61. Styl rzeczowy w negocjacjach
Cechy charakterystyczne to:
Oddzielanie ludzi od problemu, czyli oddzielenie sprawy od stosunku jaki się ma do danej osoby.
Koncentracja na problemie i jego rozwiązaniu a nie na możliwych propozycjach.
Przemyślenie oferty i jej wielu wariantów.
Obiektywna ocena osiągniętego porozumienia.
Styl ten zależy od powagi negocjatorów i od tego czy faktycznie dążą do uczciwego zawarcia umowy. Jeżeli tak jest to traktują się na równi i podejmują wysiłek w celu uzyskania korzyści, a nie zwalczania się.
Ad. 1
Jest to ważne, ponieważ negatywne uczucia do drugiej strony takie jak irytacja, podejrzliwość czy złość prowadzą do nieporozumień. Jest bardzo trudno być obiektywnym w kontaktach z takimi osobami, dlatego niektórzy proponują traktowanie ich jako „komputerowe manekiny”, jednak należy pamiętać o tym, że przeciwnicy też mają uczucia i honor i powstrzymywać się od działań, które mogłyby ich urazić.
Ludzka potrzeba zachowania dobrego mniemania o sobie. Traktowanie drugiej „strony” z szacunkiem powoduje wzajemność, a unikanie uprzedzeń i krytyki stwarza dobry klimat do rzeczowej rozmowy. Każdego powinno się traktować jako klienta „stałego” z którym się jeszcze będzie podejmować negocjacje – lepsze są długotrwałe sukcesy od partykularnych.
Znaczenie ma nastawienie do ludzi, które uwidacznia się już podczas powitania kogoś i może mieć wpływ na dalsze rozmowy, a także umiejętność zrozumienia drugiej strony i jej argumentów. Do tej umiejętności potrzebne jest zapoznanie się z faktami i ich interpretacją, co może wpłynąć na zmianę zajmowanego stanowiska i zmniejszy obszar konfliktu.
Destrukcyjny wpływ na negocjacje ma obwinianie, mimo że może być słuszne. Należy unikać pułapki wzajemnego oskarżania się – lepszym rozwiązaniem jest rzeczowa i nie nacechowana sugestiami rozmowa, poparta ciągłymi próbami myślenia w sposób obiektywny, bez podejrzliwości i błędów w percepcji.
Im większy problem czy stawka o którą negocjujemy tym większe emocje. Dlatego trzeba nad nimi panować – możliwość samokontroli (rozpoznawanie oznak zdenerwowania u siebie i rozmówcy, ujawnienie uczuć w kontrolowany sposób i omówienie ich), pozwala na uzyskanie oczekiwanych rezultatów. Emocje można wyrażać w sposób konstruktywny (bez obwiniania).
Komunikacja: używanie jednoznacznego i zrozumiałego języka, aktywne słuchanie i wyjaśnianie wszystkich nieporozumień.
Ad.2
W osiąganiu celu nie należy sztywno trzymać się jednej „drogi”. Na wyznaczone cele może wpływać wiele czynników, które wraz z zajmowanym przez negocjatora stanowiskiem odzwierciedlają jego grupę interesów. Istotne jest zrozumienie motywacji własnych i przeciwnika i wysuwanie propozycji porozumienia przez ich pryzmat, z szacunkiem dla drugiej strony.
Zawsze należy patrzeć przyszłościowo, nie kierować się chwilowymi impulsami i emocjami, bo to właśnie utrzymanie perspektywy celu i możliwość modyfikacji drogi w jaki go osiągniemy decyduje o sukcesie.
Ad. 3
Możliwości wiążą się z aktywnym poszukiwaniem rozwiązań, korzystnych dla obu stron, tak żeby osiągnąć wynik typu wygrana-wygrana. Myślenie inwencyjne poza nowymi możliwościami powinno szukać wspólnych wartości, które można włączyć do negocjacji. Powinno się też myśleć w sposób innowacyjny: oddzielać fazę wymyślania pomysłów od jej oceniania, dbać o to by mieć wiele możliwości, szukać rozwiązań korzystnych dla obu stron, ułatwiać drugiej stronie podejmowanie decyzji. Ułatwianie decyzji polega na tym, żeby podjęcie jej nie było upokarzające.
Ad. 4
Kryteria oceny powinny być obiektywne, np. decyzja arbitrażowa, ceny rynkowe danego produktu, opinia ekspertów, a podjęta decyzja musi być zgodna z prawem. Obiektywizm można też zdobyć poprzez ujawnienie źródeł danej oferty czy decyzji i czynników które na nią wpływają.
Gdy chce się uniknąć „koncertu życzeń” należy rzeczowo podejść do negocjacji, rozważnie stosować swoją siłę, a także posługiwać się kulturą w kontaktach z innymi.
Odwoływanie się do zasad i sztywne trzymanie się ich nie jest zaletą podczas negocjacji. Ogranicza to możliwości negocjacyjne, a takie osoby nie są przydatne w negocjacjach. Często zajmowanie takich stanowisk prowadzi do impasu i niezbędna jest opinia trzeciej strony.
Zagrożeniem jest też pojawienie się groźby, np. czasowej („jutro cena będzie wyższa”) co skłania do pośpiechu i podjęcia nieprzemyślanej decyzji – należy tego UNIKAĆ. Mało kompetentne jest też powoływanie się na własne zdanie i własną opinie („bo ja tak chcę”). Sposobem uniknięcia takiego postępowania jest zadanie sobie pytania: „co jest korzystne dla drugiej strony?” -> odwrócenie ról, a także kierowanie się zasadą „Nie rób drugiemu, co tobie niemiłe.”
Rzeczowy styl negocjacji pozwala uzyskać lepszy kontrakt przy jednocześnie dobrych kontaktach międzyludzkich, co daje gwarancję dalszych pomyślnych interesów.