1

Rynek turystyki biznesowej

Rynek turystyki biznesowej

Stefan 

Sacha

2

      KONFERENCJE

 

3

           

Definicja  i  główne 

charakterystyki

 

Konferencja  to  narada  naukowa  lub 

techniczna  gromadząca  grupę  ludzi  o 
wspólnym 

zawodzie 

lub 

zainteresowaniach.

 

     Zasadniczo  są  one  otwarte  dla 
wszystkich.  Oznacza  to,  że  uczestnicy 
zgłaszają  się  sami,  sami  dokonują  dla 
siebie rezerwacji i sami płacą za wszystkie 
usługi.  Z  tego  powodu  konferencje 
wymagają 

znacznych 

wysiłków 

organizacyjnych.

 

 

4

       

Odbywają  się  one  regularnie  w 

różnych  obiektach  i  są  planowane  z 
wyprzedzeniem  (średnio  od  2  do  5  lat). 

Około  57%  konferencji  charakteryzuje 
się  rotacją  miejsca  organizacji  w  skali 
międzynarodowej.

 

   W    skali  światowej 

średnia  liczba 

uczestników  wynosi  700,

  zaś  przekracza 

1000 tylko w przypadku 20% imprez.

5

     

Zapotrzebowanie

 zależy od pory roku i 

koncentruje 

się 

w 

następujących 

miesiącach: 

maj, czerwiec

,

 

chociaż są też 

spotkania  odbywające  się  w  innych 
porach roku.

Zasadniczo konferencje odbywają się w 
dużych miastach lub dużych ośrodkach 
turystycznych. 

Decyzja o odbyciu konferencji w danym 
mieście podejmowana jest wcześniej, na 
poprzednich konferencjach. 

6

 

Spośród wszystkich konferencji 

odbytych w ubiegłym roku, 

51% 

miało 

miejsce 

w 

Centrach 

Konferencyjnych,  22%  w  salach 
hotelowych 

a 

18% 

na 

uniwersytetach.

Podczas konferencji odbywa się wystawa 
produktów związanych z zawodem uczestników. 
Z punktu widzenia organizatora, wystawa 
przynosi wymierne korzyści, ponieważ firmy 
obecne na wystawie płacą za uczestnictwo. 

7

 Organizacja 

konferencji 

jest 

zadaniem 

złożonym, a jego głównymi składnikami są:

Program 

naukowo-techniczny

: 

referaty 

i 

doniesienia, mówcy, liczba i rodzaj sesji, itd.

Wystawa

:  stanowi  rodzaj  niewielkich  targów, 

podczas  których  wystawiane  są  produkty 
związane z tematem konferencji.

Program  towarzyski

:  otwarcie,  zamknięcie, 

formalne  kolacje,  podziękowania,  itd.  Program 
dla  osób  towarzyszących:  jest  to  zazwyczaj 
program  turystyczny,  który  obejmuje  wizyty  i 
wycieczki w danej okolicy.

 

Wycieczki  pokonferencyjne

:  możliwość  wyjazdu 

na wycieczki turystyczne przed i po konferencji.

8

Konferencje  odbywają  się  pod  patronatem 
organizacji  i  stowarzyszeń  międzynarodowych, 
instytucji  naukowych,  szkół  zawodowych  i 
uniwersytetów.

 

70% 

Stowarzyszeń 

Międzynarodowych 

zlokalizowane 

jest  w  Europie,  20%  w  Ameryce 
Północnej  i  tylko  2%  w  Ameryce 
Południowej i Ameryce Środkowej.

9

Według  Unii  Stowarzyszeń  Międzynarodowych 
(UIA), 

konferencja 

międzynarodowa 

musi 

spełniać następujące wymagania:

 



       Minimalna liczba uczestników:

  300

        Minimalny  odsetek  cudzoziemców:

    40 %

       

Minimalna 

liczba 

narodowości 

uczestników:       5
       Minimalny czas trwania (dni):

         

 3

10

Europa

  to główny organizator w 

przypadku konferencji międzynarodowych, 
obsługujący 

60% ogólnej liczby spotkań.

 Jeśli chodzi o inne obszary, to liderem 
wśród nich jest Azja, dalej Ameryka 
Północna.

 Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa 
łącznie obsługują zaledwie 4% takich 
konferencji.

11

Udział w rynku według liczby konferencji

 

OBSZAR

%

Europa

60

Azja

19

Ameryka Północna

10

Ameryka Południowa i 
Ameryka Środkowa

4

Afryka

3

Australia/Pacyfik

2

12

Miasta, 

w 

których 

odbywa 

się 

największa 

liczba 

konferencji 

międzynarodowych 

to 

Barcelona, 

Sydney i Londyn.

 

Inne miasta to Hong Kong, Amsterdam 
czy Wiedeń. 

Wszystkie te miasta posiadają cieszące 
się 

wielką 

popularnością 

Biura 

Kongresów. 

13

Głównymi  czynnikami  warunkującymi   
sukces  w  zakresie  realizacji  konferencji 
międzynarodowych są:

duże  miasto  z  łatwym  dostępem  do 

obiektów i wszystkich usług,

centrum konferencyjne lub duże sale,
wystarczająca  liczba  cztero-  i  pięcio-

gwiazdkowych hoteli dla uczestników,

miejscowe  firmy  zdolne  zorganizować 

aspekt  logistyczny  tego  typu  imprez  o 
skali  makro.  Mogą  to  być  operatorzy 
turystyki  przyjazdowej  lub  zawodowi 
organizatorzy konferencji 

wyspecjalizowani 

usługodawcy: 

tłumacze  tekstowi  i  żywego  słowa, 
zaopatrzenie  gastronomiczne,  transport, 
itd.

 

14

Obiekty  konferencyjne  wybierane  są 
ze znacznym wyprzedzeniem (2-5 lat), 
tak  więc  wyniki  promocji  danego 
kierunku 

będą 

widoczne 

tylko 

częściowo  w  krótkim  horyzoncie 
czasowym.

15

Ponieważ 

konferencje 

międzynarodowe 

odbywają  się  na  zasadach  rotacji  i  są 
promowane 

przez 

stowarzyszenia, 

reprezentują 

one 

dobrze 

zdefiniowany 

rynek,  na  którym  ważną  rolę  odgrywa 
informacja. 

Niektóre  źródła  informacji  przedstawiono 
poniżej:

 

16



International 

Congress 

and 

Convention Association, ICCA

 

Biuro Wykonawcze: Amsterdam

Tel. + 31 20 690 11 71

Fax. + 31 20 699 07 1

E-mail: icca@icca.nl

Web: 
http://congresscity.com/icca

Publikacja: 

The 

International 

Meetings Market (rocznik)

17

 

     

American Society of Association 

Executives, 

ASAE

Washington

Fax. 202 842 1109

E-mail: adsales@asaenet.org

http://www.asaenet.org

18

 

 

Union 

des 

Associations 

Internationales

Rue 

Washington, 

40, 

B-1050 

Bruxelles

Web:  www.uia.org

Publikuje 

ona 

rocznik 

organizacji 

międzynarodowych, 

Yearbook of International 

Organizations,

 

zawierający 

informacje 

o 

kontaktach,  naczelnych  kadrach  kierowniczych, 
działalności,  komisjach  technicznych  i  lokalnych, 
liczbie  członków  według  krajów  i  organizowanych 
naradach. 

19

International Congress 
Calendar

(Międzynarodowy Kalendarz Kongresów)

publikowany  co  trzy  miesiące.  Dane  zbierane  są 
poprzez 

kwestionariusze 

wysyłane 

do 

organizatorów. 

Informacja: 

e-mail: ventes@uiai.be   

20

Konwencje

Konwencje

21

       Konwencja to spotkanie robocze organizowane 

przez  firmę.  Może  to  być  spotkanie  wewnętrzne 
adresowane  do  pracowników  firmy  (sprzedaż, 
spotkania 

techniczne, 

szkolenia, 

itd.) 

lub 

zewnętrzne    skierowane  do  dealerów  (prezentacja 
produktów,  kampania  tworząca  nowy  “obraz”  firmy, 
kampania reklamowa, itd.).

 

Czasami spotkania o krajowym lub lokalnym 

charakterze organizacji zawodowych / naukowych / 
politycznych lub stowarzyszeń również nazywane są 
konwencjami.

22

      

Rynek  konwencji  jest  zróżnicowany  i 

mniej przejrzysty niż rynek konferencji.

       

Konwencje  to  spotkania  wyłącznie 

dla  osób  zaproszonych

.  Firma  płaci  za 

wszystko 

a 

uczestnictwo 

może 

być 

obowiązkowe.

   Konwencja może mieć charakter lokalny, 
krajowy  lub  międzynarodowy  zależnie  od 
wielkości  i  charakterystyki  firmy  oraz 
miejsca pochodzenia uczestników.

23

   Ogólnie,  konwencje  organizowane  są  okresowo 

i 

zazwyczaj 

rotacyjnie. 

W 

przypadku 

firm 

ponadnarodowych,  często  wybierane  jest  miejsce, 
w  którym  firma  posiada  zakłady,  oddziały  czy 
przedstawicielstwa.  Często  jednak  są  to  spotkania 
ad  hoc  i  dlatego  są    one  trudniejsze  do 
wychwycenia niż konferencje międzynarodowe.

 

       Średnia liczba uczestników wynosi od 100 do 

300 osób.

24

       Firma wybiera miejsce i nie bierze 

pod uwagę preferencji uczestników.

 

        Okres  czasu  między  wyborem 

miejsca a spotkaniem jest krótszy niż w 
przypadku  konferencji,  i  bardzo  często 
wynosi mniej niż rok.

 

 

       

Czasami 

konwencja 

może 

obejmować  wyjazd  motywacyjny,  na 
który 

uczestnicy 

zabierają 

swoich 

bliskich.

25

    

Konwencje 

organizują 

najczęściej : 

 

Firmy ubezpieczeniowe

Firmy samochodowe
Laboratoria farmaceutyczne
Przemysł spożywczy     
Chemia
Komputery / telekomunikacja

 

26

Podstawowymi czynnikami sukcesu są:

 

Sale  posiedzeń  i  miejsca  na  formalne  posiłki 

dysponujące wystarczającą liczbą miejsc

Zakwaterowanie 

w 

hotelach 

cztero- 

i 

pięciogwiazdkowych 

posiadających 

takiego 

samego 

rodzaju 

pokoje 

dla 

wszystkich 

uczestników.  Normalnie  potrzebne  jest  jedynie 
zakwaterowanie  w  jednym  hotelu,  ale  niektóre 
firmy  mogą  nie  mieć  nic  przeciwko  podzieleniu 
grup
  Referencje (wcześniejsze doświadczenia)

 

27

       

Dobrej jakości usługi żywieniowe

 

       

Transport 

lokalny, 

wygodny 

i 

bezpieczny

 

        Lokalni  operatorzy  przyjazdowi  (DMC) 

zdolni  do  zorganizowania  i  zadbania  o 
wszystko

 

       Czas transferu z lotniska do hotelu nie 

powinien przekraczać jednej godziny

28

Sposoby prowadzenia marketingu

 

      

Sprzedawanie 

konwencji 

oznacza 

zajmowanie  się  tylko  jednym  klientem: 
firmą,  która  organizuje  imprezę  i  pokrywa 
wszystkie wydatki.

 

       Duże  firmy  mają  zazwyczaj  osobę 

odpowiedzialną  za  organizację  tego  typu 
spotkań. Zazwyczaj jest to Dział Marketingu 
lub Dział Sprzedaży, choć często organizuje 
je Dyrekcja Generalna.

 

29

Źródła informacji

 :

    

International Congress and 

Convention Association

http://congresscity.com/icca/corporate.html

Od roku 1997 ICCA

[

  rozpoczęło zbieranie danych 

o organizatorach narad firm.

Na  podstawie  tej  bazy  danych  możliwe  jest 
identyfikowanie klientów według:

       Kraju pochodzenia
      Obszaru na którym organizowane są narady
       Liczby uczestników
       Typu potrzebnego wyposażenia
 

30

WYJAZDY 

MOTYWACYJNE

31

   Wyjazdy  motywacyjne  to  wyjazdy  stanowiące 
nagrodę, 

wyjazdy 

w 

przypadku 

których 

“wszystko  wliczone  jest  w  cenę”  zapłaconą 
przez firmę.

 

Europejski 

rynek 

wyjazdów 

motywacyjnych stanowi około 50% rynku 
światowego.

 Rynek ten jest młodszy i mniej rozwinięty niż 
w  Ameryce  Północnej  i  nie  ma  na  jego  temat 
zbyt wielu opracowań.

32

 

W niektórych krajach europejskich 

wyjazdy motywacyjne mogą być 
przedmiotem obniżenia opodatkowania, w 
innych kwalifikują się do odliczeń 
podatkowych jeżeli połączone są z naradą 
roboczą. Dlatego też wiele wyjazdów 
motywacyjnych łączone jest z 
konwencjami, seminariami lub 
jakiegokolwiek rodzaju naradami. Z tego 
powodu trudno jest ustalić granice tego 
rynku.

Jest to rynek 
wyspecjalizowany,potrzebujący 
wyspecjalizowanych profesjonalistów. 

33

  

Stany Zjednoczone są pierwszym 

po Europie kierunkiem dla tego typu 
wyjazdów. 

Inne popularne miejsca to Hong 
Kong, Brazylia, Meksyk, Kanada, Azja 
czy północna Afryka.

34

 

      

Kryteria mające zastosowanie 

przy wyborze miejsca docelowego to: 
jego atrakcyjność, dostępność i 
standardy zakwaterowania, zawsze 
mieszczące się w granicach 
dostępnego na ten cel budżetu. 

Jeśli chodzi o zakwaterowanie, 
potrzebne są nie tylko hotele 
pięciogwiazdkowe ale także obiekty 
komercyjne, których lokalizacja i 
charakterystyki czynią je 
atrakcyjnymi.

35

Klucze do sukcesu

  

Atrakcyjność miejsca docelowego.

 Oryginalne  i  przemawiające  programy: 
muszą one obejmować różne aktywności i 
środki transportu będące poza zasięgiem 
podróżującego niezależni
Kompetentni i odpowiedzialni 
operatorzy przyjmujący, którzy są w 
stanie mówić tym samym językiem co 
klient, oferujący atrakcyjne podróże (ze 
szczegółowym programem i uczciwi przy 
negocjowaniu cen).

Wyspecjalizowany personel: eksperci w 

zakresie motywacji, instruktorzy 
aktywności, itp..

 

36

Incentive 

Houses

 

to 

firmy 

marketingowe,  wyspecjalizowane  w 
wyjazdach 

motywacyjnych, 

które 

oferują  nie  tylko  podróż,  ale  także 
zintegrowane  programy  motywacyjne. 
Są  one  lepiej  rozwinięte  w  Stanach 
Zjednoczonych.

Katalogi  podróży  motywacyjnych

  nie 

są  zazwyczaj  publikowane.  Firmy 
pracują  na  podstawie  dopasowanych 
do  indywidualnych  potrzeb  sugestii. 
Czasami 

tylko 

przedstawiane 

są 

pewne trasy standardowe.

37

Źródła informacji :

 

q

       

Society of Incentive Travel 

Executives (

 SITE) 

 

Web: http: //site-intnl.org

 

 

38

Barcelona  została  wybrana  drugim  na 
świecie a pierwszym w Europie miejscem 
wyjazdów  motywacyjnych  w  badaniu 
przeprowadzonym  na  rynku  angielskim 
przez 

czasopismo 

CONFERENCE 

& 

INCENTIVE  TRAVEL.  W  pierwszej  piątce 
miejsc  docelowych  znalazły  się:  Nowy 
Jork,  Barcelona,  Paryż,  Floryda  i  Karaiby. 
Jak 

wskazuje 

czasopismo, 

sukces 

Barcelony 

wynika 

z 

powiązania 

bezpośrednich  połączeń  lotniczych  z 
hotelami  dobrej  jakości,  ogromną  ofertą 
możliwości 

spędzenia 

czasu 

i 

atrakcyjnym  nocnym  życiem.  Nie  trzeba 
dodawać,  że  miasto  to  oferuje  dobry 
wskaźnik  jakości  do  ceny  i  że  przez  cały 
rok oferuje ładną pogodę. 

Boletín de Turisme de Barcelona. kwiecień - 

czerwiec 1998.