. Przykładowe dokumenty przygotowania, przebiegu oraz zakończenia i

rozliczenia inwentaryzacji

W przedstawionej powyżej przykładowej instrukcji inwentaryzacyjnej dla dużych (skomplikowanych) jednostek przywołano szereg przykładowych dokumentów dotyczących inwentaryzacji, a m.in.:

• zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji rocznej (wzór nr 1),

• wykaz członków komisji inwentaryzacyjnej (wzór nr 2),

• wykaz członków zespołów spisowych (wzór nr 3),

• harmonogram i terminarz inwentaryzacji rocznej (wzór nr 4),

• ewidencja arkuszy spisów z natury (wzór nr 5),

• polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji (wzór nr 6),

• protokołów zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników (wzór nr 7),

• oświadczenie wstępne osób odpowiedzialnych materialnie (wzór nr 8),

• arkusze spisów z natury (wzory nr 9 i 10),

• protokoły inwentaryzacji kasy (wzory nr 11 i 12),

• oświadczenie końcowe osób odpowiedzialnych materialnie (wzór nr 13),

• protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych (wzór nr 14),

• przykładowy tekst sprawozdania z kontroli inwentaryzacji (wzór nr 15),

• protokół kontroli, kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury (wzór nr 16),

• sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury (wzór nr 17),

• zestawienia zbiorcze spisów z natury (wzory nr 18 i 20),

• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (wzór nr 19),

• protokół posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej (wzór zamieszczony w tekście rozdziału 4.6. zatytułowanego: Weryfikacja rezultatów inwentaryzacji),

• protokół inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzonej drogą porównania danych ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji, a także ich analizy i weryfikacji (wzór nr 21).

Powyżej zostały kolejno przedstawione wszystkie z wymienionych w powyższym wykazie

przykładowych dokumentów (z wyjątkiem protokołu weryfikacji zamieszczonego wcześniej).

Warto poinformować, że z tych dokumentów mogą skorzystać zarówno jednostki duże jak i średnie, a z pewnych ich fragmentów nawet niektóre małe.

Prezentowane są też niektóre dokumenty, których wcześniej w przykładowej instrukcji nie przywołano. Np. polecenie przeprowadzenia spisu (wzór nr 6) stosuje się z reguły rzadko, np. w przypadku konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji niezapowiedzianych w jednostkach zlokalizowanych w odległej miejscowości.

Wzór nr 1         

Zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki

z dnia . . . . . . . . . . . . . 20 . . . . . . . . . . . . . r. w sprawie

przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej

Stosownie do postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia . . . . . . . . . . .  20 . . . .r. oraz ustawy o rachunkowości ustalam następujące zasady i techniki przeprowadzenia w  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  inwentaryzacji rocznej na koniec roku

obrotowego 20 . . . . .r.

1 Do składu komisji inwentaryzacyjnej powołuję osoby:

• Przewodniczący-

• Członek

• Członek

2 Zmiana przydziału kontrolowanych pól spisowych może nastąpić decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

3. Dla ustalenia wyceny i proporcji zagospodarowania składników zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych powołuję zespół w składzie:

• imię i nazwisko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . stanowisko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

• imię i nazwisko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . stanowisko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

• Terminarz spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych określa harmonogram :

• Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i głównego księgowego do przeprowadzenia szkolenia wszystkich osób powołanych do inwentaryzacji, a w tym również osób odpowiedzialnych materialnie, osób prowadzących ewidencję inwentaryzowanych składników.

• Zobowiązuję osoby odpowiedzialne materialnie do odpowiedniego przygotowania i uporządkowania rejonów spisowych oraz znajdujących się w nich składników.

• Na czas inwentaryzacji zawieszam nieobecności ze wszystkich tytułów osób związanych z jej przeprowadzeniem.

• Po zakończeniu inwentaryzacji przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zarządzi przeprowadzenie weryfikacji jej wyników i sporządzi z tego protokół zakończony wnioskami w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i po uzyskaniu opinii głównego księgowego i radcy prawnego, przedłoży je do zatwierdzenia.

• Wyniki inwentaryzacji zatwierdzone przez kierownika jednostki podlegają ujęciu w księgach roku obrotowego.

• W czasie inwentaryzacji wszystkie służby zobowiązane są przestrzegać zapisów określonych w harmonogramie inwentaryzacji.

• Szczegółowe zasady i tryb inwentaryzacji określają i wyjaśniają na spotkaniu przedinwentaryzacyjnym, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej oraz główny księgowy.

• Za sprawny i terminowy przebieg inwentaryzacji odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

• Nadzór nad całością prac inwentaryzacyjnych powierzam głównemu księgowemu.

• Zarządzenie obowiązuje od dnia . . . . . . . . . . . 20 . . . . . . .  roku.

 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

główny księgowy

data, podpis

 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

kierownik jednostki

data, podpis