu procesów wszystkich działań, które:
– są obecnie zautomatyzowane, jednakże
wymagają uzupełnienia bądź migracji
do
nowego rozwiązania
– powinny zostać zautomatyzowane
:
• przekształcenie danych w działaniach można opisać algorytmem
• działania są kluczowe dla realizacji procesu (efektywność, jakość, ryzyko operacyjne)
• działania są realizowane często i/lub są złożone
• są stabilne ze względu na zmiany
• Określenie przebiegu procesów po
wdrożeniu usprawnień
• Oszacowanie
korzyści/oszczędności
wynikające z wdrożenia rozwiązań IT
• Określenie
priorytetów
dla wdrożenia rozwiązań IT w różnych obszarach
realizacji procesów
Identyfikacja
Identyfikacja
usprawnień
usprawnień
Analiza istniejących
procesów
Analiza istniejących
procesów
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Opracowanie specyfikacji
wymagań
dla rozwiązań IT
Analiza kontekstu
biznesowego
Analiza kontekstu
biznesowego
Klasyfikacja
procesów
Klasyfikacja
procesów
Opis
procesów
Opis
procesów
Identyfikacja
usprawnień
Identyfikacja
usprawnień
Model
Model
wymagań
wymagań
biznesowych
biznesowych
Wybór
Wybór
kierunku
kierunku
rozwoju IT
rozwoju IT
System
System
„
„
z półki”
z półki”
Implemen-
Implemen-
tacja
tacja
Trendy i
benchmarking
Trendy i
benchmarking
Opracowanie specyfikacji wymagań
dla rozwiązań IT
Model koncepcyjny
Model wymagań biznesowych
Model techniczny
Model obiektów
Model procesów
Projekt bazy
Projekt modułów
System ‘z półki’
Proces wyboru i
dostosowania
oprogramowania
Implementacja
Opracowanie
specyfikacji wymagań
dla rozwiązań IT
Opracowanie
specyfikacji wymagań
dla rozwiązań IT
Model wymagań biznesowych
•
Model procesów biznesowych
uwzględniający usprawnienia
•
Opisuje
sposób wykorzystania systemów informatycznych
z punktu
widzenia użytkownika:
– przeznaczenie systemu
– zakres działań realizowanych przez system
– opis interakcji z użytkownikami, innymi systemami, podmiotami zewnętrznymi
•
Jest uzupełniony o
oczekiwane wartości mierników
efektywnościowych
•
Określa
wymagania funkcjonalne oraz informacyjne
wynikające z potrzeby:
– modyfikacji istniejących systemów
– wdrożenia nowych systemów
•
Określa wymagania w zakresie
integracji systemów
:
– dostęp do wspólnych baz danych
– zbudowanie interfejsów wymiany danych
Model
Model
wymagań
wymagań
biznesowych
biznesowych
• Czy procesy, czy rozwiązania technologiczne stanowią o
przewadze
konkurencyjnej
?
• Jaki jest
stopień dopasowania
pomiędzy rozważanym rozwiązaniem IT
oraz istniejącymi potrzebami biznesowymi?
• Koszt
?
• Czas
trwania wdrożenia?
• Zakres zmian
w procesach, systemach IT?
• Ryzyko
niepowodzenia wdrożenia?
• Jak rozwiązanie wpływa na
relacje z otoczeniem
?
Wybór kierunku rozwoju IT (1)
Czy dostosować system do procesu czy proces do
systemu ?
proces
system
Wybór
Wybór
kierunku
kierunku
rozwoju IT
rozwoju IT
Wybór kierunku rozwoju IT (2)
System
implementowany
od początku
System ‘z półki’
• Proces
standardowy
• Duża
presja czasu
na
wdrożenie
• Systemy IT posiadają
wystarczający zakres
parametryzacji
w ramach
istniejącej funkcjonalności
• Wysoki poziom
niezawodności
• Możliwość
rozbudowy oraz
integracji
w istniejącym
środowisku
informatycznym
• Proces stanowi o
przewadze
konkurencyjnej
• W procesach o specyfice,
dla której
brak wsparcia
w systemach ‘z półki’
• Nakłady dostosowania
systemu ‘z półki’
przewyższają
nakłady
implementacji systemu
od początku
Wybór
Wybór
kierunku
kierunku
rozwoju IT
rozwoju IT
– Oddalenie się od osiągnięcia
głównych czynników
stanowiących o przewadze
konkurencyjnej
– Opór przed wdrożeniem
zmian do
procesów
– Trudności w integracji
w
istniejącej infrastrukturze
technologicznej
– Niewykorzystanie pełnej
funkcjonalności
standardowego
oprogramowania
Wybór kierunku rozwoju IT (3)
– Wymaga
bardzo
szczegółowej specyfikacji
wymagań użytkowników
– Wysokie
ryzyko
niepowodzenia wdrożenia
System
implementowany
od początku
System ‘z półki’
Wybór
Wybór
kierunku
kierunku
rozwoju IT
rozwoju IT
System ‘z półki’
• Analiza
luk
pomiędzy wymaganiami biznesowymi a
istniejącą funkcjonalnością systemu
• Określenie możliwości
parametryzacji systemu
lub
określenie zakresu
zmian wymaganych w procesach
• Przygotowanie szczegółowej specyfikacji w zakresie
uzupełnienia luki
pomiędzy istniejącą, a wymaganą
funkcjonalnością systemów
• Analiza
nakładającej się funkcjonalności
pomiędzy różnymi
aplikacjami
• Określenie
możliwości integracji
aplikacji z innymi
systemami
• Specyfikacja wymaganych interfejsów pomiędzy systemami
System
System
„
„
z półki”
z półki”
Implementacja – model koncepcyjny
• Model obiektów
obejmuje:
– wyodrębnione obiekty biznesowe, które są przedmiotem działań realizowanych w procesie
– atrybuty opisujące poszczególne obiekty
• Model procesów
obejmuje:
– zdarzenia
, które inicjują proces
– sekwencje
działań
wykonywanych przez poszczególne jednostki organizacyjne
– zakres informacji –
powiązania z obiektami
- wykorzystywanych (będących na wejściu/wyjściu) w procesie
oraz jego poszczególnych działań
– operacje na obiektach
: utworzenie, odczyt, modyfikacja, usunięcie
– reguły i/lub warunki wykonania operacji
na obiektach zdefiniowane za pomocą sformalizowanych algorytmów
– reguły kontroli
danych
– interakcje
w procesie
• z użytkownikami
• z innymi procesami
• Wymagania pozafunkcjonalne
:
– Wydajność
– Bezpieczeństwo
– Rozszerzalność
– Otwartość
Implemen-
Implemen-
tacja
tacja
Poziom
zaangażowa
nia
Analiza
kontekstu
biznesowego
Opracowani
e modelu
techniczneg
o
Zaangażowanie
pracowników ‘biznesowych’
Zaangażowanie
pracowników IT
• Współpraca między IT oraz biznesem –
dobra
komunikacja
zwłaszcza przy wprowadzaniu zmian
Kluczowe czynniki sukcesu przy wdrażaniu rozwiązań
IT
Kluczowe czynniki sukcesu przy wdrażaniu rozwiązań
IT
• Określenie
właścicieli
procesów
• Powiązanie wdrożenia rozwiązań informatycznych
z
usprawnieniami
procesów
• Uwzględnienie w strategii IT
specyfiki procesów
biznesowych
• Większy nacisk na
sposób wykorzystania
IT, niż na
rodzaj technologii
• Zsynchronizowanie
rozwiązań technologicznych
z innymi
czynnikami zaangażowanymi w realizację procesów
biznesowych
• Wykorzystanie
aplikacji
wspomagających
projektowanie
procesów
oraz
systemów informatycznych
Dziękuję za uwagę