Organizacja inwentaryzacji

Inwentaryzacja stanowi ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na oznaczony moment, w celu sprawdzenia i sprostowania danych ewidencji księgowej, jak również rozliczenia osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie.

Etapy inwentaryzacji:

1) ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,

2) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz ich wycena, jeżeli mają wyraz ilościowy,

3) porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych,

4) ustalenie różnic między stanem rzeczywistym a stanem księgowym,

5) wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,

6) rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodno­ści ich zapisów ze stanami rzeczywistymi.

Rodzaje inwentaryzacji:

1. ze względu na zakres:

• inwentaryzacja pełna - obejmuje wszystkie składniki badanej zbiorowości;

• inwentaryzacja wyrywkowa - obejmuje wybrane składniki;

ze względu na powtarzalność:

• inwentaryzacja systematyczna - powtarza się
  w określonych z góry odstępach czasu;

• inwentaryzacja doraźna - jest przeprowadzana w razie potrzeby (np.: zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej, wystąpienie zdarzenia losowego);

• ze względu na tryb przeprowadzania:

• inwentaryzacja okresowa - jest przeprowadzana
  w wyznaczonym wcześniej terminie;

• inwentaryzacja ciągła - jest przeprowadzana według planu w pewnym okresie.

Przedmiotem inwentaryzacji, zgodnie z UoR, są:

1. rzeczowe składniki aktywów trwałych (środki trwałe oraz środki trwałe w bu­dowie);

2. rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, półprodukty i produkty w toku, produkty gotowe, towary);

3. aktywa finansowe (długo- i krótkoterminowe udziały, akcje, inne papiery wartościowe, udzielone pożyczki, środki pieniężne i inne aktywa pieniężne);

4. należności i zobowiązania;

5. pozostałe aktywa i pasywa.

Zgodnie z UoR inwentaryzacja musi być przeprowa­dzona:

1. na koniec każdego roku obrotowego, który wyznacza jego ostatni dzień;

2. na dzień zakończenia działalności przez jednostkę;

3. na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości.

Na podstawie pisemnej umowy od inwentaryzacji mogą odstąpić jednostki, które łączą się lub dzielą. Takiej możliwości nie mają jednak spółki kapitałowe.

W praktyce inwentaryzacja musi być przeprowadzona w wy­padku:

1. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie;

2. zdarzeń losowych (kradzież, pożar, powódź itp.);

3. żądania odnośnych organów (urząd skarbowy, urząd kontroli skarbowej, proku­ratura, sąd, policja itp.).

Częstotliwość przeprowadzania i terminy inwentaryzacji:

1. ostatni dzień roku obrotowego:

• aktywa pieniężne;

• papiery wartościowe;

• produkty w toku produkcji;

• materiały i towary wpisywane w koszty w dniu zakupu;

• produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów;

2. nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obroto­wego i nie później niż do 15. dnia na­stępnego roku:

• składniki aktywów bez wymie­nionych w punkcie a);

3. raz w ciągu 2 lat:

• materiały;

• towary;

• produkty gotowe;

• półprodukty;

4. raz w ciągu 4 lat:

• środki trwałe;

• maszyny i urządzenia należące do środków trwałych w budowie.

Warunkiem sprawnej organizacji inwentaryzacji jest opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej. Z instrukcji wynika:

• kiedy (terminy);

• gdzie (pola spisowe);

• w jakim zakresie (składniki aktywów i pasywów);

• w jaki sposób (metody inwentaryzacji);

• kto (zespoły spisowe);

ma przeprowadzić inwentaryzację.

W instrukcji należy ustalić strukturę komisji, zakresy obowiązków i od­powiedzialności oraz uprawnień jej członków, a zwłaszcza przewodniczącego komisji. Do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

• kierowanie pracami przygotowawczymi;

• organizacja i kontrola przebiegu prac inwentaryzacyjnych;

• wyrywkowa kontrola spisów z natury;

• sporządzenie sprawozdania ze spisu z natury.

Rodzaje dokumentów inwen­taryzacyjnych:

• arkusze oraz karty spisu z natury;

• zestawienia różnic inwentaryzacyjnych;

• protokoły wyjaśnień przyczyn różnic inwentaryzacyjnych;

• załączniki z odpowiednimi obliczeniami szacunkowymi;

• arkusze kompensaty różnic inwentaryzacyjnych;

• potwierdzenia sald rachunków bankowych oraz rozrachunków;

• protokoły weryfikacji stanów aktywów i pasywów na podstawie uzgodnień z dokumentacją księgową.

W odniesieniu do poszczególnych składników aktywów i pasywów należy określić:

• sposób przeprowadzenia inwentaryzacji i jej terminy;

• stosowaną metodę pomiaru;

• dopuszczalne uproszczenia;

• rodzaj dokumentu inwentaryzacyjnego, sposób jego sporządzenia i obiegu;

• zasady wyceny;

• sposób wyjaśnienia i rozliczenia różnic z uwzględnieniem ich przyczyn;

• zasady ujęcia różnic w księgach rachunkowych.

Oprócz instrukcji inwentaryzacyjnej, duże znaczenie dla sprawnego przebiegu inwentaryzacji ma plan inwentaryzacji. Plan ten jest poufny, sporządza się go odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące. Dostęp do planu inwentaryzacji mają: kierownik jednostki, kierownik komórki inwentaryzacyjnej, główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

UoR dopuszcza trzy następujące metody przeprowadzania inwentaryzacji:

• spis z natury;

• potwierdzenie prawidłowości sald;

• porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald.

Spis z natury ma zastosowanie w odniesieniu do:

• środków trwałych, ale z wyłączeniem gruntów i środków, do których dostęp jest utrudniony;

• maszyn i urządzeń należących do środków trwałych w budowie;

• rzeczowych składników aktywów obrotowych;

• aktywów pieniężnych, bez środków zgromadzonych na rachunkach bankowych;

• akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych.

Uzgodnienie sald dotyczy następujących składników majątku:

• aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki;

• należności;

• własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Porównywanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację sald należy stosować w odniesieniu do:

• środków trwałych o utrudnionym dostępie;

• gruntów;

• należności spornych i wątpliwych, a w bankach - należności zagrożonych;

• rozrachunków (należności i zobowiązań) wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, w tym rozrachunków z pracownikami;

• rozrachunków z tytułów publiczno-prawnych;

• pozostałych składników aktywów i pasywów.

Dokumentacja inwentaryzacyjna pozwala ustalić, czy dane księgowe są zgodne z rzeczywistością. Wszelkie rozbieżności oznaczają wystąpienie różnic inwentaryzacyjnych, które należy wyjaśnić i odpowiednio wyksięgować.

Stwierdzone rozbieżności wykazane są w protokole różnic inwentaryzacyjnych. Różnice te należy grupować według poszczególnych kont syntetycznych oraz według osób odpowiedzialnych.

Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedobo­rów albo nadwyżek. Z niedoborem mamy do czynienia wówczas, gdy stan rzeczywisty jest niższy od stanu księgowego, natomiast w odwrotnej sytuacji występuje nadwyżka.

Do niedoborów niezawinionych, czyli powstających z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, należą:

• ubytki naturalne;

• ubytki przekraczające normy;

• niedobory spowodowane błędami w dokumentacji oraz w pomiarze wskutek niedokładności urządzenia pomiarowego;

• niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;

• niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi.

Niedobory zawinione powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób wskutek niedbalstwa, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia itp. Można je podzielić na:

• niedobory bezsporne, gdy osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie;

• niedobory sporne, gdy osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie.

Rozliczając nad­wyżki, ujmuje się je jako:

• nadwyżki wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych mieszczące się w granicach dopuszczalnego błędu;

• nadwyżki związane z błędem w dokumentacji;

• nadwyżki powstałe wskutek pomyłkowej zamiany podobnych składników majątku;

• pozostałe nadwyżki, których przyczyn nie udało się jednoznacznie ustalić.

Określając sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, komisja może zaproponować kompensatę niedoboru niezawinionego z nadwyżką. Kompensata jest możliwa w wypadku, gdy:

1. niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i zostały ujawnione w trakcie tego samego spisu z natury;

2. niedobór i nadwyżka dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej;

3. niedobór i nadwyżka odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu.

Ustalając wielkość kompensaty, należy się kierować zasadą mniejszej ilości i niższej ceny.

Ustalone i wyjaśnione różnice inwentaryzacyjne, po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki i wydaniu decyzji co do ostatecznego sposobu ich ujęcia, muszą zostać rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji.

Organizacja sprawozdawczości finansowej

Sprawozdanie finansowe jest uporządkowanym zbiorem liczb obrazujących sytua­cję majątkową i finansową jednostki gospodarczej oraz efekty jej działalności w pewnym okresie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości do podstawowych elementów sprawo­zdania finansowego należą:

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• informacja dodatkowa,

• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,

• rachunek przepływów pieniężnych.

Dwa ostatnie elementy sprawozdania sporządzają tylko jednostki, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowi badania. Ponadto spółki z o.o., spółki akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie, przed­siębiorstwa państwowe i inne jednostki zobligowane specjalnymi przepisami sporządzają sprawozdanie z działalności.

Sprawozdawczość finansową powinny charaktery­zować następujące cechy:




2. prawdziwość,

3. sprawdzalność,

4. kompletność,

5. przejrzystość i zrozumiałość,

6. istotność,

7. ciągłość,

8. porównywalność,

9. terminowość (aktualność).




Sprawozdania, które mają charakter obligatoryjny, muszą być sporządzone zgodnie z zasadami określonymi przez odnośne przepisy. W wypadku sprawo­zdania finansowego będącego zamknięciem rocznym są to przepisy UoR. Postać sprawozdania musi być zgodna ze wzorami zawartymi w załącznikach do ustawy.

Ustawa dopuszcza uproszczoną postać sprawozdań, których struktura jest ograniczona do wyodrębnienia działów oznaczonych dużymi literami i rozdziałów opisanych cyframi rzymskimi. Takie uproszczenie mogą zastosować jedynie małe jednostki gospodarcze.

Jeżeli w danej jednostce jakieś pozycje sprawozdania nie wystąpiły w roku obrotowym i w roku poprzednim, wówczas można je w sprawozdaniu pominąć.

Sprawozdanie finansowe należy opracować w j. polskim i w walucie polskiej. Każde sprawozdanie musi mieć swoją nazwę.

W nagłówku sprawozdania musi być podana nazwa jednostki, dla której jest ono sporządzane, i data albo okres, za który jest sporządza­ne. Podstawową część sprawozdania tworzą dane liczbowe i ewentualne dane opisowe.

Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone najpóźniej w ciągu 3 miesię­cy od dnia bilansowego, natomiast nie później niż w ciągu 6 miesięcy od tego dnia powinno zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający. Za terminowe sporządzenie sprawozdania i przekazanie go właściwym organom odpowiada kierownik jednostki. Sprawozdanie finansowe podpisują kierownik jednostki i główny księgowy (z poda­niem daty podpisu).

W ramach prac sprawozdawczych można wyodrębnić:

1. etap prac przygotowawczych,

2. etap właściwych czynności sprawozdawczych,

3. etap kończący zamknięcie roku obrotowego.

Do prac bezpośrednio przygotowujących do sporządzenia sprawozdania finansowego należą:

1. inwentaryzacja,

2. zapewnienie kompletności zapisów i analiza sald,

3. wycena na dzień bilansowy,

4. księgowania na koniec roku.

Po zakończeniu czynności przygotowawczych przystępuje się do sporzą­dzenia sprawozdania finansowego, przy czym:

1. wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe sporządzają bilans, rachu­nek zysków i strat oraz informację dodatkową,

2. jednostki, których sprawozdanie podlega obowiązkowi badania i ogłaszania, sporządzają ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego jednostka otrzyma informacje o zdarze­niach mających istotny wpływ na sprawozdanie i ocenę sytuacji jednostki, to w wypadku, gdy:

a) sprawozdanie nie zostało jeszcze zatwierdzone, należy dokonać odpowied­nich zmian w sprawozdaniu oraz odnośnych zapisów w księgach roku obrotowego objętego sprawozdaniem, powiadamiając o tym biegłego rewidenta, który bada to sprawozdanie lub je badał,

b) sprawozdanie zostało zatwierdzone, wówczas nie dokonuje się w nim żad­nych zmian, a ujawnione informacje ujmuje się w księgach roku obrotowego, w którym je uzyskano.

Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania uzyska się informacje o zdarzeniach, które wystąpiły po dniu bilansowym, lecz nie wpływają na stan wykazany na ten dzień, to ich skutki zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Końcowym etapem prac sprawozdawczych są procedury związane z:

• badaniem sprawozdania finansowego, jeżeli podlega ono takiemu obo­wiązkowi,

• zatwierdzeniem sprawozdania finansowego przez uprawniony organ,

• złożeniem sprawozdania we właściwych organach.

Badanie sprawozdania finansowego polega na:

• ocenie jego prawidłowości i rzetelności,

• ustaleniu, czy jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy danej jednostki.

Pisemną opinię w tym zakresie wystawia biegły rewident, który na podstawie umowy z kierownikiem jednostki i na jej koszt przeprowadza badanie sprawozdania.

Po badaniu sprawozdanie finansowe zostaje poddane procedurze zatwier­dzenia. Musi to nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe jest organ uprawniony do tego na mocy prawa, statutu, umowy lub prawa własności.

Jeden egzemplarz zatwierdzonego sprawozdania rocznego podlega trwałemu przechowywaniu w jednostce. Zatwierdzone sprawozdanie roczne wraz z opinią biegłego rewidenta kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym. Powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.

Organizacja prac kontrolno-analitycznych

Istotą kontroli jest porównanie. Pozwala ono ocenić realizację zamierzeń, pod warunkiem istnienia podstawy, stanowiącej punkt od­niesienia dla ustaleń kontrolnych. W przebiegu kontroli można wyodrębnić na­stępujące fazy:

• stworzenie bazy porównawczej,

• poznanie stanu faktycznego,

• ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z za­kładanym,

• badanie przyczyn odchyleń.

Przyczyny odchyleń

1) ze względu na miejsce powstawania:

- zewnętrzne- poza jednostka gospodarczą (ceny, stawki, podwyższenie podatku VAT)

- wewnętrzne- w jednostce gosp (plany, błędy w ewidencji, organizacja, technologia, kadry, zmiana asortymentu produkcji)

2) ze względu na źródła powstawania:

- Baza porównawcza- Wadliwe plany, normy, standardy itp.

- Realizacja- Niewłaściwa organizacja, technologia, względy kadrowe, nadużycia, niegospodarność itp.

- Informacje-Błędy w dokumentacji, ewidencji, rozliczaniu

- Wyniki kontroli i analizy- Niewłaściwa organizacja i technika badań, nie­trafny dobór metod, pomyłki w badaniach

- Zarządzanie- Błędne decyzje, brak reakcji, opóźnienia decy­zji

Szczególne znaczenie dla skuteczności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone
w następujących płaszczyznach:

• w odniesieniu do założeń,

• w czasie,

• w przestrzeni.

Klasyfikacja materiałów źródłowych

1) ze względu na aspekt czasowy:

- Ex ante- Plany, normy, preliminarze

- Ex post- Sprawozdania, raporty

2) ze względu na szczegółowość:

- syntetyczne- ogólne plany, syntetyczne sprawozdania

- analityczne- dokumentacja źródłowa, wycinkowe plany, ewidencja ana­lityczna, normy

3) ze względu na pochodzenie

- ewidencyjne- ewidencja księgowa, sprawozdawczość finansowa

- pozaewidencyjne

*wewnętrzne- plany, kosztorysy, wyniki wcześniejszych badań,

*zewnętrzne- dane z innych jednostek, średnie branżowe, krajowe, za­graniczne

4) ze względu na znaczenie:

- podstawowe- plany, normy, dokumentacja, ewidencja, sprawozdawczość

- uzupełniające- szczegółowe dane wykorzystywane w planowaniu, normo­waniu, zapisy pomocnicze, wyniki badań z innych okresów, załączniki itp.

Metody badań kontrolno-analitycznych- sposób badania zja­wisk objętych kontrolą. W praktyce wyróżnia się wiele różnych metod, które się stosuje w zależności od specyficznych cech przedmiotu badania i jego rozmiarów, momentu przeprowadzania badań, potrzeb użytkow­ników informacji pochodzących z badań kontrolno-analitycznych.

Klasyfikacja metod badań kontrolno-analitycznych

1. Podejście do badań

• metoda indukcyjna (od szczegółu do ogółu),

• metoda dedukcyjna (od ogółu do szczegółu).

• Zakres badań

• metoda elementarna (badanie oderwanych elementów jakiejś całości),

• metoda funkcyjna (badanie związków między elementami),

• metoda logiczna (poszukiwanie logicznych zależności między elementami).

• Sposób ujęcia badanych zjawisk

• metody jakościowe (werbalny opis elementów i zależności między nimi),

• metody ilościowe (kwantyfikacja związków i zależności między elementami)

• metody deterministyczne (jednoznaczne powiązanie skutku z przyczyną),

• metody probabilistyczne (prawdopodobne powiązanie przyczyny ze skutkiem: metody statystyczne, ekonometryczne itp.).

Etapy organizacji czynności kontrolno-analitycznych




2. Etap przygotowawczy

1. opracowanie założeń kontroli

• określenie przedmiotu i zakresu kontroli,

• wyznaczenie bazy porównawczej,

• wytypowanie wykonawców kontroli,

• dobór i zgromadzenie materiału źródłowego,

• opracowanie planu i harmonogramu badań

• określenie metody i techniki badań,

• ustalenie terminów badań,

• podział pracy między wykonawców badań (określenie obowiązków i odpowiedzialności).

3. Etap właściwy

1. kontrola formalno-rachunkowa

• ocena materiału źródłowego co do kompletności i wiarygodności,

• poprawność działań arytmetycznych,

• porównywalność danych,

2. kontrola merytoryczna

• dobór metody badań kontrolnych,

• ocena merytorycznej poprawności zjawiska,

• ujawnienie nieprawidłowości,

1. ustalenie odchyleń

• ustalenie wielkości odchyleń,

• ustalenie charakteru odchyleń (korzystne i niekorzystne).

4. Opracowanie wyników badań i sformułowanie wniosków

1. badanie odchyleń

• wybór metody badań analitycznych,

• dobór i opracowanie danych do badań,

• analiza odchyleń,

• sformułowanie wniosków

• opracowanie wyników badań,

• określenie formy prezentacji,

• sformułowanie wniosków oraz propozycji podjęcia określonych działań.




Funkcje prac kontrolno-analitycznych:

1. informacyjno-sygnalizacyjne (kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie),

2. profilaktyczne (kontrola jako instrument zapobiegania),

3. instruktażowe (wykorzystanie wniosków z kontroli),

4. pobudzające (powiązanie wniosków wynikających z kontroli z systemem motywacyjnym).

Organizacja kontroli musi być powiązana z organizacją jednostki gospodarczej, z której wynika podział na szczeble i ogniwa zarządzania, zakresy odpowiedzialności i kompetencji. W związku z tym wyróżnia się:

• kontrolę instytucjonalną (specjalnie powołane do tego komórki),

• kontrolę funkcjonalną (poszczególne stanowiska kierownicze),

• samokontrolę (bezpośredni wykonawcy określonych zadań).

W celu realizacji założeń organizacyjnych kontroli i analizy w jednostce gospodarczej można się posłużyć następującymi instrumentami:

• regulaminem lub instrukcją prac kontrolno-analitycznych, w których należy wyraźnie dokonać podziału tych prac między różne ogniwa, określając zakresy ich czynności, prawa i obowiązki, kompetencje, sposób przeprowadzania badań i ich dokumentowania, odpowiedzialność za niedociągnięcia,

• harmonogramem lub planem czynności kontrolno-analitycznych, wykazując kolejność i terminy przeprowadzanych badań, ich przedmiot, a także miejsce wykonywania oraz podmioty realizujące badania,

• szkoleniami w zakresie sposobu przeprowadzania czynności kontrolno-anali­tycznych (dokonywanie pomiarów, wyceny, inwentaryzacji, stosowanie metod badawczych, korzystanie z materiałów źródłowych, dokumentowanie badań).

Jest także wskazane powołanie zespołu/pracownika, który będzie czuwał nad funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej w jednostce gospodarczej, a w ra­zie potrzeby zainicjuje jego modyfikację. Warto podkreślić, że opracowując założenia organizacyjne systemu kontroli, należy zapewnić jego ścisłe powiązania z rachunkowością jako wiarygodnym systemem informacji w jednostce. W prze­ciwnym razie kontrola nie będzie sprawnie przeprowadzona.

1

---