MOŻLIWOŚCI ZASTOSOWANIA EDYTORA TEKSTU WORD W PRACY BIUROWEJ

Edytor tekstu - program służący do wszechstronnego przetwarzania dokumentów tekstowych. Pod względem realizacji edytory tekstu można podzielić na programowane, ekranowe - użytkownik wydaje polecenia na bieżąco, obserwując ich skutki na ekranie monitora, tekstowe oraz edytory tekstu działające w trybie graficznym, uwidaczniające na ekranie tekst w dowolnych krojach, a także pozwalające łączyć teksty z najróżnorodniejszymi produkcjami graficznymi, jak rysunki, diagramy, wykresy, tablice itp. Jednym z najpopularniejszych edytorów tekstu ostatniej kategorii jest
Word działający w środowisku Windows.

Przewaga edytora tekstów, takiego jak popularny MS Word, nad kartką papieru i długopisem czy maszyną do pisania wydaje się oczywista. Jednak na ogół nie zdajemy sobie sprawy z przepaści dzielącej tradycyjne metody tworzenia dokumentów od metod opartych na edytorach. Word to nie tylko narzędzie, dzięki któremu możemy tworzyć "ładniejsze" i dopracowane teksty. Z jego użyciem można budować całe systemy ogromnie przyspieszające i automatyzujące zarówno tworzenie dokumentów, jak też ich obieg w danej organizacji.

Microsoft Word jest obecnie dominującym procesorem tekstu, co czyni podstawowy format tworzonych przez to narzędzie plików standardem, który muszą obsługiwać konkurujące produkty, żeby móc zaistnieć w środowisku biura. Filtry eksportu i importu dla tego formatu zostały wmontowane w wiele procesorów tekstu, takich jak AbiWord czy OpenOffice. Większa część tej funkcjonalności została osiągnięta przez reverse engineering, ponieważ dokumentacja formatu jest dostępna jedynie dla partnerów Microsoftu. W kolejnych wersjach programu format zmieniał się zarówno w istotny jak i subtelny sposób. Często formatowanie z nowszych wersji znika, kiedy dokument otwierany jest w starszym programie, po prostu dlatego, że ten nie miał jeszcze jego obsługi. Format DOC dla Word 97 został publicznie udokumentowany przez Microsoft, ale kolejne wersje stały się dostępne tylko dla partnerów, rządów i instytucji. Plotka w przemyśle programistycznym głosi, że pewne cechy formatu nie są do końca zrozumiane nawet przez sam Microsoft. Ostatnio firma ogłosiła, że jej oprogramowanie biurowe zostanie oparte o format zdefiniowany na podstawie XML. Word może opcjonalnie obsługiwać XML, przy użyciu publicznie udokumentowanego schematu zwanego "WordProcessingML"

Zastosowanie :

Przed rozpoczęciem pracy biurowej z Wordem należy pamiętać aby prawidłowo przygotować sobie miejsce pracy. Word jest edytorem tekstu stosunkowo powszechnie wykorzystywanym do pisania tekstów, artykułów i innych prac. Często pisząc siedzimy bardzo długo stąd, ważna jest właściwa postawa podczas pisania. W trakcie pisania należy siedzieć prosto z opartymi o podłogę lub podnóżek stopami. Między ramieniem a przedramieniem powinien być kąt prosty. Nadgarstek z przedramieniem powinien tworzyć linię prostą. Zgięte palce powinny opuszkami dotykać klawiatury. Środek monitora powinien znajdować się na wysokości naszych oczu. Należy też pamiętać, żeby co pewien czas robić przerwę. Zalecana jest pięciominutowa przerwa po każdej godzinie pracy. Dzięki temu praca nie będzie dla nas uciążliwa i uchroni to nas przed niektórymi chorobami kręgosłupa.

Większość użytkowników komputerów pisze teksty za pomocą dwóch palców wskazujących. Warto nauczyć się jednak właściwego i szybszego posługiwania się klawiaturą komputera, czyli używania 10 palców. Pisząc poprawnie nie patrzymy się na klawiaturę i na ekran. Do nauki klawiaturopisania wystarczy kupiony w księgarni odpowiedni podręcznik w którym znajdziemy niezbędne ćwiczenia.

Word daje nam możliwości :

• Tworzenie wizytówek;

• Tworzenie eleganckich zaproszeń i personalizowanie ich treści;

• Korzystanie z korespondencji seryjnej;

• Zabezpieczanie dokumentów poufnych;

• Tworzenie systemu obsługi dokumentów wychodzących;

• Półautomatyczne tworzenie ofert;

• Budowanie systemu dokumentacji zatrudnienia;

• Tworzenie ankiet.

Jeżeli zaczniemy korzystać z Worda nie tylko jako komputerowej maszyny do pisania, szybko przekonamy się, że praca w biurze stanie się znacznie prostsza i wydajniejsza. Word w biurze i nie tylko dostarcza nam gotowych rozwiązań, ( wzory pism, życiorysów, itp.) a także inspiruje do tworzenia własnych dokumentów pokazując potencjał tkwiący w tym programie.

Word to coś więcej niż następca maszyny do pisania. Zapoznając się ze sposobami przyspieszenia i zautomatyzowania żmudnych czynności biurowych przy wykorzystaniu tego programu możemy zobaczyć , jak Word zaoszczędzi nam cenny czas i pieniądze np. :

• wypełniając szablony danymi;

• wykorzystując dane z innych aplikacji w dokumentach Worda;

• tworząc zaawansowany system dokumentacji zatrudnienia nie kupując żadnego dodatkowego oprogramowania;

• ucząc eleganckiego formatowania dokumentów, łączenia tekstu z grafiką i przyspieszania swojej pracy z Wordem

1

---