„
„
Komunikacja w
Komunikacja w
zespole
zespole
projektowym”
projektowym”
przygotowali:
przygotowali:
Krzysztof
Krzysztof
Pawlina
Pawlina
Kamil Potaś
Kamil Potaś
„
„
Komunikacja w
Komunikacja w
zespole
zespole
projektowym”
projektowym”
przygotowali:
przygotowali:
Krzysztof
Krzysztof
Pawlina
Pawlina
Kamil Potaś
Kamil Potaś
Czym jest komunikacja w
Czym jest komunikacja w
IT ?
IT ?
Dobra komunikacja jest podstawą
Dobra komunikacja jest podstawą
dobrego funkcjonowania każdego i
dobrego funkcjonowania każdego i
wszystkich.
wszystkich.
Jak się komunikować ?
Jak się komunikować ?
Wybór formy komunikacji powinien być
Wybór formy komunikacji powinien być
świadomy, powinien zapewniać skuteczność i
świadomy, powinien zapewniać skuteczność i
efektywność.
efektywność.
Komunikacja międzyludzka dzieli się na
Komunikacja międzyludzka dzieli się na
komunikację werbalną i niewerbalną.
komunikację werbalną i niewerbalną.
Werbalna:
Werbalna:
spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje.
spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje.
Niewerbalna:
Niewerbalna:
listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.
listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.
Gesty!
Gesty!
mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.
mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.
Definicja komunikacji dla
Definicja komunikacji dla
informatyka
informatyka
Kiedy dojdzie do aktu
Kiedy dojdzie do aktu
komunikacji ?
komunikacji ?
informacja zostanie przekazana w języku
informacja zostanie przekazana w języku
zrozumiałym dla obu komunikujących się
zrozumiałym dla obu komunikujących się
stron,
stron,
zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,
zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,
przekaz pozostanie czysty od zniekształceń
przekaz pozostanie czysty od zniekształceń
przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),
przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),
przekaz spotka się z odbiorem,
przekaz spotka się z odbiorem,
informacja w założeniu będzie przeznaczona
informacja w założeniu będzie przeznaczona
dla danego odbiorcy.
dla danego odbiorcy.
Zespół projektowy
Zespół projektowy
Organizacja zespołu
Organizacja zespołu
projektowego wskazuje na
projektowego wskazuje na
dojrzałość organizacji i jej
dojrzałość organizacji i jej
podejście do tego
podejście do tego
zagadnienia.
zagadnienia.
Struktury budowy zespołów
Struktury budowy zespołów
projektowych:
projektowych:
Struktura sieciowa,
Struktura sieciowa,
Struktura gwiaździsta,
Struktura gwiaździsta,
Struktura izomorficzna,
Struktura izomorficzna,
Struktura specjalizacyjna,
Struktura specjalizacyjna,
Struktura nieegoistyczna.
Struktura nieegoistyczna.
Struktura sieciowa
Struktura sieciowa
Demokratyczna, dość równy udział
Demokratyczna, dość równy udział
członków w podejmowaniu decyzji
członków w podejmowaniu decyzji
rola lidera może być przechodnia
rola lidera może być przechodnia
w przypadku odejścia lidera – łatwa
w przypadku odejścia lidera – łatwa
rekonstrukcja zespołu
rekonstrukcja zespołu
komunikacja „każdy z każdym”
komunikacja „każdy z każdym”
liczba członków 8-12
liczba członków 8-12
Struktura sieciowa
Struktura sieciowa
(c.d.)
(c.d.)
lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół,
lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół,
pełni też funkcje administracyjne
pełni też funkcje administracyjne
brak podziału ze względu na odległość
brak podziału ze względu na odległość
służbową
służbową
nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych
nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych
członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac
członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac
często przeradza się w zespół o bardziej
często przeradza się w zespół o bardziej
scentralizowanej strukturze (np. typu
scentralizowanej strukturze (np. typu
gwiaździstego)
gwiaździstego)
Struktura sieciowa
Struktura sieciowa
(c.d.)
(c.d.)
Struktura gwiaździsta
Struktura gwiaździsta
centralna pozycja lidera
centralna pozycja lidera
lider pośredniczy w przekazywaniu
lider pośredniczy w przekazywaniu
wszystkich informacji
wszystkich informacji
wyłącznie on zna całość projektu – jego
wyłącznie on zna całość projektu – jego
odejście to ogromne niebezpieczeństwo
odejście to ogromne niebezpieczeństwo
lider przydziela wszystkim prace i
lider przydziela wszystkim prace i
kontroluje ich, każdego osobiście
kontroluje ich, każdego osobiście
Struktura gwiaździsta
Struktura gwiaździsta
(c.d.)
(c.d.)
scentralizowana władza
scentralizowana władza
może być to zespół z niedoświadczonymi
może być to zespół z niedoświadczonymi
ludźmi ( lider pomaga niedoświadczonym)
ludźmi ( lider pomaga niedoświadczonym)
pracownicy o różnym poziomie
pracownicy o różnym poziomie
zaawansowania
zaawansowania
problemem jest nieobecność kierownika-
problemem jest nieobecność kierownika-
np. jego urlop, choroba
np. jego urlop, choroba
Struktura gwiaździsta
Struktura gwiaździsta
(c.d.)
(c.d.)
Struktura izomorficzna
Struktura izomorficzna
oddaje strukturę projektu
oddaje strukturę projektu
opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami
opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami
zespołu
zespołu
prosta budowa
prosta budowa
jednoznacznie określona odpowiedzialność
jednoznacznie określona odpowiedzialność
praca równolegle
praca równolegle
zastosowanie w projektach złożonych,
zastosowanie w projektach złożonych,
wieloczęściowych
wieloczęściowych
Struktura izomorficzna
Struktura izomorficzna
(c.d.)
(c.d.)
Struktura specjalizacyjna
Struktura specjalizacyjna
odpowiedzialny za całość najbardziej
odpowiedzialny za całość najbardziej
doświadczony członek
doświadczony członek
zadania dla osób wg ich specjalizacji
zadania dla osób wg ich specjalizacji
istotne rozwijanie własnych predyspozycji
istotne rozwijanie własnych predyspozycji
wymaga samodzielności
wymaga samodzielności
Struktura specjalizacyjna
Struktura specjalizacyjna
(c.d.)
(c.d.)
Struktura nieegoistyczna
Struktura nieegoistyczna
podstawą pracy są zadania i ich znaczenie
podstawą pracy są zadania i ich znaczenie
praca członków podporządkowana realizacji
praca członków podporządkowana realizacji
zadań
zadań
zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i
zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i
czasie) cel
czasie) cel
sukces lub niepowodzenie to zasługa całego
sukces lub niepowodzenie to zasługa całego
zespołu
zespołu
wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie
wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie
Struktura nieegoistyczna
Struktura nieegoistyczna
(c.d.)
(c.d.)
Zarządzanie komunikacją
Zarządzanie komunikacją
Planowanie komunikacji
Planowanie komunikacji
Dystrybucja informacji
Dystrybucja informacji
Raporty
Raporty
Administracja
Administracja
Planowanie komunikacji
Planowanie komunikacji
Wymagania komunikacyjne (suma
Wymagania komunikacyjne (suma
wymagań informacyjnych uczestników
wymagań informacyjnych uczestników
projektu) :
projektu) :
- powiązania odpowiedzialności
- powiązania odpowiedzialności
projektu i
projektu i
uczestników,
uczestników,
- dziedziny i działy włączone w
- dziedziny i działy włączone w
projekt,
projekt,
informacje
informacje
o ilości i
o ilości i
rozmieszczeniu
rozmieszczeniu
uczestników,
uczestników,
- dodatkowe potrzeby informacyjne
- dodatkowe potrzeby informacyjne
(np.
(np.
kontakty z
kontakty z
mediami).
mediami).
Planowanie komunikacji
Planowanie komunikacji
Technologia komunikacji (metody i techniki
Technologia komunikacji (metody i techniki
używane do transferu informacji) :
używane do transferu informacji) :
- natychmiastowość dostarczenia
- natychmiastowość dostarczenia
informacji
informacji
(jak szybko powinny być
(jak szybko powinny być
dostarczane),
dostarczane),
- dostępność technologii, przewidywane
- dostępność technologii, przewidywane
zasoby ludzkie (czy są zdolni do
zasoby ludzkie (czy są zdolni do
obsługi systemu),
obsługi systemu),
- czas trwania projektu.
- czas trwania projektu.
Ograniczenia
Ograniczenia
Założenia
Założenia
Planowanie komunikacji
Planowanie komunikacji
Plan zarządzania komunikacją, zawiera :
Plan zarządzania komunikacją, zawiera :
- zestaw i strukturę metod, które będą
- zestaw i strukturę metod, które będą
używane do zdobywania i przechowywania
używane do zdobywania i przechowywania
informacji; strukturę systemu dystrybucji,
informacji; strukturę systemu dystrybucji,
- opis strony formalnej dystrybucji
- opis strony formalnej dystrybucji
(metody, format, zawartość, itp.)
(metody, format, zawartość, itp.)
- terminarz pokazujący kiedy informacje
- terminarz pokazujący kiedy informacje
będą potrzebne
będą potrzebne
- metody otrzymywania informacji
- metody otrzymywania informacji
pomiędzy zaplanowanymi spotkaniami
pomiędzy zaplanowanymi spotkaniami
- metody aktualizacji informacji.
- metody aktualizacji informacji.
Dystrybucja informacji
Dystrybucja informacji
Wyniki pracy
Wyniki pracy
Plan zarządzania komunikacją
Plan zarządzania komunikacją
System zdobywania informacji - informacja
System zdobywania informacji - informacja
może być dzielona pomiędzy członków
może być dzielona pomiędzy członków
zespołu z wykorzystaniem szeregu metod
zespołu z wykorzystaniem szeregu metod
od manualnych po elektroniczne
od manualnych po elektroniczne
System dystrybucji informacji - dystrybucja
System dystrybucji informacji - dystrybucja
może się odbywać przez spotkania, kopie
może się odbywać przez spotkania, kopie
dokumentów, dostęp do sieci i baz danych,
dokumentów, dostęp do sieci i baz danych,
fax, pocztę elektroniczną,
fax, pocztę elektroniczną,
wideokonferencje, itp.
wideokonferencje, itp.
Raporty
Raporty
Plany raportowania powinny
Plany raportowania powinny
uwzględniać:
uwzględniać:
- odbiorcę raportu
- odbiorcę raportu
- okres raportowania
- okres raportowania
- zawartość raportu
- zawartość raportu
- sposób dystrybucji raportu
- sposób dystrybucji raportu
Raporty
Raporty
Raporty podobnie jak inne plany projektu
Raporty podobnie jak inne plany projektu
powinny byc realizowane w trakcie
powinny byc realizowane w trakcie
wykonywania kolejnych zadań
wykonywania kolejnych zadań
Raporty zawierają informacje o postępie
Raporty zawierają informacje o postępie
prac projektowych (o zakończeniu zadań lub
prac projektowych (o zakończeniu zadań lub
stopniu ich zaawansowania)
stopniu ich zaawansowania)
Podstawowym odbiorcą jest kierownik
Podstawowym odbiorcą jest kierownik
grupy.
grupy.
Kierownik projektu przedstawia raporty
Kierownik projektu przedstawia raporty
(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi
(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi
Raporty
Raporty
Po co?
Po co?
Analiza odchyleń - porównywanie wyników
Analiza odchyleń - porównywanie wyników
projektu z planowanymi lub oczekiwanymi
projektu z planowanymi lub oczekiwanymi
wynikami.
wynikami.
Analiza trendu
Analiza trendu
Analiza korzyści - jest to wszechstronne
Analiza korzyści - jest to wszechstronne
narzędzie badawcze, gdyż bierze pod
narzędzie badawcze, gdyż bierze pod
uwagę zakres, koszty oraz terminarz. Dla
uwagę zakres, koszty oraz terminarz. Dla
każdego działania brane są pod uwagę trzy
każdego działania brane są pod uwagę trzy
wartości: budżet, aktualny koszt (wykonana
wartości: budżet, aktualny koszt (wykonana
praca) oraz korzyść (wartość procentowa
praca) oraz korzyść (wartość procentowa
porównania budżetu z wykonaną pracą).
porównania budżetu z wykonaną pracą).
Raporty
Raporty
Narzędzia i techniki dystrybucji
Narzędzia i techniki dystrybucji
informacji
informacji
Raporty wykonania - zestawienie
Raporty wykonania - zestawienie
informacji i wyników analiz. Często
informacji i wyników analiz. Często
stanowi wejścia do procesów
stanowi wejścia do procesów
kontrolnych.
kontrolnych.
Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz
Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz
wskazują na taką konieczność
wskazują na taką konieczność
Administracja
Administracja
Dokumentacja pomiarów
Dokumentacja pomiarów
wykonania - całą dokumentacja
wykonania - całą dokumentacja
stworzona dla zapisania i analizy
stworzona dla zapisania i analizy
wykonania projektu, włącznie z
wykonania projektu, włącznie z
dokumentami planistycznymi
dokumentami planistycznymi
Administracja
Administracja
Dokumentacja produktu projektu -
Dokumentacja produktu projektu -
dokumenty stworzone dla opisu produktu
dokumenty stworzone dla opisu produktu
(plany, specyfikacje, dokumentacja
(plany, specyfikacje, dokumentacja
techniczna, rysunku, pliki, itp.)
techniczna, rysunku, pliki, itp.)
Inne zapisy projektu
Inne zapisy projektu
Akceptacja formalna - dokumentacja, którą
Akceptacja formalna - dokumentacja, którą
akceptuje klient lub sponsor produktu
akceptuje klient lub sponsor produktu
powinna zostać przygotowana i
powinna zostać przygotowana i
rozpowszechniona
rozpowszechniona
Zdobyta wiedza.
Zdobyta wiedza.
Dokumentacja
Dokumentacja
Dokumentacja projektu
Dokumentacja projektu
stanowi
stanowi
jeden z elementów komunikacji
jeden z elementów komunikacji
w procesie projektowania.
w procesie projektowania.
Organizacja zebrań
Organizacja zebrań
Większość przeglądów
Większość przeglądów
rewizji oraz innych form
rewizji oraz innych form
komunikacji w projekcie jest
komunikacji w projekcie jest
realizowana na zebraniach
realizowana na zebraniach
.
.
Charakter zebrań
Charakter zebrań
Zebrania mogą mieć charakter:
Zebrania mogą mieć charakter:
- informacyjny
- informacyjny
- roboczy (rozdział zadań do
- roboczy (rozdział zadań do
realizacji)
realizacji)
- uzgodnień realizacyjnych
- uzgodnień realizacyjnych
- narad roboczych organizowanych
- narad roboczych organizowanych
w celu
w celu
rozwiązania jakiegoś problemu.
rozwiązania jakiegoś problemu.
Organizacja zebrań
Organizacja zebrań
Aby spotkania były zwięzłe i
Aby spotkania były zwięzłe i
efektywne należy przygotowywać je
efektywne należy przygotowywać je
kierując się kolejnymi fazami:
kierując się kolejnymi fazami:
- przygotowanie zebrania
- przygotowanie zebrania
- zwołanie zebrania
- zwołanie zebrania
- organizacja zebrania
- organizacja zebrania
- przeprowadzenie zebrania
- przeprowadzenie zebrania
- zamknięcie zebrania i wnioski
- zamknięcie zebrania i wnioski
Podsumowanie
Podsumowanie
Dobra
komunikacja
jest
podstawą
Dobra
komunikacja
jest
podstawą
dobrego
funkcjonowania
każdego
i
dobrego
funkcjonowania
każdego
i
wszystkich.
Umożliwia
przepływ
wszystkich.
Umożliwia
przepływ
informacji,
ułatwia
porozumienie
i
informacji,
ułatwia
porozumienie
i
minimalizuje konflikty, zwłaszcza te,
minimalizuje konflikty, zwłaszcza te,
które wynikają z nieporozumień. Sprawna
które wynikają z nieporozumień. Sprawna
komunikacja
jest
niezbędna
przy
komunikacja
jest
niezbędna
przy
realizacji projektów IT, gdzie w ramach
realizacji projektów IT, gdzie w ramach
projektu
współpracują
ze
sobą:
projektu
współpracują
ze
sobą:
managerowie, architekci, projektanci,
managerowie, architekci, projektanci,
programiści, testerzy.
programiści, testerzy.
Koniec
Koniec
Dziękujemy za
Dziękujemy za
uwagę.
uwagę.