Działanie - dowolne ( świadome bądź podświadome ) zachowanie się zmierzające do określonego celu.

Cel działania - stan rzeczy który będąc pod jakimś względem cenny (pożądany) dla działającego - wyznacza kierunek i strukturę jego działania.

Podstawowe walory sprawnego działania:

- skuteczność ( prowadzi do skutku zamierzonego jako cel)

- korzyść ( jest gdy różnica wyniku użytecznego i kosztów działania jest większa od zera, 0<W - K > 0)

- ekonomiczność - ( gdy stosunek wyniku użytecznego do kosztów działania jest większy od 1 < W/K>1)

Ekonomizacja działania to działanie skierowane na poprawę ekonomiczności działania.

Forma ekonomizacji działania :

*wariant wydajny ( max W przy niezmienionym K)

*wariant oszczędnościowy ( stały W, min. K)

*wariant alternatywny ( max W, min. K)

Ogólne wytyczne sprawnego działania:

*działalność w sposób zorganizowany

Fazy cyklu organizacyjnego:

1.preparacja ( przygotowawcza)

- postawienie celu

- zbadanie zasobów i warunków które trzeba zastosować aby osiągnąć cel

- dokonać czynności planistycznych ( program, plan, algorytm)

- przygotowania zasobów i warunków uznanych za niezbędne do zastosowania

2.realizacja

3. kontrola

Każdy formułowany cel powinien być:

- precyzyjnie sformułowany

- określony terminowo

- uzasadniony

- realistyczny

- sprawdzony przez osiągnięte efekty

- możliwy do skorygowania jeżeli wymagają tego okoliczności

Cechy poprawnie skonstruowanego planu:

1.wykonalność ( środki przewidziane do osiągnięcia celu są dobrane tak, że rzeczywiście można je zastosować)

2.celowość (plan zawiera wyłącznie te działania które bezpośrednio służą do osiągnięcia celu

3.spójność wewnętrzna ( stosowane środki nie wykluczają się wzajemnie, korzystanie z jednych nie wpływa negatywnie na używanie innych środków)

4.termonowość ( odpowiednie części składowe realizowane są w określonym czasie)

5.kompletność ( plan obejmuje początek, etapy częściowe i etap końcowy uwzględnia wszystkie potrzebne elementy)

6.operatywność ( plan ma jasną i jednoznaczną konstrukcję, jest przejrzysty również dla osób które nie brały bezpośredniego udziału w jwgo powstaniu a powinny z niego korzystać)

7. elastyczność ( kolejność realizacji i stosowane środki pozostawiają margines na ewentualne konieczne zmiany i korekty bez potrzeby układania planu od nowa)

Zmiany - są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji, ich charakter może być:

*intencjonalny ( zaplanowany przez liderów zmian, kierownictwo przedsiębiorstwa lub narzucony przez procesy ewolucyjne zachodzące w otoczeniu firmy)

Zmiana polega różnym ( odmiennym od pierwotnego) stanie rzeczy, zjawisk lub procesów.

istota zmiany:

Określone zjawisko określa się jako zmianę kiedy spełnione są warunki:

*zmiany te muszą być postrzeżone wyodrębnione z ogólnego potencjału ruchu organizacyjnego

*zmiany muszą mieć charakter empiryczny ( oznacza to konieczność stwierdzenia że stan po zmianie w sposób istotny różni się od stanu poprzedniego)

Zmiany możemy definiować:

- w sposób rzeczowy (polega na przekształceniu organizacji lub jej elementów)

- w sposób czynnościowy ( oznacza proces zmieniania)

Gwiazda pytań dotyczących zmian:

Rodzaje zmian:

1.ze względu na sposób wprowadzenia

-narzucana

-Wypracowana

2.Ze względu na głębokość

-naskórkowa(zewnętrzna zmiana)

-dogłębna(głębokie zmiany)

3.ze względu na szybkość ich przygotowania

-radykalne(od początku do końca

-normalne, stopniowe

4.ze względu na sterowność

-nieplanowane

-planowe

5.z punktu widzenia zasięgu zmian

-zmiany stosunkowo niewielkie

-zmiany o szerszym zakresie i intensywności

-zmiany powstałe w wyniku kompleksowych działań

6.z punktu charakteru zmian

-zmiany innowacyjne(wprowadza do czegoś czego jeszcze nie było)

-zmiany adaptacyjne

-zmiany regresyjne(powodują pogorszenie sytuacji)

Najbardziej znanym opisem procesu zmian jest 3-etapowy model Kurta Lewina:

1.rozmrożenie istniejącej równowagi(wzmocnienie sił, które przyspieszają zmiany)

2.sama zmiana czyli dochodzenie do stanu równowagi(uczenie się członków organizacji zachowań odpowiadającym wprowadzonym zmianom)

3.zamrożenie nowego stanu równowagi(wzmocnienie i wsparcie zmiany tak aby stałą się ona częścią systemu)

Opór wobec zmian-blokada emocjonalna i racjonalna wobec zmian która powoduje u pracowników w obawie że nadchodzące zmiany spowodują pogorszenie ich obecnej sytuacji

Typowe powody oporu wobec zmian:

-niepewność co do przyczyn i skutków zmian

-niechęć do rezygnacji z istniejących przywilejów

-świadomość słabych stron proponowanych zmian

Sposoby przezwyciężania oporu wobec zmian:

-wyjaśnienie i komunikowanie

-uczestnictwo i zaangażowanie

-ułatwienie i poparcie

-negocjacje i uzgodnienia

-manipulacja i kooptacja

-wyraźne lub ukryte wymuszenie

Strategie zmian:

-rewolucyjna(zmiana radykalna i szybka)

-ewolucyjna(wprowadzana metodą małych kroczków, powolnie i stopniowo)

Problem- rodzaj zdania, którego nie można rozwiązać za pomocą posiadanego zasobu wiedzy

Rozwiązanie jest możliwe dzięki czynnościom myślenia twórczego, które prowadzi do wzbogacenia wiedzy produktu.

Problem organizacyjny- zadanie którego nie można rozwiązać za pomocą istniejących wzorców; rozwiązanie problemu polega na znalezieniu optymalnego w danych warunkach sposobu działania poprzez zgromadzenie właściwych inf. Ich analizą i syntezą koncepcji twórczych powstałych w toku postępowania.

Metoda organizatorska- stanowi usystematyzowane postępowanie oparte na naukowych zasadach badawczych, które ma na celu rozwiązaniu problemów zarządzania dla instytucji istniejących lub projektowanych; osiągniecie tego celu ułatwia stosowanie różnorodnych technik organizatorskich.

Technika organizatorska- określone wzorce postępowania na które składają się 2 podstawowe elementy:

-instrument badawczy; w postaci modelu graficznego(wykresy), modelu fizycznego(trójwymiarowe), modelu matematycznego i przyrządów specjalistycznych

Metody rozwiązywania problemów:

-analityczna(=diagnostyczna)podstawa rozw. problemu jest szczeg. analiza elem. składowych istniejącego systemu; niezbędne jest zebranie i zarejestrowanie danych charakterystycznych dla aktualnej sytuacji; stan dotychczasowy stanowi punkt wyjścia do przyszłego projektu.

-syntetyczna(=prognostyczna)punktem wyjścia jest koncepcja nowego najczęściej całkowicie różnego od obecnego modelu system zbierania inf. przesuwa się na etap późniejszy po przyjęciu koncepcji rozwiązań i ma na celu bardziej stwierdzenie możliwości realizacji proponowanego rozwiązania niż dokładnego ustalenia aktualnej sytuacji.

Problem istnieje wówczas gdy występuje uświadomiona różnica pomiędzy warunkami oczekiwanymi a warunkami rzeczywistymi

Rozwiązanie problemu następuje wtedy gdy menadżer podejmuje świadomy wysiłek, by ograniczyć występującą różnicę pomiędzy rzeczywistymi i oczekiwanymi warunkami

Rodzaje problemów:

1. Z punktu widzenia charakteru problemu:

-dewiacyjne( powstają gdy następuje odchylenie od oczekiwanego kierunku działania; kiedy w systemie pojawia się defekt a jego przyczyny są nieznane; widoczne są skutki istnienia tego typu problemu)

-optymalizacyjne(powstają w wyniku konieczności wprowadzenia zmian o charakterze adaptacyjnym w dotychczasowym funkcjonowaniu organizacji ze względu na zmiany w otoczeniu; mogą powstać w sytuacjach gdy praca w firmie przebiega w zasadzie bez zakłóceń ale zmieniły się wymogi otoczenia i zapotrzebowanie na rezultaty tej pracy)

-innowacyjne(łączą się z koniecznością nie tylko przeżycia ale i rozwoju organizacji; są konsekwencją zmian innowacyjnych w otoczeniu)

2. Z punktu widzenia złożoności:

- proste

- złożone

-bardzo złożone

3. Z punktu widzenia przedziału czasu w funkcjonowaniu organizacji:

-zarządzania operacyjnego

-zarządzania strategicznego

4 Ze względu na miejsce powstawania w strukturze organizacji:

-problemu związane z organizacją działalności podstawowej

-problemy organizacji i zarządzania, tzw. strefy regulacyjnej

Uwarunkowania rozwiązywania problemów:

-rodzaj rozwiązywanego problemu

-sytuacja działania(co to za problem? Określenie jego)

-świadomość działania(czy my go rozumiemy?)

-możliwość działania(co możemy zrobić?)

Procedura rozwiązywania problemów:

1. Rozpoznanie problemu i jego jasne określenie

2. Zebranie danych i inf

3. Identyfikacja możliwych przyczyn

4. Tworzenie nowych możliwości rozwiązań

5. Ocena alternatywnych rozwiązań

6. Dokonanie wyboru spośród alternatyw-podjęcie decyzji

7. Implementacja decyzji i ocena jego rezultatów

Kryteria oceny wyboru najlepszego wyboru(wg P. Druchera)

1. Ryzyko

2. Ekonomia wysiłku

3. Czas

4. Organiczność zasobów

Metryczka problemów(identyfikacja)

-nazwa problemu

-przedmiot problemu

-rodzaje odchyleń

-obszar problemowy

-istotność problemu

-dostępność

-zakres problemu

-złożoność problemu

-strukturalizacja problemu

-czas występowania problemu

-cel rozwiązania problemu

Procedury tworzenia wykresu Ishikawy:

1. zdefiniować skutek w sposób jasny i logiczny

2. zdefiniować główne kategorie możliwych przyczyn

3. zacząć budować wykres określając skutek w ramkach z prawej strony i umieszczając główne kategorie jako”dopływy do ramki skutek”

Wykres szkieletowy Ishikawy przyczyny i skutki oczekiwań klienta:

4. skonstruować wykres przez przemyślenie i zapisanie przyczyn na wszystkich kolejnych poziomach; kontynuować tę procedurę do coraz wyższych poziomów

Wykres szkieletowy Ishikawy przyczyny i skutki oczekiwań klienta:

Wybrać i zidentyfikować niewielką liczbę przyczyn najwyższego poziomu, które prawdopodobnie mają największy wpływ na skutek oraz wymagają dalszych działań

Analiza ABC- oparta jest na regule Preto, tzw reguła 80-20 wg której 20% elementów daje 80% efektu

Np. 80% problemu wynika z 20% przyczyn

Wszystkie przyczyny w analizie ABC dzielimy na 3 kategorie:

1.A- przyczyny najważniejsze

2.B- przyczyny dość ważne

3.C-przyczyny o marginalnym znaczeniu

Techniki zbierania inf:

1 Analiza dokumentacji, jest procesem zbierania inf wtórnych zawartych w dokumentach; powinna poprzedzać zasadnicze badania organizatorskie, pozwala na wstępne „wczytanie się” w obszar badań stanowiących przedmiot naszych zainteresowań

2.Procedura analiz dokumentów

-ustalenie celów badawczych

-wytypowanie dokumentów poddanych analizie

-zapoznanie się z treścią dokumentów

-sporządzanie na podstawie analizy dokumentów własnych notatek w postaci tabel, wykresów itd.

-opracowanie wniosków końcowych

Organizator przeprowadzający badanie powinien wcześniej świadomie wytypować rodzaj dokumentów, które przedsiębiorstwo ma przygotować do badań

Analizując dokumenty należy pamiętać że wiele z nich odzwierciedla jedynie stan formalny lub potencjalny badanego zjawiska, często rozbieżny z rzeczywistością.

Instrumentem badawczym jest instrukcja badanego dokumentu

Rozbieżności z rzeczywistością mogą wynikać z :

-upływu czasu między datą sporządzenia dokumentu a datą naszych badań

-różnic w postrzeganiu faktów odzwierciedleniu ich w dokumentach niedoskonałości technik sporządzenia dokumentów

-ułomności, lenistwa i niedbalstwa

-nieświadomych omyłek i błędów popełnionych w dokumentach a nadmiernych uproszczeń w toku sporządzenia dokumentów

-chęci uniknięcia rzeczywistego stanu rzeczy

Wywiad- rozmowa kierowana i kontrolowana prowadzona w określonym celu; w trakcie wywiadu występują na ogół 2 osoby: prowadzący wywiad i rozmówca

Rodzaje wywiadów:

1. ze względu na sposób przygotowania:

-swobodne (nieskategoryzowane)

-częściowo skategoryzowane

- strukturalizowane (skategoryzowane)

2. ze względu na sposób przeprowadzenia:

-jawne

-ukryte

3.ze względu na liczbę uczestników:

-indywidualne

-zbiorowe(z grupą ludzi, każdy ma możliwość odp)

-panelowe(z grupą ludzi ale mają char. indywidualny są one powtarzane ale z tą samą grupą osób)

4.ze względu na bliskość kontaktu

-osobisty(bezpośredni)

-telefoniczny

Przebieg wywiadu (jawnego):

-wyjaśnienie celów oraz uzyskanie akceptacji kierownika na przeprowadzenie wywiadu

-ustalanie rodzaju wywiadu, przygotowujemy kwestionariusz(wywiad skategoryzowany) lub scenariusz (nieskategoryzowany lub częściowo skategoryzowany)

-przeprowadzenie na małej próbie badań pilotażowych/próbnych zmierzających do przetestowania jakości kwestionariusza, a zwłaszcza jakości i komunikatywności pytań i użytych określeń, kompletności zagadnień itp.

-ustalenie ilości i kategorii rozmówców(dla zagwarantowania reprezentatywności badań)

-wybór miejsca i czas trwania wywiadu

-przeprowadzenie wywiadu

-opracowanie wyników, które udało nam się uzyskać

Prowadzący wywiad powinien:

1.znać dobrze podmiot wywiadu

2.znać procedurę badawczą i przestrzegać jej zasad

3.posiadać umiejętności słuchania

4.stwarzania właściwej atmosfery

5.umiejętność rozładowywania napięć

6.umiejętność wczuwania się w przeżycia psychiczne innych ludzi dla prawidłowej interpretacji zachowania się rozmówcy

Kwestionariusz- uporządkowana merytorycznie i graficznie lista pytań na jeden lub więcej tematów .

Rodzaje pytań:

-zamknięte

-półotwarte(są to pytania gdy kafeteria pytań kończy się pytaniem typu: „proszę wskazać inne przyczyny poza wymienionymi”)

-otwarte

Pytania zamknięte- pytania które muszą być zadane w ściśle określonym brzmieniu i dla których sformowano kilka odp do wyboru

Rodzaje pytań zamkniętych

-pytania rozstrzygnięcia; zaczynają się od partykuły „czy” i zasadniczo mają char dychotomiczny(pytania zamknięte z alternatywą dwuczłonowe)

Pytania projekcyjne; poprzedzone pewnym wprowadzeniem, czasami dołączona jest odp kwalifikowana „tak, jeśli…” dodanie do odp słabszych ich wersji

-pytania z alternatywą wieloczłonową; zaczynają się od każdej innej niż „czy” partykuły np. co, kto, gdzie, kiedy

*wielokrotnego wyboru

*z uszeregowaniem wariantów odp

*pytania- skale np. zaznaczyć poziom zadowolenia

Zalety pytań zamkniętych:

-krócej trwa gromadzenie inf oraz obliczanie rezultatów badań

-istnieje możliwość łatwego i szybkiego wykorzystania techniki komputerowej do obliczania wyników

-występuje relatywnie niski koszt badania

-mniejsze są wymagania stawiane osobom przeprowadzającym wywiad

Wady pytań zamkniętych:

-stwarzają ryzyko udzielania odp „na chybił trafił”

-trudno zorientować się czy respondent dobrze zrozumiał pytanie

-nie dopuszczają pełniejszej odp

Pytania otwarte- odp respondenta nie są ograniczone przez prowadzącego badania

Zalety pytań otwartych:

-badacz łatwo może się zorientować czy respondent dobrze zrozumiał pytanie

-dopuszczają pełniejszą wypowiedź badanego

-ujawniają układ odniesienia respondenta

-zmniejszają ryzyko udzielenia odp „na chybił trafił”

-ujawniają bogactwo treściowe poruszanej w pytaniu kwestii

Wady pytań otwartych:

-nastręczają sporo trudności przy kodowaniu i analizie danych

-narażone są na liczne błędy przy kategoryzacji otrzymanych wyników

-wydłużają czas zbierania inf

-wymagają specjalnych kwalifikacji od ankietera

-wymagają większego wysiłku intelektualnego od osoby badanej

-szybciej doprowadzają do zmęczenia

Badania ankietowe- respondenci sami wypełniają kwestionariusz ankiety zawierającej pytania dotyczące przedmiotu badań

Rodzaje ankiet:

1.ze względu na sposób rozprowadzania kwestionariuszy:

Środowiskowa, pocztowa, prasowa, radiowa, telewizyjna, internetowa, audytoryjna, opakowaniowa

Budowa kwestionariusza do badań ankietowych:

-inf o instytucji firmującej badania

-zwięzła inf o celu badania

-instrukcja dotycząca sposobu udzielania odp

-pytania merytoryczne wynikające z celu badania i dotyczące przedmiotu badania

-metryczka pozwalająca uzyskać niezbędne inf o cechach indywidualnych respondenta

-dodatkowe wyjaśnienie dotyczące sposobu zwrotu wypełnianej ankiety

-podziękowanie za uczestnictwo w badaniach

Cechy ankiety:

- język pytań powinien być prosty

-używać tylko takich słów, które będą jednakowo rozumiane w każdej kategorii respondentów

-preferować formę osobową pytań

-do pytań zamkniętych dołączyć instrukcję ich wypełnienia

-układ graficzny pytań powinien być staranny i przejrzysty

-na pierwszej str kwestionariusza powinny znaleźć się: nazwa i adres instytucji w ramach której prowadzone są badania, tekst apelu do respondentów zawierający wzmiankę o temacie przeprowadzonych badań, zapewnienie o anonimowości, wyłączenie naukowym wykorzystaniu inf i ewentualne podziękowanie z góry za uważne wypełnienie kwestionariusza

-na ostatniej str można zapytać „czy chciałby pan/pani coś jeszcze dodać”

-przyjęte jest również by na końcu zamieścić grzecznościowe podziękowanie za udzielenie odp

Obserwacje- celowe przestrzeganie rzeczywistości prowadzonej wg z góry przyjętego planu realizowane pod kątem gromadzenia i rejestracji istniejących faktów oraz ich dalszej interpretacji

Sposoby prowadzenia interpretacji:

1. z punktu widzenia obserwatora

-uczestnicząca; obserwator jest człowiekiem zespołu

-nieuczestnicząca; obserwator jest członkiem zespołu

-samoobserwacyjna; sami zapisujemy co robimy

2. ze względu na znajomość celu obserwacji przez osobę będącą przedmiotem obserwacji:

-jawna

-ukryta

3. ze względu na stopień zaproponowania badań:

-kontrolowana(systematyczna)

-niekontrolowana(naturalna)

http://www.pokojenadmorzem.pl/index.php

---