Rewizja - odtworzenie zdarzeń z przeszłości w oparciu o zapisy ewidencyjne, księgowe ich krytyczna ocena co do materiałów źródłowych, czynności gospodarczych i prawnych
Inspekcja-naoczne stwierdzenie skreślonych faktów i zdarzeń gospodarczych
Kontrola- stały system analizy procesów i zdarzeń zapobiegający niedociągnięciom, błędom
wymaga:
-ewidencji dokumentacji
-księgowości
-rozliczeń
-przepustek
Kontrolowanie- nierozdzielny element procesu zarządzania ba wszystkich jego szczeblach. Celem jest zwiększenie efektywności zarządzania przez stałe utrzymywanie równowagi miedzy stanem pożądanym a rzeczywistym. Polega na wykrywaniu zjawisk niepożądanych i eliminowania błędów.
Przedmiotem kontroli jest:
-przede wszystkim człowiek
-środki produkcji
-systemy biologiczne
-procesy informacyjne
-procesy energetyczne zawsze traktowane jako wyniki działalności ludzkiej
Kontrola nie jest lubiana
-nie może być traktowana jako zło konieczne
-przynosi pozytywne skutki
-motywuje do działalności
jeśli przeprowadzona jest właściwie, a kontrolujący ……………………………… niezbędne kwalifikacje, predyspozycje
Pracownikom należy ufać ale trzeba ich też kontrolować samo zaufanie nie wystarcza- pracownicy mogą popełniać błedy w ich pracy mogą zdarzyć się niedociągnięcia.
Pracownikom sumiennym daje uspokojenie, satysfakcje uznanie
Potocznie traktujecie kontrole wyłącznie w aspekcie represyjnym. Ma ona nie tylko charakter regulujący (usuwanie różnic w stosunku do wzorca), ale informacyjny (ustalenie różnic działania korekcyjnie)
Kontrole w przedsiębiorstwach powinny uwzględniać
-zgodność zapisów w dokumentach ze stanem faktycznym z planami instrukcjami instrukcjami dyspozycjami.
-legalność operacji gospodarczych- zgodność z przepisami prawa
-gospodarność- zgodność z gospodarką racjonalną
Przeprowadzone są kontrole
-zewnętrzne ( bank organy administracyjne)
-wewnętrzne w tym przypadku kontrola może być odgórna , kadra kierownicza
- oddolne - prawnicy w ramach uprawnienia samorządowych i związkowych
-wzajemna współuczestnicy pracy i kooperacji
Każdy pracownik może sam kontrolować zachowania i postępowania
-stosunek do obowiązków i zadań
-stosunek do uprawnień i odpowiedzialności
W przeprowadzaniu kontroli wymagana jest
-wnikliwość
-sumienność
-obiektywizm
-rzetelność
Uchybienia w pracy kierowniczej mogą mieć gorsze następstwa niż niedociągnięcia w pracy kontrolowanego. o stwierdzonych niedociągnięciach należy kontrolowanych poinformować możliwie szybko, wyczerpująco, w formie by nie obrażać godności osobistej.
kontrolowani powinni zrozumieć własne błedy oraz dobre intencje kontrolujących
Kontrolujący powinienni wykazać się dobrą spostrzegawczością , odróżnieniem spraw ważnych od mniej ważnych, analizowaniem przyczyn zaistniałych zjawisk.
Kontrolę należy przeprowadzać w taki sposób by kontrolowanie nie nabyło poczucia że kierownik „chce ich złapać na popełnianych błedach, lecz poprzez pokazywaniu niedociągnięć chce im pomóc i uznać ich starania o dobre wyniki. Funkcji tej nie należy zbytnio eksponować a kierownik powinien pozostać w przeświadczeniu że stwierdzenie niedociągnięć pracownikom nie zawsze spowodowane są brakiem ich dobrej woli.
kontrolowanie, organizowanie, planowanie, motywowanie to wszystko razem tworzy koordynowanie
Style kierowania określane są stosunkiem, klimatem socjalnym w danym zespole i zależy w dużym stopniu od cech osobistych kierownika. Styl zarządzania kierownika to zbiór metod, środków, technik w działalności kierowniczej. to sposób realizacji funkcji kierowniczych.
Style: 1Autokrytyczny- teorii „x”(Mc Gregor) „przeciętna ludzka istota ma wrodzoną niechęć do pracy i stara się pracy unikać. Zadaniem przełożonego jest przełamanie tej naturalnej skłonności do unikania pracy. To zaś może osiągnąć za pomocą kar i nagród (głównie kar).Wg tej teorii przeciętny pracownik nie lubi odpowiedzialności, mam małe ambicje, woli być kierowany i nad wszystko kocha spokój i konsumpcję. Styl ten charakteryzuje się nadmierną centralizacją władzy, ekspozycją kierownika , brakiem omawiania problemów z pracownikami, a jeśli- to w formie instrukcji podległości. Kierownik bierze na siebie całą odpowiedzialność i splendor, nie znosi krytyki zachowuje dystans z podwładnymi. Jest to styl mało efektowny gdyż nie pozwala na ujawnianie się inicjatyw , pomysłów. W niektórych przypadkach jest uzasadniony.
Divide et impera - dziel i rządź
2.Demokratyczny teoria Y Praca jest naturalną potrzebą człowieka. Człowiek pracuje chętnie , posiada ambicje zawodowe, chce wykazać się swoimi umiejętnościami i swoją inicjatywą, chętnie podejmuje działania odpowiedzialne. Takiego pracownika nie trzeba przymuszać do pracy natomiast trzeba mu przydzielać w sposób właściwy zadania, nagradzać nagrodami ekonomicznymi i pozaekonomicznymi.,
Kierownik współdziała z zespołem we wszystkich zasadniczych sprawach przedsiębiorstwa , dopinguje do aktywności, inicjatywy. Zachowuje własną opinię daje możliwości wypowiedzenia się innym, nawet jeśli wyrażaną opinia nie jest zgodna z jego własną. Nigdy nie okazuje swojej wyższości, systematycznie informuje swych podwładnych o sytuacji i problemach przetsiebiorstwa. Działa jak jeden z członków zespołu któremu przysługuje decyzja ostateczna .Jest to styl efektywny, w zespole przeważ a(panuje)atmosfera życzliwości a nawet przyjaźni.
Primus Inter pares - pierwszy między równymi.
3.Styl Liberalny-Charakteryzuje Się brakiem ingerencji w przebieg pracy, zespołu (sprawa załatwia się sama ).Nie mając własnego zadania kierownik przy omawianiu spraw (problemów) zgadza się z różnymi opiniami, często sprzecznymi . Kierownik zgadza się z każdym i ze wszystkimi co jest proponowane , gotów jest podpisać każdą dokumentację nie myśląc o konsekwencjach. Kierownik taki jeśli nawet rozumie główne zadania zespołu nie formułuje go jasno i dokładnie.
Prima non nocere - Po pierwsze nie szkodzić
4.Biurokratyczny - kierownik kieruje się nie interesami pracy a wygodnictwem osobistym i spokojem. Najważniejsze dla niego to przestrzeganie przepisów i gromadzenie dokumentów.
Styl kierowania zależy od 3 zbiorów ( czynników ) odnoszących się do:
1.Kierownika - jego zachowania kierowane są przez
a) system uznawanych wartości
b)stopień poufności z podwładnymi
c)poczucie bezpieczeństwa w syt. niepewnych
2.Podwładnych - kierownik dopuszcza do większego uczestnictwa;
a) mają oni stosunkowe duże pragnienia niezależności
b)wykazują gotowość przyjmowania odpowiedzi
c)są zainteresowani rozwiązywaniem trudnych problemów
d)rozumieją cele organizacji
e)posiadają wiedzę i doświadczenie
f)oczekują udziału w podejmowaniu decyzji
3.Sytuacji- typ organizacji, spójność grupy;
a(charakter zadania
b)presja czasu
Wachlarz postaw kierowników wobec podwładnych.
Kierownik:
Tradycyjny Nowoczesny
1.Stosuję krytykę 1.Stosuje pochwały
2.wydaje rozkazy i polecenia 2.Nakreśla cele
3.Trktuje wysiłek jako rzecz oczywistą 3.Pochwalawłaściwywysiłek i osiagniecia
4Kładzie nacisk na wykonanie pracy 4.Kładzie nacisk na zachęte
5.Trwanie na swoim stanowisku 5.Zwiększenie efektywności
6.Zachowanie oficjalne urzędowe 6.Zachowanie nieoficjalne przyjacielskie
Technik zarządzania
Wskazuje na sposób realizacji funkcji kierowniczych dotyczących podziału zadań
kierowniczych, zakresu swobody decyzyjnej, zakresu nadrzędności oraz stopnioa
samodzielności.
1.Zarzadzanie przez cele
Organizacja (kierownictwo) formułuje cele strategiczne z których wynikaja cele szczegółowe
dla komórek i stanowisk pracy. Cele dotyczą podstawowych obszarów działalności
przedsiębiorstwa rentowności, kosztów jakości .
Etapy:
-analiza działalności firmy
-formułowanie kluczowych obszarów działań
-formułowanie celów ogólnych i cząstkowych, opracowanie harmonogramu prac i terminów
jego realizacji.
-okresowa ocena wyników .
Zalety:
-koncentracja wokół zadań szczególnie ważnych
-zrozumienie czego oczekujemy od kierownika
-wychwytywanie przyczyn obniżających sprawność pracy
-świadomośc celowego działania
Wady:
-duża pracochłonność w ustalaniu i kontrolowaniu celów .
2.Zarządzanie przez wyjątki
to sposób funkcjonowanie danej organizacji polegające na identyfikacji stanów odbiegających od obowiązujących standardów, norm, wzorców rutynowych zachowań czyli na porównywaniu stanów normatywnych z faktycznie osiąganym. Odchylenia (wyjątki) stwarzają zagrożenia, kryzysy a także interwencje wyższych szczebli decyzyjnych/
Praca drogówki tylko w tedy gdy nie są przestrzegane przepisy.
Procedury :- ustalenie wartości i celów oczekiwanych (plany, normy) - określenie granic tolerancji - opracowanie systemu przepływu informacji
Zalety:
- koncentracja uwagi tylko na stanach wyjątkowych wymagających interwencji,
- podstawa oceny przydatności kadr kierowniczych
- wyzwalanie samodzielności i odpowiedzialności niższych szczebli
- analiza częstotliwości interwencji która ułatwia ustalanie typowych niesprawności firmy
Wady:
- brak jednolitych i obiektywnych kryteriów uznawania sytuacji za wyjątkową
- pojawienie się elementów biurokratycznych do oceny sytuacji wyjątkowej
- nagłe sytuacje krytyczne mogą wywołać chaos w nich zapobieganiu
3.Zarządzanie przez motywacje
opiera się na teorii motywacji- teoria potrzeb w ramach psychologii i socjologii. Wskazuje na złożoność motywacji i ciągłą zmienność jej motywów. Bazuje na przeświadczeniu że ludzie pracują chętniej i wydajniej z większym zaangażowaniem gdy:
-odczuwają, ze ich praca jest pożyteczna na moment nie zbędny, - uznawana jest godność i wartości każdego członka zespołu, szanowana jest wspólnota interesów i uczciwość - praca pobudza zainteresowania pracowników
4.Zarządzanie przez Benchmarking (ocena porównawcza)
jest to metoda porównywania własnej działalności z działalnościami najlepszymi porównywanie jakości wł. wyrobów z wyrobami konkurencji.. oraz uczenia się od konkurentów.
-wewnetrzny porównywanie poziomu przedsiębiorstw krajowych i wielonarodowych najbardziej efektywne stają wzorce
-konkurencyjny porównywanie przedsiębiorstwami konkurenta podobnym profilu i skali produkcji.
-funkcjonalny porównywanie wybranej działalności i wykorzystaniu innych dobrych rozwiązań
-ogólny dotyczy wszystkich przypadków mających wpływ na usprawnienie przedsiębiorstwa
Etapy Benchmarkingu
wybór wzorcowych przedsiębiorstw w celu naśladowania (pozyskanie danych- publiczne opinie)
ustaleniu odchyleń w stosunku do wzorca
wyznaczanie celów i przyszłych poziomów efektywności opracowanie planów
weryfikacja ………. i podjęcie nowych działań udoskonalających produkt.
Reengineering to fundamentalne przemyślenia od nowa i radykalne projektowanie procesów w firmie prowadzące do przełomowej poprawy osiaganych wyników (koszty jakość)
części składowe reengineeringu
1)fundamentalne gruntowne przemyślenie należy zmienić w sposób zasadniczy
2)radykalne projektowanie- nowe koncepcje
3)natychmiastowa poprawa- skok ilościowy i jakościowy
4)procesy pobudzające aktywność organizacji
Reengineering należy odrzucać utarte zasady i posoby postepowania i wykorzystywać nowe technologie informatyczne.