Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania
jakością
Opracował A. Wierzbicki
na podstawie
i z wykorzystaniem:
Sł. Wawak „Zarządzanie
jakością
Teoria i praktyka”, wyd.
Helion 2006
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania
jakością
Opracował A. Wierzbicki
na podstawie
i z wykorzystaniem:
Sł. Wawak „Zarządzanie
jakością
Teoria i praktyka”, wyd.
Helion 2006
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Certyfikacja
- proces mający na celu
weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez
organizację wymogów określonych w
normach.
Głównym jej etapem jest
audit certyfikujący
,
w trakcie którego auditor zewnętrzny
dokonuje sprawdzenia całego zakresu
działalności przedsiębiorstwa pod kątem
spełnienia wymagań.
Efektem tych działań jest wydanie certyfikatu
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Przyczyny ubiegania się o certyfikat:
- korzyści marketingowe,
- poprawa wizerunku firmy,
- zwiększenie motywacji pracowników,
- potwierdzenie zgodności.
Posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje już
przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na
dotrzymanie kroku najlepszym firmom na rynku.
Uzyskanie certyfikatu powoduje skutki ekonomiczne
dla organizacji.
Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które
dotychczas były poza jej zasięgiem (np. przetargi oraz
inwestycje realizowane z funduszy unijnych).
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy projektowania i wprowadzania Systemu Zarządzania
Jakością (1)
• Zarządzanie kierownictwa – decyzja o podjęciu prac
• Określenie polityki jakości.
• Podjęcie decyzji o wprowadzeniu SZJ
Decyzję o przystąpieniu do realizacji SZJ podejmuje kierownictwo organizacji.
Należy określić efekty, jakie organizacja chce osiągnąć poprzez wprowadzenie SZJ.
• Powołanie, umiejscowienie i określenie roli Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ
(pełnomocnika)
• Przegląd i ocena aktualnego stanu organizacji pod względem jego zaangażowania i
zaawansowania w realizacji sformułowanej polityki jakości.
• Przeprowadzenie przeglądu powinno dać odpowiedzi na pytania typu:
- jaka jest świadomość “projakościowa” wśród kadry i pracowników?
- w jakim stopniu istniejący w danej organizacji spełnia wymagania normy?
- w jakim stopniu wyroby spełniają oczekiwania klientów?
- jakie procesy podstawowe, pomocnicze i zarządzania można wyróżnić?
- jakie jest miejsce istniejących służb jakości w systemie zarządzania?
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy i działania w projektowaniu i wprowadzaniu Systemu
Zarządzania Jakością (2)
• Opracowanie harmonogramu prac projektowych i wdrożeniowych
• Szkolenia w celu zapoznania przede wszystkim kadry kierowniczej z zasadami systemu,
procesem towarzyszącym opracowaniu i wdrażaniu dokumentacji SZJ. Celem szkoleń
specjalistycznych jest zapoznanie jak najszerszej grupy pracowników z różnorodnymi
aspektami problematyki jakości.
• Opracowanie procedur i instrukcji oraz ich wdrażanie
Dokumentację można tworzyć w odniesieniu do:
- wydzielonych obszarów organizacji, związanych z etapami istnienia wyrobu;
- procesów podstawowych, pomocniczych i zarządzania;
- wymagań normy.
Wszystkie opracowane i zatwierdzone procedury powinny być sukcesywnie
wprowadzane w życie.
• Opracowanie księgi jakości
• Złożenie wniosku o certyfikację SZJ
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Przygotowanie i wdrożenie systemu
zarządzania jakością
decyzja o miejscu zespołu projektowego w
strukturze organizacyjnej.
powołanie pełnomocnika z podległym mu
zespołem
Wariant I
Stała jednostka
organizacyjna, która
zajmuje się budową
systemu zarządzania
jakością (duże
przedsiębiorstwa).
Wariant II
Grupy robocze, które
są odpowiedzialne za
pisanie procedur.
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Diagnoza aktualnego stanu
organizacji.
- przeprowadzana przez osoby znające organizację
oraz dobrze
orientujące się w wymaganiach systemu
- pomoc konsultantów (zapewnia pełną
identyfikację występujących
problemów)
- forma diagnozy - tzw. audit wstępny
( zapewnia dogłębne zbadanie
zarówno dokumentacji, jak i faktycznie
działających procesów)
- dostarcza wielu danych wejściowych do kolejnych
etapów,
a szczególnie szkoleń oraz opracowania
procedur
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Analiza misji, celów i strategii firmy.
- polega na analizie założeń strategicznych
przedsiębiorstwa, aby wyodrębnić z nich
główne cele
związane z jakością
- cele zostają zapisane w wymaganej przez
normę
polityce, najważniejszym dokumencie
systemu
- najlepszym sposobem tworzenia polityki jest
bezpośrednie spotkanie konsultantów z
zarządem.
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Szkolenia pełnomocnika i zarządu.
- przeszkoleni zostają wszyscy pracownicy biorący
udział w budowie systemu
- ograniczanie oporu pracowniczego (nie jest prawdą,
że pracownicy niższych
szczebli są głównymi ogniskami oporu przy
wdrażaniu systemu)
- pozyskanie prawdziwego, a nie tylko deklarowanego,
poparcia
kierownictwa (obrońcami status quo jest zwykle
kadra kierownicza, dla
której korzystne bywa blokowanie inicjatyw
mających na celu stabilizację i
opisanie procesów)
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Ogólne szkolenie pracowników.
- poinformowanie załogi o zmianach,
przekonanie o ich
konieczności i uzyskanie poparcia dla
ewentualnej reorganizacji
procesów
- uświadomienie celów i sensu zmian systemu
jakości,
- pokonanie oporu przeciwko zmianom, co
wynika przede
wszystkim z braku informacji (obawa
przed zwolnieniami,
obniżką płac itp.)
- nie lekceważyć problemu szkolenia
pracowników niższego
szczebla
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Opracowanie procedur.
- na tym etapie tworzona jest dokumentacja.
- od tego etapu zależy w dużym stopniu efektywność i
sprawność
przyszłego systemu (im bardziej biurokratyczne będzie
podejście
twórców, tym mniej efektywny stanie się system).
- dokumentowane są głównie procesy wymagane przez normy.
- liczba dokumentów zależy od charakteru przedsiębiorstwa.
Szkolenie auditorów, którzy będą oceniać, czy działający system
jest zgodny z wymaganiami norm oraz czy się rozwija i doskonali.
Norma ISO 9001 nakłada na auditorów obowiązek badania
efektywności systemu.
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Szkolenie z zakresu procedur, realizacja
procedur, auditowanie i poprawa dokumentacji
- niezależnie dla każdej wdrażanej procedury
- przeszkolenie pracowników
- przekazywanie dokumentów do opiniowania i wspólne ich
przedyskutowanie
- konieczne zachowanie równowagi między kosztami, czasem i
jakością
- przeprowadzenie auditów weryfikujących stosowanie i
poprawność
dokumentacji
- działania korygujące ewentualne błędy lub zapobiegające
powstawaniu ich w przyszłości ( działanie auditorów
wewnętrznych)
- zmiany, w razie potrzeby, w wadliwie przygotowanej
dokumentacji.
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Stwierdzenie gotowości systemu.
- całościowy audit przedsiębiorstwa
(konsultanci) w celu
sprawdzenia poprawności konfiguracji
systemu w
przedsiębiorstwie
- zgłoszenie do certyfikacji (po uzyskaniu
akceptacji
konsultantów), czas trwania procesu
certyfikacyjnego jest
uzależniony od wybranego organu
- wdrożenie systemu, 6 — 12 miesięcy w
zależności od wielkości
przedsiębiorstwa oraz zaangażowania
jego pracowników i
konsultantów
Wdrażanie i certyfikacja, systemu
zarządzania jakością
Nadzór
Zgłoszenie jednostki do certyfikacji
Ustalenie zakresu, czasu i terminów auditu
Audit wstępny
Audit dokumentacji
Audit certyfikujący
Opracowanie raportu
Działania korygujące
Przyznanie i wręczenie certyfikatu
Schemat przeprowadzania auditu
certyfikującego
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania jakością
Etapy certyfikacji:
- złożenie przez organizację ubiegającą się o certyfikat
formularza
zgłoszeniowego ( dane adresowe, liczba pracowników,
zakres systemu itp.)
- obliczenie liczby dni auditu,
- ustalenie terminów
- wybór auditorów.
- przeprowadzenie auditu próbnego,
- szczegółowe badanie dokumentacji systemowej,
- właściwy audit certyfikujący.
- raport zawierający niezgodności i uwagi, których usunięcie
warunkuje
uzyskanie certyfikatu
- przyznanie certyfikatu (na 3 lata)
- audity nadzoru (średnio raz w roku),
Dla zapewnienia prawidłowości przeprowadzania procesu certyfikacji
jednostki uprawnione do wydawania certyfikatów są pod stałym
nadzorem. Nadzór ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz jednostki
akredytujące.