Organizacja Laboratorium Usługowego

• Zakładanie firmy laboratoryjnej

Organizacja Laboratorium Usługowego

• Zakładanie firmy - krok po kroku

• Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Krok 2 - REGON

• Krok 3 - Rachunek bankowy

• Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Krok 5 - ZUS - zgłoszenie ubezpieczenia

• Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Wybór formy działalności

• Rodzaj działalności, a także jej zakres czy metody jej prowadzenia wpływać może na wybór jej formy.

• Podatnik może zdecydować się na wybór:

• Pozarolniczej działalności gospodarczej (wykonywanej samodzielnie),

• Spółki cywilnej prowadzonej również ze współmałżonkiem,

• Spółki jawnej,

• Spółki partnerskiej,

• Spółki komandytowej,

• Spółki komandytowo - akcyjnej,

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• Spółki akcyjnej,

• Spółki lub spółdzielni europejskiej (SE),

• Europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych (EZIG),

• Stowarzyszenie, fundacja.

Spółka komandytowa

• Spółka komandytowa (od wł. accomanditaria) - spółka osobowa mającą na celu prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą, w której za zobowiązania spółki wobec wierzycieli odpowiada w sposób nieograniczony co najmniej jeden wspólnik (komplementariusz), a odpowiedzialność co najmniej jednego wspólnika jest ograniczona (komandytariusz).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Wybór formy opodatkowania działalności

• Prowadzący działalność gospodarczą zwykle w pierwszym miesiącu nowego roku dokonać może wyboru formy, w której działalność tę opodatkuje.

• Do wyboru podatnika dostępne są:

• zasady ogólne - opodatkowanie według skali podatkowej 18% i 32%,

• podatek liniowy - czyli opodatkowanie według stawki 19%,

• ryczałt ewidencjonowany,

• karta podatkowa,

• podatek tonażowy.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Jeżeli wybrałeś już formę działalności i opodatkowania Twojej firmy możesz przystąpić do jej rejestracji.

• Jeżeli działalność gospodarcza będzie prowadzona w spółce, pierwszą czynnością będzie z pewnością zawarcie umowy spółki.

• Podjęcie działalności gospodarczej jako osoba fizyczna - przedsiębiorca nie wymaga zawarcia żadnej umowy, protokołu, itp.

• Nie warto korzystać bez zastanowienia z gotowych wzorców po to tylko, żeby dopełnić wymogu formalnego powstania spółki, jakim jest zawarcie umowy.

• Umowa powinna określać rzeczywiste prawa i obowiązki wspólników, a wtedy nawet w sytuacjach kryzysowych nie powstaną na tym tle spory.

• Umowy spółki cywilnej i spółki jawnej mogą zostać zawarte w zwykłej formie pisemnej, natomiast umowy innych spółek sporządza notariusz w formie aktu notarialnego.

• Statut stowarzyszenie sporządza się w formie pisemnej, natomiast akt ustanowienia fundacji przygotowuje notariusz, jednak bez żadnych opłat.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Firma czyli nazwa

• Zgodnie z nowelizacją Kodeksu cywilnego, od 25 września 2007r. wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek stosować odpowiednie regulacja dotyczące nazwy (firmy) ich przedsiębiorstw.

• Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, której przepisy przyznają zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

• Przedsiębiorca (osoba fizyczna, prawna działa pod firmą (nazwą), może posługiwać się również skrótem tej firmy (nazwy). Firmę i jej skrót (nazwę i nazwę skróconą) ujawnia się we właściwym rejestrze (ewidencja działalności gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy), chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Firmy są indywidualnymi oznaczeniami przedsiębiorców, ich nazwami własnymi, zatem mogą być one tworzone w języku obcym.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko.

• Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu (znany lub nieznany, nawet wymyślony wyłącznie na potrzeby firmy) lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

• Nie wystarczy podanie nazwiska czy nazwiska z inicjałem - firmą osoby fizycznej będzie zawsze imię, nazwisko i ewentualnie dodatki.

• Czasem samo imię i nazwisko nie wystarczy, bowiem Janów Kowalskich jest wielu. Dodanie dodatkowego imienia jak nazwy własnej może być niedopuszczalne (np. Kowalski Jan "Tadeusz" Firma Budowlana"). Dodać je można jedynie wtedy, gdy naprawdę wyraźnie widać, iż nie jest to imię przedsiębiorcy (np. Jan Kowalski Zakład Krawiecki "Butik Krystyna"). Należy jednak zachować tu szczególną ostrożność.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Zmiana firmy wymaga ujawnienia w rejestrze. W razie przekształcenia osoby prawnej można zachować jej dotychczasową firmę z wyjątkiem określenia wskazującego formę prawną osoby prawnej, jeżeli uległa ona zmianie. To samo dotyczy przekształcenia spółki osobowej.

• W przypadku utraty członkostwa przez wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie, spółka może zachować w swej firmie nazwisko byłego wspólnika tylko za wyrażoną na piśmie jego zgodą, a w razie jego śmierci - za zgodą jego małżonka i dzieci. Zasadę tą stosuje się odpowiednio w wypadku kontynuowania działalności gospodarczej osoby fizycznej przez inną osobę fizyczną będącą jej następcą prawnym.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Gdzie rejestrować?

• Osoba fizyczna może zarejestrować swoją działalność indywidualną albo w spółce cywilnej w :

• ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminę.

• Może też ją zarejestrować w KRS (czyli w sądzie).

• Pozostali przedsiębiorcy: spółki prawa handlowego, fundacje oraz stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą podlegają rejestracji w KRS, nie mają wyboru.

• W przypadku niektórych rodzajów działalności wymagany jest wpis do rejestru działalności regulowanej.

• Uwaga - do rejestracji niezbędne jest określenie przedmiotu działalności gospodarczej wg PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Kiedy rejestrować?

• Dla dokonania zgłoszenia rejestracyjnego firmy wystarczy nadanie listu poleconego zawierającego wniosek.

• Wszelkie braki formalne, w tym brak opłat za wpis do rejestru, można będzie uzupełnić w terminie późniejszy, z własnej inicjatywy albo też dopiero po wezwaniu przez organ rejestrowy do uzupełnienia braków formalnych.
  Przedsiębiorców obowiązują następujące terminu zgłaszania działalności gospodarczej do rejestru:

•  Ewidencja Działalności Gospodarczej - wpis: przed rozpoczęciem działalności gospodarczej - zmiana: 14 dni od zmiany - wykreślenie: 14 dni od zakończenia działalności

• KRS - Rejestr Przedsiębiorców - wpis: przed rozpoczęciem działalności gospodarczej - zmiana: 14 dni od zmiany - wykreślenie: 7 dni od zakończenia działalności

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Opłaty

• Z rejestracją firmy związane są następujące opłaty:

• Ewidencja działalności gospodarczej- wpis:100 zł - zmiana wpisu: 50 zł - wykreślenie: 0 zł

• RS - Rejestr Przedsiębiorców - rejestracja osoby fizycznej - wpis:150 zł - zmiana wpisu: 80 zł - wykreślenie: 80 zł

• KRS - Rejestr Przedsiębiorców - inni przedsiębiorcy- wpis: 1000 zł - zmiana wpisu: 400 zł - wykreślenie: 300 zł

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 1 - stworzenie jednostki i rejestracja

• Do tego dochodzą następujące dodatkowe koszty otwarcia działalności:

• za zawarcie umowy spółki u notariusza pow. 1'000 zł  (nie dotyczy np. umowy spółki cywilnej czy jawnej, które można zawrzeć w zwykłej formie pisemnej);

• 0,5% podatku od czynności cywilnoprawnych od kapitału spółki
  (nie musi dotyczyć spółki cywilnej czy jawnej, gdzie kapitał nie jest wymagany);

• potwierdzenie zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego (VAT-R) 170 zł;

• koszt pieczęci i kilku kserokopii 50-100 zł.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 2 - REGON

• Rejestracja w Urzędzie Statystycznym (W Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej) jest bezpłatna i następuje po złożeniu stosownej deklaracji RG-1.

• W wyniku rejestracji firmie zostanie nadany tzw. numer REGON.

• Druk zgłoszenia zawiera m.in.: nazwę, dane teleadresowe, podstawową i szczególną formę prawną, formę własności i finansowania, stan aktywności prawnej i ekonomicznej, rodzaj prowadzonej działalności, informację o rejestracji prawnej ( w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą dodatkowo - nazwisko i imiona, adres zamieszkania, numer PESEL).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 2 - REGON

• Do wniosku dołącza się wypis, wyciąg z rejestru lub zaświadczenie potwierdzające powstanie podmiotu lub podjecie działalności albo zmianę cech objętych wpisem do rejestru podmiotów.

• W przypadku spółki cywilnej jest to pierwsze miejsce, gdzie taka spółka jest rejestrowana. Wniosek o rejestrację należy zgłosić w terminie 14 dni od daty:

• podjęcia działalności gospodarczej (osoby fizyczne);

• zawiązania spółki, utworzenia stowarzyszenie czy fundacji
  (pozostali przedsiębiorcy oraz spółka cywilna).

• Wydanie zaświadczenia następuje w ciągu 7 dni od daty złożenia, jednak w przypadku osobistego złożenia w urzędzie statystycznym możliwe jest uzyskanie numeru REGON w ciągu 15-20 minut.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 2 - REGON

• Zakładanie firmy 

• Szczegółwe informacje na temat systemu REGON znjadziesz na stronie Głównego Urzędu Statystycznego

• Gdzie - Serwisy wojewódzkich urzędów statystycznych

• dolnośląskie

• kujawsko-pomorskie

• lubelskie

• łódzkie

• małopolskie

• mazowieckie

• opolskie

• podkarpackie

• podlaskie

• pomorskie

• śląskie

• świętokrzyskie

• warmińsko-mazurskie

• wielkopolskie

• zachodniopomorskie

• Wniosek o wpis w rejestrze REGON można również złożyć jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców (KRS) lub do ewidencji działalności gospodarczej (Urząd Gminy).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 3 - Rachunek bankowy

• Czy muszę mieć konto?
  Teoretycznie brak jest w polskim prawodawstwie przepisu, który zobowiązywałby przedsiębiorcę do posiadania rachunku bankowego.

• Jednak część rozliczeń może być dokonywana wyłącznie za jego pośrednictwem:

• rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami przekraczające określone limity

• przekazanie składek przez płatnika do ZUS
  (z wyjątkiem osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej);

• zapłata związanych z działalnością gospodarczą podatków dokonywana przez prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów
  (ryczałtowcy mogą wpłacać bezpośrednio na konto urzędu);

• rachunek jest niezbędny dla otrzymania zwrotów w zakresie podatku od towarów i usług.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 3 - Rachunek bankowy

• Warto dodać, że regulaminy banków zakazują dokonywania rozliczeń firmowych za pośrednictwem rachunku osobistego.

• Przedsiębiorca może mieć więcej niż jeden rachunek bankowy, w takim wypadku zgłoszeniom w urzędzie skarbowym, ZUS itd. podlegają wszystkie te rachunki.

• Do założenia konta bankowego będzie potrzebna Ci pieczątka firmy, jaką będziesz się posługiwał w kontaktach z bankiem i nie tylko.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 3 - Rachunek bankowy

• Jaki rachunek?

• Przedsiębiorca powinien zatem posiada podstawowy rachunek bankowy.

• Dobrze, jeżeli prowadzący go bank ma uprawnienia banku dewizowego. W takim bowiem przypadku o wiele prostsze okażą się rozliczenia różnić kursowych w obrocie międzynarodowym.

• Przedsiębiorcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą odrębny rachunek socjalny, dodatkowy w stosunku do rachunku podstawowego.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Co trzeba zgłosić

• Zarówno osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jak i inni nowo powstali przedsiębiorcy są obowiązani do dokonania zgłoszeń identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych w ewidencji podatników i płatników.

• Formularze te składa się wraz z innymi deklaracjami i oświadczeniami dotyczącymi podejmowanej działalności gospodarczej, zwykle - i najwygodniej - wszystkie przed rozpoczęciem tej działalności.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Co trzeba zgłosić

• NIP-1 (6) - Zgłoszenie identyfikacyjne (zgłoszenie aktualizacyjne) osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą

• NIP-2 (7) - Zgłoszenie identyfikacyjne (zgłoszenie aktualizacyjne) osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem

• NIP-2/A (5) - Informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu, będących podatnikami lub płatnikami

• ZAP-3 (1) - zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem

• NIP-5/W (5) - Wniosek / Informacja o nadanym Numerze Identyfikacji Podatkowej
  obowiązuje od 1 września 2011 roku

• NIP-7 (1) - Zgłoszenie identyfikacyjne / Zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem

• NIP-B (5) - Informacja o rachunkach bankowych. Załącznik do zgłoszeń NIP-1 i NIP-2

• NIP-C (5) - Informacja o miejscach prowadzenia działalności. Załącznik do zgłoszeń NIP-1 i NIP-2

• NIP-D (5) - Informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej,komandytowo-akcyjnej lub o spółkach wchodzących w skład podatkowej grupy kapitałowej

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Zasady opodatkowania - wybór!

• Zgłoszenia dotyczące osób fizycznych - samozatrudnionych oraz wspólników spółek osobowych - połączone jest z wyborem formy opodatkowania i złożeniem oświadczenia w tej sprawie. 

• Jest to ważny wybór, gdyż decyzję zmienić można dopiero ze skutkiem od 1 stycznia następnego roku. Warto zastanowić się nad jego konsekwencjami.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Rejestracja VAT

• Przed wykonaniem pierwszej czynności sprzedaży, podatnik winien złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

• Zgłoszenie VAT wiąże się z koniecznością zapłaty 170zł. Formularz VAT-R/UE składają jedynie ci podatnicy VAT, którzy będą dokonywać świadczenia usług podatnikom z UE (spoza Polski), czy też którzy dokonywać będą wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw.

• Jego złożenie skutkuje uzyskaniem tzw. NIP-UE (takim samym, jak „zwykły” NIP, ale z przedrostkiem PL. Złożenie wniosku VAT-R/UE nie jest związane z żadną opłatą.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

 

• Podatnik rozpoczynający działalność może wybrać zwolnienie z VAT. W przypadku, gdy wartość dokonywanej przez niego sprzedaży przekroczy przewidzianą w ustawie kwotę  10.000 EURO (od 2007 r. 50.000 zl) zwolnienie traci moc w momencie przekroczenia tej kwoty. Podatnik może również sam zrezygnować ze zwolnienia.

• Niektórzy podatnicy nie mogą skorzystać z ww. zwolnienia. Dotyczy to głównie sprzedawców monet, biżuterii artystycznej, wyrobów jubilerskich (z wyjątkiem kamieni luzem, wyrobów kultu religijnego, dewocjonaliów z metali nieszlachetych), nakryć stołowych srebrzonych, wyrobów z bursztynu, wyrobów ze złota, srebra, platyny (oraz wyrobów z nich wykonanych i złomu), świadczących usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 4 - Urząd Skarbowy - Zgłoszenie

• Dodatkowe dokumenty

• Podczas rejestracji firmy trzeba koniecznie posiadać przy sobie dowód osobisty.

• Dla rejestracji firmy w urzędzie skarbowym niezbędne będą uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kserokopie dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, w szczególności:

• odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;

• umowy spółki (albo aktu ustanawiającego fundację, statutu stowarzyszenia);

• dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba;

• zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON z urzędu statystycznego;

• umowy rachunku bankowego (jeżeli już taką zawarto).

• Urzędnik przyjmujący zgłoszenie poświadcza zgodność przedstawionych kopii lub w uzasadnionych przypadkach może sporządzić taki odpis, oryginały zaś zwraca zgłaszającemu na odpisach.

• Do czasu nadania numeru NIP osoby fizyczne posługują się numerem PESEL, a osoby prawnej oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej - numerem REGON. U osoby fizycznej podejmującej działalność gospodarczą indywidualnie numer NIP nie zmieni się.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 5 - ZUS - zgłoszenie ubezpieczenia

• Każdy przedsiębiorca płaci składki ubezpieczeniowe, jeżeli nie na ubezpieczenia społeczne, to choć na zdrowotne.

• Każdy przedsiębiorca składa stosowne deklaracje.

• W terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej należy dokonać stosownych zgłoszeń w ZUS.

• W zależności od formy organizacyjnej, oraz od posiadania innych tytułów do ubezpieczeń (np. umowa o pracę) przedsiębiorcy skorzystają z różnych formularzy zgłoszeniowych.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 5 - ZUS - zgłoszenie ubezpieczenia

• Przedsiębiorcy skorzystają z następujących formularzy zgłoszeniowych:

• Przedsiębiorcy indywidualni:

• Zgłoszenie płatnika: ZFA: Zgłoszenie ubezpieczonego: ZUA - do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, albo ZZA - tylko do ubezpieczenia zdrowotnego; Zgłoszenie pracowników: ZUA do płatnika - osoby fizycznej zgłoszonej na druku ZFA;

• Wspólnicy spółki cywilnej: zgłoszenie płatnika: ZFA; Zgłoszenie ubezpieczonego: ZUA - do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, albo ZZA - tylko do ubezpieczenia zdrowotnego ; Zgłoszenie pracowników: ZUA do płatnika - spółki cywilnej zgłoszonej na druku ZPA

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 5 - ZUS - zgłoszenie ubezpieczenia

• Zgłoszenia płatnika należy dokonać w formie formularza papierowego.

• Należy również przedstawić w ZUS kopie dokumentów rejestracyjnych firmy oraz dowód osobisty.

• Zgłoszenie w ZUS nie jest związane z żadnymi opłatami.

• Zgłoszeń należy dokonać również wtedy, gdy nikogo nie zatrudniamy, a także również w sytuacji, gdy oprócz podejmowanej ubocznie działalności gospodarczej przedsiębiorca jest np. pracownikiem czy emerytem.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Urząd celny

• Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wyrobów akcyzowych są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu złożyć zgłoszenie rejestracyjne w urzędzie celnym (aktualizacja w terminie 7 dni od zmiany).

• Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców wytwarzających czy handlujących wyrobami akcyzowymi, czyli m.in.:

• wyrobami zawierającymi alkohol czy tytoń,

• paliwami, olejami, gazem i innymi produktami ropopochodnymi,

• pojazdami samochodowymi nie zarejestrowanymi w kraju.

• Akcyzą jest również obłożone sprowadzenie do Polski z UE czy spoza UE pojazdu samochodowego. Ten podatek ma zostać jednak przekształcony w opłatę rejestracyjną.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Państwowa Inspekcja Pracy

• Pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

• Jeżeli rozpoczynając działalności nie wiemy, czy firma będzie pracodawcą, wówczas zgłoszenie należy złożyć z chwilą zatrudnienia pracowników.

• Powiadomienie to odbywa się przy wykorzystaniu urzędowego formularza.

• W tym samym trybie pracodawca powiadamia w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników, a ponadto inspekcja pracy (albo sanepid) może zobowiązać pracodawcę prowadzącego działalność powodującą szczególne zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników do okresowego składania tej informacji.

• Karta zgłoszenia pracodawcy lub zmiany cech objętych zgłoszeniem

• Karta zgłoszenia jednostki lokalnej lub zmiany cech objętych zgłoszenie

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Rada pracowników

• Rada pracowników tworzona jest jedynie u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Liczbę zatrudnionych u pracodawcy pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy, ponadto do liczby zatrudnionych nie wchodzą zleceniobiorcy, zatrudnieni na podstawie umowy o dzieło, samozatrudnieni. Zatem rady pracowników nie powstaną w mniejszych przedsiębiorstwach.

• Pracodawca przekazuje radzie pracowników informacje dotyczące:

• działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;

• stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;

• działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

• Pracodawca przekazuje informacje w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań oraz na pisemny wniosek rady pracowników. W tych samych sprawach pracodawca prowadzi konsultacje z radą pracowników, nie jest jednak związany jej decyzjami i opiniami.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Gmina - podatek od nieruchomości

• Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem podatku od nieruchomości w stosunku do lokalu:

• ma go na własność;

• ma spółdzielcze prawo do lokalu;

• wynajmuje od gminy;

• i rozpoczyna w nim prowadzenie działalności gospodarczej, to ma obowiązek w terminie 14 dni od daty jej rozpoczęcia złożyć stosowna informację podatkową dla celów podatku od nieruchomości do urzędu gminy.
  W pozostałych przypadkach uczyni to właściciel lokalu (budynku).

• Warto dodać, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania:

• jeżeli wydzielono miejsce na prowadzenie działalności (np. odrębne pomieszczenie czy jego część), wówczas należy taką powierzchnię zgłosić dla celów podatku od nieruchomości jako zajętą na cele działalności gospodarczej;

• jeżeli działalność jest prowadzona na powierzchni wykorzystywanej równocześnie na cele mieszkalne - nie trzeba zgłaszać zmian, ta powierzchnia nadal opodatkowana jest jako służąca celom mieszkalnym.

• Każda gmina tworzy swoje wzoru deklaracji. Często są one dostępne w internecie.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej)

• Niektóre rodzaje działalności gospodarczej związane są z obowiązkiem zgłoszenia podjęcia tej działalności do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Obowiązek ten obejmuje m.in.:

• podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych i gier na automatach oraz gier na automatach o niskich wygranych,

• notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów, prawników zagranicznych działających w Polsce;

• podmioty prowadzące działalność kantorową,

• przedsiębiorców prowadzących: domy aukcyjne,

• przedsiębiorców prowadzących antykwariaty, komisy i lombardy,

• przedsiębiorców prowadzących działalność leasingową lub factoringową,

• przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie: obrotu metalami lub kamieniami szlachetnymi i półszlachetnymi,

• pośredników w obrocie nieruchomościami,

• fundacje.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 6 - Inne urzędy - zgłoszenie

• Sanepid

• Pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

• Obowiązek, o którym mowa w § 1, ciąży na pracodawcy odpowiednio w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników.

• Obowiązki określone wyżej zaczynają ciążyć na danym podmiocie z chwilą, gdy uzyska on przymiot pracodawcy, tzn. z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika. Możliwe jest jednak ich dopełnienie niezwłocznie po rozpoczęciu działalności, jeszcze przed zatrudnieniem pracowników.

• Na niektórych pracodawcach ciążą również obowiązki sprawozdawcze wobec Głównego Inspektoratu Sanitarnego, niektóre rodzaje działalności mogą wiązać się z obowiązkiem uzyskania pozytywnej opinii Sanepidu

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Zatrudnić czy zlecić

• Przedsiębiorca ma możliwość prowadzenia urządzeń księgowych:

• samodzielnie;

• zatrudniając księgową;

• w biurze rachunkowym.

• Prowadzenie księgowości samodzielnie przez przedsiębiorcę nie posiadającego żadnych uprawnień jest dopuszczalne.

• Również zatrudniona w firmie księgowa nie jest zobowiązana do legitymowania się żadnymi uprawnieniami, wykształceniem czy doświadczeniem zawodowym, i to niezależnie od podstawy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło czy kontrakt menedżerski).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Jednak biuro rachunkowe, które zawodowo, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, trudni się świadczeniem usług księgowych, obowiązane jest posiadać stosowne uprawnienia.

• Obecnie biuro rachunkowe prowadzić mogą jedynie:

• doradca podatkowy;

• biegły rewident;

• adwokat;

• radca prawny;

• osoba posiadająca wpis na listę osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

• podmioty (np. spółki) z udziałem ww.

• Zlecenie prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego, które nie posiada stosownych uprawnień, skutkuje odpowiedzialnością karno-skarbową przedsiębiorcy, toteż warto upewnić się, czy biuro takie uprawnienia posiada. Z kolei takie nielegalne biuro rachunkowe podlega karze grzywny do 50'000zł.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Plusy i minusy

• Księgowy zawsze pod ręką w firmie: raczej TAK (zatrudnienie księgowej) NIE (biuro rachunkowe)

• Wynagrodzenie za usługi księgowe: wyższe (zatrudnienie księgowej) ; niższe (biuro rachunkowe)

• Koszty szkoleń i literatury fachowej: TAK (zatrudnienie księgowej) ; NIE (biuro rachunkowe)

• Odpowiedzialność finansowa za błędy: NIE
  (zlecenia i umowy o dzieło teoretycznie TAK) (zatrudnienie księgowej); TAK (biuro rachunkowe)

• Ubezpieczenie OC księgowego: NIE (zatrudnienie księgowej); TAK (biuro rachunkowe)

• Tajemnica zawodowa: NIE (zatrudnienie księgowego): TAK*(biuro rachunkowe)

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Umowa z biurem rachunkowym

• Zawierając umowę z biurem rachunkowym warto zwrócić uwagę na następujące elementy:

• czy biuro rachunkowe posiada wymagane prawem uprawnienia zawodowe?

• czy pracownik biura, który zajmie się obsluga klienta, posiada stosowne wykształcenie lub doświadczenie zawodowe?

• ile wynosi wynagrodzenie za usługi określone w umowie?

• jeżeli wynagrodzenie zależy od ogólnego cennika biura rachunkowego, to czy o zmianie cennika klient zostanie powiadomiony na pismie?

• za co należy się wynagrodzenie?

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Umowa z biurem rachunkowym cd

• czy wysokość wynagrodzenia nie zależy czasem od ukrytych elementów: ilości dokumentów, ilości składanych deklaracji, terminu przekazania dokumentów do biura, wizyt przedstawiciela biura w urzędzie skarbowym czy zus, ilości osób zatrudnionych?

• czy zakres obowiązków biura, również tych dodatkowo płatnych, został określony jasno, precyzyjnie i bez niedomówień?

• w jakim zakresie biuro poprowadzi dokumentację kadrową, w tym czy sporządzi listę płac?

• jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego za błędy w sztuce?

• czy biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzeniem usług objętych umową?

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 7 - Biuro rachunkowe

• Umowa z biurem rachunkowym cd

• jaki jest ostateczny termin przekazania dokumentów do biura rachunkowego?

• jaki jest termin zwrotu zaksięgowanych dokumentów klientowi?

• jakie procedury (np. protokoły) obowiązują przy przekazywaniu dokumentów?

• czy biuro rachunkowe posiada obowiązek dokonania księgowań, przygotowania sprawozdań podatkowych i zus oraz podania klientowi kwot podatków w terminie umożliwiającym klientowi odprowadzenie podatków na czas?

• czy ze strony biura rachunkowego umowę podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania biura?

• Umowa nie zawierająca szczegółowych omówień ww. praw i obowiązków nie jest niekorzystna dla klienta. Biuro rachunkowe to podmiot zobowiazany do wykonania usługi ze szczególną dbałością o interesy klienta. Niemniej jednak jasna umowa to jasna sytuacja i brak ewentualnych sporów w przyszłości.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pieczęć, pisma, www

• Prawo w nielicznych wypadkach reguluje treść dokumentów informacyjnych, przygotowywanych przez przedsiębiorców.

• Z reguły służy to pewności obrotu - niewielki zakres obowiązkowych informacji ma pozwolić kontrahentom na lepszą ocenę sytuacji.

• Minimalna regulacja dotyczy jednak pieczęci - choć są one nadal popularne, jest to z pewnością przeżytek sprzed epoki drukarek atramentowych czy laserowych. Na szczęście żadna firma nie musi już posiadać pieczęci.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pieczęć

• Podmioty podlegające wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (posiadające numer REGON) w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym są obowiązane do podawania numeru identyfikacyjnego w pieczęciach firmowych.

• Obowiązek taki nakłada art.43 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995r. o statystyce publicznej (Dz. U. z1995r., Nr 88, poz. 439, z późn. zm.).

• W świetle tego przepisu wszelkie pieczęcie firmowe (a nie imienne) powinny zawierać numer REGON, Jeżeli go nie zawierają, nie mogą być wykorzystywane. Tylko w takim jednak wypadku, gdy jednostka pieczęć w ogóle posiada.

• Polskie prawo nie nakłada bowiem obowiązku posiadania pieczęci.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pieczęć

• W polskim systemie prawnym brak jest innych ogólnych regulacji dotyczących treści pieczęci każdego przedsiębiorcy czy też każdej jednostki organizacyjnej.

• Istnieją natomiast regulacje, w myśl których określone kategorie podmiotów, np. doradcy podatkowi, są obowiązane do podawania w swojej korespondencji i na drukach urzędowych określonych informacji.

• Część z tych informacji, jak np. numer wpisu na listę doradców podatkowych, wygodnie jest umieścić w treści pieczęci.

• Pozostałe elementy pieczęci są w zasadzie dowolne, zazwyczaj obejmują następujące dane:

• nazwę pełną lub skróconą w brzmieniu zgodnym z dokumentami rejestracyjnymi;

• adres siedziby, dodatkowo ewentualnie inny adres prowadzenia działalności;

• dane kontaktowe: nr telefonu, faxu, adres poczty elektronicznej (e-mail), adres serwisu internetowego (strony www);

• nr NIP.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pieczęć

• Zakłady wyrobu pieczątek (a właściwie stempli gumowych czy z tworzywa sztucznego) nie są zobowiązane do sprawdzania uprawnień zamawiającego pieczęć do wykorzystywania zamówionego wzoru pieczęci.

• Mogą jednak ich wymagać z własnej inicjatywy.

• Karalne jest jedynie używanie stempli rozumiane jako przywłaszczenie sobie stanowiska, tytułu lub stopnia.

• Jeżeli chodzi o pieczęcie urzędowe (metalowe z wizerunkiem orła wg wzoru ustalonego dla godła państwowego), to może je wyrabiać jedynie mennica państwowa.

• Warto sprawdzić, jakich danych na pieczątce wymaga bank prowadzący rachunek bieżący firmy.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pisma i zamówienia handlowe (papier firmowy)

• Każdy podatnik na dokumentach związanych z zobowiązaniami podatkowymi i niepodatkowymi należnościami budżetowymi umieszcza NIP.

• Każdy przedsiębiorca w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów umieszcza od 2007r. NIP.

• Każdy podmiot posiadający REGON w treści druków firmowych umieszcza numer REGON (zatem i na wizytówkach).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Każda spółka komandytowo akcyjna w pismach i zamówieniach handlowych umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Pisma i zamówienia handlowe (papier firmowy)

• Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w pismach i zamówieniach handlowych spółki umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Każda spółka akcyjna w pismach i zamówieniach handlowych spółki umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek akcyjnych.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Wiadomości e-mail oraz strony www

• Każda spółka komandytowo akcyjna w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

• Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Każda spółka akcyjna w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek akcyjnych.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Które e-maile oraz strony www?

• Obowiązek umieszczania na stronach internetowych ww. informacji dotyczy nie tylko stron firmowych, tzw. stron głównych, ale również wszystkich innych stron utrzymywanych przez spółkę, bez względu na cel.

• Jeżeli zatem spółka akcyjna posiada domenę zaparkowaną bezpłatnie i nie wykorzystywaną, ale w domenie tej utrzymywana jest zazwyczaj strona z informacją o nazwie dostawcy usługi, to spółka taka będzie miała obowiązek umieścić tam po 31 grudnia 2006r. informację zawierającą dane, o których mowa wyżej. I to nawet wtedy, gdyby miały być to jedyne informacje na tej stronie.

• Obowiązki umieszczania informacji dotyczą każdego e-maila wysyłanego na zewnątrz, w tym wszelkich newsletterów oraz reklamy e-mailowej (mailingu).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• eHandel

• Regulacje prawne

• Szczególne zasady wykonywania działalności gospodarczej w sieci określają ustawy:

• ustawa z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
  (Dz. U. z 2002r., Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), oraz

• ustawa z dnia 5 lipca 2002r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub podlegających na dostępie warunkowym (Dz. U. z 2002r., Nr 126, poz. 1068, z późn. zm.);

• ustawa z dnia 2 marca 2000r. o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny (Dz. U. 2000r., Nr 22, poz. 271, z późn. zm) - dotyczy umów zawieranych na odległość.

• W praktyce sprzedających w Internecie dotyczy przede wszystkim prawo regulujące zawieranie umów na odległość.

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• eHandel

• Regulacje prawne

• Umowy na odległość

• Przedsiębiorców zawierających w Internecie umowy z konsumentami dotyczą szczególne regulacje prawne związane z zawieraniem umów na odległość. Wynika z nich w szczególności:

• obowiązek poinformowania konsumenta (np. w opisie aukcji albo na stronie „o mnie”) jednoznacznie, w sposób zrozumiały i łatwy do odczytania

• prawo konsumenta do odstąpienia od umowy w terminie 10 dni od daty otrzymania towaru (jeżeli konsument zwróci towar ze względu na odstąpienie od umowy, wówczas należy ten zwrot potwierdzić mu na piśmie (wysłać list polecony) oraz zwrócić sobie wszystko to, co strony sobie nawzajem wydały).

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• eHandel

• Regulacje prawne

• Wynika z nich w szczególności:

• obowiązek poinformowania konsumenta (np. w opisie aukcji albo na stronie „o mnie”) jednoznacznie, w sposób zrozumiały i łatwy do odczytania o:

• danych sprzedawcy: imię, nazwisko, nazwa, siedziba, organ ewidencyjny (prezydent miasta, wójt, burmistrz, sąd), numer w ewidencji albo w rejestrze;

• zasadach zapłaty ceny lub wynagrodzenia, np. za zaliczeniem pocztowym, i kto płaci za przesyłkę;

• kosztach, terminie i sposobie dostawy (np. opłata 3,5 zł za nadanie pocztą listem poleconym, wysyłka w dniu zawarcia umowy, list idzie zwykle 2 dni robocze)

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• eHandel

• Regulacje prawne

• Wynika z nich w szczególności:

• obowiązek poinformowania konsumenta (np. w opisie aukcji albo na stronie „o mnie”) jednoznacznie, w sposób zrozumiały i łatwy do odczytania o:

• istotnych właściwości przedmiotu aukcji w opisie przedmiotu aukcji;

• prawie do odstąpienia od umowy zawartej na odległość oraz o prawie do rozwiązania umowy oświadczenie usług;

• ważność oferty (ta informacja regulowana jest poprzez system aukcyjny - ustalenie okresu trwania aukcji);

• minimalnym okresie, na jaki ma być zawarta umowa o świadczenia ciągłe lub okresowe;

• miejscu i sposobie składania reklamacji

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Koncesje, licencje, regulacje

• Działalnością gospodarczą wykonywaną za pośrednictwem sieci Internet jest najczęściej handel. Obrót w zakresie objętym koncesjami, zezwoleniami, licencjami itp. podlega takim rygorom również wtedy, gdy jest prowadzona za pośrednictwem Internetu, również poprzez portale aukcyjne.

• Dodatkowych uprawnień wymaga zatem handel:

• alkoholem;

• bronią;

• lekami,

• nasionami (przepisy nie dotyczą dostawców i producentów materiału siewnego rozmnożeniowego roślin warzywnych i ozdobnych oraz materiału szkółkarskiego wytworzonego i sprzedawanego na terenie tego samego powiatu, jeżeli jest przeznaczony na niezarobkowe potrzeby własne odbiorcy.);

Organizacja Laboratorium Usługowego - Krok 8 - Pieczęć, pisma, www

• Koncesje, licencje, regulacje

• Działalnością gospodarczą wykonywaną za pośrednictwem sieci Internet jest najczęściej handel. Obrót w zakresie objętym koncesjami, zezwoleniami, licencjami itp. podlega takim rygorom również wtedy, gdy jest prowadzona za pośrednictwem Internetu, również poprzez portale aukcyjne.

• Dodatkowych uprawnień wymaga zatem handel:

• paliwami;

• substancjami uzależniającymi;

• środkami ochrony roślin;

• walutami.

• Z wykonywanych w sieci usług wymagających specjalnych uprawnień wymienić warto:

• doradztwo podatkowego, prawnego;

• organizowanie własnych loterii promocyjnych;

• pośrednictwo w obrocie nieruchomościami.