Audyt wewnetrzny systemu zarzad Nieznany (2)

Robert Rakowiec

(

www.rakowiec.eu

)

przedstawia

AUDYT WEWN

TRZNY

SYSTEMU ZARZ

DZANIA JAKO

czyli ….

jak skutecznie przeprowadzi

badanie systemu ISO 9001 w

Twojej firmie.

Zabraniam przekształcania, publikowania w cało

ci lub

we fragmentach bez mojej pisemnej zgody.

Edycja nr: 1.0

QRS Robert Rakowiec

biuro@rakowiec.eu

http://www.rakowiec.eu/

SPIS TRE

NA POCZ

TEK ....................................................... 4

„Audit” czy „audyt”? .............................................. 6

Dlaczego musisz przeprowadza

audyt? .............................. 6

JAKIE KOMPETENCJE POWINIEN POSIADA

AUDYTOR WEWN

TRZNY? ........... 9

Bezstronno

ść

..................................................... 9

Jak dochowa

obiektywizmu i bezstronno

ci? ...................... 10

Znajomo

ść

dokumentów ............................................ 10

Cechy charakteru audytora ....................................... 11

Czym jest audyt wewn

trzny? ...................................... 13

Systematyczny ................................................... 13

Niezale

ny ...................................................... 14

Udokumentowany .................................................. 14

Uzyskiwanie dowodu z audytu ..................................... 14

Kryterium audytu ................................................ 14

Obiektywna ocena ................................................ 15

JAKIE S

CELE AUDYTU? ............................................ 16

ETAPY AUDYTOWANIA ................................................ 18

Etap 1 - Stworzenie programu audytów ............................ 21

Etap 2 - Planowanie audytu ...................................... 24

Etap 3 - Przeprowadzanie audytu ................................. 32

Etap 4 - Sporz

dzanie „Raportu z audytu” ...................... 39

Etap 5 - Działania poaudytowe ................................... 41

TECHNIKI AUDYTOWANIA ............................................. 42

Rozmowy ......................................................... 42

Przegl

d dokumentacji ........................................... 46

Obserwacja ...................................................... 47

Zamiast zako

czenia .............................................. 48

Przykład procedury audytów wewn

trznych. ......................... 49

Przykład „Raportu z audytu” ...................................... 52

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 4 z 55

www.rakowiec.eu

NA POCZ

TEK

Prowadzenie audytów wewn

trznych w firmach posiadaj

cych system

zarz

dzania jako

jest cz

sto drog

przez m

- pełnomocnicy,

bo to na nich le

y najcz

ęś

ciej cały ci

ęż

ar utrzymania systemu (nie

powinno tak by

– ale to inny temat)

- audytorzy wewn

trzni,

traktuj

cy ten temat jako „zawalidroga”, bo dochodz

im dodatkowe

obowi

zki, a z dotychczasowych nikt ich nie zwolni, a cz

sto brakuje

im wiedzy i umiej

tno

eby to dobrze i sprawnie przeprowadzi

. No

i „wytyka

” bł

dy kolegom nie jest jako

tak zr

cznie…

- audytorzy z jednostek certyfikuj

cych,

czytaj

cy kilkuzdaniowe raporty z auditów, które nic nie wnosz

doskonalenia systemu.

Takie sytuacje lubi

nazywa

„audytem straconych szans”:

- na popraw

organizacji pracy,

- na doskonalenie zarz

dzania,

- na popraw

nie

yciowej dokumentacji ,

- na…,

- etc.

Ale mam dobr

wiadomo

ść

dla Ciebie!

Wyobra

sobie,

e po solidnej lekturze tego opracowania, wykazuj

tylko ch

ęć

oraz zapał do pracy i troch

samodzielno

ci rozwiejesz

swoje w

tpliwo

ci co do przeprowadzania audytów wewn

trznych!

Nabierzesz umiej

tno

ci i b

dziesz potrafił:

•

planowa

i przygotowa

do auditu

•

zbiera

i analizowa

dowody

•

przeprowadzi

audit i raportowa

jego wyniki

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 5 z 55

www.rakowiec.eu

koniec z zastanawianiem si

, jak i po co masz przeprowadza

audyty, co trzeba zrobi

aby nie frustrowa

przed audytem

zewn

trznym, gdy przychodzi do weryfikacji własnych wyników audytów.

li tylko we

miesz sobie do serca rozwi

zania, które proponuj

–

zapomnisz o tych wszystkich niedogodno

ciach.

Dlaczego miałby

mnie słucha

Poniewa

- stoi za mn

wiadczenie kilkudziesi

ciu wdro

systemów

zarz

dzania (nie tylko ISO 9001, ale i ISO 14001, 13485 oraz PN-

18001) zako

czonych certyfikatami

- przeprowadziłem szereg szkole

dla audytorów wewn

trznych, podczas

których przeszkoliłem ponad 15o audytorów

- zrealizowałem wiele dni auditów wewn

trznych (jako wynaj

audytor)

- mam kompetencje audytora wiod

cego i przeprowadziłem kilkadziesi

audytów z ramienia jednej z wiod

cych na rynku polskim jednostek

certyfikuj

cych.

Ufam,

e i Ty skorzystasz z mojego do

wiadczenia, którego cze

ść

postarałem si

zawrze

w tym e-booku.

Szczególnie wa

ne fragmenty zaznaczyłem znakiem

tak, aby

od razu zwrócił na nie uwag

Miłej lektury!

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 6 z 55

www.rakowiec.eu

„Audit” czy „audyt”?

Zaskocz

: wła

ciwie nie ma ró

nicy. Słysz

e u

ywana jest

jedna jak i druga forma. I doprawdy nie wiem sk

d ta drobna

samogłoska rodzi tyle emocji …

d wi

c to zamieszanie?

dwa powody:

1) Po pierwsze słowa „audit” u

ywa sama norma ISO 9001 i jej polskie

wydanie

2) Po drugie „audit” w przeciwie

stwie do „audytu” nie ma mie

charakteru kontroli, restrykcyjnego i

eby t

odmienno

ść

zaprezentowa

yto słowa „audit”.

eby była jasno

ść

– z punktu formalnego u

ycie jednej czy drugiej

wersji słowa nie ma wi

kszego praktycznego znaczenia i nikt głowy Ci

nie urwie, je

li b

dziesz u

ywał którejkolwiek z tych form.

Chocia

wszystkie słowniki j

zyka polskiego podaj

e wła

ciw

form

jest „audyt”. Na własne uszy słyszałem jak j

zykoznawca prof.

Bralczyk stwierdził,

e w polskim tłumaczeniu normy ISO jest bł

d –

c i ja tutaj b

posługiwał słowem „audyt” :-).

Dlaczego musisz przeprowadza

audyt?

Jednym z obowi

zkowych wymaga

normy ISO 9001:2000 zawartych w

punkcie 8.2.2. normy jest przeprowadzanie okresowego przeprowadzania

auditów wewn

trznych.

Norma ISO 9001:2000, punkt 8.2.2:

„Organizacja powinna przeprowadza

audity wewn

trzne w

zaplanowanych odst

pach czasu w celu okre

lenia, czy system

zarz

dzania jako

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 7 z 55

www.rakowiec.eu

jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami (patrz 7.1), z
wymaganiami niniejszej normy mi

dzynarodowej oraz z wymaganiami

systemu zarz

dzania jako

ustanowionymi przez organizacj

, i

jest skutecznie wdro

ony i utrzymywany.

Program auditu nale

y zaplanowa

bior

c pod uwag

status i wa

ść

procesów oraz auditowanych obszarów, jak te

wyniki wcze

niejszych

auditów. Nale

y okre

kryteria auditu, jego zakres, cz

sto

ść

metody. Wybór auditorów i prowadzenie auditów powinny zapewnia

obiektywno

ść

i bezstronno

ść

procesu auditu. Auditorzy nie powinni

auditowa

własnej pracy.

Odpowiedzialno

ść

i wymagania dotycz

ce planowania i przeprowadzania

auditów oraz przedstawiania wyników i utrzymywania zapisów (patrz
4.2.4) powinny zosta

okre

lone w udokumentowanej procedurze.

Kierownictwo odpowiedzialne za obszar podlegaj

cy auditowi powinno

zapewni

, aby bez nieuzasadnionego opó

nienia podj

to działania

dotycz

ce wyeliminowania stwierdzonych niezgodno

ci i ich przyczyn.

W nast

pstwie powinna by

prowadzone weryfikacja podj

tych działa

i przedstawione jej wyniki (patrz 8.5.2).”

Firma, która wprowadziła w swojej działalno

ci wymagania ISO 9001,

MUSI przeprowadza

audyty wewn

trzne. Aby przebiegły one sprawnie i

spełniły swoje zadanie, nale

y przestrzega

pewnych reguł.

Jedn

z nich jest to,

e przeprowadza je osoba kompetentna.

TY NABIERZESZ TYCH PODSTAWOWYCH KOMPETENCJI

PO LEKTURZE TEGO E-BOOKA !

Oczywi

cie, firma mo

e audyty wewn

trzne przeprowadza

w oparciu o:

- swoich przeszkolonych pracowników

- ludzi wynajmowanych z poza firmy, którzy gwarantuj

rzetelno

ść

audytu

To bez znaczenia kto przeprowadzi audyty wewn

trzne: Ty sam, Twój

pracownik czy wynaj

ty przez Ciebie specjalista spoza Twojej firmy.

Niewa

ne, kto to jest byle:

- znał si

na tym, co robi

- nie zamiatał problemów pod dywan

- wyniki przedstawił w zrozumiały sposób

To, czy audyt wewn

trzny robi

pracownicy firmy czy wynaj

cie ludzie

nie ma znaczenia: w pierwszym i w drugim przypadku jest to mo

liwe i

zgodne z duchem normy. Wynika z tego jeszcze jedna mo

liwo

ść

dla

Ciebie: mo

esz przeprowadza

audyty wewn

trzne nie tylko dla swojej

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 8 z 55

www.rakowiec.eu

firmy, ale mo

esz by

wynajmowany przez inne firmy do

przeprowadzenia audytu u nich !!

le przeprowadzony audyt mo

e nie tylko nie doprowadzi

osi

gni

cia zamierzonego wyniku, ale mo

e mie

negatywny wpływ na

relacje panuj

ce w obr

bie firmy. Ka

dy audytor, który podejmie si

roli

ledczego i oskar

yciela mo

e wyrz

dzi

nieopisan

szkod

Audytowany (czyli ten, którego b

dziesz audytowa

) mo

e na przykład

przyj

ąć

postaw

obronn

, stanowi

barier

dla komunikacyjn

lub co

gorsza zamaskowa

ukryte problemy mog

ce powadzi

do załamania si

systemu.

Nale

y wi

c to jasno stwierdzi

na samym pocz

tku,

e audyt

nie polega na przyłapywaniu kogokolwiek i wytykaniu jego

bł

dów !!!

To nie jest zaplanowane „polowanie na czarownice” słu

żą

ce do

znalezienia winnych za "bł

dy". Jest to badanie systemu - nie osób.

Ty masz szuka

potwierdzenia, czy wszystko jest OK, a nie szuka

winnych jaki

niedoci

gni

ęć

Ty idziesz jako lekarz, a nie prokurator!

Masz bada

, czy system ISO jest zdrowy, aby diagnozowa

problemy, a

nast

pnie informowa

kierownictwo, aby mo

na było go z problemów

wyleczy

. Jeste

tam na po

ytek systemu, audytowanego i

kierownictwa.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 9 z 55

www.rakowiec.eu

JAKIE

KOMPETENCJE

POWINIEN

POSIADA

AUDYTOR WEWN

TRZNY?

Sama norma ISO 9001 nie mówi wprost, jakie minimalne wymagania

powinien spełnia

audytor.

To firma ustala:

- kto mo

e przeprowadzi

audyt

- jakim do

wiadczeniem i sta

em powinien si

charakteryzowa

Norma o audytorze mówi:

„Wybór audytorów i prowadzenie audytów powinny zapewnia

obiektywno

ść

i bezstronno

ść

procesu audytu. Audytorzy nie powinni

audytowa

własnej pracy.”

Bezstronno

ść

Nie mo

esz audytowac własnej pracy. To chyba oczywiste – nie byłby

wiarygodny. Nikt nie mo

e by

dzi

we własnej sprawie.

Ten problem dotyka przede wszystkim małe firmy, w których jest jeden

audytor – najcz

ęś

ciej pełnomocnik albo wła

ciciel. Nie ma rady:

KOMPETENCJE

AUDYTORA

BEZSTRONNY

OBIEKTYWNY

ZNA DOKUMENTY

ODNIESIENIA

WŁA

CIWE CECHY

OSOBOWO

CIOWE

UMIEJ

TNO

ŚĆ

STOSOWANIA TECHNIK

AUDYTOWANIA

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 10 z 55

www.rakowiec.eu

musisz wyszkoli

jeszcze jednego audytora spo

ród swoich ludzi albo

wynaj

ąć

kogo

z zewn

trz (np. umówi

z zaprzyja

nion

firm

Ty pójdziesz do nich, a ich audytor – do Ciebie).

Nie ma trzeciego wyj

cia

Jak dochowa

obiektywizmu i bezstronno

ci?

To ju

troch

trudniejsza sprawa, np. dobrze jest nie audytowa

pracy podległych stanowisk, za które masz odpowiedzialno

ść

. Ale w

praktyce - szczególnie (znowu) w mniejszych firmach – jest to

trudne do spełnienia. Pami

taj – nikt nie b

dzie miał pretensji,

audytowałe

podległe obszary, je

li zrobiłe

to rzetelnie i

uczciwie!

Znajomo

ść

dokumentów

Musisz zna

dokumenty odniesienia (co to jest - patrz ni

ej:

„Kryteria audytu”), w nawi

zaniu do których b

dziesz musiał

odpowiedzie

na pytanie: czy praca idzie zgodnie z wcze

niej

ustalonymi w kryteriach zało

eniami i czy jest to skuteczna?

Idealnie byłoby, gdyby

znał wymagania samej normy ISO 9001. No tak

– ale kto ma na to czas ….

Chocia

znajomo

ść

cało

ci wymaga

ISO 9001 pozwoli Ci jako

audytorowi w pełni wykorzysta

swoje zalety i pomo

e podpowiedzie

szefostwu mo

liwo

ci doskonalenia. A co lepiej

wiadczy o dobrym

audytorze jak trafne podpowiedzi jak udoskonali

prac

w firmie?

Szef nie omieszka przy najbli

szym awansie pomy

o tym rozs

dnym

audytorze, co podpowiada celne propozycje poprawy systemu ISO :-).

Bezwzgl

dne minimum to jednak znajomo

ść

dokumentów

(procedur, instrukcji, specyfikacji) na zgodno

ść

z którymi

dziesz audytowa

. Bo jak inaczej stwierdzisz, czy jest

wykonywane zgodnie z zało

eniami, prawda?

Czyli: musisz mie

dost

p do dokumentów i zapozna

nimi.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 11 z 55

www.rakowiec.eu

Cechy charakteru audytora

eby by

audytorem powiniene

odznacza

pewnymi cechami

charakteru: by

kontaktowym, cierpliwym acz stanowczym, jasno

formułowa

pytania, „czu

” ISO.

Spokojnie – to podstawowe cechy, które na pewno posiadasz, je

tylko nie jeste

zamkni

tym w sobie introwertykiem.

To pewne: nie ka

dy sprawdza si

jako audytor wewn

trzny – je

kto

jest nie

miały, nie potrafi jasno zadawa

pyta

albo

wytłumaczy

o co mu chodzi – powinien sprawdzi

w innych

obszarach, nie koniecznie jako audytor.

Najlepsze wyniki osi

ga si

stosuj

c sumienne i

usystematyzowane podej

cie do audytowania i przyjmuj

c styl

audytowania, który prowadzi do otwartej i przyjacielskiej

dyskusji na tematy merytoryczne. Otwarto

ść

, ale i

stanowczo

ść

oraz dociekliwo

ść

– to po

żą

dane cechy.

Audytowanie jest umiej

tno

, która przychodzi jednym osobom

łatwiej ni

innym, jednak

e prawie ka

dy mo

e sta

audytorem po

odpowiednim przeszkoleniu i osi

gni

ciu odpowiedniego do

wiadczenia

w tej pracy.

Tak jak wszyscy inni pracownicy wdra

cy systemy zarz

dzania

audytorzy powinni posiada

kompetencje w oparciu o stosowne

wykształcenie, wyszkolenie i do

wiadczenie. Kompetencje te nale

ocenia

podczas formalnej analizy potrzeb szkoleniowych. Organizacja

powinna ustanowi

formalne procedury, które b

okre

wymagania

dotycz

ce kompetencji jej audytorów (zarówno wiod

cych jak i

członków zespołu audytorów).

Wszyscy audytorzy mog

potrzebowa

dodatkowego szkolenia i

wiadczenia w zakresie audytowania, zanim uzna si

ich za

całkowicie kompetentnych. Jest tak, poniewa

audytowanie wymaga

specjalistycznej wiedzy w zakresie: norm na zgodno

ść

z którymi

system jest audytowany; prawodawstwa;

wiadomo

ci w zakresie dobrych

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 12 z 55

www.rakowiec.eu

i złych praktyk, a tak

e wiedzy w zakresie audytowanego procesu

działania.

Poza wiedz

techniczn

audytorzy musz

posiada

szereg osobistych

cech zapewniaj

cych,

e audyt b

dzie efektywny. Audytorzy powinni

dobrzy zarówno w zadawaniu pyta

jak i w wysłuchiwaniu

odpowiedzi na nie. Audytowanie to jak praca detektywa. Zasadnicze

znaczenie ma tu sumienne podej

cie i zdolno

ść

dostrzegania

rozbie

ci i problemów.

Audytorzy rzadko pracuj

w pojedynk

i tam gdzie jednemu brak

jakich

umiej

tno

ci, mo

na to nadrobi

korzystaj

c z innych

członków zespołu. Zespoły audytorów składaj

zwykle z audytora

wiod

cego i audytora pomocniczego. S

dobierane przez

Zarz

dzaj

cego programem audytów. Przy takim dobieraniu nale

bra

pod uwag

szereg aspektów.

Po pierwsze i najwa

niejsze:

audytorzy musz

kwalifikowani

zgodnie z własnymi procedurami firmy dotycz

cymi audytów.

Po drugie: wa

ne jest, aby audytorzy byli w rozs

dnych granicach

niezale

ni od audytowanego obszaru. Powód tego jest taki,

e du

trudniej jest by

obiektywnym, gdy audytuje si

własny obszar

pracy. Brak niezale

ci mo

e powodowa

e audytorzy w sposób

wiadomy lub nie

wiadomy b

zbyt łagodni lub zbyt ostrzy (aby to

zrekompensowa

). Mo

e to te

spowodowa

e audytor przegapi

problemy, które s

tak znajome,

e ju

po prostu dla niego

niezauwa

alne.

Kolejnym czynnikiem, którego nie nale

y pomija

, jest zdolno

ść

audytorów do rozumienia działa

w obszarze, który maj

audytowa

Audytor, powiedzmy, z działu ksi

gowego b

dzie z pewno

niezale

ny od wydziału produkcji, ale mo

e nie w pełni rozumie

szczegóły techniczne działa

tam prowadzonych.

Idealnie jest, gdy zespoły audytorów si

rotuje, aby unikn

ąć

sytuacji, gdy poszczególni audytorzy audytuj

zawsze te same

wydziały - patrz

c „

wie

ym okiem" mo

na odkry

nowe rzeczy!

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 13 z 55

www.rakowiec.eu

Czym jest audyt wewn

trzny?

Podaj

c za norm

terminologiczn

ISO 9000:

Audyt wewn

trzny to :

Systematyczny, niezale

ny i udokumentowany proces uzyskiwania

dowodu z audytu oraz jego obiektywnej oceny w celu okre

lenia

stopnia spełnienia kryteriów audytu

Co to oznacza? Spróbujmy przeło

to j

zyk „ludzki”:

Systematyczny

Audyty wewn

trzne nie maj

charakteru jednorazowej „akcji”. To cykl

powtarzaj

cych si

audytów co jaki

czas. Jak cz

sto? To zale

y od

samej firmy. Przyj

ło si

e nie rzadziej ni

raz w roku w ka

dym

ze zidentyfikowanych procesów (komórek organizacyjnych [np. działów]

albo stanowisk mo

e by

wiele w ka

dym z procesów).

Norma mówi równie

: audyty „nale

y zaplanowa

bior

c pod uwag

status i wa

ść

procesów oraz audytowanych obszarów, jak te

wyniki

AUDYT TO PROCES

udokumentowany

systematyczny

niezale

uzyskiwania

dowodu

w odniesieniu

do kryterium

audytu

i jego oceny

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 14 z 55

www.rakowiec.eu

wcze

niejszych audytów”. Oznacza to, nie mniej ni wi

cej tylko to,

e audyty w jednych miejscach albo procesach ( np. bardziej

istotnych; tam gdzie pojawia si

najwi

cej reklamacji; gdzie

szczególnie zale

y nam na poznaniu czy wszystko jest OK ) powinny

stsze (np. co kwartał), a w innych rzadsze.

Kto ustala cz

stotliwo

ść

audytów? Na to pytanie odpowiada

obowi

zkowa procedura audytów wewn

trznych, która – je

li masz

wdro

one ISO w swoim zakładzie – musi by

opracowana. Najcz

ęś

ciej

jest to Pełnomocnik ds. systemu – ale nie jest to reguł

szczególnie w du

ych, wielozakładowych firmach.

Niezale

To wyja

niliłem ju

ej. Oznacza to równie

e niezale

ni w

stosunku do audytowanej firmy, powinni by

równie

audytorzy z

jednostki certyfikuj

cej. Czyli nie mog

mie

np. tego samego

udziałowca lub by

zaanga

owani w doskonalenie systemu.

Udokumentowany

Nie masz wyboru – trzeba zrobi

pewne zapisy z planowania,

przygotowania i przeprowadzenia audytu. Jakie? O tym w dalszej

ęś

ci e-booka.

Uzyskiwanie dowodu z audytu

Musisz zebra

dowody, - czyli potwierdzenie w postaci np.

dokumentów, formularzy, rozmów, sposobów wykonywania czynno

ci, w

celu odpowiedzi na pytanie: czy działania przeprowadzone w

audytowanych obszarach s

przeprowadzane zgodnie z kryterium audytu.

Dowody musisz udokumentowa

(zapisa

). Zapiszesz je najpierw na

„brudno” podczas audytowania (pracujesz pod presj

czasu i nie

zawsze b

dziesz mógł zrobi

to pi

polszczyzn

od razu) i po

okre

lonym w procedurze audytów wewn

trznych czasie, przeka

esz na

„czysto” w Raporcie z audytu.

Kryterium audytu

To nic innego, jak dokument na zgodno

ść

z którym sprawdzasz, czy s

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 15 z 55

www.rakowiec.eu

realizowane czynno

ci w obszarze audytowanym. Oczywi

cie - ty jako

audytor oraz audytowany przed audytem uzgadniacie, co b

dzie

podstaw

do przeprowadzania audytu. Mo

e to by

np.: procedura,

instrukcja, umowa, opis procesu, plan pracy, regulamin itp.

Bezwzgl

dnie musisz zna

dokument, na zgodno

ść

z którym b

dziesz

audytował. Nie na pami

ęć

oczywi

cie, ale w taki sposób,

eby nie

zapoznawa

z nim podczas samego audytowania. Na to ju

nie

dziesz miał czasu. Czyli musisz si

z nim zapozna

przed audytem i

mie

pod r

podczas niego.

Obiektywna ocena

Tak jak w filmach o skorumpowanych prokuratorach i gliniarzach: te

same dowody jednemu starcz

eby naci

ąć

rzeczywisto

ść

i skaza

oskar

onego, a drugi oceni te same dowody jako niewystarczaj

ce do

posadzenia kogo

do celi. Ty masz oceni

tak, jak jest - nic nie

upi

ksza

, ale i nie wyolbrzymia

dziesz targany dwoma uczuciami: czy mówi

c potocznie „zamie

ść

pod

dywan” problem („bo to dział ulubionego kolegi, nie b

bru

dził”) czy „podkr

” (bo „ci z tego działu to zawsze wszystko

wiedz

lepiej, niech si

naucz

”).

Wybierz jednak t

trzeci

drog

: opisz, tak jak jest.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 16 z 55

www.rakowiec.eu

JAKIE S

CELE AUDYTU?

Cele audytu wewn

trznego s

trzy:

1. Potwierdzi

zgodno

ść

wykonywanych czynno

ci z

przyj

tymi kryteriami audytu.

Jako audytor, na podstawie zebranych dowodów musisz odpowiedzie

pytanie: „Czy to co zastałem podczas audytu jest wykonywane zgodnie

z przyj

tymi wcze

niej przez firm

zało

eniami?”. Po to zapoznałe

z dokumentami przez audytem (tzw. kryteriami audytu)

eby teraz

stwierdzi

, czy to co zapisano i zaplanowano jest realizowane.

Zasada jest prosta: je

li co

zapisano jak ma by

realizowane – Ty

musisz stwierdzi

, czy tak jest czy nie. I oczywi

cie to zapisa

2. Oceni

skuteczno

ść

tych działa

To,

e co

jest wykonywane zgodnie z zało

eniami, nie oznacza

jeszcze

e jest to skuteczne np. magazynier – tak jak mówi

procedura- odkłada dostarczone worki z cementem na plac, tylko

cement na placu zbryla si

, bo jest niezadaszony. Ale robi przecie

to zgodnie z procedur

! Nie zawsze, to co napisane, jest dobrze

napisane. Zrób wysiłek i zastanów si

, czy zamierzone efekty s

osi

gane – nawet je

li wszystko jest realizowane zgodnie z

procedur

CELE AUDYTU

POTWIERDZI

ZGODNO

ŚĆ

DZIAŁA

Z KRYTERIUM

AUDYTU

OCENI

SKUTECZNO

ŚĆ

AUDYTOWANYCH

DZIAŁA

POSZUKIWA

OBSZARY DO

DOSKONALENIA

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 17 z 55

www.rakowiec.eu

3. Poszukiwanie mo

liwo

ci do doskonalenia.

„Nowa miotła lepiej zamiata” – jako audytor masz mo

liwo

ść

spojrzenia na wiele rzeczy „

wie

ym” okiem i zobaczy

to, co ludziom

na co dzie

pracuj

cym w danym obszarze umyka i staje si

rutyn

Zaproponuj od siebie, jako audytora i obserwatora z zewn

trz -

liwo

ci poprawy metod pracy.

Dobr

metod

jest te

podpytanie osób audytowanych, czy nie maj

pomysłów na popraw

procedur czy usprawnienie działa

. B

dziesz

zaskoczony, jak cz

sto ludzie ch

tnie podpowiadaj

liwo

doskonalenia, gdy

na co dzie

nie maj

takiej mo

liwo

ci.

Jako audytor wewn

trzny pami

taj zawsze o tych celach!

Wszystko, co b

dziesz robił podczas audytów ma słu

tym

celom.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 18 z 55

www.rakowiec.eu

ETAPY AUDYTOWANIA

dy audyt wewn

trzny składa si

z pi

ciu

elaznych etapów.

Skuteczny audyt jest dokładnie zaplanowany, prawidłowo

przeprowadzony i pozostaje po nim rzeczowy raport. Wykryte podczas

audytu niezgodno

ci obj

te s

działaniami poaudytowymi.

ELAZNYCH ETAPÓW AUDYTU

WEWN

TRZNEGO

1. Stworzenie programu audytów

2. Planowanie audytu

3. Przeprowadzanie audytu

Sporz

dzanie raportu

Działania poaudytowe

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 19 z 55

www.rakowiec.eu

Odpowiedzialno

ść

za poszczególne etapy rozkłada si

nast

puj

co:

Etap

Odpowiedzialny

1. Stworzenie programu audytów

Zarz

dzaj

cy programem audytów

(zgodnie z procedur

audytów

wewn

trznych)

2. Planowanie audytu

Audytor wiod

3. Przeprowadzanie audytu

Audytor wiod

cy z zespołem

4. Sporz

dzanie raportu

Audytor wiod

5. Działania poaudytowe

Zgodnie z przyj

procedur

działa

koryguj

cych

Zanim omówimy poszczególne etapy, rzu

okiem na prosty algorytm na

nast

pnej stronie obrazuj

cy etapy audytowania, odpowiedzialno

ść

dy z nich i powstaj

ce z ich realizacji dokumenty.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania jako

Strona 20 z 55

www.rakowiec.eu

Przykładowy algorytm przeprowadzania auditów i odpowiedzialno

ci za poszczególne etapy:

Z a rz

d z a j

c y

p ro g ra -

m e m

a u d itó w

w e w n

trz n y c h

Z e s p ó ł

a u d ito -

ró w

Z a rz

d z a j

c y

p ro c e s ./

K ie ro -

w n ik

k .o .

S T A R T

O P R A C O W A N IE

P R O G R A M U

A U D . W E W N .

P R Z E D Ł O

E N IE

P L A N U K IE R .

J E D N . O R G .

P O W O Ł A N IE

Z E S P O Ł U

A U D IT O R Ó W

O P R A C O W A N IE

P L A N U

A U D IT U

O P R A C O W A N IE

K W E S T IO N A R .

A U D IT U

P O D P IS A N IE

P L A N U

A U D IT U

U Z G O D N IE N IE

P L A N U

A U D IT U

W Y K O N A N IE

A U D IT U

S P O R Z

D Z E N IE

K A R T

D Z IA Ł A

K O R .

P O D P IS A N IE

K A R T

D Z IA Ł A

K O R .

U S T A L E N IE

P R Z Y C Z Y N Y

N IE Z G O D N O

C I

S P O R Z

D Z E N IE

R A P O R T U

P R Z E K A Z A N IE

R A P O R T U

A N A L IZ A

R A P O R T U

S T O P

C z y p la n

p rz y j

to ?

T A K

N IE

C z y w y s ta w io n o

k a rty d z ia ła

k o ry g .?

N IE

W Y K O N A N IE

D Z IA Ł A

K O R Y G U J

C Y C H

P O D J

C IE

D Z IA Ł A

K O R E K C Y J N Y C H

O C E N A

S K U T E C Z N O

C I.

Z A T W IE R D Z E N IE

D Z IA Ł A

K O R .

P R Z E K A Z A N IE

R A P O R T U w g .

R O Z D Z IE L N IK A

C z y ra p o rt

m o

e b y

p rz y j

ty .?

N IE

T A K

P O W IA D O M IE N IE

A U D IT O W A N E G O

T A K

Za: A.Ol

dzki, materiały szkoleniowe kursu audytorów wewn

trznych

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 21 z 55

www.rakowiec.eu

Etap 1 - Stworzenie programu audytów

Stworzenie programu wymaga, aby Zarz

dzaj

cy programem audytów

zadecydował, które obszary b

ęś

ci systemu powinny by

audytowane, kiedy i przez kogo.

Kim jest „Zarz

dzaj

cy programem audytów”? To osoba wyznaczona w

obowi

zkowej procedurze audytów wewn

trznych i najcz

ęś

ciej jest nim

Pełnomocnik ds. Jako

ci (ale nie musi). Sprawd

w swojej procedurze,

kto planuje u Ciebie audyty.

Zarz

dzaj

cy programem audytów - to nie koniecznie jest audytor,

który b

dzie przeprowadzał audyt. Najcz

ęś

ciej wła

nie tak nie jest.

li jeste

„tylko” audytorem wewn

trznym, a nie Zarz

dzaj

cym

programem audytów – ten etap odbywa si

poza tob

. Ty powiniene

dosta

konkretne polecenie do przygotowania i wykonania ju

wcze

niej zaplanowanego w „Programie audytu” (Harmonogramie, Planie

rocznym itp. nazwa w zale

ci od tego co przewiduje procedura).

„Program audytów” to swoisty kalendarz wszystkich audytów w

całej firmie. Rozpiska, kiedy i jakie audyty planujemy w

poszczególnych obszarach.

Program audytów to zestaw wszystkich, pojedynczych audytów, które s

planowane do przeprowadzenia w firmie w jakim

okresie czasu

(najcz

ęś

ciej roku lub pół roku). Audyty przecie

ró

niły

tym, gdzie b

przeprowadzone, kiedy, co b

dzie ich kryterium

(dokumentem odniesienia), jak długo maj

trwa

Program musi obejmowa

wszystkie elementy systemu zarz

dzania, od

polityki jako

ci a

po ocen

kierownictwa i wdro

enie systemu we

wszystkich cz

ęś

ciach działalno

ci firmy. Ju

wiesz,

e nie oznacza to

e musz

przeprowadzone równo w ka

dym z obszarów. Tworz

„Program audytów” bierzesz pod uwag

ść

danego działania czy

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 22 z 55

www.rakowiec.eu

procesu i tam b

dziesz cz

ęś

ciej, dłu

ej ni

w procesach, które s

nieskomplikowane i nie nastr

czaj

problemów.

Okre

laj

c "kiedy" w programie audytu nale

y bra

pod uwag

rozplanowanie w czasie ró

nych działa

w firmie lub w obszarze.

Audyty powinny, je

li to mo

liwe, zbiega

w czasie z kluczowymi

działaniami. Nie zaplanujesz np. audytu na budowie w zimie lub audytu

na hali produkcyjnej w sezonie urlopowym, gdy jest postojowe i

produkcja nie jest prowadzona.

Tworz

cy „Program audytów” musi ju

na tym etapie mie

wizj

, kogo

le jako audytora do danego obszaru. Osoby audytuj

ce system musz

starannie wybrane. Dlatego przy tworzeniu programu audytów

powinno si

wybra

zespół audytorów w oparciu o:

umiej

tno

ci i kwalifikacje audytorów

wiedz

o procesie/działaniu

wiedz

o normie i systemie, który jest audytowany

wiedz

i do

wiadczenie dotycz

ce tematu, który si

audytuje

wiedz

w zakresie stosownego prawodawstwa iub innych wymaga

odnosz

cych si

do sterowania systemem (procesem lub

działaniem obj

tym audytem).

Nie wszyscy audytorzy posiadaj

te umiej

tno

ci, wi

c członków

zespołu audytorów powinno si

miesza

i dobiera

odpowiednio tak,

aby spełniali cele zwi

zane z zakresem audytu. W zespołach

audytorów mog

znajdowa

specjali

ci, aby obj

ąć

takie obszary

jak prawodawstwo, proces lub temat.

Pami

taj - zasady tworzenia programu audytów, odpowiednie wzory

formularzy masz opisane w swojej obowi

zkowej procedurze audytów

wewn

trznych. (Na ko

cu tego e-booka znajdziesz niespodziank

, je

nie masz własnej procedury audytów wewn

trznych).

Poni

ej pokazuj

przykładowy Program audytów wewn

trznych dla

hipotetycznej firmy „ABC”.

Zwró

uwag

- audyty nie s

zaplanowane „równo dla wszystkich”, ale z

uwzgl

dnieniem wa

ci procesów dla cało

ci systemu

- formularz ten pomaga te

monitorowa

pozostałe etapy audytów

wewn

trznych (zaznaczane po ich zrealizowaniu odpowiednio znaczkiem

„X” w poszczególnych komórkach).

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 23 z 55

www.rakowiec.eu

PR6F1, wersja 1.0

PROGRAM AUDYTÓW WEWN

TRZNYCH FIRMY „ABC” - na rok 2007

Miesi

c roku

audytu

Nazwa auditowanej komórki

i/lub proces

1/2007

Proces doskonalenia (w tym
odpowiedzialno

ść

kierownictwa

i pełnomocnik)

2/2007

P1Proces Marketingu i
Sprzeda

3/2007

P3 Proces zarz

dzania

zasobami

4/2007
5/2007

P2 Proces Produkcyjny

6/2007
7/2007

P4 Proces Zakupów

Legenda:

Data auditu
(nr tygodnia
roku)

Raport
przekazano wg
rozdzielnika

Działania
korygujące
podjęto

Działania
korygujące
zakończono

Opracował:

A.Nowak

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 24 z 55

www.rakowiec.eu

Etap 2 - Planowanie audytu

Po stworzeniu cało

ciowego „Programu audytów” pora przej

ść

rozpisania planu szczegółowego danego, jednostkowego audytu. Za

planowanie audytu i stworzenie „Planu audytu” odpowiada audytor

wiod

cy.

Audytor wiod

cy to osoba, która bierze cało

ciow

odpowiedzialno

ść

za planowanie, przeprowadzenie audytu i stworzenie „Raportu”. W

przypadku, gdy audyt przeprowadza wi

cej ni

jeden audytor, jest

zarz

dzaj

cym pozostałymi audytorami, jest „szefem” całego zespołu

audytorów. Najcz

ęś

ciej audytor wiod

cy w jednym audicie mo

e by

„zwykłym” audytorem w innym.

O tym,

e masz przyst

do planowania powinien ci

poinformowa

Zarz

dzaj

cy programem audytów. W wi

kszych, sformalizowanych

zakładach b

dzie to miało form

pisemn

, w innych mo

e by

polecenie ustne. W obu przypadkach musisz upewni

, jaki zakres

masz obj

ąć

audytem i ile czasu Zarz

dzaj

cy przeznaczył na Twój

audyt.

Planowanie ma zasadnicze znaczenie dla przeprowadzenia dobrego

audytu. Ma zapewni

eby:

- zespół audytorów był przygotowany

- a obszar audytowany gotowy do audytowania (osoby przygotowane do

odbycia rozmów, zapewniony dost

p do dowodów itp.)

Plan przeprowadzenia audytu powinno si

udost

pni

audytowanym wcze

niej. Zapewni to,

e odpowiednio si

przygotuj

do przyj

cia audytorów (sale spotka

, dost

pno

ść

kluczowego personelu i dokumentacji itp.) i b

na miejscu,

a nie np. w delegacji.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 25 z 55

www.rakowiec.eu

Tak – musisz uzgodni

stworzony przez ciebie Plan audytu z osobami,

które b

dziesz audytował. Pami

tasz,

e audyt to nie „łapanka” z

zaskoczenia, ale masz pewien wspólny cel z audytowanym.

Audytowany ma prawo zgłosi

zastrze

enia do Planu, które powiniene

uwzgl

dni

, np. zaproponowałe

termin audytu akurat w dzie

wysyłki

terminowego kontraktu i nie wymagaj,

eby wszyscy byli wtedy do

twojej dyspozycji. Uzgodnij termin, który b

dzie wam wszystkim

pasował.

Efektywne planowanie audytu obejmuje:

Zapoznanie si

z kryteriami audytu (procedurami,

instrukcjami, umowami itp. ) na zgodno

ść

z którymi b

dziesz

audytował.

Trudno przeprowadzi

audyt, je

li nie znasz dokumentów przed

pój

ciem do audytowanego!

Zapoznanie si

(gdy to konieczne np. w wi

kszych zakładach) z

rozmieszczeniem audytownych komórek, obszarów.

Nie jest to praktyczne, je

li znasz firm

na co dzie

i wiesz

co, gdzie si

znajduje. W przeciwnym razie mo

esz wykona

krótki rekonesans (tak „przy okazji”) aby zapozna

audytowanym obszarem, aby

nie czuł si

zaskoczony i

zabł

kany w trakcie samego audytu.

Zapoznanie si

z działaniami, wyrobami i/lub usługami

zwi

zanymi z audytowanym obszarem.

li b

dziesz wiedział, czego si

spodziewa

i czego

oczekiwa

, znacznie łatwiej przeprowadzisz audyt.

Okre

lenie, jakich potencjalnych dowodów mo

na si

spodziewa

w trakcie audytu i jakim potencjalnym kierunkiem pyta

chcesz

zaj

ąć

Wynikiem etapu planowania b

dzie harmonogram danego

audytu w formie „Planu audytu”, który b

dzie okre

•

Które cz

ęś

ci obszaru zostan

zbadane

•

Z kim i kiedy b

dzie si

rozmawia

•

Które procedury, dokumenty lub inne dowody b

zbadane

•

Ustalenia logistyczne, miejsca spotka

, przerwy itp.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 26 z 55

www.rakowiec.eu

Pami

taj, ka

dy „Plan audytu” b

dzie si

•

zaczynał Spotkaniem otwieraj

cym, na którym potwierdzicie

planowany przebieg audytu

•

czył Spotkaniem zamykaj

cym , na którym podsumujecie wyniki

przeprowadzonego wła

nie audytu

O szczegółach tych spotka

w dalszej cz

ęś

ci e-booka.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 27 z 55

www.rakowiec.eu

Poni

ej przedstawiam przykładowy „Plan audytu”.Pami

taj - zasady tworzenia „Planu audytów”, odpowiednie wzory

formularzy masz opisane w swojej obowi

zkowej procedurze audytów wewn

trznych.

PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NR 1/2007

Nazwa procesu:

Proces doskonalenia P1

Data auditu:

13.01.2007

Str 1/ 1

Lp.

Przedmiot i zakres auditu

Auditor

Auditowany

Godzina

rozpocz.

Czas

trwania

Adnotacje

Spotkanie otwieraj

ce (sala 4)

A.Kowalski

B. D

----

9.00

15 min.

Uczestnicz

wszyscy

odpowiedzialni za

poszczególne obszary

Odpowiedzialno

ść

kierownictwa (wg procedury Q2)

A.Kowalski

B. D

A.Nowak

9.15

60 min.

Audyty wewn

trzne (wg procedury Q4)

A.Kowalski

B. D

W.Myszka

10.15

45 min.

Działania koryguj

ce i zapobiegawcze (wg procedury

Q5)

A.Kowalski

B. D

W.Myszka

11.00

45 min.

Monitorowanie procesów oraz analizy procesowe

A.Kowalski

B. D

W.Myszka

11.45

45 min.

Badanie zadowolenia klienta (wg procedury Q3)

A.Kowalski

B. D

L.Gos

12.30

30 min.

Przegl

d zarz

dzania

A.Kowalski

B. D

W.Myszka

13.00

60 min.

Czas dla auditorów

A.Kowalski

B. D

----

14.00

15 min.

Spotkanie zamykaj

ce (sala 4)

A.Kowalski

B. D

----

14.15

Uczestnicz

wszyscy

odpowiedzialni za

poszczególne obszary

Auditor wiodący:
A.Kowalski,

04.01.2007

(Imię i nazwisko, data, podpis)

Audytowani:
A.Nowak -

05.01.2007

W.Myszka –

06.01.2007

(Imię i nazwisko, data, podpis)

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 28 z 55

www.rakowiec.eu

Lista pyta

audytowych

c do audytowanego obszaru musisz mie

wizj

, jakim „tropem”

chcesz pój

ść

, jakie zagadnienia chcesz zbada

, co zobaczy

, z kim

rozmawia

. Je

li zostawisz to na tzw. „jako

to b

dzie” i na

przypadkowo

ść

, nagle stwierdzisz,

e czas ko

czy

a ty tak

wła

ciwie to nic nie zbadałe

. Ta potencjalna droga, jak

chcesz

pod

ąż

nazywana jest „

cie

audytu”. Ma ci

ona doprowadzi

osi

gni

cia trzech celów ka

dego z audytów, które poznałe

wcze

niej. Pami

taj,

e b

dziesz pod ustawiczn

presj

upływaj

cego

czasu i musisz go dobrze wykorzysta

wiadczeni audytorzy mog

w stanie planowa

bez

przygotowywania szczegółowych list pyta

audytowych, czy zagadnie

które chc

sprawdzi

. W niektórych firmach ich sporz

dzanie mo

e by

wymogiem formalnym etapu planowania audytu, cho

sama norma ISO 9001

nie nakłada takiego obowi

zku.

Szczególnie przy wykonywaniu pierwszych audytów lub/i przy audytach

w obszarach w których nie czujesz si

najmocniej, gor

co zach

cam do

sporz

dzenia „Listy pyta

audytowych” . Oczywi

cie „List

” sporz

dza

przed samym audytem i jej nie musisz uzgadnia

z audytowanym. To

swego rodzaju „

ga” pozwalaj

ca ci sprawnie przeprowadzi

audyt.

Przy okazji jest to

wietne miejsce na sporz

dzanie notatek podczas

trwania samego audytu i zapisywanie dowodów z audytu.

Celem listy jest przypominanie audytorowi o informacji, któr

powinien uzyska

oraz jakie fakty powinien zweryfikowa

. B

one

podstaw

do przygotowania oficjalnego „Raportu z audytu”.

Nie obawiaj si

- „Lista” jest twoim brudnopisem: pisz, skre

laj,

poprawiaj do woli w trakcie audytu, tak aby

mógł wyci

ąć

sensowne

wnioski, przedstawione na czysto w „Raporcie z audytu” .

li przeprowadzasz audyt w zespole audytorów, to ka

dy audytor

przygotowuje „List

” dla swojego obszaru.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 29 z 55

www.rakowiec.eu

Zagro

enia zwi

zane z „List

pyta

audytowych”

Nie nale

y jej u

ywa

jako listy pyta

, które trzeba zada

osobie

audytowanej, a potem "odfajkowa

", gdy uzyska si

odpowied

. Nale

pami

e lista pyta

audytowych jest wył

cznie rodzajem

przewodnika i efektywny audyt nie polega wył

cznie na niej. Powodem

tego jest fakt,

adna lista pyta

audytowych nie potrafi

przewidzie

wszystkich potencjalnych

cie

ek audytu, jakimi audytor

e b

dzie musiał pod

ąż

Nie bój si

zadawa

pyta

innych ni

zaplanowałe

w przypadku

natkni

cia si

na jaki

problem. Nie zamartwiaj si

równie

e nie

zadałe

wszystkich pyta

, które chciałe

zada

. Audyt jest

przeprowadzany metod

próbkowania, a ty nie masz cz

sto mo

liwo

zbada

wszystkiego i rozmawia

z ka

dym.

Jedna z metod sporz

dzenia listy pyta

audytowych to wzi

cie normy,

procedury lub instrukcji, na zgodno

ść

z któr

dziesz prowadzi

audyt i przeredagowania zawartych tam stwierdze

na pytania, na

przykład:

„Specjalista ds. Marketingu prowadzi „Rejestr reklamacji”

zamienia si

„Kto i w jaki sposób przyjmuje reklamacje? Prosz

pokaza

odpowiednie zapisy”

W praktyce pytania b

przypomina

audytorowi o tym, jakiej

informacji ma szuka

. Na li

cie musi by

miejsce, gdzie audytor mo

zapisywa

uzyskane odpowiedzi, chocia

na równie

prowadzi

osobne notatki.

Praktycznym te

jest zapisywanie nie wprost potencjalnych pyta

, ale

zagadnie

i dokumentów, które chcemy zbada

(zawsze w odniesieniu do

kryteriów audytu) , np.

- zasady przygotowywania ofert dla klientów

- przyjmowanie zapyta

(Rejestr zapyta

)

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 30 z 55

www.rakowiec.eu

- dowody na przegl

d oferty przed wysłaniem

- Rejestr ofert

- przechowywanie ofert („segregator z ofertami”)

Czyli: czytamy kryterium audytu (procedura, instrukcja itp.) i

zapisujemy to z niej, co chcemy zbada

. Konkretne pytania b

dotyczyły tych zagadnie

Jak zadawa

pytania, aby były one skuteczne i prowadziły do

uzyskania potrzebnych informacji – o tym w e-booku w cz

ęś

„Technika audytowania”.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 31 z 55

www.rakowiec.eu

Przykład „Listy pyta

audytowych”

„LISTA PYTA

AUDYTOWYCH” AUDITU WEWN

TRZNEGO NR 1/2007

Nazwa procesu:

Proces doskonalenia P1

Data auditu : 13.01.2007

Przestrzeganie

Lp.

Elementy systemu jako

ci do zaopiniowania

Odno

nik

Tak

ęś

owo

Nie

Adnotacje, dowody, przykłady, osoby audytowane

Odpowiedzialno

ść

kierownictwa:

- „Raporty ze spotka

operatywnych”

- „Cele jako

ci” i ich monitorowanie

- zmiana w polityce jako

- komunikacja wewn

trzna (zarz

dzenia)

Proc. Q2

Audyty wewn

trzne:

- „Harmonogram roczny”
- „Plan audytu /wybra

przykład i zbada

- „Raport z audytu” , działania koryguj

- kompetencje audytorów (szkolenia)

Proc. Q4

Przegl

d zarz

dzania

- „Sprawozdanie na przegl

d”

- „Analizy procesów i wska

niki procesowe”

- zweryfikowa

dane wej

ciowe ze sprawozdania

- „Raport z przegl

du” i decyzje doskonal

ce na

kolejny okres”

Opis

procesu P1

Opracował auditor .B.D

Data: 10.01.2007

Podpis ....................

Zatwierdził auditor wiod

cy: A.Kowalski

Data: 11.01.2007

Podpis .........................

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 32 z 55

www.rakowiec.eu

Etap3 - Przeprowadzanie audytu

Nadchodzi ten dzie

, gdzie jako audytor przyst

pujesz do realizacji

sporz

dzonego i uzgodnionego „Planu audytu”. Oczywi

cie powiniene

zrealizowa

go zgodnie z zało

eniami, zaczynaj

c Spotkaniem

otwieraj

cym i ko

c Spotkaniem zamykaj

cym.

Spotkania

Przy ka

dym audicie powiniene

jako audytor wiod

cy zaplanowa

, co

najmniej dwa spotkania: otwieraj

ce i zamykaj

ce. Mo

esz zaplanowa

spotkania w trakcie audytu, ale s

one dosy

rzadkie i

przeprowadzane przy du

ych, skomplikowanych audytach i przy du

zespole audytorskim.

Spotkanie otwieraj

– to krótkie zebranie całego zespołu

audytorów oraz przedstawicieli audytowanych obszarów na rozpocz

cie

audytu. Spotkanie otwierajce prowadzi audytor wiod

cy. Je

li jeste

nim ty, to powiniene

przedstawi

audytowanym członków zespołu audytorów

potwierdzi

, czy wcze

niej ju

uzgodniony „Plan audytu” mo

zrealizowany, je

li zgłaszane s

małe uwagi mo

na dokona

lekkich korekcji (je

li wszyscy si

zgadzaj

). Potwierdzi

szczególnie godzin

i miejsce spotkania zamykaj

cego

potwierdzi

, jakie dokumenty b

podstaw

do audytowania

(kryteria audytu)

wyja

, jak

metodologi

przyjmiesz do pobierania próbek

(najcz

ęś

ciej próbkowanie, ale mo

e masz inny pomysł np. wg

danego kontraktu, dany miesi

c itp.)

wyja

e w przypadku ujawnienia niezgodno

ci b

wystawione „Karty działa

koryguj

cych”

potwierdzi

, czy dost

pny jest niezb

dny personel dla

przeprowadzenia audytu

potwierdzi

logistyk

- transport, czas posiłków i przerw,

potrzebne pomieszczenie, w którym zespół mo

e si

spotyka

zapyta

, czy s

jakie

pytania i w

tpliwo

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 33 z 55

www.rakowiec.eu

W małej firmie Spotkanie otwieraj

ce nie musi by

tak mocno

formalne. Jednak

e przed audytem musi doj

ść

do jakiej

wymiany

informacji mi

dzy audytorami i audytowanymi w celu uj

cia wy

wymienionych kwestii.

W niektórych przypadkach Spotkanie otwieraj

ce ograniczy

jedynie do potwierdzenia mo

liwo

ci przeprowadzenia

audytu zgodnie z „Planem...” i omówienia informacji

pozwalaj

cych sprawnie przeprowadzi

audyt. Trudno przecie

np. przedstawia

ludziom, z którymi co dziennie

pracujesz! Byłoby to sztuczne i nienaturalne. Zawsze zaufaj

swojemu zdrowemu rozs

dkowi.

Spotkanie zamykaj

Podobnie na koniec audytu odb

dzie si

spotkanie zamykaj

ce. Celem

spotkania zamykaj

cego jest podsumowanie wyników audytu i

zapewnienie,

eby audytor i audytowany uzgodnili tre

ść

raportu,

wł

cznie z potrzeb

podj

cia wszelkich działa

koryguj

cych.

Spotkanie to równie

prowadzi audytor wiod

cy i powinno ono

obejmowa

podzi

kowanie audytowanym za współprac

obja

nienie wyników audytu

pozytywn

informacj

zwrotn

na temat tych cz

ęś

ci systemu,

które działaj

dobrze

jasny i zwi

zły opis wszelkich obszarów, w których system nie

spełnia wymaga

przedstawienie okre

lonych niezgodno

wyznaczenie przedziału czasowego na działania koryguj

przedstawienie pisemnego raportu lub (to najcz

ęś

ciej) podanie

terminu, w jakim raport zostanie udost

pniony

Pami

taj,

eby zacz

ąć

omawianie wyników audytu od pozytywnych

elementów, które zaobserwowałe

, a dopiero pó

niej przyst

omawiania niezgodno

ci. Chirurg zanim zacznie operacj

podaje

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 34 z 55

www.rakowiec.eu

znieczulenie.

Te formalne spotkania zapewniaj

dobr

komunikacj

pomi

dzy

audytorami i audytowanymi w trakcie całego procesu oraz to,

wszystkie strony rozumiej

cel i wyniki audytu.

Zbieranie dowodów

Podstawowym celem audytu jest zebranie dowodów, aby (pami

tasz

jeszcze cele audytu?

☺

Potwierdzi

zgodno

ść

działa

z przyj

tymi wymaganiami normy,

dokumentacji i innymi, przyj

tymi przez organizacj

Oceni

skuteczno

ść

tych działa

Poszukiwa

obszarów do doskonalenia przyj

tego systemu

Audytorzy powinni opiera

swoje wnioski z audytu na obiektywnych

(a nie subiektywnych) dowodach.

Dowody

to potwierdzenie w postaci np. dokumentów, formularzy,

rozmów, sposobów wykonywania czynno

ci w celu odpowiedzi na

pytanie: czy działania przeprowadzone w audytowanych

obszarach s

przeprowadzane zgodnie z kryterium audytu .

Dowody musisz Udokumentowa

(zapisa

). Zapiszesz je najpierw na

„brudno” podczas audytowania np. na „Li

cie pyta

audytowych”

(pracujesz pod presj

czasu i nie zawsze b

dziesz mógł zrobi

polszczyzn

od razu) i po okre

lonym w procedurze audytów

wewn

trznych czasie, przeka

esz na „czysto” w „Raporcie z audytu”.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 35 z 55

www.rakowiec.eu

Istniej

cztery, ró

ne rodzaje dowodów, które wykazuj

na to, czy

system jest zgodny z planowanymi rozwi

zaniami:

Dowody fizyczne

Dowody w dokumentacji

Dowody ustne

Dowody poszlakowe

Dowody fizyczne - uzyskuje si

je w wyniku bezpo

redniej

obserwacji. Prawdopodobnie s

obiektywne i cz

sto uzasadniaj

wniosek bez potrzeby uzyskania dowodów pomocniczych. Na

przykład, zaobserwowanie,

e kartony nie s

etykietowane,

podczas gdy procedura (oraz dobra praktyka post

powania)

dyktuj

e powinny by

, jest wystarczaj

cym dowodem na to,

aby stwierdzi

niezgodno

ść

w trakcie audytu. Audytorzy musz

wyrobi

w sobie zwyczaj krytycznego przygl

dania si

wszystkim

rodzajom dowodów fizycznych i powinni rozszerzy

swój audyt,

aby zbada

tyle dowodów fizycznych, ile b

dzie mo

liwe.

Dowody w dokumentacji - uzyskuje si

je dokonuj

c przegl

procedur, zapisów i innych udokumentowanych cz

ęś

ci systemu

metod

próbkowania. Dowody w dokumentacji s

równie

wiarygodne (obiektywne) i mog

stanowi

wystarczaj

uzasadnienie stwierdzenia niezgodno

ci.

Wiele problemów w systemie wynika ze

le sformułowanych

procedur b

dokumentacji, która nie odzwierciedla

rzeczywi

cie prowadzonych działa

. Zapisy maluj

obraz

zgodno

ci z wymaganiami w przeszło

ci i audytorzy powinni

dokona

krytycznej oceny wszelkich, podanych danych, aby

stwierdzi

, czy ujawniaj

jaki

wzorzec wyst

powania

niezgodno

ci. Takie wzorce niezgodno

ci mog

ujawni

permanentne problemy, które s

dowodem na istnienie powa

nych

bł

dów le

żą

cych u podstaw systemu.

Dowody ustne - uzyskuje si

je w rozmowach prowadzonych z

personelem na wszystkich szczeblach, w obr

bie audytowanego

obszaru. S

one mniej wiarygodne ni

dowody fizyczne lub

znajduj

ce si

w dokumentacji. Ludzie mog

mówi

to, co

uwa

e audytor chce od nich usłysze

, ale w

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 36 z 55

www.rakowiec.eu

rzeczywisto

ci mog

nie uwa

tak, jak wydaj

mówi

eli audytowany jest zdenerwowany, to mo

e si

pogubi

Bardzo wa

ne jest, aby traktowa

tego rodzaju informacje

ostro

nie i potwierdza

wszelkie rezultaty dowodami z

dokumentacji lub fizycznymi, lub te

uzyskuj

c dalsze, ustne

dowody z innego

ródła. Rozmowy dostarczaj

wielu informacji

i audytor musi wypracowa

sobie techniki prowadzenia rozmów,

które uwzgl

dniaj

takie pułapki.

Dowody poszlakowe - dowody poszlakowe s

mocno

przekonywuj

ce, ale nie stanowi

pełnego potwierdzenia. Tym

mianem mo

na okre

wszystko, co audytor napotka, a co mo

sugerowa

e okre

lony problem wyst

puje, ale wymaga

dalszego badania, aby stwierdzi

rzeczywist

przyczyn

Aby zbiera

te rodzaje dowodów audytor musi stosowa

ró

ne techniki

obejmuj

ce:

rozmowy

bezpo

redni

kontrol

- działa

iub obszarów

przegl

d dokumentacji i danych

cie

ki audytu

Aby zbiera

i sprawdza

dowody w sposób efektywny audytorzy powinni

pod

ąż

cie

kami audytu. Zbieranie dowodów równie

wymaga, aby

trzyma

cie

ki audytu.

Pod

ąż

cie

audytu audytorzy mog

identyfikowa

podstawowe

przyczyny problemów. Pojedynczy dowód mo

e ujawni

szereg

problemów, z których ka

dy jest zwi

zany z inn

cie

i z których

dy mo

e stanowi

niezgodno

ść

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 37 z 55

www.rakowiec.eu

Na przykład, je

eli audytor zaobserwuje,

e operator nie przestrzega

procedury, to mo

e on pod

ąż

kilkoma, potencjalnymi

cie

kami

audytu, aby wykry

podstawow

przyczyn

Audytor mo

e przyjrze

szkoleniom - czy potrzeby szkoleniowe operatora zostały

okre

lone? Czy szkolenie było efektywne, czy operator brał

udział w kursie?

dokumentacji - czy procedura, której ma przestrzega

operator,

jest jasna, czy została uaktualniona, aby odzwierciedli

bie

żą

ce wymagania?

fizycznym sposobom nadzoru - czy dostarczony sprz

t pozwala

operatorowi wykonywa

zadania, czy wyst

puj

sprzeczne

rozwi

zania lub ograniczenia czasowe itd.?

kompetencjom - czy operator jest kompetentny lub posiada

fizyczne zdolno

ci do wykonywania zadania?

Jakakolwiek z tych

cie

ek mo

e odsłoni

przyczyn

(lub przyczyny)

podstawow

problemu. I odwrotnie, je

li na

adnej z tych

cie

audytor nie zidentyfikuje

żą

dnego problemu, to mo

e doj

ść

wniosku,

e operator po prostu miał gorszy dzie

, a w systemie nie

żą

dnej niezgodno

ci.

Audytorzy powinni prowadzi

szczegółowe notatki dotycz

cie

audytu. Pomaga im to ponownie prze

ledzi

audyt i uzyska

pewno

ść

e dowody s

oparte na faktach i obiektywne.

wietnym miejscem do

zapisywania jest wcze

niej ju

przygotowana „Lista pyta

audytowych”, wykorzystaj j

do notowania!

Notatki dotycz

cie

ki audytu powinny zawiera

odno

ne numery dokumentów, które zostały przegl

dni

obserwacje

z kim przeprowadzono rozmow

odpowiedzi na kluczowe pytania

uwagi dotycz

ce wszelkich elementów, które nale

y sprawdzi

pó

niej, w trakcie audytu

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 38 z 55

www.rakowiec.eu

Zapisuj typowe przykłady i dwa-trzy dowody z jednej grupy wystarcz

Nie ma potrzeby zapisywania wszystkich przykładów, które s

zgodne i w

których nie ma problemu. Je

li sprawdziłe

np. 6 ofert i s

one

sporz

dzone zgodne z przyj

tymi zało

eniami, to wystarczy zapisa

dwa-

trzy numery.

Na pewno musisz zapisa

wszystkie przykłady, gdy stwierdzisz jak

ąś

niezgodno

ść

. Nie mo

esz obok tego przej

ść

oboj

tnie. Po za tym, musisz

je zapisa

, aby wystawi

„Kart

działa

koryguj

cych” i aby w razie

obiekcji móc si

obroni

, „przygwa

c” oponenta konkretnym

dowodem.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 39 z 55

www.rakowiec.eu

Etap 4 -

Sporz

dzanie

„Raportu z audytu”

Formalne „Raporty z audytu” stanowi

podstawowy element audytu,

jedyny wymagany przez norm

ISO 9001 zapis z audytów. Ich

kompletno

ść

i rzetelno

ść

maj

krytyczne znaczenie dla ko

cowego

wyniku audytu oraz utrzymania wła

ciwych i rzetelnych zapisów.

Stosowane sposoby sporz

dzania raportów s

ró

ne w ró

nych firmach,

ale niezale

nie od stosowanego sposobu maj

zasadnicze znaczenie w

zapewnieniu,

eby zebrana informacja była:

oparta na faktach,

łatwa do zrozumienia,

uzgodniona przez strony i dokładnie okre

lała wszelkie

działania poaudytowe, jakie mog

wymagane.

Najlepiej (teoretycznie) jest, je

li to mo

liwe, aby zawsze

sporz

dza

raport w trakcie audytu, a nie zostawia

to na pó

niej.

Ale w praktyce jest to sytuacja rzadko spotykana i procedura audytu

wewn

trznego daje Ci jaki

czas na sporz

dzenie Raportu np. 7 dni.

„Raport z audytu” powinien by

obiektywny i oparty na faktach.

Powinien on zawiera

wyniki audytu lub jego podsumowanie z

odniesieniem si

do dowodów. Sk

d we

miesz te dowody? Oczywi

cie z

notatek, które zrobiłe

podczas zbierania dowodów, robionych na

„Li

cie pyta

audytowych”.

Zgodnie z wymaganiami własnej procedury i uzgodnieniami pomi

dzy

audytorem wiod

cym i audytowanymi „Raport z audytu” mo

e równie

zawiera

nazw

audytowanej firmy;

uzgodnione kryteria, wł

cznie z zestawieniem dokumentów, w

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 40 z 55

www.rakowiec.eu

oparciu o które przeprowadza si

audyt;

okres obj

ty audytem oraz termin, w jakim audyt był

przeprowadzony;

nazwiska audytowanych, którzy uczestniczyli w audicie;

nazwiska członków zespołu audytorów;

podsumowanie procesu audytu, wł

cznie z wszelkimi, napotkanymi

przeszkodami;

wnioski z audytu, takie jak: to,

e system spełnia lub nie

stosowne kryteria,

wszelkie wykryte niezgodno

propozycje doskonalenia zgłoszone przez audytowanych i przez

zespół auditorów.

Dobry „Raport z audytu” b

dzie te

jasno okre

, które

ęś

ci systemu s

zgodne z wymaganiami, a które działaj

szczególnie dobrze. Pomo

e to audytowanemu skutecznie

wprowadza

udoskonalenia w systemie i budowa

dalej w

oparciu o te cz

ęś

ci, które s

bardzo dobre. Bardzo niewielu

audytorów umieszcza w raporcie pozytywne elementy, a

przecie

mog

one by

tak samo skuteczne przy wprowadzaniu

udoskonale

systemu, jak raporty niezgodno

ci.

Przykładowy „Raport z audytu” znajduje si

na ko

cu tego e-booka.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 41 z 55

www.rakowiec.eu

Etap 5 - Działania poaudytowe

W przypadku audytów wewn

trznych, rola audytora wiod

cego ko

czy si

z chwil

sporz

dzenia i przekazania „Raportu z audytu” do

Zarz

dzaj

cego programem.

O niezgodno

ciach wykrytych podczas audytu poinformowałe

zainteresowanych podczas Spotkania zamykaj

cego i –oczywi

cie–

opisałe

to te

w „Raporcie z audytu”.

Nie jest rol

audytora nadzorowa

lub tym bardziej ustala

sposoby,

jak niezgodno

ść

usuwa

. To nale

y do obowi

zków osoby przyjmuj

cej

niezgodno

ść

, u której j

wykryto. Z drugiej strony, ty jako audytor

jeste

sto z innego obszaru firmy, ni

ten, w którym wykryto

niezgodno

ść

. Mo

e w ogóle jeste

spoza firmy i nie masz mo

liwo

wróci

do audytowanego obszaru po audicie.

To osoba, która przyjmuje niezgodno

ść

dzie miała dost

p do

informacji, które pozwol

ustali

przyczyny niezgodno

ci i to, jak

zapobiec w przyszło

ci wyst

pieniu tej samej niezgodno

ci.

Zasady rozwi

zywania niezgodno

ci okre

la jedna z obowi

zkowych

procedur ISO 9001 – procedura działa

koryguj

cych. Je

li masz

jakiekolwiek w

tpliwo

ci, to si

gnij do niej.

Audyt jest zako

czony, gdy zostan

zamkni

te wszystkie „Karty

działa

koryguj

cych”.

Ale za to ju

nie odpowiada audytor wiod

cy w audicie wewn

trznym.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 42 z 55

www.rakowiec.eu

TECHNIKI AUDYTOWANIA

Audytowanie wymaga stosowania szeregu ró

nych technik, których mo

nauczy

. Jednak

e najlepszym sposobem uczenia si

jest

korzystanie z do

wiadczenia, a nie nauka w klasie.

Z ka

dym kolejnym audytem, który przeprowadzisz, b

dziesz nabywał

pewno

ci i wprawy w jego przeprowadzaniu. Audytorzy powinni próbowa

ró

nych technik i dowiadywa

o swoich własnych mocnych stronach

i słabo

ciach. Trzeba stara

poprawia

swe wyniki opieraj

c si

na poni

szych działaniach.

Techniki wykorzystywane w audytowaniu obejmuj

prowadzenie rozmów

obserwacj

przegl

d dokumentacji

Niezale

nie od u

ywanych technik audytorzy powinni zapewni

eby

audyt był gruntowny. Audytorzy powinni dogł

bnie bada

wszystkie

ęś

ci systemu. Podczas przegl

du dokumentacji powinni bada

wszystkie jej poziomy pocz

wszy od ksi

gi przez procedury, a na

zapisach sko

czywszy.

Rozmowy

Powiedzieli

my ju

sobie,

e audytu nie powinno si

postrzega

jako

restrykcyjnego działania polegaj

cego na wykrywaniu bł

dów. Nale

y do

niego podchodzi

z pozytywnym nastawieniem. Audytor musi w zwi

zku z

tym przyj

ąć

przyjazn

, pomocn

i konstruktywn

postaw

. Zanim

przyst

pi do audytowania musi stara

sprawi

, aby audytowany nie

był spi

ty. Najlepiej osi

ąć

to wyja

niaj

c audytowanemu

szczegółowo cel audytu oraz co ma si

nadziej

w wyniku niego

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 43 z 55

www.rakowiec.eu

uzyska

Trudno jest oczywi

cie wyja

audytowanemu,

e nie jest on

egzaminowany ani krytykowany. W ko

cu wynikiem audytu mog

niezgodno

ci. Mog

wygl

one jak krytyka audytowanego, je

li si

je napisze w sposób nielicz

cy si

z nikim. Ale na pewno mo

esz

prowadzi

rozmow

w atmosferze wykluczaj

cej twoj

szo

ść

nad

audytowanym.

Audyt powinno si

przeprowadza

tak, jak si

prowadzi rozmow

, a nie

przesłuchanie, czy te

wiczenie typu: pytanie - odpowied

. Je

li to

liwe, pytania odnosz

ce si

do systemu i odpowiednich procedur

powinno si

wple

ść

w ogóln

rozmow

. Je

li uda si

to osi

ąć

audytowany nie b

dzie si

czu

zagro

ony i równie

dzie

odpowiada

w sposób otwarty i rozmowny. Audytor musi pami

sposobie, w jaki buduje pytania, aby odpowiedzi nie brzmiały "tak"

lub "nie", ale miały raczej form

wyja

nie

. Innymi słowy pytania

powinny by

tzw. otwarte, a nie zamkni

te. Pytania nie powinny

naprowadza

audytowanego na konkretn

odpowied

lub zało

enie, jaka

ma by

odpowied

Załó

my,

e próbujemy dowiedzie

. czy konkretny dokument jest

zawsze podpisywany przez audytowanego lub członka jego personelu.

Mogliby

my zada

pytanie tak: "Podpisuje pan ten dokument zawsze,

prawda?". A odpowied

na nie b

dzie nieodmiennie brzmie

"Tak".

Z drugiej strony mo

na powiedzie

"Procedura mówi,

e ten dokument

powinien by

podpisany za ka

dym razem. Czy to jest praktyczne, czy

takie okazje,

e uwa

a pan, i

podpisywanie dokumentu nie

jest konieczne?"

To podej

cie automatycznie wprowadza nas do dyskusji dotycz

cej

dokumentu. Mo

e ona doprowadzi

do zmiany procedury usuwaj

potrzeb

podpisywania dokumentu lub potwierdzenie przez

audytowanego,

e powinien on by

podpisywany za ka

dym razem.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 44 z 55

www.rakowiec.eu

Nale

y zawsze pami

o "siedmiu przyjaciołach" audytora.

Zaczynaj od nich pytania, aby sprowokowa

szersz

wypowied

. Od słów tych zaczynaj

tzw. pytania

„otwarte”:

JAK?

DLACZEGO?

GDZIE?

KIEDY?

KTO?

CO?

CZY MO

E Ml PAN/PANI POKAZA

Wł

czenie tych pyta

sprowokuje udzielanie szczegółowych odpowiedzi,

co jest konieczne, aby stwierdzi

wyst

powanie zgodno

ci b

niezgodno

ci.

eli audytor jest nastawiony pozytywnie i postrzegany jako osoba

nios

ca pomoc, a audytowany nie jest spi

ty, audytor mo

e nawet

zapyta

, czy w tej cz

ęś

ci systemu wyst

puj

jakie

problemy. To

podej

cie mo

e zadziała

, ale nie zawsze oczekuj,

e audytowany si

otworzy przed Tob

Podej

cie stosowane przez audytora przy zadawaniu pyta

podczas

audytu musi by

zró

nicowane, w zale

ci od konkretnej postawy lub

filozofii, jak

przyjmuje audytowany. Niektórzy audytowani b

pomocni i nastawieni pozytywnie, i z tymi łatwo mo

na sobie poradzi

to ludzie, którzy rozumiej

, na czym polega system i zdaj

sobie

spraw

z tego,

e jest to dla dobra firmy, a w konsekwencji i dla ich

dobra. Z drugiej strony audytor zetknie si

z osobami, które nie

wierz

w system, uwa

go za strat

czasu, a w rezultacie s

i audyt jest strat

czasu. Osoby te wymagaj

od audytora wykazania

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 45 z 55

www.rakowiec.eu

sporymi umiej

tno

ciami, aby do nich dotrze

. Zdarzaj

ludzie otwarcie sabotuj

cy audit – có

, naprawd

rzadko, ale zawsze.

W takim przypadku nie walcz, nie przepychaj si

, nie konfliktuj – po

prostu sucho i bez emocji opisz to w „Raporcie z audytu”.

Audytowani b

dostarcza

zarówno istotne jak i nieistotne

informacje. Audytorzy musz

umie

je rozró

nia

i sprowadza

audytowanego z powrotem do tematu, od którego odszedł. Czasem

konieczne jest ponowienie pytania, je

li nie uzyskało si

na nie

odpowiedzi - nale

y by

wytrwałym i nigdy nie traci

cierpliwo

ci.

Pomocne mo

e by

przeredagowanie pytania lub zadanie go pó

niej komu

innemu.

Nale

y unika

wci

gania w dyskusje, które wykraczaj

poza zakres

audytu i mog

powodowa

strat

cennego czasu, chocia

takie dyskusje

mog

yteczn

technik

rozładowywania napi

cia u audytowanego.

Konieczne tu jest zastosowanie wywa

onego podej

cia. Na pocz

tku

dzie o to trudno, szczególnie gdy audytujemy dobrego znajomego lub

koleg

Na koniec rozmowy lub za ka

dy razem, gdy dojdzie si

do ostatecznych

wniosków, nale

y podsumowa

swoje wnioski audytowanemu. Pozwala to

sprawdzi

, czy obie strony si

zgadzaja i czy si

zrozumiały. Nale

wyja

swoje wnioski jasno i prosto. Najlepszym sposobem na

unikni

cie konfliktu z audytowanym jest mie

pewno

ść

co do

wyci

gni

tych przez siebie wniosków. Tu bardzo pomocne oka

żą

zapisane dowody – nie spotkałem si

jeszcze,

eby kto

na oczywiste

„białe” mówił „czarne”. Je

li s

jednoznaczne dowody – to zazwyczaj

nie ma niepotrzebnych dyskusji i niezrozumienia.

li jednak powstanie konflikt, nale

y sprawdzi

swoje

dowody - zachowa

spokój i zachowywa

uprzejmie. Nie

nale

y ba

ponownej oceny dowodów - audytorzy s

sto

zbyt gorliwi i dostrzegaj

problemy tam, gdzie ich tak

naprawd

nie ma!

Z do

wiadczenia wiem,

e je

li zaczyna si

dyskusja podwa

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 46 z 55

www.rakowiec.eu

wyniki audytu, to prawie zawsze jest wina audytora i nie do

ść

mocnego

potwierdzenia swojego stanowiska w zebranych dowodach.

Na koniec, poniewa

dowody ustne czasami s

mylne, audytorzy powinni

szuka

dowodów potwierdzaj

cych, takich jak pochodz

ce z innych

rozmów, a jeszcze lepiej pochodz

ce z bezpo

redniej obserwacji,

dokumentacji i zapisów.

Podsumowuj

c, audytor powinien stara

w trakcie prowadzenia

rozmowy pami

, aby:

Wyja

cel audytu

Sprawi

, aby audytowany nie był spi

Stara

nie zadawa

pyta

zamkni

tych [takich, które

zaczynaj

od „czy”]

Stara

nie zadawa

pyta

naprowadzaj

cych

Zachowywa

w sposób przyjazny

dyplomatycznym

Kontrolowa

rozmow

Podsumowa

swoje wnioski i upewni

e audytowany rozumie

i zgadza si

z poczynionymi przez audytora obserwacjami.

Wszystko zale

y od przyj

cia odpowiedniego podej

cia do audytu.

ne jest, aby rozpatrywa

sprawy szczegółowo i rozpracowywa

tak, aby osi

ąć

jak najlepsze rezultaty. Audytor nie mo

spodziewa

e b

dzie od razu idealny, ale b

dzie coraz lepszy w

miar

nabywania praktyki.

Przegl

d dokumentacji

Przegl

d dokumentacji obejmuje – co oczywiste – kryteria auditu

(dokumenty odniesienia na zgodno

ść

z którymi audytujemy). Idealnie

byłoby te

nawi

do innych dokumentów gdy to mo

liwe (np. Ksi

Jako

ci, procedury zwi

zane).

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 47 z 55

www.rakowiec.eu

Jasnym jest,

e audytorzy nie maj

czasu na ogl

danie ka

dej kartki

papieru, czy ka

dego pliku w komputerze. Jednak

e powinni przygl

reprezentatywnym próbkom. Audytor musi kontrolowa

proces

próbkowania. Nie powinien pozostawia

audytowanemu swobody w wyborze

zapisów do oceny, lecz sam decydowa

które dokumenty b

dzie badał.

Audytorzy powinni sprawdza

nie tylko zawarto

ść

dokumentów i

zapisów, ale i sposób, w jaki s

one nadzorowane. Czy wła

ciwe

dokumenty s

dost

pne we wła

ciwych miejscach? Czy s

one aktualne?

Udokumentowane procedury powinny by

dokładne i proste do

wypełnienia, a wszystkie zapisy powinny by

łatwe do lokalizacji i

łatwo dost

pne. Audytorzy powinni bada

zapisy w celu

stwierdzenia, czy system funkcjonował prawidłowo w przeszło

ci.

Powinni szuka

powtarzaj

cego si

wyst

powania niezgodno

ci.

Obserwacja

Nasza obserwacja w trakcie audytu przyczyni si

do zbierania dowodów

fizycznych.

Audytorom nigdy nie wolno zaprzesta

szukania dowodów. Powinni

ywa

wszystkich swoich zmysłów, aby stwierdzi

, czy system jest

wdra

any prawidłowo. Oczywi

cie dowody wizualne s

, wa

ne, ale w

przypadku niektórych typów audytów, zwłaszcza BHP i

rodowiska,

inne zmysły, takie jak w

ch i słuch mog

ujawni

istotne problemy

systemu, takie jak nie spełnianie norm dotycz

cych jako

powietrza czy ochrony słuchu.

Audytorzy powinni uczy

obserwowa

, gdy czym

zarz

dza si

nieprawidłowo. Wymaga to do

wiadczenia, ale z czasem wi

kszo

ść

audytorów potrafi zbiera

zupełnie wystarczaj

ce ilo

ci informacji

na podstawie obserwacji nawet podczas szybkiego obchodu audytowanego

miejsca.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 48 z 55

www.rakowiec.eu

Zamiast zako

czenia

Mam nadziej

e spodobał Ci si

ten poradnik o zasadach planowania i

przeprowadzania audytów wewn

trznych systemu ISO 9001.

No tak, ale od samego czytania nie nabiera si

umiej

tno

ci – teraz

musisz zmobilizowa

, aby wypróbowa

zasady, które przed chwil

poznałe

. Jest na to tylko jeden sposób – musisz audytowa

, audytowa

i jeszcze raz audytowa

...

Z własnego do

wiadczenia wiem,

e jako takiej pewno

ci przy

audytowaniu nabiera si

po ok. 10-12 samodzielnie przeprowadzonych

audytach. A wi

c wszystko przed Tob

i nie poddawaj si

, a zobaczysz

e z audytu na audyt b

dziesz czuł si

bardziej kompetentny.

Czego Ci z całego serca

ycz

P.s.

Pami

taj,

e procedura audytów wewn

trznych jest jedn

z 6

obowi

zkowych procedur systemu ISO 9001. Je

li masz ten system u

siebie – stosuj si

do jej zapisów. Je

li uwa

asz,

e wymaga zmian,

zgło

tak

potrzeb

do osoby, która zajmuje si

zmianami w

dokumentacji w Twojej firmie.

P.s.s.

Na koniec (w nagrod

e dotarłe

do tego miejsca) dostajesz ode

mnie przykład procedury audytów wewn

trznych. Nie jest to wzorzec – to

jest tylko jedna z mo

liwo

ci, która niekoniecznie musi si

sprawdza

we wszystkich firmach. Mam nadziej

e w Twojej si

sprawdzi…

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 49 z 55

www.rakowiec.eu

Przykład procedury audytów wewn

trznych.

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

edycja:

1.0

data edycji:

31.05.2006

Firma „ABC”

Nazwa procedury

Audyty wewnętrzne

Nr dokumentu:

PR6

Niniejszy dokument jest własno

„Graso” – do u

ytku wewn

trznego, podlega nadzorowi

Opracował

Zatwierdził

Egz. nr

A.Nowak

W.Kowalski

NAZWA PROCEDURY

Audyty wewnętrzne

Cel procedury

Celem procedury jest potwierdzenie zgodności, ocena skuteczności i zidentyfikowanie
obszarów do doskonalenia w funkcjonującym SZJ poprzez realizację audytów wewnętrznych.

Obszar stosowania

Procedura ma zastosowanie we wszystkich procesach i komórkach
organizacyjnych „ABC”.

Definicje i skróty

Symbole komórek organizacyjnych – zgodnie z przyjętym schematem
organizacyjnym „ABC”

SZJ – system zarządzania jakością zgodny z ISO 9001

AW – audytor wiodący

Zasady postępowania

l.p.

Opis

odpowie

dzialny

5.1

Uruchomienie audytu wewnętrznego

5.1.1 Podstawą uruchomienia audytu jest „Program audytów wewnętrznych” PR6F1.

5.1.2 Program sporządzany jest przez PŁ w terminie do końca grudnia każdego roku i

obejmuje następny rok kalendarzowy. Plan przechowuje PŁ.

PŁ

5.1.3 Uruchomienia audytu następuje min. 10 dni przed planowanym terminem audytu.

W tym celu PŁ informuje audytora/ów o planowanym audycie, jego zakresie oraz
czasie trwania. PŁ może podjąć decyzję, że audyt zostanie przeprowadzony przez
audytora z zewnątrz firmy.

PŁ

5.2

Przygotowanie audytu

5.2.1 AW opracowuje projekt „Planu audytu” PR6F2 i przedkłada odpowiedzialnemu za

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 50 z 55

www.rakowiec.eu

l.p.

Opis

odpowie

dzialny

audytowany obszar/ proces celem jego uzgodnienia. Plan audytu odnosi się do
podanych przez PŁ: zakresu tematycznego audytu, zadanego czasu audytu oraz
ilości audytorów powołanych do przeprowadzenia audytu.

5.2.2 W przypadku uzasadnionych uwag audytowanego, AW wnosi do planu audytu

odpowiednie zmiany.

5.2.3 Oryginał „Planu audytu” AW przekazuje do PŁ wraz z raportem z audytu (po jego

przeprowadzeniu). Kopię, nie później niż na 5 dni przed terminem audytu,
otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar/ proces.

5.2.4 Wszystkie dokumenty wystawione w związku z audytem otrzymują numer podany

na „Programie audytów wewnętrznych” na dany rok.

5.3

Przeprowadzenie audytu

PŁ

5.3.1 Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz

wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu otwierającym.

5.3.2 Zespół audytorów przeprowadza metodyczne badanie funkcjonowania systemu

zarządzania jakością w audytowanej komórce organizacyjnej lub badanie
funkcjonowania procesu, zgodnie przyjętym „Planem audytu”.

5.3.3 Audytorzy odnotowują spostrzeżenia oraz dowody materialne dla ich

udokumentowania.

5.3.4 Po zakończeniu badania zespół audytorów omawia zapisane spostrzeżenia. AW

decyduje, które z nich zostaną zakwalifikowane jako niezgodności i wystawia

„Kartę Działań Korygujących” F1PR4

dla każdej niezgodności oddzielnie.

Niezgodności otrzymują kolejne numery 1, 2, 3, .... łamane przez nr audytu.

5.3.5 Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz

wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu zamykającym, na którym AW
przedstawia pozytywne spostrzeżenia oraz niezgodności ujawnione w czasie
audytu.

5.3.6 Odpowiedzialny za audytowany obszar podpisem na

”Karcie Działań

Korygujących” F1PR4

potwierdza zrozumienie istoty ujawnionych niezgodności.

Oryginały kart działań korygujących audytor wiodący przekazuje
odpowiedzialnemu za audytowany obszar, dla siebie sporządza kopie.

5.4

Raport z audytu

5.4.1

„Raport z audytu” F3PR6

sporządza audytor wiodący nie później niż 7 dni po

zakończeniu audytu. Raport otrzymują:

•

PŁ - oryginał z załączonymi do niego kopiami

”Kart Działań

Korygujących” F1PR4

„Planem audytu wewnętrznego” F2PR6.

PŁ przeprowadza analizę raportu, który stanowi przesłankę do
doskonalenia systemu.

•

Lider audytowanego procesu/ kierownik audytowanej komórki bez
załączników (odpowiednio)

Podejmują oni działania korygujące w stosunku do ujawnionych
niezgodności.

5.5

Działania korygujące

5.5.1 Niezgodności ujawnione w czasie audytu wewnętrznego są podstawą do podjęcia

działań korygujących zgodnie z procedurą PR7 „Działania korygujące i
zapobiegawcze”.

5.5.2 Po wykonaniu działań korygujących odpowiedzialny za ich wykonanie przekazuje

wypełnioną kartę do PŁ.

5.5.3 PŁ analizuje wykonane działania, zatwierdza je i podejmuje decyzję odnośnie

sposobu oceny ich skuteczności.

PŁ

5.5.4 Oryginały „Kart działań korygujących” (po zakończeniu działań) przechowuje PŁ

PŁ

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 51 z 55

www.rakowiec.eu

l.p.

Opis

odpowie

dzialny

wraz z „Raportem z audytu”, kopie zatwierdzonych „Kart działań korygujących”
otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar.

Dokumenty związane

PR7 Działania Koryguj

ce i Zapobiegawcze

Zapisy

„Program auditów wewn

trznych” F1PR6

„Plan auditu wewn

trznego” F2PR6

„Raport z auditu wewn

trznego” F3PR6

„Karta Działa

Koryguj

cych i Zapobiegawczych” F1PR7

Załączniki

„Program auditów wewn

trznych” F1PR6

„Plan auditu wewn

trznego” F2PR6

„Raport z auditu wewn

trznego” F3PR6

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 52 z 55

www.rakowiec.eu

Przykład „Raportu z audytu”

RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO NR 1/2007

Nazwa procesu:

Wszystkie procesy

realizowane w „ABC”

Auditowany:Dyrektor Marketingu, Główny
Technolog, Spec.Kontroli Jakości, Lider
Rozlewni, Pełnomocnik ds. Systemu
Zarządzania Jakością

Data auditu:
13.01.2007

Auditor wiodący: A.Kowalski
Auditor pomocniczy: W.Dąb

Numery kart działań korygujących:
1/1/2007, 2/1/2007, 3/1/2007

Zakres auditu:

Wszystkie procesy realizowane w

„ABC”

Spostrzeżenia z auditu (pozytywne i negatywne, dowody):

P1 Pozyskanie Klienta oraz P2 Komunikacja z klientem, P11 Dystrybucja:
Zaleca się na stosownych ulotkach i materiałach reklamowych nanosić wersję wydania (lub
datę wydania, obowiązywania). Pozwoli to na np. uniknięcie powoływania się potencjalnych
klientów na nieaktualne wersje materiałów.
Stwierdzono, że archiwalne wersja materiałów reklamowych są archiwizowane.
Zaleca się przyjąć bardziej efektywny sposób powiązania pomiędzy złożonymi ofertami a
przyjętymi do nich zamówieniami od klientów. Dotychczasowy sposób umożliwia to, jest to
jednak stosunkowo czasochłonne, co nie ułatwi również wyliczeń wskaźnika skuteczności
procesu P1.
Zaleca się włączyć zapisy z notatek z wizyt u klientów (blusheet) do systemu badania
zadowolenia klenta. Często znajdują się tam zapisane -przekazane przez klientów- uwagi co
do ich postrzegania „ABC” i wyrobów „ABC”.
W przypadku wystawiania „Kart działań korygujących” w wyniku przyjętej reklamacji, należy
zwrócić uwagę na zapisywanie nie tylko działań korekcyjnych (dotyczących usunięcia
skutków danej reklamacji) ale i działań zmierzających do zapobieżenia jej ponownego
wystąpienia w przyszłości (działania zapobiegawcze).
Pełne działanie korygujące = korekcja (usunięcie danej konkretnej niezgodności) + działanie
zapobiegawcze (coś, co zapobieże wystąpieniu tego samego zdarzenia w przyszłości).
Auditorzy zbadali m.in.
- „Plan marketingowy na 2007” – operacyjny: utrzymywane są zapisy z jego monitorowania –
zadania w programie Outlook
- „Rejestr ofert” – z zapisami, np. wpis z 31.01.2006
- Oferty , np. nr 358 , 10A/07
- ofery przetargowe , np. z 27.11.2006
- przyjęte zamówienia, np. z 22.07.2006. Wszystkie zamówienia posiadają dowód na ich
weryfikację (pieczątki, podpisy osób upoważnionych)
- notatkę z wizyty u klienta (blusheet)z 29.11.2007 – AM
- „Rejestr zgłoszeń klienta” z zapisami, np. z 01.09.2006
- „Rejestr reklamacji” z zapisami, np. reklamacja z 06.06.2006
- ankiety badania zadowolenia klienta, np. z 29.08.2006
P3 Zarządzanie zasobami ludzkimi
W związku ze zmianą schematu organizacyjnego trwają prace nad zmianą Stanowiskowych
Kart Pracy.
Mimo tego, dotychczasowy sposób określania kompetencji nie przyniósł odpowiedzi na fakt,
jakie kompetencje stawia „ABC” przed swoimi pracownikami – stwierdzono niezgodność nr
1/1/2007.
Nie było możliwości dostępu do „Harmonogramu szkoleń na 2007” – stwierdzono
niezgodność nr 2/1/2007.
Z uwagi na okresowe wizyty spec. ds. bhp w firmie, nie było możliwości zweryfikowania
przeprowadzonych ocen ryzyka zawodowego i zapoznania z nimi poszczególnych
pracowników. Auditorzy wnoszą o zeryfikowanie tego faktu przez Pełnomocnika ds. Systemu
Zarządzania Jakością.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 53 z 55

www.rakowiec.eu

Zaleca się zwrócić uwagę na utrzymywanie zapisów z realizacji szkoleń wewnętrznych -
mogą to być w najprostszej formie np. listy uczestników danego szkolenia wraz z poruszaną
tematyką, datą szkolenia i prowadzącym.
Zwrócić uwagę na przeprowadzenie w najbliższym czasie szkolenia dla personelu pracującego
w warunkach specjalnych (IN11, IN12, IN13).
Ponadto należy uzupełnić w „Mapie dokumentacji” (proces P3) braki formularzy:
„Stanowiskowa Karta Pracy” oraz „Karta obiegowa przyjęcia pracownika”

P4 Zarządzanie infrastrukturą, P5 Zarządzanie środowiskiem pracy
Auditorzy zbadali m.in.
- „Kartę pracy autoklawu” z 01.09.2006
- „Zeszyt zabiegów sanitarnych” z zapisami dla naważania, np. z 01.09.2006
- „Karta spalania odpadów” z zapisami
- „Rejestr urządzeń” z wyszczególnionymi urządzeniami. Na urządzeniach stwierdzono
odpowiednie oznaczenia, zgodne z rejestrem
- „Zeszyt przeglądów i remontów” z wpisem z uruchomienia autoklawu
- „Zeszyt pomiarów temperatury lodówek przemysłowych” z wpisami z pomiarów. Wpisy
prowadzone prawidłowo.
-„Wykaz urządzeń pomiarowych” z wyszczególnionymi urządzeniami. Określono zasady
nadzorowania
-„Świadectwo wzorcowania” dla termometru nr D2146/08
- „Świadectwo legalizacji” dla wagi nr 113602, ważne do czerwca 2008
- "Karta Inspekcji" IN7F1” z 01.09.2006

W toku dyskusji z GT stwierdzono potrzebę zmiany IN10 w zakresie postępowania z
papierem i plastikiem (niekoniecznie papier musi być palony).
Ponadto uwidoczniła się potrzeba uproszczenia formularza "Karta Inspekcji" IN7F1 oraz
zmniejszenia częstotliwości (do cotygodniowych) inspekcji pułapek na gryzonie (z uwagi na
dotychczasową, okazjonalną historię ich wyłapywania).

W celu przypomnienia o konieczności zmiany ubioru (z czystego na „brudny”) przy wyjściu z
produkcji , zaleca się na podłodze nakleić linie z napisem przypominającym np.: „zakaz
wychodzenia za linię w ubraniu i obuwiu czystym” albo „STOP! Zmień ubranie i obuwie !”

Stwierdzono na Dziale Logistyki (pomimo potwierdzeń w „Zeszycie zabiegów sanitarnych”)
nieczystą podłogę pod stanowiskiem komputerów - wystawiono niezgodność nr 3/1/2008.

P6 Zakupy
Auditorzy zbadali m.in.
- „Karty oceny dostawcy”, np. nr 1/06
- „Listę zakwalifikowanych dostawców” na 2007
- „Zamówienia wewnętrzne” np. z 10.06.2006
- „Zamówienie do dostawcy” z 02.09.2006 – zawiera wyspecyfikowane wymagania
- „Kartę kontroli dostawy” z 01.09.2006 z decyzją kontrolującego o dopuszczeniu do
produkcji zakupionego wyrobu
Wszystkie materiały i półprodukty są właściwie opisane.
W magazynku podręcznym stwierdzono materiały, które należy usunąć, np. zapasowe
świetlówki.

P9 Projektowanie, P8 Produkcja, P7 Wysyłka
Auditorzy zbadali m.in.
- „Plan projektowania” dla wyrobu XYZ
- ‘Kartę technologiczną” z 28.08.2006. – zwrócic uwagę na koniecznośc wpisywania w
nowych Kartach serii i daty ważności pobieranego półproduktu
- „Zeszyt dziennej produkcji”
- wyroby na półkach w chłodni odpowiednio oznaczone
- „Rejestr nr serii produktów wysłanych do klienta” z zapisami, np. z 03.09.2006

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 54 z 55

www.rakowiec.eu

W Kartach technologicznych zwrócić uwagę, aby jednoznacznie utrzymywać zapisy z
wykonania poszczególnych czynności i identyfikacji, kto je wykonał. Często zdarza się, że
istnieje jeden podpis , domyślnie potwierdzający wykonanie kilku czynności przez jedną
osobę. W takim przypadku należy np. zapisać „ poz.1-3” i podpis albo klamrą spinającą
odpowiednie punkty zaznaczyć, jakie punkty obejmuje dany podpis na Karcie.
Zaleca się w miejscu składowania wózków do wysyłki – w celu zapobieżenia odprysków na
ścianach przez obijające ścianę wózki – założyć listwę (deskę, blachę) dystansową na ścianę.

P10 Analiza i doskonalenie, PR5 Nadzór nad dokumentami i zapisami, PR7
Działania kor. i zap.
Auditorzy zbadali m.in.
- „Rejestry dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych” – prowadzone prawidłowo
- „Listę posiadaczy dokumentów” z wyszczególnionymi odbiorcami poszczególnych
egzemplarzy
- „Harmonogram auditów” na 2007
-„Kary działań korygujących” z poprzedniego auditu certyfikującego. Działania zakończone.

„ABC” jest przed przeglądem zarządzania i w związku z tym nie można było zbadać tego
obszaru oraz kryteriów skuteczności procesów.
Wnioski odnośnie skuteczności ZSZ.:

Podsumowanie
W wyniku auditu stwierdzono 3 niezgodności, dla których osoby przyjmujące zobowiązane są
podjąć działania korygujące zgodnie z PR7 Działania korygujące i zapobiegawcze.
Rekomendacje zespołu audytorskiego
Zespół auditorów rekomenduje również podjęcie następujących działań:

Zaleca się na stosownych ulotkach i materiałach reklamowych nanosić wersję
wydania (lub datę wydania, obowiązywania).

Zaleca się przyjąć bardziej efektywny sposób powiązania pomiędzy złożonymi
ofertami a przyjętymi do nich zamówieniami od klientów.

Zaleca się włączyć zapisy z notatek z wizyt u klientów do systemu badania
zadowolenia klenta.

W przypadku wystawiania „Kart działań korygujących” w wyniku przyjętej reklamacji,
należy zwrócić uwagę na zapisywanie nie tylko działań korekcyjnych (dotyczących
usunięcia skutków danej reklamacji) ale i działań zmierzających do zapobieżenia jej
ponownego wystąpienia w przyszłości (działania zapobiegawcze).

Z uwagi na okresowe wizyty spec. ds. bhp w firmie, nie było możliwości
zweryfikowania przeprowadzonych ocen ryzyka zawodowego i zapoznania z nimi
poszczególnych pracowników. Auditorzy wnoszą o zeryfikowanie tego faktu przez
Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

Zaleca się zwrócić uwagę na utrzymywanie zapisów z realizacji szkoleń
wewnętrznych.

Zwrócić uwagę na przeprowadzenie w najbliższym czasie szkolenia dla personelu
pracującego w warunkach specjalnych (IN11, IN12, IN13).

Uzupełnić w „Mapie dokumentacji” (proces P3) braki formularzy: „Stanowiskowa
Karta Pracy” oraz „Karta obiegowa przyjęcia pracownika”.

Uprościć formularz "Karta Inspekcji " IN7F1 oraz zmniejszyć częstotliwość (do
cotygodniowych) inspekcji pułapek na gryzonie.

W celu przypomnienia o konieczności zmiany ubioru (z czystego na „brudny”) przy
wyjściu z produkcji, zaleca się na podłodze nakleić linie z napisem przypominającym.

Usunąć z magazynku podręcznego materiały niezwiązane z produkcją, np. zapasowe
świetlówki.

Audyt wewn

trzny systemu zarz

dzania ISO 9001

Strona 55 z 55

www.rakowiec.eu

W Kartach technologicznych zwrócić uwagę, aby jednoznacznie utrzymywać zapisy z
wykonania poszczególnych czynności i identyfikacji, kto je wykonał.

Zaleca się w miejscu składowania wózków do wysyłki – w celu zapobieżenia
odprysków na ścianach przez obijające ścianę wózki – założyć listwę (deskę, blachę)
dystansową na ścianę.

System w ocenie audytorów jest skuteczny, lecz do jego pełnej ceny potrzebne jest
przeprowadzenie kolejnego auditu po przeglądzie zarządzania.

Podpis auditora wiodącego: A.Nowak

Data: 14.01.2007

Raport otrzymuj

: PŁ (GT) - oryginał; DM - kopia

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
informatyczne systemy zarzadzan Nieznany
Audyt wewnetrzny (SGHowy) Stand Nieznany (2)
E Młodzik Audyt wewnętrzny a proces zarządzania ryzykiem
informatyczne systemy zarzadzan Nieznany
Audyt wewnetrzny (SGHowy) Stand Nieznany (2)
09Kontrole systemow zarzadzania, Audyt Wewnętrzny
Audyt strony drugiej, audyt systemów zarządzania
Zarządzanie kryzysowe, Bezpieczeństwo wewnętrzne- uniw Szczecin, Semestr III, Podstawy prawne i orga
Rola auditów wewnętrznych i zewnętrznych w doskonaleniu systemu zarządzania jakością
3, audyt systemów zarządzania
audyt wewnętrzny jako integralna część zarządzania firmą (13, Zarządzanie(1)
Tabela 1, audyt systemów zarządzania
audyt wewnętrzny, zarzadzanie

więcej podobnych podstron