Przepisy prawa pracy nie określają terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych koordynuje i nadzoruje działania w zakresie postępowania z dokumentacją, gdy ona już powstała, poprzez wpływ m.in. na ustalenie czasu jej przechowywania, a zwłaszcza jej wartości archiwalnej. Natomiast konieczność dokumentowania działań określonych podmiotów wynika bezpośrednio z aktualnego stanu prawnego oraz potrzeb samych podmiotów.
I tak, konieczność prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji w sprawach związanych bezpośrednio ze stosunkiem pracy wynika z przepisów art. 94 pkt 9a i 9b KP, a także z przepisów rozporządzenia MPiPS z 28.5.1998 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (wydanego na podstawie art. 2981 KP).
Powyższe przepisy nie regulują jednak kwestii dotyczącej okresu przechowywania wymienionej wyżej dokumentacji.
Dokumentacja kadrowa i płacowa podlegająca obowiązkowemu przechowaniu jest określona w przepisach § 6-§ 8a wyżej wymienionego rozporządzenia MPiPS. Chodzi tu w szczególności o:
dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy i orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, np. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumentacja chorób zawodowych i wypadków przy pracy, karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista płac) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy.
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej przez 50 lat
W świetle przepisu art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 50 lat liczony:
od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
Jednocześnie z przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS wynika, że płatnik (pracodawca) składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Regulacja ta pozostaje w korelacji z przepisem art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji czyli 50-letni okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych) , nie krócej jednak niż 5 lat.
Obowiązujące rozwiązania prawne gwarantują pracownikom prawo do informacji o ich okresach zatrudnienia oraz o okresach składkowych w zakresie ubezpieczeń społecznych. Nałożenie na pracodawców obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej jest konsekwencją wydłużenia okresu, z którego zarobki mogą stanowić podstawę wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, zwłaszcza możliwości przyjęcia do podstawy wymiaru świadczenia zarobków z 20 lat wybranych z całego okresu pracy (art. 15 ust. 6 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Warto zwrócić uwagę, że ZUS, ustalając prawo do emerytury, może stwierdzić konieczność uzupełnienia bądź korekty posiadanych przez siebie danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia, dlatego też dokumentacja płacowa i osobowa umożliwi prowadzenia postępowania wyjaśniającego w tej sprawie.
Sięgnięcie do dokumentacji osobowej i płacowej pochodzącej z odległych lat jest dla pracownika istotne z punktu widzenia ustalania prawa do świadczeń oraz jego wysokości, bowiem ZUS uwzględnia wyłącznie niepodważalne udokumentowane okresy zatrudnienia i wysokości zarobków (nie ma tu miejsca na domniemania).
Okres przechowywania 3 lata
Jak wyżej wspomniano z przepisów rozporządzenia MPiPS z 28.5.1998 r. wynika, jakie dokumenty dotyczące stosunku pracy stanowią dokumentację kadrową i płacową podlegającą obowiązkowi przechowywania przez 50 lat.
Warto jednak zwrócić uwagę, że w trakcie zatrudnienia wytwarzane są także inne dokumenty, które wprawdzie znajdują odzwierciedlenie w dokumentacji pracowniczej, ale nie stanowią części akt osobowych podlegających przechowywaniu. Przykładowo można tu wymienić listy obecności, harmonogramy pracy lub wnioski urlopowe, które choć znajdują odzwierciedlenie w karcie ewidencji czasu pracy i nie stanowią części akt pracownika, to jednak mogą mieć praktyczne znaczenie w razie ewentualnych sporów sądowych. Dlatego choć nie ma obowiązku ich przechowywania, wskazane byłoby przechowywanie ich przez okres 3 lat. W świetle bowiem art. 291 KP roszczenia ze stosunku pracy ulegają z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Informacje podatkowe przechowujemy 5 lat
Pracodawcy do końca lutego danego roku muszą przesłać swoim pracownikom informację PIT-11 o ich zarobkach, składkach oraz zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok. Na tej podstawie pracownicy będą mogli rozliczyć się z fiskusem. Informacja PIT-11 to jeden z najpopularniejszych formularzy, na podstawie którego rozliczają się osoby fizyczne. Pracodawca nie ma wprawdzie obowiązku przechowywania kopii wystawionych pracownikom PIT-11 w aktach osobowych, ale z uwagi na to, że zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, należałoby dla celów dowodowych dokumenty te przechowywać do końca okresu przedawnienia.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej i płacowej w urzędach
Okres przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej pracowników zatrudnionych w urzędach, zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynosi także 50 lat.
Jednocześnie w świetle art. 5 tej ustawy w odniesieniu do dokumentacji powstającej w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych określono termin przechowywania dokumentacji w urzędach, po upływie którego dokumentację tę należy przekazać do właściwego archiwum państwowego.
W świetle przepisów rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych - jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia (§ 10 ust. 1). Natomiast w przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce (§ 11 ust. 1).
Powyższe zasady dotyczą dokumentacji wytworzonej przez podmioty zatrudniające pracowników, takie jak: Prezydent RP - Szef Kancelarii Prezydenta RP, Sejm RP - Szef Kancelarii Sejmu RP, Senat RP - Szef Kancelarii Senatu RP, Rada Ministrów - Szef Kancelarii Prezesa RM, organy i jednostki organizacyjne podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz ministra właściwego do spraw zagranicznych - ministrowie, którym podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne, ABW, AW, Instytut Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu
<art. 5, art. 51u ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698)>