SYSTEMY WFM

WFM - Workflow Management

• Elektroniczny obieg informacji

• Elektroniczny obieg dokumentów

• Przepływ pracy przez organizację

• Przebieg informacji i sterowania w procesie biznesowym

• Sekwencja wydarzeń, procedura postępowania

WFM - Workflow Management

• Spoiwo między zarządzaniem procesami i technologią informatyczną

• Sposób modelowania procesów i zarządzania nimi

• Skoncentrowanie uwagi na procesach występujących w organizacji

• Procesy kluczowe - satysfakcja klienta

• Klient na we- i wy- procesu kluczowego

• w procesach kluczowych istotna relacja między dostawcą produktu lub usługi a jego odbiorcą czyli klientem

WorkFlow Management - WFM

(Workflow Management Coalition)

Koalicja około 300 przedstawicieli producentów, klientów i projektantów systemów informatycznych w zakresie systemów WFM

WorkFlow Management - WFM

(Workflow Management Coalition)

Komputerowe wspomaganie lub automatyzacja procesu biznesowego w całości lub części

WorkFlow Management System

(Workflow Management Coalition)

System który pozwala na definiowanie, tworzenie i zarządzanie realizacją obiegu informacji poprzez użytkowanie oprogramowania na jednej lub wielu platformach zdolnych do interpretowania definicji procesu, interakcji z uczestnikami procesu obiegu informacji.

WorkFlow Management System

(Workflow Management Coalition)

System który pozwala na definiowanie, tworzenie i zarządzanie realizacją obiegu informacji poprzez użytkowanie oprogramowania na jednej lub wielu platformach zdolnych do interpretowania definicji procesu, interakcji z uczestnikami procesu obiegu informacji.

Ader [1996]

• Automatyzacja procesów, w których dokumenty, informacje lub zadania przechodzą od jednego uczestnika do następnego w sposób wynikajacy z pewnych zasad lub procedur

• Wszystkie operacyjne aspekty procesów biznesowych - kolejność zadań i osoby, które je wykonują, przepływ informacji niezbędnych do wykonania zadań oraz mechanizm śledzenia (monitorowania) i sprawozdawczości, który je mierzy i kontroluje

WFM to:

• Sterowanie wykonaniem zadań +

• Przydział zadań +

• Monitorowanie i kontrola procesów pracy i przepływu dokumentów

15 - 20 % - dane ustrukturyzowane - baza danych

• 80-85% - dane nieustrukturyzowane:

• Dokumenty

• Pisma, raporty

• Notatki, faksy

• E-mail

• Dokumenty skanowane

• Grafika

• przyrost danych - ok. 50% rocznie

WFMS - System zarządzania workflow definiuje, tworzy i zarządza wykonaniem jednego lub wielu workflow za pomocą oprogramowania, dysponującego jednym lub wielu progamami i zdolnego do interpretowania procesu, kierowania koordynacją uczestników i przywoływania aplikacji zewnętrznych [Levan, 1999]

Platforma WFM

Workflow engine

Oprogramowanie działające na serwerze, zapewniające środowisko wykonawcze dla instancji procesów pracy, oddzielnie lub współpracując z innymi motorami; składnik rozproszonych usług wykonawczych systemu

Proces - zbiór wielu działań wzajemnie powiązanych dla realizacji celu w kontekście organizacyjnym, który definiuje role i relacje [Lewan, 1999]

Koalicja WFMC sformułowała tzw. metamodel, tj. ogólny model procesu lub ogólny model procesów lub model referencyjny, określający główne elementy i zależności istniejące w systemie workflow. Są to: typ procesu, czynności, role, warunki przejścia, dane istotne w procesie i aplikacje wywoływane

Definicja procesu - nazwa, typ i inne ogólne atrybuty procesie.

Proces określa jakie zadania powinny być wykonane w jakiej kolejności. Można go rozpatrywać w płaszczyznach:

• Funkcjonalnej - co musi być zrobione?

• Behawioralnej - kiedy?

• Organizacyjnej - kto?

Informacyjnej - jakie dane są potrzebne?

Czynność - nazwa, warunki wstępne i końcowe czynności, ograniczenia czasowe

Rola - powiązanie z określoną pozycją w organizacji, która ją wykona; atrybuty roli: nazwa i jednostka organizacyjna, potwierdzenie tożsamości i uprawnień użytkownika w tym przypisanie konkretnym osobom

Warunki przejścia - kiedy i jak następuje przejście od jednej do następnej czynności wykonywanej automatycznie;

Są 3 kategorie warunków przejścia:

• Przepływu

• Wykonywania

Powiadamiania

Istotne dane - dane wprowadzane przez użytkownika, które wywołują przesłanie obiektu pracy lub powodują konkretne przetwarzanie, np. wybrane pole w elektronicznym zamówieniu, mające wpływ na decyzję specjalisty o przyjęciu zamówienia; przy określaniu danych istotnych - określa się ich nazwę, typy i ścieżki dostępu

Wywołane aplikacje: uruchamiane przez użytkownika lub automatycznie przez system w celu dostępu do danych, ich modyfikacji lub przetworzenia

Ukończenie tworzenia procesu na podstawie WFMC pozwala na rozpoczęcie prac przez programistów

Podstawowe pojęcia przepływu pracy (obiegu informacji):

• Przepływy pracy

• Procesy biznesowe

• Aktywności, działania w procesie

• Metody

• Zobowiązania

• Aktorzy, role, wykonawcy

Podstawowe składniki procesu biznesowego, to

• Ścieżki procesu biznesowego

• Pracownicy uczestniczący w procesie

• Podejmowanie decyzje

• Informacje związane z decyzjami

Główne funkcje platformy (motoru)WFM:

• Inicjacja, wykonywanie, szeregowanie i kontrola aktualnych procesów pracy, zgodnie z ich definicją,

• Logowanie i wylogow6wanie użytkownika do/z systemu

• Wywoływanie aplikacji zewnętrznych,

• Pobieranie plików do aplikacji,

• Przechowywanie informacji o stanie prac,

• Sterowanie procesami pracy

• Archiwizowanie definicji i danych użytkowych

Narzędzia definiowania procesów:

• Oprogramowanie wspomagające opracowanie reprezentacji procesów, łącznie z komponentami automatycznymi i ręcznymi

Narzędzia monitorowania i administrowania

• Oprogramowanie wspomagające monitorowanie, kontrolę konfigurowanie i optymalizację procesów pracy w czasie rzeczywistym

Aplikacje WFM

• Oprogramowanie wywoływane przez usługi wykonawcze systemu, zgodnie z definicją procesu, w celu wykonania tego procesu

Inne usługi

• Współpraca między heterogenicznymi środowiskami WFM; wymiana definicji i informacji kontrolnych; ocena użycia zasobów sieciowych i8 systemowych

Elementami wchodzącymi w skład systemów informatycznych workflow są:

• Przetwarzanie plików graficznych,

• Zarządzanie dokumentami,

• Zarządzanie bazami danych

• Zarządzanie formatkami

• Zarządzanie obiektami,

• Zarządzanie danymi produkcyjnymi,

• Narzędzia CASE,

• Elektroniczna wymiana komunikatów

• Usługi katalogowe

• Usługi internetowe i intranetowe

Elektroniczny obieg informacji pozwala:

• Uprościć procesy biznesowe

• Zmniejszyć koszty procesów

• Przyspieszyć procesy biznesowe

• Monitorować i sterować procesami biznesowymi

Efekty stosowania WFM:

• Biuro bez papieru

• Praca z wykorzystaniem ekranu

• Efekt taśmy produkcyjnej

• Normy, limity czasowe

RODZAJE SYSTEMÓW WF

• PRODUKCYJNE

• ADMINISTRACYJNE

• ZESPOŁOWE

• AD HOC

	PROCESY POWTARZANE	POCESY POJEDYNCZE ( UNIKALNE)
PROCESY GOSPODARCZE (BIZNESOWE) WYSOK. POZIOMU	PRODUKCYJNE	ZESPOŁOWE
PROCESY GOSPODARCZE (BIZNESOWE) NISK. POZIOMU	ADMINISTRACY -JNE	AD HOC

• Procesy powtarzane, transakcyjne i krytyczne

• Porządek i koordynacja zadań są złożone ale mogą być zautomatyzowane

• Lista zadań jest wykonalna

• Monitorowanie stanów, procesów, dokumentów

• Występują zadania zautomatyzowane

• Dostęp do kilku systemów informatycznych i aplikacji biurowych

• Użytkowanie systemów heterogenicznych

Przykłady:

1. Sterowanie produkcją

2. Szacowanie szkód

Autoryzacja pożyczek

PROCESY PRODUKCYJNE

• Stanowią największy udział w zbiorze wykorzystywanych aplikacji

• Duża skala

• Złożoność i różnorodność środowiska

PROCESY ADMINISTRACYJNE

• Procesy są powtarzane, bardzo ustrukturyzowane, oparte o dokumenty

• Porządek zadań/ koordynacja jest prosta i zautomatyzowana

• Kolejne kroki są określane przez WF

• WF uaktywnia użytkowników do wykonywania ich zadań

• Typowe zadanie: akceptacja/ wypełnienie dokumentów

• Nie korzysta z systemów informatycznych poza systemami obsługi biura

Przykłady:

1. Zamówienie podróży

2. Procesy finansowo księgowe

3. Rejestrowanie samochodu

4. Dokonywanie przelewu

PROCESY ADMINISTRACYJNE

• Odnoszą się do sformalizowanych procesów informacyjnych, w których etapy postępowania są ściśle określone a zasady im towarzyszące są znane każdemu uczestnikowi procesu

• Służa do automatyzacji rutynowych procedur administracyjno biurowych

• Koncepcja „biura bez papierów

• Systemy o dużej skali powtarzalności w ciągu dnia

PROCESY ZESPOŁOWE

• Nie powtarzające się, nietransakcyjne lecz krytyczne

• Większa liczba uczestników procesu i interakcji między nimi

• Możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzgodnienia jego wyniku przez uczestników procesu

Przykłady:

1. Tworzenie oprogramowania

2. Przygotowanie dokumentacji technicznej

PROCESY AD HOC

• Procesy niepowtarzalne ( unikalne )

• Porządek i koordynacja zadań uzależnione są

od decyzji indywidualnych i nie są automatyzowane przez WFM

• Typowe obiekty i dokumenty

• Komunikaty z wbudowanym harmonogramowaniem

• Użytkowanie WFMS następuje poprzez proces zapytań

• Wspomaganie współpracy, współredakcji i koordynacji małych zespołów

Przykłady:

1. Plan promocji produkcji

2. Przygotowanie programu konferencji














SYSTEMY INFORMATYCZNE WFM

• Oracle WorkFlow

• Lotus Notes IBM

• GroupWise Novella

• MS Exchange

• Adonis BOC

SYSTEMY INFORMATYCZNE WFM

Są najbardziej stosowane w branżach:

• Finanse, bankowość,

• Ubezpieczenia

• Produkcja

• Administracja rządowa

• Ochrona zdrowia
  

---