PR

OJ

EK

T

SY

ST

EM

U

PR

ZE

PŁ

YW

U

MA

TE

RI

AŁ

ÓW

W

P

RZ

ED

SI

ĘB

IO

RS

TW

IE

T O M A S Z M A N D Z I U K

D A W I D P E R S

I P R - 2

2.1. CEL PROJEKTU

Celem projektu jest zoptymalizowanie oraz

usprawnienie planowania potrzeb
materiałowych w przedsiębiorstwie.

2.2. NAZWA PROJEKTU

Projekt systemu przepływu materiałów w

przedsiębiorstwie.

2.3. WŁAŚCICIEL I SPONSOR PROJEKTU ORAZ
INFORMACJE UMOŻLIWIAJĄCE SKONTAKTOWANIE SIĘ Z
NIM

Prezes Zarządu – Dyrektor Generalny
Firma XYZ Sp. z o.o.
ul. Wiosenna 345
90-425 Poznań

Sekretariat Zarządu
Tel. [phone]
Fax. [phone]

Właścicielem i Sponsorem projektu jest jedna osoba.

2.4. KIEROWNIK PROJEKTU I INFORMACJE
UMOŻLIWIAJĄCE SKONTAKTOWANIE SIĘ Z NIM

Kierownik Projektu – Tomasz Mandziuk – Kierownik Działu Planowania

Produkcji

Adres: Firma XYZ Sp. z o.o.

ul. Wiosenna 345
90-425 Poznań

e-mail:

[e-mail]

Tel:

[phone]

Zastępca Kierownika Projektu– Dawid Pers – pracownik Działu Planowania

produkcji

Adres: Firma XYZ Sp. z o.o.

ul. Wiosenna 345
90-425 Poznań

e-mail: [e-mail]
Tel:

[phone]

2.5. ZESPÓŁ PROJEKTOWY

Imię i

Nazwisko

Zwierzchn

ik

Pozycja

Telefon

E-mail

Tomasz Mandziuk

Prezes Zarządu

Kierownik Projektu

[phone]

[e-mail]

Dawid Pers

Kierownik Projektu

Zastępca Kierownika

Projektu

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 3

Zastępca Kierownika
Projektu

Kierownik Działu
Konstrukcji

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 4

Zastępca Kierownika

Projektu

Kierownik Działu

Technologii

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 5

Zastępca Kierownika

Projektu

Kierownik Działu

Logistyki

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 6

Kierownik Działu
Logistyki

Główny Magazynier

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 7

Zastępca Kierownika

Projektu

Księgowy

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 8

Zastępca Kierownik
Projektu

Kierownik Działu
Informatycznego

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 9

Kierownik Działu

Informatycznego

Programista 1

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 10

Kierownik Działu
Informatycznego

Programista 2

[phone]

[e-mail]

Osoba nr 11

Kierownik Działu
Informatycznego

Zarządca Sieci

[phone]

[e-mail]

SCHEMAT ORGANIZACYJNY ZESPOŁU
PROJEKTOWEGO

Prezes Zarządu

Prezes Zarządu

Kierownik

Projektu

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownika

Projektu

(Kierownik Działu

Planowania

Produkcji)

Zastępca

Kierownika

Projektu

(Kierownik Działu

Planowania

Produkcji)

Zespół ds.

analizy wymagań

Zespół ds.

analizy wymagań

Kierownik Działu

Technologii

Kierownik Działu

Technologii

Kierownik Działu

Konstrukcji

Kierownik Działu

Konstrukcji

Kierownik Działu

Logistyki

Kierownik Działu

Logistyki

Zespół ds.

oprogramowania,

wdrożenia i

nadzoru nad

siecią

Zespół ds.

oprogramowania,

wdrożenia i

nadzoru nad

siecią

Kierownik Działu

Informatycznego

Kierownik Działu

Informatycznego

Zarządca Sieci

Zarządca Sieci

Programista 1

Programista 1

Programista 2

Programista 2

Zespół ds.

testowania

Zespół ds.

testowania

Kierownik Działu

Planowania

Produkcji

Kierownik Działu

Planowania

Produkcji

Pracownik 1

Pracownik 1

Pracownik 2

Pracownik 2

Pracownik 3

Pracownik 3

Zespół ds.

szkoleń

Zespół ds.

szkoleń

Zarządca Sieci

Zarządca Sieci

Kierownik

Projektu

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownik

Projektu

Księgowy

Księgowy

2.6. ANALIZA BIZNESOWA

Konieczność wykonania projektu powstała, ponieważ

przedsiębiorstwo chce minimalizować koszty
wytwarzania, a cel ten ma zamiar osiągnąć przez
ulepszenie sterowania przepływem materiałów.

Szybszy i efektywniejszy przepływ materiałów ma

pozwolić na zmniejszenie lub całkowite
wyeliminowanie czasów przestoju maszyn.

2.7. CHARAKTERYSTYKA PRODUKTU

Produktem będzie system informatyczny, który pozwoli na planowanie i zarządzanie

zapotrzebowaniem materiałowym.

Wymagania funkcjonalne:
• Planowanie i kontrola zapasów,
• Zamawianie właściwych pozycji,
• Zamawianie właściwej ilości,
• Zamawanie we właściowym czasie,
• Utrzymanie ważnego terminu realizacji

Wymagania niefunkcjonalne:
• Baza danych Oracle,
• Dostęp wyłącznie w ramach LAN na terenie przedsiębiorstwa,
• Obsługa 64-bitowych systemów Windows 7, 8, 8.1.

2.8. WAŻNE REZULTATY PROJEKTU

Twarde rezultaty:
• Zmniejszenie strat materiałowych o 10%
• Zmniejszenie kosztów magazynowania o 50%,
• Zmniejszenie kosztów materiałów o 10%,
• Skrócenie czasu planowania produkcji o 50%,
• Zmniejszenie przestojów w produkcji o 30%,
• Stworzenie GUI,
• Możliwość synchronizacji postępów z innymi komputerami na lokalnym

serwerze,

• Możliwość przedefiniowania wyrobów wraz z ich jednostkowym

zapotrzebowaniem materiałowym,

• Możliwość obliczania zapotrzebowania w zależności ilości wyrobów,
• Przeprowadzenie szkoleń wdrażających do obsługi systemu.

Miękkie rezultaty:
• Stworzenie subiektywnie rozumianego przejrzystego i łatwego w obsłudze

interfejsu,

• Osiągnięcie stabilności działania,
• Lepsza atmosfera pracy – z powodu szybciej wykonywanych zadań.

2.9. WYMAGANIA PROJEKTOWE

L.p.

Interesariusz

Oczekiwania

1

Prezes Zarządu

Zoptymalizowanie oraz usprawnienie planowania potrzeb materiałowych
w przedsiębiorstwie

2

Kierownik Projektu
Zasępca Kierownika Projektu

Zrealizowanie zadań założonych przez Prezesa Zarządu, poprzez
utworzenie systemu planowania potrzeb materiałowych

3

Pracownicy Działu Planowania
Produkcji

Możliwość zamówienia właściwej ilości we właściwym czasie, możliwość
planowania i zmiany planu priorytetów zleceń aktywowanych

4

Pracownicy Działu
Informatycznego

Łatwa współpraca z Zespołem ds. analizy wymagań

5

Pracownicy Działu Technologii

Możliwość współpracy z Działem Planowania i Działem Logistyki

6

Pracownicy Działu Logistyki

Możliwość planowania i kontroli zapasów, możliwość zamówienia we
właściwym terminie, możliwość utrzymania ważnego terminu realizacji

2.10 GRANICE PROJEKTU

W projekcie nie są zawarte następujące funkcjonalności:
• Backup w chmurze,
• Aktualizacje,
• Rozbudowa systemu,
• Wsparcie szkoleniowców/wdrożeniowców (w miarę opływu czasu i

zatrudniania nowych pracowników, będą oni szkoleni w obsłudze
programu przez wcześniej zatrudnionych, którzy obsługiwali
system).

2.11. KRYTERIA AKCEPTACJI PROJEKTU

Kierownicy poszczególnych działów będą oceniać postęp pracy, przez

porównanie z założoną dokumentacją – na tej podstawie będą
oceniane twarde rezultaty projektu. Ponadto po stworzeniu wersji
prealpha, Zespół ds. testów otrzyma ją do testów wraz z ankietami z
pytaniami o oprogramowanie – tak samo z kolejnymi wersjami
alpha, beta i finalną.

Tak samo Kierownicy poszczególnych działów, na podstawie swoich

subiektywnych odczuć, będą oceniać stabilność systemu oraz jakość
interfejsu użytkownika, jego łatwość obsługi i prostotę, również na
podstawie ankiet

2.12 WYMAGANE ZASOBY

Wynagrodzenia

zespołu
projektowego:

Prezes Zarządu

Prezes Zarządu

Kierownik

Projektu

4500

Kierownik

Projektu

4500

Zastępca

Kierownika

Projektu

(Kierownik Działu

Planowania

Produkcji) 2500

Zastępca

Kierownika

Projektu

(Kierownik Działu

Planowania

Produkcji)

2500

Zespół ds.

analizy wymagań

Zespół ds.

analizy wymagań

Kierownik Działu

Technologii

1000

Kierownik Działu

Technologii

1000

Kierownik Działu

Konstrukcji

1000

Kierownik Działu

Konstrukcji

1000

Kierownik Działu

Logistyki

1000

Kierownik Działu

Logistyki

1000

Zespół ds.

oprogramowania,

wdrożenia i

nadzoru nad

siecią

Zespół ds.

oprogramowania,

wdrożenia i

nadzoru nad

siecią

Kierownik Działu

Informatycznego

3000

Kierownik Działu

Informatycznego

3000

Zarządca Sieci

1000

Zarządca Sieci

1000

Programista 1

3000

Programista 1

3000

Programista 2

3000

Programista 2

3000

Zespół ds.

testowania

Zespół ds.

testowania

Kierownik Działu

Planowania

Produkcji

Kierownik Działu

Planowania

Produkcji

Pracownik 1

1000

Pracownik 1

1000

Pracownik 2

1000

Pracownik 2

1000

Pracownik 3

1000

Pracownik 3

1000

Zespół ds.

szkoleń

Zespół ds.

szkoleń

Zarządca Sieci

Zarządca Sieci

Kierownik

Projektu

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownik

Projektu

Księgowy

1000

Księgowy

1000

2.12 WYMAGANE ZASOBY

W firmie istnieje podstawowy system informatyczny (m.in. pakiet

oprogramowania biurowego, komputery w każdym z działów
połączone w sieć lokalną) Poza tym zakładamy zakup:

Hardware:
• Serwer lokalny - QNAP TS-659PRO II – 2799,00 zł,
• 10 stanowisk (urządzeń) PDA -Rugged Handheld Winmate E430T –

10 x 2722,00 zł

• 20 routerów bezprzewodowych WiFi - TP-Link TL-WDR4300 – 20 x

219,00 zł

Software:
• Licencja na bazę danych Oracle Database Enterprise Edition 2750,00

zł,

2.12 WYMAGANE ZASOBY

Zasoby finansowe – orientacyjny całkowity kosztorys projektu:
• Wynagrodzenia Personelu (premie) – 24 000 zł
• Hardware – 34 399 zł
• Software – 2750 zł

Suma: 61 149 zł

Udział procentowy poszczególnych kosztów

Wynagrodze
nia
personelu

Hardware

Software

2.13 HARMONOGRAM - OGÓLNY

Nr

Nazwa zadania

Odpowiedzialność

Data

1

Podpisanie umowy

Prezes Zarządu

02 stycznia 2014r.

2

Spotkanie zespołu projektowego – określenie

wymagań systemu, podział prac

09.01.2014.

3

Przygotowanie dokumentacji

Kierownik Projektu

16.01.2014.

4

Zatwierdzenie dokumentacji

Kierownik Projektu

18.01.2014.

5

Rozpoczęcie prac właściwych

Kierownik Projektu

20.01.2014.

6

Przygotowanie GUI

20.01.2014. – 20.02.2014.

7

Programowanie systemu

20.02.2014. – 20.04.2014.

8

Spotkanie zespołu projektowego – weryfikacja
dotychczasowych prac projektowych

20.03.2014.

9

Akceptacja wstępnego projektu systemu

21.04.2014.

10

Testy prealpha

Zespół ds. testowania

20.03.2014.

2.13 HARMONOGRAM - OGÓLNY

Nr

Nazwa zadania

Odpowiedzialność

Data

11

Testy wersji alpha

Zespół ds. testowania

10.03.2014.

12

Testy wersji beta

Zespół ds. testowania

10.04.2014.

13

Zakończenie testów – czas na wprowadzenie
ewentualnych udoskonaleń

Kierownik Projektu

20.04.2014.

14

Zakończenie przygotowania systemu

20.04.2014.

15

Spotkanie zespołu projektowego –

zatwierdzenie gotowego systemu

21.04.2014.

16

Wdrożenie systemu

Zespół wdrożeniowców

17

Stworzenie dokumentacji systemu dla

użytkownika (razem z instrukcją obsługi)

18

Przygotowanie planu szkolenia i niezbędnych
materiałów

19

Szkolenie pracowników z zakresu obsługi
programu

Zespół szkoleniowców

20

Finalizowanie projektu i zapłacenie honorarium

Prezes Zarządu, księgowy

22.04.2014.

2.14. OGRANICZENIA PROJEKTU

Ograniczenia czasowe:

- Prezes Zarządu założył, że projekt zostanie zrealizowany w ciągu 4 miesięcy, w
terminie od 2 stycznia 2014r. do 30 kwietnia 2014r.

Ograniczenia budżetowe:

- Prezes przeznaczył na realizację projektu fundusze w wysokości 65 000 zł.
- Wymagane zasoby projektowe to 61 149 zł, reszta stanowi zabezpieczenie
wynikające z wahań cen potrzebnego sprzętu i oprogramowania.

Ograniczenia jakościowe:

- System zgodny z normą ISO 9001

Ograniczenia technologiczne:

- Wprowadzenie systemu musi uwzględniać istniejące zaplecze technologiczne,
tzn. nie może zakładać rozszerzenia istniejącego parku maszyn i urządzeń
- Przewiduje się rozszerzenie działania sieci wewnętrze LAN o komunikację
bezprzewodową

2.15. ANALIZA INTERESARIUSZY
PROJEKTU

Interesariusz

Oczekiwania

Nastawie

nie

Wpły
w

Prezes Zarządu

• Minimalizacja kosztów wytwarzania
• Bezproblemowa realizacja
• Dobry kontakt z zespołem projektowym
• Nieprzekroczenie założonego budżetu

+

D

Kierownik Projektu
Zasępca Kierownika
Projektu

• Zrealizowanie wszystkich założeń projektu
• Otrzymanie honorarium
• Możliwość uzyskania awansu

+

D

Pracownicy Działu
Planowania Produkcji

• Skrócenie czasów oczekiwania na materiały
• Lepsza komunikacja między działami
• Efektywniejsze planowanie produkcji

~

M

Pracownicy Działu
Informatycznego

• Poprawa funkcjonowania pracy sieci
• Bezproblemowa instalacja założonego w projekcie

systemu

~

M

Pracownicy Działu
Technologii

• Polepszenie współpracy między działami

~

M

Kierownictwo w/w
działów

• Otrzymanie honorarium
• Większa kontrola nad działaniami pracowników
• Możliwość uzyskania awansu

+

Ś

MACIERZ INTERESARIUSZY

Wpływ na parametry projektu

Interesariusz

e

Zasoby

Wymogi projektu

Inne

L
u
d
zi
e

Pi
e
ni
ą
d
z
e

M
at
er
ia
ły

In
fo
r
m
a
cj
e

Wi
ed
za

Pri
or
yt
et
y

Ce
le

W
y
m
.
te
c
h.

Ha
rm
on
.

Bu
dż
et

Ja
k
o
ś
ć

L
o
gi
st
y
k
a

D
o
st
a
w
c
y

Pr
a
c
a
z
e
s
p.

In
fr
a
st
ru
k.

Te
c
h
n
ol
o
g.

R
o
z
w.
pr
o
b.

S
u
k
c
e
s
pr
o.

B
e
z
p
i
e
c
z
.
p
.

Prezes Zarządu

3 3 2 1 1

3

3

0 1

3

3 1 0 1 0 0 3 3 2

Kierownik Projektu
Zasępca Kierownika
Projektu

3 1 2 3 3

3

3

2 3

2

2 1 1 3 3 2 3 3 3

Pracownicy Działu
Planowania
Produkcji

0 0 3 2 2

1

2

3 3

0

3 3 3 2 2 1 2 2 1

Pracownicy Działu
Informatycznego

0 0 0 3 3

2

1

0 0

0

2 0 0 2 2 0 3 3 1

Pracownicy Działu
Technologii

0 0 0 2 2

2

2

3 3

0

3 0 0 2 2 3 2 2 1

Kierownictwo w/w
działów

3 2 1 3 3

2

2

2 1

3

3 1 1 3 2 0 3 3 3

SIATKA WPŁYWU INTERESARIUSZY

NISKIE zaangażowanie

WYSOKIE

NI

S

KI

E

zn

ac

ze

ni

e

W

Y

S

O

KI

E

Prezes

Zarządu

Kierownik

Projektu

Zastępca

Kierownika

Projektu

Pracownicy Działu

Informatycznego

Pracownicy Działu

Planowania

Produkcji

Pracownicy Działu

Technologii

Kierownictwo

Działów

2.16. PLAN KOMUNIKACJI

Jak? \ kto?

Kiedy?

E-mail

Rozmowa

bezpośrednia

Rozmowa tel.

Informacje o

stanie proj.

Spotkania

zespołu proj.

Prezes Zarządu

• Na początku

• W trakcie
• Po każdym

etapie

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Nie
• Tak

• Tak

• Nie
• Tak

• Nie

• Tak
• Nie

• Tak

• Nie
• Nie

Kierownik Projektu /

Zastępca Kierownika
Projektu

• Na początku

• W trakcie
• Po każdym

etapie

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

Członkowie zespołu

ds. analizy wymagań –
kierownicy działów

• Na początku
• W trakcie

• Po każdym

etapie

• Tak
• Nie

• Tak

• Tak
• Nie

• Tak

• Nie
• Nie

• Nie

• Nie
• Nie

• Nie

• Tak
• Tak

• Tak

Członkowie zespołu

ds. oprogramowania,
wdrożenia i nadzoru

nad siecią

• Na początku

• W trakcie
• Po każdym

etapie

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Nie

• Nie
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

Członkowie zespołu
ds. szkoleń

• Na początku

• W trakcie
• Po każdym

etapie

• Nie

• Nie
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Tak

• Tak
• Tak

• Nie

• Nie
• Tak

• Tak

• Nie
• Tak

2.17. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

Zwierzchnik

Pozycja

Zadania

Prezes Zarządu

Kierownik Projektu

Kontrola realizacji zadań założonych w projekcie, końcowa
weryfikacja projektu, zatwierdzenie projektu, wybór

kierownika projektu, określenie budżetu i czasu potrzebnego
na realizację zadań

Kierownik Projektu

Zastępca Kierownika
Projektu

Kierownik Dz.
Planowania Prod.

Wybór członków zespołu projektowego i określenie zakresu
ich obowiązków i odpowiedzialności. Kontrola realizacji

powierzonych zadań, organizacja spotkań okresowych.

Zastępca Kierownika Projektu

Kierownik Działu

Konstrukcji

Analiza wymagań niezbędnych do realizacji projektu

Zastępca Kierownika Projektu

Kierownik Działu

Technologii

Analiza wymagań niezbędnych do realizacji projektu

Zastępca Kierownika Projektu

Kierownik Działu
Logistyki

Analiza wymagań niezbędnych do realizacji projektu

Kierownik Działu Logistyki

Główny Magazynier

Analiza wymagań niezbędnych do realizacji projektu

Zastępca Kierownika Projektu

Księgowy

Nadzór nad finansami i budżetem projektu, opłacenie

zakupów i wypłata honorariów

Zastępca Kierownik Projektu

Kierownik Działu
Informatycznego

Nadzór nad pracą programistów,

Kierownik Działu
Informatycznego

Programista 1

Programowanie systemu, tworzenie GUI,

Kierownik Działu

Informatycznego

Programista 2

Programowanie systemu, tworzenie GUI,

Kierownik Działu
Informatycznego

Zarządca Sieci

Utworzenie sieci, konfiguracja, nadzór nad siecią,
przyjmowanie zgłoszeń o błędach w funkcjonowaniu sieci

2.17. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

Przewiduje się dwa spotkania zespołu projektowego:

Pierwsze w celu podziału zadań i analizy wymagań systemu
Drugie w celu zatwierdzenia projektu oraz wprowadzenia
ewentualnych poprawek

Ostateczną decyzję związaną z zatwierdzeniem projektu podejmuje

najpierw Kierownik Projektu, a następnie przedstawia całość
Prezesowi Zarządu, który akceptuje (lub nie) projekt.

2.18 STRUKTURA PODZIAŁU PRAC

System

Informatyczny

Zarządzanie

Projektowan

ie GUI

Programowan

ie systemu

Testowanie

Szkolenia

Tworzenie

sieci

2.19 ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Czynnik ryzyka

Prawdopodobień
stwo wystąpienia

Znaczenie dla
projektu

Skala ryzyka

Metoda reakcji

Opóźnienie
realizacji projektu

8

2

16

Zaangażowanie
większej liczby
osób w działania
projektowe

Przekroczenie
budżetu

5

10

50

Zaciągnięcie
kredytu
bankowego

Zła interpretacja
wymagań

3

4

12

mediacja

Brak
odpowiednich
kompetencji
zespołu
projektowego

2

6

12

Szkolenia dla
pracowników

Problemy w
komunikacji

4

2

8

mediacja

Niezgodność
wśród
projektantów

4

3

12

mediacja

Problemy ze
stabilnością
działania systemu

5

6

30

Przeprowadzenie
analizy błędów i
wydanie patcha