1

ORGANIZACJA
RACHUNKOWOŚCI W FIRMIE
dr Jolanta Maria Wiśniewska

2

Wykład 1

Rachunkowość to system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie
i przekazywanie użytkownikom informacji o stronach i zdarzeniach gospodarczych.

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:



Jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej do wyodrębnionej jednostki
gospodarczej



zastosowanie wartościowego miernika do wyróżnienia stanów i zdarzeń
gospodarczych



obowiązek udokumentowania zapisów



wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości



posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”

Istota i zakres organizacji rachunkowości:



funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada
podwójnego zapisu; zasada zapisu powtarzanego)



prowadzenie ewidencji w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdanie i
lata obrotowe



weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą
inwentaryzacji

Wymienione atrybuty (cechy) sprawiają iż informacje pochodzące z rachunkowości
charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością. Maja one również moc dowodowa, dzięki
czemu mogą Stanowic podstawę do realnej oceny stanu majątkowego sytuacji finansowej
i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane rachunkowości powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Proces informacyjny rachunkowości

Dane gromadzenie danych(obserwacje, pomiar i
systemy, dokumentacja)

Przetwarzanie danych(rejestracja, rozliczanie,
kalkulacja, weryfikacja zapisów)

Informacje prezentacja informacji(sprawozdawczość,
analiza interpretacji informacji, planowanie)

Struktura systemu rachunkowości

Dziedziny tematyczne



środki pracy



przedmioty pracy



siła robocza



rozrachunki

metody formy organizacja technika



gromadzenie danych



rejestracja i rozliczanie



sprawozdawczość

Sprawne opracowanie informacji dostarczanych przez rachunkowość wymaga właściwej
organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja- sposób w jaki cos jest urządzone, zorganizowane i w jaki cos działa
funkcjonuje.

Organizować- nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek

3

Organizacja rachunkowości- zespól sposobów umożliwiających uporządkowane
powiązanie rożnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu
informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości i
jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych
i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji rachunkowości



organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości



organizacja działu rachunkowości

Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów:



dokumentacja księgowa(rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg
przechowywanie)



ewidencji księgowej( plan kont, forma, technika księgowości)



inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej



sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:



Lokalizacje działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej



wewnętrzna strukturę działu rachunkowości



podział pracy w dziale rachunkowości



wyposażenie techniczne tego działu



dobór i przygotowanie personelu

Miedzy poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z
jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór
wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym
dziale i wymaganie względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji,
ewidencji księgowej, inwentaryzacji i sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy
model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacji, kwalifikacje personelu
mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe zadanie organizacji rachunkowości- powiązanie poszczególnych elementów,
aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował tj. gwarantował właściwe spełnienie

przez rachunkowość jej podstawowych funkcji czyli funkcji informacyjnej oraz
powiązanych z nią funkcji szczegółowych tzn. f-cji ewidencyjnej, kontrolnej,
sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej motywacyjnej, planistycznej,
analitycznej

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych
sil i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych
przekrojach informacji w pożądanych przekrojach informacji zarówno w zakresie
rachunkowości finansowej jak i rachunkowości zarządczej.

W organizacji rachunkowości musza być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji



Zasada planowania i kontroli



Zasada racjonalnego podziału pracy

Zgodnie z zasada planowania i kontroli w ramach organizacji należy opracować:



dokumentacje zasad rachunkowości zawierająca m.in. plan kont oraz
dokumentacje systemu informacyjnego



plan(instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu



instrukcje i plan inwentaryzacji



instrukcje kontroli wewnętrznej



plan, instrukcje sprawozdawczości



schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości

Z zasada racjonalnego podziału pracy łączy się:



wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki
gospodarczej



opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości



podział pracy miedzy komórki działu rachunkowości



równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy
„puste”

Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy organizacja rachunkowości wymaga:



znajomości zasad prawidłowej rachunkowości

4



przestrzegania obowiązujących przepisów



znajomości form i technik księgowości



uwzględniania specyficznych cech jednostki gospodarczej



określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych



zdefiniowanie podmiotu ewidencji

Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:



kryterium wymierne



liczba przekrojów informacji



terminowość dostarczenia informacji



szybkość dostarczenia informacji



bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości



procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku
do ogółu zatrudnionych



koszt utrzymania działu rachunkowości



kryterium niewymierne



szczegółowość informacji



elastyczność informacji(możliwość i szybkość dostosowania się do
zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)

Ogólne zasady organizacji rachunkowości:



w wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić
jego organizacje



przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne testowanie.
Pozytywny jego wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych



do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane
wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki
wprowadzonym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem

Wskaźnik efektywności >1 = opłacalność zmian organizacji

Wskaźnik efektywnośći<1 = nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych



w przypadku gdy wsk. efek. jest <1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty
zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok



dopiero po rozważeniu rożnych aspektów ekonomicznych i pozaekonomicznych
należy podjąć ostateczna decyzje



dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości, należy zwrócić
szczególna uwagę na przygotowanie kadr(akcja wyjaśniająca i szkoleniowa)

Narzędzia organizacyjne rachunkowości:



przez pojecie narzędzi, czyli środków organizacyjnych rozumie się grupy środków
zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego Komórek oraz
czynności oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym
wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz
terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji



zastosowanie środków organizacji powinno doprowadzić do właściwego
powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów.

Wykład 2

Narzędzia organizacyjne muszą:



zapewnić koordynacje czynności wykonawców



sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy miedzy poszczególne komórki oraz
pracowników działu rachunkowości



stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności



wpływać na przyspieszenie wykonania praz oraz ich realizacje w pożądanych
terminach

W celu zapewnienia koordynacji czynności i wykonawców środki organizacyjne powinny
umożliwić



zobrazowanie struktury działu rachunkowości



okreslenie powiazan miedzy komórkami działu rachunkowości, a w ich ramach
miedzy poszczególnymi stanowiskami pracy



sprecyzowanie czynności wykonawczych w dziale rachunkowości



ustalenie hierarchii oraz powiazan miedzy poszczególnymi czynnościami



okreslenie terminow realizacji poszczególnych prac oraz wykonawcow

5

Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale
rachunkowości, jeżeli ułatwiają:



racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni



wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych
komórkach bądź na poszczególnych stanowiskach



eliminacje dublowania czynności

Narzędzia tradycyjne

Ogół środków organizacyjnych można podzielić na dwie zasadnicze grupy:



narzędzia zapewniające statyczna koordynacje czynności bez mechanizmu
optymalizacji tzw. tradycyjne, które dzieli się na umożliwiające koordynację w
następujących przestrzeniach



w przestrzeni



w czasie



jednocześnie w przestrzeni i w czasie



środki organizacyjne stwarzające podstawę organizacyjnych działań przy
jednoczesnej optymalizacji powiązań między nimi

Narzędzia tradycyjne



do koordynacji przestrzennej wykorzystuje się organ igramy i operogramy



w organizacji rachunkowości powszechnie stosowanym organigramem jest
schemat organizacji działu rachunkowości



schemat organizacyjny- wykres, na którym graficznie (za pomocą symboli
graficznych) ukazane jest organizacja działu rachunkowości i jego komórek



schematy organizacyjne pozwalaja zobrazować strukturę (istniejącą lub
projektowaną) działu rachunkowości, wykazać ewentualne zazębienie się lub
dublowanie prac, brak koordynacji



schemat organizacyjny ukazuje więzy podporządkowania i koordynacji ogniw
działu rachunkowości oraz podział prac ewidencyjnych



przy opracowywaniu schematu organizacyjnego muszą być przestrzegane
następujące zasady:



po pierwsze- należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w
wyniku analizy czynności wykonywanych w dziale rachunkowości



po drugie- opracowuje się schemat z uwzględnieniem pożądanych
zmian



po trzecie- opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do
tej pory i wyciąga wnioski



do koordynacji przestrzennej mogą być także wykorzystywane operogramy,
które pozwalają precyzyjnie powiązać poszczególne czynności z ich
wykonawcami



do stosowanych w rachunkowości operogramow należą diagramy, które
koordynują obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie przebieg prac
ewidencyjnych, sprawozdawczych, inwentaryzacyjnych, kontrolnych itp.

Koordynację w czasie ułatwiają terminarze

Terminarze- wykaz czynności realizowany na danym stanowisku lub w określonej komórce
z podaniem terminów ich wykonania. Mogą one występować w postaci tablic lub
wykresów

Terminarze pozwalają wykryć rezerwy czasu pracy albo nadmierne obciążenie stanowiska
lub komórki w nominalnym czasie tego ogniwa.

Umożliwiają też wyznaczenie chronologii czynności w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca.
Ułatwia to eliminację spiętrzeń w pewnych okresach. Na podstawie terminarza można
dokonać podziału pracy na czynności pierwszorzędne i drugorzędne.

Środkiem organizacji umożliwiającym jednocześnie koordynację w czasie i przestrzeni jest
harmonogram. Harmonogram powinien mieć charakter szczegółowego planu pracy działu
rachunkowości, zawierającego następujące elementy:



wykaz wszystkich czynności wykonywanych w dziale rachunkowości w danym
okresie



podział czynności między ogniwa tego działu (komórki, sekcje, zespoły,
stanowiska pracy)



wyraźnie sprecyzowane terminy wykonywania określonych czynności przez
konkretnych wykonawców

W harmonogramach można określić zadania dla:

6



całego działu rachunkowości- harmonogramy zbiorcze



wybranych komórek- harmonogramy zespołowe



poszczególnych pracowników- harmonogramy indywidualne

Przy ustalaniu zadań z podziałem na kolejne dni(a nawet godziny) należy uwzględnić:



zakres i wielkość prac



obsadę personelu stałego



nominalny(?) i efektywny czas pracy



stan wyposażenia w techniczne środki obliczeniowe itp.

Wprowadzenie harmonogramu odbywa się w dwóch etapach:



etap pierwszy- wstępny (sporządzenie wykazu pracowników zatrudnionych;
sporządzenie wykazu pracowników współpracujących; schemat obiegu typowych
dokumentów; ustalenie dla poszczególnych ogniw wykonywanych czynności i
pracochłonności ich wykonywania; szczegółowy wykaz czynności ważnych z
punktu widzenia …)



etap drugi- ostateczny( ustalenie norm pracy dla czynności powtarzających się;
ocena i rewizja prawidłowości obiegu dokumentów; określenie sposobu
likwidacji występujących nadal szczytowych napięć pracy; ustalenie zasad
organizacji pracy w okresie szczytów; przeprowadzenie rewizji struktury
organizacyjnej działu rachunkowości; opracowanie poprawionej wersji
harmonogramu)

Okres między pierwszym, a drugim etapem służy do dokładnego zaznajomienia się
wszystkich zainteresowanych pracowników ze znaczeniem pełnego i terminowego
realizowanie zadań określonych harmonogramem

Czynniki mobilizujące do przestrzegania harmonogramu mogą być:



wzmożona kontrola czynności



zainteresowanie kierownictwa przedsiębiorstwa



stosowanie bodźców ekonomicznych i psychologicznych

Harmonogramy w dziale rachunkowości powinny dotyczyć następujących zadań:



sprawnego obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie, zgodnego z wyznaczonymi
terminami



dokładnego wypełniania obowiązku bieżącego dokonywania zapisów ksiegowych



sporządzania prawidłowych sprawozdan finansowych w obowiązujących
terminach



pełnej koordynacji prac, a szczególnie eliminacji przestojow normalnego
natężenia pracy dostosowanego do technicznego wyposażenia dzialu
rachunkowości, optymalnego wykorzystywania czasu pracy poszczególnych
pracownikow



rezerw czasu na podnoszenie kwalifikacji pracownikow. Choroby i inne
nieprzewidziane wypadki



odpowiedniego systemu wzajemnych zastępstw pracownikow

Narzędzia optymalizacyjne

a) metody modelowania sieciowego

 tradycyjne narzędzia organizacyjne nie zapewniaja dynamicznej koordynacji

działań. Jest to mankament w wypadku gdy określone przedsiwziecia składają się
z wielu czynności, które mogą być wykonywane kolejno lub jednoczesnie

 w tej sytuacji odpowiednie ulozenie i powiazanie czynności może wpływać na

skrocenie czasu trwania calego przedsięwzięcia. Duze znaczenie ma przy tym
możliwość zastosowania sformalizowanych procedur optymalizacji ułatwiających
określenie takiego układu czynności aby dane przedsięwzięcie zrealizować w
najlepszym terminie przy najmniejszych nakładach sił i środka. Wymagania te
spełniają metody modelowania sieciowego

 metody modelowania sieciowego są szczególnie przydatne w wypadku

występowania złożonych prac o charakterze prototypowym lub prostych prac ale
powtarzających się cyklicznie

 istota metod metod sieciowych sprowadza się do budowy i analizy modelu

przedsięwzięcia

 model przedsięwzięcia ma postać sieci zależności przedstawiającej graficznie

powiązanie zdarzeń i czynności niezbędnych do realizacji założonego
przedsięwzięcia. Graf sieciowy stanowi podstawę analizy i optymalizacji modelu
sieciowego

 prace związane z modelem sieciowym można podzielić na 3 części główne:

7



wstępny



opracowanie modelu (sieci zależności



analizy i optymalizacji modelu

Organizacja działu rachunkowości

Organizacje działu rachunkowości determinuje przede wszystkim wielkość
przedsiębiorstwa.

W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości dzielony jest na komórki, sekcje,
stanowiska pracy

W małym przedsiębiorstwie taki podział nie jest zazwyczaj możliwy. Dochodzi tu często
łączenie funkcji księgowego z funkcja ekonomisty, kasjera, planisty

W malych przedsiębiorstwach rachunkowość może być prowadzona przez firmy
zewnętrzne

W praktyce można spotkac się z rozna organizacja działu rachunkowości. Punktem wyjscia
jest okreslenie jego pozycji w ogolnej strukturze organizacyjnej jednostki zalezy ona od
tego czy w danej jednostce przyjeto:



zasade centralizacji rachunkowości



zasade decentralizacji rachunkowowsci



rozwiązanie o charakterze mieszanym

W wypadku centralizacji rachunkowości całośc prac ewidencyjno-obliczeniowych jest
skoncentrowana w dziale rachunkowości, który wykonuje je na podstawie danych
nadpływających z innych komórek

Zalety centralizacji



możliwość racjonalnego podziału pracy między poszczególne ogniwa i
stanowiska działu rachunkowości



sprawne i bezbłędne wykonywanie jej dzieki specjalizacji pracownikow



efektywne wykorzystywanie i kontrola czasu pracy p[racowników



ułatwienie oceny przebiegu operacji gospodarczych w poszczególnych ogniwach
jednostki gospodarczej

Wady centralizacji:



bezpośredni kontakt pracowników księgowych ze zdarzeniami gospodarczymi



uczestnictwo w tworzeniu dokumentów źródłowych



szybsze ujęcie dokumentów w ewidencji księgowej



lepsze zrozumienie procesu przedsiębiorstwa(?) co wpływa pozytywnie na
efektywność funkcji kontrolnych i analitycznych

W przypadku decentralizacji rachunkowości w poszczególnych ogniwach jednostki
gospodarczej zostają wyodrębnione samodzielne komórki(stanowiska) rachunkowości.
Zajmują się one wystawianiem i opracowywaniem dokumentów źródłowych oraz
ewidencję z oznaczonego zakresu

Zalety decentralizacji



bezpośredni kontakt pracowników księgowych ze zdarzeniami gospodarczymi



uczestnictwo w tworzeniu dokumentów źródłowych



szybsze ujęcie dokumentów w ewidencji księgowej



lepsze zrozumienie procesu przedsiębiorstwa(?) co wpływa pozytywnie na
efektywność funkcji kontrolnych i analitycznych

WYKŁAD 3

Ciąg dalszy zalet decentralizacji



Możliwość łączenia ewidencji operatywnej z ewidencją księgową, co pozwala
ograniczyć pracochłonność ewidencji i zmniejszyć l-bę wystawianych
egzemplarzy dokumentów źródłowych



Przybliżenie problemów rachunkowości pracownikom innych służb finansowo –
księgowych



Sprzyjanie współpracy lepszego poznania, zaspokajania potrzeb finansowych
poszczególnych komórek i pracowników.

Wady decentralizacji:

8

 Organicznie w zakresie podziału pracy
 Zmniejszenie efektywności wykorzystania pracy

W praktyce występuje także model mieszany ,gdy tylko niektóre zakresy rachunkowości
podlegają decentralizacji, np. tylko komórki kosztów są umiejscowione w wydziałach
produkcyjnych. Z zagadnieniem centralizacji i decentralizacji rachunkowości łaczy się
często ustalenie miejsca prowadzenia ewidencji analitycznej. Spotykane są dwa
rozwiązania:

 Każda komórka działu rachunkowości prowadzi zarówno ewidencję

analityczną jak i syntetyczną

 Komórki rachunkowości specjalizują się w określonych dziedzinach,

prowadzą wyłącznie ewidencję analityczną, natomiast komórki
księgowości głównej zajmuja się tylko dokumentacją oraz ewidencją
syntetyczną

W dużych jednostkach dział rachunkowości ma złożoną strukturę organizacyjną. Wydziela
się w niej ogniwa (sekcje, referaty, komórki, stanowiska) specjalizujące się w określonych
dziedzinach tematycznych. Najczęściej w przedsiębiorstwach spotykana jest księgowość:

 Majątku trwałego(aktywów trwałych)-naliczanie inwentaryzacji,

amortyzacji i umorzenia, inwentaryzacja ŚT-co 4lata,

 Materiałowa-dekretowanie dowodów, wycena materiałów, ewidencja

ilościowo-wartościowa,

 Wyrobów gotowych-dekretowanie, wycena WG, ewidencja analityczna

przychodów i rozchodow

 Kosztów- rozliczanie kosztów, kalkulacja, ,inwentaryzacja producji

niezakończonej, ewidencja syntetyczna, sporządzanie ZSO,

 Finansowa (rozrachunki i rozliczenia)
 wynagrodzeń - lista płac , naliczenie podatku dochodowego, zus,

ewidencja analityczna i syntetyczna, sporządzanie ZSO, kontrola
rozrachunków z pracownikami

Strukturę organizacyjną działu rachunkowości obrazuje jego schemat organizacyjny
ukazujący podział na poszczególne szczeble i ogniwa (sekcje, zespoły, referaty, komórki,
stanowiska) oraz powiązania i zależności pomiędzy nimi. Na czele działu rachunkowości

stoi główny księgowy ,który często przejmuje od kierownika jednostki
współodpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości, co potwierdza w formie pisemnej.

PRAWO BILANSOWE A ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI

Zasady prawidłowej rachunkowości.



Naczelnym zadaniem rachunkowości jest opracowanie i dostarczenie odbiorcom
rzetelnych i wiarygodnych informacji ekonomicznych, odzwierciedlających
sytuację majątkową i finansową jednostki gospodarczej , jej wynik finansowy i
rentowność.



Informacje uzyskane z rachunkowości powinny umożliwić ocenę jednostki i
stwarzać podstawy do efektywnego zarządzania



Wraz z rozwojem międzynarodowych powiązań gospodarczych obserwuje się od
lat 50-tych XX w dążenie do standaryzacji zasad rachunkowości w celu
harmonizacji przepisów w róznych krajach.



Harmonizacja międzynarodowa rachunkowości-zmierzanie w kierunku
podobieństw w wyborze miedzy alternatywnymi rozwiązaniami rachunkowości
(A.Jaruga , s 12)



Międzynarodowa standaryzacja rachunkowości-proces ograniczający wybór co
prowadzi ostatecznie do przyjęcia tej samej metody rachunkowości przez
wszystkie firmy we wszystkich krajach
Zasady prawidłowej rachunkowości



Od 1995r podstawowym aktem prawnym normującym zasady prowadzenia
rachunkowości oraz badania sprawozdań finansowych jest ustawa z dnia
29.09.1994 r o rachunkowości



Składa się z 11 rozdziałów zawierających:

 Przepisy ogólne
 Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
 Zasady przeprowadzania inwentaryzacji
 Zasady wyceny aktywów i pasywów
 Zasady ustalenia wyniku finansowego
 Zasady łączenia się spółek
 Zasady sporządzania finansowych sprawozdań przez jednostki
 Zasady sporządzania skonsolidowanych sprawozdań przez jednostki
 Zasady dotyczące badania i ogłaszania sprawozdań finansowych

9

 Zasady dotyczące ochrony danych
 Zagadnienia dotyczące odpowiedzialności karnej
 Przepisy ogólne i przejściowe

Zasady prawidłowej rachunkowości



Zawarte w przepisach poszczególnych krajów szczegółowe zasady
rachunkowości są pochodną zasad ogólnych, które zostały określone przez naukę
o rachunkowości a także utrwalone zwyczajowe i są prezentowane w
międzynarodowych regulacjach rachunkowości

Zasady prawidłowej rachunkowości według MSR1 (Międzynarodowe Standardy
Rachunkowości)



Zasady kontynuacji działalności - (going concern) - zakłada, że przedsiębiorstwo
będzie prowadzić działalność w dającej się przewidzieć przyszłości (jest to okres
1 roku) w niezmniejszonym istotnie zakresie



Zasada ciągłości- stosowane zasady rachunkowości (ewidencji rozliczania
grupowania prezentacji muszą byc identyczne w różnych okresach a ewentualne
zmiany powinny być uzasadnione z podaniem ich skutków



Zasada memoriałowa- przychody i koszty należy przypisać do okresów których
dotyczą niezależnie od momentu wpływu gotówki lub dokonania zapłaty



Zasada ostrożności (ostrożnej wyceny) - wycena aktywów i pasywów musi być
dokonana tak aby nie został zniekształcony wynik finansowy. Wymaga to
przyjęcia pewnych reguł np. odpisywanie zużycia środków trwałych co miesiąc



Zasada wyższości treści nad formą - operacje gospodarcze muszą być
wykazywane zgodnie z ich treścią i prawdą materialną nawet wtedy, gdy forma
będzie odbiegać od powszechnie przyjętych rozwiązań



Zasada istotności - w sprawozdaniach muszą być wykazane wszystkie pozycje,
które mają istotne znaczenie do oceny jednostki i zdarzeń gospodarczych oraz do
podejmowania decyzji



Zasada periodyzacji - operacje gospodarcze muszą być ujmowane wg ściśle
ustalonych okresów z możliwością porównań z okresem wcześniejszym

Zasady prawidłowej rachunkowości według ustawy o rachunkowości



Ustawa o rachunkowości będąca w Polsce źródłem norm i zasad
rachunkowości zawiera nie tylko przepisy o charakterze szczegółowym ale
także szereg tzw. zasad nadrzędnych



Są nimi podstawowe reguły prowadzenia rachunkowości , z których
wypływają szczegółowe zasady wyceny poszczególnych grup aktywów i
pasywów oraz ustalenia elementów kształtujących wynik finansowy
jednostki



W ich świetle dokonuje się także interpretacji przepisów o charakterze
szczegółowym zwłaszcza gdy do danego zagadnienia można odnieść kilka
różnych przepisów albo ustawa daje prawo wyboru jednego spośród
alternatywnych rozwiązań



Zasady nadrzędne pozwalają również rozwiązywać problemy
nieuregulowane szczegółowo w przepisach prawa bilansowego



Zasady prawidłowej rachunkowości obejmuja reguły jej prowadzenia
gwarantujące wiarygodność i użyteczność dostarczanych informacji oraz
sprawne ich uzyskiwanie



Do podstawowych zasad rachunkowości należą

 Zasada wiernego i rzetelnego obrazu
 Zasada zgodności z przepisami prawa
 Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną
 Zasada memoriału
 Zasada współmierności
 Zasada ostrożności
 Zasada istotności
 Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania

kompensat

 Zasada ciągłości

Zasady wiernego i rzetelnego obrazu.



Dzisiejsza rachunkowość oparta jest na koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu
przedsiębiorstwa. Zasada ta rządzi rachunkowością. Koncepcji tej
podporządkowane są wszystkie pozostałe zasady norm rachunkowości.
Koncepcja ta dotyczy sprawozdań finansowych sporządzonych przez jednostki
prowadzące rachunkowość. Wyznacza ona w każdym przypadku obowiązek
wiernego, zgodnego z prawdą odzwierciedlenia rzeczywistości. W sprawozdaniu

10

finansowym obraz powinien wynikać ze sporządzonego przez jednostkę
sprawozdania finansowego.

 Rachunek zysków i strat
 Bilans
 informacja dodatkowa składająca się z dwóch części :

wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz z
dodatkowych informacji i objaśnień

A w przypadku jednostek podlegających obligatoryjnemu
badaniu przez biegłych rewidentów również:
- rachunek przypływów pieniężnych (metodą pośrednią lub
bezpośrednią)
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu własnym)
Ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostkę prowadzącą
rachunkowość do stosowania przyjętych zasad prowadzenia
rachunkowości w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia
sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego

Zasada zgodności z przepisami prawa.



Niezależnie od wymogów rzetelności i jasności rachunkowość powinna być
prowadzona prawidłowo tj. zgodnie z przepisami prawa, a wiec zgodnie z ustawą
o rachunkowości i wydanymi na tej podstawie przepisami niższego rzedu. W
razie jakichkolwiek sprzeczności należy kierować się przepisami o rachunkowości
przy sporządzaniu bilansu czy RZiS. Zasady prawa bilansowego są nadrzędne nad
podatkowego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.

Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną.



W razie natomiast kolizji między zasadami wiernego odzwierciedlenia
rzeczywistości i zasadą zgodności z przepisami prawa ustawa przyznaje wyższość
rzeczywistości ekonomicznej bowiem skutki zdarzeń należy wykazywać w
sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.



Zasadę tę stosuje się w sytuacjach wyjątkowych. Z reguły wymagane jest
omówienie problemu w „dodatkowych informacjach i objaśnieniach” łącznie z

podaniem uzasadnienia przyjętych rozwiązań oraz określenie skutków dla
bilansu rachunku zysków i strat.



O wyniku oceny sporządzonego przez jednostkę sprawozdania finansowego
decyduje odpowiedz na 4 pyt , czy:

1. Zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg

rachunkowych?

2. Zostało sporządzone zgodnie z określonymi ustawą zasadami

rachunkowości stosowanymi w sposób ciągły a jeżeli dokonano
dozwolonych lub obligatoryjnych zmian w polityce rachunkowości to
czy prezentowane dane za rok obrotowy i poprzedni są porównywalne
oraz czy informacje dodatkowe zawierają stosowane objaśnienia i
uzasadnienia wprowadzenia zmian?

3. Jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi przepisami prawa,

jej statutem lub umową?

4. Przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne dla oceny jednostki

informacje, a w odniesieniu do sprawozdania z działalności czy
informacje zawarte w tym sprawozdaniu są zgodne z informacjami
zawartymi w rocznym sprawozdaniu ?

Nadrzędne zasady rachunkowości pozwalają podporządkować prowadzenie rach.
jednolitej koncepcji oraz rozstrzygać pojawiające się wątpliwości.

Kryteria oceny uznania sprawozdania finansowego za prawidłowe:

- wymóg prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- stosowanie w sposób ciągły zasad określonych ustawą o rachunkowości.

Zasada memoriału



Najważniejsza zasada w rachunkowości o charakterze nadrzędnym.



Historycznie wcześniejszą normą ewidencji księgowej była metoda kasowa jej
przestrzeganie oznaczało interpretację działalności gospodarczej jednostki przez
pryzmat zmian w stanie gotówki. Zakres ewidencji był ograniczony wyłącznie do
systematycznej rejestracji przychodów i rozchodow środków pieniężnych.



Zasada ta oznacza , że w księgach rachunkowych powinny być ujęte wszystkie
zdarzenia gospodarcze, które wystąpiły w danym roku obrotowym. Pozwala to

11

uniknąć subiektywizmu w decyzjach dotyczących momentu wystąpienia zmian
majątkowych wywołanych gospodarczą działalnością jednostki



Zasada ta pozwala ustalić ostateczny stan aktywów i pasywów jednostki
gospodarczej oraz jej wynik finansowy uzyskany za dany rok



W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na
rzecz jednostki przychody i obciążające jej koszty związane z tymi przychodami
dotyczące danego roku obrotowego- niezależnie od terminu zapłaty.



Za moment krystalizowania się zasady memoriałowej uznaje się XIV w.

Przykład: wynagrodzenia niewypłacone w danym roku

wykonane i przyjęte przez firmę uslugi które nie zostaly jeszcze zafakturowane

wydanie towarów odbiorcy, faktura po nowym roku

WYKŁAD 4

Zasada współmierności



Wynika z art. 6 ustęp 2 UOR , który stanowi, że do zapewnienia
współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub
pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczone będą koszty lub
przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres
sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione.



Aktywami i pasywami o których mowa są rozliczenia międzyokresowe
kosztów czynne i bierne oraz rozliczenia międzyokresowe przychodów
wcześniej zwane przychodami przyszłych okresów .



Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w
wyłącznie prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres
sprawozdawczy wynikający w szczególności

 Ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów,

gdy kwotę zobowiązań można w sposób wiarygodny oszacować

 Z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością

przyszłych świadczeń na rzecz pracowników

Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i
zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych
zwyczajów handlowych
Opisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów
mogą następować stosownie od upływu czasu lub wielkości
świadczeń, czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadniony
charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady
ostrożności
Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe
zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego.



Art. 41UOR dotyczy rozliczeń międzyokresowych przychodów –zachowanie
zasady ostrożności:

 Równowartość należnych lub otrzymanych od kontrahentów środków

z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach

 Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia

środków trwałych w tym także środków trwałych w budowie oraz prac
rozwojowych

 Przyjęte nieodpłatnie w tym także w drodze darowizny , środki trwałe

w budowie, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne



Jak wynika z omówionych przepisów prawa zasad współmierności decyduje że
na wynik rachunku obrotowego powinny wpływać osiągnięte (nie chodzi o
kwestię zapłaty) w tym okres przychodów ze sprzedaży towarów,
produktów(usług) oraz operacji finansowych, oraz współmierne koszty i
opłacone, nieopłacone lub nawet niezakontraktowane , niezaoferowane,
przypadające na dany okres

Zasada ostrożności



Stanowi ze poszczególne składniki aktywów i pasywów należy wyceniać stosując
rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny (koszty), uwzględniając jednak w
wyniku finansowym bez względu na ich wysokość:

 Zmniejszenie wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów

w tym również dokonywanie w postaci odpisów amortyzacyjnych lub
umorzeniowych

 Wyłączenie niewątpliwie pozostałe przychody operacyjne i zyski

nadzwyczajne

12

 Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty

nadzwyczajne



Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.
Zdarzenie to należy uwzględnić także wówczas gdy zostaną ujawnione między
dniem bilansowym a dniem w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg
rachunkowych



Zasada ostrożności dotyczy zarówno aktywów(aktualizacja wyceny) i pasywów
(tworzenie rezerw), jak również wyniku finansowego (skutki tworzonych rezerw,
czy dokonywanych odpisów z tytułu utraty wartości oraz odpisów
amortyzacyjnych)



Zasada ostrożności nakazuje zaliczenie do pozostałych przychodów operacyjnych
oraz zysków nadzwyczajnych jedynie skutków zdarzeń o charakterze
niewątpliwym, których zapłata nie powinna budzić wątpliwości, natomiast do
pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych wszystkich pozycji
znanych jednostce.



Istota zasady-> aktywa i przychody nie powinny zostać zawyżone a zobowiązania
i koszty zaniżone

Zasada istotności



Pozwala na przyjęcie przez jednostkę pewnych uproszczeń, jednak pod
warunkiem, że nie wywrze to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie
sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki w
sprawozdaniu finansowym traktowanym jako całość. Określają zasady
(politykę) rachunkowości, jednostki muszą mieć na uwadze konieczność
wyodrębnienia w księgach wszystkich operacji gospodarczych mających
znaczenie dla prawidłowości.



Tak wiec zasada ta daje prawo do takiego zorganizowania ewidencji
księgowej żeby przyjęte rozwiązania w zakresie rachunkowości były jak
najbardziej funkcjonalne, zmniejszając nakład pracy, chociażby w zakresie
kontroli wewnętrznej by uproszczały obieg dokumentów, czy eliminowały
mało istotną w danym przyp. kalkul. kosztów, pozwalały na pominięcie
nieznacznych stanów produkcji w toku jeżeli wielkość ich z roku na rok
ulega nieznacznym zmianą



z reguły Istotność określa się w procentach w stosunku do wielkości wyniku
finansowego brutto, przychodów lub sumy bilansowej. w WB jest to
(stosowane także w Polsce ):
- 5% wyniku finansowego
- 0,5% +1% przychodów
lub
- 1 do 2% w odniesieniu do sumy bilansowej



Wielkości niższe ale rozpatrywane sumarycznie gdyż istnieje możliwość
kumulowania się odchyleń cząstkowych- upoważniać mogą do uznania ich
za nieistotne o ile nie ma co do tego innych przeciwwskazać

Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat



ZIW oraz ZZSK mówią , że wartość poszczególnych składników aktywów i
pasywów , przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat
nadzwyczajnych należy ustalić oddzielnie oraz , że nie można kompensować
ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i
kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych



Zasada istotności pozwala jednak uznawać , że jeden składnik majątkowy
podobny rodzajem i przeznaczeniem, w istocie różne składniki majątku.

Zasada ciągłości



Ocena sytuacji jednostki w poszczególnych okresach wymaga z reguły
dokonywania porównań czasowych, ponieważ wiele branych pod uwagę
cen ma charakter relatywny. Z tego względu przy prowadzeniu
rachunkowości bardzo istotną rolę odgrywa zasada ciągłości
stosowanych rozwiązań



Przyjęte przez jednostki zasady rachunkowości opisane w zakładowej
dokumentacji opracowanej zgodnie z artykułem 10 UOR należy stosować
w sposób ciągły dokonując w kolejnych latach obrotowych
jednostkowego grupowania operacji gospodarczych wyceny aktywów i
pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czy
umorzeniowych, (ustalania wyniku finansowego i sporządzania
sprawozdań finansowych tak aby za kolejne lata informacje z nich
wynikające były porównywalne.

13

Wprowadzenie zmian jest możliwe, ale musi być uzasadnione. Podstawą
do modyfikacji mogą być m.in. następujące przysłanki:
- koniecznośc wycofania się z błędnych lub niefunkcjonalnych rozwiązań,
- dostosowanie zasad do zmienionych warunków prawnych
- chęć wprowadzenia lepszych rozwiązań ewidencyjnych pozwalających
na uzyskanie bardziej poprawnego obrazu jednostki wynikającego ze
sprawozdań
- wymogi zarządzania lub kontroli w jednostce,
- chęć skorzystania z dozwolonych ustawowo uproszczeń w prowadzeniu
rachunkowości,
- potrzeba dostosowania zasad rachunkowości do wymogów
obowiązujących w grupie kapitałowej, do której jednostka weszła
- istotne zmiany organizacyjne, zmiany profilu działalności itd.

Zasada kontynuacji działalności



Oznacza, że przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się
założenie ze jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć
przyszłości działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie bez postawienia
jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba , że jest to niezgodne ze stanem
faktycznym lub prawnym



Kierownik jednostki ustanawiając czy jednostka posiada zdolność do
kontynuowania działalności, powinien uwzględnić wszelkie informacje
dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej
się przewidzieć przyszłości obejmującej okres nie krótszy niż jedne rok od dnia
bilansowego

O ile jednostka jest od dłuższego czasu rentowna i posiada dostęp do środków
finansowych , to przyjęcie założenia kontynuacji działalności w większości przypadków nie
wymaga zbyt szczegółowej analizy. W innych przypadkach aby uzyskać pewność że
założenie kontynuacji działalności jest zasadne kierownictwo powinno rozważyć szereg
czynników określających bieżącą i oczekiwaną rentowność, harmonogram spłaty
zobowiązań, dostępność alternatywnych źródeł finansowania kapitału, podniesienie
kapitału, uzyskania dopłat od właścicieli możliwość emisji obligacji

Na podstawie oceny faktów dotyczących przyszłości można dojść do następujących
wniosków



Nie istnieje w perspektywie przekraczającej najbliższy rok obrotowy, realne
zagrożenie dla kontynuowania przez jednostkę działań



Istnieje stan niepewności, że działalność jednostki nie będzie prowadziło w
dotychczasowym zakresie ale nie można przewidzieć jak sytuacja się rozwinie



Istnieje pewność ze jednostka nie będzie kontynuowała działalności w ogóle
lub w zbliżonym do dotychczasowego w zakresie - wówczas należy
postępować z art. 29 uor należy nadmienić ze roczne sprawozdanie jednostki
wynikających w art. 64 ust 1 uor które nie kontynuują działalności nie podlega
obowiązkowi badania oraz ogłoszeniu



Odstąpienie od zasady kontynuacji powinno być uzasadnione sytuacji prawnej
bardz powinno wynikać z realiów gospodarczych (utrata istotnego rynku
zbytu, zanik popytu na produkty jednostki, brak płynności finansowej,
ponoszenie dużych strat)
Wycena aktywów jednostki przy założeniu braku kontynuacji działalności :



Jeżeli założenie kontynuacji działalności w niezmienionych istotnie zakresie
nie jest zawodna wówczas aktywa jednostki należy wycenić po cenach
sprzedaży netto możliwych do zysku ale niewyższych od cen ich nabycia bądź
kosztów wytworzenia pomniejszonych o dotychczasowe odpisy
amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty
wartości, w takim przypadku jednostka zobowiązana jest utworzyć rezerwę na
przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowanie zmniejszeniem lub
utrata zdolności do kontynuowania działalności



Różnica dotychczas aktywów i pasywów powstała w wyniku wyceny aktywów
po cenach sprzedaży netto oraz utworzenia rezerwy wpływa na kapitał z
aktualizacji wyceny, korygując tym samym kapitał własny jednostki

WYKŁAD 5

Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić bez względu na limit przychodów (art.
2 UOR)

1) spółki handlowe:

a) komandytowa,

b) komandytowo-akcyjna,

14

c) sp. z o.o.,

d) akcyjne,

2) jednostki organizacyjne działające na podstawie ustawy Prawo bankowe (29 sierpnia
1997r.) przepisów o obrocie papierami wartościowymi (PW), przepisów o działalności
ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy
emerytalnych,
3) państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe,
państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządów terytorialnych i ich związki,
4) inne osoby prawne – w szczególności: przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły
wyższe, fundacje itp.,
5) jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej np. Lasy Państwowe.

Uregulowania ustawy stosuje się również do jednostek niewymienionych w art. 2 ust 1
UOR, jeżeli na wykonywanie zleconych zadań otrzymują one dotacje lub subwencje z
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządów terytorialnych lub funduszów
celowych.
W tym przypadku księgi rach należy otworzyć od początku roku, w którym jednostka
dotacje lub subwencje otrzymała, z tym, że jeżeli jednostka otrzymała dotacje w dniu 18
marca to księgi rach powinna otworzyć o …

Ponadto należy zwrócić uwagę na obowiązek prowadzenia ksiąg rach przez osoby
zagraniczne.

Osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych będą
stosowały przepisy UOR z uwzględnieniem przepisów ustawy z 2 lipca 2004 o swobodzie
dział. Gosp.
Osobą zagraniczną zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej są osoby
fizyczne nieposiadające obywatelstwa polskiego, a także osoby prawne z siedzibą za
granicą oraz ..
Osoby zagraniczne z państw członkowskich UE czy innych umów mogą korzystać z zasad
swobody dział. gosp. na tych samych zasadach bo polskie.
Jeżeli mamy do czynienia z:
- os. fiz,
- spółkami cywilnymi osób fizycznych,
- spółkami jawnymi os. fiz,
- sp. partnerskimi,

- spółdzielniami socjalnymi,
Prowadzącymi działalność gosp.
Jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i oper. Finansowych za
poprzedni rok obrotowy są większe równe równowartości w walucie PLN 1.200.000 euro
(do dnia 21 sierp 2008 limit ten wynosił 800.000 euro)
Jeżeli możliwe fakultatywne stosowanie przepisów UOR przez wymienione podmioty
nawet wtedy, gdy przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrot. będą mniejsze
równowartości w PLN 1.200.000 euro.
Kwoty euro przelicza się na PLN według kursu średniego NBP obowiązującego 30 września
roku poprzedniego.

Dokumentacja zasad rach.
każda jednostka prowadząca księgi rach musi posiadać określone zasady rach, czyli
wybrane i stosowane w jednostce rozwiązania.

Polityka rach powinna określać m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego
skład okresów sprawozdawczych i zakładowy plan kont oraz zasady wyceny A i P.
Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako „wszystkie przedsięwzięcia
podejmowane w trakcie roku obrot i sporządzania zamknięcia rocznego, mające na celu
wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia do go pożądanych zachowań.”
W def. tej można wyróżnić 3 aspekty:
1) zamknięcie roczne jest instrumentem zaspokajania potrzeb informacyjnych różnych
odbiorców,
2) istnieje potrzeba wykorzystania możliwości w zakresie praw wyboru reguł i metod rach,
3) polityka bilansowa przestaje być realizowana tam, gdzie zostaną przekroczone granice
legalności.
W UOR używa się pojęcia polityka rach przez które rozumie się wybrane i stosowane przez
jednostkę odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy, w
tym także określone w MSR i zapewniające wymaganą jakość sprawozdania finansowego.
W MSR 8 – konkretne prawidłowości, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez
jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdania fin.

Zakres polityki rach

Przyjęty rok obrot i jego

metody wyceny A i P

15

podział na okresy sprawozdawcze

które jednostka może wybrać

sposoby

ustalania WF

zakładowy plan kont

DOKUMENTACA

opis systemu

służącego ochronie

ZASAD (POLITYKI)

danych osobowych i

ich zbiorów

RACHUNKOWOŚCI

wykaz ksiąg rach

opis systemu informat.

opis systemu przetwarzania

danych

to wszystko zatwierdza kierownik jednostki.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 9 UOR przez rok obrot rozumie się rok kalendarzowy lub inny
okres trwający 12 miesięcy (kolejnych, pełnych) stosowany również do celów
podatkowych. Należy zaznaczyć, że w przypadku os. fiz prowadzących księgi rach rok obrot
jest zawsze rokiem kalendarzowym. W przypadku os. prawnych może to być 12 kolejnych
miesięcy, które sobie wybierze.

Rok obrot dzieli się na okresy sprawozdawcze, które zgodnie z UOR stanowią okresy za
które sporządza się sprawozdania fin w trybie przewidzianym ustawą lub inne
sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rach, np. deklaracje podat.

Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, a nawet cały rok obrot.

Zakładowy plan kont
Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez jednostkę gosp. zasady rach należy
zakładowy plan kont. Powinien on być tak skonstruowany, aby można sporządzić jasno
sprawozdania fin (jasno i rzetelnie).

Zakres:
1. wykaz kont księgi głównej (syntez.) i zasad księgowania na tych kontach oper gosp. oraz
prowadzenia do nich kont pomocniczych (analit.),
2. zasady wyceny A i P,
3. wskazanie wybranej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych
składników majątku obrot,

4. określenie ŚT, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony
lub jednorazowo,
5. wskazanie, według jakiego wariantu będą ewidencjonowane koszty działalności
operacyjnej oraz jaki będzie stosowany RZiS,
6. określenie oper. gosp. które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.

Plan kont jest „układem nerwowym” rachunkowości. Jego właściwe ułożenie umożliwia
uzyskanie info z kont, które stanowią określone zasady informacyjne.

Obecnie przepisy dotyczące zasad budowy PK są elastyczne, gdyż:



Można zwiększać lub zmniejszać liczbę kont syntet. odpowiednio dzieląc lub
łącząc konta wzorcowego PK,



Poszczególne konta, spełniające swoje funkcje, działają w różny sposób zależnie
od potrzeb, bez szkody dla treści ekonomicznych ich salda,



Całe zespoły identycznych kont mogą działać w różny sposób, zależnie od
potrzeb.

Konta mogą być dzielone i łączone:



Łączenie kont A i P ma miejsce wówczas, gdy:
- staje się zbędne zbyt szczegółowe grupowanie określonych składników A lub P,
- liczba oper ujmowanych na danym koncie jest tak niewielka, że prowadzenie do
mija się z celem, gdyż uzyskanie potrzebnych info może nastąpić przy pomocy
analizy zapisów na koncie łącznym.



Dzielenie kont występuje, gdy niezbędne jest uzyskanie bardziej szczegółowych
info o treści oper ujętych na jednym koncie:
- podzielność pozioma (dostawcy: D-A i D-B)
- podzielność pionowa ( materiały, umorzenie)

Podzielność pozioma - w wyniku takiego podziału powstają dwa lub więcej kont o
identycznym charakterze jak konto dzielone.
Wykorzystując podzielność poziomą i wynikające z tego prawidłowości stosuje się w
systemie rach bardzo przydatny praktycznie podział kont na syntez , podlegające
podziałowi i konta analityczne, powstałe w wyniki podziału.

Niezależnie od podzielności poziomej stosuje się podzielność pionową. Polega ona na
możliwości wyodrębnienia określonych rodzajów oper ze strony Wn i Ma konta dzielonego
i utworzenia z nich oddzielnego konta, np. ŚT - umorzenie ŚT (konto korygujące).
księgowość analityczna stanowi rozbudowę niektórych kont syntetycznych.
Zapisy dokonywane na koncie analitycznym są powtarzane w formie indywidualnej lub
zbiorczej na określonym koncie syntet.

16

Konta syntet – zasada zapisu podwójnego, konta analityczne są powiązane z odpowiednimi
kontami syntetycznymi na zasadzie zapisu powtarzanego.

Zgodność księgowości syntet z analityczną sprawdza się okresowo przy pomocy
zestawienia obrotów i sald dla poszczególnych kont szczegółowych, które są prowadzone
do konta.

WYKŁAD 6

Nie ma początku

Wycena aktywów i pasywów

W ustawie o rachunkowości przy wycenie składników majątkowych stosuje się
następujące kategorie cen:

1. Cenę nabycia (art. 28 ustep 2) która w niektórych sytuacjach może być

zastąpiona ceną zakupu (np. dla materiałów lub towarów) można
wtedy , gdy nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku
fin.jednostki (art. 34 ustep 1)

2. Koszt wytworzenia (ust 3)
3. Cenę sprzedaży netto (ust 5) –BEZ PODATKU VAT I akcyzy

pomniejszone o rabaty , opusty, w zamian można oszacować wartość
godziwą

4. Średni kurs przedaży waluty (art. 30)
5. Kwotę wymaganej zaplaty (ust1)- kwota wraz z odsetkami
6. Wartość godziwą (ust 6)
7. Trwałą utratę watości (ust 7)- dokonanie odpisu aktualizującego
8. Skorygowaną cenę nabycia (ust 8a)

W przypadku wyceny księgowej można wyróżnić

1. Wycenę wstępną-dokonywana w momencie ujecia składnika

aktywów lub pasywów

2. Wycenę bilansowa w księgach rach.

Relację między wartością składników majątkowych ustalono na podstawie
wyceny wstepnej a wartością bilansową można przedstawić:

Wartość wstępna+/- korekty=wartość bilansowa
Środki trwałe oraz WNiP tj – wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub
wartości przeszacowanej pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub
umorzeniowe (wstępna)
(bilansowa)-korekty o odpisy z tytułu utraty wartości
ŚT w budowie – wg ogólu kosztów pozostających w bezpiecznym związku z ich
nabyciem (wstępna)
Udziały w obcych jednostkach oraz inne inwestycje-wg cen nabycia(wstępna) zaś
bilansowa –wg cen nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu utraty wartości lub
wg wartości godziwej lub skorygowanej ceny nabycia.
Inwestycje krótkoterminowe-wg cen nabycia lub wg ceny zakupu (wstępna) a
bilansowa wg cen wartości rynkowej albo ceny nabycia lub ceny rynkowej albo
skorygowanej ceny nabycia.
Rzeczowe aktywa trwałe –wstepna wg cen nabycia lub kosztów zakupu lub
kosztów wytworzenia, a bilansowa – korekta o ubytki wartości wg ceny nabycia,
zakupu lub kosztu wytworzenia.
Nalerzność -wstepna –wartoścć ustalona przy powstaniu należności a bilansowa
wg kwoty wymaganej zaplaty z zachowaniem ostrożności
Zobowiązania –wstępna- wartość ustalona przy powstaniu zobowiązania a
bilansowa- kwota wymaganej zaplaty wg skorygowanej ceny nabycia ale jeżeli
będzie sprzedana do 3 miesięcy to wg wartości rynkowej (tak samo należności)
Rezerwy-wstępna i bilansowa- uzasadniona wiarygodnie oszacowana wartość
Udziały/akcje własne- wstępna i bilansowa- wg ceny nabycia.
Kapitały własne oraz pozostale aktywa i pasywa- wstępna i bilansowa- wartość
nominalna.

Korekty wartości aktywów i pasywów ustalone przy wycenie wstępnej wynikają
z:



Przestrzegania zasad rachunkowości



Przyjętych zasad wyceny

Do korekt związanych z przyjętymi zasadami wyceny należy przykładowo zaliczyć:



Wycenę wyrażonych w walutach obcych rozrachunków po obowiązujących na
dzień bilansowy kursie średnim NBP

17



Wycenę należności i zobowiązań w kwocie wymaganej zapłaty



Aktualizację wartości należności



Aktualizacje wartości aktywów finansowych



Aktualizację wartości rzeczowych składników aktywów

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do podstawowych przepisów ustawy za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy
zaliczyć:



Art. 4 ust 5 –kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej są
odpowiedzialni za to żeby zapewnić aby sprawozdanie finasowe oraz
sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o
rachunkowości (wszyscy odpowiadają solidarnie za wyrządzoną szkode –
wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem obowiązków wynikających z
zasady rzetelnego i jasnego obrazu)



Art. 77- kto nie prowadzi ksiąg rach., podaje nierzetelne dane, nie sporządza
sprawozdania finansowego, lub sporządza niezgodnie z przepisami, podlega
karze i grzywnie pozbawienia do 2 lat wolności (albo oba łącznie)



Art. 79- wskazuje na odpowiedzialność za naruszanie przepisów związanych
z obowiązkiem badania, ogłaszania, składania w organie rejestrowym
sprawozdania fin oraz prowadzania działalności usługowej zakresu
rachunkowości bez wymaganych uprawnień oraz obowiązku ubezpieczenia

Kierownik jednostki-członek zarządu lub innego organu zarządzającego lub organ
wieloosobowy zgodnie z obowiązującymi przepisami jest uprawiony do
sporządzenia spr. Fin., zarzadzania jedn., z wylaczeniem pełnomocnikow
ustanowionych przez jednostke.

Art. 4 ust 5- kierownik jednostki jest odpowiedzialny z tytułu nadzoru

prowadzenia rachunkowości, może jedynie przenieść współodpowiedzialność, nie może
scedować odpowiedzialności za przepreowadznie inwentaryzacji w formie spisu z natury n
inną osobę , takie rozporządzenie dokonania spisu z natury może wydać kierownik.

Podstawowe obowiązki kierownika:



zapenienie możliwości sporządznia w odpowiednim terminie sprawozdania fin. I
przedstawienie go właściwym organom jednostki (art. 52 ust 1)



złożenie w ciągu 15dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania
finansowego (art. 69)



złożenie sprawozdania fin we właściwym urzedzie skarbowym (art. 27 ust 2)



zgłoszenie do ogłoszenia w Monitorze Polskiem B lub w Monitorze
Spółdzielczym zatwierdzonego sprawozdania finansowego (art. 70 ust 1 i 2)



powiadomienie US o miejscu prowadzenia ksiąg (atr 11)



ustalenie w formie pisemnej dokumentacji zasad rach. Art. 10



przechowywanie dokumentów księgowych i sprawozdania finansowego
(rozdział 8)

Odpowiedzialność członków rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego

Podobnie jak kierownik, członkowie rady są zobowiązani do zapewnienia aby
sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności prezentowało rzetelnie i jasno
sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Odpowiadają oni solidarnie z
kierownikiem jednostki wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem
działania rzetelności i jasności obrazu.

Kierownik może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości
innej osobie ale nie zwalnia go to z odpowiedzialności za prowadzenie rach (co pociąga za
sobą współodpowiedzialność kierownika i np. głównego księgowego).

Zakres obowiązków głównego księgowego:



prowadzenie rachunkowości jednostki w ujęciu:

 merytorycznym-dot prawidłowości prowadzenia ksiąg rach,

dokumentacji księgowej, placowej, podatkowej

 organizacyjnym dot sprawozdania funkcjonowania działalności
 nadzoru- obejmującą pracę działu



wykonywanie dyspozycji środków pieniężnych oraz czuwanie nad efektywnością
tych procesów



dokonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno-rynkowej dot
procesów występujących w jednostce oaz odzwierciedlonych w zapisach
księgowych.

18

W stosunku do osób prowadzących księgi rach można wyciągnąć konsekwencje z
tytułu :



odpowiedzialności dyscyplinarnej- ponosi pracownik za niewykonywanie
lub niewłaściwe wykonywanie obowiązków



odpowiedzialności cywilnej - osoby prowadzące rachunkowość są
odpowiedzialne za szkody wyrządzone innym , w wyniku swojego
postepowania lub zaniechania działania

Wykład 7

Dowody księgowe

Jedną z zasad rach jest zasada udokumentowania.

Zgodnie z nią zapis w księgach rach może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów
(dokumentów) księgowych.

W każdej jednostce muszą wyraźnie być rozgraniczone dowody księgowe i dowody nie
stanowiące dowodów księgowania.

Dowodem księgowym jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w
księgach rach.

Do dowodów księgowych można zaliczyć:

- faktury VAT,

- rachunki,

- druki potwierdzające podróż służbową,

- dowody kasowe i bankowe,

- różnorodne dokumenty wewnętrzne.

Sposób ich sporządzania został dość szczegółowo zawarty w przepisach.

W celu rzetelnego i jasnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku
finansowego – co jest podstawowym zadaniem rachunkowości – należy ująć w księgach
rach wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe
stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej tzw. dowody źródłowe.

Zgodnie z art. 21 UoR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego nru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gosp.

- opis operacji gospodarczej oraz jej wartość jeżeli to możliwe określoną także w
jednostkach naturalnych

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę
sporządzenia dowodu

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów

- stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikowania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie na PLN z
kursu z dnia operacji . Jest obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych z PLN.

Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje: informacyjną i kontrolną.

 F. informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z

tych dowodów, pogrupowane (zaksięgowane) w księgach rachunkowych
stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów
zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej
oraz podstawą ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach
dostarczają informacji o poszczególnych operacjach w danej jednostce gosp.

 F. kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią

podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz
umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i

19

instytucjami, także kontrolę pracowników z powierzonego im mienia na
warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.

Dowody księgowe można podzielić na:



Zewnętrzne obce – trzymane od kontrahentów (np. faktury VAT i rachunki, ale
także noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz dokumenty PK i KW),



Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (podobnie jak w
przypadku dowodów zewnętrznych)



Wewnętrzne- dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. dowody odbycia
podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, polecenia
księgowania odzwierciedlające naliczenie amortyzacji itp.)

Podział dowodów księgowych

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rach podstawą zapisów mogą
być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:



Zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; przykładem
może być syntetyczne, zbiorcze ujęcie faktury VAT dokumentujących sprzedaż
tego samego rodzaju,



Krygujące poprzednie zapisy – najczęściej dowód taki ma postać polecenia
księgowego, w którym dokonuje się stornowania błędnego zapisu i powtórzenia
go na prawidłowych kontach lub w prawidłowych kwotach;



Zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego, do chwili otrzymania np. faktury VAT dokumentującej dokonane
zakupy koszty już wykonanej usługi ujmuje się na podstawie dokumentu
wewnętrznego;



Rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych; przykładem może być przeksięgowanie otrzymanej wpłaty o
początkowo niezidentyfikowanym tytule – na konkretne należności.

W art. 20 ust. 4 UOR ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku
możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki
zezwalał na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów
zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Takim „dowodem zastępczym” może być np. złożone przez pracownika oświadczenie, iż
dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodu
zakupu.

Dokumentowanie wewnętrznym dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć
operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane Podolakiem od
towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Instrukcja obiegu dok. Finansowych. Jeżeli jeden dowód ma kilka egzemplarzy to trzeba
wskazać jakie będzie postępowanie w takiej sytuacji.

WARUNKI UZNANIA ZAPISÓW W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH ZA DOWODY KSIĘGOWE

Fakt wszechobecnej automatyzacji pracy i odejścia od „ręcznego” prowadzenia ksiąg
rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 UOR stanowiąc, że przy
prowadzeniu ksiąg rach przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi
uważa się zapisy w księgach rach, wprowadzane automatyczni za pośrednictwem urządzeń
łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytm (programu) na
podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas
rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:



uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
księgowych,



możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia raz ustalenie osoby
odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,



stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,



dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania
danego rodzaju dowodu księgowego.

Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji,
który dokumentują.

Dokonując takiego podziału, wyróżniamy:

Dokumenty:

20



dotyczące środków trwałych -np OT



Magazynowe związane z obrotem zapasami - np PZ



Rozrachunków z kontrahentami - np FA, noty księgowe



Rozrachunków z pracownikami - np. lista płac , delegacja, dokumenty zaliczkowe



Obrotu środkami pieniężnymi - np. KP KW



Wystawiane w celu dokonania zapisu- np . PK



Dowody dokumentujące wewnętrzne rozliczenia jednostki. - np. PK

Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:



OT – przyjęcie ŚT



PT – przekazanie ŚT



LT – likwidacja ŚT



MT – zmiana miejsca użytkowania ŚT

Dowód OT – dokumentuje przyjęcie do użytkowania zakupionych bądź wytworzonych we
własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na postawie:



Faktury zakupu – jeśli ŚT nie wymaga montażu



Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie



Spisu z natury oraz protokołu komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT został
ujawniony w trakcie inwentaryzacji.

OT powinien zawierać:



Nazwę ŚT,



Datę przyjęcia ŚT,



Charakterystykę ŚT,



Dane dostawcy bądź wykonawcy,



Rodzaj, numer i datę wystawienia dowodu dostawy,



Kolejny numer dokumentu OT,



Miejsce użytkowania bądź przeznaczenia ŚT,



Wartość początkową ŚT,



Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),



Stawkę amortyzacji,



Numer inwentarzowy,



Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany
ŚT.

Dowód PT – „protokół zdawczo-odbiorczy” ŚT- służy do udokumentowania sprzedaży oraz
nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej, np. w formie darowizny czy
aportu.

PT powinien zawierać:



Nazwę ŚT,



Charakterystykę ŚT,



Na podstawie jakiego dokumentu dokonuje się przekazania ŚT (np. umowa
darowizny),



Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),



Wartości początkową ŚT,



Umorzenie,



Numer inwentarzowy,



Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej.

Dowód LT – dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek np. jego zużycia czy
nieprzydatności.

Dokument LT powinien zawierać następujące informacje:



Datę likwidacji,



Kolejny numer dokumentu



Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę



Numer inwentarzowy



Miejsce użytkowania ŚT



Orzeczenie komisji likwidacyjnej



Datę i podpis osób wchodzących w skład komisji likwidacyjnej oraz osoby
zatwierdzającej decyzję komisji.

Dowód MT – dokumentuje zamianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki, np.
przeniesienie ŚT do innego wydziału. (pomiędzy oddziałami)

Dokument MT powinien zawierać:

21



Datę przekazania ŚT



Kolejny numer dokumentu MT



Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę



Numer inwentarzowy



Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania



Skąd i dokąd ŚT został przeniesiony



Poprzednie i obecne stanowisko kosztów



Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej

Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

Ewidencja księgowa majątku obrotowego powinna być prowadzona według zasad
ustalonych w zakładowym planie kont, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 UOR i
potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki.

Ewidencja ta powinna zapewnić kontrolę przychodów, rozchodów i zapasów oraz
rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia.

Dlatego też obrót materiałami, towarami i wyrobami gotowymi powinien być odpowiednio
udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:



Przyjęcie z zewnątrz – Pz



Przyjęcie WG – Pw



Zwrot materiałów – Zw



Przesunięcie międzymagazynowe – Mm



Wydanie zewnętrzne – Wz



Pobranie materiałów – rozchód wewnętrzny – Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na
podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na
fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów
i towarów do magazynu i rozliczenie zakupów.

Dokumenty Pz



Numer i datę dowodu zakupu



Kolejny numer dokumentu



Nazwę dostawcy



Nazwę materiału lub towaru



Datę przyjęcia składnika majątku do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjęcie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do
sprzedaży.

Dokumenty Pw powinny zawierać:



Kolejny numer dokumentu Pw



Nazwę wyrobu



Datę przyjęcia



Ilość przyjęcia do magazynu



Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość



Datę i podpis przekazującego i przyjmującego do magazynu

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument
ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy np. z magazynu pobrano za dużą ilość materiału lub
omyłkowo pobranych niewłaściwy materiał.

Dokument Zw:



Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu



Kolejny numer dokumentu Zw



Nazwę wydziału dokonującego zwrotu materiału



Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary i cenę jednostkową



Powód zwrotu



Datę i podpis osoby zwracającej i przyjmującej

Dowód Mm dokumentuje przesunięcie składników majątku pomiędzy magazynami tej
samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowe, a w
drugim zwiększenie o tę samą ilość i wartość.



Nazwę magazynu – wydającej i przyjmującego składniki majątku

22



Datę wydania i przyjęcia do magazynu



Kolejny numer dokumentu



Nazwę składnika



ilość, jednostkę miary i cenę jednostkową, wartość



Datę i podpis osoby wydającej i przyjmującej

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np.
przy ich sprzedaży.

Dokument Wz powinien zawierać:



Datę wystawienia dokumentu



Kolejny numer dokumentu



Nazwę jednostki wystawiającej Wz



Nazwę odbiorcy



Nazwę wydawanego składniku z magazynu



Ilość wydanego materiału, towaru WG jednostkę miary, cenę jednostkową
wartość ogółem



Datę i podpis osoby odbierającej i wydającej składniki majątku.

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celi ich
zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne,
gospodarcze, biurowe jednostki.

Dokument Rw powinien zawierać:



Datę wystawienia dokumentu



Kolejny numer dokumentu



Nazwę magazynu wydającego składniki



Nazwę działu otrzymującego składniki z magazynu



Nazwę wydanego składnika



Ilość żądaną i wydaną jednostkę miary cenę jednostkową i wartość



Datę i podpis osoby

Wykład 8

Zasady kontroli dokumentów księgowych

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż 1 dowód lub więcej niż 1 egzemplarz
dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje,
który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. Takie wskazanie
zawiera się zazwyczaj w regulaminach wewn. np. w instrukcji obiegu dokumentów
finansowych.

W celu upewnienia się , że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie powinny być
poddane kontroli

- pod wzgl. formalno-rach

- merytorycznym

Przed zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych

Zarówno wymagania określone w art. 21 jak też kontrola wewnętrzna dowodów
księgowych powinny być w praktyce realizowanie w taki sposób aby zabezpieczyć
rzetelność dokumentów na wejściu tzn. przed wprowadzeniem na ich podstawie do ksiąg
rachunkowych.

Dlatego też w odniesieniu d dowodów dokumentujących szczególnie ważne operacje
gospodarcze omówieni ona wyżej kontrola pod względem formalno-rach i merytorycznym
może się okazać niewystarczająca.

Konieczne w takich przypadkach jest rozważenie zastosowania szczególnych zasad kontroli
dowodów.

Formularze druków, na których sporządza się dowody księgowe dokumentujące
przemieszczenie składników majątku (rzeczowych i gotówkowych) pomiędzy uczestnikami
transakcji wchodzących w stosunki umowne z jednostką lub pomiędzy placówkami
gospodarczymi tej jednostki oraz formularze spisów z natury przeznaczone do
inwentaryzacji oraz inne dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu
widzenia ochrony interesów firmy, mogą być traktowane jako druki ścisłej kontroli lub
druki ścisłego zarachowania.

23

W celu upewnienia się, że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie, powinny być
poddane kontroli pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przed
zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych.

Wprawdzie ustawa o rach w sposób wyraźny tego nie nakazuje, jednak wymagania
rzetelności, kompletności i bezbłędności, określone w art. 22 ust 1 tej ustawy oraz interes
firmy wskazują na niezbędność tej kontroli.

Dekretacja dowodów księgowych

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej będący podstawą
zapisów w księgach rach powinien zawierać (między innymi):

1. stwierdzenie sprawdzenia dowodu i

2. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rach.

Po sprawdzeniu dowodów powinien zostać zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt.
6 UR – do ujęcia w księgach rach przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rach polega na wskazaniu
miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rach (dekretacji).

Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach powinno wskazywać:

- datę pod którą dokument ma być księgowany

- konta i strony tych kont na których nastąpi zapis operacji gospodarczej (dekret)

- kwotę operacji

- ewidencję analityczną – jeżeli jest prowadzona.

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rach – na znak potwierdzenia wskazania
okresu księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach – powinna się podpisać.

Ustawa o rach nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji. Może to być
zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę o określona w dokumentacji pisującej
zasady (politykę) rachunkowości, wymaganej art. 10 UOR.

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach
można stosować pieczątki, które mają przewidziane pola do wpisania wymienionych wyżej
wskazań.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w
księgach rach (dekretacji) jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Na takie uproszczenie zezwala art. 21 ust.1 UOR.

System komputerowy powinien przy tym umożliwiać:

- uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu księgowego na kontach księgi głównej
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu raz

- ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych z zapisami w dzienniku
(poprzez numet pozycji).

Elementy dowodu księgowego

Zgodnie z art. 21 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjnego

- określenie stron dokonujących operacji

- opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych

- datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę
sporządzenia dowodu

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów

24

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rach przez
wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rach (dekretacja), podpis
osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia
prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym,
podpisy osób wymienionych w pkt 5 ustawodawca pozwolił zastąpić znakami
zapewniającymi ustalenie tych osób.

Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierów wartościowych mogą być
odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rach danych
wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym
wydrukiem.

Waluta i język obcy

Dowód księgowych opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji
gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system
przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską,
a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Obowiązek przeliczania wartości walutowych na złotówki wynika z obowiązku
prowadzenia ksiąg rach w złotych; zapisy walutowe mogą mieć jedynie charakter
uzupełniający.

Dowód księgowy nie musi być zawsze wystawiony w języku polskim. Przykładowo, w
niektórych jednostkach dokonujących transakcji międzynarodowych, duża część
otrzymywanych faktur wystawionych jest w językach obcych.

Ustawodawca postanowił, że na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy
zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich
dowodów, sporządzonych w języku obcym.

W praktyce oznacza to, że dokumenty wymagające tłumaczenia większej ilości tekstu –
zwłaszcza umowy – sporządza się od razu w dwóch wersjach językowych lub zaraz po
podpisaniu oddaje się do tłumaczenia osobie do tego uprawnionej (tłumacz przysięgły).
Oczywiście przekazanie do tłumaczenia właśnie tłumaczowi przysięgłemu nie jest
obowiązkowe; ustawodawca żąda jedynie „wiarygodności” tłumaczenia i do decyzji
jednostki należy jak taką wiarygodność zapewnić.

Korekty dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być:

-rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują

- kompletne, zawierające co najmniej ww. elementy oraz

- wolne od błędów rachunkowych.

* korekty w dowodach księgowych

*korekty w dowodach źródłowych wewn

*korekty w dowodach wewn.

W art. 21 UOR ustawodawca postanowił, że niedopuszczalne jest dokonywanie w
dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala bowiem na stwierdzenie, kiedy poprawka
została dokonana i uniemożliwia „prześledzenie” dokonanych zmian: od pierwszej wersji
do wersji pozostającej jako ostateczna na dany dzień – a tym samym podważa
wiarygodność ksiąg rach i zawartych w nich zapisów.

Jedyna dopuszczalna metoda dokonywania korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych
– zarówno obcych jak i własnych to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu
zawierającego sprostowanie ((wraz ze stosowanym uzasadnieniem) chyba, że inne
przepisy stanowią inaczej. Podobne rozwiązanie znajdujemy m.in. w przepisach o podatku
od towarów i usług, które pozwalają na dokonywanie korekt otrzymanych faktur VAT przez
wystawienie noty korygującej.

25

Organizacja obiegu dowodów księgowych

*organizacja obiegu dokumentów księgowych

*rozpoczęcie obiegu dokumentów

*zakończenie obiegu dokumentów

Od właściwej organizacji obiegu dokumentów zależy kompletne i terminowe ich
dostarczanie do działu księgowości gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-
rozliczeniowych.

Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia (dowody własne) albo
wpływu do firmy (dowody obce) a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do
archiwizowania, najpierw bieżącego a potem stałego.

W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać
na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie różnych danych, obliczenia
itp.).

Dowody obce

dowody własne

Przyjęcie przez wytypowane komórki

wystawianie

przez określone

Kontrola merytoryczna, formalna, rachunkowa

komórki

Przyjęcie dokumentów w dziale rachunkowości

Kontrola merytoryczna formalna i rach

Segregacja

Kontrola kompletności

Dekretacja

Wykorzystanie do zapisów księgowych

Archiwizowanie bieżące

Archiwizowanie stałe

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu
ogniw w przedsiębiorstwie.

OPTYMALIZACJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH :

Dążąc do optymalizacji obiegu dokumentów księgowych należy:

- określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty
dublujące się i zbędne oraz zapewniając ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana
operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać rożni
użytkownicy,

- ustalić niezbędną liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania
jednego dokumentów przez różnych odbiorców,

- ujednolicić układ dla różnych dokumentów, co usprawni ich wypełnianie i przyspieszy
obieg.

- ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę dokumentów zliczanych do druków ścisłego
zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest wolniejszy ze względu na rozbudowane
procedury kontrolne,

- wprowadzić odpowiedni system symboli i kodów, co ułatwia wypełnianie dokumentację i
identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów

- ustalić zakres, rodzaj i tryb kontroli dokumentów,

- dążyć do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:

26

* wyznaczenie minimalnego czasu pozostawania dokumentów w określonych
ogniwach

* eliminację zbędnych ogniw w trasie obiegu dokumentów,

* jednorazowy przepływ dowodu przez dane stanowisko

* określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami,

- kontrolować terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i
terminowość wpływu do działu rach.

INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW

W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w
jednostkach gospodarczych stosuje się instrukcję dokumentów.

Instrukcja składa się przeważnie z dwóch części:

- ogólnej,

- szczegółowej.

Elementy instrukcji

A)Część ogólna

1. informacje wstępne

- interpretacja pojęć, skrótów i symboli

- zakres instrukcji (czego dotyczy, kogo obowiązuje)

- wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów

- określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów i zawartych w nich
dyspozycji

2. dokumenty księgowe

- ogólna charakterystyka

- cechy

- zasady przyjmowania

- zasady wystawiania

-zasady kontroli

- wykaz dowodów księgowych w jednostce

- określenie liczby kopii

3. zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli poszczególnych rodzajów dowodów

-zasady przyjmowania,

- zasady wystawiania

- osoby upoważnione do kontroli

- osoby upoważnione do zatwierdzania

4. zasady obiegu dokumentów według rodzajów operacji.

- operacje kasowe zakupu i sprzedaży

- obieg dokumentów według rodz. operacji gosp. do momentu przyjęcia /wystawienia do
ujęcia w ewidencji i archiwizowania

Część szczegółowa

Kto, ile, która kopia, gdzie bla bla bla

27

Instrukcja wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w formie zarządzania
kierownika jednostki, powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są
związane z obiegiem dowodów księgowych.

Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do
przyjmowania/wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli,, zależy
jakość dowodów oraz jakość ewidencji księgowej, której są one podstawą.

DOBÓR SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH DO PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH -
ZESZYT

WYKŁAD 9

Dowód księgowy a podatek dochodowy

Ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych – nie
wprowadza żadnych zasad prowadzenia ksiąg rach.

W art. 9 updop zapisano jedynie, że podatnicy są obwiązani do prowadzenia ewidencji
rach, zgodnie z odrębnymi przepisami ( a więc zgodnie z UOR) w sposób zapewniający
określenie wysokości dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego
podatku za rok podatkowy a także do uwzględnienia..

Zapis taki oznacza, że dowód księgowy – poprawny pod względem wymagań prawa
bilansowego – stanowi wiarygodny dowód z punktu widzenia podatku dochodowego.
Dotyczy o zwłaszcza kosztów uzyskania przychodów, które najczęściej są kwestionowane
przez organy skarbowe.

Czy jednak dowód księgowy sporządzony nieprawidłowo może być powodem wyłączenia
danego wydatku z kosztów uzyskania przychodów? Wszystko zależy od tego, na czym
polega nieprawidłowość. Jeżeli dowód odzwierciedla rzeczywiste zdarzenia, brak jakiegoś
elementu – np. daty, podpisu, dekretu itp. – nie może stanowić o zakwestionowaniu
dowodu dla celów podatkowych.

Należy jednak pamiętać, że warunkiem jest rzetelność dowodu księgowego: musi on być
dowodem faktycznego zdarzenia.

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Podmioty gospodarcze obligatoryjne muszą przechowywać dokumentację księgową.

Obowiązek taki wynika z kilku aktów prawnych, m.in. z UOR, ordynacji podatkowej czy
ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepisy regulują okres przechowywania dokumentów księgowych w różny sposób.

W praktyce powyższe n, że dla potrzeb UR pewne dokumenty mogłyby być już zniszczone,
jednak dla celów np. podatkowych, muszą być jeszcze przechowywane.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych u świetle UOR

Ustawa z dnia 29 września 1994 o rach nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek
gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji
przewidzianej ustawą.

Ponadto, zgodnie z art. 10 UOR jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w
języku polskim przyjęte przez nią zasady dotyczące systemu służącego ochronie danych i
ich zbiorów, w tym dokumentów księgowych, ksiąg rach i innych dokumentów
stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podmioty gospodarcze mają obowiązek przechowywać w należyty sposób i chronić przed
niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, szkodzeniem lub
zniszczeniem zbiory, d których zalicza się:

1. księgi rach

2. dowody księgowe

3. dokumenty inwentaryzacyjne

4. roczne sprawozdania finansowe

5. dokumentację opisującą w j. polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rach.

28

Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w
oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym d sposobu prowadzenia ksiąg
rach, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe
odszukanie.

Roczne zbiory dowodów oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem
końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi dla:

1. dowodów księgowych dot. Wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia
sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób,
którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

2. dowodów księgowych dot. Wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów
oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych
podstępowaniem karnym albo podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po
raku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie
zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione

3. dokumentów dot. Rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub
rozliczenia reklamacji

4. dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rach – nie krócej niż 5 lat od upływu jej
ważności

5. kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przez okres wymaganego
dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz
podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat

5. pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5lat.

Regulacje podatkowe dotyczące terminów przechowywania dokumentacji nie są zgodne z
UOR.

Na podstawie art. 86 ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg
podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu
upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca
roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Bieg terminu może nie rozpocząć się a rozpoczęty może ulec zawieszeniu lub zostać
przerwany, co w konsekwencji wydłuży kres przechowywania ksiąg. Ponadto zobowiązania
podatkowe zabezpieczone hipoteką luz zastawem Sarb owym nie ulegają przedawnieniu.

Z powyższego wynika, że księgi podatkowe za rok 2001 należy przechowywać co najmniej
do końca 2007. Przy czym dla celów podatkowych przez księgi podatkowe należy rozumieć
księgi rach, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, d których
prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są
podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Powiązany z okresami przedawnienia obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych
nakazuje przyjąć, iż ryzykiem podatnika jest zabezpieczenie urządzeń księgowych dla
ewentualnego wykorzystania ich w postępowaniu podatkowym, kontrolnym lub
sprawdzającym.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle ustawy o VAT

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku VAT podatnicy są obowiązani
przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie
dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływ terminu przedawniania
zobowiązania podatkowego.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle innych aktów prawnych.

Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentów zawiera także ustawa z dnia 13
października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych – usus płatnik składek jest
obowiązany przechowywać przez okres 5 lat lub 10 kopie przekazanych do ZUS dokument
w ubezpieczeniowych.

Zgodnie z art. 36 ust usus jeżeli płatnik składek przekazywał do ZUS dokumenty
zgłoszeniowe (ZUA, ZZA, ZPA, ZFA) w postaci elektronicznej, to jest obowiązany
przechowywać przez okres 5 lat te dokumenty w formie papierowej z własnoręcznym
podpisem osoby zgłaszanej.

29

Z kolei kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz
dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać
przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub
elektronicznego.

Ze względu na fakt, iż płatnik składek jest obowiązany:

- na żądanie organu rentowego do wystawienia dokumentów w celu udowodnienia
okresów składkowych okresów nieskładkowych

- do wystawienia dokumentów w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych
warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na
kolei

- do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiary
składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten
przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń z czas niezdolności do pracy,
świadczeń i zasiłków

- jest on zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodze© albo inne dowody, na
podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez
okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4b
reguluje postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub
upadłości pracodawcy.

Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku postawienia pracodawcy w tan likwidacji lub
ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w
dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dlaczego
przechowywania zapewniając na ten cel środki fin na czas, jaki pozostał do końca
50letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

- od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy- dla dokumentacji osobowej

- od dnia wytworzenia – dla dok. Płacowej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego
wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej,
niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację
przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Przed wydaniem postanowienia w sprawie wnioski o przechowywanie dokumentacji w
archiwum państwowym, sąd zasięga pinii naczelnika urzędu skarb …

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być
przez przekazaniem odpowiednio uporządkowana.

Księgi rachunkowe

są to urządzenia, w których dokonuje się zapisów księgowych, a także wykazuje obroty
ustalone w drodze sumowania zapisów księgowych oraz salda wyrażające stany
poszczególnych składników A i P na określony dzień.

Do ksiąg rachunkowych ależą

- dziennik

- Księga Głowna

- Księgi pomocnicze

- Zestawienia obrotów i sald

- Inwentarz

Dziennik jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych, które
wystąpiły w okresie sprawozdawczym.

Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych
dowodów księgowych, w kolejności czasowej.

Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księg., w związku z czym należy
podać nazwę i numer dowodu, który jest źródłem zapisu

30

Oprócz określenia dowodu księgowego każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:

- kolejny numer pozycji w dzienniku

- datę operacji

- treść operacji (ewentualnie skrót lub kod przewidziany dla danej operacji)

- kwotę operacji

W razie stosowania skrótów lub kodów w odniesieniu do operacji należy sporządzić
pisemny ich wykaz z objaśnieniem ich znaczenia.

Zapisy w dzienniku sumowane są w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdawcze.

W jednostce gospodarczej mogą być przyjęte dwa rozwiązania w zakresie prowadzenia
dziennika:

- jest prowadzony jeden dziennik dla wszystkich oper

- prowadzi się dzienniki częściowe dla poszczególnych rodzajów zdarzeń

W przypadku prowadzenia dzienników częściowych jest konieczne sporządzenie na koniec
okresu sprawozdawczego zbiorczego zestawienia obrotów wszystkich dzienników
częściowych.

Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont.

Na kontach tych prowadzi się ewidencję oper gosp w porządku systematycznym z zasadą
podwójnego zapisu.

Każda oper gosp zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których
kolejne oper księguje się chronologicznie z powołaniem na dowód księgowy,
odzwierciedlający operację będącą przedmiotem ewidencji.

W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej albo jednocześnie zostały
zarejestrowane w dzienniku.

Konta księgi głównej są na najwyższym poziomie agregacji i stanowią podstawę
sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań finansowych, a także uzyskania innych
potrzebnych informacji. Służą do prowadzenia sprawozdawczości zarówno finansowej jak i
zarządczej.

Księgi pomocnicze (uzupełniające) składają się z kont analitycznych (szczegółowych), które
z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia wpisów w księdze
głównej

ZASADA POWTÓRZONEGO KSIĘGOWANIA

Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te na
kontach syntetycznych.

Prowadzi się je w odniesieniu do:

- ŚT oraz ŚT w budowie

- WNiP

- odpisów umorzeniowych ŚT oraz WNiP

- rozrachunków

- operacji gotówkowych

- innych istotnych składników aktywów

- operacji sprzedaży

- operacji zakupu

- kosztów

Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycznego do którego
są one prowadzone.

31

Do jednego konta syntetycznego może być utworzonych kilka zbiorów kont analitycznych,
w zależności od przyjętych kryteriów podziałów, które wynikają z charakteru konta i
potrzeb informacyjnych.

W ramach danego zbioru analityki może wystąpić jeden lub więcej stopni, wynika to z
konieczności pogłębienia szczegółowości podziałów.

Wykład 10

Tabelka –materialy

Konta analityczne funkcjonują na zasadzie pojedynczego zapisu, który jest potworzeniem
księgowania na koncie syntetycznym.

Zamieszcza się go po tej samej stronie , jednak bez korespondencji z innymi kontami.
Kwota operacji ujmowanej na koncie syntetycznym zostaje rozdzielona miedzy konta
analityczne.

Przy ewidencjach na kontach analitycznych obowiązuje zasada, że suma obrotów i sald
wszystkich kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego…

Zestawienie obrotów i sald sporządza się dla kont księgi głównej oraz dla kont ksiąg
pomocniczych. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej
niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

W zestawieniu zamieszcza się :



Nazwy kont lub ich symbole



Salda początkowe kont na dzień otwarcia ksiąg rach.



Obroty za okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku przy czym
muszą one być zgodne z bieżącymi i narastającymi obrotami w dzienniku albo
zestawieniu obrotów dzienników częściowych



Salda na koniec okresu sprawozdawczego



Łączne sumy sald początkowych, obrotów i sald końcowych.

Zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności księgowań ksiąg pomocniczych z
zapisami na kontach syntetycznych.

Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów zgodnych z wynikami inwentaryzacji.
Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych.

Wykazane w inwentarzu pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w
bilansie otwarcia lub stanowić ich rozwinięcie. W przypadku kiedy jednostki kontynuują
prowadzenie ksiąg, rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.

Powiązania ksiąg rachunkowych

Dowody księgowe

Dziennik Księga główna Księgi pomocnicze

Zestawienie obrotów i sald ks. głównej Zest. sald kont ksiąg
pomocniczych

Konstrukcja zakładowego planu kont

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każda jednostka gospodarcza prowadzi księgi
rachunkowe w sposób zgodny z ustawą musi mieć opracowaną w języku polskim
dokumentację zasad rachunkowości.

Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, który stanowi trzon
systemu rachunkowości jednostki gospodarczej.

Od jego struktury zależy sposób prowadzenia ewidencji ksiąg i jej pracochłonność oraz
potencjał informacyjny rachunkowości danej jednostki gospodarczej.

Konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględnić:



Obowiązki informacyjne wynikające z uor



Potrzeby informacyjne otoczenia



Potrzeby informacyjne zarządzania jednostką

32

Ze względu na wymagania uor należy tak opracować plan kont, aby zastosowany w nich
podział na konta syntetyczne i analityczne oraz zasady ich funkcjonowania umożliwiły
sporządzenie:



Obligatoryjnych sprawozdań finansowych wg prawa bilansowego



Obowiązujących sprawozdań finansowych wg przepisów o statystyce publicznej



Innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz przeprowadzenie
rozliczeń finansowych

Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont jest wzorcowy plan kont. UOR zawiera
delegacją dla Ministra Finansów do wydania w drodze rozporządzenia wzorcowych planów
kont dla różnych jednostek.

Organy określające opracowanie wzorcowych planów kont np. w przypadku Banku
organem określającym jest Minister Właściwy do spraw finansów publicznych, organem
opiniującym KNF. (Tabelka)…

W odniesieniu do pozostałych jednostek Minister nie skorzystał z delegacji ustawowej i nie
wydał wzorcowego planu kont.

Taką rolę może spełnić wzorcowy wykaz kont z wyjaśnieniami i wykazem księgowań
typowych operacji gospodarczych i opracowanych przez wydawnictwo Rachunkowość a
zalecany przez Zarząd Główny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Celem wydania wzorcowego planu kont jest ujednolicanie rozwiązań dotyczących
grupowania operacji gospodarczych a także dostarczanie jednostkom wzorca
umożliwiającego zmiejszenie nakładów pracy na opracowanie zakładowego planu kont
oraz przy sporządzaniu plan kont oraz przy sporządzaniu programów komputerowych z
zakresu rach. Wzorcowy plan kont nie może zostać potraktowany jako zakładowy plan
kont konkretnej jednostki gospodarcze, ponieważ:



Proponowana we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont ks. Głównej ma
charakter ogólny i może nie odpowiadać potrzebom i specyfice danej jednostki
(niektóre konta mogą być zbędne, inne wymagać rozbudowy)



Zawiera on rozwiązania wariantowe w sytuacji gdy uor dopuszcza swobodę
wyboru, natomiast w zakładowym planie kont musi być przedstawione
konkretne rozwiązanie stosowane w danej jednostce.



Nie ujmuje się we wzorcowym planie kont zagadnień ewidencji analitycznej,
które mają bardzo indywidualny charakter i wynikają ze specyficznych cech
określonej jednostki gospodarczej.

Przyjęta we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont księgi głównej oraz zasady ich
funkcjonowania są podporządkowane obowiązkom sprawozdawczym jedn.gosp. (dotyczy
sprawozdawczości finansowej a nie zarządczej)

Przyjmuje się w nich podział na dziewięć zespołów kont oznaczonych symbolami
cyfrowymi od 0 do 8

0 majątek trwały

1 środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkookresowe aktywa finansowe

2 rozrachunki i roszczenia

3 materiały i towary (zapasy)

4 koszty wg rodzajów i ich rozliczenie

5 koszty wg układu funkcjonalnego

6 produkty gotowe i rozliczenia międzyokresowe kosztów

7 przychody i koszty uzyskania tych Przychodów

8 kapitały własne, fundusze specjalne, rezerwy, WF.

Kryterium wyodrębniania poszczególnych zespołów jej treści ekonomiczne należących do
nich kont oraz sposób ich funkcjonowania. Każdy symbol rozpoczyna cyfra oznaczająca
przynależność do określonego zespołu.

We wzorcowym planie kont oprócz wykazu kont ks. Głównej znajduje się komentarz, który
zawiera objaśnienia co do istoty zapisów na danym koncie oraz zasady jej funkcjonowania.
Dla strony WN i MA każdego konta są podane typowe operacje i sposób ich zaksięgowania
w powiązaniu z korespondującymi kontami.

33

KORZYŚCI WYNIKAJĄCE ZE SKORZYSTANIA Z WZORCOWEGO PLANU KONT DO
OPRACOWANIA ZAKŁADOWEGO PLANU KONT

Korzystając ze wzorcowego planu kont opracowanie własnego zakładowego planu kont
jest korzystne ze względu na:



Wzorcowy plan kont zawiera regulacje uor



Jego układ jest dostosowany do wynikających z ustawy obowiązków
sprawozdania



Wyjaśnienia i interpretacje MF odwołują się do wzorcowego planu kont



Wzorcowy wykaz kont jest wykorzystywany w różnych szkoleniach



Służy do wymiany doświadczeń między księgowymi



Na wzorcowym planie oparte są różne wyd. książkowe do wyk. Przez jedn. Gosp.

Możliwość konstrukcji zakładowego planu kont:

1. Autonomiczne opracowanie
2. Adaptacja wzorcowego planu kont
3. Wykaz wydawnictw książkowych

Inwentaryzacja i jej organizacja

Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w
określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez
ich porównanie ze faktycznym. Zapewnia realizację naczelnej koncepcji rach. - prezentacja
wiernego i rzetelnego obrazu. Ponadto jest jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w
jednostce.

Rezultaty prawidłowej inwentaryzacji

W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:



Ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów



Ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową



Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzane im składniki
majątku



Ocena przydatności inwentaryzacyjnych składników



Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności
danych księgowych ze stanem rzeczywistym.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji

Zgodnie z art.26 uor inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki a także
powierzone jednostce składniki majątkowe będące własnością innych podmiotów.
Obowiązek objęcia inwentaryzacją obcych składników majątkowych nie dotyczy jednostek
świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Organizacja inwentaryzacji

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania
organizacyjnego jednostki. Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi
kierownik jednostki. Cała procedura powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawa i
zasadami wypracowanymi w praktyce. Każda jednostka musi wypracować szczegółowe
uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględnić specyfikację jej
działalności.

Wykład 11

Instrukcja inwentaryzacyjna

Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją
zagadnienia, które się corocznie powtarzają, ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej
(regulaminie inwentaryzacyjnym), opracowywanej przez głównego księgowego lub
kierownika komórki inwentaryzacyjnej a zatwierdzanej przez kierownictwo jednostki.

Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera następujące podstawowe elementy:

- ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji (m.in. cel inwentaryzacji, rodzaje i
metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość inwentaryzacji)

- wyszczególnienie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację

- zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego

- opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji

34

- rodzaje dokumentów inwent

- sposób przygotowania składników objętych inwent

- zasady wyceny inwentaryzowanych składników

- podział terenu na pola spisowe

- zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych

- itp.

Z kolei problemy charakterystyczne wyłącznie dla danego roku ujmowane są w
zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan
inwentaryzacji i harmonogram.

Zarządzenie o inwentaryzacji

Zarządzenie o inwentaryzacji wydawane jest po wstępnych ustaleniach dotyczących
inwent w danym roku. Zawiera zazwyczaj następujące informacje:

- wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwent

- listę osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe

- określenie dnia, na który dokonuje się spisu

- skład komisji inwent

Plan inwentaryzacji

Plan sporządzany jest odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące.

Terminy określone w planie inwent powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisywanych
składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnej działalności
jednostki.

Harmonogram inwentaryzacji

Harmonogram inwent zawiera terminy, tj dni i godziny przeprowadzenia określonych
czynności inwent.

Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki.

Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia
harmonogramu, którego opracowanie mogłoby zająć więcej czasu niż samo
przeprowadzenie inwent.

Etapy inwentaryzacji

Proces inwent w poszczególnych przedsiębiorstwach przebiega w różny sposób w
zależności od rozmiaru i przedmiotu prowadzonej działalności.

Generalnie jednak w każdej jednostce można wydzielić trzy etapy inwent.



Przygotowanie inwentaryzacji

-Opracowanie planu i harmonogramu inwent

- Wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwent

- Przeprowadzenie szkolenia przedinwent

- Przygotowanie dokumentów

- Uporządkowanie pól spisowych



Przeprowadzenie inwent – sposób przeprowadzenia inwent zależy od rodzaju
składnika aktywów lub pasywów podlegającego tej procedurze.



Rozliczenie inwent – polega na ustaleniu różnic inwent, wyjaśnieniu przyczyn
powstania tych różnic i podjęciu decyzji o ich rozliczeniu.

Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

Ustawa o rach przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwent

- spis z natury

35

- potwierdzenie prawidłowości stanu

- porównanie danych księgowych z dokumentami

Sposób przeprowadzenia inwent zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów
będącego przedmiotem tej procedury.

Spis z natury

Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie
jak:

- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)

- środki trwałe ( z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych)

- nieruchomości zaliczone do inwestycji

- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie

- rzeczowe składniki aktywów obrot (zapasy)

- papiery wartościowe w postaci materialnej

- składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich
sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

Metody spisu z natury

Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów może być przeprowadzone różnymi metodami, w
zależności od właściwości fizycznych danego składnika, jego dostępności i warunków
składowania.

Podstawowe metody spisu z natury to:

- mierzenie

- ważenie

- liczenie

- szacunek

Wybór właściwych jednostek miary, wagi lub ilości dla inwent składników zależy od tego,
w jakich jednostkach prowadzona jest ich ewidencja. Najczęściej stosowane w
inwentaryzacji jednostki to:

- sztuki

- kilogramy

- metry

- metry kwadratowe

- metry sześcienne

- oraz jednostki pochodne od nich (np. egzemplarze, gramy, centymetry,itp.)

Jeżeli składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich
jest utrudniony, wówczas ich stan określa się metodą szacunkową (tzw. inwentaryzacja
uproszczona).

Metodą mogą być objęte na przykład: substancje płynne, materiały sypkie składowane w
pryzmach, kopcach, elewatorach, produkcja w toku itp.

Szacunkowe określenie stanu inwent aktywów powinno być przeprowadzone przez osoby
o odpowiednich kwalifikacjach (pracownicy lub powołani rzeczoznawcy).

Jeżeli ustalony w ten sposób stan nie różni się od stanu wynikającego z ewidencji
księgowej o więcej niż 5-10%, uznaje się ze stan księgowy jest zgodny ze stanem
faktycznym.

Ważnym elementem decydującym sprawnym i prawidłowym przebiegu spisu z natury jest
dobór odpowiednich osób, które spis zorganizują i przeprowadzą.

Przy ustalaniu składu komisji spisowej należy wziąć pod uwagę następujące zalecenia:

36

- do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewnią bezstronności
spisu, tj:

* osób niemających kwalifikacji zawodowych

* osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem, pracowników działy
księgowości, którzy prowadzą ewidencję inwentaryzowanych składników.

* w przypadku występowania składników majątkowych o cechach konieczne jest włączenie
w skład komisji specjalistów (pracowników lub zewnętrznych rzeczoznawców).

Należy podkreślić, że zespoły spisowe nie mogą być poinformowane o ilości
inwentaryzowanych aktywów wynikającej z ewidencji.

W celu uniknięcie błędów podczas przeprowadzania spisu komisja powinna ustalić zasady
postępowania, tj. kolejność i kryteria liczenia inwent składników oraz podział zadań
pomiędzy członków komisji. Podstawową zasadą prawidłowego zliczania jest zasada
podwójnej kontroli spisu przez osoby spisujące.

Arkusze spisowe

Wyniki inwent umieszczane są w arkuszach spisowych. Są to druki ścisłego zarachowania i
jako takie wymagają szczególnego traktowania. Wydawane są zespołom spisowym po
uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do rozliczenia po zakończeniu spisu.

Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy, powinny więc spełniać podstawowe wymogi
ustawowe, tj. powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. zawierać co
najmniej:

- nazwę jednostki i pola spisowego

- numer arkusza

- skład komisji inwent, nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za inwent aktywa i
innych osób uczestniczących w spisie (np. biegłych rewidentów).

- datę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu

- datę, na jaką przypada termin spisu (przykładowo inwent przeprowadza się na dzień 31
grudnia, ale faktyczne spisywanie składników ma miejsce od 20 grudnia do 5 stycznia)

- dane dotyczące spisywanych składników (numer porządkowy, symbol, nazwa, jednostka
miary, faktyczna ilość stwierdzona w czasie spisu),

- podsumowanie arkusza.

Arkusze spisowe sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do
komórki a kopia do osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki.

Błędy popełnione przy wypełnianiu arkusza można poprawić wyłącznie przez skreślenie
błędnego zapisu a następnie wpisanie zapisu poprawnego. Korekta powinna być
potwierdzona podpisem osoby dokonujące spisu.

Zadaniem inwentaryzacji jest nie tylko ustalenie ilości danego składnika ale także jego
przydatności dla jednostki.

Zidentyfikowane niepełnowartościowe składniki ujmuje się przeważnie na oddzielnych
arkuszach spisowych z objaśnieniem przyczyn uznania danego składnika za
niepełnowartościowy.

Wyceny arkuszy spisowych dokonuje zespół spisowy lub dział księgowości.

Komisja inwent

Komisja spisowa powinna przeprowadzać spis w obecności osób materialnie
odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie.

Po zakończeniu prawidłowo przeprowadzonego spisu osoby te powinny złożyć
oświadczenie, że wszystkie składniki objęte zostały spisem i że osoby te nie wnoszą
zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

Kontrola przebiegu inwent

W trakcie inwent możliwe są kontrole w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu
inwent.

37

Kontrolerami spisowymi mogą być:

- główny księgowy,

- kierownik jednostki,

- członkowie komisji inwent

- powołani kontrolerzy

- biegli rewidenci

- urzędnicy kontroli skarbowej.

Obowiązkiem jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta
jest poinformowanie audytora o terminach inwent, aby mógł w niej uczestniczyć jako
obserwator.

Dokumentacja spisu z natury

Po przeprowadzeniu inwent komisja inwent zobowiązana jest do skompletowania
dokumentacji spisu z natury, na którą składają się:

- wypełnione arkusze spisowe

- protokół dotyczący niepełnowartościowych składników majątkowych

- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych

- sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwent

- sprawozdanie kontrolera spisu

Terminy przeprowadzania spisu z natury

Prawo bilansowe określa terminy przeprowadzania inwent.

Co do zasady spis z natury przeprowadza się:

- na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jednakże zachowanie tego terminu i
częstotliwości inwent zostanie uznane za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

* składników aktywów ( z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych,
produktów w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, które odpisywane są
w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia rozpocznie się nie wcześniej niż trzy
miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończy do 15.dnia następnego roku.
Ustalenie ich stanu na dzień bilansowy następuje w wyniki skorygowania stadu
stwierdzonego w czasie spisy z natury o zwiększenia i zmniejszenia jakie nastąpiły
pomiędzy datą spisu a dniem bilansowym.

* zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych półfabrykatów znajdujących się na
strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo- wartościową przeprowadzi się
raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie w ciągu roku

* nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się
na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w
skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu 4 lat, w dowolnym
terminie w ciągu roku.

* obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadza się spis aktywów
pieniężnych i papierów wartościowych w postaci materialnej.

* nie później niż na dzień bilansowy sporządza się spis z natury materiałów, towarów,
produktów gotowych, produktów w toku produkcji, odpisywanych w koszty w momencie
ich zakupu lub wytworzenia.

Inwent za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stan ma zastosowanie do:

- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych
przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej

- należności w tym udzielanych pożyczek i zobowiązań ( z wyłączeniem należności
spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg
rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych)

- własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

38

Weryfikacja prawidłowości sald na rachunkach bankowych odbywa się na bieżąco na
podstawie wyciągów wysyłanych przez bak posiadaczowi rachunku.

Niezależnie od tego na koniec roku bank wysyła pismo informujące o stanie środków na
rachunku lub wielkości kredytu z prośbą o potwierdzenie zgodności danych. - bankowe
potwierdzenie salda

WYKŁAD 12

Inwentaryzację rozrachunków można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku

obrotowego. Jeżeli potwierdzenie należności nastąpi na dzień wcześniejszy niż dzień

bilansowy, to uzgodnioną ich wielkość trzeba skorygować w bilansie o obroty, jakie miały

miejsce w okresie między dniem uzgodnienia a dniem bilansowym. W trakcie badania

sprawozdania finansowego biegły rewident może powtórnie wystąpić do wybranych

kontrahentów o potwierdzenie salda. W piśmie …

Porównanie danych księgowych z dokumentami.

Porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami
dotyczącymi aktywów i pasywów.

Porównanie to dotyczy aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się
zainwentaryzować w inny sposób oraz tych w których dwa poprzednie sposoby nie mogą
być zastosowane (np. zapasy zboża w silosach)

Poprzez porównanie danych księgowych z dokumentami inwentaryzowane są:



Grunty



Prawa zakwalifikowane do nieruchomości



Trudno dostępne środki trwałe



Środki trwałe w budowie ( z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyny i
urządzenia)



Należności sporne i wątpliwe



Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg



Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych



Należności i zobowiązania wobec pracowników



WNiP



Kapitały własne



Rezerwy



RMK



Przychody przyszłych okręgów



Pozostałe składniki aktywów i pasywów

W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego nie może być w
jednostkach żadnych składników niezinwentaryzowanych, dlatego metodą wyry fik.
Inwentaryzuje się również wszystkie inne, nie wymienione powyżej składniki bilansu, które
spełniają 1z3 warunków (opisanych wcześniej)

Inwentaryzacje przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Można
rozpocząć ją nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończyć
do 15 dnia następnego roku.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą weryfikacji odpowiedzialna jest komórka
księgowa. Po zakończeniu sporządzany jest protokół (lub sprawozdanie) zbiorcze, który
stanowi załącznik do sprawozdań finansowych. W protokole powinny znaleźć się
następujące informacje:



Składniki majątku podlegające tą metodą



Nr konta



Stan ustalony w wyniku weryfikacji



Uwagi osoby przeprowadzającej weryfikacje

Dokument musi być podpisany przez osobę dokumentującą weryfikację oraz zatwierdzony
przez kierownika jednostki.

W praktyce wykształciły się 3 formy inwentaryzacji:



Pełna okresowa



Pełna ciągła



Niepełna(częściowa, wycinkowa, wyrywkowa)

Wybór formy zależny od specyfiki i organizacji działalności w firmie

Pełna okresowa:

39

-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników na określony dzień . jest
stosowana dla potrzeb inwentaryzacji przeprowadzanej na dzień bilansowy

Pełna ciągła:

- polega na systematycznym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników
majątkowych w różnych, planowo określonych terminach w taki sposób, aby w
wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji…

Niepełna

-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na
określony dzień… formą(?) inwentaryzacji są wyłącznie zapasy materiałów, towarów,
półfabrykatów i wyrobów gotowych. Znajduje zastosowanie gdy:



Następują zmiany osoby odpowiadającej za materiały



Oszacowanie strat poniesionych w wyniku zdarzeń losowych

Organizacja sprawozdawczości finansowej

Końcowym etapem cyklu informacyjnego rachunkowości jest sporządzanie sprawozdań
finansowych.

Sprawozdania finansowe sporządza się:



Na dzień kończący rok obrotowy



Na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i
zakończenia likwidacji lub ogłoszenia upadłości



Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, przy czym można nie zamykać i
nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku:



Przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę
osobową, a także spółkę kapitałową w inną spółkę kapitałową



Połączenia jednostek gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie
połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje
powstania nowej jednostki



Ogłoszenie upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu



W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem
jednostki przez inną jednostkę



Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostki, jeżeli w wyniku
podziału lub połączenia powstaje jednostka (nowa) tj na dzień poprzedzający
dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału



Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub
ogłoszenia upadłości



Na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami- nie później niż w ciągu
3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Ostanie dwa elementy dotyczą :banki, zakłady ubezpieczeniowe, i zakłady reasekuracji,
jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami
wartościowymi, fundusze powiernicze, jednostki działające na podstawie przepisów o
organizacji spółki akcyjnej z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji
oraz pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzamy
sprawozdanie finansowe spełniły dwa z następujących warunków:



Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej
500(?)



Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w
walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro



Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej 5 000 000 euro

W przypadku spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń
wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni , przedsiębiorstw
państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym
sprawozdanie z działalności jednostki

Sprawozdanie finansowe oraz z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w
walucie polskiej

Art. 45 ust.5 uor, stanowi, że dane liczbowe w sprawozdaniu można wykazywać w
zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki.

Informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny cechować:

40



Rzeczowość- powinno dążyć do zaspokajania potrzeb użytkownika w zakresie
informacji użytecznych w podejmowaniu decyzji



Zrozumiałość- użytkownika informowanego cechuje różna zdolność do percepcji
informacji, dlatego należy je dostarczyć w najprostszej formie podając
ewentualne wyjaśnienia



Wiarygodność- użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji



Kompletność- sprawozdania finansowe powinny zapewniać całościowy obraz
działalności



Obiektywizm- informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne
od celowej skłonności w stosunku do jakiejś grupy odbiorców informacji



Aktualność- użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim
czasie



Porównywalność- informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy
podejmowaniu decyzji, co wymaga spójności zasad rachunkowości

Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie
finansowe. W toku prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej sporządza się
„zwykle” na dzień kończący rok obrotowy.

Nie wszystkie jednak jednostki sporządzają roczne sprawozdanie finansowe do 31 grudnia,
u niektórych bowiem rok obrotowy nie kończy się 31 grudnia. Wynika to z faktu, że
rokiem obrotowym może być albo rok kalendarzowy albo inny okres trwający 12 kolejnych
pełnych miesięcy kalendarzowych. Ten sam okres stosowany jest również dla celów
podatkowych.

Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut umową na podstawie której utworzono
jednostkę.

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego to
można księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe za ten okres połączyć z księgami
rachunkowymi i sprawozdaniami finansowymi za rok następny- jest to wyjątek od zasady
sporządzania sprawozdania za okres 12 miesięcy

W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być
dłuższy niż kolejne 12 miesięcy

Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego

-odpowiedzialny jest kierownik jednostki, czyli osoba lub organ jedno- lub
wieloosobowy(zarząd), który zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statusem,
umową lub na mocy prawa własności uprawniony jest do zarządzania jednostką,

Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za terminowe sporządzanie sprawozdania
finansowego nawet wówczas gdy obowiązki w zakresie prowadzenie rachunkowości
przekazał innej osobie (najczęściej jest to główna księgowa).

Wynika to z art. 4 ust. 5 uor, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi
odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu
nadzoru, a jeżeli organ składa się z kilki osób odpowiedzialność ponoszą wszyscy
członkowie.

Kierownik jednostki jest także zobowiązany, wraz z osobą której powierzone jest
prowadzenie ksiąg rachunkowych do podpisania sprawozdania finansowego.

Jeżeli organ jest jest wieloosobowy, podpis muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.
Odmowa podpisu wymaga uzasadnienia na piśmie dołączonego do sprawozdania
finansowego.

Musi być podpisany każdy element sprawozdania zarówno bilans, rachunek zysków i strat i
informacja dodatkowa, rachunek przepływów pieniężnych.

Data podpisu jest koniecznym elementem do uznania sprawozdania

Sankcje za nieprzestrzeganie prawa w zakresie sprawozdania finansowego wprowadza
art.77 uor, stanowiąc iż osoba, która dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania
finansowego sporządza go niezgodnie z przepisami lub zawarła nierzetelne dane ,podlega
karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat(lub obie kary łącznie)

Sprawozdanie finansowe składa się z:



Bilansu



Rachunku zysków i strat



Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania
finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień



Zestawienie zmian w kapitale własnym

41



Rachunek przepływów pieniężnych

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 53 ust. 1 roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu
przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla
poszczególnych podmiotów jest to:



W spółce komandytowo-akcyjnej- walne zgromadzenie akcjonariuszy i
komplement(?)



W spółce z o.o.- zgromadzenie wspólników



Spółka akcyjna- WZA



W spółdzielni- zgromadzenie członków lub przedstawiciele członków



Przedsiębiorstwo państwowe- Minister Skarbu Państwa lub inny organ
założycielski



Spółki osobowej (jawnej, partnerskiej)-wspólnicy spółki



Przedsiębiorstwa prywatne- właściciele

Ostanie dwa elementy sprawozdania finansowego dotyczą :

1) banków, zakładów ubezpieczeń, i zakładów reasekuracji,

2) jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami

wartościowymi i funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach
inwestycyjnych,

3) jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu

funduszy emerytalnych

4) spółek akcyjnych z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji

5) pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który

sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa następujących
kryteriów:



średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej
50 osób



Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w
walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro



Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za
rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000
euro

W przypadku spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń
wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni , przedsiębiorstw
państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym
sprawozdanie z działalności jednostki.

Sprawozdanie z działalności jednostki nie jest równe sprawozdaniu finansowemu.

Sprawozdanie finansowe oraz z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w
walucie polskiej

Art. 45 ust.5 uor, stanowi, że dane liczbowe w sprawozdaniu można wykazywać w
zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki.

Wykład 9 – 23.04.2012

Sprawozdania finansowe:



bilans sporządza się na dzień bilansowy



rachunek przepływów pieniężnych (metoda bezpośrednia i pośrednia)

Informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny cechować:

Cechy sprawozdania finansowego:



Rzeczowość- powinno dążyć do zaspokajania potrzeb użytkownika w zakresie
informacji użytecznych w podejmowaniu decyzji



Zrozumiałość- użytkownika informowanego cechuje różna zdolność do percepcji
informacji, dlatego należy je dostarczyć w najprostszej formie podając
ewentualne wyjaśnienia

42



Wiarygodność- użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji



Kompletność- sprawozdania finansowe powinny zapewniać całościowy obraz
działalności ekonomicznej przedsiębiorstwa



Obiektywizm- informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne
od celowej stronniczości w stosunku do jakiejś grupy odbiorców informacji



Aktualność- użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim
czasie



Porównywalność- informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie
danych przy podejmowaniu decyzji, co wymaga spójności zasad rachunkowości

Wykład 13

Uproszczona forma sprawozdania finansowego

Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe
zaliczana jest do jednostek małych zgodnie z art. 45 uor może sporządzić sprawozdanie
finansowe w formie uproszczonej wykazując informacje w zakresie ustalonym w
załączniku 5, gdy nie osiąga 2 z 3 następujących warunków:

1. 17 milionów złotych - suma aktywów bilansu

2. 34 miliony złotych - suma przychodów ze sprzedaży netto

3. 50 osób - średnio roczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty

Jeżeli jednostka jest zaliczana do jednostek mikro- zgodnie z artykułem 2. ust 1.2 UoR
może sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej wykazując informacje
w zakresie ustalonym załączniku 4. gdy nie osiąga 2 z 3 następujących warunków:

1. 1,5 milionów złotych - suma aktywów bilansu

2. 3 miliony złotych - suma przychodów ze sprzedaży netto

3. 10 osób - średnio roczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty

Sprawozdawczość finansowa przedsiębiorstw mikro obejmuje:

1. bilans

2. rachunek zyskow i strat

3. informacje uzupełniające do bilansu

Elementy sprawozdania finansowego

BILANS

Bilans jest podstawowym sprawozdaniem fin.

Zawiera on wzajemnie powiązane dane wartościowe, charakteryzujące stan środków
przedsiębiorstwa.

Specyficzną cechą bilansu jest odzwierciedlanie środków gospodarczych przedsiębiorstwa
tylko w wyrażeniu wartościowym oraz dwóch organicznie ze sobą związanych przekrojów
podziału majątku – według środków gospodarczych (aktywa) i według źródeł ich
pochodzenia (pasywa).

Bilans ma układ zagadnieniowy, co znacznie ułatwia dokonywanie oceny prawidłowości
finansowania środków i źródeł ich pochodzenia.

W ramach grup występuje dalszy ich podział na podgrupy i pozycje sprawozdawcze.

Stosowany w praktyce układ bilansu na grupy i ujmowanie poszczególnych środków i
źródeł ich finansowania w ściśle określonej kolejności nie ma charakteru przypadkowego.

Przy grupowaniu aktywów i pasywów przyjmuje się kryteria ekonomiczne tj. aktywa
ułożone są według rosnącego stopnia płynności, natomiast pasywa według rosnącego
stopnia wymagalności.

Obecnie stosowaną metodą sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto.

Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości
je korygujące, a nie wykazuje oddzielnie, na przykład:

43

- składniki aktywów pomniejsza się o odpisy aktualizujące ich wartość na przykład:
należności pomniejsza się o odpisy aktualizujące wartość rozrachunków

- środki trwałe i WNiP wykazuje się po odjęciu odpisów umorzeniowych,

- WF, bez względu na jego wartość, wykazuje się zawsze w pasywach.

W II poł. 2015r. zmieniła się ustawa o rachunkowości. należne wpłaty na kapitał(fundusz)
podstawowy oraz udziały (akcje) własne wykazane w bilansie zostały przerzucone ze
strony pasywów na stronę aktywów ; występują jako pozycje C i D po aktywach
obrotowych.

Rachunek Zysków i Strat

Drugim obok bilansu podstawowym elementem sprawozdawczości finansowej jest RZiS.

Zestawia się w nim elementy kształtujące wyniki fin a więc:

-przychody, koszty, oraz podatek dochodowy.

Ogólne definicje elementów kształtujących WF SA określone w art.3 ust.1 pkt 30 i 31 UOR
w następujący sposób:

- przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie
sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie
zwiększenia aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do
wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie
środków przez udziałowców lub właścicieli,

- koszty i straty – uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści
ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości w formie zmniejszenia wartości
aktywów albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadza do
zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenie jego niedoboru w inny sposób niż
wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli

- pozostałe koszty i przychody operacyjne - koszty i przychody związane pośrednio z
działalnością operacyjną jednostki a w szczególności koszty i przychody związane z:

a) z działalnością socjalną

b) ze zbyciem sity w budowie WNiP a także nieruchomości oraz wnip zaliczanych do
inwestycji

c) z utrzymaniem nieruchomości oraz wnip zaliczonych do inwestycji ,w tym także z
aktualizacją wartości tych inwestycji jak również z ich przekwalifikowaniem odpowiednio
do sity i wnip jeżeli do wyceny inwestycji przyjęto cenę rynkową bądź inaczej określoną
wartość godziwą

d) z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych , nieściągalnych, z
wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publiczno-prawnym nieobciążających
kosztów

e) z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw z wyjątkiem rezerw związanych z operacjami
finansowymi

f)z odpisami amortyzacyjnymi wartość aktywów i ich korektami z wyjątkiem odpisów
obciążających koszty finansowe

g) z odszkodowaniami i karami

h) z przekazaniem lub otrzymanie m nieodpłatnie w tym w drodze darowizny aktywów w
tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub
wytworzenie sity w budowie albo wnip i ze zdarzeniami losowymi.

Wyróżnić można dwa podstawowe warianty sporządzania RZiS – wariant porównawczy i
kalkulacyjny.

RZiS sporządza się według metody mieszanej, co oznacza, że niektóre procesy kształtujące
WF zestawia się według metody brutto, na przykład przychody ze sprzedaży produktów
oraz koszt wytworzenia sprzedanych produktów. Jednak pewne składniki WF ujmuje się
metodą netto ( na przykład zysk lub strata ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych,
różnice kursowe ). W rachunku zysków i strat nie będzie już wyniku zdarzeń
nadzwyczajnych .

INFORMACJA DODATKOWA

44

Prawidłowo sporządzona informacja dodatkowa ułatwia „czytanie” bilansu, RZiS oraz
sprawozdania z przepływu środków pieniężnych.

W strukturze informacji dodatkowej wydziela się wprowadzenie do sprawozdania
finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

1. Wprowadzenie poprzedza prezentację elementów sprawozdania finansowego.

Zawiera informacje charakteryzujące jednostkę, której sprawozdanie dotyczy a
mianowicie: nazwa jednostki, siedziba, przedmiot działalności, organ rejestrowy.

Ponadto ujmuje się w nim informacje o:

- przyjętym okresie sprawozdawczym

- zakresie sprawozdania, jeżeli jest to sprawozdanie łączne lub powstało po połączeniu
jednostek

- stosowanych przez jednostkę zasadach (polityce)rachunkowości,

- zdolności firmy do kontynuacji działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.

2. Dodatkowe informacje i objaśnienia zamieszcza się na końcu sprawozdania
finansowego. Należy podkreślić, że forma ich prezentacji może być zróżnicowana
(tabelaryczna, opisowa, mieszana). Zależy od preferencji osób sporządzających informację
dodatkową.

Zakres dodatkowych informacji i objaśnień obejmuje:

- dodatkowe info do bilansu, na przykład: szczegółowy zakres zmian wartości grup
rodzajowych aktywów trwałych, dane o strukturze kapitału podstawowego oraz liczbie i
wartości subskrybowanych akcji, podział zobowiązań według terminów ich wymagalności
(do 1 rku, od 1 do 5, ponad 5 lat), wykaz czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych
kosztów i przychodów.

- dodatkowe ino do RZiS na przykład: strukturę przychodów, koszty z tytułu odpisów
aktualizujących wartość aktywów, rozbieżności między wynikiem brutto a dochodem do
opodatkowania

- strukturę środków pieniężnych a w wypadku gdy rachunek przepływów pieniężnych
sporządza jednostka metodą bezpośrednią, wówczas dodatkowo przedstawia się
uzgodnienie przepływów pieniężnych netto z działalności operacyjnej z metodą pośrednią

- info dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia (przeciętne zatrudnienie, wynagrodzenie
członków zarządu, wartość i zasady udzielonych pożyczek członkom zarządu itp.)

- info o znaczących zdarzeniach, które dotyczą poprzednich lat oraz zdarzeniach, jakie
nastąpiły po dniu bilansowym, dokonanych w roku obrotowym zmian zasad (polityki)
rachunkowości oraz info zapewniające porównywalność sprawozdania finansowych

- info charakteryzujące grupę kapitałową

- info o wspólnych przedsięwzięciach, które nie podlegają konsolidacji

- info dotyczące połączenia z inną jednostką

- dodatkowe dane , które mają wpływ na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej jednostki
gospodarczej.

Można stwierdzić , że zakres dodatkowych info i objaśnień jest bardzo rozbudowany co
sprzyja pogłębieniu badania bilansu oraz RZiS.

Korzystając z info dodatkowej można przykładowo uzyskać info o:

- rentowności rodzajów działalności podstawowej oraz sprzedaży krajowej i eksportowej,
gdyż w info dodatkowej umieszcza się info o strukturze rzeczowej i terytorialnej
przychodów ze sprzedaży produktów towarów i materiałów

- perspektywicznej wypłacalności jednostki, ponieważ info dodatkowa zawiera dane dot
terminów spłaty zobowiązań długoterminowych.

- poziomie umorzenia grup rodzajowych środków trwałych co pozwala na ustalenie stopnia
ich zużycia

- wielkości zysku przypadającego na jedną akcję, gdyż w info dodatkowej zamieszcza się
liczbę wyemitowanych akcji.

45

RACHUNEK PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH

Na wymowę informacyjną rachunku przepływów pieniężnych wpływa metoda jego
sporządzania.

Może być to metoda bezpośrednia alb pośrednia.

Różnice między metodami sporządzania rachunku przepływów pieniężnych dotyczą
sposobu ujmowania przepływów dla działalności operacyjnej.

W każdej metodzie przepływy środków pieniężnych z działalności inwestycyjnej i
finansowej zestawia się według poszczególnych tytułów wpływów i wydatków.

W metodzie bezpośredniej zestawia się podstawowe grupy wpływów i wydatków, na
przykład wpływów od odbiorców za sprzedane produkty, towary wydatki na zakup
materiałów, płatności na rzecz pracowników itp.

Informacje na potrzeby zestawienia przepływów można uzyskać:

- bezpośrednio z ewidencji księgowej lub

- w srodze skorygowania wielkości sprzedaży, kosztów wytworzenia sprzedanych
produktów i innych pozycji RZiS o zmiany stanu należności, zobowiązań, zapasów.

W metodzie pośredniej za punkt wyjścia przyjmuje się WF a więc wielkość ustaloną
według zasady memoriałowej a następnie dokonuje się korekt wyniku oo te pozycje, które:

- są kosztami z którymi jednak nie wiążą się wydatki środków pieniężnych,

- kształtują WF ale nie dotyczą działalności operacyjnej.

ZESTAWIENIE ZMIAN W KAPITALE/FUNDUSZU WŁASNYM

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym dostarcza informacji o zmianach
poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok
obrotowy (art. 48 art. UOR).

Układ sprawozdania dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeniowe i zakłady
reasekuracji określa załącznik nr 1 UOR.

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym stanowi rozwinięcie (uszczegółowienie)
kapitałów własnych ujmowanych w bilansie – zatem info uzyskane z analiz obu
sprawozdań są zbieżne.

Na podstawie zestawienia można ustalać wskaźniki struktury, dynamiki oraz określać
efektywność wykorzystania poszczególnych kapitałów.

Zakres badań analitycznych jest szerszy niż w wypadku danych z bilansu.

Wynika to z dynamicznego charakteru zestawia zmian w kapitale (funduszu) własnym co
pozwala nie tylko porównać stany poszczególnych kapitałów na początek i koniec okresu,
ale również określić przyczyny zmian (zwiększenia, zmniejszenia) kapitałów.

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI

Sprawozdanie z działalności jednostki sporządzają zarządy spółek kapitałowych,
towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółdzielnie.

W wymienionym elemencie zamknięcia rocznego należy wykazywać następujące info:

- ważniejszych zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki, które
nastąpiły w danym roku obrotowym lub są przewidziane w latach następnych

- dotyczące przewidywanego rozwoju jednostki

- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju technicznego

- dotyczące aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej

- nabyciu udziałów (akcji)własnych

- posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach)

- instrumentach fin w zakresie ryzyka.

46

Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności wynika z UOR oraz Kodeksu Spółek
Handlowych i Prawa spółdzielczego. Żaden z aktów prawnych nie określa szczegółowości
oraz formy sporządzania sprawozdania z działalności.

W związku z tym forma sporządzania sprawozdania z działalności może być różnorodna a
mianowicie liczbowa, graficzna, opisowa. W wypadku sprawozdania z działalności warto
wykorzystać wszystkie formy prezentacji informacji.

ORGANIZACJA PRAC KONTROLNO-ANALITYCZNYCH

Istota i funkcje kontroli wew

zarządzanie jest celową działalnością, przejawiającą się w wykonywaniu następujących
funkcji:

- planowania

- organizowania i koordynacji

- motywacji

- kontroli.

Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.

Dzięki sprzężeniu zwrotnemu które jest specyficzna cechą kontroli, jest możliwe
oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej
się do przyszłości.

Istotą kontroli jest porównanie.

Porównanie pozwala ocenić realizację (wykonanie) zamierzeń.

W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:

- stworzenie bazy porównawczej

- poznanie stanu faktycznego

- ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładanym

- badanie przyczyn odchyleń.

Szczególnie ważne dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej.
Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:

- w odniesieniu do założeń

- w czasie

- w przestrzeni.