Lekcja 13 - planowanie czasu
a)
Cele i korzyści planowania
Właściwie każdy zdaje sobie sprawę z faktu, że czas jest czymś, czego nie można odzyskać, jest bezcenny. Nie wszyscy jednak doceniają wartość czasu. Człowiek dostaje do dyspozycji pewien limit czasu i z każdym dniem swojego życia ma go coraz mniej. Rodzą się zatem pytania: jak najlepiej wykorzystać czas i jak go nie tracić?
Przed tymi problemami staje także student, zwłaszcza ten, który dopiero rozpoczyna studia. Szybko spostrzeże, że tu nikt nie będzie kierował jego nauką, tak jak to miało miejsce na wcześniejszych etapach edukacji. Teraz to zadanie należy wyłącznie do niego. Sam musi narzucać sobie tempo nauki, planować powtórki i zdobywać potrzebne materiały - czyli odpowiednio planować swój czas.
Dla osób, które nie są systematyczne i uporządkowane, a także nie mają wypracowanych metod nauki, początek studiów może okazać się bolesnym doświadczeniem. Świeżo upieczony student musi zmierzyć się z wieloma nowymi obowiązkami i problemami, zwłaszcza gdy studiuje i jednocześnie pracuje. Systematyczna nauka, pisanie prac, załatwianie wielu spraw, wykonywanie codziennych obowiązków, wizyty w bibliotekach - na wszystkie te rzeczy trzeba znaleźć czas. Z trudnościami z zagospodarowaniem czasu można się uporać, trzeba tylko chcieć i wierzyć w to, że wypracowanie własnych zasad zrządzania czasem da wymierne korzyści i podniesie jakość życia.
Należy oczywiście pogodzić się z faktem, że czasu i tak nie starczy nam na wszystko to, co byśmy chcieli. Doba ma tylko 24 godziny, a produktywnie człowiek jest w stanie wykorzystać z tego zaledwie połowę. Prawdą jednak jest to, że każdy ma więcej czasu, niż to może mu się wydawać, tylko nie potrafi efektywnie z niego korzystać. Jeśli zaś wprowadzisz do swojego życia kilka zmian związanych z podziałem spraw, ustaleniem priorytetów
i odpowiednim zaplanowaniem, zaowocuje to efektywnym funkcjonowaniem i lepszą wydajnością.
Musisz zatem podejść kreatywnie do swojego życia i zacząć wprowadzać w życie zmiany, które zostaną ci zaproponowane poniżej. Jeśli z nich skorzystasz, to masz gwarancję, że zyskasz codziennie co najmniej godzinę. Ten czas będziesz mógł wykorzystać na inne sprawy - możesz zrealizować swoje pomysły, zająć się hobby, więcej czytać. I mimo tego, że godzina dziennie to niewiele, to w ciągu miesiąca to aż 30 godzin czyli cztery dni robocze, co w skali roku (4 dni pomnożone przez 12 miesięcy) daje aż 50 dodatkowych dni!
Korzyści, jakie przyniesie ci planowe zarządzanie swoim czasem:
Poprawisz swoją skuteczność i kreatywność
Będziesz panował nad własnym życiem - przejmiesz kontrolę nad wieloma sprawami, które ciebie dotyczą
Poprawisz jakość swojego życia
Wygospodarujesz więcej czasu dla siebie, swojej rodziny i przyjaciół
Głównym celem zarządzania czasem jest to, abyś mógł skupić się na rzeczach dla ciebie ważnych czyli takich, które przyczyniają się do osiągania przez ciebie priorytetowych celów oraz przybliżają cię do realizacji życiowych planów. Ponadto, jeśli będziesz potrafił umiejętnie zaplanować swoją pracę, to stworzysz warunki, by efekty tej pracy były większe. A co się z tym wiąże - lepiej wykorzystasz czas, a także będziesz miał go po prostu więcej. Natomiast zła organizacja czasu, lub, co gorsze, jej brak, sprawiają, że wszystko co robisz, zajmuje ci zawsze więcej czasu niż powinno. I nawet w przypadku, gdy różnice te są niewielkie, lub prawie niezauważalne, to w szerszej perspektywie marnujesz w ten sposób naprawdę dużo czasu, który mógłbyś efektywnie wykorzystać (ziarnko do ziarnka…). Pamiętaj, że nawet drobne niedociągnięcia w organizacji pracy mają niebagatelny wpływ na zmniejszenie twojej skuteczności, gdyż powtarzają się przy wykonywaniu wielu czynności.
Każdej źle zorganizowanej osobie doskonale znane są następujące sytuacje:
Nie możesz znaleźć potrzebnych notatek, informacji czy dokumentów
Zwykle nie wiesz od czego zacząć, ponieważ nie masz jasno określonych priorytetów
Spóźniasz się na spotkania i na zajęcia
Zapominasz o terminach i wydarzeniach
Masz opinię osoby nierzetelnej i niesumiennej
Masz problemy z komunikowaniem się z innymi ludźmi
Jesteś źle przygotowany do zajęć i egzaminów
Uczysz się i pracujesz w ciągłym bałaganie
Pracując lub ucząc się, zazwyczaj przeskakujesz od zadania do zadania, bo chcesz ze wszystkim na raz zdążyć z goniącymi cię terminami (a zwykle masz już bardzo mało czasu)
Zwykle i tak musisz włożyć podwójny wysiłek, by coś skończyć na czas - opanować dany materiał do kolokwium, oddać pracę w terminie - a wszystko to w poczuciu, że gdybyś tylko zabrał się do tego wcześniej i pracował systematycznie, rezultat mógłby być naprawdę imponujący.
Oczywiście nie wszystkie te punkty muszą dotyczyć ciebie, jednak warto sobie zdać sprawę z faktu, że niewiele jest ludzi perfekcyjnie zorganizowanych, a większość z nas dostrzega u siebie elementy złej organizacji. Dlatego, jeśli (nawet tylko czasem…) miewasz podobne odczucia do wyżej opisanych, to nic straconego - powinieneś po prostu zacząć opracować sobie dobry plan zadań i spraw do załatwienia.
b)
Usuwanie rzeczy zbędnych
Krok pierwszy
Chcąc dobrze zarządzać swoim czasem, musisz najpierw szczegółowo zastanowić się nad tym, co chcesz osiągnąć i do czego dążysz. Możesz to określić w skali całego życia, najbliższych pięciu czy dziesięciu lat lub wybrać mniejszy odcinek czasu - np. najbliższy rok czy semestr. Uświadomienie sobie swoich celów i zamierzeń oraz opracowanie sposobów ich realizacji pozwoli ci ustalić odpowiednią hierarchię rzeczy i późniejsze sporządzenie planu.
Krok drugi
W następnej kolejności wypisz na dużej kartce wszystkie rzeczy i zadania, które musisz wykonać (np. nauka do jutrzejszego kolokwium, zmiana abonamentu telefonicznego, założenie konta w banku, podbicie legitymacji, oddanie książki do biblioteki, wysłanie cv itp….) w wybranym przez siebie czasie, np. w ciągu tygodnia czy miesiąca. Będzie to tzw. (termin przyjęty z jęz. angielskiego) TO-DO-LIST czyli lista rzeczy do zrobienia. Uwzględnij w niej także te czynności, które wykonujesz codziennie.
Krok trzeci
Na tym etapie zastanów się, czy rzeczywiście wszystkie te rzeczy musisz zrobić. Czasem po prostu zamiast starać się upychać jak najwięcej spraw do załatwienia lepiej po prostu bez nich się obejść. Jeśli się dobrze zastanowisz, spostrzeżesz, jak wiele rzeczy w twoim życiu jest nieistotnych, takich, które nie przynoszą ci żadnych korzyści.
Zatem, zanim zaczniesz planować swój następny dzień czy tydzień wyeliminuj ze swojego życia wszystkie niepotrzebne rzeczy, które tylko zajmują twój czas. Musisz krytycznie podejść do swojego życia i rozeznać, co bezsensownie zabiera ci czas i wyeliminować to raz na zawsze ze swojego życia. Porządkowanie i znajdowanie miejsca wszystkim rzeczom i sprawom nie jest takie łatwe, ale dobrze zrobione, sprawi, że już zawsze będziesz mieć kontrolę nad tym, co wokół ciebie się dzieje. Dzięki temu również zaczniesz mieć więcej czasu na inne rzeczy.
Oto sposoby na uzyskanie maksimum czasu:
rób wydajniej to, co robisz
Optymalizacja tego, co robisz jest szalenie istotna, jednak dopiero wtedy, gdy już wiesz, na czym się skupić. Bez wcześniejszej selekcji rzeczy ważnych i odrzucenia pozostałych - stracisz masę energii na poprawianie wydajności również rzeczy nieistotnych.
Jeśli twoim narzędziem pracy jest komputer, ważne jest, abyś miał w nim porządek. Zaprowadzenie ładu w komputerze spowoduje, że będziesz mógł sprawniej poruszać się po komputerze, przez to szybciej znajdować potrzebne ci informacje i w rezultacie - wydajniej pracować. Musisz uporządkować wszystkie rzeczy w odpowiednich podkatalogach, ponazywać je, wówczas nie będziesz się w nich gubił. Masz dużo zdjęć w swoim komputerze? - Zainstaluj sobie odpowiedni program i wszystkie w nim umieść.
rób tylko rzeczy ważne
Zapamiętaj, że kluczem do sukcesu jest odpowiednie ustawienie swoich priorytetów. Musisz dokładnie wiedzieć, na czym ci w życiu zależy i co chcesz osiągnąć. Tylko wtedy będziesz wiedział jakie rzeczy są ważne i którym warto poświęcać czas, a jakie wprost przeciwnie - tylko niepotrzebnie zabierają ci energię i uwagę.
wyeliminuj rzeczy nieistotne
Jeśli jednak uświadomisz sobie, że w ciągu dnia lub tygodnia tracisz swój potencjał na zadania i rzeczy, które bezużytecznie zabierają ci czas - to nawet próba robienia tych bezsensownych rzeczy wydajniej zda się na nic. Jedyną radą jest całkowite ich wyeliminowanie. Naucz się kasować i pozbywać się niepotrzebnych czynności i informacji. Jeśli nie będziesz tego robił, to wkrótce zaleje cię ogrom przechowywanych i chomikowanych przeróżnych notatek, kontaktów, maili, zakładek do stron, na które nigdy nie wejdziesz, dokumentów tekstowych, które nie będą ci już do niczego potrzebne, w których sam będziesz się gubił.
Zastanów się, czy nie warto wyeliminować takie rzeczy, jak:
zbędne notatki (zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej)
zakładki do stron, na które nie wchodzisz
ściągnięte pliki z artykułami czy książkami (do których nie zaglądasz od kilku lat)
płytki z filmami, których nigdy nie obejrzysz,
abonament na siłownię czy basen, na które nigdy nie znalazłeś czasu (chyba, że zaczniesz chodzić)
ubrania i buty, w których nie chodziłeś od kilku lat (i jest mała szansa, że jeszcze kiedyś je założysz)
stare, niepotrzebne dokumenty, a resztę - np. umowy czy faktury odpowiednio zarchiwizuj
skrzynka pocztowa - potrzebne maile przerzuć do właściwych podkatalogów, niepotrzebne - skasuj
programy i aplikacje na swoim komputerze - jeśli z ich nie korzystasz, to je odinstaluj
twój pokój, szafy, półki z książkami - zrób wielkie porządki. Pozbądź się wszystkiego, co ci nie jest i nie będzie potrzebne - oddaj, sprzedaj, wyrzuć na śmietnik.
Zrobienie takiego generalnego porządku w swoich sprawach i rzeczach zajmie ci sporo czasu. Jednak korzyści, jakie ta praca ci przyniesie (poczucie ładu, więcej czasu i miejsca, łatwość znajdowania potrzebnych rzeczy i informacji) będą, zwłaszcza w dłuższej perspektywie, naprawdę nieocenione.
Ponadto staraj się eliminować innych złodziei czasu, w tym celu :
Ograniczaj bezsensowne oglądanie telewizji. Jeśli już chcesz coś obejrzeć, to starannie wybierz program albo wypożycz sobie film na DVD.
Staraj się ograniczać zbędne i długotrwałe rozmowy telefoniczne.
Nie czytaj książek i gazet, które są bezwartościowe i nic nie wnoszą do twojego życia.
Nie staraj się załatwiać zbyt wielu spraw na raz. Najlepiej skoncentruj się na jednej rzeczy, a po jej zrealizowaniu, przejdź do następnej.
Unikaj bezcelowego surfowania w Internecie
Nie zaglądaj co chwila do swojej poczty albo do Internetu, to odrywa cię od istotnych zadań lub myśli.
Nie trwoń czasu na gry komputerowe.
Podsumowując - wytnij wszystko to, co ocenisz , że nie jest potrzebne, a tylko zaśmieca twój umysł, czas, miejsce w domu, telefonie, czy w komputerze i odbiera ci energię. Nie krępuj się i zbytnio nie martw w tym, że usuniesz za dużo. Dzięki temu zyskasz czas, swobodę i przejrzystość działań.
c)
Ustalanie priorytetów
Jeśli masz dużo różnych obowiązków i zadań do wykonania, to ich lista staje się bardzo długa. Przez to jest nieczytelna i bezużyteczna. Skutecznym sposobem na to, by ten stan zmienić i sprawić, że będziesz wiedział, co i kiedy powinieneś zaplanować, jest podzielenie zadań na odpowiednie grupy i nadanie im właściwych kategorii. Właściwa liczba kategorii to trzy lub cztery, nie może być ich za dużo, ponieważ trudno będzie z nimi pracować.
Te kategorie możesz dowolnie nazwać, np.:
Priorytet
Ważne
Później
Potrzeba więcej informacji
Do przeczytania
Ważne jest, aby ilość kategorii odpowiadała tobie oraz była adekwatna do twoich spraw. Oto propozycja kategorii i charakterystyka zadań, jakie powinny być im przyporządkowane:
Sprawy pilne i kluczowe
Znajdą się tutaj zadania, które muszą być wykonane natychmiast. Ich ważność musisz ocenić na podstawie tego, jaki wpływ ich wykonanie (lub nie) będzie miało na twoje plany długoterminowe (np. jutro mija ostateczny termin nadsyłania cv do firmy, która oferuje atrakcyjne stanowiska pracy).
Sprawy pilne, ale nie kluczowe
W tej kategorii znajdą się te wszystkie zadania pilne, których niewykonanie będzie miało określone skutki. Jednakże zadania te nie są kluczowe i nie będą miały wpływu na to, co i gdzie będziesz robił za kilka lat. Sprawy te oddziałują jedynie na obecne stany rzeczy.
Sprawy kluczowe lecz nie pilne
Tutaj musisz umieścić te zadania, których wykonanie sprawi, że będziesz coraz bliżej wyznaczonego celu (np. napisania i oddania pracy rocznej). Dobrą strategią jest podzielić zadania z tej kategorii na pewne grupy, zwłaszcza jeśli plan wymaga pewnych działań przez długi okres czasu. Takie podzielenie na etapy odniesie pozytywny skutek, ponieważ zakończenie każdego odcinka i przejście do kolejnego jest bardzo motywujące.
Sprawy nie pilne i nie kluczowe
Wszystkie zadania, które nie trafiły do żadnej z wcześniejszych kategorii, powinny znaleźć się właśnie tutaj. Przykładem takiego zadania jest np. przejrzenie kupionej właśnie gazety. Jest to czynność, która w kontekście wykonania jakiejś pilnej pracy, służy często jej odwlekaniu. Rzeczy typu: przeczytanie interesującego nas artykułu, wykonanie telefonu do znajomego czy zajrzenie do prywatnej poczty internetowej traktujmy w kontekście nagród, które możemy sobie przyznać po wykonaniu pewnego, określonego wcześniej etapu pracy. Należy robić to jednak zawsze w sposób kontrolowany, wcześniej ustalając limit czasu, jaki możemy na tę czynność poświęcić (np. po godzinie efektywnej pracy, robimy sobie 5 min. przerwy na przeczytanie ciekawego artykułu). Do kosza powinny trafiać wszelkie sprawy nieistotne z tej kategorii.
Potem rób taką listę na każdy dzień, najlepiej zrób to wieczorem przed snem. Wypisz na kartce wszystkie rzeczy, które musisz zrobić następnego dnia, przepisz te, których nie udało ci się dotąd zrealizować. Następnie pogrupuj je w odpowiednie kategorie. To ułatwi ci przygotowanie planu na następny dzień.
Pamiętaj - zaczynaj od załatwiania najważniejszych obowiązków i staraj się zajmować na raz tylko jedną sprawą.
d)
Plan dnia
Opracowanie planu dziennego
Opracowanie dobrego planu nie polega tylko na wyeliminowaniu ze swojego życia wszystkich rzeczy zbędnych i wypisaniu listy zadań do wykonania. Niemniej to stanowi podstawę i od tego właśnie trzeba zacząć. Następnym krokiem jest odpowiednia hierarchizacja spraw.
A zatem - chcąc odpowiednio zaplanować swój dzień, każde zadanie trzeba zapisać w odpowiedni sposób i umieścić je we właściwie zaplanowanej kolejności na liście.
Oto propozycja, w jaki sposób i w jakiej kolejności można opracować swój plan:
Kup sobie (jeśli jeszcze nie posiadasz) notes, terminarz lub kalendarz - według uznania, do robienia planu. Jeśli wolisz - możesz korzystać z terminarzy elektronicznych lub powstałych w tym celu programów komputerowych. Najważniejsze jest, abyś miał swój plan zawsze przy sobie i w razie potrzeby mógł po niego sięgnąć, by coś sprawdzić czy zapisać.
Spisz wszystkie zadania, które masz wykonać następnego dnia. Twoja lista musi być wyczerpująca, ale poszczególne punkty zapisuj w formie zwięzłych notatek. Powinny one być krótkie, ponieważ zbyt rozbudowany plan może zaburzyć klarowny ogląd na całość.
Nie zapomnij uwzględnić tych czynności, które wykonujesz codziennie (poranna toaleta, odpisywanie na maile, przejazdy itp.)
Następnie oszacuj czas, jaki zajmie ci wykonanie każdego zadania. Warto, abyś zrobił to dość dokładnie i miarodajnie, gdyż potem łatwiej ci będzie wszystko uporządkować. Ponadto, jeśli realnie ocenisz swoje możliwości czasowe, zdołasz zrealizować cały plan, a to znacznie wzmocni twoją motywację do świadomego zarządzania czasem.
Wychodząc z założenia, że zazwyczaj i tak wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano, dodaj zapas na nieprzewidziane wypadki.
Ustal priorytety - co w danym dniu jest najważniejsze, a co mniej ważne, ale równie konieczne. Jest to niezwykle istotny aspekt planu.
W ciągu dnia musisz często zaglądać do swojego planu, ponadto powinieneś raz dziennie, najlepiej wieczorem, dokładnie go przeanalizować. Musisz wtedy skonfrontować to, co udało ci się rzeczywiście zrealizować z tym, co miałeś zapisane. Jeśli jakieś zadanie nie zostało zrealizowane, przepisz je do wykonania następnego dnia. Wieczór to także odpowiednia pora, by zastanowić się chwilę i sporządzić plan na następny dzień.
Czasem zdarzy się tak, że w trakcie dnia pojawi się jakieś nowe zadanie. Wówczas zastanów się nad nim i albo dodaj od razu do swojej listy na dany dzień, albo odłóż do jutra i uwzględnij je w planie na kolejny dzień.
Jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia. Każdy człowiek o różnej porze dnia ma różny stopień wydajności. Planując dzień, należy uwzględnić osobiste predyspozycje i działać według ustalonego harmonogramu. Należy jednak pamiętać, że stopień wydajności to nie poziom chęci do pracy. Większość ludzi najefektywniej pracuje przed południem, w godzinach rannych do godziny 10:00. Później, do godziny 15:00, można zauważyć spadek skuteczności. Warto wówczas popracować nad rzeczami mniej istotnymi. Od 15:00 do 20:00 krzywa wydajności znów idzie w górę, ale takiego poziomu jak rankiem nie osiąga.
Należy także zaznaczyć, że wykonywanie ważnych zadań w godzinach porannych działa bardzo motywująco na resztę dnia. Zrobienie, ukończenie czegoś istotnego daje poczucie satysfakcji i zadowolenia. Taki sukces, nawet niewielki, pozwala optymistycznie patrzeć w swój plan, pomimo tego, że jest w nim jeszcze dużo pozycji do zrealizowania.
Codzienne sporządzanie planu powinno stać się nawykiem. I stanie się z pewnością, jeśli przez pewien czas będziesz praktykował takie planowanie. Więcej nawet - wkrótce okaże się, że bez dokładnego planowania nie będziesz mógł się obejść. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów do swego kalendarza, a w ciągu dnia skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacją i zrealizujesz to, co zamierzyłeś, ponadto o niczym nie zapomnisz. Przekonasz się także, że dobry plan pozwoli zaoszczędzić ci naprawdę dużo czasu w dzień. Poza tym o niczym nie zapomnisz!!!
e)
Zasada Pareto
Aby lepiej ustalać priorytety zadań i obowiązków, a przez to ułatwić sobie organizację i zapewnić maksymalne wyniki w minimalnym czasie, warto kierować się pewną prawidłowością, zwaną Zasadą Pareto (inne jej nazwy to: zasada 80/20 lub 80 na 20). Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej mówiąc - skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty.
Nazwa tej zasady pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty i socjologa, Vilfredo Pareto, który w 1897 roku, po przeanalizowaniu danych statystycznych dochodów ludności we Włoszech, stwierdził, iż 20% mieszkańców Włoch jest w posiadaniu 80% majątku w kraju. W 1941 roku, amerykański teoretyk zarządzania, Joseph Juran użył nazwy `zasada Pareta' w swoich badaniach nad jakością, odnotowując, że 80% problemów jest powodowanych przez 20% przyczyn. Od tego czasu zasada ta jest używana dla opisu większej ilości zjawisk i stosowana w różnych dziedzinach życia.
Oczywiście liczb 20 i 80 nie należy traktować jako jedynie właściwych. Jest to proporcja, która w obserwacjach pojawia się najczęściej, ale równie dobrze może być ona nieco inna. Znaczące w tej zasadzie jest to, że nie zdarza się nigdy, by 100% nakładów przyniosło 100% efektów. Kierując się tą zasadą należy uszeregować zadania według ich ważności, a następnie wykonać 20% najważniejszych prac, co zapewni osiągnięcie 80% rezultatów. Zaś pozostałe 20% efektów można osiągnąć, wykonując 80% pozostałych zadań.
Należy także pamiętać, że reguła 20/80 jest prawdziwa również w sytuacji odwrotnej. Jeśli ktoś wykona 8 z 10 swoich zadań, ale pominie te dwa najważniejsze, osiągnie jedynie 20% spodziewanych wyników.
Zasada Pareto działa jakby na przekór intuicji. Zwykle jest tak, że oczekuje się, iż wszystkie nasze działania i wysiłek w nie włożony dadzą taki sam zysk. Okazuje się, że jest inaczej - trzeba wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe działania, które przyczyniające się do największej ilości wyników.
Świadomość działania Zasady Pareto jest cenną wiedzą. Zdając sobie sprawę z tej zależności można wybierać te rzeczy i czynności, które przynoszą najwięcej efektów. Ponadto, warto realnie oceniać swoje możliwości i pamiętać, że żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego co chciałby. Jednak jeśli będzie dokonywał optymalnych wyborów swoich czynności, jest w stanie osiągnąć znacznie większe efekty, ponieważ całą swoją energię będzie skupiał tylko na tym, co rzeczywiście jest potrzebne.
Idealnym przykładem na to, jak sprawdza się zasada Pareto jest hipotetyczna sytuacja z przygotowań do egzaminu:
Dwie osoby przygotowują się do egzaminu: jedna uczy się z opasłego podręcznika i 50 stron notatek z wykładów. Przygotowuje się 4 dni, chce wszystko przeczytać, zrozumieć i zapamiętać. Materiały, z których uczy się druga osoba, poświęcając na to dwa dni, to: ksera trzech rozdziałów z tegoż podręcznika oraz 10 stron streszczonych notatek.
W rezultacie pierwsza osoba zdała egzamin na ocenę 3, a druga - na 4. Stało się tak dlatego, że osoba pierwsza nie wiedziała czego dokładnie należy nauczyć się, zaś druga osoba dokładnie zapoznała się z zakresem tematycznym egzaminu i wybrała tylko to, co rzeczywiście miało być na egzaminie.
Podsumowując - drugi student miał świadomość tego, czym jest to 20%; wiedział, jaka część to ta najważniejsza i którą trzeba się zająć, aby uzyskać 80% wyników - w tym wypadku oceny. Natomiast pierwszy student właśnie z tego nie zdawał sobie sprawy: usiłował nauczyć się wszystkiego, a to nie było możliwe w tak krótkim czasie. Dlatego, pomimo tego, że włożył w przygotowania dużo więcej wysiłku, dostał gorszą ocenę.
Nie jest rzeczą łatwą rozpoznać, która część naszego działania jest tą odpowiedzialną za wyniki. Należy jednak starać się analizować swoje zamierzenia, zastanawiać się nad każdą decyzją, czynnością oraz ich skutkami. I w rezultacie - wybierać tylko te, które gwarantują najwięcej optymalnych efektów.
Ciekawostki:
Najczęstsze przykłady zasady Pareto:
20% naszej pracy daje 80% efektów
20% klientów przynosi 80% zysków
20% kierowców powoduje 80% wypadków
20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
20% produktów firmy daje jej 80% zysków
20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
20% kierowców powoduje 80% wypadków
20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w języku
20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
20% ubrań nosimy przez 80% czasu
20% naszego życia daje nam 80%