Wykład 1 (12.10.2005)

„Kontrola finansowo-księgowa w praktyce” prof. Winiarska; ODDK, Gdańsk 2001

konsultacje:

Wtorek 16-17

Czwartek 12-13

Kontrola i pojęcia bliskoznaczne

Kontrola - polega na sprawdzeniu prawidłowości przebiegu procesów gospodarczych w stosunku do zamierzonego celu

Rewizja - najczęściej dotyczy dokumentów, sporządzana jest przez dział księgowości.

Lustracja daje ogólny obraz działalności; podlegają jej: dokumenty, księgi rachunkowe, zapasy, rzeczowe aktywa trwałe.

Inspekcja - podlegają jej: zasoby, zjawiska i czynności z tym związane.

Wizytacja - przebieg + wyniki /określona działalność/

Weryfikacja - ustalenie obszarów sprawdzonych, wyodrębnienie obszarów do sprawdzenia.

Nadzór = kontrola + czynności pozakontrolne.

Rodzaje kontroli

Ze względu na:

1. podmiot:

1. wewnętrzna - przeprowadzana przez organy wewnętrzne,

2. zewnętrzna - przeprowadzana przez organy zewnętrzne,

3. statutowa - wynikająca ze statutu,

4. społeczna - związana z rolą związków zawodowych,

5. profesjonalna - wykonywana przez inspektorów profesjonalnych;

2. przedmiot:

1. gospodarcza,

2. finansowa,

3. prawno-administracyjna,

4. techniczna (jakości),

5. organizacyjno-prawna,

6. specjalistyczna (wykonywana przez np. SANEPID, straż pożarną);

3. zakres:

1. problemowa (dotycząca określonego zagadnienia),

2. kompleksowa (pełna),

3. dokumentalna,

4. formalna, rachunkowa i merytoryczna,

5. kameralna;

4. cele i zadania:

1. prewencyjna (profilaktyczna, zapobiegawcza),

2. represyjna;

5. decyzyjność:

1. planowa,

2. pozaplanowa;

6. organizacja:

1. funkcjonalna (kierownicza),

2. instytucjonalna (przeprowadzana przez odpowiednie instytucje),

3. samokontrola (przeprowadzana przez pracownika);

7. udział człowieka, maszyn, komputerów:

1. manualna (ręczna),

2. mechaniczna (maszynowa),

3. automatyczna,

4. informatyczna;

8. czas wykonywania:

1. wstępna - przed przeprowadzeniem jakiejś operacji,

2. bieżąca - w trakcie przeprowadzania jakiejś operacji;

3. następna - po przeprowadzeniu jakiejś operacji;

9. poinformowanie jednostki:

1. zapowiedziana,

2. niezapowiedziana.

Jedną z form kontroli jest samokontrola - jej ideą jest to, że pracownicy sami się kontrolują. Samokontrolę można wykonywać „przy okazji” przez przestrzeganie pewnych reguł, np.:

• dokładne sprecyzowanie odpowiedzialności każdego pracownika,

• racjonalny podział pracy,

• ustalenie drogi obiegu każdego dokumentu z wyraźnym zaznaczeniem kto i co następnie kontroluje,

• każda operacja przed jej zaksięgowaniem musi być przygotowana przynajmniej przez dwie osoby, np. przez osobę wystawiającą dokument i osobę kontrolującą wstępnie ten dokument,

• operacja gospodarcza nie może być dokonana, jeżeli nie ma na dokumencie adnotacji (podpisu) o przeprowadzeniu kontroli wstępnej, np. kasjer nie może dokonać wypłaty bez podpisu głównego księgowego na dowodzie księgowym.

Pojęcia zbliżone do siebie: kontrola gospodarcza i rewizja gospodarcza:

Kontrola gospodarcza jest to kontrola z punktu widzenia efektywności gospodarowania - badanie zgodności postępowania z obowiązującymi normami prawnymi, badanie efektywności i ocena faktycznej realizacji procesów gospodarczych.

Rewizja gospodarcza ma charakter instytucjonalny - przeprowadza ją jakaś instytucja; przepisy formalne ograniczają osobę kontrolującą i kontrolowaną.

Kontrola finansowa - jej celem jest zachowanie zgodności między stanem rzeczywistym a stanem obowiązującym w dziedzinie finansów.

Kontrola wewnętrzna - jej celem jest sprawdzenie legalności, rzetelności i prawidłowości przeprowadzonych w przedsiębiorstwie operacji gospodarczych w celu zwiększenia efektywności działania. Cechy:

• powiązanie z funkcjami zarządzania

• jest wykonywana wewnątrz przedsiębiorstwa przez pracowników różnych szczebli organizacyjnych,

• zwraca uwagę na rzetelność, legalność, prawidłowość

• ma zmierzać do poprawy efektywności,

• z reguły jest przeprowadzana w etapach (wstępna, bieżąca, następna)

Kontrola finansowo-księgowa jest to kontrola wykonywana przez dział rachunkowości. Ma na celu sprawdzenie:

• legalności, rzetelności i prawidłowości operacji gospodarczych

• prawidłowości funkcjonowania rachunkowości

• prawidłowości badania wyników działalności gospodarczej.

Występuje jako:

• kontrola wstępna operacji gospodarczych

• kontrola bieżąca

• kontrola obiegu dokumentów księgowych

• kontrola wystawiania dokumentów

• kontrola organizacji rachunkowości

• kontrola sprawozdawczości finansowej i kalkulacji

• kontrola ekonomiczna.

Obszary, której dotyczy:

• środki pieniężne

• rozrachunki i roszczenia

• zapasy

• aktywa trwałe

• zatrudnienie

• wynagrodzenia

• przychody

• koszty

• systemy informatyczne

• fundusze specjalne.

Rodzaje wewnętrznej kontroli finansowo-księgowej:

Podstawowe zadania kontroli finansowo-księgowej:

Lp.	Wyszczególnienie podstawowych faz i zadań kontroli
1	Określenie stanu postulowanego (wzorców)
2	Ustalenie rzeczywistych stanów
3	Ocena działalności przedsiębiorstwa przez porównanie wielkości postulowanych i rzeczywistych, wskaźników danego okresu ze wskaźnikami za okres ubiegły oraz ze wskaźnikami analogicznych przedsiębiorstw w branży
4	Ustalenie głównych czynników wpływających na poziom odchyleń oraz określenie stopnia oddziaływania tych czynników
5	Określenie czynników zależnych i niezależnych od przedsiębiorstwa wraz z obliczeniem skutków ich oddziaływania
6	Współudział w walce o wyższe wyniki finansowe, obniżkę kosztów i znalezienie rezerw wewnętrznych
7	Ułatwienie wykonywania funkcji kierowania na różnych szczeblach zarządzania przedsiębiorstwem
8	Kontrola realizacji planów kosztów poprzez wskazania odchyleń od wielkości planowanych i badanie przyczyn ich powstawania
9	Pomoc w opracowaniu planów

Obowiązki głównego KSIĘGOWEGO (wynikają ze ZWYCZAJÓW):

1. organizowanie ewidencji zgodnie ustawą o rachunkowości

2. zapewnienie szczegółowości ewidencji dającej gwarancję ochrony mienia i wiarygodnej informacji dla potrzeb zarządzania

3. terminowe sporządzanie zewnętrznych sprawozdań

4. kierowanie pracą podległych pracowników oraz ich szkolenie

5. właściwe przechowywanie i zabezpieczenie ksiąg rachunkowych, dokumentów i sprawozdań

6. dobór właściwej formy rachunkowości

7. czuwanie nad całokształtem dokumentacji rachunkowej wykorzystywanej przez inne komórki organizacyjne przedsiębiorstwa.

Często kierownictwo firmy oczekuje od głównego księgowego, że:

• będzie szukał możliwych do wykorzystania luk w prawie i sposobów zaoszczędzenia pieniędzy

• zwiększy szczegółowość ewidencji, co zapewni większą przejrzystość danych rachunkowych

• podpowie jak ulokować wolne środki pieniężne

• wykryje rezerwy gospodarcze

• wskaże możliwość poprawy sytuacji na rynku gospodarczym i finansowym

• wyliczy wartość błędów , w podejmowaniu decyzji.

5

wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa

Rewizja wewnętrzna

analiza ekonomiczna

kontrola wstępna

kontrola bieżąca

kontrola formalna

kontrola obiegu dokumentacji księgowej

kontrola dokumentacji w komórkach nieksięgowych

kontrola organizacji rachunkowości

kontrola sprawozdawczości finansowej

kontrola ekonomiczna

kontrola merytoryczna

---