Przekazanie odzieży i obuwia roboczego pracownikom

1. Przekazanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego w świetle przepisów podatkowych

Prowadzę firmę wykonującą instalacje sanitarne. Ze względu na charakter wykonywanej pracy zamierzam zakupić pracownikom ubrania robocze. Jak ująć w księgach rachunkowych przekazanie pracownikom ubrań roboczych? Czy przekazanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Obowiązki pracodawcy w zakresie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), dalej zwana K.p.

W myśl przepisów Kodeksu Pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach (por. art. 2377 § 1 K.p.):

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dla pracownika wartość otrzymanej odzieży roboczej oraz obuwia jest przychodem ze stosunku pracy, który jednak nie podlega opodatkowaniu.

Świadczenie rzeczowe otrzymywane od pracodawcy w postaci odzieży i obuwia roboczego korzysta bowiem ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. Ustawa ta zwalnia od podatku dochodowego świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, które przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Wydanie pracownikowi odzieży roboczej pozostaje także poza zakresem ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT, i nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT.

Zwracamy uwagę, iż od kwoty przychodu odpowiadającej kwocie przekazanej odzieży i obuwia pracownikowi nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z postanowień § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji, zgodnie z treścią art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), nie nalicza się także składek na ubezpieczenie zdrowotne.

2. Ewidencja księgowa przekazania odzieży i obuwia roboczego pracownikom

Jak już wskazano, obowiązek dostarczenia pracownikom odzieży i obuwia roboczego wynika z przepisów Kodeksu pracy. Uzasadnia to zakwalifikowanie wydatku na zakup tej odzieży i obuwia dla pracowników w księgach rachunkowych jednostki do innych świadczeń na rzecz pracowników i ujęcie na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

Ewentualnie można wyodrębnić w analityce do konta 40-5 konto "Świadczenia rzeczowe związane z bhp".

Ewidencja księgowa zakupu i przekazania pracownikom odzieży i obuwia roboczego zostanie przedstawiona na dwóch przykładach liczbowych:

1) w przypadku gdy jednostka wydaje pracownikom odzież i obuwie robocze z magazynu,

2) w przypadku gdy jednostka wydaje pracownikom odzież i obuwie robocze bezpośrednio po zakupie (zakupuje odzież roboczą według potrzeb).

2.1. Przekazanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego z magazynu

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka wykonująca instalacje sanitarne zakupuje odzież i obuwie robocze dla pracowników.

2. W czerwcu 2010 r. zakupiono odzież roboczą na kwotę brutto: 854 zł (w tym VAT naliczony: 154 zł), na którą składają się: 5 par spodni roboczych po: 70 zł/szt., 5 kurtek roboczych po: 60 zł/szt., 10 par rękawic po: 5 zł/szt.

3. Pracownikom wydano z magazynu: 3 pary spodni roboczych, 3 kurtki robocze, 3 pary rękawic.

4. Wycena rozchodu odzieży roboczej z magazynu odbywa w cenach rzeczywistych na poziomie ceny zakupu metodą LIFO "ostatnie przyszło - pierwsze wyszło".

5. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - zakup odzieży roboczej: a) wartość netto faktury b) VAT naliczony podlegający odliczeniu c) wartość brutto zobowiązania	700 zł 154 zł 854 zł	30 22-1	21
2. Pz - przyjęcie zakupionej odzieży do magazynu	700 zł	31	30
3. Rw - wydanie odzieży roboczej pracownikom: [(3 pary spodni × 70 zł/szt.) + (3 kurtki × 60 zł/szt.) + (3 pary rękawic × 5 zł/szt.)] =	405 zł	40-5	31
4. WB - zapłata za fakturę	854 zł	21	13-0

III. Księgowania:

2.2. Przekazanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego bezpośrednio z zakupu

Przykład

I. Założenia:

1. Przedsiębiorca wykonujący instalacje sanitarne przekazał swoim nowo zatrudnionym pracownikom odzież roboczą bezpośrednio z zakupu.

2. Wartość zakupionej odzieży na podstawie faktury VAT wynosi: 366 zł brutto.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - zakup odzieży roboczej:    a) wartość netto faktury    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu   c) wartość brutto zobowiązania	300 zł 66 zł 366 zł	30 22-1	21
2. PK - zarachowanie odzieży roboczej w cenach nabycia w koszty działalności operacyjnej jednostki	300 zł	40-5	30
3. WB - zapłata za fakturę	366 zł	21	13-0

III. Księgowania:

Należy zaznaczyć, że dla każdego pracownika pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Obowiązek ten wynika z § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Najczęściej pracodawcy prowadzą je w postaci imiennych kart wyposażenia, które służą do ustalenia prawa do wymiany odzieży roboczej na nową, a w przypadku rozwiązania lub ustania stosunku pracy, służą również do rozliczenia pracownika i ustalenia ewentualnych roszczeń pracodawcy z tytułu wydanej odzieży i obuwia roboczego lub innych środków ochrony indywidualnej.

---