plik

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

Spis treści

Wydatki związane z transportem jako koszt podatkowy  ............................................... 3
Dostawa towarów do klienta  .............................................................................. 3
Bezpłatne dostarczenie towarów do klienta .............................................................. 4
Transport towarów od sprzedawcy ........................................................................ 5
Koszty transportu a środki trwałe  ......................................................................... 6
Transport wyposażenia  ..................................................................................... 8
Przewóz pracowników  .................................................................................... 10

Autor

Mariusz Ziaja

radca prawny

Kierownik Grupy Wydawniczej

Anna Wikło

Wydawca

Beata Sawoń

Redakcja

Mariusz Olech

Korekta

Zespół

CBP 318 ISBN 978-83-269-0001-3

Warszawa 2010

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10

Praktyczny raport „Koszty firmy a wydatki na trasnport” chroniony jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów opublikowanych w raporcie „Koszty firmy a wydatki na trasnport” – bez zgody

wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Niniejszy raport został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem

wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie „Koszty firmy a wydatki

na trasnport” wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie

w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane

rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie

zawartych w raporcie „Koszty firmy a wydatki na trasnport” wskazówek, przykładów, informacji

itp. do konkretnych przypadków.

Prowadząc firmę, korzystasz z różnych form transportu: własnego i obcego, zlecasz spedycję

oraz przewóz towarów, nadajesz przesyłki i korzystasz z usług firm kurierskich. Z tego tekstu

dowiesz się, jak rozliczać do celów podatkowych koszty dowozu pracowników, transportu

środków trwałych i wyposażenia oraz przewozu towarów i przesyłek.

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

Wydatki związane z transportem jako koszt podatkowy

Wydatki, które ponosisz na transport (przewóz) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,

będą stanowić koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Przy czym w koszty wolno Ci zaliczyć

zarówno te wydatki na transport, które bezpośrednio spowodowały powstanie przychodu (np. koszty

transportu do odbiorcy sprzedanego towaru), jak również takie, które miały na celu osiągnięcie przychodu,

ale do tego nie doprowadziły (np. koszty przesyłki towaru, który następnie został przez nabywcę

zwrócony).

Dostawa towarów do klienta

Jeżeli w ramach działalności produkujesz lub sprzedajesz wyroby bądź towary, możesz stanąć przed

koniecznością poniesienia wydatków na ich dowóz do odbiorcy.

Dostawę towaru do klienta możesz zrealizować na dwa sposoby:

•

własnymi środkami transportu lub

•

za pośrednictwem podmiotu zewnętrznego (spedytora, przewoźnika, firmy transportowej itp.),

któremu zlecisz transport i zapłacisz wynagrodzenie za wykonaną usługę.

Jeżeli realizujesz transport

własnymi środkami transportu, wówczas koszty związane z eksploatacją

używanych do tego celu samochodów będziesz rozliczał na zasadach ogólnych.

A zatem w przypadku wykonywania transportu samochodami ciężarowymi lub osobowymi zali-

czonymi do środków trwałych, bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów będziesz mógł

zaliczyć w całości wydatki związane z przewozem (zakup paliwa, opłaty parkingowe, wynagro-

dzenie kierowcy).

Gdyby natomiast taki dowóz był realizowany samochodem osobowym nieujętym w ewidencji środ-

ków trwałych, wówczas w koszty możesz zaliczyć wydatki związane z przewozem pod warunkiem

prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów oraz jedynie w granicach limitu wynikającego z pomno-

żenia wnikającej z tej ewidencji liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz obowiązującej

stawki za 1 km przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Wyjątek od tego ograniczenia dotyczy samo-

chodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu, w przypadku których nie obowiązuje „kilo-

metrówka”.

Jeżeli jednak przewóz towaru do klienta zlecisz firmie

zewnętrznej, wówczas do kosztów uzyskania

przychodów będziesz mógł zaliczyć bezpośrednio i bez ograniczeń wynagrodzenie przewoźnika wy-

nikające z zawartej z nim umowy (faktury), niezależnie od tego, jakim pojazdem przewoźnik wyko-

nuje przewóz towarów.

„Koszty we firmie”

to profesjonalne czasopismo, które pomoże Ci

poprawnie i bez trudu wyliczyć każdy, nawet najbardziej problematyczny

koszt i zrobić to w sposób jak najkorzystniejszy dla firmy. Każdy wydatek

rozliczysz teraz pod kątem podatków dochodowych, VAT i ustawy

o rachunkowości bez najmniejszych wątpliwości.

UWAGA!

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

PRZYKŁAD

Podatnik prowadzi zakład gastronomiczny, w ramach którego świadczy usługi cateringowe, sprzedaż

posiłków oraz sprzedaż pizzy z dowozem do klienta. Usługi cateringowe podatnik świadczy w miejscu

wskazanym przez klienta, a posiłki dowozi własną furgonetką, specjalnie dostosowaną do przewozu

żywności. Natomiast dowóz pizzy do klientów wykonują własnymi samochodami osobowymi lub

skuterami dostawcy, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą. Podatnik rozlicza się z nimi na pod-

stawie faktur po zakończeniu miesiąca, a ich wynagrodzenie zależy od liczby wykonanych kursów.

W obu przypadkach wydatki na transport posiłków do klientów podatnikowi wolno ująć w kosztach.

W pierwszym przypadku na podstawie faktur dokumentujących zakup paliwa do samochodu do-

stawczego, zaś w drugim – na podstawie faktur dokumentujących wynagrodzenie za wykonane

usługi transportowe.

Natomiast „przerzucenie” kosztów dowozu towaru na odbiorcę zależy od postanowień zawartej

umowy. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

•

osobno obciążysz odbiorcę kosztami przewozu (wyszczególniając je jako odrębną pozycję na wysta-

wionej fakturze) albo

•

wliczysz je w cenę sprzedawanego towaru. W tym przypadku koszty transportu obciążają fak-

tycznie odbiorcę towaru, płacącego odpowiednio skalkulowaną cenę towaru.

Z podatkowego punktu widzenia obydwa te rozwiązania są dopuszczalne. Dlatego dostarczając to-

war do odbiorcy, nie musisz na fakturze osobno wykazywać kosztów transportu, jeżeli faktycznie

koszty te wkalkulowałeś w cenę towaru.

Bezpłatne dostarczenie towarów do klienta

W praktyce często się zdarza, że ze względów marketingowych sprzedawcy oferują nabywcom swych

wyrobów tzw. transport „gratis” albo stosują rozwiązanie pośrednie: oferują bezpłatny dowóz towaru

w ograniczonym zakresie (np. w granicach miasta) lub pod warunkiem dokonania zakupu towarów

o wartości przekraczającej ustalony limit kwotowy.

Budzi to u podatników wątpliwości. Obawiają się z jednej strony, że organy podatkowe zakwestio-

nują prawo do zaliczenia w koszty wydatków poniesionych na świadczenie takiej „bezpłatnej” usługi

transportowej, z drugiej zaś, że tego rodzaju transport może być potraktowany na potrzeby VAT jako nie-

odpłatna usługa, która powinna zostać „wyfakturowana”, pomimo braku otrzymania za nią należności.

Analogiczny problem powstaje w przypadku, gdy towar do klienta wysyłany jest przesyłką pocztową

lub kurierską. Sprzedawcy towarów na odległość (np. księgarnie internetowe, firmy zajmujące się

sprzedażą wysyłkową) często oferują wysyłkę bez dodatkowych kosztów („na swój koszt”) w przy-

padku otrzymania przedpłaty ceny lub dokonania zakupu powyżej określonej kwoty. W pozostałych

przypadkach kosztami przesyłki obciążają klienta.

Obawy o potraktowanie takich dostaw jako dodatkowej nieodpłatnej usługi transportowej są jednak

nieuzasadnione. Zgodnie bowiem z art. 535 kc, do obowiązków sprzedawcy należy wydanie rzeczy

kupującemu, zaś do obowiązków kupującego – odebranie sprzedanej mu rzeczy. Natomiast miejsce

wydania rzeczy zależy od umowy stron.

Kupujący ma obowiązek odebrać towar w siedzibie sprzedawcy tylko wtedy, gdy strony nie określą

w umowie miejsca wydania rzeczy (art. 454 § 1 kc). A zatem nie ma przeszkód, abyś umówił się

z klientem, że to Ty dostarczysz towar do wskazanego miejsca.

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

Od umowy stron, a w przypadku umów zawieranych z konsumentami – od oferty sprzedawcy zależy

zatem, czy przyjmie on obowiązek dostarczenia towaru do miejsca wskazanego przez kupującego bez

dodatkowych kosztów i czy dokonuje takiej sprzedaży w przypadku wszystkich towarów, czy tylko

w określonych przypadkach (np. gdy miejsce dostawy nie przekracza określonej odległości albo gdy

zakup będzie powyżej pewnej wartości).

W takim przypadku twierdzenia sprzedawcy o bezpłat nym transporcie do klienta albo o wysyłce towaru

na koszt sprzedawcy, należy traktować jako element mar ketingowy (a nie oferowanie bezpłatnej usługi).

Natomiast dostawę towaru na koszt sprzedawcy należy uznać za jeden z obowiązków sprzedawcy

realizowany w ramach jednej umowy sprzedaży. Nie dochodzi wte dy do zawarcia – obok umowy

sprzedaży – odrębnej umowy o nieodpłatne wykonanie usługi przewozowej, która podlegałaby odręb-

nemu „fakturowaniu” na po trzeby VAT. Potwierdził to m.in. NSA w wyroku z 27 maja 2002 r. (sygn.

akt I SA/Wr 120/01) oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 18 stycznia 2010 r.

(nr ITPP1/443-1062/09/DM).

Transport towarów od sprzedawcy

W „lustrzany” sposób powyższe zasady znajdą zastosowanie w przypadku, gdy to Ty jesteś nabywcą

towaru. A zatem jeżeli z dostawcą umówiłeś się, że dostarczy on na własny koszt towar do wskaza-

nego przez Ciebie miejsca, nie musisz traktować transportu towaru jako nieodpłatnej usługi wyko-

nywanej na Twoją rzecz.

W konsekwencji nie musisz wykazywać z tego tytułu przychodu w postaci nieodpłatnej usługi. W celu

uniknięcia wątpliwości zadbaj jedynie o to, aby odpowiedni zapis co do miejsca dostarczenia towaru

znalazł się w umowie.

Natomiast jeżeli umówisz się ze sprzedawcą, że dostarczy on towar na Twój koszt (a zatem za

odpowiednią opłatą), wówczas wydatek z tego tytułu będziesz mógł zaliczyć bezpośrednio

w koszty uzyskania przychodów na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) dokumentującej

koszt transportu.

Wydatki związane z dowozem towarów do Twojej siedziby (koszty dotyczące transportu, koszty za-

ładunku i wyładunku, koszty ubezpieczenia towaru w drodze) zaksięgujesz w księdze przychodów

i rozchodów w kolumnie 11 jako tzw. koszty uboczne zakupu.

Analogicznie powinieneś potraktować wydatki poniesione na opłacenie transportu towarów do Twojej

siedziby w przypadku, gdy transport towaru z miejsca jego sprzedaży zlecisz zewnętrznemu prze-

woźnikowi.

Wydatki na ten cel zaksięgujesz bezpośrednio w koszty, ujmując je w księgach podatkowych jako

koszty uboczne zakupu. Podobnie postępujesz, gdy transport towaru wykonujesz we własnym zakresie i

przy użyciu własnych środków transportu.

Jeżeli jednak Twoje pojazdy jednocześnie wykorzystywane są do realizacji innych zadań związanych

z prowadzoną działalnością i nie jest możliwe wyodrębnienie kosztów użytkowania pojazdu związa-

nych z transportem towarów i pozostałymi czynnościami, wówczas wydatki na transport powinieneś

zaksięgować w koszty uzyskania na zasadach ogólnych, wykazując je w podatkowej księdze przycho-

dów i rozchodów w kolumnie 13 jako tzw. pozostałe wydatki.

UWAGA!

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

PRZYKŁAD

Podatnik prowadzi hurtownię odzieżową. Towar z pobliskich zakładów włókienniczych w Łodzi przy-

wozi samodzielnie, zaś dostawy z Krakowa realizuje firma przewozowa lub producent. Wydatki na

transport towarów podatnik może zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, przy czym

koszty transportu z Krakowa zaksięguje jako uboczne koszty zakupu, zaś własne wydatki na trans-

port zaksięguje jako pozostałe wydatki.

Koszty transportu a środki trwałe

O ile wydatki związane z transportem towarów zaliczasz bezpośrednio w koszty uzyskania przycho-

dów, o tyle zasada ta nie dotyczy kosztów transportu składników majątkowych zaliczanych do środ-

ków trwałych (art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

Wydatki związane z nabyciem środków trwałych wolno zaliczyć w koszty jedynie pośrednio, poprzez

dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych.

Wartością początkową zakupionych przez Ciebie środków trwałych jest bowiem cena ich nabycia powięk-

szona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania,

a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze (art. 22g

ust. 3 updof).

Oznacza to, że wydatki, jakie poniesiesz na przywiezienie środka trwałego do miejsca, w którym będzie

on używany, powinieneś doliczyć do ceny zakupu środka trwałego i dopiero od tak ustalonej wartości

początkowej dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

A zatem wartość początkową środka trwałego powięk szy:

•

wynagrodzenie przewoźnika z tytułu wykonanego transportu,

•

wynagrodzenie dla firm, które dokonały załadunku środka trwałego na samochód, a potem jego

wyładunku w miejscu przeznaczenia,

•

koszty polisy na czas transportu środka trwałego w drodze itp.

PRZYKŁAD

Podatnik kupił maszynę szwalniczą za 20.000 zł netto. Po odbiór urządzenia pojechał własnym samo-

chodem osobowym nieujętym w ewidencji środków trwałych, do którego podpiął wynajętą przy-

czepkę. Koszt wynajmu przyczepy wyniósł go 500 zł netto. Ponadto podatnik ubezpieczył maszynę

na czas transportu. Koszt polisy wyniósł 1.000 zł. Ustalając wartość początkową maszyny, podatnik

powinien doliczyć koszty transportu obejmujące w tym przypadku: czynsz za wynajem przyczepy,

wartość polisy oraz wydatki na paliwo związane z transportem urządzenia ustalone na podstawie

prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Wartość początkową środka trwałego powinieneś zwiększyć także o takie koszty związane z trans-

portem, takie jak: wynagrodzenie spedytora, jeżeli sprowadzenie środka trwałego powierzasz spedy-

torowi oraz koszty delegacji pracownika, jeżeli powierzasz mu sprowadzenie środka trwałego. Potwierdza

to pismo Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z 5 stycznia 2006 r. (nr II/415-1/185/ 64354/06/

KPS), w którym czytamy: „Na wartość początkową zakupionego środka trwałego składać się będzie

cena nabycia powiększona o wszystkie koszty dodatkowe, w tym koszty delegacji służbowych zwią-

zanych z nabyciem maszyny”.

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

PRZYKŁAD

Podatnik kupił urządzenie do obróbki drewna za 150.000 zł netto. Sprowadzenie urządzenia powie-

rzył firmie spedycyjnej, która za 8.000 zł zaangażowała przewoźnika i wykupiła polisę nad ubezpie-

czenie transportu. Niezależnie od tego, podatnik do nadzoru nad załadunkiem urządzenia wysłał

swojego pracownika, któremu zapłacił koszty delegacji służbowej oraz zwrócił koszty przejazdu jego

prywatnym samochodem w łącznej kwocie 600 zł. Koszt załadunku urządzenia na samochód za pomocą

specjalistycznego dźwigu, a potem jego wyładunku, wyniósł 3.500 zł netto. Wartość początkową

urządzenia podatnik powinien ustalić w wysokości 162.100 zł – jako sumę ceny zakupu oraz kosztów

spedycji, załadunku i wyładunku urządzenia, a także kosztów delegacji pracownika.

W analogiczny sposób powinieneś rozliczać koszty transportu związane z tzw. wytworzeniem środka

trwałego. Za koszt wytworzenia środka trwałego uważa się bowiem wartość, w cenie nabycia, zuży-

tych do wytworzenia rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, a także inne

koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych (art. 22g ust. 4 updof). Do takich

kosztów musisz zatem zaliczyć: koszty transportu materiałów i urządzeń koniecznych do wytworzenia

środka trwałego, koszty ich załadunku i wyładunku, koszty ubezpieczenia itp. Wydatki takie wolno

Ci ująć w kosztach tylko przez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wytworzonego środka trwałego.

PRZYKŁAD

Podatnik wybudował we własnym zakresie budynek magazynowy. Poza zakupem materiałów i robo-

cizną poniósł wydatki na transport materiałów oraz maszyn budowlanych, które wykorzystywał przy

budowie. Wydatki transportowe związane z wytworzeniem magazynu powiększą wartość początkową

wytworzonego magazynu i zostaną zaliczone w koszty poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane

od wartości magazynu.

Pamiętaj!

Rozstrzygające dla rozliczenia kosztów takiego transportu jest to, kiedy koszty transportu

zostały naliczone, a nie to, kiedy faktycznie za transport zapłaciłeś. Za cenę nabycia środka trwałego,

która stanowi jego wartość początkową, uważa się bowiem kwotę należną zbywcy, powiększoną

o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szcze-

gólności o koszty transportu (art. 22g ust. 3 updof).

A zatem jeżeli koszty transportu zostaną naliczone przed przyjęciem maszyny do używania, powięk-

szają one wartość początkową środka trwałego i będą rozliczane przez odpisy amortyzacyjne. Fakt

późniejszej zapłaty za przewóz nie ma tutaj znaczenia. Wartość początkową zwiększą także odsetki

za nieterminową zapłatę naliczone przez przewoźnika do dnia przekazania środka trwałego do uży-

wania. Również poprzez odpisy amortyzacyjne powinieneś rozliczać wydatki transportowe związane

z ulepszeniem środka trwałego, jeżeli wartość takiego ulepszenia przekracza 3.500 zł.

Natomiast bezpośrednio w koszty możesz zaliczyć wydatki transportowe związane z

remontem

środka trwałego, niezależnie od ich wartości.

PRZYKŁAD

Podatnik użytkuje system elektroniczny do dozowania komponentów produkowanych farb, zaliczony

do środków trwałych. Po upływie gwarancji system ten uległ awarii, więc podatnik wysłał go do pro-

ducenta celem usunięcia awarii. Koszty związane z usunięciem uszkodzenia wynosiły 12.000 zł, zaś

koszty przesyłki w obie strony – 4.000 zł. Wydatki te podatnik może zaliczyć bezpośrednio w koszty,

zostały bowiem poniesione na remont środka trwałego.

W przypadku, gdy wykorzystujesz w działalności składniki majątku wzięte w leasing, sposób rozlicze-

nia wydatków na transport branego w leasing składnika uzależniony jest od rodzaju leasingu.

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

W przypadku leasingu operacyjnego, w którym odpisów amortyzacyjnych dokonuje finansujący,

ewentualne poniesione przez Ciebie koszty transportu możesz zaliczyć bezpośrednio w koszty uzys-

kania przychodu na podstawie faktury otrzymanej od przewoźnika lub finansującego.

Jeżeli natomiast składnik majątku jest przedmiotem leasingu finansowego, wówczas odpisów tych doko-

nujesz Ty jako korzystający. Przepisy nie przewidują szczególnych zasad ustalania wartości początkowej

leasingowanego środka trwałego. A zatem wartość takiego składnika ustalasz na zasadach ogólnych

(art. 22g updof). Oznacza to, że koszty ewentualnego transportu leasingowego składnika majątkowego

powiększają jego wartość początkową i będą podlegać zaliczeniu w koszty poprzez odpisy amortyzacyjne.

Natomiast w przypadku, gdy dokonujesz tylko zmiany miejsca użytkowania środka trwałego

(np. przenosisz linię technologiczną do nowo wybudowanej hali), wówczas wydatki na trans-

port środka trwałego będziesz mógł zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

Wartość środków trwałych, po przyjęciu ich do używania, powiększają bowiem tylko wydatki na

przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, jeżeli w ich wyniku następuje

ulepszenie środka trwałego (art. 22g ust. 17 updof). Jeżeli natomiast środek trwały zostaje tylko

przemieszczony na nowe miejsce, nie nastąpi efekt w postaci jego ulepszenia, a wydatki związane

z demontażem, transportem i ponownym montażem środka trwałego możesz zaliczyć bezpośrednio

do kosztów uzyskania przychodów.

Transport wyposażenia

W sytuacji, gdy ponosisz wydatki na transport składników majątkowych niezaliczonych do środków

trwałych, lecz podlegających zaliczeniu do tzw. wyposażenia firmy (ze względu na ich wartość prze-

kraczającą 1.500 zł), możesz je ująć bezpośrednio w koszty.

Dlatego musisz zwracać szczególną uwagę na prawidłowe ustalenie wartości początkowej

składników majątkowych nabywanych na potrzeby firmy, gdyż prawidłowe rozróżnienie środków

trwałych i wyposażenia może uchronić Cię przed przykrymi konsekwencjami podatkowymi.

Rozliczaj koszty jak najkorzystniej dla firmy!

Każdemu księgowemu zdarzyło się, że nie wiedział jak poprawnie rozliczyć koszty

w firmie. Najgorzej jest, kiedy trzeba zrezygnować z bardzo korzystnych dla firmy

rozwiązań, tylko dlatego, że brak jest pewności, czy są one zgodne z prawem.

Z pewnością zdarzało się to także i Tobie.

Jednak teraz w takiej sytuacji nie musisz rezygnować z korzystnych rozwiązań: możesz

zajrzeć do pewnego, sprawdzonego źródła informacji.

Nie zwlekaj! Sięgnij po Fachową pomoc ekspertów.

Zamów

„Koszty w firmie.

UWAGA!

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

Wartość początkową wyposażenia ustalasz według takich samych reguł jak wartość początkową

środków trwałych.

Oznacza to, że w przypadku zakupu wyposażenia jego wartością początkową jest cena nabycia, po-

większona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wyposażenia do używania,

w tym koszty:

•

transportu, załadunku i wyładunku,

•

ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji itp.

Uważaj!

Pominięcie tych dodatkowych kosztów może prowadzić do błędnej kwalifikacji składników

majątku w Twojej firmie

PRZYKŁAD

Podatnik kupił meble do apteki za cenę 3.300 zł. Koszty transportu mebli wynosiły 500 zł. Podatnik

powinien ustalić wartość początkowa nabytego składnika jako sumę jego ceny oraz kosztów trans-

portu (3.800 zł) i w związku z tym ująć go w ewidencji środków trwałych. Gdyby pominął koszty

transportu i zaliczył składnik do wyposażenia (przyjmując wartość początkową w kwocie 3.300 zł),

popełniłby błąd.

Trudności z prawidłowym kwalifikowaniem dotyczą zwłaszcza zespołów składników majątkowych

tworzących pewną organizacyjną całość, gdy łącznie wartość tego zespołu przekracza 3.500 zł, a każdy

z tych pojedynczych składników z osobna ma wartość do 3.500 zł. W takim przypadku możesz mieć

problem z ustaleniem wartości początkowej składników, a w konsekwencji nie wiesz, czy traktować je

jako jeden środek trwały podlegający obowiązkowej amortyzacji, czy też uznać, że jest to kilka sztuk

wyposażenia, które – z uwagi na niską jednostkową wartość – nie muszą być amortyzowane. Pamię-

taj wtedy, że środkami trwałymi są składniki majątkowe kompletne i zdatne do użytku w dniu przy-

jęcia ich do używania (art. 22a ust. 1 pkt 2 updof). Z kolei Klasyfkacja Środków Trwałych również odwo-

łuje się do pojedynczych elementów majątku trwałego, pod warunkiem oczywiście, że elementy te

samodzielnie spełniają to kryterium.

A zatem za środek trwały możesz uznać również zespół składników, jeżeli jego poszczególne elementy

składowe nie spełniają kryterium kompletności i zdatności do użytku. „Płynność” tego pojęcia powo-

duje, że bardzo często kwalifikacja zespołu składników (jako jednego środka trwałego lub kilku samo-

dzielnych sztuk wyposażenia) zależeć będzie od konkretnych okoliczności.

PRZYKŁAD

Kupiłeś do firmy meble biurowe (regały, krzesła, biurka) za łączną cenę netto 10.000 zł. Wartość każ-

dego z tych mebli z osobna nie przekracza 3.500 zł. Ponieważ przewidywany okres używania jest dłuż-

szy niż rok, powstał problem, czy kupione meble należy potraktować jak jeden środek trwały i pod-

dać amortyzacji, czy też każdy z mebli potraktować indywidualnie jako wyposażenie, a wydatki na

ten cel wliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

Odpowiedź będzie zależeć od konkretnych okoliczności. Jeżeli meble stanowią standardowe wypo-

sażenie biura, to masz prawo przyjąć, że każdy pojedynczy mebel (krzesło, biurko, szafka) jest komplet-

nym i zdatnym do użytku składnikiem majątkowym, który może samodzielnie pełnić swe funkcje.

Gdyby jednak z okoliczności sprawy (w szczególności właściwości mebli lub ich przeznaczenia) wyni-

kało, że tworzą one nierozerwalną całość – komplet, który nie powinien być rozdzielany, gdyż traci

wtedy swoją funkcjonalność. Tak będzie np. w przypadku mebli wykonanych na specjalne zamówie-

nie do sali obsługi klienta, mebli do gabinetu lekarskiego itp. W tej sytuacji meble te musisz uznać za

jeden środek trwały, a wydatek na ich nabycie wliczysz w koszty poprzez odpisy amortyzacyjne.

www.KosztywFirmie.pl

KOSZTY FIRMY A WYDATKI NA TRASNPORT

Sposób kwalifikacji składników majątkowych będzie przekładał się na ustalenie ich wartości począt-

kowej z uwzględnieniem kosztów transportu w przypadku, gdy transportu wielu składników mająt-

kowych dokonujesz jednorazowo. A zatem w przypadku, gdy dokonujesz transportu zestawu skład-

ników, stanowiących jeden środek trwały, koszt transportu zwiększy jego wartość początkową. Gdy

natomiast jednorazowo przewozisz kilka odrębnych składników majątkowych, koszt transportu powi-

nieneś rozdzielić proporcjonalnie (np. według cen ich zakupu) pomiędzy poszczególne składniki,

zwiększając odpowiednio ich wartość początkową.

Przewóz pracowników

Co do zasady nie ma przeszkód, abyś jako pracodawca organizował lub finansował pracownikom

dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem. Wydatki, o których mowa, ponoszone

przez Ciebie jako pracodawcę, możesz zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów na zasa-

dach ogólnych (art. 22 ust. 1 updof).

Organizując transport dla pracowników, zwróć jednak szczególną uwagę na prawidłowe ustalenie

ewentualnych przychodów pracowników z tytułu finansowania im przez Ciebie kosztów tego rodzaju

dojazdów. Organy podatkowe uważają bowiem, że przychód taki powstaje nie tylko w przypadku

zwracania pracownikom kosztów dojazdów na podstawie przedkładanych biletów albo przyznania

im specjalnych ryczałtów na ten cel, ale również wtedy, gdy zawrzesz z stosowną umowę z firmą

przewozową. Nie ma przy tym znaczenia, czy wskazany z nazwiska pracownik faktycznie korzystał

z usług tej firmy w danym okresie, czy też nie (zob np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skar-

bowej w Warszawie z 3 lutego 2010 r., nr IPPB4/415-761/09-2/JK2).

Prawo napisane jest w tak skomplikowany sposób, że często trudno o jego jednoznaczną

interpretację, a konsultacje z prawnikiem dla wielu firm są zbyt drogie. Jednak teraz

w takiej sytuacji nie musisz rezygnować z korzystnych rozwiązań: możesz zajrzeć do

pewnego, sprawdzonego źródła informacji.

Nie zwlekaj! Sięgnij po Fachową pomoc ekspertów.

Zamów

„Koszty w firmie”