BAZA DANYCH MS ACCESS

BAZA DANYCH MS

ACCESS

PODSTAWY TEORETYCZNE

Baza danych pojęcia

• baza danych - to zbiór informacji zapisanych w ściśle określony

sposób w strukturach odpowiadających założonemu modelowi

danych. W potocznym ujęciu obejmuje dane oraz program

komputerowy wyspecjalizowany do gromadzenia i przetwarzania

tych danych. Program taki (często zestaw programów) nazywany

jest "Systemem zarządzania bazą danych" (ang. DataBase

Management System, DBMS). W ścisłej nomenklaturze baza

danych oznacza zbiór danych, który zarządzany jest przez system

DBMS

• baza danych - inform. zbiór wzajemnie powiązanych danych,

przechowywanych w pamięci komputerów i wykorzystywanych

przez programy użytkowe instytucji lub organizacji wraz z

oprogramowaniem umożliwiającym definiowanie, wykorzystywanie

i modyfikowanie tych danych

);

1) Wikipedia

2) Encyklopedia PWN

Baza danych - podsumowanie

• baza danych – zbiór danych

tworzących pewną uporządkowaną

strukturę gotową do przetwarzania

(np.: usuwania, dodawania czy

wyszukiwania danych).

• system zarządzania bazą danych

- oprogramowanie, które umożliwia

utworzenie i utrzymywanie bazy

danych (przetwarzanie).

Budowa bazy danych

• Tabela – podstawowy obiekt bazy danych,

służący do przechowywania informacji (zwykle tej

samej kategorii). Zbudowana jest z wierszy i

kolumn. Kolumny opatrzone są nagłówkiem

opisującym zawartość każdej z nich i określane są

jako pole danych. W wierszach tabeli znajdują

się odpowiednie dane – określane są jako

rekordy danych.
Baza danych może składać się z większej liczby

tabel wzajemnie ze sobą powiązanych. Takie bazy

noszą nazwę relacyjnych baz danych.

MS Access

MS Access jest programem zarządzającym bazą

danych, za pomocą którego można tworzyć i

administrować bazy danych. Access należy do grupy

systemów zarządzających relacyjnymi bazami danych.
Korzystając z programu MS Access można:

– Tworzyć tabele i powiązania;
– Dodawać nowe rekordy lub aktualizować już

istniejące;

– Przeszukiwać informacje;
– Tworzyć raporty;
– Wykonywać obliczenia, a wyniki przedstawiać jako

formularze lub raporty,

– Selekcjonować informacje za pomocą filtrów lub

kwerend.

Projektowanie baz

danych

8 kroków projektowania

baz danych

Określenie celu, któremu ma

służyć baza danych.

Należy określić, jakich informacji ma

dostarczać baza danych. Na tej

podstawie będzie można określić

tabele.
Porozmawiaj z przyszłymi

użytkownikami bazy danych. Naszkicuj

wzory raportów, poznaj jak działają

podobne bazy danych podobne do tej,

którą tworzysz.

Określenie tabel, które

znajdują się w bazie danych

Najlepiej najpierw jest wykonać szkic i
przemyśleć projekt korzystając z kartki
papieru. Projektując tabele należy
pamiętać o następujących zasadach:

– Ta sama informacja nie może być

wielokrotnie wprowadzana do tabel;

– Każda tabela powinna zawierać informacje

tylko na jeden temat;

Określenie pól, które znajdują

się w tabelach

• Każda tabela zawiera informacje na temat jednego

zagadnienia, a każde pole w tabeli zawiera jedną

daną dotyczącą tego zagadnienia, któremu

poświęcona jest tabela. Na przykład: tabela

poświęcona klientom może zawierać pola: nazwa

firmy, adres, miasto, nr telefonu. Projektując pola

każdej tabeli należy pamiętać o:

– Powiązaniu każdego pola bezpośrednio z

zagadnieniem, którego dotyczy tabela;

– Nie wprowadzaniu danych pośrednich lub obliczonych

(danych, które są wynikiem wyrażenia)

– Uwzględnieniu wszystkich potrzebnych informacji,

– Przechowywaniu informacji i możliwie jak

najmniejszych jednostkach logicznych (np., Nazwisko,

Imię a nie Dane personalne)

Typy danych pól w tabeli

Przy podejmowaniu decyzji o typie danych w

polu należy uwzględnić:

– Jakie wartości będą dozwolone dla pola?
– Ile miejsca mogą zająć dane zapisane w polu?
– Jakie operacje będą wykonywane na

wartościach pola?

– Czy wartości pola będą sortowane lub

indeksowane?

– W jaki sposób pola będą sortowane?
– Czy pole będzie służyć do grupowania

rekordów w kwerendach czy raportach?

Indeks zawiera odsyłacze do rekordów tabeli. Kojarzy
wartość klucza z fizycznym położeniem rekordu w tabeli i
ułatwia jego odnajdywanie. Indeks przyspiesza
przeszukiwanie tabeli ale również może spowalniać
pracę bazy danych.

Przypisanie polom

jednoznacznych wartości

Aby można było powiązać informacje przechowywane

w różnych tabelach, każda tabela w bazie danych musi

zawierać pole lub zbiór pól, które jednoznacznie

określają każdy rekord. Takie pole lub zbiór pól

nazywamy kluczem podstawowym.
klucz podstawowy: Jedno lub więcej pól (kolumn),

których wartość lub wartości jednoznacznie

identyfikują każdy rekord w tabeli. Klucz podstawowy

nie dopuszcza wartości Null i zawsze musi mieć

unikatowy indeks. Klucz podstawowy służy do wiązania

tabeli z kluczami obcymi w innych tabelach.
klucz obcy: Jedno lub więcej pól tabeli (kolumn), które

odwołują się do pola lub pól klucza podstawowego w

innej tabeli. Klucz obcy wskazuje, w jaki sposób tabele

są powiązane.

5. Określenie relacji między

tabelami

Po zaprojektowaniu tabel i zdefiniowaniu pól kluczy

podstawowych należy określić sposób poprawnego

łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W

tym celu definiuje się relacje między tabelami.
Relacja jest to powiązanie ustanowione między

wspólnymi polami w tabelach (między kluczem

podstawowym a kluczem obcym).
Typy relacji:

– Jeden do wielu
– Wiele do wielu
– Jeden do jednego

6. Udoskonalenie projektu

Po zaprojektowaniu tabel, pól i
łączących je relacji przychodzi czas na
sprawdzenie projektu i wykrycie
ewentualnych usterek. Wprowadź
przykładowe dane, utwórz
przykładowe formularze, raporty,
kwerendy itd.. Poszukaj usterek i usuń
je.

7. Wprowadzanie danych i utworzenie

innych obiektów bazy danych

Po przetestowaniu bazy i usunięciu
usterek należy wprowadzić dane do
tabel i utworzyć pozostałe obiekty
bazy danych.

– Kwerendy
– Raporty
– Makra

8. Zastosowanie narzędzi analizy

baz danych programu MS Access

• Program posiada narzędzi do analizy

baz danych:

– Analizator tabel – sprawdza projekt

przeglądając jednorazowo jedną tabelę,
zaproponować nową strukturę tabeli.

– Analizator wydajności – przeprowadza

analizę całej bazy danych, formułuje
zalecenia i propozycje dotyczące
ulepszeń.

Document Outline