Praca zespołowa

w zarządzaniu

oprac. Beata Starzyńska

Dlaczego praca w zespole?

Zespoły

Kultura

Procesy

Komunikacja

Klient

Dostawca

Systemy

Narzędzia

jakości

jakości

Zaangażowanie

Model TQM wg Oaklanda

Cechy grupy roboczej

„narzucony” cel działania

wyznaczony kierownik

praca indywidualna

odpowiedzialność osobista każdego z członków

grupy za wykonane zadania

umiejętności zróżnicowane, przypadkowe

efekt synergii – brak!

Wielkość grupy

jest uzależniona m.in. od osobowości członków grupy, zadań do wykonania, efektywności kierowania

mniejsze grupy charakteryzują się większą spójnością niż te liczebnie większe, ale może w nich brakować określonych talentów lub umiejętności

Rodzaje grup

prezes

komitet

doradca

wykonawczy

prawny

wiceprezes

wiceprezes

wiceprezes

kierownik projektu

kierownik projektu

kierownik

projektu

- grupa nieformalna

- grupa zadaniowa

- grupa funkcjonalna

Spoistość grupy

CZYNNIKI ZWIĘKSZAJĄCE

CZYNNIKI ZMNIEJSZAJĄCE

SPOISTOŚĆ GRUPY

SPOISTOŚĆ GRUPY

konkurencja międzygrupowa

konkurencja wewnątrz grupy

zgodność co do celów

niezgodność co do celów

osobiste przyciąganie

dominacja jednego z członków

korzystna ocena grupy

niemiłe doświadczenia związane z oceną

optymalna wielkość grupy

zbyt duża grupa

Cechy zespołu:

wspólne określenie celu działań

częsty podział funkcji lidera pomiędzy członków

zespołu

praca zespołowa

odpowiedzialność osobista oraz zbiorowa za

wykonane zadania

umiejętności uzupełniające się, komplementarne

efekt synergii – zespół dysponuje wiedzą oraz

charakterystycznymi tylko dla niego umiejętnościami,

których nie wykazuje żaden z członków zespołu z

osobna

O pracy zespołowej

gwarancją skutecznego działania zespołu jest

wniesienie przez jego członków trzech

komplementarnych elementów:

merytorycznej wiedzy

umiejętności praktycznych oraz

tzw. umiejętności interpersonalnych

w przypadku pracy zespołowej powstaje przestrzeń

dzielenia się wiedzą, powstająca w wyniku

tworzenia się relacji pomiędzy pracownikami; może

to być przestrzeń fizyczna (np. biuro projektowe),

wirtualna (Internet, telekonferencja) lub mentalna

(wspólne idee, pomysły, itp.)

Indywidualizm a praca zespołowa

Niezależność

Znikome dzielenie się informacjami

I

P

N

R

Wymiana

Prowadzi do wymiany odczuć i

D

A

ogólnych danych

podstawowych

Y

C

informacji i idei

W

A

I

Z

Punkt przełomowy w podejściu

Zaufanie

D

E

zespołowym – eliminacja strachu

U

S

A

P

Rozwój komunikacji

L

O

Wolna komunikacja

przyspieszający wzrost zaufania

N

Ł

O

O

Ś

W

Zagadnienie o znaczeniu

Wzajemna zależność

krytycznym dla ciągłego

Ć

A

doskonalenia jakości i

rozwiązywania problemów

Etapy „życia” zespołu

ETAPY

ZESPÓŁ

SYGNAŁY ROZPOZNAWCZE

- przesadna grzeczność

- nie jest rozwinięty

- zakłopotanie

Etap 1

- „formuje się”

- entuzjazm

formowanie

- jest skoncentrowany na

- sztywna komunikacja

podziale ról

- niewielkie osiągnięcia w pracy

- „eksperymentuje”

- konflikty

Etap 2

- przeżywa wewnętrzne burze

- żywe debaty i dyskusje

ścieranie

- jest skoncentrowany na tym,

- próby różnych metod pracy zespołowej

jak układa się współpraca

- pierwsze osiągnięcia

- jest dojrzały

- odprężenie, uczucie zaufania

Etap 3

- wykonuje zadania

- atmosfera pracy

normowanie

- jest skoncentrowany na

- rozmowy skupiające się na pracy

osiąganiu celów

- cele są osiągane

- dokańczanie ostatnich spraw

- kończy działalność

Etap 4

- świętowanie zwycięstwa

- koncentruje się na rozejściu

separacja

- uczucie smutku

do nowych zadań

- planowanie nowych zespołów

Role w zespole

Rola w zespole

Cechy charakterystyczne

Mają wyobraźnię i potrafią inicjować pomysły i koncepcje.

Twórcy –

Są zazwyczaj bardzo samodzielni i wolą pracować we własnym tempie i innowatorzy

we własny sposób.

Lubią urzeczywistniać nowe pomysły. Są dobrzy w przejmowaniu pomysłów twórców – innowatorów i wyszukiwaniu zasobów potrzebnych Poszukiwacze

do ich zastosowania.

– promotorzy

Ich podstawowa słabość polega na tym, że nie zawsze mają dość cierpliwości ani umiejętności, potrzebnych do wdrożenia pomysłu.

Charakteryzują się dużymi umiejętnościami analitycznymi.

Są najskuteczniejsi, kiedy przed podjęciem decyzji otrzymują do oceny i Oceniający –

analizy kilka różnych możliwości.

rozwijający

Lubią wprowadzać procedury operacyjne, służące do przekształcania pomysłu w rzeczywistość. Lubią realizować pomysły. Wyznaczają cele, Organizatorzy

określają plany, organizują ludzi i wprowadzają systemy zapewniające dotrzymanie terminów.

Role w zespole

Podobnie jak organizatorzy troszczą się o wyniki. Jednakże skupiają Realizatorzy

uwagę na przestrzeganiu terminów i zapewnianiu dotrzymania wszystkich zobowiązań.

Są to ludzie troszczący się o wprowadzanie i przestrzeganie reguł oraz Kontrolerzy

przepisów. Zwracają uwagę na szczegóły i skutecznie pilnują unikania niedokładności.

Mają zdecydowane zdanie, co do tego, jak powinno się działać.

Chronią zespół i toczą walki w jego obronie z jednostkami na Obrońcy

zewnątrz, jednocześnie silnie wspierając członków zespołu.

Umieją słuchać i nie narzucają swojego zdania innym. Przed podjęciem Reporterzy –

decyzji na ogół wolą uzyskać więcej informacji.

doradcy

Dzięki temu odgrywają

ważną

rolę

zapobiegając pochopnym

decyzjom.

Rola ta nakłada się na pozostałe. Może odgrywać ją osoba, która pełni którąkolwiek z poprzednich ośmiu ról. Osoba taka jest koordynatorem i Łącznicy

integratorem. Łącznicy starają się zrozumieć wszystkie punkty widzenia, dążą do integrowania ludzi mimo występujących różnic poglądów.

Rodzaje zespołów

e

zespół osiągający ponadprzeciętne

n

a

wyniki

g

cję

sią

iza

i o

na

ikn rg

y

o

prawdziwy zespół

w

łą

a nwły rzez cappw

grupa robocza

zespół potencjalny

efektywność pracy zespołu

pseudozespół

„Pseudozespoły”

nie próbują wypracować wspólnego celu, jednakże dążą do osiągnięcia nadzwyczajnych wyników

ich członkowie nie koncentrują się na wspólnej pracy

ze wszystkich form zespołowego działania ludzie tworzący pseudozespoły wnoszą najmniejszy wkład w osiąganie wyników, do jakich dąży przedsiębiorstwo

są przez w/w cechy całkowicie nieskuteczne

sposób ich funkcjonowania powoduje oderwanie ich członków od postawionych im indywidualnych zadań

suma wspólnie podejmowanych wysiłków może być nawet mniejsza niż

indywidualny potencjał każdego pracownika

Zespół potencjalny

stanowi „zalążek” prawdziwych zespołów, dążąc do

zwiększenia swojego wpływu na ogólne wyniki osiągane przez przedsiębiorstwo

działa w oparciu o zasady pracy zespołowej, jednakże jego członkom często brakuje doświadczenia związanego z

precyzowaniem ogólnych, jak i szczegółowych celów działań

członkowie nie poczuwają się do wspólnej odpowiedzialności za realizację tych celów

wraz z upływem czasu i wzrostem zaangażowania członków zespołu we wspólną pracę, przekształca się samorzutnie w prawdziwe zespoły pracownicze

Prawdziwy zespół

prawdziwy zespół wspólnie formułuje cel

swojej działalności oraz związane z nim cele

szczegółowe

uczestnicy takich zespołów są jednakowo

zaangażowani w działania zmierzające do

osiągnięcia wspólnego celu

wspólnie ponoszą odpowiedzialność za

wypracowane wyniki

Zespół wysoce efektywny

odróżnia się od innych zespołów tym, że występują w nim bardzo silne więzi emocjonalne między członkami zespołu

wszyscy dbają wzajemnie o swój rozwój i sukces

wszyscy utożsamiają się ze swoją pracą (pozytywne

nastawienie do pracy)

zespół posiada wszystkie cechy prawdziwego zespołu,

jednakże pracuje wydajniej efektywniej

silna dbałość o wzajemne dobro sprawia, że ustalone cele ogólne są bardziej porywające, a podejście do działania bardziej energiczne niż w innych zespołach

Formy pracy zespołowej w ZJ

wspólnoty praktyków

zespoły robocze

zespoły zadaniowe

koła jakości

Wspólnoty praktyków

nieformalne grupy ludzi, którzy w sposób regularny i

ciągły dzielą się między sobą doświadczeniami,

poglądami, wynikami badań, itp. by jak najlepiej

służyć przedsiębiorstwu

istotną cechą wspólnot praktyków jest całkowita

dobrowolność uczestniczenia

wyróżnia się dwa rodzaje wspólnot praktyków:

wspólnoty samoorganizujące się

wspólnoty sponsorowane

Wspólnoty praktyków

sponsorowane wspólnoty praktyków w odróżnieniu

od samoorganizujących się wspólnot - są

inicjowane i od początku istnienia wspierane przez

kierownictwo organizacji, przez co nabierają

charakteru grupy formalnej

idea całkowitej dobrowolności uczestnictwa musi

jednak zostać zachowana

kierownictwo organizacji zapewnia wspólnocie

praktyków niezbędne do jej funkcjonowania zasoby

Samokierujące zespoły robocze

o charakterze sformalizowanym, zazwyczaj składają się z dziesięciu do piętnastu osób

zespoły same dobierają swoich członków; członkowie sami oceniają swoją efektywność

maleje znaczenie dozoru, często stanowiska dozoru ulegają całkowitej likwidacji

czas trwania zespołu do momentu kolejnej reorganizacji pracy

forma pracy popularna w USA (jedna z największych w USA firm świadczących usługi finansowe i ubezpieczeniowe odnotowała wzrost obrotów o 50%, przy jednoczesnym zmniejszeniu zatrudnienia o 15% wprowadzając formę pracy zespołowej)

Zespoły zadaniowe

sformalizowane, powstają z inicjatywy kierownictwa

w celu realizacji konkretnego zadania, po

wykonaniu którego zespół ulega rozwiązaniu

typowy zespół zadaniowy wyniki swoich badań/prac

musi przedstawić zarządowi w postaci raportu,

bowiem rzadko zespoły te są uprawnione do

samodzielnego wdrażania proponowanych przez

nie rozwiązań

Koła jakości

grupa licząca od czterech do dwunastu osób, zazwyczaj wywodzących się z tego samego obszaru pracy

członkowie kół jakości odbywają dobrowolne, regularne spotkania w celu rozwiązywania problemów związanych z wykonywaną przez nich pracą

w organizacji kół jakości należy pamiętać o przestrzeganiu podstawowej zasady – dobrowolności udziału

wyróżnić można cztery główne funkcje w organizacji prac w zespole: uczestnika, przywódcy, koordynatora oraz poziom kierownictwa

Role pracowników w kołach

jakości

uczestnicy – szkoleni w zakresie podstawowych technik rozwiązywania problemów oraz kontroli jakości, potrzebnych do identyfikacji oraz rozwiązywania problemów związanych z wykonywaną pracą

przywódca grupy – osoba nadzorująca pracę zespołu, aktywnie wspierająca rozwój uczestników koła (np.

brygadzista); przeszkolony w zakresie zasad kierowania pracami koła jakości oraz podejmowania odpowiedzialności za rezultaty prac zespołu

Role pracowników w kołach

jakości

koordynator prac – kierownik tzw. programu kół jakości w przedsiębiorstwie; zajmuje się harmonizowaniem prac

zespołów, a także szkoleniem przywódcy i uczestników oraz kształtowaniem relacji koła jakości – przedsiębiorstwo; cechuje się łatwością komunikacji z przedstawicielami wszystkich szczebli organizacyjnych przedsiębiorstwa

kierownictwo przedsiębiorstwa – wspiera funkcjonowanie kół jakości, rozważa oraz zatwierdza lub odrzuca rozwiązania przygotowane przez koła jakości

Koła jakości

Studium przypadku

Zasada 5 S

selekcja – właściwe przygotowanie miejsca i

narzędzi pracy; usuwanie zbędnych oraz

nieprzydatnych rzeczy

systematyka – dbałość o ład w miejscu pracy;

przygotowanie potrzebnych narzędzi, umożliwiające

łatwe i szybkie ich wykorzystanie w procesie pracy

sprzątanie – zachowanie porządku,

gwarantującego bezpieczeństwo pracy, kontrolę

działania urządzeń oraz odpowiedzialności za

powierzone pracownikowi środki produkcji

Zasada 5 S

standaryzacja – przypominanie pracownikom o

konieczności dbałości o narzędzia i urządzenia

samodyscyplina – stosowanie się przez

pracowników do zasad przyjętych w organizacji

oraz samodzielne eliminowanie złych zwyczajów;

uczestnictwo w szkoleniach dających podstawę do

solidnego wykonywania obowiązków i związanego

z tym zadowolenia

Studium przypadku - zadania kół

jakości

kontrolowanie – polega na porównaniu

specyfikacji wymagań jakościowych, zawartych w

dokumentacji (karty stanowiskowe, karty

technologiczne) z wartościami rzeczywistymi cech

mierzonych za pomocą odpowiednich metod i

środków kontroli

zapisywanie – polega na udokumentowaniu

wyników z kontroli oraz ich analizie

usuwanie – polega na zaplanowaniu oraz

wprowadzeniu środków zapobiegawczych a

następnie ocenie i skuteczności zaproponowanego

rozwiązania

Studium przypadku - organizacja

kół jakości

1.

kierownik Zakładu – „promotor” kół jakości

2.

kierownik jednostki organizacyjnej – odpowiedzialny za koordynację, kontrolę oraz doskonalenie funkcjonowania kół

jakości

3.

koordynator kół jakości – wspiera pracę kół jakości w ramach danej jednostki organizacyjnej oraz pomiędzy j.o.

4.

mistrz – odpowiedzialny za fachowe wykonywanie zadań w grupie mistrzowskiej oraz przestrzeganie dyscypliny

5.

osoba odpowiedzialna za koło jakości – zapewnia prowadzenie oraz dokumentowanie wykonanych zadań w

ramach koła (por. kontrolowanie, zapisywanie, usuwanie) 6.

pracownik koła jakości (przodownik) – pracownik odpowiedzialny za powierzone mu zadania w ramach koła jakości

Studium przypadku - organizacja

kół jakości

obszar działania koła jakości oznacza się w postaci

tabliczek (np. podział linii na odcinki, objęte pracą kolejnych kół jakości)

na specjalnych tablicach informacyjnych nanosi się

wyniki prac działalności koła, informacje o błędach,

itp.

pracownicy kół jakości posiadają identyfikatory

każde stanowisko jest wyposażone w pomoce,

ułatwiające pracę w ramach koła: listy kontrolne,

komputery, przenośne telefony, wyposażenie

kontrolno - pomiarowe

Dziękuję za uwagę