Magdalena Kaup, Maja Chmielewska-Przybysz

Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie

Wpływ wykorzystania systemów elektronicznej wymiany

danych w portach na usprawnienie obsługi agencyjnej statków

Wstęp

W

każdym porcie morskim i śródlądowym działalność

prowadzą liczne przedsiębiorstwa, które pełnią rolę agencji

morskich i świadczą usługi o różnym zakresie komplekso-

wości podczas pobytu statku w porcie. Ma to istotne znacze-

nie ze względu na specyfikę przepisów portowych, które

narzucają określone zachowania statkom i ich załogom na

wodach portowych i podczas obsługi statku w porcie, ale

także wypełnienie wielu formalności w urzędach oraz insty-
tucjach morskich. Reprezentantem i stro

ną zabezpieczającą

interesy różnych armatorów są wyspecjalizowane agencje

morskie, a Kodeks Morski jest głównym i podstawowym

aktem prawnym, który reguluje i określa działalność agen-

cyjną w Polsce.

Zgodnie z Kodeksem Morskim agent morski działa na

podstawie generalnej umowy agencyjnej zawartej z danym
armatorem, na podstawie której agent za wynagrodzeniem

podejmuje się stałego reprezentowania interesów armatora

w danym porcie lub na danym obszarze, co wiąże się z po-

dejmowaniem wszelkich czynności związanych z zapewnie-

niem sprawnej żeglugi oraz obsługi statku w porcie. W od-

różnieniu do agenta, makler morski działa za wynagrodze-
niem na pod

stawie każdorazowego zlecenia, tzw. nominacji,

która umożliwia mu podejmowanie czynności w imieniu i na

rachunek armatora związanych ze sprawną obsługą zawinię-
cia i postoju statku w porcie [Chmielewska-Przybysz 2006].

Wykorzystanie agentów morskich pozwala przede wszyst-

kim na skrócenie czasu obsługi statku, ze względu na znajo-

mość wymaganych przepisów, zwyczajów oraz stosunków

panujących w porcie, ale także komunikatywność ze względu

na znajomość obcych języków.

Celem niniejszego artykułu jest ocena wpływu systemów

elektronicznej wymiany danych na podwyższenie sprawności

obsługi agencyjnej statków w portach. W artykule, na pod-
stawie analizy

organizacji obsługi agencyjnej oraz narzędzi

informatycznych, jakie są przez nie wykorzystywane, przed-

stawiono wpływ systemów elektronicznej wymiany danych

na podwyższenie sprawności pracy agenta w porcie na rzecz
statku.

Organizacja obsługi agencyjnej statków

w portach

Otrzymanie nominacji upoważnia agenta do podejmowania

wszelkich działań zmierzających do zapewnienia sprawnej

obsługi statku. Obecnie większość nominacji przesyłana jest
przez armato

rów pocztą elektroniczną lub faksem.

Każdą obsługę agencyjną statku można podzielić na trzy

etapy:
1.

Obsługa agencyjna podczas wpływania statku do portu,

2.

Obsługa agencyjna podczas pobytu statku w porcie,

3.

Obsługa agencyjna podczas wyjścia statku z portu.

Poniżej, w tabelach przedstawiono czynności, jakie są do-

konywane podczas każdego z etapów obsługi agencyjnej
przez kapitana statku i agenta morskiego.

Tab. 1.

Podstawowe czynności obsługi statku w fazie wejścia do portu

Lp.

Kolejność czynności

Zakres czynności

Agent

Kapitan statku

1.

Podpisanie nominacji

–

założenie teczki zawinięcia,

– nadanie numeru ewidencyjnego,

–

2.

Ustalenie szczegó

łów

dotyczących wejścia
statku do portu

–

nawiązanie kontaktu ze statkiem,

–

ustalenie spedytora ładunku,

– ustalenie

terminalu obsługi,

–

przesłanie wymaganych dokumentów,

–

złożenie 10, 7, 5, 3, 2, 1 dniowej notyfikacji
(Notice of Readiness),

3.

Ustalenie szczegó

łów

dotyczących obsługi
statku w porcie

–

ustalenie czasu za lub wyładunku,

–

ustalenie sposobu obsługi,

– p

rzesłanie informacji stronom zainteresowanym: armatoro-

wi, czarterującemu, odbiorcy, spedytorowi i terminalowi
portowemu

–

4.

Zgłoszenie statku
przed jego fizycznym

wpłynięciem na redę

– zg

łoszenie statku w elektronicznym systemie portowym,

–

wysłanie prospektów wejściowych,

–

przesłanie wymaganych dokumentów,

–

złożenie 12 godzinnej notyfikacji,

5.

Przygotowanie

do wejścia

–

zgłoszenie do kapitanatu i koordynacji portu,

– przygotowanie wymaganych dokumentów,
–

zamówienie pilotażu (jeżeli jest wymagany),

–

przesłanie daty i godziny przybycia na redę
portu,

6.

Przybycie statku

na redę

– zamówienie

usług holowniczych i cumowniczych,

– powiadomienie Granicznego Punktu

Kontroli Straży

Granicznej (GPK) oraz Urz

ędu Celnego o przewidywanej

go

dzinie zacumowania statku przy nabrzeżu.

–

złożenie noty gotowości – Notice of Readiness.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

88

Tab. 2.

Podstawowe czynności obsługi statku w fazie pobytu w porcie

Lp.

Kolejność czynności

Zakres czynności

Agent

Kapitan statku

1.

Odprawa wejściowa
statku tzw. klarowanie,

–

dostarczenie odpowiednich dokumentów (m.in. zgłoszenie

wejścia, manifest ładunkowy),

– przygotowanie odpowiednich dokumentów

np.: lista załogi, deklaracja zdrowia, dokumenty

ładunkowe,

–

przekazanie fizyczne wcześniej przygotowane-

go noty gotowości,

2.

Zgłoszenie statku w
porcie

– dostarczenie fina

lnego zgłoszenia wejścia statku do portu,

–

dostarczenie wejściowego formularza ewidencyjnego,

–

przesłanie prospektów informacyjnych do zainteresowa-
nych stron,

–

3.

Postój statku w porcie

–

utrzymywanie stałego kontaktu z Kapitanem,

–

wysyłanie prospektów informacyjnych 2 razy dziennie

(po zakończeniu zmian w porcie),

–

aranżowanie dodatkowych usług na zlecenie armatora.

–

utrzymywanie stałego kontaktu z agentem.

Tab. 3.

Podstawowe czynności obsługi statku w fazie wyjścia z portu

Lp.

Kolejno

ść czynności

Zakres czynności

Agent

Kapitan statku

1.

Ustalenie szczegó

łów

dotyczących wyjścia
statku z portu

– ustalenie czasu zako

ńczenia prac,

–

ustalenie wstępnego czasu odprawy wejściowej i odcumo-
wania,

–

dostarczenie niezbędnych danych,

– podanie planowanego terminu odcumowania,

2.

Aranżacja odprawy

wyjściowej

–

przygotowanie niezbędnych dokumentów (m.in. zgłoszenie

wyjścia statku, manifest ładunkowy),

–

powiadomienie GPK oraz Urzędu Celnego o planowanym

czasie odprawy wyjściowej,

–

3.

Aranżacja fizycznego

wyjścia z portu

–

zamówienie usług holowniczych i cumowniczych,

–

zamówienie usługi pilotażowej,

–

zgłoszenie planowanej godziny odcumowania do Kapitana-

tu portu, koordynacji portu oraz właściwego terminala,

– przygotowanie statku

do wyjścia z portu,

4.

Odprawa wyjściowa
statku tzw. klarowanie,

– dostarczenie odpo

wiednich dokumentów (m.in. zgłoszenie

wyjścia, manifest ładunkowy),

– przygotowanie odpowiednich dokumentów,

5.

Czynności po wyjściu
statku z portu

–

zgłoszenie wyjścia statku z portu,

–

dostarczenie wyjściowego formularza ewidencyjnego,

– dostarczenie stronom zainteresowanym podsumowania

pobytu statku w porcie,

– dostarczenie armatorowi kopii dokumentów przygotowa-

nych na wyjście statku.

–

Działania podejmowane przez agencje morskie w ramach

obsługi statku i ładunku, zarówno pod względem techniczno-
technologicznym oraz organizacyjno-prawnym,

mają różny

wymiar i charakter, jednak powinna być zachowana ich od-

powiednia kolejność. Wszelkie usługi agenta muszą być

świadczone na najwyższym poziomie jakości. Głównymi

wyznacznikami jakości świadczonych usług są niezawod-

ność, pewność, szybkość wykonania, dostępność, częstotli-

wość. Zatem dobra współpraca pomiędzy podmiotami biorą-

cymi udział w procesie usługowym odgrywa ważną rolę

w kształtowaniu jakości usług na preferowanym poziomie
[Misztal i Szwankowski 1990]

W celu właściwego pozyskiwania, przetwarzania obiegu

i przekazywania informacji pomiędzy zainteresowanymi

stronami agenci morscy wykorzystują różnego rodzaju tech-
nologie infor

matyczne, pozwalające na szybkie przesyłanie

ogromnych ilości danych i informacji w dowolne miejsce.

Pozwala to na podwyższenie sprawności i skuteczności ob-

sługi statku i ładunku w porcie, a przede wszystkim podnie-

sienie jakości świadczonych usług przez agencje morskie.

Analiza wybranych systemów elektronicznej

wymiany danych wykorzystywanych

przez agencje morskie

Obecnie agencje morskie do efektywnego obiegu informa-

cji wykorzystują standardowe systemy, takie jak poczta elek-
troniczna, jak rów

nież wyspecjalizowane systemy elektro-

nicznej wymia

ny danych. Poniżej przedstawione zostaną trzy

wybrane systemy, które wspomagają obsługę agencyjna
statku.

Pierwszym z systemów jest System Kontroli i Informacji

o Portach – PHISC (Polish Harbour Information & Control
System

), który zaczął funkcjonować w 2004 roku. Sama

aplikacja systemu PHICS przeznaczona i dedykowana dla
agen

tów morskich składa się z kilku komponentów, które

zostały przedstawione w tabeli 4.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

89

Tab. 4. Podstawowe elementy systemu PHICS

Lp.

Komponent

Charakterystyka

1.

Ładunki niebezpieczne Umożliwia agentowi zgłoszenie statku, podając jego detale oraz informacje dotyczące podróży, który prz

e

wozi ładunek

uznany za ładunek niebezpieczny.

2.

PSC Notice

Pozwala na zgłoszenie statku do odpowiedniej komórki PSC (Port State Control) informując o planowanym terminie

przybycia statku do portu, czasu jego pobytu w porcie, przewidywanych operacjach przeładunkowych oraz dacie ostatniej
przeprowadzonej przez PSC rozszerzonej inspekcji zgodnej z paryskim memorandum – Paris Memorandum of Under-
standing.

3.

Pre-arrival

Zgłoszenie wstępne – jest jednym z najważniejszych komponentów, który tworzony jest przez agenta przed każdym

zawinięciem statku do portu. Agent tworzy rejestrację zgłoszenia jeszcze przed fizycznym przybyciem statku na redę
portu.

4.

IMO FAL

Zgłoszenie właściwe przesyłane do Kapitanatu Portu jest tworzone zarówno na wejście, jak i na wyjście statku z portu.

5.

Wiadomości żeglarskie Docelowo mają zawierać komunikaty nawigacyjne dla żeglarzy, poruszających się po torze wodnym i wodach port

owych

–

na tą chwilę niewykorzystywany.

6.

Słownik statków

Zawiera dane wszystkich statków wprowadzonych/obsługiwanych przez daną agencję morską.

System ten ma na celu sprawn

ą wymianę dokumentów

w postaci elektronicznej przy użyciu aplikacji internetowej

pomiędzy wszelkimi organami administracji morskiej oraz

pozostałymi uczestnikami w transporcie morskim tj. agenta-
mi morskimi, statkami morskimi,

służbami granicznymi

i celnymi, jak i służbami ratownictwa morskiego itp. Wcze-

śniej obowiązywało pisemne (papierowe) zgłaszanie statków
oraz fizyczne dostarczanie do Kapitanatu Portu wszelkich
dokumen

tów związanych ze statkiem i jego zawinięciem do

portu.

Systemem Transage – formularz ewidencyjny

służący do

celów statystycznych związanych z ruchem pasażerów oraz
prze

wożonych przez statki ładunków. Zgodnie z przepisami

portowymi agent morski zobowiązany jest do przesłania do
Kapitanatu Portu formularza ewidencyjnego w transporcie

morskim. Formularz taki przygotowywany jest przy każdo-

razowym zawinięciu statku do portu – osobny po wejściu/
zacumowaniu statku i osobny po jego wyj

ściu/odcumowaniu.

Otrzymane od agentów formularze są przekazywane cyklicz-
nie przez

właściwą komórkę Kapitanatu Portu/Urzędu Mor-

skiego do odpowiedniego Urzędu Statystycznego. Na po-

czątku wejścia w życie właściwych przepisów formularze

ewidencyjne były wypełniane przez agentów w formie od-

rębnych plików (na podstawie otrzymanych wzorów), które

następnie przesyłane były do właściwej komórki Kapitanatu

Portu. Obecnie tworzenie i przesyłanie formularzy odbywa

się poprzez specjalny system ewidencyjny dzięki udostęp-

nionemu programowi/aplikacji, którą każdy agent może

zainstalować na swoim komputerze, uzyskać login i nadać

hasło i poprzez pocztę elektroniczną przesyłać gotowe for-
mularze do Kapitanatu Portu.

Nowe regulacje prawne dotyczące zasad wprowadzania

na obszar celny Unii Europejskiej towarów sprowadzanych

z państw spoza UE od 01 lipca 2009 roku nakładają obowią-

zek podmiotom biorącym udział w obrocie towarami, w tym

m.in. przewoźnikom, składanie przywozowych deklaracji

skróconych przed wprowadzeniem towarów na wyżej wy-

mieniony obszar celny. W tym celu został utworzony System
Kontroli Importu

(ICS) umożliwiający elektroniczną wymia-

nę dokumentów między podmiotami, a odpowiednimi Urzę-
dami Celnymi. Wprowadzenie nowych przepisów oraz utwo-
rzenie systemu ISC m

iało na celu głównie zapewnienie sku-

teczniejszej kontroli celnej oraz wzrostu bezpieczeństwa
w trakcie sprowadzania towarów spoza Unii Europejskiej.

W przypadku transportu morskiego obowiązek składania

deklaracji spoczywa najczęściej na przewoźniku, czyli arma-

torze statku. Ze względu na ograniczone możliwości doko-

nywania tego w każdym potencjalnym kraju/porcie europej-

skim, do którego zawija statek z ładunkiem spoza Unii,
obecnie bar

dzo często w imieniu armatora taką deklarację

przygo

towuje i składa agent morski. Na rynku istnieje kilka

oprogramowań różnych firm umożliwiających tworzenie

i składanie takich deklaracji do systemu ICS. Agencja, która

zamierza składać takie deklaracje musi zostać zarejestrowana

przez właściwą Izbę Celną w systemie, po czym otrzymuje

odpowiedni login, hasło oraz uwierzytelniony podpis elek-
troni

czny umożliwiający przesyłanie dokumentów w elek-

tronicznym systemem ICS.

Wdrażanie i wykorzystanie nowoczesnych technologii

uchodzi na ogół za działanie pożyteczne i pożądane. Należy

jednak ściśle rozpatrywać rodzaje tych technologii, miejsca
ich stosowania, sposoby wykorzystywania, poniesione na-

kłady i odniesione korzyści [Długosz 2006].

Ocena wpływu systemów elektronicznej

wymiany danych na podwyższenie sprawności

obsługi agencyjnej statków w portach

Systemy wymiany dokumentów pozwalają na zestawienie

wszelkich informacji o wszystkich planowanych przybyciach

statków, co pozwala na właściwe podejmowanie decyzji

w celu zapewnienia bezpiecznej i kompleksowej obsługi.
Sta

nowią one pewnego rodzaju bazę danych.

W tabeli 5

przedstawiono rodzaje czynności wykonywa-

nych przez agentów m

orskich przy obsłudze statków z wy-

korzystaniem elektronicznych systemów wymiany danych.

Zastosowanie systemów elektronicznej wymiany danych w

transporcie wodnym pozwala na usprawnienie obiegu doku-
mentów i ich

kontroli przez właściwe organa administracji

morskiej. Poza tym, w

szystkie czynności wykonywane przez

agenta podczas wejścia, pobytu oraz wyjścia statku z portu,

związane z wymianą danych lub dokumentów, dostarcza-
niem informacji, czy kontaktem z kapitanem statku wykorzy-

stują pocztę elektroniczną.

Analizowane w artykule systemy elektronicznej wymiany

danych:
1.

usprawniają:
– zbieranie i przetwarzanie w czasie rzeczywistym in-

formacji o statkach i ładunkach,

–

efektywne przechowywanie i przesyłanie informacji

i dokumentów na małe, średnie lub duże odległości,

2.

integrują informacyjnie system transportu wodnego,
a przede wszystkim statki i operacje transportowe.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

90

Tab. 5. Wykorzystanie systemów elektronicznej wymiany danych

w obsłudze agencyjnej statków

Systemy elektro-
nicznej wymiany

danych

Rodza

je czynności

I. Obsługa agencyjna podczas wejścia statku do portu,

PHICS

– zg

łoszenie statku w elektronicznym systemie

portowym,

– przygotowanie wymaganych dokumentów (np. lista

załogi, lista pasażerów),

ICS

– przygotowanie wymaganych dokumentów (dekla-

racja skrócona PDS),

II. Obsługa agencyjna podczas pobytu statku w porcie

PHICS

–

dostarczenie finalnego zgłoszenia wejścia statku do
portu,

Transage

– dostarczenie

wejściowego formularza ewidencyj-

nego,

ICS

– dostarczenie odpowiednich dokumentów (deklara-

cja skrócona PDS),

III. Obsługa agencyjna podczas wyjścia statku z portu

PHICS

–

przygotowanie niezbędnych dokumentów (np.
Statement of Facts),

–

zgłoszenie wyjścia statku z portu,

Transage

–

dostarczenie wyjściowego formularza ewidencyj-
nego,

Sprawność obsługi agencyjnej w dużym stopniu zależy od

wykorzystanych technologii informatycznych, a przede
wszystkim od systemów elektronicznej wymiany danych
[Kaup i Chmielewska-Przybysz 2012]. Pozwala to na:
1. w skali mikro:

– skrócenie czasu reali

zacji obsługi statku w porcie,

–

usprawnienie obsługi agencyjnej,

–

redukcję kosztów,

–

zwiększenie elastyczności poszczególnych działań,

2. w skali makro:

– podniesienie pozycji konkurencyjnej agencji mor-

skiej,

–

poprawę jakości świadczonych usług na rzecz stat-
ków,

–

poprawę efektywności wykorzystania zasobów.

Wnioski

1.

Analiza organizacji obsługi statku w porcie stanowi pod-

stawę do oceny poziomu jakości świadczonych usług, a

przez to oceny konkurencyjności i pozycji portu w mię-
dzynarodowej sieci transportu morskiego.

2. Wykorzystywanie sieci komputerowych, bezprzewodo-

wych środków łączności czy specjalistycznego oprogra-

mowania w obsłudze agencyjnej statków przyczynia się

do podwyższenia poziomu konkurencyjności agencji
morskich oraz podniesienia

jakości świadczonych przez

nie usług.

3. Systemy elektronicznej wymiany danych stosowane

przez agentów morskich wspomagają sprawną i termino-

wą obsługę statków w portach, jednakże wymagają one

dużej powtarzalności operacji, takich jak wprowadzanie
podstawo

wych danych obsługiwanych jednostek.

Streszczenie

Współcześnie każde zawinięcie statku do portu i jego ob-

sługa odbywa się z udziałem i zaangażowaniem wielu pod-
miotów, w tym agentów morskich. Wynika to przede

wszystkim z dużego stopnia skomplikowania przedsięwzięć

zaliczanych do kompleksowej obsługi statku podczas jego

pobytu w porcie. Podjęcie działań i zapewnienie bezpiecznej,
terminowej i sprawnej ob

sługi statku w porcie wiąże się ze

sporządzeniem oraz przekazaniem odpowiednim organom

dokumentów niezbędnych i wymaganych przepisami porto-
wymi.

W celu poprawy jakości i szybkość pozyskiwania,

przetwarzania i przekazywania informacji oraz skrócenia
pobytu statku w porcie wprowadzono do powszechnego

użytku systemy elektronicznej wymiany danych.

W artykule przeds

tawiono organizację obsługi agencyjnej

statków w portach oraz rolę i znaczenie systemów elektro-
nicznej wymiany danych w transporcie wodnym.
W oparciu o wybrane

istniejące systemy elektronicznej wy-

miany danych przeanalizowano ich znaczenie dla ob

sługi

agen

cyjnej w portach i wpływ na skrócenie pobytu statków

w portach.

Słowa kluczowe: obsługa agencyjna statku, system elektro-
nicznej wymiany danych.



L

ITERATURA

1. Chmielewska-Przybysz M., 2006,

Działalność agentów mor-

skich po wejściu Polski do Unii Europejskiej ze szczególnym

uwzględnieniem sporządzania i przekazywania informacji, XXII
Sej

mik Morski, Świnoujście – Ystad.

2.

Długosz J., 2006, Kryteria oceny nowoczesnych technologii w
transporcie

, Wydawnictwo Uniwersytetu Szczecińskiego,

Szczecin.

3. Kaup M., Chmielewska-Przybysz M., 2012, Rola i znaczenie

technologii informatycznych w organizacji i zarządzaniu trans-
portem, „Logistyka”, nr 6.

4. Kodeks Morski (Dz.U. z 2001 r., Nr 138, poz. 1545).

5.

Materiały wewnętrzne agencji morskiej Polsteam Shipping
Agency.

6. Misztal K., Szwankowski S.,1990, Organizacja i eksploatacja

portów morskich

, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego,

Gdańsk.

7. www.fraktal.com.pl.

8. www.pisil.pl.

9. www.ums.gov.pl.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

91