Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i na jakiej podstawie?
Przedsiębiorcy w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą często wykorzystują prywatne samochody osobowe. Choć pojazdy te nie stanowią majątku przedsiębiorstwa, przepisy prawa podatkowego dopuszczają możliwość zaliczenia wydatków poniesionych w związku z ich wykorzystywaniem do kosztów podatkowych firmy, ale tylko do wysokości określonego limitu. W celu ustalenia dokładnej wartości tego limitu, stosuje się ewidencję przebiegu pojazdu. Obowiązuje bowiem przepis (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof), że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą) w związku z działalnością gospodarczą podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Faktyczny przebieg samochodu ustalany jest natomiast na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Dzięki prowadzonej ewidencji przedsiębiorca może ustaloną kwotę wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu użytkowanego na cel prowadzonej działalności, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Podsumowując obowiązek prowadzenia ewidencji ma przedsiębiorca, który chce uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, który stanowi:
jego własność,
własność pracowników przedsiębiorcy,
własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.
Kogo nie obejmuje obowiązek prowadzenia ewidencji?
Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracownika rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Przepis ten dotyczy głównie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, dla których kosztem nie jest:
wyjazd w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
jazdy lokalne — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. updof oraz leasing kapitałowy 23f ust. 1 updof). W przypadku gdy umowa leasingu nie spełnienia, wymogów ustawowych do czynienia tak naprawdę przedsiębiorca ma z umową najmu i w takiej sytuacji jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Przedsiębiorca również nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli dla potrzeb działalności gospodarczej będzie wykorzystywał pojazd inny niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy. Wydatki, które poniósł w związku z eksploatacją pojazdu innego niż samochód osobowy może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem, że spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.
Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?
Przepisy formułują wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna być ona prowadzona przez osobę używającą dany pojazd (art. 23 ust 5 uopdf). Oznacza to, że może ją prowadzić zarówno sam przedsiębiorca jak i osoby zatrudnione przez niego. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy także w przypadku gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa również minimalne dane jaki ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Jest to:
nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km);
opis trasy (skąd – dokąd);
kolejny numer wpisu;
datę i cel wyjazdu;
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
stawkę za 1 km przebiegu;
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r (ostatnia zmiana z 2007r) i wynoszą:
dla samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł;
dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł;
dla motocyklu - 0,2302 zł;
dla motoroweru - 0,1382 zł.
Kilometrówka może być prowadzona w formie papierowej jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.
Przedsiębiorca dodatkowo powinien wiedzieć, że oprócz ewidencji przebiegu pojazdu należy również dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie wydatku. Bowiem sama ewidencja nie wystarczy aby wydatek związany z eksploatacją auta nie będącego środkiem trwałym zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu.
Jak w praktyce wygląda wyliczanie kosztu z ewidencji przebiegu pojazdu?
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy w odpowiednio wyliczonej kwocie zaliczyć jako pozostałe wydatki w 13 kolumnę KPiR. Księgowania dokonuje się po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu oraz z prowadzonej ewidencji pojazdu.
Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:
sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu pomnożona przez stawkę 1km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt;
kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającym.
Należy pamiętać, że przedsiębiorca nie może w danym miesiącu zaliczyć większej kwoty wydatków niż ta wyznaczona miesięcznym przebiegiem pojazdu (km x stawka za 1km). Natomiast w ciągu roku dzięki narastającemu ewidencjonowaniu kosztów przedsiębiorca pomimo poniesienia mniejszych miesięcznych kosztów na eksploatację (marzec 70) niż limit przysługujący mu za dany miesiąc (marzec 78,21) będzie mógł zaliczyć w koszty całą kwotę wynikającą z miesięcznego przebiegu a nie jedynie ten wydatek w wysokości 70 zł, pod warunkiem że pozwala mu na to stan rozliczonych wydatków z poprzednich miesięcy. Poniżej pokazano to na przykładzie.
| Miesiąc | Przebieg pojazdu-limit (km x 0,5214 stawka za 1 km) | Miesięcznie koszty eksploatacji pojazdu | Narastająco koszty eksploatacji pojazdu | Miesięcznie koszty uzyskania przychodu | Narastająco koszty uzyskania przychodu |
| Styczeń | 200 x 0,5214= 104,28 | 100 | 180 | 100 | 100 |
| Luty | 250 x 0,5214= 130,35 | 210 | 390 | 130,35 | 230,35 |
| Marzec | 150 x 0,5214= 78,21 | 70 | 460 | 78,21 | 308,56 |
| Suma | 312,84 | 308,56 |
Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, czyli kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Natomiast może być od niej mniejsza, a wynika to z sytuacji gdy w danym miesiącu wydatki (styczeń 100) poniesione na eksploatację samochodu są niższe niż przysługujący za dany miesiąc limit (104,28), a przedsiębiorca nie ma nierozliczonych kosztów z okresów poprzednich.
Ewidencja przebiegu pojazdu - podsumowanie
Przedsiębiorca używający prywatnego samochodu lub będącego własnością osób trzecich a użytkowanego na podstawie umowy najmu, dzierżawy bądź użyczenia do celów działalności ma prawo zaksięgować do kosztów podatkowych tylko wydatki faktycznie poniesione, które dodatkowo są ograniczone limitem kilometrówki. Może tego dokonać gdy spełni dwa warunki:
Prawidłowo prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu;
Wydatki związane z użytkowaniem samochodu przedsiębiorca prawidłowo dokumentuje.