Zarządzanie procesami
Co to jest proces??
Każde działanie, które przekształca wejście (dane wejściowe) na wyjście (dane wyjściowe) możemy uważać za proces. Proces może w swoim „wnętrzu” zawierać zbiór różnych operacji (działań) wzajemnie ze sobą powiązanych i na siebie oddziałujących
Cel procesu:
Proces posiada swój cel, który powinien być spójny z polityką jakości organizacji (logicznie z tej polityki wynikać) i powinny być mierzalne. Realizację tych celów należy monitorować (mierzyć). Właściwy produkt, we właściwym czasie, przy minimalnych kosztach.
Wartość dodana - oznacza dodatkowe efekty uzyskane przez firmę jako całość lub w danym procesie a wynikające z lepszej niż w innych firmach konfiguracji łańcucha wartości.
W skład zarządzania procesowego wchodzą między innymi:
Definiowanie (opisywanie) procesów,
Operacyjne zarządzanie procesami, w tym ich ciągłe usprawnianie,
Wdrażanie gruntownych zmian w procesach,
Projektowanie nowych procesów,
Uszczegółowienie modeli procesowych dla potrzeb projektowania oprogramowania.
Definiując proces w organizacji musimy zwrócić uwagę na szereg istotnych elementów:
Początek i koniec procesu,
Struktura procesu,
Wejścia i wyjścia,
Dostawcy i klienci,
Właściciel lub lidera procesu,
Kryteria oceny,
Wpływ na wynik całości organizacji,
Mierniki,
Narzędzia pomiaru i oceny,
Kryteria i metody sterowania, w tym tzw. Sprzężenie zwrotne,
Zasoby i odstępstwa,
Dokumentacja procesu i jego przebiegu.
Korzyści:
Pozwala na zlokalizowanie działań w największym stopniu przyczyniających się do sukcesu przedsiębiorstwa.
Powstaje przewaga nad konkurencyjnością.
Kreowanie wartości z punktu widzenia klienta.
Pozwala doskonalić działalność poszczególnych pracowników.
Każdy proces posiada kilka charakteryzujących go cech:
Przebieg procesu - metody użyte do przekształcenia „wkładu” w produkt,
Efektywność - określa jego jakość przez sprawdzenie, w jakim stopniu proces spełnia oczekiwania klienta końcowego,
Wydajność - w jakim stopniu zasoby zostały zużyte do otrzymania produktu końcowego,
Czas trwania - ile czasu potrzeba na przekształcenie „wkładu” w produkt,
Koszt - to wszystkie wydatki poniesione w czasie trwania procesu.
Przekształcanie struktury zgodnie z procesami :
-Skuteczne zarządzanie procesami wymaga zmiany organizacji przedsiębiorstwa z pionowej w kierunku poziomej.
- Za proces powinni odpowiadać jego uczestnicy, co wymaga decentralizacji w podejmowaniu decyzji, oddalone kierownictwo ma jedynie prawo do kontroli
- Wyeliminowanie procesów, które nie przynoszą wartości dodanej np. stworzonych kiedyś dla określonego celu, który nie jest już realizowany, wykonywanych z przyzwyczajenia
- Połączenie lub wyeliminowanie dublujących się procesów
- Wyznaczanie „właścicieli procesów” (process owners), co skutkuje zwiększeniem aktywności pracowników i zapewnia maksymalne wykorzystanie ich potencjału
- Porzerzenie autonomii i docenienie wyników zespołów
- Ograniczanie stanowisk kierowniczych