Pracownia Pracy 

Biurowej

Opracowała: Agnieszka Skarupa

Struktura organizacyjna 

firmy – a przepływ 

informacji w firmie

Struktura organizacyjna firmy to jej 

wewnętrzną budowa oraz

współzależność i powiązania komórek 

organizacyjnych.

 

W zależności od wielkości

przedsiębiorstwa struktura organizacyjna 

obejmuje odpowiednio komórki 

organizacyjne,

piony i wydziały.

Rodzaje struktur 

organizacyjnych w firmie

- struktura linowa,

- struktura funkcjonalna,

- struktura sztabowo – liniowa,

- struktura dywizjonalna,

- struktura projektowa,

- struktura macierzowa,

 - struktura holdingowa,

Struktura organizacyjna 

firmy

Struktura powinna być przedstawiona w 

postaci schematu, opisu i regulaminu 

organizacyjnego. 

Regulamin organizacyjny powinien 

określać:

􀂃 strukturę organizacyjną i zakres 

działania komórek organizacyjnych,

􀂃 wymagane kwalifikacje na poszczególne 

stanowiska,

􀂃 warunki pracy,

􀂃 rzeczowy wykaz akt.

Struktura organizacyjna 

firmy

Struktura wskazuje wzajemne powiązania między 

komórkami organizacyjnymi

a kierownictwem.

Dobrze skonstruowana struktura organizacyjna firmy 

przyczynia się do sprawnego przepływu informacji

Sekretariat - biuro 

w strukturze organizacyjnej 

firmy

Jeśli sekretariat ma 

właściwie spełniać rolę 

centrum informacyjnego, to 

osoby w nim zatrudnione

powinny być dobrze 

zorientowane      w źródłach 

informacji, jej ważności, 

terminowości.

Informacja – główny efekt 

pracy biurowej

Informacja - termin interdyscyplinarny, definiowany 

różnie w różnych dziedzinach nauki.

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i 

zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości. 

Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest

podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji.

 Informacja ma szczególne znaczenie, jest niezbędna 

do wykonywania pracy, także pracy w 

sekretariacie, często określanym jako centrum 

informacji.

Informacja w pracy 

biurowej

Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od 

znajomości struktury

organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być 

nadawcami i odbiorcami informacji.

Sekretarka – osoba pracująca w biurze, aby dobrze, szybko i sprawnie operować 

każdą informacją powinna:

− znać schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także 

nazwiska i imiona

osób zajmujących stanowiska w hierarchii, 

− znajomość struktury organizacyjnej pozwoli na sprawny obieg dokumentów

umożliwi sprawne działanie biura, a zarazem całej firmy,

− znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwi kierowanie wychodzących pism 

do

podpisu przez właściwe osoby,

− znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów, mimo pozornego ich

podobieństwa, np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia czy 

protokołu Rady

Nadzorczej,

Zadania w biurze

Osoba zatrudniona na stanowisku biurowym wykonuje zazwyczaj 

następujące czynności:

�odbiera telefony oraz odpowiada na zapytania, w tym także

odbiera i wysyła faksy;

� odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje do odpowiednich 

komórek i odpowiada na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za 

wysyłanie poczty;

� pisze na komputerze, tworząc zestawienia, pisma itp. co wymaga 

np.obliczeń opartych na

gromadzonych przez nią dokumentach,

� wyszukuje informacje  w Internecie, informatorach, książkach

teleadresowych;

� kseruje i przygotowuje materiały;

� gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów;

� prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, 

opisuje

i przekazuje do działu księgowego faktury;

� dba o czystość stanowiska;

� obsługuje interesantów, odpowiada na zapytania.

Informacja w pracy 

biurowej

Informacja jest głównym 

produktem i celem pracy 

biurowej. Wszystkie czynności 

biurowe wiążą się z: 

-przyjmowaniem,

-gromadzeniem, 

-opracowywaniem 

-lub przechowywaniem 

informacji.

Etapy obiegu informacji

ZBIERANIE

SELEKCJA

SEGREGACJA

PRZETWARZANIE

PRZEKAZYWANIE

PRZECHOWYWANIE

Informacja w pracy 

biurowej

Do najważniejszych czynności biurowych 

należą:

� przyjmowanie informacji wpływającej z 

zewnątrz,

� obieg informacji wewnątrz podmiotu 

gospodarczego,

� opracowanie, czyli rejestrowanie, 

przetwarzanie 

i dostarczanie informacji dla 

kierownictwa,

� gromadzenie informacji,

� wysyłanie informacji na zewnątrz.

Użyteczność informacji

Aby informacje powstające w biurze 

mogły być użyteczne, powinny one 

być:

􀂃 rzetelne i dokładne,

􀂃 wyczerpujące, jasno i zrozumiale 

przedstawione,

􀂃 szybko i terminowo dostarczone 

właściwemu odbiorcy,

􀂃 dostępne.

Przepływ informacji

Kierunki przepływu informacji mogą 

być następujące:

� ku górze – od pracowników do 

kierownika,

� ku dołowi – od kierownika do 

pracowników,

� poziome – między równorzędnymi 

pracownikami.

Elementy struktury 

informacji

Elementy struktury 

informacji

Przykład

TREŚĆ

OFERTA 

ZAMÓWIENIE

INFORMACJA

NOŚNIK

PAPIER

DYSKIETKA

CD

PENDRIVE

SYMBOL

LITERY

CYFRY

RYSUNKI

ZNAKI UMOWNE

SPOSÓB 

PRZENOSZENIA

POCZTA, 

FAX, 

E-MAIL,

SMS,

USTNE

Rodzaje informacji

Informacje przekazywane 

mimowolnie np. ziewanie, 

burczenie w brzuchu.

Informacje przekazywane celowo

Dokumentacja biurowa

W każdym przedsiębiorstwie przepływ 

informacji powinien być odpowiednio 

uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z 

góry 

przyjętych, jednolitych zasadach 

postępowania. 

Bardzo ważne jest ustalenie zasad 

przepływu 

informacji, a zwłaszcza dokumentów 

biurowych. 

Rodzaje dokumentów w 

biurze

Podział: 

ze względu na nadawcę i 

adresata

ze względu na pilność sprawy

ze względu na zapewnienie 

tajemnicy

 

Ze względu na nadawcę i 

adresata

pisma otrzymywane 

(korespondencja przychodząca 

zewnętrzna),

pisma wysyłane (korespondencja 

wychodząca, zewnętrzna),

pisma wewnętrzne (korespondencja 

wewnętrzna)

Ze względu na pilność 

spraw

Pisma zwykłe, które załatwiane są w 

terminie zwyczajowo przyjętym lub

 określonych odrębnymi przepisami.

Pisma pilne przesyłane i załatwiane 

w pierwszej kolejności.

Ze względu na zapewnienie 

tajemnicy

Pisma jawne, niezawierające żadnej 

tajemnicy.

Pisma poufne, zawierające tajemnicę 

służbową.

Pisma tajne, zawierające tajemnice 

państwową.

Dziękuję za uwagę