PODSTAWY ZARZĄDZANIA W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ - WYKŁADY

Administracja - jest częścią aparatu państwowego, jest częścią organizacji, aby mogła wypełniać swoje cele (zabezpieczenia funkcjonowanie państwa); to wszelka zorganizowana działalność zmierzająca do osiągnięcia pewnych celów; jest działalnością trwałą, celową i planową.

Każda administracja działa w obrębie jakiegoś państwa.

Państwo - polityczna organizacja społeczna. Aby ta organizacja mogła działać to tworzy aparaty państwowe (zespół organów oraz przydatnych im urzędów aby mogło funkcjonować państwo).

Każde państwo tworzy w ramach swego działania tzw. aparat państwowy.

Administracja jest to taka część aparatu państwowego, który zabezpieczenia działanie administracji.

Administracja jest to również taka część aparatu państwowego, która jest najbardziej wysunięta w stronę obywatela.

Państwo organizuje różne sfery naszego życia (zarządzanie oświatą, służbą zdrowia, administrowanie)

ADMINISTRACJA - JEST ORGANIZATORSKĄ FUNKCJĄ PAŃSTWA.

Administracja może korzystać z środków przymusu państwowego.

Różnica między inną organizacją, to taka, że administracja może korzystać ze środków przymusu państwowego (może nakazać lub zakazać).

Administrację wykonują specjalne powołane do tego podmioty czyli organy administracji.

Administracja jest realizowana na podstawie i w granicach obowiązującego prawa.

Podmiot, który wykonuje działania administracyjne (ów organ) reprezentuje władztwo państwowe.

Administracja działa w imieniu państwa na rzecz obywateli.

Administracja podejmuje swoje działania w dwóch formach:

• formy władcze,

• formy niewładcze (bardziej rozwijają się i dominują) czyli organizacje.

Każda administracja jako system działa w pewnym otoczeniu.

Administracja jest zależna od następujących sfer wpływu:

1. sfera gospodarcza

2. sfera społeczna

3. sfera polityczna - określa cele działań administracji. Aktywność administracji wyznacza sfera polityczna przez akty prawne.

Administracja regulowana jest przez istnienie pewnych zasad, reguł:

Administracja jest regulowana poprzez istnienie pewnych zasad, reguł:

• zasady ustrojowe (konstytucyjne, zasady kształtujące ustrój państwa, np. zasada decentralizacji)

• zasady subsydiarności (pomocniczości)

• zasady budowania społeczeństwa obywatelskiego

• zasady upodmiotowienia społeczności lokalnych i regionalnych

• zasady polityczne

• zasady techniczno-organizacyjne

• zasady prawne (kpa)

Te kategorie zasad wpływają na funkcjonowanie administracji.

Administrację widzimy jest jako system.

Analiza systemowa administracji - jak wszystkie elementy oddziaływują na siebie wzajemnie - tak administracja działa na otoczenie, a otoczenie na administrację

SYSTEMOWA ANALIZA ADMINISTRACJI

Administracje będziemy traktować jako system, czyli będziemy wiedzieć jako pewny system (np. system społeczny).

Administracja to system społeczny, otwarty (musi reagować na zmiany otoczenia)

Administracja jest systemem dynamicznym (potrzeba reformowania administracji), którym trzeba zarządzać, dokonuje zmian w swoim otoczeniu Występują sfery aktywności i zainteresowania.

Obszary aktywności administracyjnej:

1. sfera zarządzania rozwojem społeczno - gospodarczym,

2. sfera świadczenia usług komunalnych lub poprawa jakości życia mieszkańców,

3. sfera świadcząca - świadczy działanie dla społeczeństwa,

4. organizacje formalno - prawne sytuacji jednostki w państwie tzw. reglamentacja administracyjna czyli wszystkie działania władcze.

Cechy współczesnej administracji:

1. uspołecznienie funkcji administracji - inaczej wzrastająca rola partnerstwa w działaniu administracji (jest obowiązana do włączenia partnerów),

2. korzysta z dorobku innych dziedzin wiedzy - nauk administracji, ekonomii, informatyki, socjologii; konieczność nowego reformowania społeczeństwa,

3. tworzy się tzw. współczesny europejski model administracji - będzie się kreował wspólny model administracji w każdym kraju europejskim,

4. tworzenie warunków dla sprawnego zarządzania rozwojem,

5. współczesna nasza administracja - dzisiaj bardziej zarządza niż administruje.

Administracja działa na rachunek państwa oraz w imieniu państwa.

Administracja ma charakter polityczny. Realizuje zadania rządu, który reprezentuje pewną opcję polityczną.

Administracja musi (powinna) działać w interesie publicznym - musi wybierać, rozstrzygać, rozwiązywać różnego rodzaju konfliktu społeczne

Administracja jest cały czas w fazie przeobrażeń.

Zjawiska towarzyszące naszej współczesnej administracji:

• konieczność wybrania z wielu koncepcji rozwoju,

• nadmiar celów nad możliwościami zrealizowania,

• rozwiązywanie konfliktów społecznych.

Administracja działa w ramach powierzonych jej prawem kompetencji (wiąże się z prawem i obowiązkiem do podjęcia działań prawnych).

Administracja działa na zasadzie kierownictwa i podporządkowania.

W administracji pracuje zawodowy personel czyli urzędnicy publiczni (menadżerowie publiczni).

PROBLEMATYKA OCEN ADMINISTRACJI

Oceny z funkcji pracy administracji określa społeczeństwo

Są to oceny:

1. emocjonalne - to pierwsze wrażenie dot. działań administracji,

2. ideologiczne,

3. polityczne - czy administracja realizuje cele polityczne (tą ocenę wystawia wysoka sfera polityczna),

4. prakseologiczne (jest to nauka o sprawnym działaniu) - czyli sprawność załatwiania spraw,

5. prawne - czy działają legalnie.

Jedną z cech administracji jest dynamika, to że administracja stale zmienia się, ulega przeobrażeniom..

Na przeobrażenia funkcjonowania administracji mają wpływ czynniki polityczne i społeczne.

Administracja realizowana jest przez szczególne, uprawnione i powołane do tego podmioty, którymi są organy administracji.

Funkcjonowanie organów administracji i organów ich wspomagających określają zasady działania, struktura wewnętrzna i wzajemne relacje.

Te ralacje, zasady działania, struktura, budowa funkcjonowania organów administracji i organów ich wspomagających mają istotne znaczenie dla działania administracji.

Modele organizacji, zasady, które zostały tam skonstruowane muszą być dostosowane do charakteru i specyfiki działania jednostki terytorialnej.

Wykonywanie administracji publicznej łączy się z funkcjonowaniem różnych jednostek organizacyjnych, które są tworzone po to aby działać i realizować różne zadania przepisów prawa.

Administrację wspomagają pewne organy. relacje między organami są istotne dla działania administracji.

Modele organizacji, zasady które zostały tam skonstruowane musza być dostosowane do specyfiki i charakteru działania jednostki. Organizacja tych struktur jest bardzo ważna.

Administracja publiczna to administracja rządowa i administracja samorządową.

W każdej administracji publicznej wyróżniamy wiele jednostek. Administracja publiczna łączy się z działaniem różnych jednostek administracyjnych działających według prawa. Podmiotami administracji publicznej są różne organizacje, które posiadają specyficzną funkcje prawa np. Agencja Rozwoju Regionalnego, Urząd Pracy.

W działaniu administracji są wykorzystywane następujące zjawiska:

1. kierowanie,

2. zarządzanie

3. podejmowanie decyzji

FUNKCJE (ROLE) JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO (JTS) w kontekście zarządzania publicznego:

1. JST jako organizacja,

2. JST jako właściciel majątku,

3. JST jako przedsiębiorstwo usługowe,

4. JST jako inwestor,

5. JST jako partner instytucjonalny,

6. JST jako podmiot marketingu terytorialnego,

7. JST jako podmiot gospodarowania przestrzennego,

8. JST to wspólnota mieszkańców (system terytorialno - społeczny).

CECHĄ WSPÓŁCZESNEJ ADMINISTRACJI - jest to że administracja angażuje się coraz bardziej w proces zarządzania tzn. posługuje się różnymi metodami i formami organizatorskimi (nie o charakterze władczym).

Organizowanie różnych działań (pewnych działań w sferze obywateli_ o charakterze indywidualnym lub zespołowym.

Administracja wykonuje określone przedsięwzięcia, które wymagają reguł prawnych.

Administracja to władza wykonawcza, jest to aparat wykonawczy

TEORIE PODSTAW DZIAŁANIA ADMINISTRACJI:

1. administracja musi zabezpieczać potrzeby społeczne,

2. powinna być skuteczna (znaleźć metody, techniki, instrumenty aby działanie było skuteczne

3. z punktu widzenia administracji ważna są formy prawne,

4. posiadać pewną aparaturę do działania czyli instytucje, kompetencje, ludzie,

5. sposoby działania są nie mierne - nie można ich przedłożyć na jakieś miary.

Ważnym elementem administracji jest efektywność, skuteczność, sprawność działania.

ORGANIZACJA (jest ich bardzo wiele) - to uporządkowana, harmonijna całość, zespół elementów współprzyczyniajacych się do powodzenia działania;

CECHY ORGANZIACJI:

• cel - nie może istnieć; organizacja która nie będzie posiadała swojego kierunku do określonego celu, żeby zorganizować pewną „misję”. Jako cel organizacji przyjmujemy zbiór wartości (społecznych, materialnych, finansowych) ważnych z punktu widzenia trwania organizacji, jej rozwoju oraz związków z otoczeniem,

• więzi organizacyjne - system powiązań, które łączy pewne systemy organizacji, żeby można było nimi łatwiej zarządzać,

• struktura organizacyjna - kwestia realizacji i uporządkowania podmiotów czy elementów organizacji,

• ludzie - w każdej organizacji powinien być człowiek

W każdej organizacji możemy dokonać podziału na sfery działań:

• sfera działań podstawowych - tych które są najważniejsze dla danej organizacji, np. służba zdrowia (szpital)

• sfera zarządzania organizacją - Ci którzy kierują, zarządzają,

• sfera regulacyjna (logistyka) - no. zaopatrzenie, księgowość.

Każda organizacja działa w tzw. otoczeniu.

Wyróżniamy otoczenie bliższe i otoczenie dalsze.

Jedno i drugie otoczenie wywiera wpływ na organizację.

KLASYCZNY PODZIAŁ OTOCZENIA DALSZEGO

• polityka, gospodarka,

• nauka, oświata,

• prawo i wymiar sprawiedliwości,

• opieka społeczna,

• ochrona środowiska,

• radio i telewizja,

• społeczeństwo,

• stosunki międzynarodowe,

• związki gospodarcze,

• polityka celna,

• praca zagraniczna,

• system monetarny.

Organizacja również wpływa na otoczenie i odwrotnie tzw. system analizy.

Współczesne otoczenie jest:

• zmienne,

• nieprzewidywalne,

• dynamiczne.

Organizacja musi swoje działania dostosowywać do otoczenia

RELACJE Z OTOCZENIEM

Organizacja nie reaguje Organizacja zmienia się

na zmiany otoczenia wraz z otoczeniem

Organizacja analizuje otoczenie (zjawiska które zachodzą w otoczeniu) przewiduje jego zmiany i dokonuje wyprzedzających zmian.

Organizacja celowa - podstawa działań celowych, powinna zmierzać do osiągnięcia celów.

Działania, które zmierzają do osiągnięcia celu nazywamy działaniami celowymi.

Przez cel działania rozumie się na ogół rzecz lub zdarzenie, które jest pożądane (stan, który zamierzamy osiągnąć).

Działania organizacyjne:

• postawienie sobie jednego, użytecznego celu,

• zbadanie wszystkich środków i warunków zmierzających do osiągnięcia celu,

• przygotowanie środków działania,

• wykonanie zamierzonego działania,

• kontrola osiągniętych wyników.

Każda organizacja tworzy pewien system. Każdy urząd jest organizacją.

KIEROWNIK - osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie organizacji (instytucji publicznej).

Rodzaje kierowników:

1. według zakresu działalności,

• kierownik ogólny,

• kierownik funkcjonalny

według szczebla organizacyjnego

• kierownik naczelny

• kierownik średniego szczebla

• kierownik liniowy

Umiejętności kierownicze:

• umiejętności techniczne

• umiejętności społeczne,

• umiejętności koncepcyjne

Umiejętności koncepcyjne i społeczne ma kierownik naczelny i średniego szczebla, natomiast umiejętność techniczną posiada kierownik liniowy.

Role kierownicze:

• międzyludzka,

• informacyjna

• decyzyjna.

Różne sposoby realizacji owych funkcji kierowniczych czyli style kierowania - sposób wykonywania funkcji kierowniczej (jest ich bardzo dużo około 20) są to m.in.:

• styl autokratyczny - sam. podejmuje decyzje, bez żadnych konsultacji

• styl demokratyczny - zasięga opinii innych, konsultuje się celem podjęcia decyzji,

• styl liberalny - jest ale nie pełni do końca swojej funkcji, zrzuca na innych.

• styl integracyjny (inaczej przywódczy) - ludzi skupia wokół własnej osoby w celu wykonania zadania (podstawowych koncepcji - jest to najbardziej oczekiwany styl).

Wpływ na kierowanie wywiera:

• psychologiczne ukierunkowanie umyślne na innych ludzi,

• praktyczna inteligencja psychologiczna,

• takt psychologiczny,

• energia społeczne,

• stawiane wymogi wobec współpracowników,

• skłonności do pracy z ludźmi,

• sprawność interpersonalna,

• sprawność techniczna,

• sprawność konceptualna.

Organizacja publiczna będzie miała cel publiczny, będzie działać dla dobra wspólnego.

Elementy wpływające na specyfikę organizacji publicznej:

• relacja z otoczeniem,

• cele,

• struktura

• wartości - polityczne, społeczne,

• system finansowy - nie nastawione na osiąganie zysku, finansowane z budżetu.

Zmiana organizacji publicznej będzie istotna z punktu widzenia czynności społeczno - ekonomicznych, czynników polityczno - intelektualnych, systemu zarządzania sprawami publicznymi oraz modelu zarządzania organizacjami publicznymi.

Organizację odróżnia od instytucji to, iż instytucja jest tworem formalnym (np. urząd marszałkowski).

Dla dobrego jakościowo działania jest stopień jej akcentryzacji.

Zarządzanie jednostką organizacji publicznej ma spełniać warunki, cechy:

• położenie nacisku na wydajność i efektywność działań,

• wyraźne sprecyzowanie celów i zadań jakie chcemy osiągnąć,

• właściwe (optymalne) zaprojektowanie struktury organizacyjnej,

• wypełnianie podstawowych funkcji administracyjnych.

• nastawienie na współpracę z otoczeniem,

• umiejętność planowania strategicznego,

• działanie czy funkcjonowanie zgodne z oczekiwaniem partnerów, w którymi współpracuje.

Jednostka terytorialna jest organizacją:

• cel działania - publiczny,

• więzi - społeczne, polityczne,

• struktura - wyrażona przez statut, tj. wkład jednostki organizacyjnej,

• ludzie - mieszkańcy, pracownicy jednostek, samorządowcy.

TEORIA ZARZADZANIA mamy dwa pojęcia zarządzanie i kierowanie, ale nie trzeba ich traktować jednakowo. Kierowanie wchodzi w skład zarządzania (aspekt szerszy).

Zarządzanie - proces koordynowania działań (różnych podmiotów) zbiorowych wysiłków dla osiągnięcia celów (rozwojowych) organizacyjnych w zorganizowanych strukturach w oparciu o wyznaczenie zadania.

Kierowanie - możliwości wywierania wpływu na innych (na ich zachowanie), tak aby pojedyncze osoby lub zespoły pracownicze zachowywały się zgodnie z wola kierującego.

Aby wykonywać jedne lub drugie funkcje trzeba mieć kompetencje.

Czynności które dają tytuł do zarządzania lub kierowania:

• kompetencje formalne - powołanie,

• kompetencje materialne - dysponowanie finansami,

• kompetencje intelektualne - wiedza i kwalifikacje do pełnienia funkcji.

Zarządzanie organizacyjne musi być traktowane jaklo proces, a nie jako jednorazowe działania.

Intetegracja różnych elementów występuje w procesie zarządzania oraz duża odpowiedzialność społeczna, wrażliwość na zmiany (na zewnątrz i wewnątrz), stawianie na przywództwo, integracja produkcyjna.

Cechy zarządzania organizacja publiczną z punktu widzenia teorii:

• zarządzanie dot. ludzi oraz sfery materialnej,

• zarządzanie wymaga stosowania zrozumiałych celów i metod działania,

• zarządzanie wymaga komunikowania się,

• zarządzenie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, czyli mierników efektów

• zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na otoczenie społeczne,

• zarządzanie musi stosować nowoczesne metody i techniki,

• zarządzanie powinno skwalifikować problemy wymagane do rozwiązania,

Funkcje kierownicze:

• planowanie tzn. określanie pewnych zestawów działań, które chcemy osiągnąć (jest pewnym procesem poszukiwania najbardziej efektywnego sposobu do realizacji celu)

• organizowanie

• pobudzanie do działania

• kontrole czy koordynacje

• reprezentacja na zewnątrz

Korzyści planowania:

1. lepsze wykorzystywanie czasu,

2. podział zadań i wskazanie podmiotów odpowiedzialności,

3. racjonalne gospodarowanie finansami,

4. zapewnienie sobie prawdopodobieństwa osiągnięcia celu.

Cele mogą być:

• długookresowe,

• krótkookresowe.

Hierarchia planów organizacyjnych

CELE

plany strategiczne

plany operacyjne

do działań niepowtarzalnych do działań powtarzalnych

plany jednorazowe plany trwale obowiązujące

programy zasady postępowania

preliminarze

budżetowe standardowe procedury / metody

projekt

normy

METODOLOGIA PLANOWANIA

(zagadnienia teorii praktyki)

• inwentaryzacja,

• analiza,

• badanie,

• diagnoza,

• koncepcja,

• perspektywa,

• prognoza,

• studium

• program

• plan

• strategia

Zmiana to najbardziej trwała cecha współczesnych procesów.

Problem - określonego typu przeszkoda, którą musimy pokonać aby dotrzeć do założonego celu.

I. ROZWIAZYWANIE PROBLEMU - WARUNKI

1. zmiany - społeczne, polityczne, gospodarcze,

2. systematyczny wzrost złożoności organizacji,

3. stały wzrost oczekiwań czy potrzeb wobec organizacji.

II. PROCES DECYZYZJNY (podejmowanie decyzji - jedno z elementów zarządzania)

1. Sytuacja decyzyjna - podejmowanie decyzji

2. Czynniki decyzyjne;

Decyzja - jest to akt wyboru; dot. dwóch lub więcej możliwości; dokonany wybór prowadzić powinien do określonego celu; wybór który dokonujemy musi być wyborem świadomym i nielosowym, oparty o pewne kryteria; wybór następuje na skutek analizy powstałego problemu; wyboru dokonuje podmiot do tego upoważniony (decydent); wpływa wiążąco na działania jednej lub większej liczby podmiotów.

3. Proces decyzyjny

• stwierdzenie sytuacji decyzyjnej,

• zebranie informacji dot. sytuacji decyzyjnej,

• analiza uzyskanych informacji,

• wstępne ustalenie celu i kierunków działania,

• ustalenie wariantów rozwiązania,

• dokonanie wyboru jednego z wariantów (podjęcie decyzji),

• przekazanie decyzji do realizacji.

• kierunki podwyższania racjonalności podejmowania decyzji

• informacje umożliwiające lepsze rozwiązywanie problemu

• poznanie metod podejmowania decyzji,

• pozytywna motywacja systemu do podejmowania jak najlepszych decyzji

• zmiany w otoczeniu, aby rzeczywiście zaistniały warunki dla podejmowania decyzji racjonalnych metodologicznych,

• szybko dostosowany system podejmowania decyzji do zmian w otoczeniu.

• Bariery i ograniczenia w procesie decyzyjnym

• bariery informacyjne,

• bariery zasobowo (pieniądze),

• bariery społeczne (ludzie się nie zgadzają, nie ma kto tego zrobić),

• bariery formalne (nie jest to w kompetencji kogoś innego lub nie ma zgody),

• bariery psychologiczne:

• ograniczenia poznawcze - brak wiedzy,

• niska samoocena,

• dysonans poznawczy (mam wiedzę, doświadczenie i można to zrobić lepiej nie można wybrać czy nowa czy stara, wybór źródła,

• emocje w zespole,

• nieumiejętność stosowania kompromisów decyzyjnych (albo jeden wygra, albo dugi, nie bierze pod uwagę kompromisu),

• brak umiejętności uczestnictwa w grupie.

INFORMACJE - to zbiór danych opisujących określoną sytuację.

Informacja jest ważnym elementem kształtowania rzeczywistości administracyjnej.

Informację musimy umieć gromadzić, przechowywać, przekazywać ale także przekonać innych do danej informacji.

Funkcje informacji:

• dostarcza danych do określenia przedmiotu działania,

• pozwala mierzyć i oceniać rezultaty działania,

• umożliwia obserwację przebiegu działania zmierzającego do osiągnięcia celu.

Cechy prawidłowej informacji:

• rzetelna i dokładna,

• szybka i terminowo dostarczona,

• aktualna i wystarczająca,

• łatwo dostępna,

• odpowiednio identyfikowana i przechowywana.

Czynniki wpływające na system informacji:

• cele realizowane przez instytucję,

• zakres działania,

• wielkość instytucji,

• kształt struktury organizacyjnej,

• zakres kompetencji szczebli zarządzania,

• rodzaj działalności podejmowanej na podstawie informacji.

Informacja jest bardzo ważnym czynnikiem komunikacji społecznej

Elementy skutecznej komunikacji:

1. wiarygodność,

2. kontekst,

3. treść,

4. przejrzystość,

5. ciągłość i spójność,

6. kanały,

7. możliwości odbiorców.

WŁADZA - to możliwość wywierania wpływu na zachowanie innych ludzi.

Funkcjonowanie administracji jest zależna od funkcjonowania władzy.

Władza - to pewien szczególny sposób zachowania, polegający na tym, że ja mam możliwość ingerowania w zachowanie.

Problematyka władzy

władza - zjawisko społeczne

władza skuteczna - to taka, która wywiera wpływ na innych.

Typy władzy:

• charyzmatyczna,

• tradycyjny

• legalno - racjonalny

Fazy działania władzy:

• dyskusja,

• decyzja,

• realizacja.

Rodzaje władzy:

• władza uchwałodawcza,

• władza wykonawcza,

• władza sądownicza.

Organy Państwa:

• organy prawodawcze,

• organy wykonawcze,

• organy sądownicze,

• organy komunale.

Informacja jest takim swoistym tworzywem, z którego rodzą się decyzje.

Działania zorganizowane - ważny element, przechowywanie i gromadzenie informacji.

Informacja - jest swoistym tworzywem, z którego rodzą się decyzje.

Planowanie - określenie pewnego stanu przyszłego; jest ważną sferą aktywności administracji; jest ważnym elementem koordynowania działań.

Aparat administracyjny jest to zespół organów i przypisanych tym organom urzędów do wykonywania zadania administracji.

Administracja to taki aparat państwowy, który jest najbardziej wysunięty do obywatela.

Jawność działań administracji jest ważnym elementem przy społecznej akceptacji działań administracji; jest niezwykle istotna z punktu widzenia społecznego, organizatorskiego.

Urzędy prowadzą określoną politykę informacyjną.

Art. 61 Konstytucji z 1997r. Ustawa o dostępnie do informacji publicznej z 2001r. (opublikowana w 2002r.)

Dzięki tej ustawie oraz aktów prawnych jest możliwe kreowanie polityki urzędów administracji. Każdy urząd prowadzi określoną politykę informacyjną poprzez prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.

Ważne jest budowanie struktur organizacyjnych w zarządzaniu administracji.

Struktura organizacyjna - ta która ułatwia, umożliwia podejmowanie pewnych wysiłków do zarządzania administracją.

Struktura organizacyjna - jest odzwierciedleniem stosunków wewnętrznych w instytucji oraz zależności występujących między ogniwami organizacyjnymi.

Struktury organizacyjne mogą kształtować się bardzo różnie. Zależy to od charakteru organizacji, jej zadań, celu oraz od charakteru otoczenia.

Wśród struktur wyróżniamy:

1. płaskie - czyli bez sfery rządzącej, gdzie realizuje się małe cele,

2. smukła (pionowa) - charakteryzuje się kilkoma lub kilkunastoma celami.

Przy wyborze projektu struktury trzeba uwzględniać:

1. cel organizacji,

2. charakter otoczenia

3. technologię działania (produktu - czyli usługi publiczne),

4. kulturę organizacyjną - pewna cecha lub zbiór cech charakterystycznych dla określonego typu organizacji

5. wielkość organizacji.

Produktami działań administracji są usługi publiczne.

Elementy procesu analizy struktury organizacyjnej:

• specjalizacja struktury

• centralizowanie struktury

• koordynacja struktury

Projektowanie modelu struktury organizacyjnej:

1. określenie celu i podział na cele cząstkowe,

2. łączenie celów i zadań w hierarchię organizacji,

3. tworzenie systemu informatycznego,

4. opracowanie dokumentów regulujących zasady organizacji i funkcjonowania instytucji (formalizacja).

Formalizacja instytucji (organizacji) następuje w drodze unormowania i utrwalenia w formie pisemnej lub graficznej określonych zasad organizacji i funkcjonowania instytucji.

To należy uczynić w odpowiednim dokumencie, np. statucie, regulaminie, zakresach obowiązków.

Dla prawidłowego funkcjonowania instytucji jest zapewnienie określonego poziomu jej sformalizowania. Należy dążyć do tego aby ta formalizacja była zoptymalizowana.

Nie odformalizowanie organizacji i przeformalizowanie organizacji są złe dla instytucji

Formalizacja to też pewien proces, który musimy podjąć i realizować aby zapewnić odpowiednie działanie organizacji lub instytucji.

Jeżeli organizacja nie jest sformalizowana to nie jest instytucją.

Jednostka organizacyjna - to jednostka wyodrębniona organizacyjnie.

Komórka organizacyjna - to część jednostki organizacyjnej.

Ogniwo organizacyjne - to część jednostki organizacyjnej wyodrębniona z uwagi na względną samodzielność.

Stanowisko pracy - to najniższe hierarchicznie ogniwo organizacyjne.

Urząd - to pewien typ organizacji, która miałaby na celu ułatwienie działania organowi administracji.

Urząd jest bardzo ważnym elementem systemu organizacji.

Urząd - to jednostka organizacyjna, instytucja pomocnicza organu administracji.

Urząd - to zespół ludzi oraz przydanych im instrumentów i narzędzi ich działania w celu wykonywania działań organu administracji.

Urząd nie posiada żadnych własnych kompetencji. Tylko działania w ramach przyznanych mu kompetencji.

Urząd jest zorganizowaną instytucją, w której wykonywana jest administracja, jest tez miejscem działania aparatu administracyjnego, a więc miejscem wykonania pracy przez urzędników. Jest to organizacja powiązana systemowo z innymi instytucjami realizującymi wspólne zadania i kompetencje organów administracji publicznej.

Organizacja i funkcjonowanie urzędu - obszar organizacji i funkcjonowania urzędu obejmuje:

1. strukturę organizacyjno - formalną, jako wkład wzajemnie powiązanych komórek organizacyjnych,

2. procedury administracyjno - biurowe, niezbędne do realizacji zadań,

3. komunikacje wewnętrzną obejmującą:

- komunikację poziomą,

- komunikacje pionową.

Proces decyzyjny w urzędzie:

1. informacja - wiadomość o zdarzeniach,

2. decyzja - świadomy wybór sposobu działania,

3. polecenie - jednoznaczne określenie zadania dla wykonawcy,

4. działanie - wykonanie czynności,

5. kontrola - porównanie rezultatów z założeniem.

Stosunki urząd - obywatel kształtowane są poprzez przestrzeganie i stosownie następujących zasad i wartości:

1. praworządności i humanizacji funkcjonowania administracji,

2. komunikatywności, prawdy, rzetelności oraz sprawności,

3. legalności i życzliwości,

4. pełnej, systematycznej i obiektywnej informacji oraz kontroli i krytyki,

5. zapewnienia odpowiednich warunków materialnych i rzeczowych funkcjonowania.

Parlament Europejski ustanowił „Kodeks Dobrej Administracji” w której wyróżniamy następujące zasady:

1. zasada praworządności,

2. zasada niedyskryminacji,

3. zasada współdziałania,

4. zakaz nadużywania uprawnień,

5. zasada bezstronności i niezależności,

6. zasada obiektywności,

7. zgodnie z prawem oczekiwanie oraz konsekwentne działanie i doradztwo,

8. zasada uczciwości,

9. zasada uprzejmości.

Projekt przyjaznej administracji:

1. poprawa jakości relacji między obywatelem a urzędnikiem,

2. poprawa jakości pracy urzędników,

3. wzrost prestiżu urzędnika i poprawa jego społecznego wizerunku.

Cechy nowoczesnego urzędu:

1. przywództwo,

2. polityka i strategia,

3. zarządzanie zasobami,

4. partnerstwo,

5. procesy zarządzania zmianą,

6. wyniki w relacjach z obywatelem,

7. wpływ na społeczeństwo,

8. wyniki w relacjach z pracownikami,

9. kluczowe wyniki.

W nowoczesnej organizacji potrzebna jest:

1. bardziej kreatywne planowanie,

2. rozwój wartościowej i użytecznej wiedzy o innych zjawiskach i procesach,

3. podejmowanie przedsięwzięć z przekonaniem o ich zasadności w długim przedziale czasowym,

4. dobrze zrozumienie obiektywnych kryteriów oraz złożoności przedsięwzięć.

Czynniki (procesy) wpływające na poprawę funkcjonowania struktur publicznych:

1. konkurencyjność władzy publicznej (tzn. ma być dobrze opiniowana),

2. nastawienie na cele i efekty rzeczowe

3. komunikacja społeczna,

4. decentralizacja zasądzania

Urząd administracyjny będzie podstawową jednostką administracyjną, która wspiera władzę publiczną; element sprawowania władzy publicznej; miejsce gdzie koncentrują się działania, zarządzanie administracją.

Cele, które stawia się pojedynczy urząd:

• działania na rzecz odbiorców

• wykonywanie zadań, które są prawnie zlecone

• dostarczanie usług dla środowiska

Urząd - będzie podstawową jednostką organizacyjną, która wspiera władzę publiczną w realizacji strategicznych celów, które ta władza przyjmuje w stosunku do społeczeństwa.

W działaniu urzędu bardzo ważne jest określenie kierunków aktywności.

Czynniki dobrej organizacji urzędów:

1. uwarunkowanie prawne,

2. stworzenie systemu zarządzania jednostką,

3. stworzenie systemu planowania zarządzania i kontroli,

4. doskonalenie funkcjonowania pracowników,

5. zapewnienie przepływu informacji,

6. właściwy dobór kadry,

7. zaplecze techniczne,

8. zaplecze finansowe.

Wzorowy urząd tworzy pewne warunki, które umożliwią działanie urzędu na wysokim poziomie.

Praca biurowa obejmuje czynności związane z obiegiem informacji niezbędnych do podejmowania decyzji.

Praca biurowa jest niezbędnym elementem działalności urzędów administracyjnych.

Biurokracja:

1. to sposób rządzenia, sprawowania władzy (dzisiaj administrowanie), zjawisko społeczno - polityczne i kulturowe polegający na wytworzeniu pewnego stylu zarządzania,

2. jest to wyraz racjonalizacji organizacji i wykonywania zadań przez aparat państwowy.

Nie ma racjonalnego systemu rządzenia bez biurokracji.

Cechy charakterystyczne instytucji biurokratycznej:

1. ujęcie organizacji i zasad funkcjonowania w drobiazgowe przepisy organizacji,

2. silnie rozwinięty i przestrzegany układ hierarchiczny,

3. wyraźnie precyzyjny podział pracy i kompetencji,

4. liniowy model więzi organizacyjnej,

5. ściśle przestrzegana droga służbowa,

6. wyraźnie wyodrębniony system kontroli wewnętrznej,

7. oparcie działalności na dobrze przygotowanej zawodowej kadrze,

8. wyraźnie precyzyjne dla fachowców i sprawności działań.

Kultura organizacyjna to „osobowość” każdej organizacji.

Poziomy kultury organizacyjnej:

1. sfera społeczna - zachowania, zwyczaje, stosowany język,

2. sfera norm i wartości - normy i wartości deklarowane; normy i wartości przestrzegane,

3. sfera kulturalna - założenia, które odnoszą się do natury ludzkiej; relacji międzyludzkich, samej organizacji, natury organizacji.

Funkcje kultury organizacyjnej:

1. funkcje dostosowania zewnętrznego:

• zrozumienie misji organizacji oraz identyfikacji celów,

• integracja wokół zadań,

• pomiar efektów i ich kryteria

• funkcje integracji wewnętrznej:

• wspólne normy i wartości

• wspólny język

• definiowanie grupy zawodowej.

Kultura organizacyjna jest zbiorem wartości i zachowań organizacyjnych, które są trwałe oraz uznawane przez wszystkich członków organizacji.

Rola społeczna- to zespół zachowań, których się od nas oczekuje w społeczeństwie.

Tak pojmowana kultura może mieć określony wpływ na:

1. jakość pracy,

2. efektywność podejmowanych działań,

3. istotnym czynnikiem wpływającym pozytywnie na wprowadzenie zmian,

4. istotnym czynnikiem skutecznego kierowania zespołami pracowniczymi.





Sprawność działania mierzymy za pomocą kryteriów:

1. skuteczność - doprowadzenie do określonego celu,

2. ekonomiczność - relacje nakładów do efektów,

3. korzystność - korzyść dla sfery społecznej,

4. szybkość - czas załatwiania sprawy.

Czynniki wpływające na sprawność organizacji:

1. Czynniki materialno - prawnej:

1. struktura organu,

2. wyposażenie,

3. finanse,

4. ustrój terytorialny

5. system prawa

2. Czynniki osobowe:

1. kwalifikacje

2. doświadczenie

3. postawy

4. poglądy

Główne powody zapewnienia jakości

• dążenie do poprawy jakości własnych usług

• rosnące oczekiwania interesantów

• dążenie do lepszego wykorzystania istniejących zasobów tzn. uznania, iż zapewnienie jakości może być instrumentem poprawy gospodarności,

• doskonalenie wizerunku

Doskonalenie jakości to m.in., podnoszenie skuteczności komunikacji z interesantem w celu:

1. zmniejszenia społecznego dystansu pomiędzy urzędnikiem a interesantem,

2. zmniejszenie poziomu stresu wywołanego problemem i koniecznością wizyty w urzędzie,

3. zmniejszenie społecznego dystansu pomiędzy urzędnikiem a interesantem, który może powodować trudności w komunikacji,

4. wyeliminowania barier wywołanych trudnościami interesanta zrozumieniem stylistycznego języka.

Obszary tworzenia jakości:

1. sfera obsługi interesantów,

2. sfera kompetencji i kwalifikacji urzędników,

3. sfera techniczna,

4. sfera informacyjna (dostęp do informacji, zarządzanie informacją),

5. sfera zarządzania urzędu,

6. sfera ekonomiczno - administracyjna (gospodarowanie finansami, środkami rzeczowymi i innymi zasobami),

7. sfera marketingu.

Czynniki mające wpływ na tworzenie jakości:

1. ocena odbioru usługi tworzy się na podstawie obserwacji całego procesu świadczenia usług,

2. odpowiedzialność za realizowany poziom jakości usług ponoszą wszyscy pracownicy urzędu, niezależnie od swojego stanowiska i stopnia kontaktu z interesantem,

3. ostatecznym kontrolerem, oceniającym poziom jakości usługi jest jej odbiorca, normy jakości usługi powinny być oferowane zgodnie z jego oczekiwaniami.

Elementy wpływające na jakość zarządzania w sferze publicznej:

1. wytrwałość w zamierzeniu,

2. odejście od „masowej” kontroli

3. doświadczenie procesów i usług,

4. uczenie się nowych umiejętności,

5. zarządzanie instytucją przez przywództwo,

6. dobra współpraca między pionami instytucji,

7. odejście od stawiania arbitralnych i nierealnych celów,

8. nie stawianie zobowiązań ilościowych,

9. tworzenie warunków dla zadowolenia z pracy,

10. edukacja i rozwój.

System ISO może być stosowany również w administracji.

Korzyści dla urzędników kiedy wdrożą system ISO:

1. wzrost zadowolenia i zaufania mieszkańców do realizowania usług,

2. skrócenie czasu trwania i oczekiwani a przez klienta wewnętrznego i zewnętrznego na zrealizowanie usług,

3. poprawa wewnętrznej atmosfery w urzędzie,

4. przełamanie barier i stereotypów zachowań w relacjach urzędników,

5. większa wiarygodność powiatu wobec struktur UE,

6. zwiększenie prestiżu,

7. uzyskanie wyższej sprawności funkcjonowania urzędu,

8. większa efektywność wykorzystywania środków finansowych,

9. poprawa realizowanych procesów,

10. poprawa przepływu informacji między poszczególnymi działaniami i pracownikami wewnątrz urzędu.

Standaryzacja - wypracowanie wspólnego sposobu realizacji działania.

Standaryzacja to:

1. jednolity dla wszystkich pracowników wykonujących określone zadanie, sposób ich realizacji,

2. określony, mierzalny rezultat wykonania zadań w poszczególnych etapach procesu świadczenia usług

3. podstawą standaryzacji jest określenie wymagań interesantów i wobec pracowników w celu jednolitego, zgodnego z ustaloną normą zaspokojenia oczekiwań interesantów.

Podstawą standaryzacji - jest określenie wymagań interesantów i wobec pracowników w celu jednolitego, zgodnego z ustaloną normą zaspokojenia oczekiwań interesantów.

Złote myśli Deminga:

1. Każdy ma klienta. A jeżeli nie wie, kim jest ten klient i jakie są jego oczekiwania … to nie rozumienie swojej pracy.

2. Studia nad klientem - co uważa za dobre, a co za złe są nierozerwalnie związane z innowacją. Mają wpływ na projektowanie i zmiany produktów i usług.

3. Inspekcje, które mają na celu wycenienie ….

Rodzaje zależności:

1. służbowe - wykonywanie poleceń służbowych,

2. osobowe - obsadzanie stanowisk w jednostkach podległych.

Wyodrębnione stanowiska pracy:

1. cechy techniczne czynności,

2. kwalifikacje wykonawcy

3. miejsce wykonywania czynności.

Na stanowisko pracy, jako wyodrębnione ogniwo organizacji składają się następujące czynniki:

1. zakres zadań ustalony formalnie i związany z ich realizacją, zakres uprawnień i odpowiedzialności,

2. miejsce pracy, które wynikać może ze względów technologicznych - przynależności do określonej komórki organizacyjnej przydzielonego zakresu czynności, rejonu działania lub innych przesłanek,

3. wyposażenie techniczne, np. maszyny, urządzenia, narzędzia, źródła energii, odzież robocza i ochronna, środki transportu,

4. obsada osobowa (lub wieloosobowa) reprezentująca kwalifikacje odpowiednie do ustalonego zakresu czynności,

5. nazwa stanowiska wynikająca ze spełnianych funkcji i zadań, a także z podziału pracy w ramach większego ogniwa, jakim jest komórka organizacyjna.

Koncepcje władz przedsiębiorczych:

• władze powinny aktywować społeczność lokalną,

• władze powinny przekazywać cześć uprawnień w ręce społeczności lokalnej,

• władze powinny wprowadzać zasady konkurencji do systemu świadczenia usług,

• władze powinny kierować się poczuciem misji,

• władze powinny być zorientowane na wyniki,

• władze powinny zaspokajać potrzeby klienta,

• władze powinny odznaczać się przedsiębiorczością działania według zasady: raczej zarabiać niż wykonywać,

• władze powinny być przewidujące - działania profilaktyczne zamiast interweniujące,

• władze powinny być zdecentralizowane - zastępowanie struktury hierarchicznej pracą zespołową i współdziałanie,

• władze powinny być nastawione pozarynkowe wspomaganie zmian poprzez rynek.

Podstawowe etapy kontroli:

1. ewaluacja etainta - kontrola przedwstępna przed zrealizowaniem działania,

2. miolterm - kontrola w połowie realizacji działania,

3. monitoring - kontrola bieżąca,

4. etpost -kontrola po zrealizowaniu działania.

Wskaźniki kontroli, które są obecnie używane:

1. wskaźniki produktu - co się da zmierzyć, zważyć,

2. wskaźniki rezultatu - efekt tego co się udało osiągnąć,

3. wskaźniki oddziaływania - kwestia oddziaływania społeczeństwa na otoczenie,

4. wskaźniki kontekstowe - w kontekście do m.in. urzędu gminy, województwa,

5. wskaźniki społeczne - określające wpływ na otoczenie.

Zarządzanie strategiczne musi być:

• kompleksowe,

• zorientowane na przyszłość,

• orientować się na wyniki.

Efektywne zarządzanie strategiczne staje się dzisiaj priorytetowym działaniem władz publicznych. Zarządzanie strategiczne w wykonaniu administracji posiada specyficzne działania. Inny jest wymiar rozłożenia odpowiedzialności. Czyli podejmowane przez urząd będzie miało określony charakter i określony wynik.

Aktywność jednostki w sferze działania:

1. analiza strategiczna oraz ocena i rozpoznanie zasobów i oczekiwania otoczenia,

2. starania strategicznych kierunków i celów działań,

3. opracowanie i wybór strategicznych sposobów postępowania,

4. wdrażanie decyzji strategicznych,

5. przegląd skuteczności działania.

Zasady planowania strategicznego:

1. zasada współzależnej analizy i oceny warunków rozwoju społeczno - gospodarczego,

2. zasada współzależnej budowy prognoz i programów rozwoju,

3. zasada ujęć całościowych i systemowych,

4. zasada stopniowej konkretyzacji.

Wyzwania w zakresie strategicznego myślenia i działania sfery publicznej:

1. dokonywanie z mian w organizacjach publicznych,

2. potrzeba mierzenia rezultatów pracy menedżerów publicznych,

3. powiązanie efektywności ekonomicznej z celami i wartościami organizacji publicznej,

4. stworzenie prawidłowych relacji pomiędzy sferą polityki i sferą zarządzania publicznego,

5. kształtowanie i wdrażanie zasad zarządzania publicznego w kontekście jego społecznych uwarunkowań.

Wdrożenie systemu zarządzania strategicznego obejmuję:

• wprowadzenie i wdrożenie systemu zbierania informacji,

• opracowanie systemu pozwalającego na opracowanie zebranych informacji,

• opracowanie i wdrożenie procedur planistycznych,

• stworzenie systemu komunikacji z otoczeniem i wewnątrz organizacji,

• opracowanie systemu pozwalającego na precyzyjne formułowanie misji,

• opracowania zasad monitoringu i kontroli.

Elementy tworzące kierunki działań jednostki administracyjnej:

1. cel praktyczny - czyli czym należy się zająć,

2. zasoby ludzkie, materialne, kulturowe,

3. zastosowanie zasobów - praca i działanie,

4. otoczenie - bliższe i dalsze,

5. ludzie - przyczyniający się do pozywanych lub negatywnych środków działań,

6. produkcja dóbr i usług,

7. monitorowanie i koordynowanie rozwoju.

Określenie celu działania - dobrze sformułowany cel spełnia regułę SMART czyli jest:

S - Specyfik (konkretny),

M - Measurble (Mierzalny),

A - Actionable (Przekładalny na działanie),

R - Realistic (Realny),

T - Timetabled (Ujęty w ramy czasowe).

Strategia, to pewien długotrwały plan działania.

Dla uzyskania przewagi konkurencyjnej jednostka terytorialna powinna posiadać strategię, która odpowie na pytanie:

1. w jaki sposób wykorzystać zasoby i szanse rozwoju, aby zaspokoić potrzeby społeczności lokalnej, regionalnej,

2. w jaki sposób zapewnić i być konkurencyjnym w stosunku do innych jednostek terytorialnych.

Funkcje strategii rozwoju gminy:

1. ustalenie celów strategicznych i priorytetów rozwoju,

2. wyznaczanie kierunków działania podmiotów społecznych i gospodarczych gmin,

3. integrowanie społeczności lokalnej wokół wspólnych problemów poprzez uspołecznienie procesu planowania strategicznego,

4. określenie zmierzających do realizacji planowanych zamierzeń,

5. dokonanie wyboru scenariuszy realizacyjnych i uzyskanie źródeł finansowania zadań,

6. wyznaczenie podmiotów zobowiązujących do realizacji strategii,

7. umożliwienie pozyskiwania środków finansowych z europejskich funduszy pomocowych.

Cechy strategii zapewniającej przewagę konkurencyjna:

1. prymat odwagi i myślenia strategicznego,

2. prymat przyszłości odległej nad bliższą,

3. prymat problemów zewnętrznych nad własnymi,

4. prymat stałego rozwoju nad stabilnością.

Budowanie i realizacja strategii w jednostce terytorialnej obejmuje:

1. sformułowanie wizji rozwoju jednostki terytorialnej,

2. zdeklarowanie misji i wizji w procesie realizacji,

3. przekształcenie wizji na cele i działanie,

4. wskazanie sposobów działania,

5. skuteczna realizacja przyjętej strategii,

6. monitorowanie i inicjowanie stosownych działań.

Etapy planowania strategii rozwoju gminy:

1. diagnoza sytuacji społeczno - gospodarczej gminy,

2. ocena stanu gminy oraz identyfikacja problemów rozwoju,

3. cele strategiczne, priorytet i kierunek działań gminy,

4. zadania i struktura wydatków finansowych,

5. monitoring i ocena procesów realizacyjnych.

UWARUNKOWANIA ROZWOJU

Rozwój - to proces przechodzenia z jednej fazy (poziomu) do następnej (jakościowo lepszej).

Na rozwój wpływa:

1. sytuacja społeczna,

2. sytuacja finansowa,

3. sytuacja polityczna,

4. sytuacja terytorialna,

5. sytuacja gospodarcza,

6. sytuacja prawna

7. ustrój państwa,

8. zadania samorządu.

Zasady zarządzania rozwojem:

1. zasada programowania - musimy planować swoim działaniem,

2. zasada partnerstwa - współpraca z podmiotami gospodarczymi i społecznymi,

3. zasada inicjatywy samorządu,

4. zasada koncentracji - koncentrowanie się na najważniejszych działaniach.

ZARZĄDZANIE

Zarządzanie w samorządzie terytorialnym - stanowi umiejętność oddziaływania na przebieg procesu i zjawisk w interesie wspólnoty samorządowej.

Zarządzanie publiczne - polega na wyborze właściwego przedmiotu działania oraz umiejętnej koncentracji wysiłków i zasobów.

Zarządzaniem układem lokalnym bądź regionalnym obejmuje:

• określenie założeń polityki danego obszaru,

• koordynowanie polityki lokalnej i regionalnej,

• monitorowanie zasobów i środków,

• weryfikowanie efektów.

W zarządzaniu jednostką terytorialną należy uwzględnić:

• działalność gospodarczą,

• wpływ otoczenia,

• budowę i uprawnienie administracji,

• strategię rozwoju,

• zarządzanie finansami,

• zarządzanie mieniem komunalnym,

• badanie czynników i instrumentów pobudzania rozwoju lokalnego.

Zarządzanie publiczne powstaje w wyniku nachodzenia na siebie aspektów prawnych, ekonomicznych i aspektów organizacyjnych.

Zarządzanie publiczne

Koordynacja przedsięwzięć w zakresie dążenia do realizacji społecznie akceptowanych celów w sferze rozwoju lokalnego i regionalnego.

W odniesieniu do tak pojmowanego zarządzania należy zwrócić uwagę na:

1. uczenie się adaptacji do zmieniających się warunków oraz doskonalenia działań,

2. komunikowanie się z otoczeniem,

3. dobór odpowiednich wskaźników.

Specyfika zarządzania publicznego:

1. uwzględnienie problematyki „Teorii Zarządzania”,

2. odniesienie do praktyki,

3. zbliżenie działań instytucji publicznej do specyfiki funkcjonowania sektora publicznego,

4. wprowadzenie do sektora komunalnego rozwiązań właściwych gospodarce rynkowej,

5. rosnąca rola programowania rozwojem,

6. realizacja zasady partnerstwa,

7. korzystanie z innych doświadczeń.

Dobre zarządzanie wymaga:

1. zapewnienia, aby wizje, cele i strategie były konsultowane z partnerami społeczno - gospodarczymi,

2. opracowywanie planów zapewniających sukces działania,

3. dostosowywanie strategii do zmieniających się uwarunkowań,

4. rozpatrywania istniejących opcji,

5. optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów.

W rozwoju jednostki terytorialnej istotne będą następujące cechy:

• zdolność strategicznego planowania,

• umiejętności negocjowania,

• marketing komunalny i promocja,

• budowanie programów i tworzenie projektów,

• ocena projektów inwestycyjnych,

• zarządzanie i monitorowanie projektów,

• planowanie i zarządzanie finansami,

• monitoring i ocena,

• sporządzanie raportów.

Kategorie oddziaływania narządu zarządzania:

1. pośredniego - to takie, które wywołują skutki po dłuższym okresie, np. marketing,

2. bezpośredniego - to te które po zastosowaniu tego narzędzia, będą natychmiastowe skutki, np. finansowanie.

Do zarządzania trzeba dobrać odpowiedni instrument (narzędzia)

Poziomy zarządzania rozwojem:

POZIOM CENTRALNY ⇒ kraj

POZIOM REGIONALNY ⇒ województwo

POZIOM LOKALNY ⇒ powiat, gmina

Uwarunkowania rozwoju

Uwarunkowania wewnętrzne - specyfika jednostki terytorialnej

1. potencja,

2. kapitał społeczny,

3. charakter władz,

4. układ sił politycznych

5. relacje między organami.

Na te elementy oddziaływują czynniki zewnętrzne typowe dla wszystkich jednostek terytorialnych.

Specyfika zarządzania rozwojem:

• koordynacja,

• konsultacja,

• wymiana informacji,

• rozwiązywanie konfliktu

Instrumenty oddziaływania (mające charakter niewładczy):

1. programowanie rozwoju,

2. planowanie przestrzenne,

3. inicjatywy własne,

4. promocja i informacja,

5. tworzenie instytucji,

6. wdrażanie projektu

7. budowanie partnerstwa,

8. wspieranie efektywności lokalnej.

Organy władzy publicznej mają dwa obszary aktywności:

1) programowanie

2) wdrażanie

Urząd w związku z zaangażowaniem się w procesy zarządzania wykonuje pewne działania:

1. programowanie

2. wdrażanie

3. monitoring i ocena

4. komunikacja społeczna

Podmioty i przedmiot procesu zarządzania

Myślenie (spojrzenie) systemowe - spojrzenie na lokalne (regionalne) społeczności z punktu widzenia ich potrzeb oraz postrzegania złożoności otoczenia.

Zarządzanie rozwojem związane będzie:

• ze spojrzeniem na lokalne lub regionalne społeczności z punktu widzenia ich potrzeb oraz postrzegania złożoności otoczenia

• z zastosowaniem marketingowej koncepcji zarządzania rozwojem

• z kwestią zwrócenia uwagi na dostosowanie form i metod działania do specyfiki danej społeczności

• z formułowaniem misji rozwoju danej jednostki terytorialnej

• z pozyskiwaniem społecznej akceptacji do działań

• z rozwijaniem kontaktów z partnerami.

Pojemności problematyki zarządzania jest bardzo duża i obejmuje warunki, mechanizmy, zasady oraz formy i metody działania w zakresie ważnym dla danej jednostki terytorialnej z punktu widzenia realizacji celów publicznych.

Z tym się wiąże formułowanie celów i zadań dla administracji, a także wskazanie na metody i instrumenty zarządzania.

W tym kontekście administracja publiczna powinna podejmować następujące rodzaje działań:

• określenie kierunku rozwoju,

• koordynowanie działań różnych podmiotów,

• monitorowanie,

• weryfikacja zamierzonych efektów.

Organ administracji publicznej - zasadnicza jednostka składowa administracji w sensie podmiotowym

Dostarczanie informacji publicznej:

Źródła prawa do informacji publicznej

1. Konstytucja RP:

• art. 54 ust. 1

• art. 61 - zapewnia obywatelom prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa

• art. 74 ust. 3

• art. 51 ust 3.

2. Prawo europejskie - Traktat o Wspólnocie Europejskiej,

3. Prawo europejskie - Karta Praw Podstawowych,

4. Prawo europejskie - Projekt konstytucji dla Europy

Art. 49 - przejrzystość prac instytucji unijnych.

Pojęcie informacja publiczna - brak wyraźnej definicji ustawowej

Zakres przedmiotowy informacji publicznej:

• Orzecznictwo - każda wiadomość wytworzona poprzez szeroko rozumiane władze publiczne.

• Treść dokumentu

• Prawo polskie - dokument urzędowy - treść oświadczenia woli lub wiedzy utrwalone i podpisane w dowolnej formie prze funkcjonariusza publicznego w rozumieniu kodeksu karnego w ramach jego kompetencji skierowane do innego podmiotu lub złożone do akt sprawy,

• Prawo europejskie:

- dokument - każda treść utrwalona za pomocą jakiegokolwiek środka przekazu

- dokumenty administracyjne - wszelkie dokumenty, których tematyka leży w zakresie działania instytucji.

Zakres podmiotowy informacji publicznej:

1. prawo polskie - art. 4 ustawy o dostępnie do informacji publicznej

2. BIP - Biuletyn Informacji Publicznej - urzędowy publikator teleinformatyczny tworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej.

Dokument urzędowy (według uoddip) - treść oświadczenia woli lub wiedzy utrwalone i podpisane w dowolnej formie prze funkcjonariusza publicznego w rozumieniu kodeksu karnego w ramach jego kompetencji skierowane do innego podmiotu lub złożone do akt sprawy.

Obowiązek publikowania informacji publicznej w BIP nie jest nakładany jedynie przez uoddip. Istnieje ponad 50 aktów prawnych, które odwołują się do pojęcia Biuletynu i opisują w tym zakresie obowiązki podmiotów.

NOWE PUBLICZNE ZARZĄDZANIE:

• Administracja publiczna powinna być zorientowa na najpierw na osiąganie wyników, a dopiero później na wejścia i procesy działania.

Nacisk na wyniki płynie z przeświadczenia, że organizacje sektora publicznego przez zbyt długi czas nie zwracały uwagi na jakość świadczonych usług, interesując się przede wszystkim wejściami, tym bardziej, że polityczne debaty dotyczące administracji publicznej dotyczyły przede wszystkim (niewystarczających) zasobów.

• Aby osiągnąć wyniki, administracja publiczna powinna, tam gdzie dostarcza rzeczy i świadczy usługi, czynić lepszy użytek z mechanizmów rynkowej konkurencji. Tutaj w grę wchodzą trzy rozwiązania.

• Po pierwsze, prywatyzacja czy outsourcing mogą umożliwić administracji publicznej kupowanie od prywatnych organizacji rzeczy i usług tańszych i o wyższej jakości niż te, za które wcześniej odpowiadała sama.

• Po drugie, organy i jednostki organizacyjne administracji publicznej mogą zostać przeorganizowane na wzór prywatnych spółek, aby uzyskiwały przychód ze sprzedaży rzeczy i usług.

• Po trzecie, zorganizowane w nowy sposób organy i jednostki organizacyjne administracji publicznej (różne agencje rządowe) mogą konkurować między sobą, a także z organizacjami prywatnymi i pozarządowymi.

• Bardziej rynkowa administracja publiczna powinna być zorientowana na konsumentów. Innymi słowy, organy i - przede wszystkim - agencje rządowe powinny postrzegać osoby i organizacje, z którymi wchodzą w kontakt, jako swoich klientów czy konsumentów, których potrzeby należy znać i zaspokajać.

• Z wizją urynkowionej administracji publicznej wiąże się przekonanie, że administracja powinna - w języku Davida Osborne'a i Teda Gaeblera - „sterować, a nie wiosłować” (steer, not row). Administracja publiczna powinna zagwarantować, że pewne dobra i usługi są oferowane, ale niekoniecznie musi sama je oferować. Tak więc organy administracyjne mogą realizować swoje funkcje, korzystając z „osób” trzecich: przede wszystkim organizacji prywatnych i organizacji pozarządowych.

• Administracja publiczna powinna być poddana deregulacji (oddawanie części kompetencji poza sferę publiczną). W przekonaniu zwolenników nowego publicznego zarządzania tradycyjne, scentralizowane biurokratyczne rozwiązania w zakresie zatrudniania personelu i kierowania nim, gospodarki finansowej, audytu, zakupów i alokacji zasobów, podróży służbowych itd. są niewłaściwe w administracji publicznej zorientowanej na wyniki.

• W ślad za deregulacją pracownikom w administracji publicznej należy stworzyć warunki do przejawiania inicjatywy i podejmowania decyzji, aby lepiej służyli konsumentom i osią-gali lepsze wyniki (empowering employees to get results).

• Oczekiwanie, że administracja publiczna zwróci większą uwagę na sposób, w jaki czyni użytek ze swoich ludzkich, rzeczowych i finansowych zasobów. Nowe publiczne zarządzanie kładzie bardzo duży nacisk na zmniejszenie kosztów świadczenia usług publicznych, a jednocześnie na zwiększenie ich jakości. Jednym słowem chodzi o osiągnięcie więcej mniejszym nakładem (doing more with less).

• Kierownicy w administracji publicznej powinni obok tradycyjnych dziesięciu ról kierowniczych (opisanych przez Henry'ego Mintzberga) realizo-wać dodatkowo pięć ról niezbędnych w służbie publicznej (public service roles / roles unique to the public manager).

• Kulturę organizacyjną administracji publicznej powinna charakteryzować elastyczność, innowacyjność, rozwiązywanie problemów i przedsiębiorczość.

• Administracja publiczna powinna być z zasady apolityczna. Dychotomię pomiędzy administracją i polityką wprowadziło już oczywiście tradycyjne publiczne zarządzanie („stare” publiczne zarządzanie - old public management). Apolityczność administracji publicznej nowe publiczne zarządzanie widzi, a przynajmniej stara się widzieć, w szerszej perspektywie. Konstruowane czy proponowane przez nowe publiczne zarządzanie mechanizmy rynkowe nie mają być substytutem publicznego uczestnictwa w polityce.

Marketing - sfera gospodarcza, biznesowa, gdzie chcemy osiągnąć efekty ekonomiczne, gospodarcze.

Cele marketingu terytorialnego

1. Cel ogólny - Możliwie najlepsze zabezpieczenie bytu mieszkańców poprzez kształtowanie zdolności obsługiwanych jednostek administracji publicznej oraz innych podmiotów pracujących na rzecz zaspokojenia indywidualnych i zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej (regionalnej),

2. Cele szczegółowe:

• poznanie aktualnych potrzeb i pragnień mieszkańców w zakresie obsługi administracyjnej (komunalnej),

• zapewnienie warunków i odpowiedniego stopnia zaspokojenia oczekiwań mieszkańców (organizacja wobec jednostek użyteczności publicznej),

• przewidywanie zmian postaw i preferencji mieszkańców oraz organizacji dotyczących konsumpcji usług publicznych,

• podnoszenie użyteczności (korzyści) oferty usługowej, kierowanej przez administrację terenową do społeczności oraz środowiska zewnętrznego,

• poznanie aktualnych systemów preferencji i czynników podejmowania decyzji inwestycyjnych przez przedsiębiorców i menedżerów krajowych oraz zagranicznych,

• poznanie potrzeb i pragnień turystów, młodzieży szkolnej, studentów i innych grup społecznych,

• poznanie oczekiwań i motywów podejmowania decyzji przez mieszkańców regionu (kraju) dotyczących wyboru miejsca zamieszkania, pracy, nauki,

• poznanie motywów i uwarunkowań dokonywania zakupów dóbr konsumpcyjnych przez okoliczną ludność.

Zainteresowanie marketingiem terytorialnym sprzyja rywalizacji między jednostkami terytorialnymi związani z rynkowymi uwarunkowaniami realizacji własnych celów i wartości społeczności lokalnych.

Marketing - proces społeczny i zarządczy, dzięki któremu osoby i grupy otrzymują to czego potrzebują i pragną osiągnąć przez tworzenie, oferowanie i wymianę produktów określonej wartości.

Marketing terytorialny to pewnego rodzaju proces, w którym działaniu administracji są skierowane na efektywne funkcjonowanie jednostki terytorialnej zgodnie z wytyczonymi wcześniej celami społeczno - ekonomicznymi

gdzie i kto te cele określa? - znajdziemy je w strategii rozwoju, zarządzania strategicznego.

Marketing terytorialny dotyczy określonego miejsca lub określonej jednostki (realizowany na określonych warunkach).

Marketing dzielimy na:

1. wewnętrzny - dotyczy wszystkich podmiotów na terytorium określonej gminy,

2. zewnętrzny - kierowany do podmiotów zewnętrznych (np. gospodarczych), żeby pozyskać partnerów do współpracy.

Marketing to instrument wspierający proces decyzyjny, to instrument rozwoju jednostek, za które odpowiada administracja.

Zasoby wewnętrzne to walory.

Wizerunek samorządu:

Kreowanie wizerunku - celowe, zaplanowane i systematyczne oddziaływanie na jego wewnętrzne oraz zewnętrzne otoczenie. Public relations samorządu terytorialnego to takie działanie jak kreowanie wizerunku (employre relations), public participation, relacje - kontakty z mediami (media relations), reagowanie w sytuacjach kryzysowych (crisis monagerment), organizacja eventów promocyjnych oraz oddziaływanie na otoczenie zewnętrzne i inne.

Możliwe cele

W grupie celów organizacji jaką jest jednostka administracji samorządowej i rządowej możemy wyróżnić:

1) ukształtowanie pozytywnego wizerunku jednostko administracji rządowej i samorządowej w świadomości lokalnego społeczeństwa oraz gmin, powiatów,

2) wzmocnienie przywiązania i odpowiedzialności mieszkańców ocenianego regionu,

3) przyciągnięcie inwestorów,

4) przekonanie społeczności lokalnej do słuszności realizowanej lub podejmowanej inwestycji,

5) zainteresowanie turystów danym regionem i bogactwem, jego kulturą,

6) usprawnienie procesu komunikacji wewnętrznej (między urzędnikami).

Identyfikacja otoczenia:

W otoczeniu organizacji można wyróżnić różne grupy, wobec każdej z nich możemy mieć odmienne cele public relutions, realizowane przy pomocy zróżnicowanego przekazu i przy zastosowaniu innych technik.

Ogół otoczenia to publiczność. Może ona być:

1. ze względu na stopień powiązania z organizacją - wewnętrzna - w obrębie organizacji,

2. ze względu na znaczenie dla organizacji:

- podstawowa,

- wtórna - mniej istotna,

- marketingowa

3. ze względu na stosunek do organizacji:

- zwolennicy

- przeciwnicy i sceptycy,

- niezainteresowani.

Co to jest Public Relations?

Polskie odpowiedniki określenia Publik Relations:

- kształtowanie wyobrażenia o administracji,

- kształtowanie wizerunku organizacji,

- kreowanie reputacji o organizacji,

- zarządzanie reputacją,

- stosunki organizacji z otoczeniem

Public Relations to planowane i stałe dążenie do zbudowania i rozwijania wzajemnego zrozumienia i zaufania na podstawie systematycznej analizy.

Tworzenie Programu Public Relations

Cel ogólny ⇒ Cele szczegółowe ⇒ Analiza odbiorców ⇒ Strategia działania ⇒ Technika działania ⇒ Program Public Relations

Podstawowe funkcje Public Relations w odniesieniu do jednostki terytorialnej:

1. rozpoznanie informacji o środowisku wewnętrznym i zewnętrznym,

2. kształtowanie i upowszechnienie wizerunku,

3. harmonizowanie działalności społeczno - gospodarczej,

4. umacnianie i stabilizowanie pozycji jednostki terytorialnej,

5. podtrzymywanie celów i stylu działania władz publicznych.

Wizerunek regiony - to nośnik jego celu

Funkcje wizerunku:

• uproszczenie i wyselekcjonowanie informacji o regionie,

• porządkowanie informacji,

• ułatwia podejmowanie decyzji przez podmioty zewnętrzne,

• kształtuje procesy postrzegania.

Rodzaje wizerunku regionu

- pozytywny - pośredni

- negatywny - rozproszony

- nijaki - zarejestrowany

Wizerunek regiony

- w kraju

- za granicą

Z punktu widzenia mieszkańców regionu

Czynniki wyznaczające wizerunek regionu:

1. historia regionu,

2. postawa i zachowanie władz regionu wobec otoczenia,

3. postawa i zachowanie podmiotów gospodarczych i innych instytucji (organizacji) regionu,

4. system identyfikacji regionu:

- wizualny

- pozawizualny,

Cele marketingu obszarowego:

1. identyfikacja potencjalnego rynku inwestorów,

2. zidentyfikowanie zasobów oferowanego produktu obszarowego,

3. przedstawienie najważniejszych korzyści z przyjęcia oferty inwestora,

4. podjęcie decyzji o działaniach marketingowych.

Marketing terytorialny (według Szromnika) - celowa i systematyczna działalność administracji samorządowej zmierzającej poprzez procesy wymiany i oddziaływania do rozpoznania, kształtowania i zaspokojenia potrzeb oraz pragnień społecznych.

Realizatorem marketingu są:

1. gmina miejska,

2. gmina wiejska,

3. zespół gmin miejskich i wiejskich.

Największy wpływ na marketing terytorialny mają procesy przeobrażeń.

Metoda - to sposób.

Urząd - to organizacja publiczna.

Struktura urzędu gminy - układ wzajemnych powiązanych ze sobą organizacji mających określone cele i zadania, powinna być elastyczna.

Regulamin urzędu gminy jest czynnikiem, który ją formalizuje.

Nowoczesny urząd - administracja powinna być:

1. sprawna,

2. kompetentna,

3. tania,

4. przejrzysta.

32

Typ otoczenia

- kultura narodowa

- system wartości społecznych

- system wartości społeczności regionalnej

- lokalny system wartości

Typ organizacji

- dziedzina aktywności

- stosunek do sfery otoczenia

Kultura organizacyjna

Cechy organizacji:

- historia

- wielkość

- sposób zarządzania

- struktura

Cechy uczestników:

- wartości

- wykształcenie

- wiek

- doświadczenie zawodowe

- więzi emocjonalne

---