zarządzanie przedsiębiorstwem, jego funkcje, dokumentacja z


Zarzdzanie przedsibiorstwem, jego funkcje, dokumentacja zarzdzania.

Jakie funkcje skadaj si na zarzdzanie? Jakiego obszaru dotycz?

    1. Proces zarzdzania polega na cigym lub cyklicznym wykonywaniu dziaa kierowniczych ujmowanych w cztery podstawowe funkcje zarzdzania, a mianowicie : planowanie, organizowanie, przewodzenie, kontrolowanie, dce do osignicia ustalonych celów.

    2. Za najistotniejsz tre funkcji planowania uznaje si formuowanie celów organizacji, okrelenie sposobów ich osignicia oraz niezbdnych do tego zasobów. Decydujce znaczenie ma tu dostp do informacji oraz umiejtno ich przetwarzania na decyzje, których rezultatem jest wzorzec dziaania organizacji w okrelonym przedziale czasu, czyli plan na dany okres. Funkcja ta polega na podejmowaniu przez zarzdzajcego, pozostajcego w okrelonych relacjach z otoczeniem i sam organizacj, decyzji planistycznych, dotyczcych ustalania celów organizacji oraz wielkoci i rodzaju potrzebnych zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych.

    3. Opracowywanie planów w przedsibiorstwie, czy to strategicznych czy biecych, jest przedsiwziciem skomplikowanym, w którym uczestniczy naczelne kierownictwo i wszystkie komórki organizacyjne. Plany powinny charakteryzowa si: zgodnoci z celami przedsibiorstwa i jego misj; uwzgldnieniem przewidywanych zmian w jego otoczeniu; wziciem pod uwag potencjau produkcyjno-usugowego przedsibiorstwa; realnoci stawianych zada; zewntrzn zgodnoci poszczególnych planów

    4. Realizacja planu powstaego w wyniku dziaa kierowniczych, skadajcych si na funkcj planowania i podejmowania decyzji, stanowi tre funkcji organizowania.

    5. Funkcja organizowania polega na takim wyznaczaniu i koordynowaniu dziaalnoci wszystkich komórek organizacyjnych przedsibiorstwa i wszystkich pracujcych w nim ludzi, aby przedsibiorstwo realizowao jak najefektywniej swe cele i zadania. Organizujc dziaalno przedsibiorstwa ustala si podzia pracy midzy zatrudnionych, wyznacza si im szczegóowe zadania, dostarcza niezbdne rodki, ustala si procedury postpowania, koordynuje dziaalno oraz okrela ich uprawnienia decyzyjne. Organizowanie obejmuje ogó dziaa podejmowanych przez szczeble kierownicze, zmierzajcych do tego by jego szczególne czci (komórki) i osoby „wspóprzyczyniay si do powodzenia caoci”, a wic do osignicia wyznaczonego celu. Ze wzgldu na ten wspólny cel w ramach funkcji organizowania s ustalane czstkowe zadania poszczególnych komórek przedsibiorstwa, a nastpnie spajane s ich wysiki. Najwaniejsza jest tu koordynacja dziaa wszystkich komórek i osób.

    6. Przewodzenie (kierowanie ludmi, motywowanie) polega na pobudzaniu kanaami komunikacyjnymi czonków organizacji do dziaania skierowanego na osiganie celów organizacji. Poniewa cele takie moliwe s do realizacji tylko przy wspódziaaniu ludzi zatrudnionych w rónych komórkach organizacyjnych, przewodzenie mona zdefiniowa te jako dziaanie majce na celu sprawienie, aby czonkowie organizacji wspópracowali dla jej dobra. Funkcja ta jest bardzo czsto wymieniana jako najwaniejsza sporód funkcji zarzdzania.

    7. Kontrolowanie obejmuje stwierdzenie stanów rzeczywistych i porównanie ich z podstaw odniesienia, które stanowi przyjte stany wzorcowe, w celu ustalenia odchyle, a nastpnie podejmowanie dziaa kierowniczych zmierzajcych do jej korekty. Funkcja kontrolowania jest sprzona zwrotnie z pozostaymi funkcjami zarzdzania. System organizacyjny kontroli wew. Obejmuje wszystkich pracowników, którzy z tytuu zajmowanego stanowiska zobowizani s do sprawowania nadzoru i kontroli nad czynnociami innych pracowników. W tym znaczeniu obowizek kontroli dotyczy kierowników wszystkich szczebli organizacyjnych przedsibiorstwa, a take tych pracowników, w stosunku do których okrelono indywidualne obowizki kontroli pewnych zagadnie, w zakresach ich czynnoci.

Wedug jakich kryteriów dzieli si planowanie, plany w przedsibiorstwach? Jakie rodzaje planów sporzdza Twoja organizacja?

Planowanie jest procesem polegajcym na wiadomym ustalaniu kierunków dziaania oraz podejmowania decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemylanych ocenach.

Powszechnie odrónia si planowanie biece (taktyczne i operacyjne) oraz strategiczne. Planowanie strategiczne zajmuje si najduszym okresem jaki warto bra pod uwag, a planowanie taktyczne zajmuje si najkrótszym okresem godnym rozwaenia. Planowanie taktyczne zajmuje si wyborem rodków do osignicia zaoonych celów; planowanie strategiczne zajmuje si zarówno formuowaniem celów, wytyczanych na wyszym szczeblu organizacyjnym, jak i wyborem rodków. Zasig planowania strategicznego jest szeroki, a planowania taktycznego wszy. Opracowywanie planów w przedsibiorstwie, czy to strategicznych czy biecych, jest przedsiwziciem skomplikowanym, w którym uczestniczy naczelne kierownictwo i wszystkie komórki organizacyjne. Plany powinny charakteryzowa si: zgodnoci z celami przedsibiorstwa i jego misj; uwzgldnieniem przewidywanych zmian w jego otoczeniu; wziciem pod uwag potencjau produkcyjno-usugowego przedsibiorstwa; realnoci stawianych zada; zewntrzn zgodnoci poszczególnych planów.

Do planów naley równie zaliczy plany (programy) opracowywane w przedsibiorstwach tylko w pewnych sytuacjach zwane planami okazjonalnymi lub okolicznociowymi. Do planów takich nale plany restrukturyzacji, plany naprawcze, plany rozwojowe (biznes plan).

3. Jakie s podstawowe formy powstawania zlece w przedsibiorstwie i jak one wpywaj na planowanie dziaa?

Formy powstawanie zlece mona podzieli na:

Zlecenia te powstaj na drodze zapotrzebowania na rynku zbytu, bd zapotrzebowania wewntrznego.

W zaopatrzeniu na rynku zbytu wystpuj dwa rodzaje klientów: klienci indywidualni, którzy okrelaj zapotrzebowanie poprzez zapytanie, ofert, bd zamówienie, gdzie wystpujca produkcja zorientowana jest na klienta lub wystpuje kooperacja. Tak powstaj zlecenia na podstawie zamówienia. Ta grupa zlece dotyczy produkcji jednostkowej o niskiej mechanizacji, z ma liczb magazynów. Oprócz klientów indywidualnych wystpuj take klienci anonimowi okrelajcy swe zapotrzebowanie poprzez badanie rynku oraz program zbytu. Wystpujca tu produkcja jest zorientowana na program i magazyn . W taki sposób powstaj zlecenia na podstawie programu i stanu magazynów. Wynikiem takiego zlecenia w przeciwiestwie do zlece na podstawie zamówie jest produkcja seryjna, zautomatyzowana, z wieloma magazynami. Trzecim rodzajem zamówie s zlecenia wasne. Zapotrzebowanie wewntrzne poprzez komórki przedsibiorstwa okrela zapotrzebowanie na podstawie rachunku ekonomicznego. Zlecenia wasne dotycz produkcji czci w celu skompensowania braków oraz na potrzeby remontu.

4. Jakie czynniki wg Herzberga gównie motywuj pracowników?

Motywacja to psychologiczny stan przyczyniajcy si do stopnia, w jakim czowiek si w co angauje.

Motywowanie to proces kierowniczy polegajcy na wpywaniu na zachowanie ludzi, z uwzgldnieniem o tym, co powoduje takie a nie inne zachowanie czowieka. Powszechnie uwaa si motywacj za co pozytywnego. Motywacja jest jednym z kilku czynników skadajcym si na efektywno danej osoby. Kierownicy jak i teoretycy zakadaj, e wystpuje niedobór motywacji i e trzeba j okresowo uzupenia. Wg Herzberga zadowolenie i niezadowolenie z pracy zaley od dwóch odrbnych zestawów czynników. Czynniki wywoujce zadowolenie pracowników, czyli uzyskanych osigni, z tytuu uznania za prac, z charakteru samej pracy, z powodu poczucia odpowiedzialnoci za powierzone im zadania oraz z tytuu awansu i wasnego rozwoju, maj dla nich znaczenie motywujce, i s czynnikami motywujcymi. Natomiast czynniki zwizane ze rodowiskiem pracy, a wic zwizane z polityk firmy, z nadzorem, ze stosunkami z przeoonym, z warunkami pracy i z wynagrodzeniem, zwane czynnikami higienicznymi, mog wywoywa niezadowolenie, ale nie motywuj do pracy.

Z teorii Herzberga mona wycign nastpujce wnioski:

umacnianie lub doskonalenie czynników higieny pozwala jedynie na utrzymanie dotychczasowych wyników pracy, nie spowoduje to jednak ich poprawy

przy braku motywatorów pracownicy bd powica swoj uwag czynnikom higieny

jeli pojawi si motywatory pracownicy bd mniej zainteresowani czynnikami higieny

aby mogy zadziaa czynniki motywacyjne niezbdne jest zaistnienie pewnego poziomu czynników higieny

motywatory a nie czynniki higieny polepszaj wyniki pracy

5. podaj rodzaje kontroli wewntrznej praktykowanej w przedsibiorstwie i twój udzia w niej

Kontrola jest procesem obserwowania dziaalnoci przedsibiorstwa i podejmowania na tej podstawie takich przedsiwzi, aby zapewni uzyskanie przez nie podanych rezultatów, tj. wyników zgodnych z jego celami. Ogólnie rozumiana kontrola obejmuje zespó rónorodnych analiz oraz ocen przedsibiorstw. Kontrolowanie jest dziaalnoci sprawdzajc, czy pracownicy w przedsibiorstwie robi to, co trzeba, wtedy, kiedy jest to niezbdne i za pomoc jakich sposobów i metod.

Ze wzgldu na form kontroli mona wyróni:

SAMOKONTROL - któr przeprowadza kady pracownik wzgldem siebie, grupy pracowników, w ramach danego ogniwa jedne ogniwa wzgldem innych ogniw. Zakres tej kontroli jest adekwatny do zakresu czynnoci, obowizków, uprawnie i odpowiedzialnoci.

KONTROLA FUNKCJONALNA - dzieli si na pionow, obejmujc kierownika naczelnego oraz kierowników wszystkich szczebli (nadzór techniczny) w której zakres kontroli jest zgodny ze schematem organizacyjnym, oraz poziom, obejmujc innych pracowników z tytuu penionych funkcji, gdzie zakres kontroli jest zgodny z podziaem obowizków.

KONTROLA INSTYTUCJONALNA - obejmujca: wyodrbnion komórk kontroli wew. która kontroluje dziaalno caego przedsibiorstwa wg potrzeb kierownictwa naczelnego; pion gównego ksigowego (kontrola finansowo-ksigowa) przeprowadzana zgodnie ze szczegóowymi przepisami; pion radcy prawnego (kontrola prawna) przeprowadzana zgodnie z przepisami o obsudze prawnej; inne komórki czy stanowiska (kontrola BHP, P.PO. Inwentaryzacyjna) przeprowadzana zgodnie ze szczegóowymi przepisami

6. Jakie s fazy postpowania w procesie kontrolnym?

Fazy postpowania w procesie kontrolnym mona podzieli na:

Wzorce - które obejmuj ustalenie obowizujcego stanu

Ocena - polegajca na ustaleniu stanu rzeczywistego

Odchylenia - czyli porównanie stanu rzeczywistego z przyjtymi standardami

Ustalenie - które pozwala ustali przyczyny , róda i warunki , które wywoay odchylenia

Wskazanie - polegajce na pokazaniu dróg usprawnienia kontrolowanego dziaania

Etapem rozpoczynajcym proces kontroli jest ustalenie wzorca. Zanim przystpimy do waciwej kontroli musimy uwiadomi sobie co chcemy kontrolowa, jakie obszary organizacji poddawane bd kontroli. Zaleca si tutaj dokonanie wyboru tzw. Kluczowych i strategicznych obszarów efektywnoci lub wyników czyli takich elementów organizacji które musz waciwie funkcjonowa, aby organizacja bya skuteczna. Kolejny etap polega na przeprowadzeniu niezbdnych obserwacji i pomiarów, czyli ustalenie stanu rzeczywistego. Ocena moe by przeprowadzona w sposób cigy lub wyrywkowy. Ustalone fakty s porównywane z przyjtymi standardami, co stanowi podstaw przeprowadzenia oceny i ewentualnie gdy zachodzi taka potrzeba, podjcia dziaa korygujcych.

7. Na czym polega dokumentowanie - formalizacja organizacji? Jaki rodzaj dokumentów opisuje statyczn i dynamiczn organizacj przedsibiorstwa? Co ona zawiera?

Istota formalizacji organizacji polega na ustaleniu wzorców zachowa czowieka w organizacji niezalenie od tego czy dziaa on samodzielnie czy grupowo. Ma ona na celu:

-zapewnienie adu wew. poprzez skodyfikowanie podziau zada i odpowiedzialnoci midzy czonków organizacji