Formalności związane z podejmowaniem działalności gospodarczej

Dla osób niebojących się ryzyka i potrafiących je pokonywać dobrym sposobem na znalezienie sprawiającego satysfakcję zajęcia jest założenie własnej działalności gospodarczej. Własne przedsiębiorstwo stwarza również, a może przede wszystkim, możliwość ustanowienia takiego źródła dochodów, które pozwalało będzie na zaspokajanie swoich potrzeb. Oprócz szczęścia w odnoszeniu sukcesów na polu prowadzenia własnego biznesu pomaga posiadanie odpowiedniej wiedzy i umiejętności z obszaru, w którym chcemy funkcjonować na rynku. Niezbędne są również podstawowe wiadomości z zakresu organizacji, zarządzania, prawa oraz marketingu, gdyż z problemami z nimi związanymi z dużym prawdopodobieństwem zetknie się każdy początkujący przedsiębiorca w momencie podjęcia decyzji o utworzeniu własnej firmy.

Zdobyciu lub rozszerzeniu wiedzy w zakresie prowadzenia własnego biznesu może pomóc zapoznanie się z odpowiednią literaturą czy uczestniczenie w szkoleniach dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Jednakże przede wszystkim należy śledzić zmieniające się przepisy prawne odnoszące się do prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto może się okazać, że nie obejdzie się bez skorzystania z usług specjalistów, np. w zakresie podatków, prowadzenia rachunkowości czy marketingu. Kluczem do sukcesu w prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji i umiejętności zawodowych, które umożliwią sprzedaż wytworzonych przez siebie produktów, czyli towarów i usług.

By móc rozpocząć prowadzenie własnej działalności gospodarczej, potencjalny przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków związanych z podjęciem pewnych decyzji oraz uregulowaniem kilku formalności. Wyróżnić można dziewięć zasadniczych etapów prowadzących do założenia działalności gospodarczej:

1. Wygenerowanie pomysłu na firmę.

2. Zebranie kapitału niezbędnego do rozpoczęcia działalności.

3. Wybranie formy prawnej firmy i jej rejestracja.

4. Zlecenie wykonania firmowych pieczęci.

5. Pozyskanie numeru statystycznego REGON.

6. Założenie firmowego rachunku bankowego.

7. Załatwienie formalności związanych z podatkami.

8. Wypełnienie obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym.

9. Spełnienie formalności odnoszących się do zatrudnienia ewentualnych pracowników.

Pomysł na firmę.

Elementarną decyzją związaną z podjęciem działalności gospodarczej jest dokonanie wyboru dotyczącego branży działalności, zakresu oferowanych dóbr i usług oraz grupy klientów, do której kierowali będziemy swoją ofertę. Decyzje te musi podjąć właściciel lub współwłaściciele potencjalnego przedsiębiorstwa.

Pozyskanie kapitału.

Wielkość środków finansowych, jaka jest niezbędna do rozpoczęcia działalności, jest wysoce zróżnicowana ze względu na zakres i branżę, w której chce działać nowy przedsiębiorca. Oprócz kosztów związanych z finansowaniem majątku, należy skalkulować ponadto wielkość pozostałych kosztów początkowych, które muszą zostać poniesione, aby działalność mogła zostać uruchomiona oraz innych środków bieżących i zapotrzebowanie na środki obrotowe. Przykładami wydatków związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej mogą być:

• wydatki na zakup, ewentualną adaptację lub najem lokalu, w którym działalność gospodarcza ma być prowadzona;

• wydatki na zakup lub wypożyczenie urządzeń koniecznych do wykonywania działalności;

• wydatki związane z zakupem materiałów, towarów czy opakowań;

• podatki i inne opłaty do budżetów (np. opłata skarbowa);

• wydatki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) i gospodarcze;

• wydatki na wynagrodzenia ewentualnych pracowników;

• opłaty za zużycie energii elektrycznej i gazu, opłaty za usługi telefoniczne i dostęp do internetu;

• wydatki na marketing działalności (reklamy, informacji i promocja);

• opłacenie usług specjalistów (księgowy, prawnik, specjalista od marketingu).

Forma prawna przedsiębiorstwa i jego rejestracja.

Kolejna decyzja, którą należy podjąć przed założeniem działalności gospodarczej, odnosi się do wyboru formy prawnej przedsiębiorstwa (działalność gospodarcza prowadzona przez osobę fizyczną lub jedna z form spółek). Dokonanie wyboru najkorzystniejszego rozwiązania wymaga posiadania przynajmniej podstawowej wiedzy z zakresu prawa. Warto przy dokonaniu tej decyzji posiłkować się usługami różnego rodzaju kancelarii prawnych, agencji doradczych czy innych podmiotów, które mogą udzielić profesjonalnej porady na ten temat. Skuteczność takiego postępowania uzależniona jest od umiejętności potencjalnego przedsiębiorcy wyrażenia swoich potrzeb i oczekiwań.

Forma prawna przedsiębiorstwa jest bardzo istotnym czynnikiem, gdyż wpływa ona m.in. na:

• wielkość kosztów ponoszonych w związku z rozpoczęciem własnej działalności gospodarczej,

• wielkość kapitału, jakim należy dysponować w chwili zakładania przedsiębiorstwa,

• rodzaj podatków, jakie trzeba będzie płacić po rozpoczęciu funkcjonowania,

• skalę ryzyka związaną z funkcjonowaniem firmy.

Obecnie w odniesieniu do małych firm najczęściej powstają działalności gospodarcze prowadzone przez osoby fizyczne oraz spółki jawne lub jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Po podjęciu decyzji o wyborze działalności kolejnych etapem działania jest załatwienie wszelkich niezbędnych formalności odnoszących się do obowiązków, jakie nakładają przepisy prawa na rozpoczynający działalność gospodarczą. Osoby fizyczne prowadzące działalności gospodarczą rejestrują się we właściwych urzędach gmin lub miasta, pozostali przedsiębiorcy (działający w formie spółek) rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców, który stanowi część Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Pieczęcie firmowe.

Po załatwieniu wszelkich formalności związanych z rejestracją przedsiębiorstwa konieczne jest wykonanie pieczęci firmowej. Jest ona niezbędna do załatwienia kolejnych spraw związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej. Punkty usługowe wykonujące pieczątki żądały będą przedstawienia dokumentu stwierdzającego zarejestrowanie działalności.

Numer statystyczny REGON.

Kolejnym krokiem związanym z załatwianiem formalności przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej jest uzyskanie numeru statystycznego REGON. Wniosek o REGON powinno złożyć się w terminie 14 dni od dnia wpisu do przedsiębiorstwa do rejestru KRS lub uzyskania zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Wniosek o nadanie numeru REGON z założenia składa się w odpowiednim urzędzie statystycznym względem miejsca zamieszkania/siedziby przedsiębiorcy lub wysyła do niego pocztą. Zgodnie z przepisami, urząd statystyczny powinien doręczyć przedsiębiorcy zaświadczenie potwierdzające rejestrację zawierające nadany numer REGON nie później niż 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jednakże osoby podejmujące indywidualną działalność gospodarczą mogą złożyć formularz o wpis do REGON w urzędzie gminy w momencie składania wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Wówczas to urząd gminy wyręcza przedsiębiorcę i niezwłocznie (maksymalnie w ciągu 3 dni) przesyła wniosek o wpis do REGON do właściwego urzędu statystycznego.

Warto rozważyć możliwość osobistego złożenia wniosku w urzędzie statystycznym, gdyż w sposób zasadniczy może to skrócić czas oczekiwania na wydanie zaświadczenia o nadaniu numeru REGON. Często zdarza się, że urzędy wydają takie zaświadczenia od ręki.

Wniosek o wpis do REGON składa się na formularzu o symbolu RG-1 (Wniosek o wpis do Krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej lub o zmianę cech objętych wpisem). We wniosku należy podać następujące informacje:

• nazwa,

• adres siedziby,

• PESEL,

• nazwisko i imiona,

• adres zamieszkania,

• adres do korespondencji,

• forma organizacyjno-prawna,

• forma własności,

• nazwa organu ewidencyjnego,

• data wpisu do rejestru ewidencyjnego,

• nazwa ewidencji i numer nadany przez organ ewidencyjny,

• rodzaje wykonywanej działalności (numery PKD).

Procedura związana z nadaniem numeru REGON przez urząd statystyczny jest bezpłatna.

Rachunek bankowy.

Obowiązek posiadania przez przedsiębiorcę rachunku bankowego wynika z przepisów Ordynacji podatkowej, Ustawy o systemie ubezpieczeni społecznych oraz Ustawy o swobodzie gospodarczej. Zgodnie z tą ostatnią (art. 22) "dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji."

Obowiązek wynikający z powyższego przepisu może być również realizowany przez przedsiębiorcę będącego członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej za pośrednictwem rachunku w tej kasie.

Posiadanie rachunku bankowego przez przedsiębiorcę jest usankcjonowane również przepisem art. 61 Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926) mówiącym, iż "zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu."

Zgodnie z par. 3 art. 61 Ordynacji podatkowej przepisu powyższego nie stosuje się:

• "do zapłaty podatków nie związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• gdy zapłata podatku, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, jest dokonywana papierami wartościowymi, znakami akcyzy, znakami opłaty skarbowej lub urzędowymi blankietami wekslowymi,

• do pobierania podatków przez płatników lub inkasentów."

Również ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 1998 r. Nr 137, poz. 887)

w art. 47 ust. 4b zobowiązuje płatnika składek do opłacania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych "w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek".

By móc założyć rachunek bankowy przedsiębiorca musi przedstawić w banku następujące dokumenty:

• zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego,

• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON,

• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.

Podatki.

W zakresie podatków nowy przedsiębiorca zobowiązany jest do uregulowania kilku formalności w urzędzie skarbowym. Odnosi się to do:

• złożenia wniosku o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Zgłoszenie to dokonywane jest jednorazowo przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, np. sprzedaży towarów;

• złożenia wniosku dotyczącego wyboru zwolnienia z podatku VAT lub rezygnacji z tego zwolnienia;

• dokonanie zgłoszenia rejestracji w zakresie podatku od towarów i usług (PTU lub potocznie VAT) i podatku akcyzowego. Zgłoszenie to dokonuje każdy podatnik VAT się przed pierwszą opodatkowaną czynnością;

• złożenia zawiadomienia dotyczącego wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Ubezpieczenia społeczne.

Osoba, która podejmuje indywidualną działalność gospodarczą, otrzymuje status płatnika składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Osoba taka ma obowiązek w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej poinformować o tym fakcie właściwy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz zgłosić swoje przedsiębiorstwo jako płatnika składek oraz własnej osoby jako ubezpieczonego.

Zgłoszenie osoby do ubezpieczeń należy dokonać na formularzu ZUS ZUA, zaś zgłoszenie płatnika składek (przedsiębiorstwo) - na formularzu ZUS ZFA. Do druku ZUS ZFA powinno dołączyć się kopie zaświadczenia o nadaniu numeru REGON przez urząd statystyczny oraz decyzji o nadaniu numeru NIP przez urząd skarbowy.

Osoby, które prowadzą indywidualną działalność gospodarczą, będącą dla nich ich jedynym źródłem dochodów (inaczej: jedyną tytułem/podstawą do objęcia ubezpieczeniem społecznym), obowiązkowo podlegają trzem rodzajom ubezpieczeń:

• ubezpieczeniu emerytalnemu,

• ubezpieczeniu rentowemu,

• ubezpieczeniu wypadkowemu.

Obowiązek ten odnosi się do okresu począwszy od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, aż do dnia zaprzestania prowadzenia tej działalności.

Oprócz powyższych rodzajów ubezpieczeń, osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo także ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ponadto muszą odprowadzać składkę na Fundusz Pracy.

Charakter fakultatywny (do wyboru) ma opłacanie przez przedsiębiorcę składek na ubezpieczenie chorobowe (względem ubezpieczenia własnej osoby). Należy mieć jednak świadomość, że nie opłacanie tych składek uniemożliwia otrzymanie przez przedsiębiorcę świadczenia z ZUS w przypadku choroby i dłuższej niezdolności do pracy takiej osoby.

Procedura związana ze zgłoszeniem płatnika i osoby przedsiębiorcy do ubezpieczeń jest bezpłatna.

Programem komputerowym przeznaczonym do sporządzania, drukowania i wysyłania dokumentów do ZUS jest program Płatnik. Wersję instalacyjną programu można pobrać ze strony internetowej ZUS: www.zus.pl. Na stronie tej można również odnaleźć aktualne informacje dotyczące wysokości składek ZUS dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Obowiązki wynikające z zatrudniania pracowników.

W początkowej fazie formowania i funkcjonowania nowego przedsiębiorstwa prowadzonego w formie indywidualnej działalności gospodarczej, właściciel najczęściej nie zatrudnia żadnych pracowników. Przeważnie sam wykonuje wszelkie czynności, czasami korzysta jedynie z usług innych firm (np. obsługa księgowa przedsiębiorstwa).

W momencie, kiedy przedsiębiorca zdecyduje się jednak na rozszerzenie składu osobowego firmy i zatrudnienie pracowników, ciąży na nim szereg różnych wynikających z regulacji prawnych obowiązków. Na etapie przyjmowania do pracy nowych pracowników obowiązki te dotyczą przede wszystkim:

• zgłoszenia nowych pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego we właściwym oddziale ZUS,

• pełnienia funkcji płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych względem dochodów uzyskiwanych przez pracowników,

• zapewnienia pracownikom warunków pracy zgodnych z przepisami BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy),

• pisemnego zawiadomienia właściwej inspekcji pracy oraz właściwej inspekcji sanitarnej (jeżeli jest to konieczne) o miejscu, zakresie i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz o spodziewanej liczbie pracowników. Do zawiadomienia dołączana jest ponadto pisemna informacja dotycząca przyjętych środków i procedur, które mają służyć spełnieniu wymagań wynikających z przepisów BHP w danym rodzaju działalności,

• prowadzenia akt osobowych pracowników.

W skład akt osobowych pracownika związanych z jego zatrudnieniem wchodzą:

• wypełniony kwestionariusz osobowy,

• umowa o pracę,

• dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowych przez pracownika,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika,

• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy pracownika na danym stanowisku oraz wyniki badań okresowych,

• pisemne potwierdzenie zaznajomienia się przez pracownika z regulaminem pracy, zasadami i przepisami BHP oraz ewentualnie zakresem informacji objętych tajemnicą,

• ewidencja czasu pracy,

• ewidencja wynagrodzenia,

• dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę.

Choć pracodawca nie posiada takiego obowiązku, może dodatkowo gromadzić również inne dokumenty, takie jak np. opis zakresu czynności pracownika.