Marta Daroń

1

, Monika Górska

2

 

Politechnika Częstochowska, 

1

 

Wydział Zarządzania, Instytut Logistyki i Zarządzania Międzynarodowego  

2

 

Wydział Inżynierii Procesowej, Materiałowej i Fizyki Stosowanej, Katedra Zarządzania Produkcją i Logistyki 

Wybrane problemy zarządzania zapasami  

w przedsiębiorstwie produkcyjnym  

 
 

Wstęp 

Bieżąca analiza i ocena efektywności gospodarki zapasami 

jest jednym 

z ważniejszych elementów zarządzania przedsię-

bior

stwem.  Utrzymanie  zapasów  powyżej  ilości  niezbędnej 

do  niezakłóconego  przebiegu  działalności  powoduje  zamra-

żanie  środków,  zwiększając  tym  samym  koszty  funkcjono-
wania 

przedsiębiorstwa. Z kolei zbyt niski poziom zapasów 

może  powodować  przestoje  i  zakłócenia  pracy  urządzeń 

technologicznych.  Ważne  jest  więc  utrzymanie  wielkości 
zapasów magazynowych na optymalnym poziomie. Doko-

nywanie analizy wartości posiadanych zapasów i ich wyko-

rzystania w odniesieniu do przyjętego budżetu prowadzi się 

najczęściej  przy  pomocy  klasycznych  metod.  Jednak  w  du-

żych  przedsiębiorstwach,  w  których  realizuje  się  złożone 
prace o charakterze modernizacyjno-rozwojowym, lepszym 

rozwiązaniem  wydaje  się  być  metoda  EV  [Górska,  Daroń  
i in. 2010]. Przy 

czym każde przedsiębiorstwo produkcyjne 

na  podstawie  własnych  doświadczeń,  analizy  kosztów,  pro-

gnoz  sprzedaży  oraz  możliwości  produkcyjnych  przy 

uwzględnieniu czynników zewnętrznych opracowuje własny 

schemat  zarządzania  zapasami.  Jest  on  dopasowany  do  in-
dywidualnych potrzeb danego podmiotu oraz jego profilu 

działalności,  a  także  przyjętej  filozofii  zarządzania.  Sposób 

wykorzystania wybranych metod czy też technik zarządzania 

procesami  logistycznymi  w  dużej  mierze  zależy  od  we-

wnętrznych  uwarunkowań  każdego  przedsiębiorstwa.  Jed-

nakże  w  celu  odpowiedniego  zarządzania  zapasami  części 
zamiennych przed

siębiorstwa  wypracowują  swoje  własne 

standardy, oparte na racjonalizacji i zdobytych w tym zakre-

sie doświadczeniach. 

Zarządzanie zapasami  

w wybranym przedsiębiorstwie 

Wybrany  do  badań  Zakład  specjalizuje  się  w  wykonaniu 

kompleksowych  usług  w  zakresie  remontów  i  modernizacji 

kotłów,  maszyn  i  urządzeń  pod  względem  mechanicznym, 

elektrycznym i elektronicznym. Prowadzi również realizację 

kompleksowych  zadań  w  systemie  generalnego  wykonaw-

stwa w innych branżach, zapewniając pełną obsługę projek-

tową  w  zakresie  realizacji robot i technologii.  W  związku  

z  charakterem  prowadzonej  działalności  jej  nierozłącznym 

elementem  są  zapasy.  W literaturze przedmiotu zapas jest 
definiowany jako zgroma

dzona,  większa  niż  wynikająca  

z faktycznej potrzeby w danej chwili, ilość jakiegoś produk-
tu, tow

aru,  materiału,  która  ma  wystarczyć  na  dłuższy  czas 

[Kraw

czyk 2001]. Inna definicja podaje, że zapasy to zbiór 

wszystkich  materiałów  i  dóbr  wykorzystywanych  w  przed-

siębiorstwie niezależnie od tego, czy zostały one zakupione 

za zewnątrz, dostarczone z innego oddziału przedsiębiorstwa 
czy wyprodukowane na miejscu [Lynson 2004]. Natomiast  

z  punktu  widzenia  działalności  magazynu  zapas  to  dobro 

materialne przyjęte fizycznie i dokumentacyjnie do magazy-

nu,  tam  zaewidencjonowane  i  składowane  w  celu  później-
szego wydania dla odpowiedniego ich wykorzystania [Niem-

czyk 2007]. W zarządzaniu zapasami rozróżnia się wiele ich 

klas  w  zależności  od  przyjętego  kryterium.  Głównymi  sto-
sowanymi w praktyce kryte

riami  podziału  są  [Krzyżaniak, 

Cyplik 2007]:  

• 

przeznaczenie zapasu, gd

zie wymienia się zapasy surow-

ców, robót w toku, produktów, towarów, materiałów po-
mocniczych i eksploatacyjnych, 

• 

powody i przyczyny tworzenia, gdzie wyróżnia się zapas 

rotujący,  zabezpieczający,  sezonowy,  spekulacyjny  oraz 
strategiczny, 

• 

szybkość  obrotu,  gdzie  występują  zapasy  szybko  rotują-

ce, wolno rotujące i zbędne. 

Istotą tworzenia zapasów  w  wybranej do badań jednostce 

jest  zapewnienie 

ciągłości  procesu remontowo-moderniza-

cyjnego. Dlatego cz

ęść z analizowanych zapasów przyjmuje 

charakter  zabezpieczający,  strategiczny (w przypadku pod-
stawowych cz

ęści zamiennych pozwalających na utrzymanie 

ruchu  maszyn  i  urządzeń  procesu  wytwarzania energii),  

a w niektórych przypadkach zbędny. Podstawowym czynni-

kiem wpływającym na zapotrzebowanie na materiały czy to-
wary w 

Zakładzie Remontowym jest wielkość planowanych 

przedsięwzięć  modernizacyjno-odtworzeniowych.  Głównym 

powodem  tworzenia  zapasów  jest  brak  możliwości  zsyn-

chronizowania  przepływu  strumieni  materiałów  z  terminem 

realizacji  projektów.  Praktyczne  budżetowanie  zapasów  

w  analizowanym  Zakładzie  opiera  się  o  analizy  wybranych 

wskaźników  zapasów.  Wyniki  analizy  stanu  zapasów  w  la-
tach 2010 do 2012 przedstawiono w tabeli 1. 

W tabeli 1 przedstawiono także dynamikę zmian zapasów 

magazynowych badanego Zakładu. Tabela zawiera wszystkie 

grupy materiałowe wraz z ich materiałami modernizacyjnymi 
i gwarancyjnymi. W trzech grupach zapasów, tj. rezerwa 

awaryjna,  materiały  i  części  z  demontażu  oraz  materiały 

zbędne zanotowano spadki poziomu ich wartości w badanym 
okresie. Natomia

st  na  uwagę  zasługuje  poziom  zapasów  na 

potrzeby bieżące, który z roku na roku wzrastał odpowiednio 
o 299% w roku 2011 w stosunku do 2010, o 171% w roku 
2012 w stosunku do 2012 oraz o 504% w roku 2012 w sto-
sunku do 2010 r. 

Celem uzupełnienia analizy poziomu wartości poszczegól-

nych  zapasów  prześledzono  wyniki  kwartalne  ostatniego 
roku. Wyniki przedstawiono na rys. 1a i 1b. 
 

 

Logistyka – nauka  

 

Logistyka 5/2013 

26 

Tab. 1. 

Wartość zapasów w latach 2010–2012 

 

Rodzaj zapasu 

Stan na 

31.12.2010 

[PLN] 

Stan na 

31.12.2011 

[PLN] 

Stan na 

31.12.2012 

[PLN] 

Dynamika 

[%]  

2011 do 2010 

Dynamika 

[%]  

2011 do 2012 

Dynamika 

[%]  

2012 do 2010 

Rezerwa awaryjna 

20 242 278 

19 152 653 

16 685 846 

95 

87 

78 

Materiały na potrzeby bieżące 

41 642 761 

124 646 388 

213 523 193 

299 

171 

504 

Materiały i części z demontażu 

327 960 

362 076 

324 264 

97 

90 

74 

Materiały zbędne dla przedsiębiorstwa 

2 375 714 

1 929 059 

477 505 

81 

25 

20 

Źródło: opracowanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego. 

 
 

0

50000000

10000000

15000000

20000000

25000000

W

ar

to

ść

  z

ap

as

ów

 w

  P

LN

Rezerwa awaryjna

Materiały bieżące 

pełnowartościowe

 

 

Rys.  1a.  Stan  rezerwy  awaryjnej  i  materiałów  bieżących  w  po-
szczególnych kw

artałach 2012 r. 

 

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

W

ar

to

ść

 zap

as

ów

 w

 P

LN

Materiały i części z 

demontażu
Materialy zbędne

 

 

Rys.  1b.  Stan  materiałów  i  części  z  demontażu  oraz  materiałów 

zbędnych  w  poszczególnych  kwartałach  2012  r.  Źródło:  opraco-

wanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego. 

 

Na podstawie uzyskanych danych o stanie zapasów maga-

zyn

owych  można  zauważyć  pewne  tendencje  odnośnie  po-

ziomu kształtowania się poszczególnych rodzajów zapasów. 

Wzrost  wartości zapasów z  kategorii  materiały bieżące peł-

nowartościowe  jest  sytuacją  niekorzystną  i  budzi  wątpliwo-

ści, co do racjonalności wielkości zamówień. Pewien wzrost 

tych zapasów może wynikać ze specyfiki przygotowywanych 
prac remontowych. Jednak tak wysoki poziom zapasów  – 
213 523 

193 PLN na koniec IV kwartału 2012 r. – skłania do 

przeanalizowania procesu związanego z zamówieniami tych 

materiałów. 

W  pozostałych  rodzajach  zapasów  odnotowano  malejącą 

tendencję  w  kształtowaniu  się  ich  poziomu.  Duży  spadek 

wartości zapasów zbędnych w III kwartale 2012 r. w stosun-

ku do kwartału poprzedniego jest zmianą pożądaną i świad-

czy o przemyślanej polityce gospodarowania tymi zapasami. 

Pomimo tego spadku (na poziomie 75%) wartość tych mate-

riałów jest znaczna (477 505 PLN), co m.in. generuje koszty 

zamrożenia  kapitału.  Tak  wysoki  stan  zapasów  materiało-

wych  jest  następstwem  błędów  w  przepływie  informacji  

o faktycznym wykorzystaniu zamówionych materiałów pod-

czas  realizacji  różnych  projektów  naprawczo-modernizacyj-

nych.  Dlatego  podjęto  próbę  opracowania  algorytmu  postę-
powania podczas zamawiania i wykorzys

tania  materiałów 

służących do realizacji przyjętych zleceń. 

Algorytm postępowania przed procedurą  

zamawiania materiałów niezbędnych  

do realizacji projektów 

Propozycja algorytmu 

postępowania  podczas  zamawiania  

i wykorzystania zapasów zawiera mo

żliwe do przewidzenia 

sytuacje  i  jasno  określa  postępowanie  w  poszczególnych 

przypadkach. W celu opracowania algorytmu należało okre-

ślić: centra generowania zapasów oraz w drugim etapie – za-

projektować  odrębnie  dla  poszczególnych  projektów  budżet 
zapasów, tj.: 
•  okre

ślić zapotrzebowanie na materiały zapewniające wy-

ko

nanie zadania zgodnie z obowiązującą technologią, 

•  p

rzydzielić każdemu projektowi koordynatora nadzorują-

cego odpowiedni dobór i ilość materiałów, 

•  u

stalić  rząd  wartości  kwoty  potrzebnej  na  realizację  za-

mówienia, 

•  p

rowadzić  na  każdym  etapie  realizacji  zadania  monito-

ring  wykorzystania  zamówionych  materiałów  (dokony-

wanie porównań z planem przyjętego budżetu), 

• 

podczas tworzenia budżetu zlecenia należy wskazać oso-

by  bezpośrednio  odpowiedzialne  za  prawidłowy  dobór  

i ilość zamawianych materiałów.  

Kolejnym  etapem 

postępowania,  jeszcze  w fazie  poprze-

dzającej złożenie zmówienia na dane materiały, jest określe-

nie  prawidłowej  ilości  potrzebnych  materiałów  przez  osobę 
za to odpowie

dzialną  oraz  dokonanie  przez  nią  weryfikacji 

czy dany materiał jest dostępny w bazie magazynowej przed-

siębiorstwa.  W  przypadku  dostępności  materiału  w  bazie 
magazynowej osoba odpowiedzialna za tworzenie zamówie-

nia (koordynator) powinna dokonać rezerwacji danych mate-

riałów na wskazany projekt. Po upewnieniu się, że potrzebny 

materiał  nie  widnieje  na  stanie  magazynowym,  osoba  upo-

ważniona do tworzenia zamówienia przystępuje do procedu-
ry zamawiania. Poszczególne pozycje zamówionych materia-

łów powinny być porównywane z zaplanowanym budżetem. 
W przypad

ku wystąpienia znaczących różnic pomiędzy pla-

nem,  a  jego  wykonaniem,  w  celu  ich  wyjaśnienia  powinna 

nastąpić konfrontacja pomiędzy kierownikami jednostek pro-

Logistyka – nauka  

 

Logistyka 5/2013 

27 

dukcyjnych a koordynatorem. 

Jednocześnie  po  zakończeniu 

zlecenia powinna być dokonana analiza zakupionych, a wy-

korzystanych w budżecie materiałów.  

Pożądanym  efektem  wdrożenia  zaproponowanego  algo-

rytmu (rys. 2) 

powinien być spadek zapasów materiałowych 

oraz  obniżenie  generowania  zapasów  zbędnych.  W  celu 

weryfikacji  przydatności  nowego  rozwiązania  przedsiębior-

stwo  powinno  jednocześnie  przyjąć  formę  i  częstotliwość 

kontroli  stanu  zapasów  i  dokonać  porównania  z  przyjętym 
stanem bazowym.  

Potwierdzeniem słuszności wprowadzenia zmian w proce-

durach (lub ich doskonalenia) 

jest spadek wskaźników kosz-

tów poszcz

ególnych rodzajów zapasów o określoną wartość, 

np. o 20%. Nato

miast  redukcja  kosztów  zapasów  o  wyższą 

niż zakładano wartość świadczyć będzie o wysokiej skutecz-

ności wprowadzanych zmian. 
 

 

 

 

Rys. 2. 

Algorytm postępowania przed procedurą zamawiania materiałów niezbędnych do realizacji projektów. Źródło: opracowanie własne. 

 

Podsumowanie 

Gospodarowanie zapasami części zamiennych jest niejed-

nokrotnie wielkim wyzwaniem dla przedsi

ębiorstw. Brak 

możliwości dokładnego przewidzenia zdarzeń o charakterze 

losowym, takich jak usterki czy awarie, powoduje, że przed-

siębiorstwa  stoją  przed  dylematem:  utrzymywać  większy 
po

ziom  zapasów  części  zamiennych,  a  tym  samym  narażać 

się  na  koszty  zamrożenia  kapitału,  czy  też  nie  utrzymywać 
tego rodzaju 

zapasów i jednocześnie podejmować ryzyko, że 

w razie nieprzewidzianej sytuacji ruch maszyn zostanie 
wstrzymany – co w efekcie spowoduje powstanie gigantycz-
nych kosztów przestoju. 

Dodatkowo,  im  większa  i  bardziej 

złożona  struktura  organizacyjna  danego  podmiotu (wiele 

wydziałów i pionów), tym zarządzanie tego rodzaju zapasa-

mi  staje  się  trudniejsze. W odpowiednim ustalaniu planów 

dotyczących  poziomu  niezbędnych  części  zamiennych  naj-

bardziej  przydatna  staje  się,  połączona  z  doświadczeniem, 
wiedza pracowników z 

zakresu remontów i napraw, a także – 

w niektórych przypadkach –  sku

tecznie  i  szybko  działający 

outsourcing  serwisowy.  Należy  mieć  na  uwadze,  że  wpływ 
czynnika  ludzkiego na generowanie  zapasów  jest bardzo 
istotny. W

ielkość  i  wykorzystanie zapasów  zależy  od  tego 

czynnika w niemal 90%. Dlatego tak ważną kwestią staje się 

ciągłe podnoszenie świadomości o zagrożeniach, jakie wyni-

kają z następstw nieodpowiedniego dostosowania zamówień. 

Wobec  powyższego  istnieje  potrzeba  ciągłego  podnoszenia 
kwalifikacji pracowni

ków, a także odpowiedni ich dobór na 

tak odpowiedzialnych stanowiskach.  Wprowadzenie proce-

dur mających za zadanie usprawnienie procesów zamawiania 

części zamiennych i wyeliminowanie podstawowych błędów 

w  dokonywaniu  zamówień  jest  ważnym  etapem  w  dokony-
wani

u  racjonalizacji  gospodarowania  zapasami  części  za-

Logistyka – nauka  

 

Logistyka 5/2013 

28 

miennych. 

Oczywistym jest również, że znajomość procedur 

jest 

ważnym  czynnikiem  wpływającym  na  kształtowanie 

poziomu 

zapasów. Co więcej, dobrze dobrany system infor-

matyczny wraz z odpowiednimi aplikacjami u

możliwiający-

mi  zarządzanie  zapasami,  powinien  być  na  tyle  elastyczny, 

aby  możliwe  było  dopasowanie go do wszelkich zmian  

w  procedurach  związanych  planowaniem  i  wykorzystaniem 
posiadanych zapasów.  Przedstawiony w artykule algorytm 

postępowania  przed  procedurą  zamawiania  materiałów  nie-

zbędnych  do  realizacji  projektów  jest  jedną  z  propozycji, 

które  mogą  zostać  w  tym  celu  wykorzystane.  Pożądanym 

efektem  wdrożenia algorytmu byłby  w pierwszej kolejności 

spadek zapasów materiałowych oraz obniżenie generowania 
zapa

sów zbędnych. 

Streszczenie 

W artykule przedstawiono główne problemy dotyczące za-

rządzania zapasami w Zakładzie Remontowym wchodzącym 

w  skład  przedsiębiorstwa  energetycznego.  Uwagę  skupiono 

na częściach zamiennych i kształtowaniu poziomu ich wiel-

kości w badanej jednostce. Dokonano analizy wartości tych 
zapasów w ostatnich latach oraz zdefiniowa

no  przyczynę 

powstawania  nieuzasadnionych  nadwyżek  części  zamien-

nych. Ponadto zaproponowano algorytm m

ający  na celu 

wyeliminowanie podsta

wowych błędów powstających już na 

etapie planowania i zamawiania zapa

sów,  a  jednocześnie 

usprawnienie procesu zamawiania. 

Słowa  kluczowe:  zapasy,  zarządzanie  zapasami,  algorytm, 
procesy zamawiania. 
 
 
 

L

ITERATURA

 

1.  

Górska  M.,  Daroń  M.,  Budzik  R.,  Wykorzystanie metody EV  

w  budżetowaniu  materiałów,  Logistyka  4/2010, pełny  tekst  na 
CD. 

2.   Krawczyk S. (red.), Logistyka. Teoria i praktyka,  cz. 1, Difin, 

Warszawa 2011. 

3.   Krawczyk S., 

Zarządzanie  procesami  logistycznymi, PWE, 

Warszawa 2001. 

4.  

Krzyżaniak  S.,  Cyplik  P.  Zapasy i magazynowanie. Tom II 
Zapasy

, ILiM, Poznań 2007. 

5.   Lynson K., Zakupy zaopatrzeniowe, PWE, Warszawa 2004. 

6.   Niemczyk A., Zapasy i magazynowanie, Tom II Magazynowa-

nie, ILiM

, Poznań 2007. 

 

Logistyka – nauka  

 

Logistyka 5/2013 

29