Wykład I: Istota rachunkowości

Rachunkowość - całościowy i zwarty system ciągłego oraz systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych oraz prezentacji informacji ekonomiczno-finansowych w jednostce gospodarczej.

Podmiotami rachunkowości są jednostki prowadzące rachunkowość. Jednostkami gospodarczymi są osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą bez względu na to, jakie procesy gospodarcze występują w tych jednostkach. Za podmiot rachunkowości uznaje się każdą jednostkę, która jest majątkowo wyodrębniona.

Zakres przedmiotowy rachunkowości

1. Przyjęte zasady (polityka) rachunkowości

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

3. Dokonywanie inwentaryzacji

4. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego

5. Sporządzanie sprawozdań finansowych

6. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji

7. Poddanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań

Cechy rachunkowości

1. Wyrażanie wszystkich procesów i operacji gospodarczych w mierniku pieniężnym, pozwalającym sprowadzić je do wspólnego mianownika.

2. Dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie na podstawie dokumentów źródłowych, stwierdzających fakt wystąpienia operacji gospodarczych.

3. Stosowanie do zapisów bieżących specyficznych urządzeń księgowych (konta).

4. Wykorzystywanie zasady podwójnego zapisu, która umożliwia prowadzenie bieżącej kontroli w zakresie poszczególnych urządzeń księgowych.

5. Zachowanie ciągłości ewidencji księgowej dzięki stosowaniu metody „od bilansu do bilansu”.

6. Wzmocnienie kontroli wewnętrznej rachunkowości przez systematycznie prowadzoną inwentaryzację.

Funkcje rachunkowości:

1. funkcja informacyjna, polega na tworzeniu określonych zbiorów informacji i przekazywaniu kierownictwu jednostki gospodarczej w celu ich wykorzystania w zarządzaniu jako podstawowy do podejmowania decyzji i oceny działalności;

2. funkcja kontrolna, realizowana jest za pomocą określonych środków i reguł postępowania (np. obowiązek dokumentowania każdej operacji gospodarczej, inwentaryzacja);

3. funkcja sprawozdawczo-analityczna, polega na sporządzaniu zestawień liczbowych (sprawozdań) przekazywanych urzędom i izbom skarbowym, jednostkom i organom nadrzędnym, urzędom statystyki państwowej, publikowanych przez spółki kapitałowe na potrzeby akcjonariuszy, udziałowców, kontrahentów. Informacje pochodzące z rachunkowości są przedmiotem analizy sytuacji i wyników działalności jednostki;

4. funkcja dowodowa, znajduje wyraz w prowadzeniu rachunkowości i archiwizowaniu jej urządzeń w sposób umożliwiający przedstawienie dokumentów, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych, jako wiarygodnych dowodów w postępowaniach sądowym i podatkowym.

Metody rachunkowości:

1. metoda podmiotowa - pomiar i rejestracja zjawisk gospodarczych oraz stan posiadanych przez jednostkę zasobów majątkowych, rozpatruje się w rachunkowości z punktu widzenia danej jednostki (podmiotu gospodarczego),

2. metoda bilansowa - zasoby i wszystkie zjawiska gospodarcze ujmowane są w danym podmiocie dwustronnie. Przejawem jej stosowania jest bilansowe zestawienie zasobów danej jednostki, dwustronne ujmowanie operacji gospodarczych itp.,

3. metoda momentów i okresów sprawozdawczych - umożliwia ścisłe określenie liczbowe:

1. w dowolnie wybranym momencie wielkości zasobów, jakim dysponuje dana jednostka gospodarcza i źródeł ich finansowania,

2. rozmiarów procesów gospodarczych, jakie zaistniały pomiędzy dwoma momentami,

4. metoda grupowania - tworzenie w ramach przedmiotu rachunkowości jednorodnych grup w oparciu o cechy wspólne elementów zbiorowości,

5. metoda wyceny - w rachunkowości ujmowane są tylko te zjawiska, które można ująć wartościowo.

Zasady rachunkowości

1. Zasada memoriału

2. Zasada współmierności kosztów i przychodów

3. Zasada periodyzacji

4. Zasada istotności

5. Zasada ciągłości

6. Zasada ostrożnej wyceny

7. Zasada wyższości treści nad formą

8. Zasada kontynuacji działalności

Wykład II: Organizacja dokumentacji księgowej

Dokumentację księgową jednostki stanowi zbiór właściwie sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających w określonej formie treść operacji gospodarczych i zdarzeń podlegających ewidencji księgowej.

Zgodnie z UoR za prawidłowy uznaje się dokument:

1. Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

2. Zawierający co najmniej następujące dane:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3. opis operacji oraz jej wartości;

4. datę dokonania operacji;

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe;

6. stwierdzenie faktu sprawdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:

1. zestawienie dowodów księgowych, sporządzane w celu zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2. polecenie księgowania, sporządzane w celu ujęcia operacji gospodar­czej w księgach rachunkowych jednostki;

3. noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodar­czej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.

Klasyfikacja dokumentów

Podział dokumentów księgowych ze względu na jednostkę wystawiającą:

• dowody obce - dowody sporządzone przez obce jednostki i przekaza­ne tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały;

• dowody własne - wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjo­nowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.

Podział dokumentów księgowych ze względu na przeznaczenie:

• dowody zewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę z przezna­czeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla od­biorców);

• dowody wewnętrzne (wystawiane przez daną jednostkę na własne po­trzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów).

Podział dokumentów księgowych ze względu na etapy sporządzania:

• dowody źródłowe (zwane pierwotnymi, stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki);

• dowody wtórne (sporządzane na podstawie kilku dowodów źródło­wych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów).

Podział dokumentów księgowych ze względu na cel wystawiania:

1. dowody dyspozycyjne, tj. zawierające jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego);

2. dowody wykonawcze, tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospo­darczej (faktury, listy płac);

3. dowody dyspozycyjno-wykonawcze, tj. takie, które mają cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych, jak i wykonawczych (asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu).

Opracowanie dowodów obejmuje:

1. sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym);

2. dekretowanie dokumentów;

3. segregowanie i numerację dokumentów.

Kontrola formalna polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy.

Kontrola rachunkowa sprawdza, czy w danych liczbowych nie wystę­pują błędy arytmetyczne.

Kontrola merytoryczna obejmuje badanie prawid­łowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie, czy wyrażona w dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepi­sami.

Dekre­towanie polega na ustaleniu i oznacze­niu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych.

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodza­jowych (np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe), albo według urzą­dzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znacze­nie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.

Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jed­nostki ustala na stałe, który z dowodów (egzemplarzy dowodu) ma stanowić podstawę zapisów w księgach.

Przez obieg dokumentów należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej (dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych), aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum. Obieg dowodów powinien być tak zorganizowany, aby:

• odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organi­zacyjnej jednostki gospodarczej;

• zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumen­tacji do komórek księgowości;

• umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obie­gu i podczas jego przechowywania.

Błędy w dowodach księgowych:

• w otrzymanych dowodach źródłowych obcych mogą być korygowane w trybie określonym w przepisach wykonawczych dotyczących podatku od towarów i usług VAT (stosowanie dowodów korygujących, czyli sko­rygowanej faktury VAT);

• w wystawionych kontrahentom dowodach wtórnych zewnętrznych sto­suje się korektę w sposób jak wyżej;

• w wewnętrznych, koryguje się przez przekreślenie błędnych zapisów z zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów poprawnych, daty do­konania korekty oraz złożenie podpisu przez osobę dokonującą poprawki;

• w gotówkowych i czekach mogą być poprawiane wyłącznie przez unie­ważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego dowodu.

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych powin­na zawierać ustalenia:

• kto, na jakiej podstawie i w ilu egzemplarzach sporządza dokument,

• kto i w jakim celu otrzymuje poszczególne egzemplarze dokumentu,

• kto i na podstawie którego egzemplarza tego dokumentu ewidencjonuje daną operację,

• w jakiej formie, jak długo i gdzie archiwizowane są dokumenty opisujące operację gospodarczą.

Wykład III: Organizacja ewidencji księgowej

Konto - urządzenie ewidencji księgowej służące do rejestracji jednorodnych operacji gospodarczych.

Obrót konta - suma zapisów po jednej stronie konta.

Saldo konta - różnica między obrotem debetowym i kredytowym danego konta. Saldo przyjmuje nazwę tej strony konta, której obrót jest większy.

Otwarcie konta - naniesienie na konto salda początkowego odczytanego z bilansu otwarcia lub zaksięgowanie pierwszej operacji.

Zamknięcie konta - ustalenie obrotów, wyprowadzenie salda końcowego, wpisanie sum kontrolnych, dwukrotne podkreślenie obu stron konta.

Zasada podwójnego zapisu - każda operacja księgowana jest na dwóch kontach, po przeciwnych stronach tych kont, w tej samej kwocie wynikającej z dokumentu księgowego.

Korespondencja kont - związek jaki powstaje między kontami przy księgowaniu danej operacji gospodarczej. Konta biorące udział w księgowaniu konkretnej operacji to konta korespondujące ze sobą.

Księgi rachunkowe są urządzeniami, w których dokonuje się zapisów księgo­wych. Do ksiąg rachunkowych należą:

• dziennik,

• księga główna,

• księgi pomocnicze,

• zestawienia obrotów i sald,

• inwentarz.

Dziennik jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospo­darczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgo­wych, w kolejności czasowej (według dat).

Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Księgi pomocnicze (uzupełniające) składają się z kont analitycznych (szcze­gółowych), które prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia zapisów w księdze głównej.

Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycz­nego, do którego są one prowadzone. Konta analityczne funkcjonują na zasadzie pojedynczego zapisu, który jest powtórzeniem księgowania na koncie syntetycznym. Zamieszcza się go po tej samej stronie, jednak bez korespondencji z innymi kontami.

Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych pozwala ujawnić błędy popełnione podczas ewidencji operacji gospodarczych, jeżeli były one spowodowane naruszeniem zasady podwójnego zapisu, a więc powstały wskutek zaksięgowania:

• operacji tylko na jednym koncie,

• tej samej operacji różnymi kwotami,

• operacji dwa razy po tej samej stronie kont.

Zestawienia obrotów i sald wszystkich ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności zapisów w księgach pomocniczych z zapisami na odpowiednich kontach syntetycznych.

Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów zgodnym z wynikami inwen­taryzacji. Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych. Wykazane w nim pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w bilansie otwarcia lub stanowić ich rozwinięcie. Jeżeli jednostka kontynuuje prowadzenie ksiąg, wówczas rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.

Księgi rachunkowe mogą występować w różnej postaci, jako: dzienniki, księgi wiązane, rejestry, luźne karty kontowe, zapisy na komputero­wych nośnikach danych lub wydruki komputerowe.

Każda jednostka gospodarcza prowa­dząca księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości musi mieć opracowaną w języku polskim dokumentację zasad (polityki) rachunkowości.

Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont. Konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględniać:

1. obowiązki (wymagania) informacyjne wynikające z ustawy o rachunkowości,

2. potrzeby informacyjne otoczenia,

3. potrzeby informacyjne zarządzania jednostką.

Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont może być wzorcowy plan kont.

Przyjęta we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont księgi głównej oraz zasady ich funkcjonowania są podporządkowane obowiązkom sprawozdawczym jednostek gospodarczych. Przyjmuje się w nim podział kont na dziewięć zespołów kont oznaczonych symbolem cyfrowym od 0 do 8. Są one na­stępujące:

0 — Aktywa trwałe,

1 — Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe,

2 — Rozrachunki i roszczenia,

3 — Materiały i towary,

4 — Koszty według rodzajów i ich rozliczenie,

5 — Koszty według typów działalności i ich rozliczenie,

6 — Produkty i rozliczenia międzyokresowe,

7 — Przychody i koszty ich osiągnięcia,

8 — Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy.

We wzorcowym planie kont, oprócz wykazu kont księgi głównej, znajduje się komentarz, który zawiera objaśnienia co do istoty zapisów na danym koncie oraz zasady jego funkcjonowania. Dla strony Winien i strony Ma każdego konta są podane typowe operacje i sposób ich zaksięgowania w powiązaniu z korespondującymi kontami.

Jednostka może też zdecydować się na całkowicie własną wersję zakładowego planu kont, powierzając jego opracowanie swoim pracownikom albo podmiotom zewnętrznym specjalizującym się w usługach z tego zakresu.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości zakładowy plan kont powinien zawierać:

1. wykaz kont księgi głównej, z podaniem ich symboli (dwu-, trzy- albo więcej cyfrowych),

2. przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.

Rozwinięciem wykazu kont księgi głównej jest komentarz zawierający omówienie sposobu funkcjonowania poszczególnych kont, księgowanych na nich operacji oraz ich korespondencji z innymi kontami.

Zakładowy plan kont musi też zawierać zasady tworzenia i prowadzenia analityki z podaniem kryterium podziału na konta analityczne do określonych kont syntetycznych.

Konstrukcja zakładowego planu kont powinna gwarantować takie ujęcie operacji gospodarczych na kontach, aby uzyskać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy, a także aby móc na tej podstawie sporządzić obligatoryjne sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe oraz przeprowadzić rozliczenia finansowe.

Księgi rachunkowe (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, wydruki komputerowe, zestawienia wyświetlane na monitorze komputera) muszą być trwale oznaczone pełną lub skróconą nazwą jednostki gospodarczej, dla której są prowadzone, oraz nazwą rodzaju urządzenia księgo­wego (dziennik, konto główne, pomocnicze, zestawienie obrotów i sald).

W celu zachowania prawidłowości ksiąg rachunkowych muszą być prze­strzegane określone ustawą o rachunkowości sposoby poprawiania błędów księgo­wych.

Korekta służy do eliminacji błędów ujawnionych w trakcie miesiąca przed jego zamknięciem. Polega ona na przekreśleniu błędnego zapisu (tekstu, liczby) poziomą linią z zachowaniem jego czytelności. Obok należy podać datę i podpis osoby upoważnionej do poprawki. Następnie nanosi się zapis prawidłowy.

Storno stosuje się, gdy błąd zostaje ujawniony po zamknięciu miesiąca. Polega ono na usunięciu wpływu mylnego zapisu za pomocą księgowego zapisu stornującego bez dokonywania jakichkolwiek skreśleń. Podstawą zapisu stornującego jest sporzą­dzenie dowodu księgowego (noty księgowej). Można się posłużyć:

• stornem czarnym, w którym z wykorzystaniem liczb dodatnich dokonuje się zapisu korygującego po przeciwnej stronie kont w stosunku do zapisu błędnego,

• stornem czerwonym, polegającym na wykorzystaniu ujemnego zapisu, który zamieszcza się po tej samej stronie kont, na których wystąpił zapis błędny.

Księgi rachunkowe powinny być przechowywane w sposób zabezpieczają­cy przed niepowołaną ingerencją, przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zaginięciem.

4